วิธีสร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel

คุณคิดว่าทุกการกระทำมีปฏิกิริยาที่เท่ากันและตรงกันข้ามเสมอหรือไม่?

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนเชื่อว่า 80% ของผลลัพธ์ที่แท้จริงนั้นเกิดจากเพียง 20% ของความพยายามเท่านั้น แนวคิดนี้รู้จักกันในชื่อหลักการพาเรโต หรือกฎ 80/20 ซึ่งถูกนำเสนอโดยวิลเฟรโด พาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลีในปี ค.ศ. 1896

กฎ 80/20 ซึ่งแสดงผ่านแผนภูมิพาเรโต เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการระบุปัจจัยหลักที่มีส่วนสำคัญต่อปัญหาหรือความสำเร็จ วิธีนี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ปัจจัยที่สำคัญที่สุด ซึ่งช่วยให้การปรับปรุงมีเป้าหมายชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แม้ว่าคุณสามารถสร้างแผนภูมิหรือแผนภูมิพาเรโตโดยใช้ Microsoft Excel ได้ แต่มักต้องใช้ขั้นตอนที่ซับซ้อนและอาจใช้เวลามาก

แต่คุณไม่จำเป็นต้องปวดหัวกับการคิดหาวิธีสร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel ใช่ไหม? ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณไปดูขั้นตอนการสร้างแผนภูมิพาเรโตทีละขั้นตอนอย่างละเอียด นอกจากนี้ เรายังจะสำรวจวิธีการทางเลือกอื่นๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิพาเรโตได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

มาเริ่มกันเลย!

การสร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel

กระบวนการสร้างกราฟใน Excelขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้และทักษะการใช้ Excel ของคุณ

ด้วย Microsoft Excel 2016, Excel 365 บนเว็บเบราว์เซอร์หรือแอป, คุณสามารถสร้างแผนภูมิพาเรโตได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

อย่างไรก็ตาม เวอร์ชันเก่าของ Microsoft Excel ไม่มีเครื่องมือสร้างแผนภูมิที่คุณต้องการ และไม่มีตัวเลือกโดยตรงในการสร้างแผนภูมิพาเรโต คุณจะต้องรวมแผนภูมิเส้นและแผนภูมิคอลัมน์เข้าด้วยกันเพื่อให้ได้แผนภูมิพาเรโตใน Excel

มาสำรวจทั้งสองกระบวนการทีละขั้นตอนกันเถอะ

สำหรับ Excel 2016, Microsoft Office 365 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

เพื่อสร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel 2016 หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ

ในตัวอย่างนี้ เราได้ใช้ข้อมูลตอบกลับจากฟรีแลนซ์ที่เปลี่ยนมาทำงานแบบพาร์ทไทม์หรือเต็มเวลาในปี 2020 การสำรวจนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อรวบรวมปัจจัยสำคัญที่สุดที่มีส่วนในการตัดสินใจเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน นับตั้งแต่การแพร่ระบาดของโควิด-19

ขั้นตอนที่ 2: แทรกแผนภูมิพาเรโต

ขั้นตอนที่ 3: จัดรูปแบบแผนภูมิพาเรโต

เพื่อให้แน่ใจว่าแผนภูมิพาเรโตใน Excel ให้ข้อมูลที่ครบถ้วน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ดำเนินการดังต่อไปนี้กับข้อมูลของคุณ:

สำหรับเวอร์ชัน Excel 2013

แม้ว่า Excel 2013 จะไม่มีประเภทแผนภูมิพาเรโตในตัว แต่คุณยังสามารถสร้างได้โดยใช้แผนภูมิแบบผสม ซึ่งจะต้องทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเล็กน้อยเมื่อเทียบกับเวอร์ชัน Excel ที่ใหม่กว่า แต่กระบวนการนี้ไม่ซับซ้อน

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ

คล้ายกับขั้นตอนที่กล่าวไว้ใน Excel 2013 และขั้นตอนที่ใหม่กว่า คุณจะต้องเพิ่มเปอร์เซ็นต์สะสมและคอลัมน์ลงในข้อมูลของคุณ จัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากมากไปหาน้อยก่อนที่จะคำนวณค่าสะสม

ขั้นตอนที่ 2: สร้างแผนภูมิแบบผสม

เมื่อข้อมูลของคุณพร้อมแล้ว ให้เลือกตารางและทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

ภายใต้ตัวเลือกแผนภูมิแบบผสม ให้เลือกการตั้งค่าดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 3: ปรับปรุงแผนภูมิ

ณ ตอนนี้ คุณจะมีแผนภูมิพาเรโตใน Excel 2013 แล้ว อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำขั้นตอนเพิ่มเติมเหล่านี้เพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่ละเอียดขึ้นตามที่คุณเห็นในเวอร์ชัน Excel ใหม่

นั่นแหละ! คุณได้สร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel 2013 สำเร็จแล้ว

สำหรับเวอร์ชัน Excel 2010

สำหรับผู้ที่ใช้ Microsoft Excel 2010 การสร้างแผนภูมิพาเรโตอาจเป็นเรื่องท้าทายเล็กน้อย ในเวอร์ชันนี้การรายงานของ Excelไม่มีตัวเลือกแผนภูมิพาเรโตหรือฟีเจอร์ในการรวมแผนภูมิสองแบบโดยใช้ฟีเจอร์ 'ประเภทแผนภูมิแบบผสม'

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ

คุณสามารถทำตามคำแนะนำที่เราให้ไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ได้ ขั้นแรก จัดระเบียบข้อมูลของคุณในตารางที่มีสองคอลัมน์—คอลัมน์หมวดหมู่และคอลัมน์ค่าที่สอดคล้องกัน จากนั้นจัดเรียงข้อมูลตามลำดับค่าจากมากไปน้อย และเพิ่มค่าสะสมและค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยใช้สูตรหรือฟังก์ชัน 'SUM' ใน Excel 2010

ขั้นตอนที่ 2: สร้างแผนภูมิพื้นฐาน

นี่จะสร้างแผนภูมิคอลัมน์พื้นฐานที่มีสองชุดข้อมูล: ชุดหนึ่งแสดงค่า (จำนวน) และอีกชุดหนึ่งแสดงเปอร์เซ็นต์สะสม

ขั้นตอนที่ 3: จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์สะสม

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มแกนตั้งรอง

หากคุณมาถึงขั้นตอนนี้แล้ว คุณจะเห็นแผนภูมิแท่งที่มีเส้นตรงราบอยู่ เพื่อที่จะได้เส้นโค้งที่คุณต้องการเห็นในแผนภูมิพาเรโต ให้เพิ่มแกนตั้งรองทางด้านขวา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์นี้:

นี่จะเพิ่มแกนตั้งรองทางด้านขวาของแผนภูมิของคุณโดยเฉพาะสำหรับค่าเปอร์เซ็นต์สะสม

ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงแผนภูมิของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณได้สร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel 2010 สำเร็จแล้ว เพื่อให้มีลักษณะและรูปแบบเดียวกับที่คุณเห็นในเวอร์ชัน Excel ล่าสุด คุณสามารถทำการตกแต่งขั้นสุดท้ายได้โดย:

ข้อจำกัดในการสร้างแผนภูมิพาเรโตใน Excel

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือการนำเสนอข้อมูลที่ได้รับความนิยม และยังคงถูกใช้อย่างแพร่หลายในองค์กรส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีความง่ายและสะดวกในการใช้งาน แพลตฟอร์มนี้ก็มีข้อจำกัดหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องการทำการวิเคราะห์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ข้อจำกัดบางประการอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และความมีประสิทธิผลของการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับแผนภูมิพาเรโต ซึ่งข้อจำกัดเหล่านี้ได้แก่:

ป้ายกำกับข้อมูลและการอัปเดตด้วยตนเอง

การซิงค์และนำเข้าชุดข้อมูลขนาดใหญ่จากช่องทางข้อมูลต่าง ๆ ใน Excel นั้นเป็นเรื่องยาก เราจำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือส่งออกข้อมูลในรูปแบบรายงานจากเครื่องมืออื่น ๆ เข้าสู่ Excel ซึ่งกระบวนการนี้ใช้เวลามากและเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน

การสร้างแผนภูมิพาเรโตที่ดึงดูดสายตาใน Excel มักเกี่ยวข้องกับเทคนิคการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน ซึ่งอาจเป็นความท้าทายสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ชำนาญในฟีเจอร์ของ Excel

แม้ว่า Excel จะมีตัวเลือกการปรับแต่งบางอย่าง แต่การเชี่ยวชาญในการใช้งานอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ทั่วไปเครื่องมือแผนภูมิการจัดการโครงการสมัยใหม่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวเลือกการลากและวางพร้อมการควบคุมรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะและการจัดรูปแบบของแผนภูมิพาเรโต

ความท้าทายในการบูรณาการ

แม้ว่า Excel จะมีการจัดรูปแบบและรายงานที่ง่ายต่อการผสานรวมกับเครื่องมือส่วนใหญ่ แต่การผสานข้อมูลจากเครื่องมือติดตามโครงการอื่น ๆเข้าสู่ Excel นั้นไม่ง่ายนัก การผสานแผนภูมิ Excel กับเครื่องมือบริหารโครงการหรือเครื่องมือทำงานร่วมกันอื่น ๆ อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ทำให้กระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ และมักก่อให้เกิดการแยกข้อมูลเป็นกลุ่ม ๆ

ไม่มีการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการอัปเดต

Excel ไม่มีการซิงค์แบบเรียลไทม์หรือการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ซึ่งอาจทำให้การได้ข้อมูลที่เป็นจริงหรือถูกต้องพร้อมแผนภูมิเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมาก แผนภูมิพาเรโตต้องได้รับการอัปเดตทุกครั้งที่มีข้อมูลใหม่เพื่อให้มีความเกี่ยวข้อง และการจัดการกับเวอร์ชันต่าง ๆ ของแผนภูมิเดียวกันอาจเป็นเรื่องที่ยากลำบาก ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนหรือข้อผิดพลาดได้

ขาดคุณสมบัติการปรับขนาด

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของ Excel หรือเครื่องมือสเปรดชีตใด ๆ คือแอปพลิเคชันจะช้าลงเมื่อข้อมูลมีความซับซ้อนและใหญ่ขึ้น ซึ่งอาจนำไปสู่การตอบสนองที่ช้าลง ความล่าช้าที่สังเกตได้ หรือสเปรดชีตทำงานไม่ถูกต้องหรือเกิดการขัดข้อง

ข้อจำกัดเหล่านี้ในการสร้างและรักษาแผนภูมิพาเรโตสามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณและคุณภาพของการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ

เพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้และสร้างแผนภูมิพาเรโตที่มีประสิทธิภาพ แม่นยำ และให้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น อาจพิจารณาตัวเลือกทางเลือกและเครื่องมือควบคุมโครงการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการแสดงข้อมูลและการทำงานร่วมกัน

สร้างแผนภูมิพาเรโตด้วย ClickUp

Microsoft Excel อาจเพียงพอสำหรับการสร้างแผนภูมิพาเรโตพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม สำหรับแผนภูมิพาเรโตแบบโต้ตอบที่อัปเดตข้อมูลและอินพุตล่าสุดโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องใช้โซลูชันขั้นสูงมากกว่า

ในการนำหลักการพาเรโตมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณลองใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมโครงการเช่น ClickUp เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถ:

เข้าใจพื้นที่ที่คุณให้ความสำคัญ

มุมมองตารางของ ClickUpช่วยให้คุณจัดเรียงและมองเห็นข้อมูลจากเครื่องมือและโซลูชันต่างๆ ได้ในแดชบอร์ดเดียว ลืมการป้อนข้อมูลด้วยตนเองไปได้เลย—ใช้ฟังก์ชันนำเข้าหรือคัดลอกและวางข้อมูลของคุณลงในตารางโดยตรง

สร้างข้อมูลของคุณแบบเรียลไทม์เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ จัดระเบียบข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการลากและวางคอลัมน์โดยไม่ต้องใช้สูตร Excel หรือกระบวนการที่ซับซ้อน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ใช้เทมเพลตแผนภูมิแท่งซ้อนของ ClickUpเพื่อแสดงข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบแผนภูมิแท่งซ้อนแบบโต้ตอบ ซึ่งคล้ายกับแผนภูมิพาเรโต วิธีนี้ช่วยให้คุณ:

ร่วมมือกับทีมของคุณ

พิจารณาใช้คุณสมบัติClickUp Whiteboardsเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันในการสร้างแผนภูมิพาเรโตของคุณควบคู่ไปกับองค์ประกอบโครงการอื่น ๆ เช่น งาน แผนงาน และกระบวนการทำงาน

สมาชิกในทีมสามารถทำงานบนแผนภูมิพร้อมกันได้, หารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง, และอัปเดตข้อมูลได้. สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมความโปร่งใสและทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน.

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตสเปรดชีตหลากหลายรูปแบบ คุณสามารถสร้างแผนภูมิเพื่อดูภาพรวมที่เรียบง่ายของจุดเด่นในแผนภูมิพาเรโตของคุณบนแดชบอร์ดตัวเลือกที่ใช้งานง่ายคือเทมเพลตกระดานกราฟแท่ง ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณเปรียบเทียบข้อมูลเชิงปริมาณได้อย่างชัดเจน เทมเพลตนี้ช่วยในเรื่อง:

รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ในแดชบอร์ดที่กะทัดรัด

คุณสมบัติที่ทรงพลังของ ClickUp คือความสามารถในการสร้างข้อมูลจากเครื่องมือต่าง ๆ และแสดงผลในแดชบอร์ดเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องสลับแอปหรือเปิดหน้าต่างหลาย ๆ หน้าเพื่อวิเคราะห์โครงการของคุณอีกต่อไป

ด้วยแดชบอร์ดของ ClickUp เชื่อมต่อข้อมูลของคุณกับองค์ประกอบอื่น ๆ เช่น รูปภาพและลิงก์

มันช่วยให้คุณสามารถใช้หลักการ 80/20เพื่อดูจุดเด่นของแผนภูมิพาเรโตในหน้าต่างเดียว ช่วยให้คุณเข้าใจว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผลสำหรับองค์กรของคุณ

ลองใช้ทางเลือกอื่นของ Excelเช่น ClickUp เพื่อ:

ในขณะที่ ClickUp มีคุณสมบัติการวิเคราะห์และการแสดงผลที่ยอดเยี่ยม ทำให้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการสร้างแผนภูมิพาเรโต แต่ประโยชน์ของมันไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่นั้น โซลูชันการจัดการโครงการและประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรนี้ เป็นคำตอบที่ครอบคลุมสำหรับทุกความต้องการในการจัดการองค์กรของคุณ รวมถึง:

ใช้พลังของหลักการพาเรโตด้วย ClickUp

การวิเคราะห์แบบพาเรโตไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่เป็นการมุ่งสู่ความเป็นเลิศอย่างมีจุดมุ่งหมาย ด้วยการให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุดซึ่งให้ผลลัพธ์สูงสุด คุณจะสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเครียด และเพิ่มประสิทธิผลโดยรวมของคุณ

ด้วยเครื่องมือปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างClickUp การเดินทางนี้จะราบรื่นยิ่งขึ้น ตั้งแต่การกำหนดลำดับความสำคัญและการติดตามความคืบหน้า ไปจนถึงการลดภาระงานที่ไม่จำเป็น ClickUp ช่วยให้คุณสามารถนำหลักการพาเรโตมาใช้และบรรลุผลลัพธ์ที่น่าทึ่งได้

พร้อมที่จะเริ่มต้นการเดินทางสู่ความสำเร็จที่มุ่งเน้นแล้วหรือยัง?เริ่มต้นกับ ClickUpวันนี้เลย!