เมื่อต้องจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน การพึ่งพาเพียงรายการสิ่งที่ต้องทำในใจหรือจดบันทึกไว้ในสมุดโน้ตที่ไม่ชัดเจน อาจนำไปสู่ความล้มเหลวได้
ก่อนที่คุณจะรู้ตัว กำหนดเวลาต่าง ๆ ก็ผ่านไปแล้ว และงานเหล่านั้นก็ยังคงค้างอยู่ ถูกหลงลืมจนกลายเป็นอุปสรรคสำหรับโครงการสำคัญ
วิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น? แผนผัง Getting Things Done (GTD) เป็นแผนภาพที่ช่วยให้คุณวางแผนและติดตามงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ
ง่ายต่อการนำไปใช้ แผนผังการไหลของ GTD ได้รับการนำมาใช้เพิ่มขึ้นในสถานที่ทำงานโดยผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มผลผลิต, ผู้เชี่ยวชาญ, และบุคคลทั่วไปเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจพื้นฐานของวิธีการ GTD และจากนั้นจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้าง GTD ของคุณเองโดยใช้ ClickUp
อะไรคือการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (GTD)?
วิธีการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (Getting Things Done หรือ GTD) ถูกออกแบบโดยเดวิด อัลเลน เพื่อช่วยในการจัดการงาน โครงการ และความรับผิดชอบต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หลักการสำคัญของวิธีนี้ ได้แก่ การบันทึกงานและแนวคิดทั้งหมดไว้ในระบบภายนอก การจัดระเบียบให้เป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ และการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านั้นอย่างเป็นระบบ เพื่อลดความเครียดและเพิ่มสมาธิในการทำงาน

มาดูหลักการสำคัญของวิธีการ GTD ที่ช่วยให้คุณกลายเป็นซูเปอร์สตาร์ด้านประสิทธิภาพการทำงาน
หลักการสำคัญของแผนผังกระบวนการ GTD
จับภาพ
รวบรวมงานทั้งหมด ความคิด และความรับผิดชอบไว้ในระบบภายนอก (เช่น สมุดบันทึก แอปพลิเคชัน) แทนที่จะพยายามจดจำไว้ในใจ
📚ตัวอย่าง: จินตนาการว่าคุณอยู่ในที่ประชุมแล้วจู่ ๆ ก็จำได้ว่าคุณต้องนัดหมายกับหมอฟัน. แทนที่จะพยายามจำไว้ภายหลัง คุณรีบจดมันลงในแอปแพลนเนอร์ประจำวัน.
ชี้แจง
ตัดสินใจว่าแต่ละรายการที่จับได้มีความหมายอย่างไร และคุณต้องดำเนินการใดเพื่อเสร็จสิ้นงาน
📚ตัวอย่าง: สำหรับงาน "ทำรายงานโครงการให้เสร็จ" คุณต้องชี้แจงขั้นตอนถัดไป เช่น "ค้นคว้าข้อมูล" หรือ "เขียนร่าง"ใช้แม่แบบการจัดการงานเพื่อมาตรฐานขั้นตอนสำหรับแต่ละกระบวนการในวิธีการ GTD
จัดระเบียบ
วางสิ่งของให้อยู่ในที่ที่เหมาะสม คุณสามารถเพิ่มงานลงในปฏิทิน รายการงาน หรือไฟล์อ้างอิงไปยังรายการโครงการได้
📚ตัวอย่าง: "ซื้อของใช้ในครัวเรือน" อยู่ในรายการ 'งานเบ็ดเตล็ด' และ 'เขียนรายงานโครงการ' อยู่ในรายการ "งานโครงการ" ใช้เทมเพลต GTD ฟรีเพื่อทำให้การรวบรวม จัดระเบียบ และจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอน
สะท้อน
ตรวจสอบและปรับปรุงรายการของคุณเป็นประจำเพื่อให้ทันกำหนดเวลา
📚ตัวอย่าง: เมื่อสิ้นสุดแต่ละสัปดาห์ให้ใช้แอป GTD— ทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำ ปรับกำหนดเวลา และทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำให้แผนผัง GTD ของคุณรก
มีส่วนร่วม
ใช้ระบบที่จัดระเบียบของคุณเพื่อดำเนินการและทำงานให้เสร็จสมบูรณ์
📚ตัวอย่าง: ตอนนี้คุณได้บันทึกและจัดระเบียบงานของคุณแล้วสร้างระบบ GTD ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ทำตาม 'ขั้นตอนถัดไป' ในรายการเพื่อให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง
ประโยชน์ของการนำแผนผังขั้นตอน GTD ไปใช้
การจัดลำดับความสำคัญของงาน
การประมวลผล GTD ช่วยให้คุณแยกงานออกเป็นขั้นตอนถัดไปที่สามารถจัดการได้ ซึ่งจะทำให้คุณมีภาพรวมที่ชัดเจนของโครงการและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญได้
การจัดการเวลาที่ดีขึ้น
คุณสามารถจัดระเบียบงานให้เป็นหมวดหมู่ที่สามารถดำเนินการได้ เช่น งานที่ต้องทำ งานที่กำลังจะมาถึง และงานที่ทำเสร็จแล้ว วิธีการ GTDช่วยให้คุณทำงานแต่ละชิ้นเสร็จได้เร็วขึ้น เนื่องจากขั้นตอนต่อไปถูกวางไว้อย่างชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่ม
การตั้งเป้าหมายที่ดีขึ้น
จัดหมวดหมู่ภารกิจตามการมีส่วนร่วมของภารกิจต่อเป้าหมายใหญ่แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ภารกิจแต่ละอย่างแยกกัน
ตัวอย่างเช่น งานง่าย ๆ อย่าง "เขียนอีเมลถึงลูกค้า" สามารถเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายที่ใหญ่กว่า เช่น "เพิ่มการรักษาลูกค้าไว้ได้ 10% ในไตรมาสนี้"
ขั้นตอนสำคัญในการสร้างเป้าหมายอาชีพแบบ SMARTคือการมองเห็นภาพว่าแต่ละการกระทำเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่กว้างขึ้นอย่างไร
การตัดสินใจที่ดีขึ้น
เมื่อภารกิจของคุณถูกบันทึกและจัดระเบียบผ่านกระบวนการ GTD คุณจะตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญต่อไป
เมื่อมีสิ่งรบกวนน้อยลงและมีระบบที่เป็นระเบียบ การตัดสินใจของคุณจะขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และเป้าหมาย มากกว่าการตัดสินใจตามความรู้สึก ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความรู้สึกควบคุมได้มากขึ้น
หนึ่งในประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของกระบวนการ GTD คือมันช่วยให้คุณมีความรู้สึกควบคุมที่ดีขึ้นต่อปริมาณงานของคุณ
การเข้าใจวิธีการจัดการสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น (Getting Things Done - GTD)
องค์ประกอบหลักของ GTD
กล่องขาเข้า: สถานที่ที่รวบรวมงานทั้งหมดไว้ในขั้นแรก
การวิจัยเกี่ยวกับ "เอฟเฟกต์ไซการ์นิค"แสดงให้เห็นว่างานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์สร้างความตึงเครียดทางจิตใจและครอบงำความคิดของเรา โดยการบันทึกงานเหล่านี้ไว้ภายนอก เราสามารถลดภาระทางความคิดนี้ได้
กล่องขาเข้าทำหน้าที่เป็นจุดรวบรวมข้อมูลเริ่มต้นสำหรับทุกสิ่งที่คุณได้รับในชีวิต แนวคิดนี้อิงตามหลักการของเดวิด อัลเลนที่เรียกว่า "การจับ" ซึ่งหมายถึงการให้จิตใจของคุณเป็นที่สำหรับเก็บความคิด ไม่ใช่เก็บความคิดไว้
กล่องขาเข้าถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมทุกสิ่ง—งาน, ความคิด, ข้อผูกพัน, หรืออะไรก็ตามที่ดึงดูดความสนใจของคุณ มันสามารถเป็นได้ทั้งทางกายภาพ (เช่น ถาดบนโต๊ะหรือสมุดบันทึก) หรือทางดิจิทัล (เช่น แอปหรือโฟลเดอร์อีเมล) เป้าหมายคือการทำให้การรวบรวมสิ่งต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ยิ่งง่ายต่อการเพิ่มรายการลงในกล่องขาเข้าของคุณมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้มันอย่างสม่ำเสมอมากขึ้นเท่านั้น
การดำเนินการถัดไป: รายการที่พร้อมดำเนินการทันที
จากนั้น ระบุ "การกระทำถัดไป" ของคุณเพื่อผลักดันโครงการให้ก้าวหน้า
การเขียน "ขั้นตอนต่อไป" ลงไปช่วยให้ชัดเจนว่าอะไรที่ต้องทำ ซึ่งยังช่วยลดการผัดวันประกันพรุ่งและการตัดสินใจไม่ได้อีกด้วย
💡เคล็ดลับจากมืออาชีพ: แทนที่จะเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแบบคลุมเครือ เช่น "ทำงานรายงาน" คุณควรระบุการกระทำที่ชัดเจน เช่น "ร่างย่อหน้าแนะนำสำหรับรายงานประจำไตรมาส"
กำลังรอ: งานที่รอการดำเนินการจากผู้อื่น
รายการ "รอ" ในระบบ GTD ช่วยคุณจัดการการพึ่งพา—โดยเฉพาะเมื่อคุณมอบหมายงาน
รายการจะประกอบด้วย:
- งาน
- บุคคลที่รับผิดชอบ
- วันที่มอบหมาย
โครงการ: งานหลายขั้นตอนที่ต้องมีการวางแผน
ในระบบ GTD, "โครงการ" ถูกกำหนดให้เป็นผลลัพธ์ใด ๆ ที่ต้องการมากกว่าหนึ่งขั้นตอนของการกระทำ. นี่อาจครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนงานส่วนตัวของคุณในสัปดาห์ไปจนถึงการเปิดตัวสินค้าใหม่ในที่ทำงาน.
มันเหมือนกับการมีแผนที่ที่แสดงทุกที่ที่คุณต้องไปแทนที่จะมุ่งเน้นแค่การเลี้ยวครั้งต่อไป
แต่ละโครงการในรายการของคุณควรมีขั้นตอนถัดไปอย่างน้อยหนึ่งขั้นตอนที่ชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณจะเชื่อมโยงเป้าหมายใหญ่ของคุณกับการกระทำเล็กๆ ที่คุณสามารถทำได้ในตอนนี้
ระบบ GTD แนะนำเทคนิคที่สะดวกเรียกว่า "การวางแผนตามธรรมชาติ" สำหรับโครงการของคุณ มันค่อนข้างง่าย:
- ตัดสินใจในก้าวต่อไปของคุณ
- ค้นหาสาเหตุว่าทำไมคุณถึงทำโครงการนี้
- ลองนึกภาพว่าความสำเร็จมีหน้าตาเป็นอย่างไร
- โยนไอเดียไปมา
- จัดระเบียบสำหรับทุกงาน
แผนผังการทำงานของ GTD ทำงานอย่างไร?
จับภาพ
บันทึกงานของคุณและเขียนทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในใจของคุณ. งาน, งานส่วนตัว, ความคิดที่สุ่มมา—ทุกอย่างสามารถบันทึกได้. คุณสามารถใช้สิ่งที่เหมาะกับคุณได้: สมุดบันทึก, แอป, บันทึกเสียง.
คิดซะว่าเหมือนกับการเทกระเป๋าของคุณในตอนสิ้นวัน เอาทุกอย่างออกมาให้หมด!
ชี้แจง
การชี้แจงให้ชัดเจนก็เหมือนกับการคัดแยกสิ่งของในกองนั้น ค่อย ๆ หยิบแต่ละงานที่เกี่ยวข้องขึ้นมาทีละอย่าง แล้วถามตัวเองว่า "งานนี้สามารถลงมือทำได้หรือไม่?"
สำหรับรายการที่ไม่สามารถดำเนินการได้แต่ละรายการ:
- ทิ้งมันไปถ้าคุณไม่ต้องการ
- เก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงหากคุณอาจต้องการใช้ในภายหลัง
- ใส่ไว้ในรายการ "สักวัน/อาจจะ" ถ้ามันเป็นความเป็นไปได้ในอนาคต
สำหรับรายการที่สามารถดำเนินการได้:
- ทำทันทีหากใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที
- มอบหมายงานที่กำลังจะมาถึงให้ผู้อื่นทำหากควรให้คนอื่นทำ
- เลื่อนพวกเขาออกไปหากคุณต้องการทำในภายหลัง
จัดระเบียบ
ตอนนี้ถึงเวลาที่จะจัดวางสิ่งต่างๆ ให้อยู่ในที่ที่เหมาะสมแล้ว แต่ละงานให้ใส่ลงในกล่องที่ถูกต้อง เช่น:
- การดำเนินการถัดไป: รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณที่เป็นงานขั้นตอนเดียว
- แผนโครงการ: สิ่งใดก็ตามที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอน
- กำลังรอ: สิ่งที่คุณกำลังรอให้คนอื่นทำ
- กำหนดไว้: สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในวันที่หรือเวลาที่กำหนด
มีส่วนร่วม
ค้นหาภารกิจที่เกี่ยวข้องตามข้อมูลต่อไปนี้:
- บริบท (คุณอยู่ที่ไหน, คุณมีเครื่องมืออะไรบ้าง)
- เวลาที่มีอยู่
- ระดับพลังงาน
- ลำดับความสำคัญ
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: สำหรับโครงการที่ซับซ้อนให้สร้างแผนผังกระบวนการทำงานเพื่อแสดงภาพงานของคุณและระบุลำดับความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างแผนผังกระบวนการ GTD
แม้ว่าสมุดบันทึกหรือแอปจดบันทึกแบบง่าย ๆ จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ แต่เราขอแนะนำให้เลือกระบบที่มีความแข็งแกร่งและเชื่อถือได้มากกว่า เพื่อสร้างแผนผัง GTD ของคุณ
ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายไม่ใช่การเป็นคนที่จัดระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรอกหรือ?
เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUpมี:
- ฟีเจอร์การตั้งเป้าหมายและการจัดการงานเพื่อบันทึกและทำให้งานที่ต้องทำของคุณชัดเจนขึ้น
- มุมมองและเทมเพลตหลากหลายเพื่อจัดระเบียบงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น และ
- ความช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูงเพื่อมีส่วนร่วมกับโครงการของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
นี่คือคู่มือแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนในการสร้างแผนผัง GTD ภายใน ClickUp
1. ระดมความคิดเกี่ยวกับงาน: ใช้ClickUp Docsเพื่อจัดทำรายการงานทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณและตั้งเป้าหมาย
ก่อนอื่น คุณต้องมีพื้นที่สำหรับรวบรวมความคิดและเอกสารอ้างอิงทั้งหมดของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการสร้างเอกสาร ClickUp ใหม่ชื่อว่า "Inbox" ที่นี่คุณสามารถเพิ่มงาน โครงการ และความคิดทั้งหมดของคุณได้ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดระเบียบในตอนนี้ แค่เอาทุกอย่างออกมาให้หมดก่อน คุณสามารถเพิ่มเอกสารอ้างอิงที่คุณอาจต้องการเพื่อทำภารกิจของคุณให้เสร็จได้เช่นกัน — เอกสารรองรับการจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์, ลิงก์, สื่อมัลติมีเดีย และอื่น ๆ อีกมากมาย
เมื่อคุณได้ทำรายการงานของคุณแล้ว ให้เริ่มจัดหมวดหมู่เป็นเป้าหมายที่กว้างขึ้น คุณสมบัติGoals ของ ClickUpช่วยให้คุณกำหนดวัตถุประสงค์หลักสำหรับแต่ละงานได้ ชี้แจงว่างานแต่ละชิ้นมีส่วนเกี่ยวข้องกับภาพรวมอย่างไร

2. จัดระเบียบอย่างเป็นระบบ: ใช้แผนผังความคิด (Mind Maps) เพื่อจัดหมวดหมู่และลำดับความสำคัญของงาน
ฟีเจอร์แผนผังความคิดของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกันอย่างเป็นภาพและกำหนดลำดับความสำคัญ

สร้างแผนผังความคิดใหม่ และเริ่มแตกแขนงงานออกจากหมวดหมู่หลักของคุณ (เช่น งาน ส่วนตัว โครงการ) ภายใต้แต่ละหมวดหมู่ คุณสามารถลากและวางงานจากกล่องขาเข้าของคุณเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของงานเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน
ตัวอย่างเช่น ภายใต้หัวข้อการทำงาน คุณสามารถเพิ่ม 'ส่งอีเมลถึง Josh' หรือ 'สร้างสไลด์สำหรับประชุมครั้งถัดไป'
เมื่อคุณวางแผนงานของคุณ ให้ระบุงานที่เร่งด่วนและงานที่สามารถเลื่อนออกไปได้
3. ใช้รหัสสีสำหรับงาน: ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเป็นตัวบ่งชี้สถานะที่มองเห็นได้
ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างแผนผัง GTD แบบภาพเพื่อติดตามความคืบหน้าของกระบวนการทำงานของคุณได้ ฟีเจอร์ Custom Fields ของ ClickUpช่วยให้คุณเพิ่มรายละเอียดเฉพาะ เช่น สถานะ ความสำคัญ หรือระดับความพยายาม ให้กับแต่ละงานได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้การเข้ารหัสสีเพื่อจัดระเบียบทุกอย่างให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
ไปที่มุมมองงานของคุณและสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับบันทึกรายละเอียดงาน เช่น "สถานะ" (เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, เสร็จแล้ว) หรือ "ความสำคัญ" (เช่น สูง, กลาง, ต่ำ) จากนั้นกำหนดสถานะให้กับแต่ละงานโดยใช้สีที่แตกต่าง

ดังนั้น คุณจะเห็นมันเป็นสีเขียวเมื่อใดก็ตามที่งานที่มีความสำคัญสูงเสร็จสมบูรณ์ และเป็นสีแดงสำหรับงานที่ต้องการความสนใจ สิ่งนี้จะเพิ่มชั้นความชัดเจนอีกระดับให้กับแผนผัง GTD ของคุณ
4. จัดวางผังงาน: ใช้มุมมองบอร์ดเพื่อแสดงงานในแต่ละขั้นตอน
มุมมองบอร์ดของ ClickUpเป็นเครื่องมือทรงพลังในรูปแบบคัมบังสำหรับการจัดระเบียบงานอย่างชัดเจนตามการเคลื่อนไหวผ่านขั้นตอนต่าง ๆ
เริ่มต้นด้วยการสร้างคอลัมน์ที่สอดคล้องกับขั้นตอนหลักของ GTD เช่น "กล่องขาเข้า" (ที่ที่งานจะเข้ามาในตอนแรก), "งานที่ต้องทำต่อไป" (งานที่คุณวางแผนจะทำต่อไป), "รออยู่" (งานที่อยู่ในระหว่างรอ), และ "เสร็จสิ้น" (สำหรับงานที่ทำเสร็จแล้ว)

ขณะที่คุณดำเนินการแต่ละงาน ให้ลากงานนั้นจากคอลัมน์หนึ่งไปยังคอลัมน์ถัดไป สร้างแผนผัง GTD แบบไดนามิกที่สะท้อนความคืบหน้าของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพแบบเรียลไทม์ว่างานใดกำลังดำเนินการ งานใดรออยู่ และงานใดเสร็จสิ้นแล้ว
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: คุณสามารถปรับแต่งมุมมองบอร์ดได้โดยการเพิ่มขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น "ตรวจสอบ" (สำหรับงานที่ต้องการพิจารณาเพิ่มเติม) หรือ "สักวันหนึ่ง" (สำหรับไอเดียหรือโครงการที่ต้องการกลับมาทำในภายหลัง) อย่าลืมเพิ่มคอลัมน์ "เสร็จแล้ว" เพื่อให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จเมื่อทำงานเสร็จสมบูรณ์
5. เชื่อมโยงกับโครงการ: เชื่อมโยงงานกับโครงการเฉพาะเพื่อความสะดวกในการติดตาม
ClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมโยงงานแต่ละรายการกับโครงการเฉพาะได้ ทำให้ทุกอย่างเชื่อมโยงกันและมั่นใจว่าคุณสามารถเข้าถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
สำหรับแต่ละงาน ให้เลือกตัวเลือกเพื่อเชื่อมโยงงานนั้นกับโปรเจกต์เฉพาะในClickUp Workspace ของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแสดงอยู่ในที่เดียวกันเมื่อคุณดูโปรเจกต์

การเชื่อมโยงงานเข้ากับโครงการช่วยให้คุณมองเห็นบริบทที่กว้างขึ้น ติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยรวม และหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนหรือความสับสน
6. ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ: สร้างการแจ้งเตือนและกำหนดเส้นตาย
กระบวนการ GTD ให้ความสำคัญกับวันครบกำหนดและการแจ้งเตือนเป็นอย่างมากฟีเจอร์ Automations ของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นตาย ส่งการแจ้งเตือน และกระตุ้นการทำงานอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์โดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด—ภายในแผนผังเวิร์กโฟลว์ GTD ของคุณ
ตั้งการแจ้งเตือนสำหรับการทบทวนประจำสัปดาห์ของคุณ คุณสามารถสร้างกฎเช่น "เมื่องานย้ายไปยัง 'การกระทำถัดไป' ให้ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้าสองวัน" หรือ "เมื่องานล่าช้า แจ้งเตือนฉัน"

ระบบอัตโนมัติเหล่านี้จะช่วยให้คุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง คุณยังสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่สามารถเริ่มงาน B ได้จนกว่างาน A จะเสร็จสมบูรณ์
7. กำหนดเวลาการทบทวน: ใช้การตั้งเวลาทำงานซ้ำสำหรับตรวจสอบและปรับปรุงเป็นประจำ
วิธีการ GTD สนับสนุนให้มีการทบทวนอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความเป็นระเบียบและรักษาแรงผลักดัน ใช้ฟีเจอร์งานที่เกิดขึ้นซ้ำใน ClickUpเพื่อกำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นประจำและปรับปรุงระบบของคุณตามความจำเป็น
ตั้งการแจ้งเตือนงานประจำชื่อว่า "ทบทวนประจำสัปดาห์" หรือ "วางแผนประจำเดือน" การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณทบทวนความคืบหน้า จัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นปัจจุบัน

ระหว่างการทบทวนเหล่านี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่างานต่างๆ สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น—ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงานใหม่ การเลื่อนกำหนดเวลา หรือการปรับปรุงลำดับความสำคัญ
8. ลดภาระงานหนักด้วยเทมเพลต GTD ที่สร้างไว้ล่วงหน้า
เทมเพลต Getting Things Done (Simple List) ของ ClickUpช่วยให้คุณจัดการโครงการขนาดใหญ่ได้โดยการแบ่งออกเป็นงานย่อยที่เกี่ยวข้อง
ด้วยมุมมองที่สร้างไว้ล่วงหน้า เช่น รายการ ปฏิทิน และบอร์ด คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้โดยการมองเห็นงานของคุณในขั้นตอนต่างๆ ของการเสร็จสิ้น
ปรับแต่งหมวดหมู่ของงาน ตั้งระดับความสำคัญ และเพิ่มวันที่ครบกำหนด—ทำให้ง่ายต่อการปรับเทมเพลตให้เข้ากับกระบวนการทำงาน GTD ของคุณ
ตามคำแนะนำของเดวิด อัลเลน จัดระเบียบแต่ละงานให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสมและให้บริบทแก่แต่ละงาน จัดเรียงแต่ละช่องงานให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้และไม่สามารถดำเนินการได้ เช่น:
- กำหนดเวลาไว้แล้ว: รวมมุมมองปฏิทินของ ClickUpสำหรับงานที่ถูกกำหนดช่วงเวลาไว้
- รายการโครงการ: ช่วยแบ่งแยกและจัดลำดับความสำคัญของงาน
- เอกสารอ้างอิง: สำหรับงานในอนาคต
ความท้าทายทั่วไปและวิธีแก้ไขโดยใช้ GTD
ความท้าทายทั่วไปบางประการที่ผู้เชี่ยวชาญสามารถแก้ไขได้โดยใช้แผนผังกระบวนการทำงาน GTD:
กรณีท้าทาย 1: ผู้ประกอบการหลายบทบาท
ความท้าทาย: ผู้ก่อตั้งสตาร์ทอัพต้องสวมหมวกหลายใบ—พัฒนาผลิตภัณฑ์, การตลาด, การระดมทุน, และการจัดการทีม. เธอรู้สึกท่วมท้นกับงานและกำลังดิ้นรนเพื่อรักษาสมาธิและทำความคืบหน้าในทุกด้าน.
การเอาชนะความท้าทายโดยใช้แผนผังกระบวนการ GTD
- นำระบบกล่องข้อความดิจิทัลมาใช้ เช่น Docs ใน ClickUp เพื่อรวบรวมทุกความคิดและงาน
- สร้างรายการ "การกระทำถัดไป" สำหรับบริบทที่แตกต่างกัน: @คอมพิวเตอร์, @โทรศัพท์, @ประชุม
- ใช้รายการโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการต่าง ๆ (คุณสมบัติของสินค้า, แคมเปญการตลาด, การนำเสนอให้กับนักลงทุน)
- มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับการแจ้งเตือนและกำหนดเวลา
- กำหนดเวลาการทบทวนเพื่อให้งานสอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจในปัจจุบันในแผนผัง GTD
- ใช้เทมเพลต Getting Things Done ของ ClickUpเพื่อจัดลำดับความสำคัญ ติดตาม และดำเนินการงานต่างๆ ในที่เดียว
กรณีท้าทายที่ 2: ฟรีแลนซ์สายสร้างสรรค์
ความท้าทาย: นักออกแบบกราฟิกต้องจัดการกับงานหลายอย่างพร้อมกัน เช่น การทำโปรเจกต์ให้ลูกค้าเสร็จ การออกใบแจ้งหนี้ การพัฒนาทักษะ และการหาลูกค้าใหม่ เขาประสบปัญหาการผัดวันประกันพรุ่งและการทำงานให้ทันกำหนดเวลา
การเอาชนะความท้าทายโดยใช้แผนผังขั้นตอน GTD
- ก่อนอื่น จดบันทึกทุกความคิดและรายการเอกสารอ้างอิงใน ClickUp Docs
- จากนั้น แบ่งแนวคิดเหล่านี้ออกเป็นงานที่เกี่ยวข้องและจัดระเบียบโดยใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองที่สร้างไว้ล่วงหน้า
- ใช้เทมเพลตกรอบการทำงาน Get Things Done โดย ClickUpเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานตามบริบท วันที่ครบกำหนด และระดับความพยายาม
- ใช้สถานะเพื่อสร้างหมวดหมู่ของงาน เช่น 'เปิด', 'ดำเนินการอยู่', 'ตรวจสอบ', และ 'ปิดแล้ว'
นำแผนผังขั้นตอน GTD ไปใช้กับ ClickUp
ตอนนี้คือเวลาที่เราต้องควบคุมสิ่งที่เราสามารถทำได้ ด้วยคนที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม
ตอนนี้คือเวลาที่เราต้องควบคุมสิ่งที่เราสามารถทำได้ ด้วยคนที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม
แผนผังการไหลของ GTD เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสมาชิกในทีมของคุณสามารถจัดการได้ทีละงาน
ผู้ที่ชื่นชอบการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใช้แผนผังกระบวนการทำงานแบบ GTD เพื่อกำจัดงานที่ไม่จำเป็นหรืองานซ้ำซ้อน และนำเวลากลับคืนมาเพื่อการคิดสร้างสรรค์และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
ClickUp ทำให้การสร้างแผนผัง GTD ง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น เริ่มควบคุมเวลาของคุณด้วยการสมัครใช้ ClickUp ฟรี


