หากคุณกำลังอ่านบทความนี้อยู่ คุณอาจเคยได้ยินหรือลองใช้กรอบงาน RACI ที่ทำงานอย่างน้อยหนึ่งครั้งแล้ว อาจเป็นเพราะผู้จัดการของคุณพยายามขายแนวคิดนี้ให้คุณเพราะประโยชน์มากมายของมัน หรืออาจเป็นเพราะคุณอ่านบทความเกี่ยวกับ RACI ขณะท่องอินเทอร์เน็ตเพื่อเรียนรู้เทคนิคการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ
อย่างไรก็ตาม เพื่อเป็นการทบทวนความจำ RACI matrix หรือที่เรียกว่า responsibility assignment matrix เป็นกรอบการทำงานสำหรับทีมเพื่อให้งานสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละสมาชิกในทีมอย่างชัดเจน
เมื่อคุณกำลังสงสัยว่าจะมอบหมายงานในที่ทำงานอย่างไรคุณสามารถใช้เมทริกซ์ RACI เพื่อกำหนดระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันที่สมาชิกแต่ละคนในทีมจะมีต่องานหนึ่งๆ ระหว่างโครงการ
นี่คือความหมายของตัวย่อ RACI: ผู้รับผิดชอบ, ผู้รับผิดชอบโดยตรง, ผู้ให้คำปรึกษา, และผู้รับทราบ.
ด้วย RACI แต่ละงานจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่า ซึ่งจะเป็น ผู้รับผิดชอบ ในการดำเนินงานนั้น บุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่าซึ่งจะเป็น ผู้รับผิดชอบ ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา บุคคลหนึ่งคนหรือมากกว่าซึ่งจะเป็น ผู้ให้คำปรึกษา ในระหว่างการทำงาน และบุคคลหนึ่งคนซึ่งจะได้รับ การแจ้งให้ทราบ เกี่ยวกับการดำเนินงาน ความคืบหน้า และเมื่อเสร็จสิ้นแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างของแผนภูมิเมทริกซ์ RACI
มีแม่แบบ RACI matrix ฟรีมากมายให้ดาวน์โหลดทางออนไลน์ หากคุณต้องการทดลองใช้ ตัวอย่างเช่น ClickUp มีแม่แบบ RACI Matrix ฟรีพร้อมใช้งาน เพื่อให้ทีมของคุณจัดระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เทมเพลต RACI Matrix ของ ClickUpเป็นเทมเพลตที่ปรับแต่งได้สูงซึ่งช่วยให้ทีม:
- มอบหมายงานและมอบความรับผิดชอบในงาน
- ปรับปรุงการสื่อสาร, ความรับผิดชอบ, และการร่วมมือ
- หลีกเลี่ยงความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสิ้นเนื่องจากการสื่อสารผิดพลาด
แม่แบบ RACI Matrix จาก ClickUp ไม่ใช่แค่เครื่องมือในการจัดระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามโครงการของคุณและทำให้ทุกคนทราบถึงบทบาทของตนในกระบวนการอย่างชัดเจน ประโยชน์ของการใช้แม่แบบนี้ ได้แก่:
- การมองเห็นและความชัดเจนที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละส่วน
- ความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
- การสื่อสารผิดพลาดและความล่าช้าในงานน้อยลง
- ความสามารถในการมอบหมายงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
แม้ว่าเมทริกซ์ RACI แบบดั้งเดิมจะง่ายต่อการนำไปใช้และกำหนดบทบาทของทุกคนในโครงการได้อย่างชัดเจน แต่ก็ยังมีความท้าทายอยู่ ข้อร้องเรียนทั่วไปที่ผู้เชี่ยวชาญมักยกขึ้นเกี่ยวกับโมเดล RACI ได้แก่:
- มันอาจจะเข้มงวดเกินไป
- มันอาจจะเป็นงานที่มากเกินไปสำหรับโครงการขนาดเล็ก
- มันทำให้เรื่องยุ่งยากสำหรับทีมขนาดเล็กที่มีคนเพียงคนเดียวต้องรับผิดชอบหลายบทบาท
- ผู้จัดการโครงการอาจต้องรับผิดชอบงานทั้งหมดที่ต้องทำ
แต่ประเด็นคือ: ความรับผิดชอบที่ชัดเจนในการบริหารโครงการนั้นสำคัญพอๆ กับกาแฟในเช้าวันจันทร์ หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ คุณก็เหมือนกำลังต้อนแมว—สถานการณ์วุ่นวาย ไร้ประสิทธิภาพ และมีแนวโน้มจะจบลงด้วยการถูกข่วน ดังนั้น หาก RACI ไม่ตอบโจทย์สำหรับคุณ แล้วผู้จัดการโครงการที่ชาญฉลาดควรทำอย่างไร?
โชคดีที่ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ผู้มีอำนาจตัดสินใจได้คิดค้นทางเลือกหลายอย่างสำหรับ RACI ที่รองรับลักษณะการทำงานแบบไดนามิกของทีมได้ดียิ่งขึ้น
การสำรวจทางเลือกของเมทริกซ์ RACI
ไม่ใช่ว่า RACI ไม่มีประโยชน์—เพียงแต่ว่าไม่มีขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกความต้องการในโลกของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
แผนภูมิ RACI มุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลมากกว่าการทำงานเป็นทีม มันไม่ได้สร้างพื้นที่สำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่สมาชิกในทีมหลายคนจำเป็นต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด
การสื่อสารความรับผิดชอบของทีมโดยใช้แบบจำลอง RACI แบบดั้งเดิมอาจเป็นเรื่องยากหากคุณทำงานกับทีมระดับโลกที่กระจายอยู่ตามเขตเวลาต่าง ๆ
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการเลือกกรอบการตัดสินใจที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณไม่ใช่เพียงแค่การฝึกฝน มันคือการเตรียมโครงการและทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ ทุกวิธีการตัดสินใจมีผลกระทบที่แตกต่างกันต่อผลลัพธ์ของโครงการของคุณ
สมมติว่าคุณต้องไปร้านอาหารใหม่ที่คุณไม่เคยไปมาก่อน และคุณไม่รู้วิธีเดินทางไปที่นั่น การใช้ GPS หรือแผนที่กระดาษก็สามารถพาคุณไปถึงจุดหมายได้ทั้งคู่ แต่หนึ่งในนั้นอาจเร็วกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า หรือเหมาะสมกับการเดินทางของคุณมากกว่า
ในทำนองเดียวกัน ในขณะที่ RACI เหมาะสำหรับการมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ RAPID สามารถมีประโยชน์ในการเร่งการตัดสินใจสำหรับโครงการที่มีความอ่อนไหวต่อเวลา หรือ PACSI อาจให้การแบ่งรายละเอียดที่จำเป็นได้ดีกว่าสำหรับโครงการที่มีหลายส่วนเคลื่อนไหว
ดังนั้น มาสำรวจทางเลือกของ RACI เหล่านี้กัน ซึ่งอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสไตล์การจัดการโครงการของคุณ
ทางเลือกที่ขับเคลื่อนด้วยการตัดสินใจ: RAPID และ DACI
ก่อนอื่น เรามีโมเดลบางตัวที่ช่วยให้การตัดสินใจง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น เพราะเราต้องยอมรับว่าครึ่งหนึ่งของการบริหารโครงการคือการตัดสินใจที่ถูกต้อง ไม่ใช่หรือ?
รวดเร็ว
RAPID ย่อมาจาก R แนะนำ, A ตกลง, P ดำเนินการ, I ป้อนข้อมูล, และ D ตัดสินใจ. นี่คือรายละเอียด:
- แนะนำ: บุคคลหรือกลุ่มบุคคลนี้แนะนำแนวทางปฏิบัติ
- เห็นด้วย: พวกเขาต้องเห็นด้วยกับคำแนะนำเพื่อดำเนินการต่อไป
- ดำเนินการ: นี่คือผู้ปฏิบัติงานที่ดำเนินการตามการตัดสินใจที่ได้กำหนดไว้
- ข้อมูลนำเข้า: พวกเขาให้ข้อมูลหรือข้อมูลนำเข้าสำหรับการแนะนำ
- ตัดสินใจ: ผู้มีอำนาจตัดสินใจ, ผู้ที่ทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
💡 RAPID โดดเด่นในสถานการณ์ที่ต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ พร้อมความรับผิดชอบที่ชัดเจน เป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ สตาร์ทอัพ, ทีมพัฒนาแบบอไจล์, และทีมบริหารจัดการวิกฤต
DACI
เมทริกซ์ DACI ย่อมาจาก Driver (ผู้ขับเคลื่อน), Approver (ผู้อนุมัติ), Contributors (ผู้มีส่วนร่วม) และ Informed (ผู้รับทราบข้อมูล) มีลักษณะคล้ายกับ RAPID แต่เน้นในประเด็นที่แตกต่างกันเล็กน้อย:
- ผู้ขับขี่: บุคคลนี้จะเป็นผู้นำโครงการและขับเคลื่อนทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจได้ถูกทำขึ้น
- ผู้อนุมัติ: มีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้าย
- ผู้มีส่วนร่วม: พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญที่จะให้ข้อมูลเพื่อกระบวนการตัดสินใจ
- ได้รับข้อมูล: พวกเขาจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับการตัดสินใจขั้นสุดท้าย แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจนั้น
💡DACI ช่วยในการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจน และเหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการลำดับการบังคับบัญชาที่ชัดเจน มันเหมือนกับสายการผลิตที่ทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งทุกคนรู้บทบาทของตนเอง และกระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น เหมาะสำหรับ บริษัทขนาดใหญ่, โครงการของรัฐบาล, และอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล
👉 หากคุณไม่ทราบว่าอะไรคือการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นี่คือบล็อกที่อธิบายว่ามันคืออะไรพร้อมแบบฟอร์มให้คุณใช้เพื่อช่วยคุณทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กรของคุณ
ทางเลือกที่ขับเคลื่อนด้วยงาน: RASCI และ ARPA
RASCI
RASCI เป็นเวอร์ชันที่ขยายมาจาก RACI โดยเพิ่มระดับความละเอียดในการกำหนดบทบาทให้มากขึ้น ซึ่งประกอบด้วยบทบาทดังต่อไปนี้:
- ผู้รับผิดชอบ: บุคคลที่ดำเนินการทำงานเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
- รับผิดชอบ: บุคคลที่ต้องรับผิดชอบในท้ายที่สุดต่อการทำให้งานเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง
- สนับสนุน: บุคคลที่จัดหาทรัพยากรหรือมีบทบาทสนับสนุนในการทำให้สำเร็จ
- ที่ปรึกษา: บุคคลที่มีความคิดเห็นที่ต้องการได้รับ โดยทั่วไปเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
- ได้รับข้อมูล: บุคคลที่ควรได้รับแจ้งความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยปกติจะแจ้งเฉพาะเมื่อเสร็จสิ้นเท่านั้น
ความแตกต่างหลักระหว่างโมเดล RASCI และ RACI คือการเพิ่มบทบาท 'สนับสนุน' ซึ่งเป็นการยอมรับว่าสมาชิกในทีมบางคนอาจช่วยเหลือผู้รับผิดชอบโดยไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบโดยตรงต่อการทำงานให้สำเร็จ
💡เมทริกซ์ RASCI มีประโยชน์อย่างยิ่งในโครงการที่ซับซ้อนซึ่งงานต้องการการมีส่วนร่วมจากหลายฝ่ายหรือมีความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนและบทบาทสนับสนุนมากมาย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ ทีมข้ามสายงาน, โครงการไอทีขนาดใหญ่, และโครงการก่อสร้าง
อาร์พีเอ
ARPA มีแนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย โดยเน้นที่การไหลของอำนาจและการมีส่วนร่วม:
- ผู้รับผิดชอบ: บุคคลที่มีอำนาจในการอนุมัติหรือยับยั้งงาน
- ผู้รับผิดชอบ: บุคคลที่ปฏิบัติงานจริง
- ผู้เข้าร่วม: บุคคลที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการแต่ไม่รับผิดชอบต่อการทำให้เสร็จสมบูรณ์
- ที่ปรึกษา: บุคคลที่ให้ข้อมูลหรือข้อเสนอแนะตามความเชี่ยวชาญของตน แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมโดยตรง
มันมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการชี้แจงลำดับการบังคับบัญชาและแยกแยะระหว่างผู้ที่ปฏิบัติงานกับผู้ที่กำกับดูแล นอกจากนี้ยังเป็นการยอมรับบทบาทของผู้มีส่วนร่วมที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันแต่ไม่ได้เป็นผู้รับผิดชอบสูงสุด
💡 สำหรับโครงการที่คุณจำเป็นต้องแยกแยะระหว่างผู้มีอำนาจ ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ที่มีความเชี่ยวชาญหรือให้ความช่วยเหลือ คุณสามารถใช้เมทริกซ์ ARPA ได้ เหมาะที่สุดสำหรับ บริษัทที่ปรึกษา โครงการวิจัย และโครงการริเริ่มเชิงกลยุทธ์
ทางเลือกอื่นของ RACI
PACSI
PACSI ย่อมาจาก Perform (ดำเนินการ), Accountable (รับผิดชอบ), Control (ควบคุม), Suggest (เสนอแนะ) และ Informed (มีข้อมูลครบถ้วน) เป็นทางเลือกของ RACI ที่มีบทบาทดังนี้:
- ดำเนินการ: พวกเขาทำงาน
- รับผิดชอบ: พวกเขารับผิดชอบต่อผลลัพธ์
- การควบคุม: พวกเขาตรวจสอบและสามารถคัดค้านการตัดสินใจได้
- แนะนำ: พวกเขาให้ข้อมูลและข้อเสนอแนะ
- ได้รับข้อมูล: พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น
💡PACSI เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายและกระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อน เปรียบเสมือนเค้กหลายชั้น แต่ละชั้นมีรสชาติและวัตถุประสงค์เฉพาะตัว บริษัทขนาดใหญ่ หน่วยงานภาครัฐ และโครงการระดับนานาชาติ ต่างพบว่าโมเดล PACSI มีประสิทธิภาพมากกว่า
RACI-VS
RACI-VS เพิ่มบทบาทใหม่สองบทบาทใน RACI: ผู้ตรวจสอบ และผู้ลงนาม
- ผู้ตรวจสอบ: บุคคลที่ตรวจสอบว่างานเป็นไปตามข้อกำหนด
- ผู้ลงนาม: ผู้ที่ลงนามรับรองผลงานขั้นสุดท้าย
💡 โมเดลนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีการควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวดหรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และอุตสาหกรรมที่มีความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด นั่นคือเหตุผลที่มันเหมาะสำหรับ บริษัทเภสัชกรรม อุตสาหกรรมการบินและอวกาศ และบริการทางการเงิน
ดีซีไอ
DCI คือรูปแบบที่ง่ายขึ้นของ RACI ซึ่งให้ความสำคัญกับปัจจัยขับเคลื่อนของโครงการมากขึ้น โดยย่อมาจาก:
- ผู้ตัดสินใจ/ผู้ขับเคลื่อน: กำหนดวิธีการดำเนินงาน
- ปรึกษา: ขอความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือความคิดเห็น
- ได้รับแจ้ง: ไม่ได้มีส่วนร่วมโดยตรงในการทำงาน แต่ควรได้รับแจ้งเมื่อการทำงานเสร็จสิ้น
💡 แบบจำลอง DCI เหมาะที่สุดสำหรับการจัดการโครงการที่เรียบง่ายในทีมขนาดเล็กหรือโครงการที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งแบบจำลอง RACI ไม่มีให้. เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก, บริษัทสตาร์ตอัพ, และแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรขนาดใหญ่.
อาร์ทีเอสไอ
แบบจำลอง RATSI เพิ่มความละเอียดอ่อนในการจัดสรรงานมากขึ้น ช่วยให้เห็นภาพที่ชัดเจนของบทบาทอำนาจและบทบาทการสนับสนุนในโครงการ ประกอบด้วย:
- ความรับผิดชอบ: รับผิดชอบในการทำให้งานสำเร็จ ไม่ใช่รับผิดชอบในการทำงาน
- ผู้มีอำนาจ: ตัดสินใจและรับผิดชอบกิจกรรม ไม่เกี่ยวข้องกับงานประจำวัน
- งาน: รับผิดชอบในการทำงาน
- สนับสนุน: ให้การสนับสนุนหรือคำแนะนำ หากจำเป็น
- แจ้งให้ทราบ: จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับงานเมื่อเสร็จสิ้น
💡เมทริกซ์ RATSI มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแยกแยะว่าใครมีอำนาจในการตัดสินใจจากใครที่รับผิดชอบงาน เหมาะที่สุดสำหรับ องค์กรแบบเมทริกซ์, โครงการข้ามสายงาน, และบริษัทที่ปรึกษา
แผนภูมิแกนต์และโครงสร้างการแบ่งงาน
แม้จะไม่ใช่ทางเลือกโดยตรงของ RACI แต่แผนภูมิแกนต์และโครงสร้างการแบ่งงานเป็นองค์ประกอบย่อย (Work Breakdown Structures) ก็เป็นวิธีเชิงภาพที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายความรับผิดชอบระหว่างสมาชิกในทีมและติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งสองเครื่องมือนี้เปรียบเสมือนอินโฟกราฟิกของการบริหารโครงการ โดยนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนในรูปแบบที่เข้าใจง่าย
แผนภูมิแกนต์ (Gantt chart) เป็นทางเลือกที่มองเห็นได้ชัดเจนแทนเมทริกซ์ RACI ซึ่งแสดงปริมาณงานที่ทีมของคุณได้ทำเสร็จแล้วในช่วงเวลาหนึ่งเมื่อเทียบกับเวลาที่คุณคาดการณ์ไว้ว่าจะเสร็จสิ้น แผนภูมินี้เชื่อมโยงบุคคลกับงานโดยตรงในขณะที่เน้นความพึ่งพาของงานและเส้นเวลา
แผนภูมิแกนต์เหมาะที่สุดสำหรับการแสดงภาพไทม์ไลน์ของโครงการและความสัมพันธ์ระหว่างงาน และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีความสำคัญต่อเวลาและมีงานที่ต้องทำตามลำดับ
คุณอาจกำลังใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) อยู่แล้วก็ได้ มันคือแผนภาพที่แบ่งโครงการใหญ่และซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยหรือส่วนงานที่ง่ายต่อการเข้าใจสำหรับทุกคน ซึ่งช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง จัดระเบียบทุกคน และทำให้มั่นใจว่างานที่สำคัญทั้งหมดได้รับการดำเนินการเสร็จสิ้น
แนวทางนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ โครงการก่อสร้าง, การพัฒนาซอฟต์แวร์, และการเปิดตัวผลิตภัณฑ์.
ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกเฟรมเวิร์กที่เหมาะสม
การเลือกทางเลือกของแผนภูมิ RACI ที่เหมาะสมก็เหมือนกับการเลือกชุดที่สมบูรณ์แบบ—คุณต้องเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโอกาส ความชอบส่วนตัว และเป้าหมายของคุณ
นี่คือบางสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกกรอบการตัดสินใจที่เหมาะสม:
- ขนาดและความซับซ้อนของโครงการ
- โครงสร้างทีมและพลวัต
- วัฒนธรรมการตัดสินใจในองค์กรของคุณ
- การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ระยะเวลาของโครงการและความเร่งด่วน
- ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด
กรอบการทำงานที่ดีที่สุดคือกรอบที่เหมาะกับทีมของคุณและโครงการของคุณ ไม่ใช่การตามเทรนด์ล่าสุด แต่คือการค้นหาสิ่งที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด
📮 ClickUp Insight: การสลับบริบทกำลังค่อยๆ กัดกร่อนประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณอย่างเงียบๆ งานวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่า42% ของการขัดจังหวะในการทำงานเกิดจากการสลับแพลตฟอร์ม การจัดการอีเมล และการกระโดดระหว่างการประชุม แล้วถ้าคุณสามารถกำจัดสิ่งรบกวนที่มีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ล่ะ?ClickUp รวม เวิร์กโฟลว์ (และการแชท) ของคุณไว้ใน แพลตฟอร์มเดียวที่เรียบง่าย เปิดตัวและจัดการงานของคุณจากแชท เอกสาร กระดานไวท์บอร์ด และอื่นๆ อีกมากมาย—ในขณะที่ฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้บริบทเชื่อมต่อ ค้นหาได้ และจัดการได้ง่าย!
การนำทางเลือก RACI ไปใช้
เราได้พูดถึงทางเลือกมากมายแทน RACI มาแล้ว ตอนนี้เรามาพูดถึงวิธีที่คุณสามารถนำกรอบการทำงานเหล่านี้ไปใช้ได้อย่างสมบูรณ์แบบในงานของคุณ!
เข้าสู่ ClickUp!
ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีที่มีคุณสมบัติซึ่งสามารถช่วยทีมโครงการใด ๆ นำไปใช้ทางเลือก RACI ได้
นี่คือคุณสมบัติเด่นของ ClickUp ที่คุณสามารถใช้เพื่อนำมาใช้แทน RACI:
ClickUp Whiteboards
เมื่อนำโมเดลเช่น RASCI มาใช้ ทีมสามารถใช้ClickUp Whiteboardsเพื่อวาดแผนผังแสดงการไหลของงานที่ผ่านบทบาทต่าง ๆ หรือสร้างตารางความรับผิดชอบที่มีรหัสสีได้ วิธีการเชิงภาพนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจตำแหน่งของตนในกระบวนการได้อย่างรวดเร็วและเริ่มทำงานในหน้าที่ของตน
ClickUp Whiteboards มีเครื่องมือต่างๆ เช่น สติ๊กเกอร์โน้ต รูปร่าง ตัวเน้นข้อความ และปากกาในหลากหลายสี เพื่อให้การทำงานร่วมกันทางสายตาบนผืนผ้าใบดิจิทัลที่ขยายออกไปได้อย่างไม่สะดุด คุณสามารถเชื่อมโยง Whiteboards กับ Docs และTasks ใน ClickUpของคุณเพื่อติดตามบทบาทที่ได้รับมอบหมายในขณะที่ดำเนินการตามกรอบการจัดการโครงการที่คุณเลือก
คลิกอัพ ด็อกส์
หลังจากระดมความคิดและวางแผนการดำเนินการบนไวท์บอร์ดแล้ว ให้ใช้ClickUp Docsเพื่อสร้าง จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับกรอบงานที่เลือกขอบเขตของงาน คู่มือบทบาทแผนโครงการ และอื่นๆ
ตัวอย่างเช่น หากคุณได้เลือกแบบจำลอง DACI คุณสามารถสร้างเอกสารที่ระบุรายละเอียดหน้าที่ของผู้ขับขี่ รวมถึงวิธีการเริ่มต้นการตัดสินใจ ผู้ที่ควรมีส่วนร่วม และวิธีการสื่อสารผลลัพธ์ เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงกลาง ซึ่งช่วยให้เกิดความสอดคล้องในการนำไปใช้กรอบงานในโครงการหรือทีมต่าง ๆ
ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp
ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในงานของ ClickUp ได้ เมื่อนำ RACI หรือกรอบการทำงานทางเลือกอื่นมาใช้ คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดต่างๆ เช่น บทบาท ความรับผิดชอบหลัก KPI กำหนดเวลา ฯลฯ ลงในงานเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
ตัวอย่างเช่น สำหรับแบบจำลอง DACI คุณสามารถสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับแต่ละงานเพื่อระบุผู้ที่เป็นผู้ขับเคลื่อน (Driver), ผู้อนุมัติ (Approver), ผู้มีส่วนร่วม (Contributors), และผู้รับทราบ (Informed) ได้ ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถระบุบทบาทของตนสำหรับแต่ละงานได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ดูที่แดชบอร์ดหรือรายละเอียดของงาน ซึ่งช่วยปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจให้ราบรื่นขึ้นและลดการเกิดปัญหาการติดขัด
มุมมองที่กำหนดเองใน ClickUp
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างกันต้องการมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและความรับผิดชอบ. แสดงให้เห็นงาน, ผู้ที่ได้รับมอบหมาย, และความคืบหน้าในลักษณะที่เหมาะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณในทีมผ่านClickUp Views. เลือกจากมุมมองมากกว่า 15 แบบ รวมถึงกระดานคัมบัง, รายการ, แผนภูมิแกนต์, มุมมองปฏิทิน, มุมมองตาราง, และมุมมองทีม.
ตัวอย่างเช่น ในแบบจำลอง ARPA ผู้รับผิดชอบอาจใช้มุมมองปฏิทินหรือมุมมองกังต์ต์ที่แสดงความคืบหน้าของโครงการโดยรวม ในขณะที่ผู้รับผิดชอบงานแต่ละงานอาจใช้มุมมองที่ละเอียดมากขึ้น เช่น มุมมองรายการ
การพึ่งพาของงานใน ClickUp
ทางเลือกของ RACI หลายแบบเกี่ยวข้องกับกระบวนการตัดสินใจหรือการอนุมัติแบบลำดับ สำหรับกรอบงานเช่นนี้ ฟีเจอร์Task Dependencies ของ ClickUpจะแสดงลำดับของการดำเนินงานและผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละส่วน
ตัวอย่างเช่น ในแบบจำลอง RACI-VS คุณสามารถกำหนดการพึ่งพาสำหรับกระบวนการที่มีอยู่เพื่อให้แน่ใจว่างานจะเคลื่อนผ่านขั้นตอนของผู้รับผิดชอบ (Responsible), ผู้รับผิดชอบหลัก (Accountable), ผู้ตรวจสอบ (Verifier), และผู้ลงนาม (Signatory) ตามลำดับที่ถูกต้องได้ ซึ่งช่วยป้องกันไม่ให้งานก้าวหน้าไปก่อนที่จะได้รับการอนุมัติหรือตรวจสอบแล้ว ซึ่งช่วยลดการแก้ไขและทำซ้ำที่มีค่าใช้จ่ายสูง
มุมมองแชทและความคิดเห็นใน ClickUp
สื่อสารโดยตรงภายในงานในเวลาจริงผ่านมุมมองแชทของ ClickUpหรือติดตามความคืบหน้าผ่านความคิดเห็นเพื่อการร่วมมือที่ราบรื่น
มุมมองแชทของ ClickUp เหมาะสำหรับ:
- คำถามด่วน: หาคำตอบทันทีสำหรับคำถามโดยไม่ขัดจังหวะกระบวนการทำงาน
- การระดมความคิด: สร้างสรรค์ไอเดียและแนวทางแก้ไขร่วมกันภายในแชทเฉพาะ
- การหารืออย่างไม่เป็นทางการ: ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและการแบ่งปันความรู้ระหว่างสมาชิกในทีม
ความคิดเห็นเหมาะที่สุดสำหรับการอภิปรายเฉพาะงานและการให้ข้อเสนอแนะ ใช้เพื่อ:
- ให้ข้อเสนอแนะโดยละเอียด: ให้คำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์หรือข้อเสนอแนะโดยตรงเกี่ยวกับงาน
- การตัดสินใจเอกสาร: บันทึกการหารือที่สำคัญและผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน
- ติดตามความคืบหน้า: ตรวจสอบการอัปเดตงานและให้ข้อมูลเพิ่มเติมตามความจำเป็น
โดยการผสานรวมระหว่างมุมมองแชทและความคิดเห็นอย่างมีประสิทธิภาพ ทีมสามารถปรับปรุงการสื่อสารให้ราบรื่นขึ้น, เสริมสร้างการทำงานร่วมกัน, และทำให้การหารือทั้งหมดถูกบันทึกและจัดระเบียบอย่างเหมาะสมภายในโครงการ
ในแบบจำลอง RASCI ตัวอย่างเช่น บทบาทของผู้สนับสนุนและผู้ให้คำปรึกษาสามารถใช้ความคิดเห็นเพื่อให้ข้อมูลย้อนกลับโดยตรงเกี่ยวกับงานเฉพาะได้ ซึ่งช่วยให้การสื่อสารทั้งหมดอยู่ในบริบทและทำให้ผู้รับผิดชอบมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือ
การแจ้งเตือน ClickUp
การบริหารโครงการอย่างชาญฉลาดต้องมีการอัปเดตความคืบหน้าและการเปลี่ยนแปลงให้ทุกคนทราบอยู่เสมอ และClickUp Notificationsก็เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานนี้
ในแบบจำลอง RAPID สมาชิกทีมสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้พวกเขาทราบเมื่อถึงเวลาที่ต้องดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่รับผิดชอบการเห็นชอบสามารถได้รับการแจ้งเตือนทันทีเมื่อผู้ที่รับผิดชอบการเสนอแนะเสร็จสิ้นการดำเนินการของตน ซึ่งช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว
ด้วย ClickUp คุณสามารถนำทางเลือก RACI ใด ๆ มาใช้และทำให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความพยายามน้อยที่สุด ต้องการปฏิบัติตามโมเดล RAPID หรือไม่? ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อระบุผู้แนะนำ ผู้เห็นด้วย และอื่น ๆ ตามต้องการ ต้องการนำ DACI มาใช้ใช่ไหม? ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่แสดงอย่างชัดเจนว่าใครคือผู้ขับเคลื่อนและผู้ที่อนุมัติสำหรับแต่ละงาน
ความยืดหยุ่นของ ClickUp ในฐานะเครื่องมือการจัดการโครงการหมายความว่าคุณสามารถปรับให้เข้ากับกรอบการทำงานใดก็ได้ที่คุณเลือก มันสามารถกลายเป็นซอฟต์แวร์การมอบหมายงาน ช่วยคุณในการดำเนินโครงการ และอีกมากมาย!
พื้นฐานการบริหารโครงการ
จาก RAPID ถึง RASCI จาก DACI ถึง ARPA เราได้สำรวจทางเลือกของ RACI มากมายที่นี่
ประเด็นสำคัญที่ควรจดจำคือ?
ไม่มีวิธีแก้ปัญหาแบบเดียวที่เหมาะกับทุกโครงการ การจัดการโครงการที่ดีที่สุดคือกรอบการทำงานที่เหมาะกับทีมของคุณ โครงการของคุณ และเป้าหมายของคุณอย่างลงตัว
และนี่คือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วย
ไม่ว่าคุณจะเลือกทางเลือก RACI แบบใด ClickUp ก็มีศักยภาพที่จะทำให้มันทำงานได้อย่างราบรื่น มันเหมือนไม้กายสิทธิ์สำหรับการจัดการโครงการ—ไม่ว่าคุณต้องการอะไร ClickUp ก็สามารถทำให้เกิดขึ้นได้
ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ClickUpฟรีตอนนี้