ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์สูง ซึ่งได้รับความไว้วางใจในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่สำคัญด้วยความแม่นยำ มักจะเลือกใช้ กรอบงาน Scrum ภายในวิธีการ Agile
โดยการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่สามารถจัดการได้ เรียกว่า สปรินต์ ทีมของพวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแทนที่จะจัดการกับโครงการทั้งหมดในคราวเดียว ด้วยวิธีนี้ คุณไม่ได้เพียงแค่สร้างผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังปรับปรุงมันในทุกขั้นตอนเพื่อให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า
อย่างไรก็ตาม หากโครงการของคุณเริ่มรู้สึกเหมือนเขาวงกตที่ทำให้เครียด คุณอาจจำเป็นต้องนำทีม Scrum หลายทีมเข้ามาจัดการ นี่คือจุดที่คุณต้องยกระดับและแนะนำ Scrum of Scrums แต่คุณจะจัดการประชุม Scrum อย่างสม่ำเสมอโดยไม่หลงลืมทุกอย่างได้อย่างไร? มาหาคำตอบกัน
การทำความเข้าใจ Scrum of Scrums
สครัมออฟสครัมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ การเข้าใจว่ามันคืออะไรและทำงานอย่างไรช่วยเพิ่มการประสานงานของทีมและปรับปรุงความโปร่งใส
สครัมออฟสครัมคืออะไร?
สครัมออฟสครัม (Scrum of Scrums หรือ SoS) คือ การประชุมที่ตัวแทนจาก ทีมต่างๆ ที่ใช้ Agile Scrum มารวมตัวกัน เพื่อประสานงาน แบ่งปันความคืบหน้า และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทีมต่างๆ ในโครงการขนาดใหญ่ที่ใช้แนวทาง Agile
แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูง่าย แต่ก็ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ
ก่อนที่จะเริ่มต้น องค์กรต้องบาลานซ์ขนาดทีม Scrum และจำนวนทีมให้เหมาะสม พร้อมทั้งให้แน่ใจว่าทุกทีมอยู่ในความเข้าใจเดียวกัน, มีความไว้วางใจซึ่งกันและกัน, และมีความตั้งใจที่จะทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการร่วมกัน
เมื่อทำอย่างถูกต้อง SoS จะส่งเสริม ความโปร่งใส การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ และ ความยืดหยุ่นในการปรับตัว การแบ่งทีมใหญ่เป็นทีมย่อยช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมต่อหลายทีม เสริมสร้างความสัมพันธ์ และรักษาจุดมุ่งหมายได้
วัตถุประสงค์ของ Scrum of Scrums คืออะไร?
ตามที่ผู้สร้าง เจฟฟ์ ซัทเธอร์แลนด์ ได้กล่าวไว้ Scrum of Scrums คือ:…รับผิดชอบในการส่งมอบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงของทุกทีมไปยังนิยามของงานที่เสร็จสมบูรณ์ ณ สิ้นสุด Sprint หรือสำหรับการปล่อยในช่วง Sprint
พูดให้เข้าใจง่ายขึ้น Scrum of Scrums คือการประชุมที่ตัวแทนจากทีมต่างๆ มาร่วมกันปรับงานให้สอดคล้องกันเพื่อป้องกันอุปสรรคต่างๆ การประชุมนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการขยายการปฏิบัติแบบ Agile ในโครงการที่ซับซ้อนและมีหลายทีม
การลดช่องทางการสื่อสารหลายช่องทางช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น และการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ผสานรวมกันได้อย่างสอดคล้องกันในตอนท้ายของแต่ละสปรินต์
โดยสรุป, Scrum of Scrums ช่วยคุณ:
- ให้ทุกคนได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง: เพื่อให้การสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้าและกิจกรรมของแต่ละทีมเป็นไปอย่างชัดเจนต่อกลุ่มใหญ่ เพื่อไม่ให้ใครต้องตกข่าว
- แก้ปัญหาได้เร็วขึ้น: แก้ไขปัญหาเร่งด่วน ช่วยให้ทีมที่มีความคล่องตัวสามารถแก้ไขอุปสรรคและดำเนินโครงการต่อไปได้
- ปรับปรุงการประสานงานของทีมที่มีความคล่องตัว: ดูแลความร่วมมือของทีมให้สอดคล้องกัน และป้องกันความผิดพลาด
- ตัดสินใจในเรื่องสำคัญ: อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจร่วมกันที่มีผลกระทบต่อทุกกลุ่ม โดยรักษาการประสานงานและความก้าวหน้า
ดังนั้น หากคุณต้องจัดการกับทีม Scrum หลายทีมอยู่ตลอดเวลา SOS จะช่วยจัดระเบียบทุกอย่างให้เป็นระบบ พร้อมทั้งให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนและทันต่อเหตุการณ์ นี่คือองค์ประกอบสำคัญของการบริหารโครงการ Scrum ที่มั่นคง
แต่รัฐมนตรีว่าการกระทรวงมีหน้าตาเป็นอย่างไร?
องค์ประกอบสำคัญของ Scrum of Scrums
เมื่อมองแวบแรก Scrum of Scrums อาจดูเหมือนแผนผังที่ซับซ้อนและมีส่วนประกอบเคลื่อนไหวมากเกินไป แต่เมื่อแยกย่อยออกมาแล้ว มันก็แค่ส่วนประกอบสำคัญไม่กี่อย่างที่คอยขับเคลื่อนหลักเท่านั้น
1. ผู้เข้าร่วม
ตัวแทน ซึ่งโดยทั่วไปคือ Scrum Master เข้าร่วมการประชุม Scrum of Scrums ซึ่งอาจเป็นทีมสมาชิก, เจ้าของผลิตภัณฑ์, หรือผู้นำทางเทคนิคก็ได้—ใครก็ตามที่สามารถหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าและความท้าทายของทีมได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้จัดการอาจเข้าร่วมเป็นครั้งคราวหากมีความคิดเห็นที่ต้องการ
2. ความถี่
การประชุมโดยทั่วไป เกิดขึ้น 2-3 ครั้งต่อสัปดาห์ แต่สามารถจัดได้ทุกวันหากมีความพึ่งพาอาศัยกันระหว่างทีมมาก สำหรับโครงการที่มีปัญหาระหว่างทีมน้อย การประชุมอาจจัดเป็นรายสัปดาห์ โดยปรับความถี่ตามความต้องการของโครงการ
3. ระยะเวลา
การประชุม Scrum of Scrums ถูกกำหนดเวลาไว้อย่างชัดเจนที่ 15-30 นาทีเพื่อประสิทธิภาพ. สามารถขยายเวลาได้ แต่ไม่ควรเกิน 45 นาที.
ประโยชน์ของ Scrum of Scrums
Scrum of Scrums มาพร้อมกับรายการประโยชน์มากมายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการขยายการปฏิบัติ Agile ในโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งรวมถึง:
การประสานงานและการแก้ไขปัญหาที่ดีขึ้น
ในโครงการที่ซับซ้อน ซึ่งทีมต่าง ๆ ต้องทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง Scrum of Scrums ช่วยให้เกิดความสอดคล้องและแก้ไขปัญหาการพึ่งพาได้อย่างรวดเร็ว นำไปสู่การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและกระบวนการทำงานที่ราบรื่น
มันบรรลุเป้าหมายนี้ผ่านหลายวิธีหลัก:
- การประสานงานข้ามทีม: จัดลำดับความสำคัญและความก้าวหน้าของทีมให้สอดคล้องกัน, จัดการการพึ่งพาอาศัยกันระหว่างทีม, และลดปัญหาคอขวด
- การแก้ปัญหาที่รวดเร็วขึ้น: จัดการกับปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อหลายทีมและส่งเสริมการหาทางแก้ไขร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
- การลดความเสี่ยง: ช่วยให้ทีมสามารถแก้ไขปัญหาได้ก่อนที่จะบานปลาย ป้องกันอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
- การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร: ปรับปรุงการประสานงานและระบุความขัดแย้งหรือการขาดแคลนทรัพยากรที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นวิกฤต
การสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น ความโปร่งใส และการทำงานร่วมกัน
สครัมออฟสครัมช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารกันอย่างเปิดเผยในขณะที่ทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการส่งมอบโครงการให้ประสบความสำเร็จ
องค์ประกอบสำคัญที่มีส่วนช่วยในเรื่องนี้ ได้แก่:
- การไหลเวียนของข้อมูลที่ดีขึ้น: ลดการแยกส่วนโดยการแบ่งปันการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เห็นภาพรวมของโครงการ
- การมองเห็นที่เพิ่มขึ้น: วาดภาพที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และชี้ให้เห็นปัญหาหรือรูปแบบที่อาจไม่ปรากฏให้เห็นในระดับทีม
- การร่วมมือที่เพิ่มขึ้น: ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างทีมต่างๆ
- การสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร: ทำให้ทีมสอดคล้องกับเป้าหมายหลัก และสื่อสารลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ไปยังทีมต่าง ๆ
การเข้าใจประโยชน์ของ Scrum of Scrums ช่วยให้คุณประเมินความเกี่ยวข้องและผลกระทบต่อกระบวนการได้ ความรู้นี้ช่วยให้สามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลว่า Scrum of Scrums จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การประสานงาน การแก้ปัญหา และประสิทธิภาพของโครงการของทีมได้หรือไม่
วิธีการดำเนินการ Scrum of Scrums
คุณได้ตัดสินใจแล้ว: คุณจะดำเนินการ Scrum of Scrums ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นที่ไหน?
มาเริ่มกันที่โครงสร้าง โดยแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก: 'อะไรคือสิ่งที่เกี่ยวกับ (วาระการประชุม)' และ 'ใครจะทำอะไร (บทบาท)'
ส่วนที่ 1: วาระการประชุม
การประชุม Scrum of Scrums ทุกครั้งจะมีระเบียบวาระที่ชัดเจนและเป็นโครงสร้างคล้ายกับการประชุมScrum ประจำวัน แต่จะเน้นไปที่ประเด็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อหลายทีม
โดยทั่วไปแล้วจะเน้นไปที่คำถามเช่น:
- "ทีมของฉันได้ทำอะไรไปบ้างตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด?"ตัวแทนจากแต่ละทีมแบ่งปันความสำเร็จที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อทีมอื่น ๆ หรือโครงการโดยรวม
- "ทีมของฉันจะทำอะไรก่อนการประชุมครั้งต่อไป?"ทีมต่าง ๆ สรุปงานที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยเน้นงานที่อาจส่งผลกระทบต่อผู้อื่น และแจ้งความต้องการความช่วยเหลือที่อาจจำเป็น
- "มีอุปสรรคหรือสิ่งที่ต้องพึ่งพาหรือไม่?" ทีมต่างๆ หารือเกี่ยวกับอุปสรรคใดๆ ที่ทำให้ความคืบหน้าช้าลงและระบุสิ่งที่ต้องพึ่งพาจากทีมอื่นๆ ความเสี่ยงหรือข้อกังวลที่อาจส่งผลกระทบต่อหลายทีมจะถูกยกขึ้นมา
วาระการประชุม Scrum of Scrums อาจรวมถึง การเปลี่ยนแปลง, ตัวชี้วัด, และความคืบหน้าเพื่อให้ได้ภาพรวมของสถานะโครงการปัจจุบัน
ส่วนที่ 2: บทบาท
ผู้คนต่าง ๆ เข้าร่วมใน Scrum of Scrums และแต่ละคนมีบทบาทเฉพาะของ Scrumเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ บทบาทเหล่านี้คือ:
- ตัวแทนทีม: แต่ละทีมส่งตัวแทนหนึ่งคน ซึ่งมักเรียกว่า Scrum master เพื่อแบ่งปันความคืบหน้าและความท้าทายที่เกิดขึ้น พวกเขาจะรับฟังอย่างตั้งใจและช่วยแก้ไขปัญหาที่ทีมอื่น ๆ นำเสนอ
- ผู้ประสานงาน: Scrum Master หนึ่งคนอาจทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานด้วย เพื่อให้การประชุมดำเนินไปตามกำหนด ติดตามวาระการประชุม และสรุปการประชุมให้เสร็จตรงเวลา นอกจากนี้ยังรับผิดชอบการติดตามผลของประเด็นที่ต้องดำเนินการต่อไป
- เจ้าของผลิตภัณฑ์: บุคคลนี้ให้วิสัยทัศน์เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และช่วยแก้ไขความขัดแย้งระหว่างลำดับความสำคัญของทีม บทบาทของพวกเขาสำคัญอย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องมีการประสานงานในทิศทางของผลิตภัณฑ์
- ผู้นำทางเทคนิคหรือสถาปนิก: บางครั้งรวมอยู่เพื่อแก้ไขปัญหาทางเทคนิค, ความพึ่งพา, หรือปัญหาการผสานรวม, สถาปนิกทางเทคนิคทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจทางเทคนิคที่มีการประสานงานกันเกิดขึ้นในทุกทีม
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้บริหาร (เลือกได้): ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าร่วมเป็นผู้สังเกตการณ์เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกได้ พวกเขาควรมีส่วนร่วมเฉพาะเมื่อได้รับเชิญเป็นพิเศษเท่านั้น
วิธีการจัดการประชุม Scrum of Scrums โดยใช้ ClickUp
ไม่น่าแปลกใจเลยว่าจะมีหลายสิ่งที่ต้องทำและจัดการหากคุณต้องการจัดการประชุม Scrum of Scrums ให้ประสบความสำเร็จ วิธีแก้ไข? แพลตฟอร์ม Scrum แบบครบวงจรอย่าง ClickUp
ClickUp คือโซลูชันการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณจัดการกับการประชุม Agile ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องสำหรับโครงการใหญ่ที่สุดของคุณ
จากกระดาน Scrumไปจนถึงเทมเพลตการวางแผนสปรินต์แพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUpมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการ Scrum of Scrums ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันในตัวที่สามารถช่วยให้ทีมจัดการประชุมแบบ Agile ได้ แม้กระทั่งการประชุมเสมือนจริง
แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้คุณตั้งค่าโครงสร้างพื้นที่ทำงานที่ปรับแต่งได้ ประกอบด้วย พื้นที่โฟลเดอร์ รายการ และงาน ซึ่งเป็นลำดับชั้นที่สามารถปรับให้เข้ากับวิธีการทำงานแบบ Agile ได้ มีคุณสมบัติ Agile มากมาย เช่น เครื่องมือจัดการสปรินต์ และแผนภูมิการเผาไหม้และการเผาไหม้
ตอนนี้ มาดูวิธีการดำเนินการ Scrum of Scrums โดยใช้แพลตฟอร์มนี้กัน
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งค่า ClickUp สำหรับ Scrum of Scrums
ใช้ClickUp Sprintsเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีม Scrum และ Agile ในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่าได้:
- สำหรับเริ่มต้น คุณสามารถทำให้แน่ใจว่ากิจกรรม Scrum of Scrum ของคุณสอดคล้องกับความก้าวหน้าของทีมแต่ละทีม
- เริ่มต้นด้วยการสร้าง Space ใหม่ใน ClickUp สำหรับ "Scrum of Scrums" เพื่อแยกกิจกรรมของ SoS ออกจากทีม Scrum แต่ละทีม ทำให้ง่ายต่อการจัดการ
- ภายในพื้นที่นี้ ให้สร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบแง่มุมต่างๆ ของการประชุม Scrum of Scrums ของคุณ ตัวอย่างเช่น ใช้ ประเด็นปัญหาข้ามทีม เพื่อติดตามอุปสรรค ความพึ่งพา และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละทีม และใช้ รายการดำเนินการ สำหรับการติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น
- การประชุมแต่ละครั้งสามารถถือเป็นงานและสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ตัวเลือกงานที่เกิดซ้ำ สำหรับหัวข้อเฉพาะในวาระการประชุม ให้เพิ่มงานย่อย เช่น การอัปเดตทีม อุปสรรค และจุดบูรณาการ และมอบหมายให้กับตัวแทนทีมที่เกี่ยวข้อง
ผ่าน ClickUp เราสามารถควบคุมศักยภาพในการทำงานของสมาชิกได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงช่วยในการนำวิธีการ SCRUM มาใช้ใน Dinâmica! มันเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่จริงๆ เนื่องจากเครื่องมือต่างๆ ที่แพลตฟอร์มนี้มีให้ช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกมากมายสำหรับผู้นำ
ผ่าน ClickUp เราสามารถควบคุมศักยภาพในการทำงานของสมาชิกได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงช่วยในการนำวิธีการ SCRUM มาใช้ใน Dinâmica! มันเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่จริงๆ เนื่องจากเครื่องมือต่างๆ ที่แพลตฟอร์มนี้มีให้ช่วยให้ผู้นำได้รับข้อมูลเชิงลึกมากมาย
เทมเพลตการประชุม Scrum ของ ClickUp
นอกจากนี้ใช้เทมเพลตการประชุม Scrum ของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นการประชุม Scrum ของคุณเองและการประชุมระหว่างทีมพัฒนาแต่ละทีม
เทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบและปรับแต่งการประชุม Scrumของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด นี่คือวิธีการ:
- วางแผนและมองเห็นภาพรวมของสปรินต์: ใช้เทมเพลตนี้เพื่อวางแผนสปรินต์ งาน และเป้าหมายในมุมมองเดียวเพื่อการประสานงานของทีม
- ติดตามความคืบหน้าและอุปสรรค: ติดตามสถานะโครงการโดยบันทึกความคืบหน้าและอุปสรรค และติดตามผลตามความเหมาะสม
- รวบรวมสิ่งจำเป็นสำหรับการสปรินต์: รวบรวมเอกสารและข้อมูลสำหรับการสปรินต์ที่ประสบความสำเร็จ เช่น บันทึกการประชุมและเดโม ในพื้นที่ทำงานร่วมกันเพียงแห่งเดียว
- เพิ่มประสิทธิภาพการประชุม: จัดโครงสร้างการประชุมด้วยวาระที่ชัดเจนและประเด็นที่สามารถดำเนินการได้เพื่อการสนทนาที่มุ่งเน้น
ขั้นตอนที่ 2. สร้างแม่แบบการประชุม
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้ Scrum of Scrums คือการใช้เทมเพลต ClickUp มีห้องสมุดให้คุณเลือกใช้มากมายลองใช้เทมเพลต ClickUp SCRUM Sprint Planning เป็นตัวอย่าง
เทมเพลตการวางแผนสปรินท์ SCRUM ของ ClickUp
เทมเพลตนี้มาพร้อมกับอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับการตั้งเป้าหมายสปรินต์ที่ชัดเจนและวางแผนสปรินต์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เทมเพลตนี้เพื่อ:
- กำหนดเป้าหมาย: ระบุวัตถุประสงค์ของสปรินต์อย่างชัดเจนในระหว่างการประชุม Scrum of Scrums เพื่อให้แน่ใจว่าทุกทีมมีเป้าหมายร่วมกันในการบรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง
- ติดตามความคืบหน้า: ติดตามความคืบหน้าของแต่ละทีมในการบรรลุเป้าหมายของตน และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงทีและจัดการกับความพึ่งพา
- เสริมสร้างการทำงานร่วมกัน: ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดในทีม Agile Scrum เพื่อแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทีม ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนและร่วมมือกัน
- การเร่งรัดเอกสาร: บันทึกการสนทนาและการตัดสินใจจากการประชุม Scrum of Scrums เพื่ออ้างอิงในอนาคต ช่วยในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการปรับกลยุทธ์ให้ดียิ่งขึ้น
ไม่ว่าคุณจะต้องการจัดการสินค้า, ติดตามงาน, แก้ไขข้อบกพร่อง, หรือสร้างรายงาน, คุณสามารถปรับแต่งทุกแง่มุมและปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้
คุณยังสามารถใช้รายการตรวจสอบ งานย่อย และฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อวางแผนการประชุมของคุณได้อีกด้วย หากวาระการประชุมคือการพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมสำหรับโครงการเดียว คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบที่มีคำถามที่เราได้พูดคุยกันข้างต้น
ตามรายการตรวจสอบนี้ คุณสามารถสร้างงานย่อยสำหรับทุกทีม Scrum ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้เช่นกัน และคุณสามารถติดตามทั้งหมดนี้ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น:
- ระดับความรุนแรงของบล็อกเกอร์ (สูง, ปานกลาง, ต่ำ)
- ประเภทการพึ่งพา (ทางเทคนิค, ทรัพยากร, ข้อมูล)
- ทีมที่ได้รับผลกระทบ (ป้ายกำกับ)
- วันที่แก้ไข (วันที่)
- ผู้ดำเนินการ (บุคคล)
การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุม Scrum of Scrums ทุกครั้งจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและเก็บรายละเอียดสำคัญทั้งหมดไว้ใกล้มือคุณ
เทมเพลตการจัดการ Agile Scrum ของ ClickUp
หากคุณต้องการสิ่งที่ซับซ้อนมากขึ้นลองใช้เทมเพลตการจัดการ Agile Scrum ของ ClickUp ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ทำให้เป็นทรัพยากรที่มีค่าอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่เน้นด้านไอที
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยเครื่องมือสำหรับการดำเนินกิจกรรม Scrumเช่น การจัดระเบียบงานค้างและการทบทวนสปรินต์ ด้วยสถานะที่แตกต่างกัน 30 แบบและมุมมองที่แตกต่างกัน 6 แบบ เทมเพลตนี้ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการจัดการโครงการแบบ Agile โดยนำเสนอ:
- การติดตามงานที่ยืดหยุ่น การจัดการ และการรายงาน
- ภาพที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการและแผนงานโร้ดแมป
- เครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อรักษาความสอดคล้องของกระบวนการทำงาน
โดยรวมแล้ว แม่แบบนี้มอบโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการ Scrum ที่เหมาะสมอย่างยิ่งในการจัดการกับความซับซ้อนของการจัดการ Scrum หลายระดับ (Scrum of Scrums)
ขั้นตอนที่ 3. กำหนดเวลาและจัดการประชุม
เมื่อคุณมีงานและเทมเพลตทั้งหมดในพื้นที่ Scrum of Scrums ของคุณแล้ว ให้สลับไปที่มุมมองปฏิทินของ ClickUpเพื่อจัดตารางการประชุมของคุณ
เพียงคลิกที่ "มุมมอง" เลือกปฏิทิน และตั้งชื่อว่า "กำหนดการประชุม SoS" ตอนนี้คุณจะมีภาพที่ชัดเจนของ Scrum of Scrums ที่กำลังจะมาถึงสำหรับทุกทีม
เพื่อกำหนดการประชุมเป็นประจำ ให้คลิกที่วันที่ในปฏิทิน สร้างงานที่เกิดซ้ำ และนำไปใช้กับเทมเพลตการประชุม Scrum of Scrums ของคุณ สำหรับประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ให้ใช้การบล็อกเวลาในปฏิทินเพื่อกำหนดเวลาการประชุมที่เฉพาะเจาะจง เพียงลากงานประชุมไปยังช่วงเวลาที่ต้องการและปรับระยะเวลา
หากทีมของคุณใช้ปฏิทินภายนอกเช่น Google หรือ Outlook คุณสมบัติการซิงค์ปฏิทินของ ClickUp ก็จะทำให้การประชุม Scrum of Scrums ปรากฏบนปฏิทินของทุกคนเช่นกัน
สำหรับการสื่อสารเชิงรุก ให้ใช้ส่วนความคิดเห็นของ ClickUp ภายในแต่ละงานของ Scrum of Scrums เพื่อการสนทนาที่มีโครงสร้างมากขึ้น คุณสามารถ @mention สมาชิกในทีมเพื่อเน้นประเด็นสำคัญหรือใช้การตอบกลับแบบมีลำดับเพื่อรักษาความเป็นระเบียบในการสนทนา
แต่หากคุณต้องการการอัปเดตแบบเรียลไทม์อย่างรวดเร็ว ลองใช้ฟีเจอร์แชท View ของ ClickUp สร้างช่องทางแชทเฉพาะสำหรับ Scrum of Scrums เพื่ออำนวยความสะดวกในการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการและการชี้แจงอย่างรวดเร็วระหว่างการประชุม
สิ่งนี้ช่วยให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่ต้องมีพิธีการที่ไม่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 4. จัดการเอกสารและบันทึก
โชคดีที่คุณสามารถ สร้างเอกสาร ClickUp เฉพาะสำหรับการประชุมแต่ละครั้งและเก็บบันทึกและข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ด้วยหัวข้อสำหรับธีมต่างๆ และใช้ตารางเพื่อสรุปประเด็นสำคัญ
ตัวเลือกการจัดรูปแบบของ ClickUp ช่วยให้เอกสารอ่านง่าย เมื่อพร้อมแล้ว คุณสามารถแชร์กับทีมของคุณโดยใช้ปุ่ม "แชร์" และกำหนดสิทธิ์การดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขได้ ประวัติเวอร์ชันของ ClickUp ยังช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับหากจำเป็น
หากคุณไม่ต้องการจดบันทึกด้วยตนเอง ให้ใช้ClickUp Brainเพื่อสรุปการสนทนาและสร้างรายการดำเนินการได้อย่างรวดเร็วด้วยเครื่องมือ AI Assist คุณยังสามารถผสานการทำงานกับการถอดเสียง AI สำหรับการประชุมที่บันทึกไว้เพื่อประหยัดเวลาได้อีกด้วย ก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถเปลี่ยนเสียงเป็นข้อความโดยอัตโนมัติและใช้ AI เพื่อตอบคำถามจากการประชุมของคุณได้
โบนัส: ฝังงานโดยตรงลงในบันทึกการประชุมของคุณโดยคลิกที่ "+" ในเอกสารของคุณและเลือกวิดเจ็ตรายการงานเพื่อเพิ่มงานที่เกี่ยวข้องกับประชุม Scrum of Scrums
ขั้นตอนที่ 5: ติดตามความคืบหน้าและติดตามผล
เมื่อมีการตั้งค่างานย่อยและฟิลด์ที่กำหนดเองแล้ว การติดตามการประชุม Scrum of Scrums ก็เป็นเรื่องง่าย ใช้แท็กเช่น #ActionItem, #Decision, #Blocker และ #QuickWin เพื่อกรองและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างง่ายดาย สำหรับรายการงานที่ต้องดำเนินการทั้งหมด ให้สร้างรายการตรวจสอบภายในงานเพื่อจัดการได้ง่ายขึ้น
เพื่อดูและติดตามสถานะของงาน ให้ตั้งค่ามุมมองบอร์ดด้วยคอลัมน์ต่างๆ เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, ถูกขัดขวาง, และเสร็จสิ้น คุณสามารถลากและวางงานระหว่างคอลัมน์ได้อย่างง่ายดายเพื่ออัปเดตความคืบหน้า
ClickUp Dependenciesเป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงงานที่เกี่ยวข้องกันได้ ตั้งค่าความสัมพันธ์ "กำลังรอ" และ "กำลังบล็อก" เพื่อดูว่าความล่าช้าส่งผลกระทบต่องานอื่นๆ อย่างไร ซึ่งช่วยในการจัดการการพึ่งพาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในบริษัทของเรา Click Up ช่วยในการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการในทุกแผนก ด้วยระบบอัตโนมัติและฟีเจอร์อื่นๆ ทั้งหมดของ Click Up (ซึ่งมีอยู่ไม่น้อย) การสร้างกระบวนการที่สม่ำเสมอเมื่อดำเนินโครงการจึงเป็นเรื่องง่ายมาก การติดตามสถานะของโครงการก็ง่ายเช่นกัน
ในบริษัทของเรา Click Up ช่วยในการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการในทุกแผนก ด้วยระบบอัตโนมัติและฟีเจอร์อื่นๆ ทั้งหมดของ Click Up (ซึ่งมีไม่น้อย) การสร้างกระบวนการที่สม่ำเสมอเมื่อดำเนินโครงการจึงกลายเป็นเรื่องง่ายมาก การติดตามสถานะของโครงการก็ง่ายเช่นกัน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Scrum of Scrums
เพื่อให้การประชุม Scrum of Scrums ของคุณประสบความสำเร็จ เราได้รวบรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไว้ให้คุณแล้ว การปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่คาดการณ์ได้และเชื่อถือได้มากขึ้น
💡เคล็ดลับที่ 1: เขียนให้สั้นและตรงประเด็น
การประชุม SoS ควรมีความกระชับ ใช้เวลาประมาณ 15-30 นาที ให้เน้นที่ประเด็นหลักในระหว่างการประชุมสถานะนี้: ความคืบหน้าของทีม, อุปสรรค, และการพึ่งพาข้ามทีม ให้เก็บรายละเอียดให้น้อยที่สุด และใช้ตัวจับเวลาเพื่อให้อยู่ในกรอบเวลา
💡เคล็ดลับที่ 2: มีวาระการประชุมที่ชัดเจน
ความสม่ำเสมอคือกุญแจสำคัญ นี่คือเหตุผลที่คุณต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง ซึ่งรวมถึงหัวข้อต่างๆ เช่น ความคืบหน้าของทีม งานที่กำลังจะมาถึง อุปสรรค และสิ่งที่ต้องพึ่งพาจากทีมอื่นๆ ลองแชร์วาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวและมุ่งเน้นกับเนื้อหาได้
💡เคล็ดลับที่ 3: ส่งเสริมการมีส่วนร่วม
ให้แน่ใจว่าตัวแทนแต่ละทีมมีโอกาสได้พูด. สำคัญที่จะต้องสร้างบรรยากาศที่ผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะยกประเด็นหรือปัญหาขึ้นมา. หากใครเงียบ ให้ติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญถูกมองข้าม.
💡เคล็ดลับที่ 4: ใช้การสื่อสารที่ครอบคลุม
ทุกคนต้องเข้าใจสิ่งที่กำลังถูกหารืออยู่ หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์หรือตัวย่อที่อาจทำให้เกิดความสับสน หรือใช้เวลาสักครู่เพื่อชี้แจงให้ชัดเจน กระตุ้นให้ทุกคนฟังอย่างมีส่วนร่วม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทางไกลมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่และมีโอกาสให้ความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน
💡เคล็ดลับที่ 5: มุ่งเน้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุม Scrum of Scrums อย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ มีความยืดหยุ่น—ปรับเปลี่ยนรูปแบบ ความถี่ หรือโครงสร้างตามความจำเป็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมเข้าร่วมเพื่อรักษาความเกี่ยวข้องและประสิทธิผล
ยกระดับการประชุม Scrum ของคุณด้วย ClickUp
นอกเหนือจากพื้นที่ทำงานเฉพาะทาง, แม่แบบสำเร็จรูป, และรายการตรวจสอบงาน, ClickUp ยังมีคุณสมบัติครบครันเพื่อสนับสนุนทีมที่มีความคล่องตัวและการประชุมของพวกเขา
ด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบ แดชบอร์ดที่ยืดหยุ่น ระบบอัตโนมัติ และเครื่องมือมากมายสำหรับการจัดการสปรินท์ ClickUp ช่วยให้คุณวางแผนและจัดการโครงการที่ใหญ่ที่สุดได้อย่างง่ายดาย
พร้อมที่จะดำเนินการ Scrum of Scrums และเพลิดเพลินกับประโยชน์เต็มที่ของแนวทาง Agile นี้เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้นหรือไม่?
ลงทะเบียนใช้ ClickUpและสำรวจคุณสมบัติต่างๆ เพื่อเริ่มต้นการเดินทางของคุณกับ SoS!