ถ้าเราติดประชุมกันขนาดนี้ ทำไมถึงไม่มีอะไรคืบหน้าเลย? 🤔
ผู้จัดการโครงการมักมีคำถามนี้ในขณะที่พวกเขาพยายามจัดการประชุมทีมที่มีประสิทธิผล
การศึกษาล่าสุดของ McKinsey เปิดเผยว่าผู้บริหารมากกว่า80%ต้องการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
อย่างไรก็ตาม สำหรับหลายๆ คน การบรรลุระดับความคล่องตัวในการประชุมยังคงเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย มาทำให้ภารกิจที่ยากนี้ง่ายขึ้นและทำให้สามารถบรรลุได้มากขึ้นกันเถอะ
ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปเรียนรู้ศิลปะของการจัดประชุมแบบ Agile
อ่านเพิ่มเติมเพื่อสำรวจว่าการประชุมแบบ Agile หมายถึงอะไร องค์ประกอบของมัน และประเภทต่าง ๆ ของการประชุม เราจะเจาะลึกถึงวิธีการจัดการประชุมแบบ Agile สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจที่จับต้องได้จากการประชุมเหล่านี้
การประชุมแบบ Agile คืออะไร?
การประชุมแบบ Agile ดำเนินการตามวิธีการแบบ Agile เพื่อให้การประชุมมีความร่วมมือมากขึ้น มีประสิทธิผล และมุ่งเน้นเป้าหมายมากขึ้น แนวคิดหลักเบื้องหลังการประชุมแบบ Agile คือการให้ทีมทำงานให้เสร็จโดยแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ และทำงานในส่วนนั้นๆ ในช่วงเวลาสั้นๆ จากนั้นจึงสะท้อนผล ปรับปรุง และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
⭐ เทมเพลตแนะนำ
ทำให้การประชุมแบบ Agile ราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!ลองใช้เทมเพลตการจัดการโครงการแบบ Agile ฟรีจาก ClickUpเพื่อความเป็นระเบียบและรักษาความสอดคล้องของทีมคุณ 🚀
คำว่า 'Agile' ถูกบัญญัติขึ้นครั้งแรกในวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตาม ตลอดหลายปีที่ผ่านมา มันได้รับความนิยมในฐานะเทคนิคที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงผลลัพธ์ในทีมและอุตสาหกรรมอื่นๆ
การประชุมแบบอไจล์เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนดระหว่างรอบสปรินต์หรือกระบวนการพัฒนา ทีมจะแบ่งปันความคืบหน้าในแต่ละการประชุม วางแผนขั้นตอนถัดไป พูดคุยเกี่ยวกับข้อเสนอแนะจากลูกค้า และแลกเปลี่ยนข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการ
ใครเข้าร่วมการประชุมแบบ Agile?
การรู้ว่าใครเข้าร่วมการประชุมสครัมและคุ้นเคยกับคำศัพท์ของสครัมเป็นสิ่งสำคัญ ในการประชุมแบบ Agile Scrum โดยทั่วไปคุณจะพบผู้เข้าร่วมดังต่อไปนี้:
- Scrum master: บุคคลที่รับผิดชอบการประชุมซึ่งทำให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามกฎของ Agile, ทำให้การประชุมดำเนินไปตามแผน, และทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น
- ทีมพัฒนา: บุคคลเหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการและทำให้ภารกิจของโครงการเป็นจริง ประสบการณ์และความคิดของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญในทุกการประชุมแบบ Agile
- เจ้าของผลิตภัณฑ์: ผู้มีวิสัยทัศน์ที่เป็นเจ้าของเป้าหมายของโครงการ พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: แม้จะไม่ได้มีส่วนร่วมโดยตรงในการดำเนินโครงการ แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็มีส่วนได้ส่วนเสียในผลลัพธ์ของโครงการ พวกเขาอาจเข้าร่วมการประชุมเพื่อให้ได้รับข้อมูล ให้ข้อเสนอแนะ หรือตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับโครงการ
มีการประชุมแบบ Agile หลายประเภท เนื่องจาก Agile ไม่ใช่กรอบงานที่ตายตัว แต่เป็นชุดของอุดมคติและหลักการที่นำมาใช้เป็นแนวทางในการบริหารจัดการ
ประเภทของการประชุมแบบ Agile ในการบริหารโครงการ
ในการบริหารโครงการ มีประเภทของการประชุมแบบ Agile อยู่สี่ประเภท ได้แก่ การวางแผนสปรินต์, การประชุมสกรัมประจำวันหรือการยืนรายงาน, การทบทวนสปรินต์, และการทบทวนย้อนหลังสปรินต์ มาเจาะลึกถึงเป้าหมายของแต่ละการประชุมและวิธีการดำเนินการให้มีประสิทธิภาพกันเถอะ
1. การประชุมวางแผนสปรินต์
ในการประชุมวางแผนสปรินต์ คุณและทีมของคุณจะมารวมตัวกันเพื่อวางแผนกลยุทธ์สำหรับไทม์ไลน์การพัฒนาโครงการถัดไป หรือที่เรียกว่าสปรินต์
ในระหว่างการประชุมครั้งนี้ ทีมงานร่วมกันระดมความคิดเกี่ยวกับเป้าหมายของสปรินต์ที่ต้องการบรรลุ และวางแผนกลยุทธ์ โดยพิจารณาถึงสิ่งที่องค์กรต้องการ ระยะเวลาที่แต่ละงานอาจใช้ และผู้ที่รับผิดชอบงานแต่ละอย่าง
หากพูดให้เข้าใจง่าย เป้าหมายหลักของการประชุมวางแผนสปรินต์คือ:
- เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับงานเฉพาะที่ต้องดำเนินการในสปรินต์นี้ เช่น คุณสมบัติใดที่จะพัฒนา
- เพื่อแบ่งงานให้กับสมาชิกในทีมและให้แน่ใจว่าทุกคนทราบหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง
การประชุมนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและเตรียมความพร้อมสำหรับความสำเร็จในสปรินท์ที่กำลังจะมาถึง
วิธีการจัดการประชุมวางแผนสปรินต์อย่างมีประสิทธิภาพ
ตอนนี้ เพื่อดำเนินการประชุมวางแผนสปรินท์ให้ประสบความสำเร็จ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- ทำให้สั้น: อย่าปรับเปลี่ยนวาระหลัก (การวางแผน) ด้วยการหารือที่ไม่จำเป็น ให้บันทึกการประชุมกระชับและตรงประเด็น
- เตรียมความพร้อม: อัปเดตแบ็กล็อกของผลิตภัณฑ์และยืนยันความพร้อมของทีมเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานในขั้นตอนการวางแผนเริ่มต้นเป็นไปอย่างราบรื่น
- กำหนดวาระการประชุม: ระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจนและจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อที่จะหารืออีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยให้การประชุมสั้น กระชับ เข้าใจง่าย และไม่ยืดเยื้อ
- กำหนดเป้าหมายสปรินต์: ร่วมกันกำหนดเป้าหมายสปรินต์ที่ชัดเจนและกระชับซึ่งสรุปวัตถุประสงค์ของคุณได้อย่างครบถ้วน ควรกำหนดเป้าหมายสปรินต์อย่างสมจริงเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าและหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลา
- การแบ่งงานและการประมาณเวลา: แบ่งเป้าหมายของคุณออกเป็นงานที่สามารถทำได้จริง และประมาณเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละชิ้นให้เสร็จสิ้น คำนึงถึงศักยภาพของทีมและผลงานที่ผ่านมาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มอบหมายงานให้พวกเขามากเกินไป
- ชี้แจงข้อสงสัย: ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผยและแก้ไขข้อกังวลอย่างรวดเร็ว
- สรุป: สรุปสิ่งที่คุณได้ตัดสินใจไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับเป้าหมายของสปรินต์ และจบการประชุมด้วยบรรยากาศที่ดี
ผลลัพธ์: เมื่อสิ้นสุดการประชุม คุณจะมีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนสำหรับสปรินท์ที่กำลังจะมาถึง
2. การประชุมสครัมประจำวันหรือการประชุมแบบยืน
การประชุมสครัมประจำวันหรือการประชุมแบบยืนเป็นกระบวนการตรวจสอบสั้น ๆ ที่จัดขึ้นเป็นประจำในช่วงไทม์ไลน์ของสปรินต์ กระบวนการสครัมนี้มักเป็นการประชุมแบบ Agile ที่สั้นที่สุดและเกิดขึ้นบ่อยที่สุดเมื่อเทียบกับการประชุมทั้งสี่ประเภท
วัตถุประสงค์คือเพื่อให้ทีมสครัมได้หารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน ระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานได้ตามแผน ในระหว่างการประชุมสแตนด์อัพ สมาชิกแต่ละคนจะถูกขอให้ตอบคำถามสามข้อ:
- พวกเขาทำอะไรสำเร็จเมื่อวานนี้?
- พวกเขาวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จในวันนี้?
- มีอุปสรรคใดบ้างที่พวกเขาคาดการณ์ไว้หรือไม่?
สครัมมาสเตอร์เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมสแตนด์อัพประจำวัน บันทึกประเด็นปัญหาที่หยิบยกขึ้นมา และนำเสนอแนวทางแก้ไขหลังจากนั้น โดยรวมแล้ว การประชุมสแตนด์อัพประจำวันช่วยให้เกิดความโปร่งใส ความร่วมมือ และการทำงานที่สอดคล้องกันภายในทีม
วิธีการจัดการประชุมสครัมประจำวันอย่างมีประสิทธิภาพ
มาดูเคล็ดลับบางประการในการจัดการประชุมสครัมประจำวันให้ราบรื่น เพื่อให้ทีมของคุณยังคงมีระเบียบและกระตือรือร้นอยู่เสมอ:
- กำหนดเวลาและสถานที่ที่สม่ำเสมอ: ให้ประชุมสั้น ประมาณ 15 นาที เพื่อรักษาสมาธิและทำงานให้เสร็จมากขึ้น ควรเลือกเวลาและสถานที่เดิมทุกวัน เพื่อให้ทุกคนทราบเวลาและสถานที่ที่จะประชุม
- กำหนดการประชุมที่มีโครงสร้าง: ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ระหว่างการประชุม โดยมุ่งเน้นไปที่คำถามและงานหลักสามข้อ หลีกเลี่ยงการออกนอกประเด็นด้วยการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง
- การมีส่วนร่วม: ให้ทีมของคุณเข้าร่วมการประชุมเพื่อความร่วมมือและความรับผิดชอบที่ดีขึ้น
- การแก้ไขปัญหา: จัดการกับปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากการประชุมทันที หาทางแก้ไขและมอบหมายการดำเนินการตามความจำเป็น
- ติดตามผลอย่างต่อเนื่อง: บันทึกประเด็นสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการจากการประชุม ติดตามผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับงานที่พวกเขาต้องทำให้เสร็จภายในสิ้นวัน
ผลลัพธ์: การดำเนินการประชุมสครัมประจำวันอย่างสม่ำเสมอและการติดตามความสำเร็จของทีมจะช่วยให้สามารถระบุและแก้ไขอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้
3. การทบทวนการวิ่ง
การประชุมทบทวนการสปรินต์คือการประชุมสครัมที่ทีมพัฒนาจะนำเสนอผลงานที่เสร็จสิ้นในสปรินต์นั้นต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น เจ้าของผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการโครงการ หรือนักลงทุน
การทบทวนการสปรินต์มักจะเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดแต่ละสปรินต์ โดยในอุดมคติ การนำเสนอและทบทวนผลิตภัณฑ์ควรใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง เพื่อให้มีเวลาเพียงพอสำหรับการนำเสนอและการให้ข้อเสนอแนะ
วิธีทำให้การประชุมทบทวนการสปรินต์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เพื่อให้การประชุมทบทวนการสปรินท์มีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- การฝึกฝนและการเตรียมตัว: ให้แน่ใจว่าผู้นำทีมเตรียมตัวมาอย่างดีสำหรับการทบทวนสปรินต์ รวมถึงการฝึกซ้อมด้วยการสาธิตจำลองเพื่อสื่อสารคุณค่าทางธุรกิจของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เข้าใจเป้าหมาย: ตระหนักว่าการทบทวนการสปรินต์เป็นการนำเสนอเดโมและรวบรวมข้อเสนอแนะและข้อมูลเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อปรับปรุงข้อเสนอผลิตภัณฑ์
- จัดการประชุมอย่างมีโครงสร้าง: ปฏิบัติตามวาระการประชุมที่มีโครงสร้าง ซึ่งรวมถึงการทบทวนผลลัพธ์ของสปรินต์ที่ผ่านมา การหารือและนำเสนอผลงานที่เสร็จสิ้นแล้ว การอัปเดตสถานะโครงการ และการร่วมมือกันวางแผนขั้นตอนถัดไป
- มีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างกระตือรือร้น: ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าความคิดเห็นของพวกเขาได้รับการฟังและนำมาใช้ในพัฒนาการของผลิตภัณฑ์ในอนาคต
- ใช้ประโยชน์จากข้อเสนอแนะ: ใช้ข้อเสนอแนะที่ได้รับระหว่างการทบทวนเพื่อปรับแต่งรายการงานในผลิตภัณฑ์และปรับปรุงผลลัพธ์ของโครงการอย่างต่อเนื่อง
ผลลัพธ์: การประชุมทบทวนการสปรินต์เป็นโอกาสในการตรวจสอบความสามารถของทีม, รวบรวมข้อเสนอแนะ, หารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น, และวางแผนขั้นตอนต่อไป.
4. การประชุมทบทวนการทำงานแบบสปรินต์
การประชุมทบทวนการวิ่งสปรินต์จัดขึ้นหลังจากการทบทวนการวิ่งสปรินต์เพื่อสะท้อนถึงผลงานของทีมในระหว่างการวิ่งสปรินต์
การประชุมนี้นำโดยสครัมมาสเตอร์ มีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้ดี ปัญหาที่เกิดขึ้น และงานที่อาจปรับปรุงได้ การประชุมครั้งนี้มีเป้าหมายเพื่อประเมินสปรินต์ที่ผ่านมา และกำหนดรายการที่ต้องดำเนินการเพื่อปรับปรุงการร่วมมือและประสิทธิภาพในสปรินต์ต่อไป
ผู้เข้าร่วมประกอบด้วยทีมพัฒนาและสครัมมาสเตอร์ โดยระยะเวลาโดยทั่วไปจะอยู่ระหว่าง 45 นาทีถึงสามชั่วโมง ขึ้นอยู่กับความยาวของสปรินท์
วิธีทำให้การประชุมทบทวนการทำงานแบบสปรินต์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
นี่คือวิธีการปฏิบัติที่เป็นประโยชน์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมย้อนกลับสปรินต์:
- กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน: กำหนดหัวข้อที่จะหารือล่วงหน้าเพื่อให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายชัดเจนและป้องกันไม่ให้ยืดเยื้อโดยไม่จำเป็น
- เริ่มต้นด้วยน้ำเสียงเชิงบวก: เริ่มต้นการประชุมด้วยบรรยากาศที่ดี แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จก่อนที่จะเข้าสู่ประเด็นที่ต้องปรับปรุง ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาแทนที่จะโทษกันและกัน
- ใช้เทคนิคที่มีโครงสร้าง: นำเทคนิคและรูปแบบที่มีโครงสร้างมาใช้ เช่น การทบทวนแบบ Mountain Climber ซึ่งให้กรอบแนวคิดเชิงสัญลักษณ์แก่ทีมในการสะท้อนการทำงานของสปรินต์ เปรียบเสมือนการปีนเขา โดยระบุอุปสรรค ความเสี่ยง ปัจจัยสนับสนุน และแหล่งความช่วยเหลือตัวอย่างอื่น ๆของการทบทวนสปรินต์ได้แก่ Mad Sad Glad, Starfish, Sailboat และอื่น ๆ อีกมากมาย
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการประชุมแบบ Agile
โปรดพิจารณาข้อควรปฏิบัติและข้อควรหลีกเลี่ยงเหล่านี้เพื่อดำเนินการประชุมแบบ Agile อย่างมีประสิทธิภาพ:
| สิ่งที่ควรทำ | สิ่งที่ห้ามทำ |
| กำหนดเวลาการประชุมของคุณเพื่อการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ การตัดสินใจ และการให้ความสนใจที่เท่าเทียมกันกับทุกหัวข้อ กำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม | อย่าปล่อยให้การประชุมออกนอกประเด็นหรือยืดเยื้อโดยไม่จำเป็น เพราะจะนำไปสู่การสูญเสียประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วม |
| ยึดตามวาระการประชุมเพื่อรักษาประสิทธิภาพและให้แน่ใจว่าทุกหัวข้อได้รับการพิจารณาภายในเวลาที่กำหนด | อย่าจัดการประชุมโดยไม่มีวัตถุประสงค์หรือวาระการประชุมที่ชัดเจน ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ |
| แก้ไขอุปสรรคเพื่อให้แน่ใจว่าทีมสครัมของคุณมีกระบวนการทำงานที่ราบรื่นขึ้น โดยการร่วมกันระบุและแก้ไขปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ที่ขัดขวางความก้าวหน้า | หลีกเลี่ยงการควบคุมการประชุมแบบ Agile ของคุณมากเกินไปโดยการควบคุมและตรวจสอบทุกรายละเอียดของทีมของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน มันขัดขวางความคิดสร้างสรรค์และนำไปสู่ปัญหาความไว้วางใจ |
| ส่งเสริมความโปร่งใสและการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและมุมมองที่หลากหลาย | อย่าขัดจังหวะหรือครอบงำการสนทนา เพราะจะส่งผลต่อการทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์ ทุกคนควรมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็นของตนเอง |
| จดบันทึกประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการที่พูดคุยกันในระหว่างการประชุม เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำและติดตามผลหลังการประชุม | อย่าทำหลายอย่างพร้อมกันระหว่างการประชุม เพราะอาจแสดงถึงความไม่สนใจและรบกวนกระแสการสื่อสารได้ งดตรวจสอบอีเมล ส่งข้อความ หรือทำงานที่ไม่เกี่ยวข้อง |
| ติดตามการดำเนินการและข้อตัดสินใจที่ได้ทำไว้ในระหว่างการประชุมเพื่อให้เกิดความรับผิดชอบและความคืบหน้า | หลีกเลี่ยงช่วงเช้าตรู่หรือช่วงบ่ายแก่ ๆ ที่ผู้คนอาจมีความตื่นตัวน้อยลง ให้เลือกเวลาที่ทุกคนพร้อมและมีสมาธิมากที่สุด |
5 เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดประชุมแบบ Agile
มาดูเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการประชุมแบบ Agile กัน:
1. ใช้ ClickUp เพื่อวางแผนและดำเนินการประชุมแบบ Agile ของคุณ
เปลี่ยนการประชุมแบบ Agile ของคุณด้วยClickUp— เครื่องมือที่มีชีวิตชีวาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและความมีประสิทธิภาพ
ใช้การจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUpเพื่อจัดการทีมของคุณ วางแผน จัดระเบียบ และดำเนินการประชุมแบบ Agile—การวางแผนสปรินต์ การประชุมประจำวัน หรือการทบทวนผลงาน
ClickUp มีคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายและเทมเพลต Agileที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับวิธีการ Agile เช่น Scrum หรือ Kanban ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบงาน ติดตามความคืบหน้า และทำงานร่วมกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ClickUp ช่วยให้การประชุมแบบ Agile ของคุณมีประสิทธิภาพ มุ่งเน้น และนำไปปฏิบัติได้จริง เสริมพลังให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย
มาเจาะลึกคุณสมบัติสำคัญของ ClickUp ที่ช่วยให้การประชุมแบบ Agile เป็นไปอย่างราบรื่นไร้ปัญหา
ClickUp Meetings
ใช้ClickUp Meetingsเพื่อทำทุกอย่างที่คุณต้องการสำหรับการประชุม Agile ของคุณในที่เดียว
นี่คือวิธีการทำงาน:
- พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์: จดบันทึก วางแผนวาระการประชุม และกำหนดงานให้กับทีมของคุณ—ทั้งหมดในที่เดียว
- แก้ไขได้ง่าย: ทำให้ประเด็นสำคัญโดดเด่นด้วยเครื่องมือแก้ไขของ ClickUp เน้นจุดสำคัญหรือจัดระเบียบบันทึกของคุณได้ตามต้องการ
- ความคิดเห็นที่ได้รับมอบหมาย: มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณจากส่วนความคิดเห็น สร้างรายการที่ต้องดำเนินการและติดตามจนกว่าจะเสร็จสิ้นโดยไม่ต้องออกจากส่วนความคิดเห็น
- รายการตรวจสอบ: ติดตามสิ่งที่คุณต้องหารือในการประชุมของคุณด้วยคุณสมบัติรายการตรวจสอบของ ClickUp. รายการทุกสิ่งที่คุณต้องการจะครอบคลุม และทำเครื่องหมายถูกเมื่อคุณทำเสร็จ
- คำสั่งสแลช: ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นในระหว่างการประชุมด้วยคำสั่งสแลช. พิมพ์ '/' ในกล่องข้อความใด ๆ และทำหลายการกระทำได้ในคลิกเดียว
- งานที่ทำซ้ำ: ตั้งค่าวาระการประชุมเพียงครั้งเดียวและใช้ซ้ำได้หลายครั้ง เป็นวิธีที่ง่ายในการทำให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น
ClickUp Brain
อย่าเสียเวลาหลายชั่วโมงในการวางแผนวาระการประชุม จดบันทึก และมอบหมายงาน
ด้วยClickUp Brain คุณสามารถทำให้กระบวนการประชุมของคุณราบรื่นได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่การสร้างวาระการประชุมไปจนถึงการสรุปบันทึกการประชุม นี่คือผู้ช่วย AI ที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมแบบ Agile ของคุณ
- การวางแผนวาระการประชุม: ให้ ClickUp Brain วางแผนวาระการประชุมโดยการวิเคราะห์การประชุมที่ผ่านมาและเสนอหัวข้อตามลำดับความสำคัญของทีมและการสนทนาก่อนหน้านี้
- การสร้างวาระการประชุม: สร้างวาระการประชุมที่มีโครงสร้างอย่างเป็นระบบโดยอัตโนมัติจากหัวข้อและงานที่ได้รับระบุไว้ระหว่างการวางแผนวาระการประชุม
- หมายเหตุการสรุป: ClickUp Brain จะสรุปประเด็นสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติจากการประชุม มันจะดึงข้อมูลที่จำเป็นจากบันทึกการประชุมและนำเสนอในรูปแบบที่กระชับ
มุมมองปฏิทิน ClickUp
รักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและทีมของคุณให้สอดคล้องกันด้วยมุมมองปฏิทินของ ClickUp
นี่คือวิธีการทำงาน:
- สร้างภาพในใจ: จัดการไทม์ไลน์และมองเห็นตารางงานของทีมได้อย่างง่ายดายทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เพื่อติดตามโครงการในระดับภาพรวมหรือเจาะลึกถึงรายละเอียดงานแต่ละรายการ ปรับแต่งปฏิทินของคุณให้แสดงเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมในแต่ละวัน และแชร์กับทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
- จัดระเบียบ: จัดตารางงานหรือกิจกรรมได้อย่างง่ายดายด้วยฟีเจอร์ลากและวาง พร้อมตัวเลือกการจัดเรียงงานตามสถานะ ความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ และอื่น ๆ ช่วยให้คุณบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยตรงจากมุมมองปฏิทิน
- การผสานรวม: ซิงค์ Google Calendar ของคุณกับ ClickUp เพื่อจัดการงานและการประชุมได้อย่างราบรื่น เปิดการประชุมแบบ Agile ได้โดยตรงจากมุมมองปฏิทินของคุณและดูงานทั้งหมดใน ClickUp ควบคู่ไปกับกิจกรรมใน Google Calendar ด้วยการซิงค์แบบสองทาง
ClickUp Reminders
ClickUp Remindersเปรียบเสมือนผู้ช่วยส่วนตัวสำหรับการประชุมแบบ Agile ที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณไม่พลาดทุกเรื่องสำคัญ
นี่คือวิธีที่พวกเขาทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น:
- การจัดการวาระการประชุม: ทำให้การประชุมของคุณตรงประเด็นโดยใช้การแจ้งเตือนเพื่อจัดทำและแชร์วาระการประชุมล่วงหน้า นอกจากนี้ยังสามารถกระตุ้นให้สมาชิกในทีมเพิ่มหัวข้อที่ต้องการหารือได้อีกด้วย
- การจัดการเวลา: ไม่ต้องเริ่มสายอีกต่อไป! ตั้งการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึงและเวลาที่นัดหมายไว้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำให้ทุกคนตรงต่อเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมของคุณอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน
- การติดตามงาน: รักษาความต่อเนื่องหลังการประชุมโดยการตั้งการแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบรายการดำเนินการและงานที่ได้พูดคุยไว้ เป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทุกคนรับผิดชอบและเดินหน้าต่อไป
2. มีสมาธิในระหว่างการประชุมแบบ Agile
การมีสมาธิในระหว่างการประชุมโครงการนั้นสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การหารือที่มีประสิทธิผล และการสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ. นี่คือคำแนะนำที่จะช่วยคุณได้:
- ใช้สื่อการสอน: ใช้เครื่องมือเช่นกระดานไวท์บอร์ดหรือกระดานดิจิทัลเพื่อให้ทีมมีส่วนร่วมและจดจ่ออยู่กับการเรียนรู้
- ลดสิ่งรบกวน: กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมปิดการแจ้งเตือนและมุ่งความสนใจไปที่การประชุมเท่านั้น
- ใช้เทคนิคเช่นลานจอดรถ: เปลี่ยนทิศทางของการสนทนาที่ออกนอกประเด็นไปยังพื้นที่ที่กำหนดไว้สำหรับการพิจารณาในอนาคต เพื่อรักษาความสนใจในหัวข้อปัจจุบัน
โบนัส:วิธีโฟกัสและ 7 วิธีในการพัฒนาสมาธิ
3. ปฏิบัติตามกระบวนการที่มีระเบียบวินัยในระหว่างการประชุมแบบ Agile
การรักษาการไหลเวียนที่มีระเบียบวินัยในระหว่างการประชุมแบบ Agile นั้นเหมือนกับการยึดติดกับแผนที่—มันช่วยให้ทุกคนอยู่บนเส้นทางเดียวกัน ด้วยการรักษาความเป็นระเบียบและมีสมาธิทีมงาน Agileสามารถใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด สร้างเสริมการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น และบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อรักษาการไหลเวียนที่มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมแบบ Agile:
- สร้างจังหวะการประชุม: กำหนดรูปแบบการประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจน รวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่สม่ำเสมอ เพื่อสร้างการไหลเวียนที่คาดการณ์ได้
- ใช้กรอบการตัดสินใจ: ใช้กรอบการตัดสินใจเช่นโหวตแบบโรมันหรือกำปั้นห้าเพื่อทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพและทำให้การหารือดำเนินต่อไป
- ดำเนินการทบทวนเป็นระยะ: หยุดชั่วคราวเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพของการประชุมและปรับปรุงกระบวนการประชุมตามความจำเป็นเพื่อรักษาการไหลเวียนที่เป็นระเบียบ
4. ความสำคัญของการเตรียมตัวสำหรับการประชุมแบบ Agile
การเตรียมตัวสำหรับการประชุมแบบ Agile เป็นการวางรากฐานสำหรับการหารือที่มีประสิทธิภาพและการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล. ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเตรียมทีมของคุณสำหรับการประชุมแบบ Agile:
- ส่งเสริมการค้นคว้าล่วงหน้าก่อนการประชุม: กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทำความคุ้นเคยกับหัวข้อการประชุมล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะสามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยนำเสนอข้อมูลเชิงลึก ข้อเสนอแนะ และแนวทางแก้ไขที่อิงจากความเข้าใจในหัวข้อการประชุม
- จัดเตรียมเอกสารก่อนการประชุม: แจกจ่ายเอกสารหรือแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าเพื่ออำนวยความสะดวกในการเตรียมตัวอย่างละเอียดและทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบ: เน้นย้ำความรับผิดชอบส่วนบุคคลในการเตรียมการประชุม การมอบหมายงานเตรียมการจะส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกรับผิดชอบในหมู่สมาชิกทีม เนื่องจากแต่ละคนต้องรับผิดชอบในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จก่อนการประชุม
5. หลีกเลี่ยงการสูญเสียเวลาที่มีประสิทธิภาพในการประชุมแบบ Agile
ในการประชุมแบบ Agile ความสำคัญของการหลีกเลี่ยงการสูญเสียชั่วโมงการทำงานที่มีประสิทธิภาพไม่สามารถเน้นย้ำได้มากพอ ทุกนาทีที่ถูกใช้ไปโดยเปล่าประโยชน์เท่ากับโอกาสที่พลาดไปในการก้าวไปสู่เป้าหมายและผลลัพธ์ของโครงการ
ใช้กลยุทธ์เหล่านี้เพื่อให้คุณและทีมของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องระหว่างการประชุมโครงการ:
- วางแผนวาระการประชุมอย่างรอบคอบ: จัดสรรเวลาให้กับแต่ละหัวข้อตามความสำคัญและความซับซ้อน เพื่อให้นำไปสู่การหารืออย่างมีประสิทธิภาพ
- ปรับระยะเวลาการประชุมให้เหมาะสม: ให้จัดการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยยังคงเปิดโอกาสให้มีการอภิปรายที่มีความหมาย หลีกเลี่ยงการเสียเวลาโดยไม่จำเป็น
- ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น: สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยซึ่งทุกเสียงได้รับการรับฟัง โดยมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสในการมีส่วนร่วมอย่างมีความหมายต่อการประชุม
ทำให้การประชุมของคุณคล่องตัวด้วย ClickUp
การเชี่ยวชาญการประชุมแบบ Agile เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีมและผลผลิต
โดยการนำคำแนะนำและกลยุทธ์ที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ไปใช้ ทีมสามารถปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ และขับเคลื่อนการจัดการโครงการสครัมให้ประสบความสำเร็จได้
นอกจากนี้ ClickUp ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการด้วยการนำเสนอขั้นตอนการทำงานที่ปรับแต่งได้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และฟีเจอร์การรายงานที่ครอบคลุมในแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายเพียงหนึ่งเดียว
ลงทะเบียนฟรีและยกระดับการประชุม Agile ของคุณ!
คำถามที่พบบ่อย
1. การประชุมทั้งสี่ใน Agile คืออะไร?
ในวิธีการพัฒนาแบบ Agile มีสี่การประชุมหลัก ซึ่งมักเรียกว่า 'กิจกรรม Scrum' ภายในกรอบการทำงานของ Scrum การประชุมเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และมีความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
พวกเขาคือ:
- การวางแผนสปรินต์
- การประชุมสแตนด์อัพประจำวัน
- การทบทวนการวิ่ง, และ
- การทบทวนการทำงานแบบสปรินต์
2. การประชุมทั้งสี่ใน Scrum คืออะไร?
สครัมมีการประชุมที่สำคัญสี่ครั้งซึ่งช่วยให้ทีมสื่อสารและร่วมมือกันได้ดีขึ้น
- การประชุมวางแผนสปรินต์ เป็นการเริ่มต้นแต่ละสปรินต์ โดยกำหนดงานสำหรับช่วงเวลาถัดไป
- การประชุมสแตนด์อัพประจำวัน จัดขึ้นทุกวัน เพื่อให้มีการอัปเดตความคืบหน้าและแผนงานโดยสังเขป
- กลางสปรินต์, การทบทวนสปรินต์ แสดงผลงานที่เสร็จสมบูรณ์, รวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การทบทวนการวิ่ง ในตอนท้ายของการวิ่งจะสะท้อนกระบวนการ ระบุการปรับปรุง และปรับให้เหมาะสมสำหรับการวิ่งครั้งต่อไป
3. พิธีกรรมทั้งสี่ของ Agile คืออะไร?
กรอบการทำงานแบบ Agile มีพิธีการสี่อย่าง ได้แก่ การวางแผนสปรินต์ การประชุมสแตนด์อัพประจำวัน การทบทวนสปรินต์ และการทบทวนย้อนหลังสปรินต์ ซึ่งช่วยเสริมสร้างการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของทีมพัฒนา