การค้นหาอย่างรวดเร็วบนเว็บไซต์หางานใด ๆ จะแสดงรายการงานที่เปิดรับสมัครสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลนับพันตำแหน่ง ผู้ที่มีทักษะเป็นที่ต้องการสูง แต่เรากลับมักมองว่าการป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในงานที่น่าเบื่อที่สุดในกิจวัตรการทำงาน
คุณคงเห็นด้วยถ้าคุณเคยโอนย้ายหมายเลขจากที่นี่ไปที่นั่นอย่างไม่คิดอะไรเป็นเวลาหลายชั่วโมง! มันมีความคิดสร้างสรรค์จำกัด ไม่มีการแก้ปัญหา—แค่การพิมพ์ซ้ำๆ ที่ไม่มีที่สิ้นสุดและน่าเบื่อหน่าย
ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติในการป้อนข้อมูลเพื่อช่วยคืนเวลาให้กับพนักงานของคุณและลดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง มาดูกันว่าทำได้อย่างไร
⏰ สรุป 60 วินาที
วิธีทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติในห้าขั้นตอนง่ายๆ:
- ฝึกอบรมพนักงาน เพื่อการเปลี่ยนผ่านสู่การใช้ระบบอัตโนมัติทั่วทั้งองค์กรได้อย่างราบรื่น
- ระบุงานที่ทำซ้ำ ใช้เวลานาน และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย งานเหล่านี้ควรเป็นงานแรกที่ควรนำมาทำให้เป็นอัตโนมัติ ก่อนที่คุณจะดำเนินการกับงานที่ซับซ้อน
- เลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสม คุณควรศึกษาตัวเลือกยอดนิยม อ่านรีวิวและกรณีศึกษาจากผู้ใช้จริง และทดลองใช้ตัวเลือกที่ได้รับความนิยมสูงสุดก่อนที่จะตัดสินใจ
- ตั้งค่าลำดับการทำงานอัตโนมัติ. เครื่องมือส่วนใหญ่จะให้คุณทำสิ่งนี้ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด โดยใช้ตัวกระตุ้นตามเงื่อนไข (และแม้กระทั่งเครื่องมือสร้างการทำงานอัตโนมัติด้วยภาษาธรรมชาติ!)
- ทดสอบและติดตาม กระบวนการทำงานอัตโนมัติของคุณเพื่อดูว่าคุณบรรลุเป้าหมายหรือไม่
การอัตโนมัติการป้อนข้อมูลคืออะไร?
การอัตโนมัติการป้อนข้อมูลใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบและฐานข้อมูล ลดหรือกำจัดงานที่ต้องทำด้วยมือ ช่วยเพิ่มความเร็วในการถ่ายโอนข้อมูล ปรับปรุงความถูกต้อง และลดข้อผิดพลาดที่พบบ่อย เช่น การสลับตำแหน่ง การซ้ำซ้อน การจัดประเภทผิด และการละเว้น
🔎 คุณรู้หรือไม่?
80% ของข้อมูลทั่วโลกไม่มีโครงสร้าง. สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นของโซลูชันอัตโนมัติแบบครบวงจรเพื่อโอนถ่ายข้อมูลที่มีโครงสร้างจากแหล่งต้นทางไปยังจุดหมายปลายทาง.
ประโยชน์ของการทำระบบอัตโนมัติในการป้อนข้อมูล
การอัตโนมัติการป้อนข้อมูลจะมอบผู้ช่วยที่มีประสิทธิภาพสูงให้กับคุณ ผู้ที่ไม่เคยเหนื่อยล้า ทำผิดพลาดน้อยลง และจัดการงานป้อนข้อมูลซ้ำๆ อย่างไม่สิ้นสุดได้อย่างง่ายดาย
นี่คือเหตุผลที่การทำให้กระบวนการที่น่าเบื่อนี้เป็นระบบอัตโนมัติจะเปลี่ยนเกม
ประหยัดเวลา
คุณอาจมีแบบฟอร์มหลายแบบ, แผ่นข้อมูล, และเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องดึงข้อมูลออกมา—การดึงข้อมูลด้วยตนเองจะรู้สึกเหมือนการปีนเขาเอเวอร์เรส. การอัตโนมัติการป้อนข้อมูลสามารถจัดการกับงานที่ซ้ำซากและน่าเบื่อเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว และในบางกรณีอาจช่วยอัตโนมัติกระบวนการจัดการโครงการของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ.
ลดข้อผิดพลาด
'จอห์น ดาว' จะสามารถเรียกคืนชื่อของตนว่า 'จอห์น โด' ได้แล้ว ระบบอัตโนมัติจะไม่เปิดโอกาสให้เกิดข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นโดยไม่ตั้งใจในกระบวนการป้อนข้อมูลด้วยมือ
เพิ่มความสามารถในการขยายขนาด
ไม่ว่าคุณจะกำลังต้อนรับลูกค้าใหม่หรือจัดการกับปริมาณคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้น ระบบอัตโนมัติสามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วกว่าโดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจของคุณทั้งหมด
ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายมากขึ้น
โดยการกำจัดงานป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การตีความข้อมูล, การระบุรูปแบบ, และการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล แทนที่จะถูกทำให้ติดขัดด้วยงานเอกสาร
ตัวอย่างเช่น หากคุณดำเนินธุรกิจค้าปลีก ระบบอัตโนมัติสามารถวิเคราะห์ข้อมูลการขายสำหรับสินค้าแต่ละรายการได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นในการตัดสินใจเกี่ยวกับสินค้าคงคลังอย่างมีข้อมูลครบถ้วน
ตอนนี้ที่เราได้กล่าวถึงประโยชน์แล้ว ให้เราตรวจสอบประเภทต่าง ๆ ของการอัตโนมัติการป้อนข้อมูล และวิธีที่แต่ละประเภทสามารถช่วยสนับสนุนเป้าหมายของคุณได้
อ่านเพิ่มเติม:โปรแกรมซอฟต์แวร์การป้อนข้อมูลที่ดีที่สุด
ประเภทของการทำงานอัตโนมัติในการป้อนข้อมูล
การอัตโนมัติการป้อนข้อมูลมีหลายรูปแบบ แต่ละรูปแบบถูกออกแบบมาเพื่อเร่งความเร็วและทำให้งานประจำง่ายขึ้น โดยมักใช้กระบวนการทำงานอัตโนมัติด้วย AI
มาแยกประเภทหลักของระบบอัตโนมัติเหล่านี้กัน
การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)
หากคุณได้รับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF ระบบ OCR สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมาได้ เช่น ยอดรวมและคำอธิบายสินค้า คุณไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดด้วยตนเอง ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
👀 เกร็ดความรู้สนุกๆ
Parseur เป็นเครื่องมือที่ช่วยอัตโนมัติการดึงข้อมูลจากเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้และอีเมล
ระบบอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA)
หากทีมของคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการคัดลอกข้อมูลลูกค้าจากอีเมลไปยังสเปรดชีต RPA สามารถจัดการสิ่งนี้ได้โดยอัตโนมัติในการถ่ายโอนข้อมูลอย่างแม่นยำและรวดเร็ว
📌 ตัวอย่าง
ธนาคารดอยช์แบงก์ยังได้นำระบบ RPA มาใช้เพื่อทำให้กระบวนการป้อนข้อมูล, ตรวจสอบความถูกต้อง, และกระทบยอดข้อมูลในแผนกการเงินเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล, ทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปอย่างถูกต้อง, และบริหารความเสี่ยงได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้สามารถประมวลผลได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งสามารถรองรับปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่ได้ และแสดงให้เห็นถึงผลกระทบที่แท้จริงของระบบ RPA ในโลกแห่งความเป็นจริง
ระบบอัตโนมัติแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มมีอยู่ทุกที่—ตั้งแต่แบบสำรวจไปจนถึงคำขอความคิดเห็น—แต่การป้อนข้อมูลเหล่านั้นด้วยตนเองลงในเครื่องมือเพื่อการจัดระเบียบและการวิเคราะห์ที่ดีขึ้นอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับแบบฟอร์มช่วยให้กระบวนการรวบรวมง่ายขึ้นโดยการจับและจัดระเบียบคำตอบโดยอัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์สำหรับการผสานรวมแอปพลิเคชัน
คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันได้?
เครื่องมือเช่นZapier เชื่อมต่อแอปพลิเคชันมากกว่า 5,000 รายการ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานอัตโนมัติข้ามแอปได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด
ตัวอย่างเช่น เมื่อมีผู้สนใจรายใหม่กรอกแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณ Zapier สามารถส่งข้อมูลนั้นไปยังระบบ CRM ของคุณโดยอัตโนมัติเครื่องมืออัตโนมัติด้านการขายสามารถตรวจจับข้อมูลใหม่ ดูแลผู้สนใจรายนั้น และติดตามความคืบหน้าได้
ซอฟต์แวร์ขยายข้อความ
เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างทางลัดสำหรับข้อความที่ใช้บ่อยได้ เพื่อที่คุณจะไม่ต้องพิมพ์ข้อความทั้งหมดซ้ำๆ ด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น เพียงแค่พิมพ์ 'addr' ก็สามารถขยายเป็นที่อยู่เต็มของคุณได้โดยอัตโนมัติ
TextExpander เป็นตัวอย่างของเครื่องมือประเภทนี้; มันช่วยให้คุณเก็บชิ้นส่วนข้อความและกำหนดคำย่อสั้น ๆ ให้กับพวกมันได้ ดังนั้นแทนที่จะต้องพิมพ์ชื่อ ตำแหน่ง และสังกัดองค์กรของคุณทุกครั้งในอีเมลแนะนำตัว คุณสามารถพิมพ์โค้ดสั้น ๆ เช่น ';intro' เพื่อแทรกข้อความนั้นได้ทันที
ขั้นตอนในการทำให้การป้อนข้อมูลเป็นอัตโนมัติ
อยากลองทำระบบอัตโนมัติหลังจากอ่านตัวอย่างเหล่านี้หรือไม่?ทำให้งานที่ต้องทำด้วยมือเป็นระบบอัตโนมัติและสร้างเป็นกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 1: ระบุงานที่ทำซ้ำ
ขั้นตอนแรกในการนำระบบอัตโนมัติสำหรับการป้อนข้อมูลมาใช้ในธุรกิจของคุณคือการระบุงานที่ทำซ้ำ ใช้เวลานาน และมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด
สร้างรายการของงานทั้งหมดเช่นนี้ และติดตามว่าทีมของคุณใช้เวลาไปกับงานเหล่านี้อย่างไร. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความคิดเกี่ยวกับวิธีการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ.
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ การปล่อยงานที่สำคัญไว้ก่อนเป็นความคิดที่ชาญฉลาด ให้ทีมของคุณคุ้นเคยกับการเปลี่ยนแปลงก่อน จากนั้นค่อยๆ ขยายระบบอัตโนมัติไปยังพื้นที่ที่สำคัญมากขึ้นเมื่อกระบวนการและความมั่นใจของคุณเพิ่มขึ้น
เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดการโครงการ เช่นClickUpที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบและวิเคราะห์งานของคุณได้ดีขึ้น
นี่คือคุณสมบัติที่คุณสามารถไว้วางใจได้:
มุมมองตาราง ClickUp
มุมมองตารางของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งคอลัมน์เพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น สถานะงาน วันที่ครบกำหนด และผู้รับผิดชอบ คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในตารางเพื่อจัดการงานที่เชื่อมโยงกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยการจัดเรียงและคัดกรองข้อมูลนี้ คุณสามารถมองเห็นรูปแบบได้ง่าย เช่น งานที่ต้องมีการอัปเดตหรือการอนุมัติด้วยตนเองบ่อยครั้ง
หากมีงานหลายงานที่รอการอนุมัติขั้นตอนเดียวกันอย่างต่อเนื่อง นี่อาจเป็นสัญญาณว่าถึงเวลาที่ควรนำกระบวนการนั้นไปทำงานอัตโนมัติแล้ว
ขั้นตอนที่ 2: เลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสม
ตอนนี้คุณได้ระบุงานประจำของคุณแล้ว ให้เลือกเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการป้อนข้อมูลที่เหมาะสม นี่คือวิธีการ:
- กำหนดเป้าหมายของคุณ: ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับเครื่องมืออัตโนมัติของคุณโดยใช้เกณฑ์ SMART(เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ สามารถบรรลุได้ เกี่ยวข้อง และกำหนดเวลาได้)
📌 ตัวอย่าง
- เฉพาะเจาะจง: อัตโนมัติกระบวนการป้อนข้อมูลสำหรับคำขอข้อมูลจากลูกค้าที่เข้ามาผ่านแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของเรา
- วัดผลได้: ลดเวลาการป้อนข้อมูลด้วยตนเองลง 50% ภายในไตรมาสแรก
- สามารถทำได้: ดำเนินการติดตั้งและผสานระบบเครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Zapier กับระบบ CRM ของเราภายในสองสัปดาห์
- ที่เกี่ยวข้อง: ปลดปล่อยทีมสนับสนุนลูกค้าให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาของลูกค้าแทนการป้อนข้อมูล
- มีกรอบเวลา: บรรลุการดำเนินการอย่างเต็มรูปแบบและผลลัพธ์ที่วัดผลได้ภายในสามเดือน
- ค้นคว้าเครื่องมือยอดนิยม: ค้นหาเครื่องมืออัตโนมัติทางออนไลน์ที่ตรงกับความต้องการของคุณ พิจารณาด้านต้นทุน ความสามารถในการขยายตัว ความสามารถในการผสานรวม ความง่ายในการใช้งาน และความเข้ากันได้กับเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่
- ตรวจสอบความคิดเห็นของผู้ใช้: ตรวจสอบรีวิวของผู้ใช้ คำรับรองจากลูกค้าและกรณีศึกษาเพื่อรับมุมมองที่เป็นจริงเกี่ยวกับแต่ละเครื่องมือ
- ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจซื้อ: ในขั้นตอนนี้ คุณควรมีตัวเลือกที่เหมาะสมอยู่สองถึงสามราย ติดต่อผู้จำหน่ายเพื่อขอรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ ทดลองใช้ฟรี หรือรับชมการแนะนำการใช้งาน เพื่อสัมผัสประสบการณ์จริงของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับการป้อนข้อมูล
- เลือกสิ่งที่คุณต้องการ: เลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร งบประมาณ และความสามารถของทีมของคุณมากที่สุด เลือกโซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้เพื่อรองรับเป้าหมายระยะยาวของคุณ ซอฟต์แวร์การป้อนข้อมูลที่มีระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานด้วยAI มักจะให้คุณค่ามากกว่าซอฟต์แวร์ที่ไม่มี
กรณีศึกษา: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX ได้ปรับปรุงกระบวนการทำงานของตนโดยการกำจัดงานที่ต้องทำด้วยมือโดยใช้ClickUp Form View การส่งแบบฟอร์มจะเริ่มโครงการโดยอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตที่กำหนดเอง ทำให้ทีมการตลาดสามารถเริ่มทำงานได้ทันที
ก่อนระบบอัตโนมัติ ทุกครั้งที่นักเขียนคำโฆษณาทำภารกิจเสร็จสิ้น เราต้องสื่อสารขึ้นไปตามลำดับชั้นการบังคับบัญชาด้วยตนเองว่าข้อความพร้อมแล้ว ซึ่งอาจใช้เวลาถึง 36 ชั่วโมง
ก่อนระบบอัตโนมัติ ทุกครั้งที่นักเขียนคำโฆษณาทำภารกิจเสร็จสิ้น เราต้องสื่อสารขึ้นไปตามลำดับชั้นการบังคับบัญชาด้วยตนเองว่าข้อความพร้อมแล้ว ซึ่งอาจใช้เวลาถึง 36 ชั่วโมง
CEMEX ยังใช้ClickUp Task Relationshipsเพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ กระบวนการทำงานเหล่านี้ช่วยให้โครงการเปลี่ยนผ่านจากผู้ติดต่อไปยังนักเขียนคำโฆษณา นักออกแบบ และผู้สร้างกราฟิกเคลื่อนไหวได้อย่างราบรื่น ด้วยการเชื่อมโยงงาน เอกสาร และความสัมพันธ์ที่จำเป็นไว้ในที่เดียว พนักงานจึงมีทุกสิ่งที่ต้องการ
เรากำลังพยายามสร้างห่วงโซ่การตรวจสอบเพื่อให้ผู้ที่จำเป็นต้องตรวจสอบงานสร้างสรรค์หรือขอแก้ไขสามารถรวมอยู่ในกระบวนการของเราได้ ด้วย ClickUp สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องทำด้วยมืออีกต่อไป
เรากำลังพยายามสร้างห่วงโซ่การตรวจสอบเพื่อให้รวมถึงผู้ที่จำเป็นต้องตรวจสอบงานสร้างสรรค์หรือขอแก้ไขเข้าไปในกระบวนการของเรา ด้วย ClickUp สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องทำด้วยมืออีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ
การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการทำงานของคุณเป็นงานที่น่ากลัว; เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น คุณควรสร้างแผนการนำไปใช้ที่ระบุระยะเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน—ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายไปจนถึงการฝึกอบรมทีม—รวมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลและแผนกต่างๆ
แม่แบบแผนการดำเนินการโครงการ ClickUpเป็นแม่แบบที่ปรับแต่งได้ ใช้งานง่าย และครอบคลุมทุกด้าน สำหรับการวางแผนการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ
เทมเพลตนี้มาพร้อมกับClickUp Whiteboards ในตัว ใช้เพื่อระดมความคิดหรือเชื่อมต่อเทมเพลตการวางแผนการดำเนินการของคุณกับเอกสารอื่นๆ ภายในระบบ ClickUp ของคุณ
เมื่อคุณมีแผนการดำเนินการแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มตั้งค่าลำดับการทำงานอัตโนมัติครั้งแรกของคุณ
ClickUp Automationsช่วยให้คุณสร้างลำดับงานเหล่านี้โดยใช้เงื่อนไข if-then และตอบสนองตามเงื่อนไข
หากเกิดการทริกเกอร์แบบชุดและตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด ClickUp จะดำเนินการตามการกระทำที่ระบุไว้โดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองโดยใช้สูตรนี้ได้แต่ซอฟต์แวร์การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ก็มีเทมเพลตการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าแล้วมากกว่า 50 แบบ เพื่อช่วยให้คุณสร้างและใช้งานได้ทันที
นี่คือห้าวิธี (จากหลายวิธี) ที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้งานใน ClickUp เป็นอัตโนมัติ:
1. การแจ้งเตือนความคิดเห็นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานะงาน
เมื่อฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเปลี่ยนเป็น "อนุมัติ" แล้ว ClickUp จะสามารถเพิ่มความคิดเห็นในภารกิจได้โดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ ทีมของคุณจะทราบขั้นตอนต่อไปหรือการอัปเดตที่สำคัญอยู่เสมอโดยไม่ต้องตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงด้วยตนเอง
2. การอัปเดตทางอีเมลอัตโนมัติ
ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อส่งอีเมลทุกครั้งที่งานย้ายจาก "ต้องทำ" ไปเป็น "กำลังดำเนินการ" วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมทีมได้รับข้อมูลอัปเดตโดยไม่ต้องรอการแจ้งเตือนจากคุณ
3. การสร้างงานจากการส่งแบบฟอร์ม
เมื่อมีผู้ส่งแบบฟอร์ม (เช่น รายงานข้อบกพร่อง) ClickUp สามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดทั้งหมด ช่วยประหยัดเวลาในการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง
4. การสร้างงานย่อยตามสถานะของงานหลัก
ทันทีที่งานหลักเปลี่ยนสถานะ (เช่น จาก "กำลังดำเนินการ" เป็น "พร้อมตรวจสอบ") ClickUp สามารถสร้างและมอบหมายงานย่อยพร้อมกำหนดวันครบกำหนดให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องทำเอง
5. การลบงานที่หมดอายุ
สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ให้ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อลบงานที่หมดอายุและบันทึกการลบใน Google Sheets หรือแจ้งเตือนผู้จัดการผ่าน Slack เพื่อให้มั่นใจว่าพื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบและปลอดภัย
ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่หรือมืออาชีพตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpหลากหลายรูปแบบสามารถช่วยแนะนำคุณได้
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ผู้ช่วย AI ของ ClickUp,ClickUp Brainเพื่อสร้างการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองโดยใช้ภาษาธรรมชาติ เพียงอธิบายกระบวนการที่คุณต้องการให้ระบบทำงานอัตโนมัติ ก็สามารถตั้งค่าทริกเกอร์ การดำเนินการ และเงื่อนไขสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบและติดตามผล
ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติของคุณ ให้กำหนดข้อมูลพื้นฐาน เช่น เวลาเฉลี่ยในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ อัตราความผิดพลาด และตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพหลังการใช้งานระบบอัตโนมัติและติดตามการปรับปรุงได้
ใช้คุณสมบัติการจัดการเวลาของ ClickUpเพื่อติดตามระยะเวลาของงานและทำให้การบันทึกเวลาเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา โดยเฉพาะสำหรับทีมที่มีปริมาณงานสูงหรือมีความต้องการในการรายงานที่ซับซ้อน
การติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการกำหนดความสำเร็จและความล้มเหลวของความพยายามในการทำงานอัตโนมัติClickUp Dashboards ช่วยให้คุณสามารถติดตาม KPI วิเคราะห์อัตราการเสร็จสิ้นงาน และตรวจสอบเวลาที่ใช้ไปกับงานต่างๆ ได้ในที่เดียว ด้วยเทมเพลตแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้สำหรับฝ่ายขาย การตลาด และทรัพยากรบุคคล คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพการทำงานอัตโนมัติและการกระจายงาน ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของทีมได้อย่างใกล้ชิด
อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ AI สำหรับการตลาดอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 5: ฝึกอบรมพนักงาน
ระบบอัตโนมัติอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับพนักงานของคุณ คุณควรจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อช่วยให้พวกเขาปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงนี้
สร้างเอกสารการฝึกอบรม
ขั้นแรก สร้างคู่มือการฝึกอบรมโดยละเอียดโดยใช้เทมเพลต ClickUp Training Matrix
เทมเพลตเมทริกซ์การฝึกอบรม ClickUp จะช่วยคุณในเรื่อง:
- การจัดระเบียบและประเมินผลโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงาน
- ติดตามความก้าวหน้าของพนักงานในขณะที่พวกเขาเสร็จสิ้นการฝึกอบรม
- ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
ด้วยแนวทางที่มีโครงสร้างนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนมีความรู้ที่เหมาะสมเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานอัตโนมัติ
เมื่อคุณได้กำหนดเนื้อหาการฝึกอบรมแล้วClickUp Docsจะให้พื้นที่สำหรับรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น แนวทางปฏิบัติ ขั้นตอนทางเทคนิค นโยบายของบริษัท หรือมาตรฐานอุตสาหกรรม ClickUp Docs ช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นคู่มือที่เข้าถึงได้ง่ายและรวมศูนย์ในที่เดียว
สร้างเอกสารการฝึกอบรม
เพื่อยกระดับคุณภาพของเอกสารการฝึกอบรมของคุณ ClickUp Brain สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเขียน ช่วยในงานต่างๆ เช่น การสร้างหรือปรับแต่งเนื้อหาให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
เพื่อสร้างเอกสารการฝึกอบรมสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับ ClickUp Brain ให้เริ่มต้นด้วยการอธิบายพื้นฐานของระบบอัตโนมัติและประโยชน์ของมัน จากนั้นสร้างคู่มือแบบขั้นตอนต่อขั้นตอน โดยรวมภาพหน้าจอแบบโต้ตอบและวิดีโอเพื่อสาธิตวิธีการตั้งค่าและจัดการระบบอัตโนมัติ
เพื่อให้การฝึกอบรมมีความเกี่ยวข้อง ให้รวมกรณีศึกษาการใช้งานจริงสำหรับแผนกต่างๆ เช่น ฝ่ายขายหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพิ่มส่วนถาม-ตอบเพื่อแก้ไขปัญหาทั่วไป และจัดทำแบบทดสอบเพื่อตรวจสอบความรู้
สุดท้าย ติดตามความก้าวหน้าของผู้ใช้และรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงเนื้อหาและรับรองการนำเครื่องมืออัตโนมัติไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร
💡เคล็ดลับมืออาชีพ:ตั้งค่าการส่งอีเมลอัตโนมัติเพื่อส่งคู่มือการฝึกอบรมให้กับพนักงานใหม่ทันทีที่เข้าร่วมบริษัท เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนจะได้รับโดยไม่ล่าช้า
อย่าลืมรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารการฝึกอบรมของคุณเพื่อปรับปรุงประสบการณ์
ตอนนี้ที่คุณรู้วิธีที่จะทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลของคุณเป็นอัตโนมัติแล้ว คุณต้องยอมรับว่าแม้แผนที่ดีที่สุดก็สามารถเผชิญกับอุปสรรคได้ มาดูความท้าทายบางประการที่คุณอาจพบในระหว่างกระบวนการนี้กัน
ความท้าทายในการทำงานอัตโนมัติในการป้อนข้อมูล
การเข้าใจอุปสรรคที่มาพร้อมกับการนำระบบอัตโนมัติในการป้อนข้อมูลมาใช้สามารถช่วยให้คุณวางแผนและรับมือกับปัญหาเหล่านี้ได้สำเร็จ ต่อไปนี้คือความท้าทายหลักที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อนำระบบอัตโนมัติในการป้อนข้อมูลมาใช้:
- ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นสูง: การติดตั้งระบบอัตโนมัติอาจต้องใช้การลงทุนล่วงหน้าอย่างมากในด้านซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐาน แม้ว่าการประหยัดในระยะยาวอาจชดเชยค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ แต่ภาระทางการเงินในช่วงเริ่มต้นอาจเป็นอุปสรรคสำหรับธุรกิจหลายแห่ง
- ข้อกังวลเกี่ยวกับคุณภาพข้อมูล: ระบบอัตโนมัติพึ่งพาคุณภาพของข้อมูลนำเข้าเป็นอย่างมาก หากข้อมูลที่ป้อนเข้าไปไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกัน อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด ซึ่งบั่นทอนประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติ
- การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: พนักงานที่คุ้นเคยกับกระบวนการทำงานแบบแมนนวลอาจต่อต้านการเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติ
- การปรับแต่งที่จำกัด: เครื่องมืออัตโนมัติบางชนิดอาจไม่มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งโซลูชันให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความท้าทายเฉพาะขององค์กร
- การบำรุงรักษาและการอัปเดต: ระบบอัตโนมัติต้องการการบำรุงรักษาและการอัปเดตเป็นประจำเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความปลอดภัย: การจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนผ่านระบบอัตโนมัติก่อให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความปลอดภัย เพื่อให้กระบวนการอัตโนมัติเป็นไปตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
เพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำด้วยการอัตโนมัติการป้อนข้อมูล
การทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติเป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลา คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการจัดการข้อมูลของคุณได้โดยการระบุงานที่ทำซ้ำ เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม (เช่น ClickUp!) และตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
ทดสอบและตรวจสอบระบบของคุณเป็นประจำ และลงทุนในการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพสูงสุด เป้าหมายคือการปรับปรุงกระบวนการ ทำให้ทีมของคุณมีเวลาไปมุ่งเน้นที่ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม ยอมรับระบบอัตโนมัติและเพลิดเพลินกับประโยชน์ขององค์กรที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น!
สมัครใช้ ClickUpวันนี้!