วิธีใช้แผนผังการทำงานแบบ Getting Things Done เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

วิธีใช้แผนผังการทำงานแบบ Getting Things Done เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อต้องจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน การพึ่งพาเพียงรายการสิ่งที่ต้องทำในใจหรือจดบันทึกไว้ในสมุดโน้ตที่ไม่ชัดเจน อาจนำไปสู่ความล้มเหลวได้

ก่อนที่คุณจะรู้ตัว กำหนดเวลาต่าง ๆ ก็ผ่านไปแล้ว และงานเหล่านั้นก็ยังคงค้างอยู่ ถูกหลงลืมจนกลายเป็นอุปสรรคสำหรับโครงการสำคัญ

วิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น? แผนผัง Getting Things Done (GTD) เป็นแผนภาพที่ช่วยให้คุณวางแผนและติดตามงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ

ง่ายต่อการนำไปใช้ แผนผังการไหลของ GTD ได้รับการนำมาใช้เพิ่มขึ้นในสถานที่ทำงานโดยผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มผลผลิต, ผู้เชี่ยวชาญ, และบุคคลทั่วไปเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจพื้นฐานของวิธีการ GTD และจากนั้นจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้าง GTD ของคุณเองโดยใช้ ClickUp

อะไรคือการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (GTD)?

วิธีการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (Getting Things Done หรือ GTD) ถูกออกแบบโดยเดวิด อัลเลน เพื่อช่วยในการจัดการงาน โครงการ และความรับผิดชอบต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หลักการสำคัญของวิธีนี้ ได้แก่ การบันทึกงานและแนวคิดทั้งหมดไว้ในระบบภายนอก การจัดระเบียบให้เป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ และการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านั้นอย่างเป็นระบบ เพื่อลดความเครียดและเพิ่มสมาธิในการทำงาน

ปกหนังสือ Getting Things Done โดย David Allen
ผ่านทางGoogle Books

มาดูหลักการสำคัญของวิธีการ GTD ที่ช่วยให้คุณกลายเป็นซูเปอร์สตาร์ด้านประสิทธิภาพการทำงาน

หลักการสำคัญของแผนผังกระบวนการ GTD

จับภาพ

รวบรวมงานทั้งหมด ความคิด และความรับผิดชอบไว้ในระบบภายนอก (เช่น สมุดบันทึก แอปพลิเคชัน) แทนที่จะพยายามจดจำไว้ในใจ

📚ตัวอย่าง: จินตนาการว่าคุณอยู่ในที่ประชุมแล้วจู่ ๆ ก็จำได้ว่าคุณต้องนัดหมายกับหมอฟัน. แทนที่จะพยายามจำไว้ภายหลัง คุณรีบจดมันลงในแอปแพลนเนอร์ประจำวัน.

ชี้แจง

ตัดสินใจว่าแต่ละรายการที่จับได้มีความหมายอย่างไร และคุณต้องดำเนินการใดเพื่อเสร็จสิ้นงาน

📚ตัวอย่าง: สำหรับงาน "ทำรายงานโครงการให้เสร็จ" คุณต้องชี้แจงขั้นตอนถัดไป เช่น "ค้นคว้าข้อมูล" หรือ "เขียนร่าง"ใช้แม่แบบการจัดการงานเพื่อมาตรฐานขั้นตอนสำหรับแต่ละกระบวนการในวิธีการ GTD

จัดระเบียบ

วางสิ่งของให้อยู่ในที่ที่เหมาะสม คุณสามารถเพิ่มงานลงในปฏิทิน รายการงาน หรือไฟล์อ้างอิงไปยังรายการโครงการได้

📚ตัวอย่าง: "ซื้อของใช้ในครัวเรือน" อยู่ในรายการ 'งานเบ็ดเตล็ด' และ 'เขียนรายงานโครงการ' อยู่ในรายการ "งานโครงการ" ใช้เทมเพลต GTD ฟรีเพื่อทำให้การรวบรวม จัดระเบียบ และจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอน

สะท้อน

ตรวจสอบและปรับปรุงรายการของคุณเป็นประจำเพื่อให้ทันกำหนดเวลา

📚ตัวอย่าง: เมื่อสิ้นสุดแต่ละสัปดาห์ให้ใช้แอป GTD— ทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำ ปรับกำหนดเวลา และทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำให้แผนผัง GTD ของคุณรก

มีส่วนร่วม

ใช้ระบบที่จัดระเบียบของคุณเพื่อดำเนินการและทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

📚ตัวอย่าง: ตอนนี้คุณได้บันทึกและจัดระเบียบงานของคุณแล้วสร้างระบบ GTD ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ทำตาม 'ขั้นตอนถัดไป' ในรายการเพื่อให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

ประโยชน์ของการนำแผนผังขั้นตอน GTD ไปใช้

การจัดลำดับความสำคัญของงาน

การประมวลผล GTD ช่วยให้คุณแยกงานออกเป็นขั้นตอนถัดไปที่สามารถจัดการได้ ซึ่งจะทำให้คุณมีภาพรวมที่ชัดเจนของโครงการและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญได้

การจัดการเวลาที่ดีขึ้น

คุณสามารถจัดระเบียบงานให้เป็นหมวดหมู่ที่สามารถดำเนินการได้ เช่น งานที่ต้องทำ งานที่กำลังจะมาถึง และงานที่ทำเสร็จแล้ว วิธีการ GTDช่วยให้คุณทำงานแต่ละชิ้นเสร็จได้เร็วขึ้น เนื่องจากขั้นตอนต่อไปถูกวางไว้อย่างชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่ม

การตั้งเป้าหมายที่ดีขึ้น

จัดหมวดหมู่ภารกิจตามการมีส่วนร่วมของภารกิจต่อเป้าหมายใหญ่แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ภารกิจแต่ละอย่างแยกกัน

ตัวอย่างเช่น งานง่าย ๆ อย่าง "เขียนอีเมลถึงลูกค้า" สามารถเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายที่ใหญ่กว่า เช่น "เพิ่มการรักษาลูกค้าไว้ได้ 10% ในไตรมาสนี้"

ขั้นตอนสำคัญในการสร้างเป้าหมายอาชีพแบบ SMARTคือการมองเห็นภาพว่าแต่ละการกระทำเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่กว้างขึ้นอย่างไร

การตัดสินใจที่ดีขึ้น

เมื่อภารกิจของคุณถูกบันทึกและจัดระเบียบผ่านกระบวนการ GTD คุณจะตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญต่อไป

เมื่อมีสิ่งรบกวนน้อยลงและมีระบบที่เป็นระเบียบ การตัดสินใจของคุณจะขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และเป้าหมาย มากกว่าการตัดสินใจตามความรู้สึก ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความรู้สึกควบคุมได้มากขึ้น

หนึ่งในประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของกระบวนการ GTD คือมันช่วยให้คุณมีความรู้สึกควบคุมที่ดีขึ้นต่อปริมาณงานของคุณ

การเข้าใจวิธีการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (Getting Things Done - GTD)

องค์ประกอบหลักของ GTD

กล่องขาเข้า: สถานที่ที่รวบรวมงานทั้งหมดไว้ในขั้นแรก

การวิจัยเกี่ยวกับ "เอฟเฟกต์ไซการ์นิค"แสดงให้เห็นว่างานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์สร้างความตึงเครียดทางจิตใจและครอบงำความคิดของเรา โดยการบันทึกงานเหล่านี้ไว้ภายนอก เราสามารถลดภาระทางความคิดนี้ได้

กล่องขาเข้าทำหน้าที่เป็นจุดรวบรวมข้อมูลเริ่มต้นสำหรับทุกสิ่งที่คุณได้รับในชีวิต แนวคิดนี้อิงตามหลักการของเดวิด อัลเลนที่เรียกว่า "การจับ" ซึ่งหมายถึงการให้จิตใจของคุณเป็นที่สำหรับเก็บความคิด ไม่ใช่เก็บความคิดไว้

กล่องขาเข้าถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมทุกสิ่ง—งาน, ความคิด, ข้อผูกพัน, หรืออะไรก็ตามที่ดึงดูดความสนใจของคุณ มันสามารถเป็นได้ทั้งทางกายภาพ (เช่น ถาดบนโต๊ะหรือสมุดบันทึก) หรือทางดิจิทัล (เช่น แอปหรือโฟลเดอร์อีเมล) เป้าหมายคือการทำให้การรวบรวมสิ่งต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ยิ่งง่ายต่อการเพิ่มรายการลงในกล่องขาเข้าของคุณมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้มันอย่างสม่ำเสมอมากขึ้นเท่านั้น

การดำเนินการถัดไป: รายการที่พร้อมดำเนินการทันที

จากนั้น ระบุ "การกระทำถัดไป" ของคุณเพื่อผลักดันโครงการให้ก้าวหน้า

การเขียน "ขั้นตอนต่อไป" ลงไปช่วยให้ชัดเจนว่าอะไรที่ต้องทำ ซึ่งยังช่วยลดการผัดวันประกันพรุ่งและการตัดสินใจไม่ได้อีกด้วย

💡เคล็ดลับจากมืออาชีพ: แทนที่จะเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแบบคลุมเครือ เช่น "ทำงานรายงาน" คุณควรระบุการกระทำที่ชัดเจน เช่น "ร่างย่อหน้าแนะนำสำหรับรายงานประจำไตรมาส"

กำลังรอ: งานที่รอการดำเนินการจากผู้อื่น

รายการ "รอ" ในระบบ GTD ช่วยคุณจัดการการพึ่งพา—โดยเฉพาะเมื่อคุณมอบหมายงาน

รายการจะประกอบด้วย:

  • งาน
  • บุคคลที่รับผิดชอบ
  • วันที่มอบหมาย

โครงการ: งานหลายขั้นตอนที่ต้องมีการวางแผน

ในระบบ GTD, "โครงการ" ถูกกำหนดให้เป็นผลลัพธ์ใด ๆ ที่ต้องการมากกว่าหนึ่งขั้นตอนของการกระทำ. นี่อาจครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนงานส่วนตัวของคุณในสัปดาห์ไปจนถึงการเปิดตัวสินค้าใหม่ในที่ทำงาน.

มันเหมือนกับการมีแผนที่ที่แสดงทุกที่ที่คุณต้องไปแทนที่จะมุ่งเน้นแค่การเลี้ยวครั้งต่อไป

แต่ละโครงการในรายการของคุณควรมีขั้นตอนถัดไปอย่างน้อยหนึ่งขั้นตอนที่ชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณจะเชื่อมโยงเป้าหมายใหญ่ของคุณกับการกระทำเล็กๆ ที่คุณสามารถทำได้ในตอนนี้

ระบบ GTD แนะนำเทคนิคที่สะดวกเรียกว่า "การวางแผนตามธรรมชาติ" สำหรับโครงการของคุณ มันค่อนข้างง่าย:

  1. ตัดสินใจในก้าวต่อไปของคุณ
  2. ค้นหาสาเหตุว่าทำไมคุณถึงทำโครงการนี้
  3. ลองนึกภาพว่าความสำเร็จมีหน้าตาเป็นอย่างไร
  4. โยนไอเดียไปมา
  5. จัดระเบียบสำหรับทุกงาน

แผนผังการทำงานของ GTD ทำงานอย่างไร?

จับภาพ

บันทึกงานของคุณและเขียนทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในใจของคุณ. งาน, งานส่วนตัว, ความคิดที่สุ่มมา—ทุกอย่างสามารถบันทึกได้. คุณสามารถใช้สิ่งที่เหมาะกับคุณได้: สมุดบันทึก, แอป, บันทึกเสียง.

คิดซะว่าเหมือนกับการเทกระเป๋าของคุณในตอนสิ้นวัน เอาทุกอย่างออกมาให้หมด!

ชี้แจง

การชี้แจงให้ชัดเจนก็เหมือนกับการคัดแยกสิ่งของในกองนั้น ค่อย ๆ หยิบแต่ละงานที่เกี่ยวข้องขึ้นมาทีละอย่าง แล้วถามตัวเองว่า "งานนี้สามารถลงมือทำได้หรือไม่?"

สำหรับรายการที่ไม่สามารถดำเนินการได้แต่ละรายการ:

  • ทิ้งมันไปถ้าคุณไม่ต้องการ
  • เก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงหากคุณอาจต้องการใช้ในภายหลัง
  • ใส่ไว้ในรายการ "สักวัน/อาจจะ" ถ้ามันเป็นความเป็นไปได้ในอนาคต

สำหรับรายการที่สามารถดำเนินการได้:

  • ทำทันทีหากใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที
  • มอบหมายงานที่กำลังจะมาถึงให้ผู้อื่นทำหากควรให้คนอื่นทำ
  • เลื่อนพวกเขาออกไปหากคุณต้องการทำในภายหลัง

จัดระเบียบ

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะจัดวางสิ่งต่างๆ ให้อยู่ในที่ที่เหมาะสมแล้ว แต่ละงานให้ใส่ลงในกล่องที่ถูกต้อง เช่น:

  • การดำเนินการถัดไป: รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณที่เป็นงานขั้นตอนเดียว
  • แผนโครงการ: สิ่งใดก็ตามที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอน
  • กำลังรอ: สิ่งที่คุณกำลังรอให้คนอื่นทำ
  • กำหนดไว้: สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในวันที่หรือเวลาที่กำหนด

มีส่วนร่วม

ค้นหาภารกิจที่เกี่ยวข้องตามข้อมูลต่อไปนี้:

  • บริบท (คุณอยู่ที่ไหน, คุณมีเครื่องมืออะไรบ้าง)
  • เวลาที่มีอยู่
  • ระดับพลังงาน
  • ลำดับความสำคัญ

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: สำหรับโครงการที่ซับซ้อนให้สร้างแผนผังกระบวนการทำงานเพื่อแสดงภาพงานของคุณและระบุลำดับความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างแผนผังกระบวนการ GTD

แม้ว่าสมุดบันทึกหรือแอปจดบันทึกแบบง่าย ๆ จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ แต่เราขอแนะนำให้เลือกระบบที่มีความแข็งแกร่งและเชื่อถือได้มากกว่า เพื่อสร้างแผนผัง GTD ของคุณ

ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายไม่ใช่การเป็นคนที่จัดระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรอกหรือ?

เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUpมี:

  • ฟีเจอร์การตั้งเป้าหมายและการจัดการงานเพื่อบันทึกและทำให้งานที่ต้องทำของคุณชัดเจนขึ้น
  • มุมมองและเทมเพลตหลากหลายเพื่อจัดระเบียบงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น และ
  • ความช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูงเพื่อมีส่วนร่วมกับโครงการของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

นี่คือคู่มือแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนในการสร้างแผนผัง GTD ภายใน ClickUp

1. ระดมความคิดเกี่ยวกับงาน: ใช้ClickUp Docsเพื่อจัดทำรายการงานทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณและตั้งเป้าหมาย

ก่อนอื่น คุณต้องมีพื้นที่สำหรับรวบรวมความคิดและเอกสารอ้างอิงทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการสร้างเอกสาร ClickUp ใหม่ชื่อว่า "Inbox" ที่นี่คุณสามารถเพิ่มงาน โครงการ และความคิดทั้งหมดของคุณได้ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดระเบียบในตอนนี้ แค่เอาทุกอย่างออกมาให้หมดก่อน คุณสามารถเพิ่มเอกสารอ้างอิงที่คุณอาจต้องการเพื่อทำภารกิจของคุณให้เสร็จได้เช่นกัน — เอกสารรองรับการจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์, ลิงก์, สื่อมัลติมีเดีย และอื่น ๆ อีกมากมาย

เมื่อคุณได้ทำรายการงานของคุณแล้ว ให้เริ่มจัดหมวดหมู่เป็นเป้าหมายที่กว้างขึ้น คุณสมบัติGoals ของ ClickUpช่วยให้คุณกำหนดวัตถุประสงค์หลักสำหรับแต่ละงานได้ ชี้แจงว่างานแต่ละชิ้นมีส่วนเกี่ยวข้องกับภาพรวมอย่างไร

ใช้ ClickUp Goals เพื่อแนบวัตถุประสงค์ให้กับแต่ละงานในแผนผังการทำงานของคุณ
ใช้ ClickUp Goals เพื่อแนบวัตถุประสงค์ให้กับแต่ละงานสำหรับระบบแผนผัง GTD ของคุณ

2. จัดระเบียบอย่างเป็นระบบ: ใช้แผนผังความคิด (Mind Maps) เพื่อจัดหมวดหมู่และลำดับความสำคัญของงาน

ฟีเจอร์แผนผังความคิดของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกันอย่างเป็นภาพและกำหนดลำดับความสำคัญ

วางแผนผังการทำงานของคุณโดยใช้ ClickUp Mind Maps
วางแผนขั้นตอนการทำงาน GTD ของคุณโดยใช้แผนผังความคิด ClickUp

สร้างแผนผังความคิดใหม่ และเริ่มแตกแขนงงานออกจากหมวดหมู่หลักของคุณ (เช่น งาน ส่วนตัว โครงการ) ภายใต้แต่ละหมวดหมู่ คุณสามารถลากและวางงานจากกล่องขาเข้าของคุณเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของงานเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน

ตัวอย่างเช่น ภายใต้หัวข้อการทำงาน คุณสามารถเพิ่ม 'ส่งอีเมลถึง Josh' หรือ 'สร้างสไลด์สำหรับประชุมครั้งถัดไป'

เมื่อคุณวางแผนงานของคุณ ให้ระบุงานที่เร่งด่วนและงานที่สามารถเลื่อนออกไปได้

3. ใช้รหัสสีสำหรับงาน: ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเป็นตัวบ่งชี้สถานะที่มองเห็นได้

ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างแผนผัง GTD แบบภาพเพื่อติดตามความคืบหน้าของกระบวนการทำงานของคุณได้ ฟีเจอร์ Custom Fields ของ ClickUpช่วยให้คุณเพิ่มรายละเอียดเฉพาะ เช่น สถานะ ความสำคัญ หรือระดับความพยายาม ให้กับแต่ละงานได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้การเข้ารหัสสีเพื่อจัดระเบียบทุกอย่างให้เป็นระเบียบเรียบร้อย

ไปที่มุมมองงานของคุณและสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับบันทึกรายละเอียดงาน เช่น "สถานะ" (เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, เสร็จแล้ว) หรือ "ความสำคัญ" (เช่น สูง, กลาง, ต่ำ) จากนั้นกำหนดสถานะให้กับแต่ละงานโดยใช้สีที่แตกต่าง

สถานะที่กำหนดเองในคลิกอัพ
การสร้างสถานะที่กำหนดเองใน ClickUp

ดังนั้น คุณจะเห็นมันเป็นสีเขียวเมื่อใดก็ตามที่งานที่มีความสำคัญสูงเสร็จสมบูรณ์ และเป็นสีแดงสำหรับงานที่ต้องการความสนใจ สิ่งนี้จะเพิ่มชั้นความชัดเจนอีกระดับให้กับแผนผัง GTD ของคุณ

4. จัดวางผังงาน: ใช้มุมมองบอร์ดเพื่อแสดงงานในแต่ละขั้นตอน

มุมมองบอร์ดของ ClickUpเป็นเครื่องมือทรงพลังในรูปแบบคัมบังสำหรับการจัดระเบียบงานอย่างชัดเจนตามการเคลื่อนไหวผ่านขั้นตอนต่าง ๆ

เริ่มต้นด้วยการสร้างคอลัมน์ที่สอดคล้องกับขั้นตอนหลักของ GTD เช่น "กล่องขาเข้า" (ที่ที่งานจะเข้ามาในตอนแรก), "งานที่ต้องทำต่อไป" (งานที่คุณวางแผนจะทำต่อไป), "รออยู่" (งานที่อยู่ในระหว่างรอ), และ "เสร็จสิ้น" (สำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว)

การจัดกลุ่มงานในมุมมองบอร์ดใน ClickUp
มองเห็นสถานะงานด้วยมุมมองบอร์ดของ ClickUp

ขณะที่คุณดำเนินการแต่ละงาน ให้ลากงานนั้นจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์ถัดไป สร้างแผนผัง GTD แบบไดนามิกที่สะท้อนความคืบหน้าของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพแบบเรียลไทม์ว่างานใดกำลังดำเนินการ งานใดรออยู่ และงานใดเสร็จสิ้นแล้ว

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: คุณสามารถปรับแต่งมุมมองบอร์ดได้โดยการเพิ่มขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น "ตรวจสอบ" (สำหรับงานที่ต้องการพิจารณาเพิ่มเติม) หรือ "สักวันหนึ่ง" (สำหรับไอเดียหรือโครงการที่ต้องการกลับมาทำในภายหลัง) อย่าลืมเพิ่มคอลัมน์ "เสร็จแล้ว" เพื่อให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จเมื่อทำงานเสร็จสมบูรณ์

ClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมโยงงานแต่ละรายการกับโครงการเฉพาะได้ ทำให้ทุกอย่างเชื่อมโยงกันและมั่นใจว่าคุณสามารถเข้าถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

สำหรับแต่ละงาน ให้เลือกตัวเลือกเพื่อเชื่อมโยงงานนั้นกับโปรเจกต์เฉพาะในClickUp Workspace ของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแสดงอยู่ในที่เดียวกันเมื่อคุณดูโปรเจกต์

ClickUp 3.0 ประเภทงานที่เรียบง่ายขึ้น
มองเห็นทุกงานของคุณรวมกันในที่ทำงาน ClickUp ของคุณ

การเชื่อมโยงงานเข้ากับโครงการช่วยให้คุณมองเห็นบริบทที่กว้างขึ้น ติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยรวม และหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนหรือความสับสน

6. ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ: สร้างการแจ้งเตือนและกำหนดเส้นตาย

กระบวนการ GTD ให้ความสำคัญกับวันครบกำหนดและการแจ้งเตือนเป็นอย่างมากฟีเจอร์ Automations ของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นตาย ส่งการแจ้งเตือน และกระตุ้นการทำงานอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด—ภายในแผนผังเวิร์กโฟลว์ GTD ของคุณ

ตั้งการแจ้งเตือนสำหรับการทบทวนประจำสัปดาห์ของคุณ คุณสามารถสร้างกฎเช่น "เมื่องานย้ายไปยัง 'การกระทำถัดไป' ให้ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้าสองวัน" หรือ "เมื่องานล่าช้า แจ้งเตือนฉัน"

ระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน ClickUp
ทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องใช้การแทรกแซงด้วยตนเองด้วยระบบอัตโนมัติของ ClickUp

ระบบอัตโนมัติเหล่านี้จะช่วยให้คุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง คุณยังสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่สามารถเริ่มงาน B ได้จนกว่างาน A จะเสร็จสมบูรณ์

7. กำหนดเวลาการทบทวน: ใช้การตั้งเวลาทำงานซ้ำสำหรับตรวจสอบและปรับปรุงเป็นประจำ

วิธีการ GTD สนับสนุนให้มีการทบทวนอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความเป็นระเบียบและรักษาแรงผลักดัน ใช้ฟีเจอร์งานที่เกิดขึ้นซ้ำใน ClickUpเพื่อกำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นประจำและปรับปรุงระบบของคุณตามความจำเป็น

ตั้งการแจ้งเตือนงานประจำชื่อว่า "ทบทวนประจำสัปดาห์" หรือ "วางแผนประจำเดือน" การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณทบทวนความคืบหน้า จัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นปัจจุบัน

งานที่ทำซ้ำเพื่อลดความซับซ้อนของงานที่ทำซ้ำใน ClickUp
ตั้งการแจ้งเตือนการทบทวนโดยใช้การทำงานอัตโนมัติของงานที่เกิดซ้ำใน ClickUp

ระหว่างการทบทวนเหล่านี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่างานต่างๆ สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น—ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงานใหม่ การเลื่อนกำหนดเวลา หรือการปรับปรุงลำดับความสำคัญ

8. ลดภาระงานหนักด้วยเทมเพลต GTD ที่สร้างไว้ล่วงหน้า

เทมเพลต Getting Things Done (Simple List) ของ ClickUpช่วยให้คุณจัดการโครงการขนาดใหญ่ได้โดยการแบ่งออกเป็นงานย่อยที่เกี่ยวข้อง

ด้วยมุมมองที่สร้างไว้ล่วงหน้า เช่น รายการ ปฏิทิน และบอร์ด คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้โดยการมองเห็นงานของคุณในขั้นตอนต่างๆ ของการเสร็จสิ้น

ทำให้งานประจำวันของคุณไม่ท่วมท้นด้วยเทมเพลตรายการงานแบบง่ายของ ClickUp

ปรับแต่งหมวดหมู่ของงาน ตั้งระดับความสำคัญ และเพิ่มวันที่ครบกำหนด—ทำให้ง่ายต่อการปรับเทมเพลตให้เข้ากับกระบวนการทำงาน GTD ของคุณ

ตามคำแนะนำของเดวิด อัลเลน จัดระเบียบแต่ละงานให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสมและให้บริบทแก่แต่ละงาน จัดเรียงแต่ละช่องงานให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้และไม่สามารถดำเนินการได้ เช่น:

  • กำหนดเวลาไว้แล้ว: รวมมุมมองปฏิทินของ ClickUpสำหรับงานที่ถูกกำหนดช่วงเวลาไว้
  • รายการโครงการ: ช่วยแบ่งแยกและจัดลำดับความสำคัญของงาน
  • เอกสารอ้างอิง: สำหรับงานในอนาคต

ความท้าทายทั่วไปและวิธีแก้ไขโดยใช้ GTD

ความท้าทายทั่วไปบางประการที่ผู้เชี่ยวชาญสามารถแก้ไขได้โดยใช้แผนผังกระบวนการทำงาน GTD:

กรณีท้าทาย 1: ผู้ประกอบการหลายบทบาท

ความท้าทาย: ผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพต้องสวมหมวกหลายใบ—พัฒนาผลิตภัณฑ์, การตลาด, การระดมทุน, และการจัดการทีม. เธอรู้สึกท่วมท้นกับงานและกำลังดิ้นรนเพื่อรักษาสมาธิและทำความคืบหน้าในทุกด้าน.

การเอาชนะความท้าทายโดยใช้แผนผังกระบวนการ GTD

  • นำระบบกล่องข้อความดิจิทัลมาใช้ เช่น Docs ใน ClickUp เพื่อรวบรวมทุกความคิดและงาน
  • สร้างรายการ "การกระทำถัดไป" สำหรับบริบทที่แตกต่างกัน: @คอมพิวเตอร์, @โทรศัพท์, @ประชุม
  • ใช้รายการโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ (คุณสมบัติของสินค้า, แคมเปญการตลาด, การนำเสนอให้กับนักลงทุน)
  • มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับการแจ้งเตือนและกำหนดเวลา
  • กำหนดเวลาการทบทวนเพื่อให้งานสอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจในปัจจุบันในแผนผัง GTD
  • ใช้เทมเพลต Getting Things Done ของ ClickUpเพื่อจัดลำดับความสำคัญ ติดตาม และดำเนินการงานต่างๆ ในที่เดียว

กรณีท้าทายที่ 2: ฟรีแลนซ์สายสร้างสรรค์

ความท้าทาย: นักออกแบบกราฟิกต้องจัดการกับงานหลายอย่างพร้อมกัน เช่น การทำโปรเจกต์ให้ลูกค้าเสร็จ การออกใบแจ้งหนี้ การพัฒนาทักษะ และการหาลูกค้าใหม่ เขาประสบปัญหาการผัดวันประกันพรุ่งและการทำงานให้ทันกำหนดเวลา

การเอาชนะความท้าทายโดยใช้แผนผังขั้นตอน GTD

  • ก่อนอื่น จดบันทึกทุกความคิดและรายการเอกสารอ้างอิงใน ClickUp Docs
  • จากนั้น แบ่งแนวคิดเหล่านี้ออกเป็นงานที่เกี่ยวข้องและจัดระเบียบโดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองที่สร้างไว้ล่วงหน้า
  • ใช้เทมเพลตกรอบการทำงาน Get Things Done โดย ClickUpเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานตามบริบท วันที่ครบกำหนด และระดับความพยายาม
  • ใช้สถานะเพื่อสร้างหมวดหมู่ของงาน เช่น 'เปิด', 'ดำเนินการอยู่', 'ตรวจสอบ', และ 'ปิดแล้ว'

นำแผนผังขั้นตอน GTD ไปใช้กับ ClickUp

ตอนนี้คือเวลาที่เราต้องควบคุมสิ่งที่เราสามารถทำได้ ด้วยคนที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม

ตอนนี้คือเวลาที่เราต้องควบคุมสิ่งที่เราสามารถทำได้ ด้วยคนที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม

แผนผังการไหลของ GTD เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสมาชิกในทีมของคุณสามารถจัดการได้ทีละงาน

ผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใช้แผนผังกระบวนการทำงานแบบ GTD เพื่อกำจัดงานที่ไม่จำเป็นหรืองานซ้ำซ้อน และนำเวลากลับคืนมาเพื่อการคิดสร้างสรรค์และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ

ClickUp ทำให้การสร้างแผนผัง GTD ง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น เริ่มควบคุมเวลาของคุณด้วยการสมัครใช้ ClickUp ฟรี