การส่งงานตรงเวลา: 10 กลยุทธ์ที่จะไม่พลาดกำหนดส่งอีกต่อไป

ก่อนที่จะเริ่มโครงการใด ๆ หนึ่งในสิ่งแรกที่ผู้จัดการกำหนดคือเส้นตาย หรือก็คือวันก่อนที่โครงการจะต้องส่งมอบให้เสร็จสิ้น เส้นตายนี้ หรือที่เรียกว่าวันครบกำหนด ทำหน้าที่เป็นจุดสิ้นสุดของโครงการ

ในการศึกษาผู้จัดการผลิตภัณฑ์Gartnerพบว่า 45% ของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ล่าช้าอย่างน้อยหนึ่งเดือน! ในโครงการต่างๆ แผนกต่างๆ องค์กรต่างๆ และภูมิภาคต่างๆ การพลาดกำหนดเวลาเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยพอสมควรด้วยเหตุผลต่างๆ

ในบทความบล็อกนี้ เราจะสำรวจว่าทำไมการปฏิบัติตามกำหนดเวลาจึงมีความสำคัญ, คุณเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง, และวิธีปรับปรุงโอกาสในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในโครงการของคุณ

ความสำคัญของการปฏิบัติตามกำหนดเวลา

ขณะที่ลงนามในเส้นประ ทีมโครงการได้ให้คำมั่นสัญญาต่อกำหนดเวลา การให้คำมั่นสัญญานี้เองก็เป็นเหตุผลเพียงพอที่จะต้องปฏิบัติตาม แต่ยังมีมากกว่านั้น

ความน่าเชื่อถือ: การปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่คุณให้ไว้เป็นเครื่องหมายพื้นฐานของความน่าเชื่อถือ. มันแสดงให้เห็นว่าคุณน่าเชื่อถือและไว้วางใจได้.

ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน: การส่งมอบโครงการตรงตามกำหนดเวลาแสดงให้เห็นถึงทักษะ ความสามารถ และความเป็นเลิศในการดำเนินงานของคุณ มันแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถประมาณการ กำหนดตารางเวลา และส่งมอบโครงการได้

ความรอบคอบทางการเงิน: บางครั้งสัญญาอาจมีข้อกำหนดค่าปรับสำหรับการส่งมอบล่าช้า ซึ่งหมายความว่าคุณอาจสูญเสียเงินหากไม่สามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาของโครงการได้ การดำเนินโครงการให้เสร็จตรงเวลาจะช่วยให้คุณได้รับเงินตามที่ตกลงไว้

อิสระในการวางแผนล่วงหน้า: เมื่อคุณทราบแน่ชัดว่าโครงการหนึ่งจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา คุณสามารถวางแผนโครงการถัดไปได้อย่างมั่นใจ ซึ่งช่วยส่งเสริมความต่อเนื่องทางธุรกิจ และในทางอ้อมยังช่วยเพิ่มผลกำไรอีกด้วย

แม้ว่าจะไม่ต้องพูดก็รู้ว่า การส่งงานตรงเวลาเป็นสิ่งที่ง่ายที่สุดที่ต้องทำในอาชีพ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

ความท้าทายทั่วไปในการปฏิบัติตามกำหนดเวลา

องค์กรมักเผชิญกับความท้าทายในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่ได้ให้คำมั่นไว้ บางประการที่พบบ่อยที่สุดมีดังนี้

การรับภาระเกินกำลัง: ทีมขายอาจให้คำมั่นเกี่ยวกับกำหนดเวลาเกินความเป็นจริง ซึ่งทีมโครงการประสบปัญหาในการดำเนินการให้ทัน

การประเมินค่าต่ำเกินไป: ทีมโครงการมักประเมินค่าความพยายามที่ต้องใช้ต่ำเกินไป และตกลงรับภาระงานที่มีกำหนดเวลาที่แน่นเกินไปจนเป็นไปไม่ได้

การจัดตารางเวลาที่ไม่สามารถทำได้: ทีมโครงการต้องการเวลาในการทำความเข้าใจข้อกำหนดและเพิ่มพูนความพยายาม การจัดตารางงานตั้งแต่วันแรกทำให้ผู้จัดการโครงการและทีมต้องเผชิญกับการพลาดกำหนดส่งงาน

การจัดลำดับความสำคัญไม่ดี: งานมีลำดับชั้นและความพึ่งพาซึ่งกันและกัน หากไม่จัดลำดับความสำคัญให้ถูกต้อง ทีมจะเผชิญกับความวุ่นวายและความสับสน จนในที่สุดพลาดกำหนดเวลา

การขาดความร่วมมือ: เมื่อสมาชิกในทีมแต่ละคนไม่สื่อสารกันเป็นประจำ ข้อมูลอาจตกหล่นหรือสูญหาย ส่งผลให้งานที่ส่งมอบมีคุณภาพต่ำกว่ามาตรฐาน ซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขใหม่ ทำให้ต้องเร่งงานและส่งผลต่อกำหนดเวลาที่ล่าช้าออกไปอีก

ข่าวดีคือมีองค์กรนับพันที่ได้เผชิญกับความท้าทายเหล่านี้มาก่อน และได้พัฒนากลยุทธ์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการเอาชนะปัญหาเหล่านี้ มาดูแรงบันดาลใจจากพวกเขา!

10 กลยุทธ์ที่พิสูจน์แล้วสำหรับการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา

เพื่อให้กำหนดเวลาเป็นไปได้ จำเป็นต้องเป็นไปได้จริง คือ งานสามารถทำให้เสร็จได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

ก่อนที่คุณจะกำหนดเส้นตายของโครงการ ให้เข้าใจขอบเขตอย่างชัดเจน กำหนดโครงร่างของงาน วางแผนขนาดทีม ประมาณจำนวนชั่วโมงการทำงานที่จำเป็น และวางแผนตารางการส่งมอบงาน หากทุกอย่างดูเป็นไปได้จริง จึงค่อยให้คำมั่นสัญญา

เมื่อคุณได้ตัดสินใจเลือกกำหนดเวลาที่เป็นไปได้แล้ว นี่คือสิบกลยุทธ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้

1. แยกโครงการออกเป็นงานและงานย่อย

โรมไม่ได้สร้างเสร็จในวันเดียว; โครงการของคุณก็เช่นกัน ดังนั้น แบ่งโครงการของคุณออกเป็นส่วนย่อยที่สามารถจัดการได้ของงานที่เล็กกว่า

อย่าลืมภารกิจในการปฏิบัติงานของคุณ เช่น การประชุมสแตนด์อัพ การทบทวนงาน การรายงาน ฯลฯ

2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการงานมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อลดภาระการดำเนินงานของคุณและทีมของคุณ.เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUp สามารถมอบความสามารถให้คุณได้ดังนี้:

การมองเห็น: ทุกคนในทีมสามารถเห็นได้ว่างานอะไรถูกวางแผนไว้ งานอะไรกำลังดำเนินการอยู่ งานอะไรที่เหลืออยู่ และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งช่วยให้ทุกคนได้รับบริบทและสามารถมีส่วนร่วมอย่างครบถ้วน

การเข้าถึง: ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการถูกรวบรวมไว้ในที่เดียวเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ กล่าวคือ ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกัน

การร่วมมือ: มีคำถามสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือไม่? เพียงคอมเมนต์ไว้ใต้ภารกิจและแท็กเพื่อนร่วมงานนั้น พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนและตอบกลับคุณในบริบทที่เหมาะสม ตรงเวลา

การเชื่อมโยง: โครงการหนึ่งไม่ได้เป็นเพียงการรวบรวมงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารประกอบ กระบวนการทำงาน การสนทนา และความรู้ภายในองค์กรอื่น ๆ ด้วย เครื่องมืออย่าง ClickUp สามารถทำให้การเชื่อมโยงเหล่านี้เข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทุกคนในทีม

การประมาณการ: หากคุณเคยบริหารโครงการที่คล้ายกันบน ClickUp มาก่อน คุณมีข้อมูลการดำเนินงานทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถประมาณการความพยายามและวางแผนเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาได้อย่างรวดเร็ว

การวางแผนรายวัน: ClickUp ยังสามารถใช้เป็นแอปวางแผนรายวันได้อีกด้วย โดยให้คุณเห็นภาพรวมอย่างชัดเจนถึงงานที่ต้องทำโดยคุณและทีมของคุณในแต่ละวัน

เมื่อด้าน 'การจัดการโครงการ' ได้รับการดูแลโดย ClickUp แล้ว สมาชิกในทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานของพวกเขาได้

3. ระวังการพึ่งพา

วิธีที่จะพลาดกำหนดเวลาอย่างแน่นอนคือการสมมติว่างานต่างๆ ทำงานแยกกันและสามารถทำเสร็จได้อย่างอิสระ ในความเป็นจริง งานส่วนใหญ่ในโครงการใดๆ ก็ตามขึ้นอยู่กับงานอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาสามารถเริ่มทำงานบนหน้าแรกได้ก็ต่อเมื่อทีมออกแบบได้ทำ UI เสร็จเรียบร้อยแล้ว สำหรับการออกแบบ UI นั้น นักเขียนจะต้องมีเนื้อหาที่เขียนไว้ก่อน ซึ่งพวกเขาสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อทีมธุรกิจได้ให้ข้อมูลเบื้องต้นแก่พวกเขาแล้ว

การล่าช้าในทุกขั้นตอนจะทำให้กำหนดเวลาสุดท้ายเลื่อนออกไปหรือสร้างแรงกดดันที่ไม่สมควรให้กับผู้ที่ทำงานในขั้นตอนสุดท้าย แม้ว่าการมีตารางเวลาที่ละเอียดจะช่วยได้ แต่การจัดการตารางเวลานั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

โปรดคำนึงถึงสิ่งที่ต้องพึ่งพาขณะที่คุณตั้งค่างานงานใน ClickUpอนุญาตให้คุณกำหนดเส้นตายสำหรับแต่ละงานและงานย่อยได้ รวบรวมทีมและหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องพึ่งพาเหล่านั้นกับพวกเขา ขอให้พวกเขาให้คำมั่นว่าจะปฏิบัติตามกำหนดเวลาเพื่อประโยชน์ของโครงการ

แผนผังการพึ่งพาเหล่านี้โดยใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อให้ทุกคนในทีมทราบถึงผลกระทบที่เกิดจากการล่าช้าของพวกเขา

หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของงานและความสัมพันธ์ระหว่างงานลองดูเทมเพลตการจัดลำดับความสำคัญของ ClickUpเพื่อขอความช่วยเหลือ

4. ใช้เส้นโค้งรูปตัว S

เส้นโค้งรูปตัว S คือกราฟทางคณิตศาสตร์ที่แสดงข้อมูลสะสมเป็นจุดต่างๆ บนแกน X และแกน Y โดยทั่วไปโครงการหนึ่งจะมีลักษณะเป็นรูปตัว S จึงเป็นที่มาของชื่อนี้

สมมติว่าคุณกำลังสร้างซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนโค้ดได้ คุณจำเป็นต้องเข้าใจอุตสาหกรรม ประเภทของลูกค้าที่คุณจะมี ข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องเก็บรวบรวม และอื่นๆ สิ่งนี้ต้องใช้เวลาในช่วงแรก

หากคุณกำหนดตารางงานเขียนโค้ดตั้งแต่วันแรก คุณจะพลาดกำหนดส่งงานและทำให้ตัวเองต้องล่าช้าตลอดไป

การวางแผนเวลาและความก้าวหน้าของคุณในรูปแบบของเส้นโค้ง S จะช่วยให้คุณเริ่มต้นอย่างช้าๆ และเร่งการเสร็จสิ้นงานเมื่อเวลาผ่านไป

ใช้ปุ่มเริ่มต้นและกำหนดส่งของ ClickUpสำหรับแต่ละงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดตารางงานได้อย่างเหมาะสม ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเวลาว่างในช่วงเริ่มต้นของโครงการและสามารถสร้างแรงผลักดันได้เมื่อคุณรู้สึกมั่นใจ

5. กำหนดเวลาสำรอง

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการโครงการทำคือการรับปากกับกำหนดเวลาที่แน่นเกินไปแล้วจัดงานสำคัญให้อยู่ใกล้กันเกินไป ซึ่งสร้างปัญหาสองประการที่เฉพาะเจาะจง

ขณะวางแผนโครงการใด ๆ ให้จัดสรรเวลาสำรองไว้ในแอปตารางงานของคุณ ให้สมาชิกในทีมมีเวลาหายใจเพื่อสร้างสรรค์ และไม่เพียงแต่ไล่ทำภารกิจให้เสร็จ

คุณสมบัติการจัดการเวลาของ ClickUpสามารถช่วยคุณได้! เมื่อคุณตั้งค่างาน, งานย่อย, และการพึ่งพาเรียบร้อยแล้ว,ให้ใช้มุมมองปฏิทินของ ClickUpเพื่อดูภาพรวมทั้งหมด

หากกำหนดเวลาใกล้เกินไป ให้ลากและวางไปยังวันอื่น การดำเนินการนี้จะจัดตารางเวลาใหม่โดยอัตโนมัติสำหรับงานที่ขึ้นอยู่กับงานนั้นที่อยู่ถัดไป

แต่จงจำกฎของพาร์กินสันไว้ ซึ่งระบุว่างานจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่มีอยู่สำหรับการทำให้เสร็จ หลีกเลี่ยงการให้เวลาสำรองกับตัวเองมากเกินไปเพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง กำหนดเส้นตายเป็นการสื่อสารถึงความเร่งด่วนที่โครงการต้องทำให้เสร็จ

6. หลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด

การขยายขอบเขตงาน (Scope creep)คือการที่ลูกค้าหรือผู้สนับสนุนโครงการทำการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมวัตถุประสงค์เดิมของโครงการ การขยายขอบเขตงานมักส่งผลให้ปริมาณงานที่ต้องทำเพิ่มขึ้น มีการแทรกงานใหม่ระหว่างดำเนินการ และทำให้แผนการดำเนินงานล่าช้าจากกำหนดเวลา

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด คุณสามารถทำได้โดยการรวบรวมข้อกำหนดที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นเทมเพลตเอกสารข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ (PRD) ของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

หรือคุณสามารถเลื่อนกำหนดการของโครงการออกไปพร้อมกำหนดเส้นตายใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับขอบเขตใหม่

7. ติดตามความก้าวหน้า

คุณเคยอยู่ในสถานการณ์ที่เส้นตายคือวันนี้ แต่คุณยังห่างไกลจากการทำโครงการให้เสร็จหรือไม่? สิ่งนี้เกิดขึ้นโดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการหลายโครงการพร้อมกัน

เพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวายในวันสุดท้าย ควรติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ

8. จัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

หนึ่งในปัจจัยสำคัญของการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จคือการบริหารเวลา คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องโดยการติดตาม ตรวจสอบ และบริหารเวลาของทีมคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถมั่นใจได้ว่าไม่มีใครทำงานเกินกำลังหรือทำงานอย่างไม่มีที่สิ้นสุด และคุณไม่ทำให้พวกเขาล้มเหลวในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด

แม้ว่าจะมีเครื่องมือจัดการเวลาหลายอย่างในตลาด แต่เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อใช้ประโยชน์จากการติดตามเวลาเพื่อความสำเร็จของโครงการจะเป็นประโยชน์กับคุณมากที่สุด

ฟีเจอร์การติดตามเวลาของ ClickUpทำได้ตรงตามนั้น ทีมของคุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อติดตามเวลาจากอุปกรณ์ใดก็ได้ พวกเขาสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลาในขณะที่กำลังทำงานหรือเพิ่มเวลาในภายหลังด้วยการติดตามด้วยตนเอง

พวกเขาสามารถเพิ่มบันทึกในรายการเวลาเพื่ออ้างอิงสิ่งที่พวกเขาใช้เวลาไปได้อย่างชัดเจน พวกเขายังสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้เมทริกซ์การจัดการเวลาได้โดยตรงใน ClickUp

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณสามารถเข้าถึงแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานที่ละเอียด รวมถึงการประมาณเวลาและการติดตามเวลาได้ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพของสมาชิกแต่ละคนในทีม และให้ความช่วยเหลือที่พวกเขาต้องการ

9. อัตโนมัติสิ่งที่คุณสามารถทำได้

งานบริหารโครงการขนาดเล็กและซ้ำซ้อนหลายสิบรายการต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นทุกวัน ผู้จัดการโครงการมักใช้แอปพลิเคชันรายการตรวจสอบประจำวันเพื่อให้มั่นใจว่างานเหล่านี้ได้รับการดำเนินการครบถ้วน

ยกเว้นว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตนเองทั้งหมด ให้ทำการอัตโนมัติให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อประหยัดเวลาในการแก้ปัญหาและช่วยเหลือทีมของคุณClickUp Automationsมีเวิร์กโฟลว์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าแล้วกว่า 100 แบบสำหรับทุกสถานการณ์ของโครงการ เช่น:

ใหม่กับการทำงานอัตโนมัติ? เราพร้อมช่วยเหลือคุณ! นี่คือคู่มือการทำงานอัตโนมัติพร้อมตัวอย่างให้คุณ!

10. สื่อสารเชิงรุกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย

แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่แล้วก็ตาม บางครั้งคุณอาจไม่สามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาได้เนื่องจากปัจจัยที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ตัวอย่างเช่น การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 หรือสงครามในยูเครนได้สร้างปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ในห่วงโซ่อุปทาน ซึ่งส่งผลให้หลายองค์กรต้องเลื่อนกำหนดเวลาออกไป

เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งงานที่อาจจะไม่สามารถทำได้ตามกำหนด ให้แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ทราบ ให้ผู้สนับสนุนโครงการหรือลูกค้าทราบว่ามีความล่าช้าเกิดขึ้น หารือกับทีมโครงการเพื่อดูว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นใกล้กำหนดส่งงานมากขึ้น

อย่าพลาดกำหนดส่งงานอีกต่อไป

การให้คำมั่นสัญญาและการรักษาคำมั่นสัญญาเป็นเครื่องหมายของความเป็นมืออาชีพ. ในฐานะคำมั่นสัญญา กำหนดเวลาเป็นสิ่งที่มีความหมาย.

แม้ว่าจะมีการยอมรับกันอย่างกว้างขวางว่าการพลาดกำหนดเวลาอาจเกิดขึ้นได้บ้าง แต่การล่าช้ากว่ากำหนดก็ไม่ได้สร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อทักษะการบริหารโครงการของคุณ

ปรับปรุงการบริหารโครงการของคุณและไม่มีวันพลาดกำหนดส่งงานด้วย ClickUp คุณต้องการวางแผนโครงการหรือไม่? ใช้การจัดการงาน ต้องการกำหนดเวลา? ใช้วันที่และเวลา คุณกังวลเกี่ยวกับความเชื่อมโยงของงานหรือไม่? เชื่อมโยงงานได้อย่างง่ายดาย

ไม่แน่ใจว่าระยะเวลาที่กำหนดไว้สมเหตุสมผลหรือไม่? ใช้ปฏิทินหรือมุมมองภาระงานเพื่อดูว่าอะไรเป็นไปได้ ต้องการติดตามความคืบหน้าอย่างใกล้ชิดหรือไม่? ใช้แดชบอร์ด จัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน? ไม่มีปัญหา!

ClickUp ถูกออกแบบมาพร้อมทุกเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ไม่เชื่อใช่ไหม? ลองดูด้วยตัวเองสิ