วิธีเขียนสรุปวัตถุประสงค์อย่างมืออาชีพ

คุณรู้ไหมว่าพวกการประชุมเหล่านั้นที่จริงแล้วสามารถส่งอีเมลแทนได้?

สรุปโดยเป็นกลางก็คือข้อความที่เทียบเท่ากับสิ่งนั้น ไม่มีเนื้อหาที่ไม่จำเป็น ไม่มีรายละเอียดที่ไม่สำคัญ—มีเพียงข้อมูลที่จำเป็นที่คุณต้องรู้เท่านั้น

สรุปเชิงวัตถุประสงค์คือรายงานที่กระชับและเป็นกลางซึ่งเน้นจุดสำคัญๆ ของเอกสาร การประชุม หรือการนำเสนอ

คิดเสียว่ามันเป็นเหมือนแผ่นจดย่อที่มอบข้อมูลสำคัญที่สุดให้กับผู้อ่าน โดยไม่ใส่ความคิดเห็นส่วนตัวหรือรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องลงไป

เมื่อคุณใช้การสรุปแบบเป็นกลางในรายงานหรือเอกสารวิจัย คุณกำลังช่วยเหลือทุกคนอยู่ ต้องการคำสรุปในประวัติการทำงานหรือไม่? การสรุปวัตถุประสงค์ในประวัติการทำงานจะช่วยคุณได้เช่นกัน

โดยรวมแล้ว การสรุปอย่างเป็นกลางช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแนวคิดหลักของข้อความได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาอ่านการวิเคราะห์หรือความคิดเห็นส่วนตัวจำนวนมาก

ในบทความนี้ เราจะอธิบายถึงความสำคัญของบทสรุปที่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน และวิธีการเขียนบทสรุปดังกล่าวสำหรับเนื้อหาประเภทต่างๆ

สรุปวัตถุประสงค์คืออะไร?

ลองนึกภาพว่าคุณเพิ่งได้รับเอกสารขนาดเท่านวนิยายเล่มเล็กและได้รับคำสั่งให้ "ทำให้สั้นลง แต่เก็บเนื้อหาสำคัญทั้งหมดไว้"

นั่นคือจุดที่ศิลปะของการสรุปอย่างเป็นกลางมีประโยชน์

แต่ประเด็นคือ การเขียนสรุปที่เป็นกลางไม่ได้หมายถึงการย่อเนื้อหาเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำให้แน่ใจว่าทุกประโยคมีความสำคัญ

คุณกำลังมอบ เวอร์ชันที่เข้าใจง่ายของสิ่งที่สำคัญที่สุด ให้กับผู้คน—ไม่ว่าจะเป็นข่าวประชาสัมพันธ์, บทความวิจัย, เอกสารวัตถุประสงค์ทางอาชีพ (พร้อมเป้าหมายอาชีพ), หรือบทถอดเสียงวิดีโอ—เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าใจสาระสำคัญได้โดยไม่ต้องจมอยู่กับรายละเอียดที่ซับซ้อน

บนผิวเผิน อาจดูเหมือนง่าย แต่การสร้างสรุปที่มีวัตถุประสงค์ต้องการความใส่ใจอย่างรอบคอบ

ผู้คนกำลังต้องการข้อมูลที่กระชับและตรงประเด็นมากกว่าที่เคยเป็นมา นี่เป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักเรียน นักศึกษา ผู้ทำงาน และนักวิจัย ที่สามารถประหยัดเวลาได้มากโดยการได้รับข้อมูลเชิงลึกโดยตรง (ขอบคุณพลังของการสรุปที่ดี!) ไปยังรายงาน การนำเสนอ และอีเมลยาว ๆ ของพวกเขา

หลักการสำคัญของการเขียนสรุปวัตถุประสงค์

ไม่ว่าคุณจะกำลังสรุปรายงาน การประชุม หรือแม้แต่หนังสือ กระบวนการเขียนสรุปอย่างมีวัตถุประสงค์สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนดังนี้:

องค์ประกอบ 3 ประการของบทสรุปวัตถุประสงค์

ทุกการสรุปที่เป็นกลางมีองค์ประกอบหลักสามประการที่ทำให้มันทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม:

ประเภทของเนื้อหาที่ต้องการการสรุปอย่างเป็นกลาง

1. รายงานการวิจัย

การสรุปวัตถุประสงค์ของงานวิจัยคือพื้นฐานของเคล็ดลับในการใช้ชีวิตในโลกวิชาการ

นี่คือบทสรุปสั้น ๆ ที่เป็นกลางและปราศจากอคติของประเด็นสำคัญและแนวคิดหลักของเอกสารนี้ ไม่มีความคิดเห็น ไม่มีการแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม—มีเพียงข้อเท็จจริงเพื่อช่วยให้ผู้อ่านตัดสินใจว่าต้องการศึกษาเพิ่มเติมหรือไม่

นี่คือวิธีที่เราแนะนำให้คุณเขียนสรุปวัตถุประสงค์ของงานวิจัย:

2. รายงานธุรกิจ

ฉันกำลังสรุปรายงานธุรกิจอยู่หรือไม่?

คิดเหมือนกับการสร้างภาพรวมที่กระชับมากสำหรับผู้ตัดสินใจ

สรุปรายงานธุรกิจมุ่งเน้นเฉพาะข้อมูลที่สำคัญและตัดสิ่งที่ไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อวัตถุประสงค์ของบริษัทออกไป โดยยังคงรักษาความถูกต้องตามเนื้อหาต้นฉบับไว้ ซึ่งช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแนวคิดหลักได้อย่างรวดเร็ว

ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อเขียนสรุปวัตถุประสงค์ของรายงานธุรกิจ:

3. การทบทวนวรรณกรรม

ถ้าคุณเคยสรุปนวนิยายให้เพื่อนฟัง คุณก็ทำสำเร็จไปครึ่งทางแล้ว

การสรุปวรรณกรรมเชิงทบทวนก็คล้ายกัน แต่มีความเป็นกลางมากกว่า

ไม่มีการบ่นเกี่ยวกับสไตล์ของผู้เขียน—เพียงแค่แนวคิดหลัก แนวคิดสนับสนุน และการวิเคราะห์โครงเรื่องหรือธีมอย่างชัดเจนและเป็นกลาง

วิธีการเขียนบทสรุปวัตถุประสงค์ของวรรณกรรม:

4. เอกสารทางกฎหมาย

สรุปทางกฎหมายช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญสามารถประเมินจุดสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการระบุบรรทัดฐาน การนำเสนอข้อโต้แย้ง หรือการจัดการคดี

เคล็ดลับในการสรุปเอกสารทางกฎหมาย:

คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างสรุปวัตถุประสงค์

เราทุกคนเคยเป็นแบบนี้—จ้องมองกำแพงข้อความขนาดใหญ่และสงสัยว่าจะเริ่มต้นตรงไหน

โชคดีที่การเขียนสรุปที่เป็นกลางไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่ยากเย็นแสนเข็ญ

คู่มือแบบทีละขั้นตอนนี้สามารถช่วยให้คุณตัดผ่านเสียงรบกวนได้ คุณสามารถปรับแต่งกระบวนการให้เหมาะกับสไตล์ของคุณได้ และทำให้มันง่ายขึ้นสำหรับคุณ

ขั้นตอนที่ 1: อ่านและทำความเข้าใจข้อความ

สิ่งแรกที่ต้องทำ: อ่านเนื้อหาต้นฉบับให้ครบถ้วนก่อนเริ่มสรุป

สอง, หากมันยาว, คุณสามารถแบ่งมันออกเป็นส่วน ๆ ที่สามารถจัดการได้, ทำให้กระบวนการไม่ท่วมท้น.

ใช้เครื่องมือเอกสารที่เชื่อถือได้ เช่นClickUp Docs ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบได้โดยตรงบนเอกสารและจดบันทึกขณะที่คุณอ่านข้อความ

เครื่องมือไฮไลต์ใน ClickUp Docs ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายเมื่อทำการสรุป

ขั้นตอนที่ 2: ระบุแนวคิดและประเด็นสำคัญ

ต่อไป ถึงเวลาที่จะดึงเอาความคิดใหญ่ ๆ ออกมาแล้ว

ประเด็นหลักคืออะไร? ประเด็นสนับสนุนหลักคืออะไร?

นี่คือจุดที่ ClickUp Docs โดดเด่น คุณสามารถใช้มันเพื่อทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและเพิ่มความคิดเห็นร่วมกันของคุณลงในเอกสารได้

นอกจากนี้ ในระหว่างการระบุแนวคิดหลักให้ลองใช้เครื่องมือสรุปเอกสารด้วย AIเช่นClickUp Brainเพื่อช่วยถอดความและสรุปเนื้อหาในแต่ละส่วนอย่างรวดเร็ว วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้นที่มั่นคงโดยไม่สูญเสียสาระสำคัญของเนื้อหา

ขั้นตอนที่ 3: ข้ามรายละเอียดที่ไม่สำคัญ

ไม่ใช่ทุกรายละเอียดที่ควรมีที่อยู่ในสรุปของคุณ ดังนั้นให้ยึดติดกับข้อมูลหลัก

คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในส่วนต่างๆ ใน ClickUp Docs และทำเครื่องหมายข้อมูลที่ไม่จำเป็นเพื่อลบออกได้ ซึ่งจะช่วยทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายขึ้นและไม่ต้องเสียเวลาไปกับข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 4: เขียนใหม่ด้วยคำพูดของคุณเอง

นี่คือจุดที่คุณจะได้ลงลึกถึงแก่นแท้ของการเขียนสรุป

การเขียนใหม่ด้วยคำพูดของคุณเองเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อรักษาความเป็นกลางและหลีกเลี่ยงการลอกเลียนผลงานของผู้อื่น

หากคุณกำลังประสบปัญหาในการคิดคำหรือวลีใหม่ ๆคุณสมบัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp Brainพร้อมช่วยเหลือคุณแล้ว

เครื่องมือเขียนย่อหน้าใหม่สามารถช่วยคุณปรับคำเนื้อหาได้อย่างรวดเร็วในขณะที่รักษาความหมายเดิมไว้ครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนเพื่อความเป็นกลาง

คุณจะต้องแปลกใจว่ามันง่ายแค่ไหนที่จะหลงทางจากเรื่องราว

เมื่อคุณได้เนื้อหาหลักครบถ้วนแล้ว ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่ามีอคติหรือความคิดเห็นส่วนตัวแฝงอยู่หรือไม่

การสรุปอย่างเป็นกลางควรยึดติดกับข้อเท็จจริง; ClickUp สามารถช่วยได้เช่นกัน.

คุณสามารถมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมเพื่อตรวจทานหรือทบทวนส่วนต่าง ๆ ได้ ใช้ @mentions เพื่อแจ้งเตือนพวกเขาโดยตรงในความคิดเห็น และรักษาการสนทนาให้เป็นระเบียบภายในส่วนความคิดเห็น

ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะเข้าใจตรงกัน และคุณสามารถมั่นใจได้ว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะปราศจากอคติและผ่านการตรวจสอบข้อเท็จจริงแล้ว

ขั้นตอนที่ 6: ทำให้กระชับ

สุดท้ายแล้ว น้อยแต่มาก

สรุปให้สั้นและตรงประเด็น—นี่ไม่ใช่ที่สำหรับการเจาะลึก

ใช้ฟีเจอร์สรุปของ ClickUp Brain เพื่อย่อผลิตภัณฑ์สุดท้ายของคุณหากรู้สึกว่ายาวเกินไป คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยการใช้ ฟิลด์ที่กำหนดเองในงานของ ClickUpเพื่อสร้างสรุปสำหรับโครงการต่างๆ

เทมเพลตสรุปผู้บริหาร ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

พร้อมที่จะเริ่มเขียนสรุปวัตถุประสงค์ของคุณแล้วหรือยัง แต่รู้สึกติดขัดกับขั้นตอนต่าง ๆ? ไม่ต้องกังวล! ClickUp มีคลังเทมเพลตที่ปรับแต่งได้มากมายให้คุณเลือกใช้ เพื่อเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องยุ่งยาก

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นเขียนสรุปวัตถุประสงค์,ClickUp Executive Summary Templateคือคู่ที่เหมาะกันดั่งสวรรค์.

เอกสารที่พร้อมใช้งานและปรับแต่งได้อย่างเต็มที่นี้ช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นได้ภายในไม่กี่วินาที โครงสร้างที่ชัดเจนช่วยให้การสรุปรายงานที่ซับซ้อนเป็นเรื่องง่าย

เทมเพลตนี้สามารถจับประเด็นสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยในการตัดสินใจและปรับปรุงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขั้นตอนในโครงสร้างที่เตรียมไว้ล่วงหน้าจะมาพร้อมกับคำแนะนำในการแก้ไข เพื่อให้แม้แต่ผู้เริ่มต้นก็สามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อพูดถึงการสรุป มีเส้นบางๆ ระหว่างการจับสาระสำคัญของข้อความกับการหลงอยู่ในรายละเอียดปลีกย่อย

เพื่อให้สรุปของคุณกระชับและน่าสนใจ จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปห้าประการต่อไปนี้:

ข้อผิดพลาดที่ 1: การรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

การใส่รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ทุกอย่างอาจดูน่าดึงดูดใจ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะดีกว่าเสมอไป

การรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้เสียสมาธิจากความคิดหลัก และทำให้สรุปของคุณยาวและไม่มีประสิทธิภาพ

นี่คือคำแนะนำบางข้อสำหรับการระบุและลบข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องในขณะที่จับใจความสำคัญ:

ข้อผิดพลาดที่ 2: การกล่าวซ้ำข้อมูลแทนการสรุป

การกล่าวซ้ำข้อมูลคำต่อคำไม่ใช่การสรุป—มันเหมือนกับการคัดลอกและวางมากกว่า เป้าหมายคือการทำให้กระชับและชัดเจน

นี่คือเคล็ดลับในการสรุปแทนการพูดซ้ำ: เปลี่ยนคำพูดของข้อมูลเป็นคำของคุณเอง โดยเน้นที่ส่วนสำคัญ

ข้อผิดพลาดที่ 3: ไม่ถ่ายทอดโทนของข้อความ

สรุปไม่ใช่แค่เรื่องที่พูด แต่เป็นเรื่องของวิธีการพูด การขาดน้ำเสียงและจุดประสงค์อาจทำให้สรุปของคุณดูจืดชืดหรือไม่ถูกต้อง

นี่คือคำแนะนำสำหรับการระบุและสื่อสารน้ำเสียงและวัตถุประสงค์ของข้อความ:

ข้อผิดพลาดที่ 4: ไม่มีการอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างถูกต้อง

บทสรุปจำเป็นต้องมีการอ้างอิงอย่างถูกต้องเพื่อให้เครดิตแก่ผู้ที่มีส่วนร่วมและหลีกเลี่ยงการละเมิดลิขสิทธิ์

นอกจากนี้ ยังช่วยให้ผู้อ่านของคุณค้นหาข้อความต้นฉบับได้หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม

ClickUp ช่วยให้คุณพูดน้อยแต่สื่อความหมายได้มากขึ้น

วันนี้ อะไรก็ตามที่ยาวเกิน 700 คำ จะถูกพิจารณาอย่างเป็นทางการว่าเป็นรูปแบบยาว

แม้ว่าบทความยาว ๆ เหล่านี้จะมีคุณค่า แต่คุณนึกภาพออกไหมว่าจะอ่านมันอย่างไรหากไม่มีสรุปย่อ? นั่นเป็นวิธีที่แน่นอนที่จะทำให้ผู้อ่านเสียความสนใจไปกลางทาง

แต่ข่าวดีก็คือ การเขียนสรุปที่เป็นกลางไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่น่ากลัว

ด้วยการวางแผนเล็กน้อยและปฏิบัติตามคำแนะนำที่ระบุไว้ในบทความนี้ คุณจะเชี่ยวชาญกระบวนการนี้ได้ในเวลาไม่นาน

เมื่อคุณมีเครื่องมืออย่าง ClickUp อยู่เคียงข้าง งานนี้ก็กลายเป็นเรื่องง่าย—ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ใน ClickUp Docs, ระบบเขียนย่อหน้าใหม่โดยอัตโนมัติด้วย ClickUp Brain และอื่นๆ อีกมากมาย

ลงทะเบียนบน ClickUpฟรี และชมสรุปของคุณเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วมากกว่าที่เคย