Evenemang för människor närmare varandra och öppnar dörrar för nya möjligheter.
Faktum är att nästan 90 % av marknadsförarna anser att evenemang hjälper deras företag att sticka ut från konkurrenterna, medan 89 % ser dem som avgörande för företagets tillväxt.
Men för att skapa framgångsrika evenemang krävs mer än bara entusiasm. Med rätt mall för evenemangsplanering kan du hålla koll på alla små detaljer och göra hela processen enklare.
I den här artikeln går vi igenom de bästa mallarna för evenemangsplanering i Notion som kan hjälpa dig att hantera dina evenemang på ett framgångsrikt sätt.
De bästa mallarna för evenemangsplanering i korthet
Här är en sammanfattning av alla Notion- och ClickUp -mallar för evenemangsplanering som vi presenterar:
| Mallens namn | Nedladdad mall | Perfekt för | Bästa funktioner | Visuellt format |
| Evenemangskalender från Notion | Ladda ner den här mallen | Team som delar kommande evenemang på ett ögonblick | Datum som delas av teamet, RSVP-länkar, anteckningar, snabba fillänkar | Notion-kalender |
| Julklappsplanerare från Notion | Ladda ner den här mallen | Personer som planerar presenter under en säsong | Presentidéer med budgetar, leveranser, påminnelser | Notion-lista |
| Event Budget Planner från Notion | Ladda ner den här mallen | Planerare som spårar kostnader hos olika leverantörer | Utgiftskategorier, betalningsstatus, sammanställningar och formler | Notion-tabell |
| Estetisk födelsedagsplanerare från Notion | Ladda ner den här mallen | Värdar som arrangerar stilfulla födelsedagsfester | Gästlistor, mat, aktiviteter, lokalens utformning | Notion-tavla |
| Halvmaratonträningsspårare från Notion | Ladda ner den här mallen | Löpare som följer en 8-veckorsplan | Kalenderplanering, milräkning, träningsdagbok | Notion-kalender |
| Community Events av Notion | Ladda ner den här mallen | Arrangörer som presenterar deltagare och roller | Profiler med roller, företag, sociala länkar | Notion-galleri |
| Event Plan av Notion | Ladda ner den här mallen | Team som behöver en fullständig planeringsplan | Mål, målgrupp, schema, logistik, budget | Notion-tabell |
| Allt-i-ett-julplanerare från Notion | Ladda ner den här mallen | Familjer som hanterar presenter, listor och scheman | Presentidéer, inköpslistor, receptsamling, kalendrar | Notion-kalender |
| Vi d ding Planner Hub av Notion | Ladda ner den här mallen | Par som planerar lokaler, leverantörer och dekor | Budgetar, leverantörer, inspirationskartor, gästlistor | Notion-tavla |
| Enkel festplanerare/värdskap med Notion | Ladda ner den här mallen | Värdar som anordnar små till medelstora sammankomster | Inbjudningar med svar, meny, dekor, budget | Notion-lista |
| ClickUp-mall för evenemangsprojektbeskrivning | Få en gratis mall | Projektledare som startar evenemang med en gemensam brief | Mål, omfattning, milstolpsägare, bifogade filer | ClickUp Docs |
| ClickUp-mall för planering av stora evenemang | Få en gratis mall | Team som planerar stora lanseringar och konferenser med många arbetsflöden | Gantt-tidslinjer, evenemangsbeskrivningar, mötesprotokoll, uppdrag | ClickUp Gantt-diagram |
| ClickUp-mall för evenemangsbudget | Få en gratis mall | Team som kontrollerar utgifter inom olika kategorier | Listbaserade utgifter, statusar, kanalbudgetar | ClickUp listvy |
| ClickUp-mall för evenemangshantering | Få en gratis mall | Planerare som behöver samordning mellan flera team för komplexa evenemang | List-, karta-, tidslinje- och budgetvyer med framsteg | ClickUp tidslinjevy |
| ClickUp-mall för evenemangsplanering | Få en gratis mall | Planerare som centraliserar anteckningar om lokal, catering och underhållning | Strukturerat dokument med checklistor, godkännanden och kommentarer | ClickUp Docs |
| ClickUp-mall för evenemangsmarknadsföringsplan | Få en gratis mall | Marknadsförare som planerar en strukturerad kampanj via e-post och sociala medier | Kanalens kalender, uppgiftsägare, budget per kanal | ClickUp-kalender |
| ClickUp-mall för evenemangsmarknadsföring | Få en gratis mall | Team som sköter dagliga marknadsföringsuppgifter | Uppgiftsmall för sociala medier, press och influencer-kontakter | ClickUp-uppgifter |
| ClickUp-mall för evenemangsprojektplanering | Hämta gratis mall | Individer och team som förvandlar idéer till spårbara projektfaser | Lista och kalenderuppföljning, ägare, förfallodatum | ClickUp-kalender |
| ClickUp Enkel mall för evenemangsplanering | Få en gratis mall | Små team som behöver enkel planering med flexibla vyer | Förinställda listor för aktiviteter, faciliteter, fakturering | ClickUp-tavla |
| ClickUp avancerad mall för evenemangsplanering | Få en gratis mall | Team som planerar stora program som sträcker sig över flera dagar eller flera evenemang | 29 statusar, automatiseringar, översikt med flera vyer | ClickUp-arbetsyta |
Vad kännetecknar en bra mall för evenemangsplanering i Notion?
Som evenemangschef uppskattar jag att Notion ger mig ett centraliserat, anpassningsbart utrymme för att hantera alla detaljer i ett evenemang. Från övergripande strategi till detaljerad logistik kan jag skapa dynamiska checklistor, följa upp budgetar, tilldela uppgifter och samla alla relevanta dokument på ett och samma ställe.
Som evenemangschef uppskattar jag att Notion ger mig ett centraliserat, anpassningsbart utrymme för att hantera alla detaljer i ett evenemang. Från övergripande strategi till detaljerad logistik kan jag skapa dynamiska checklistor, följa upp budgetar, tilldela uppgifter och samla alla relevanta dokument på ett och samma ställe.
Den G2-recensionen sammanfattar det väl. En bra Notion-mall för evenemangsplanering fungerar som en samlad plats för allt du behöver, från övergripande mål till de minsta logistiska detaljerna.
Här är några egenskaper du bör leta efter:
- ✅ Tidslinje och checklista för att hålla ordning på uppgifter och deadlines från start till mål.
- ✅ Budgetverktyg för att övervaka utgifter och ha kontroll över ekonomin
- ✅ Leverantörshantering för att organisera kontakter, offerter, betalningar och kontrakt
- ✅ Gästhanteringssystem för att spåra svar, preferenser och sittplatser
- ✅ Central plats för att lagra anteckningar, dokument och länkar på ett lättillgängligt ställe
10 gratis mallar för evenemangsplanering från Notion
Från konferenser till bröllop och små sammankomster – med rätt mall slipper du stressen med att komma ihåg varje liten detalj. Här är några gratis mallar för evenemangsplanering från Notion som hjälper dig att hålla koll på detaljerna och följa schemat.
1. Evenemangskalender från Notion
Notions mall för evenemangskalender ger dig en delad kalender där du kan lägga in kommande evenemang och lägga till alla viktiga detaljer som datum, tider och länkar för anmälan.
Det som gör den unik är att den också fungerar som en kommunikationsplattform. Du kan bifoga dokument, lägga till snabba anteckningar eller dela länkar direkt i kalendern.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Dela evenemangsinformation med hela teamet på ett enkelt ställe.
- Planera workshops, off-sites eller community-sessioner med tydlig översikt.
- Planera konferensdatum och anmälningar
- Skapa en historik över tidigare evenemang som vägledning för framtida planering.
✨ Perfekt för: Team och organisationer som vill ha ett enkelt sätt att hålla alla uppdaterade om kommande evenemang.
👀 Rolig fakta: Primavera Sound slog rekord i Barcelona. Festivalen lockade cirka 293 000 besökare till sin 23:e upplaga, vilket gjorde den till den mest besökta evenemanget någonsin under en enda vecka. Headliners som Charli XCX, Troye Sivan och Sabrina Carpenter bidrog till att evenemanget sålde slut redan i januari. Evenemanget genererade över 300 miljoner euro i ekonomiska intäkter för staden.
2. Julklappsplanerare från Notion
I Home Alone 2 planerar Kevin noggrant sin shoppingtur till leksaksaffären och ser till att han vet exakt vad han behöver innan han går. Hade hans familj planerat sin semester med samma omsorg hade de kunnat undvika kaoset på flygplatsen.
Holiday Gift Planner by Notion hjälper dig att göra just det.
Denna mall gör presentköp mindre stressigt och mer genomtänkt. Du kan logga presentidéer under hela året, hålla koll på budgetar och markera köp efterhand.
Denna mall för evenemangsplanering är precis vad du behöver för att komma ihåg de finare detaljerna: från en väns favoritfärg till en kollegas hobby, allt kommer ihåg och är redo när du behöver det.
Dessutom kan du ställa in påminnelser för onlinebeställningar, spåra leveranser och anpassa kategorier efter din stil, oavsett om du handlar månader i förväg eller trivs med sista minuten-fynd.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Spåra alla på din lista, från familj och vänner till kollegor och kunder.
- Organisera presentidéer med anteckningar om preferenser, allergier eller hobbyer.
- Planera för flera helgdagar eller tillfällen på ett och samma ställe.
- Ställ in påminnelser för leveransdeadlines och håll koll på leveranserna.
✨ Perfekt för: Alla som vill förvandla julhandeln från en stressig rusning till en organiserad och genomtänkt upplevelse.
📖 Läs också: De bästa alternativen till Notion
3. Event Budget Planner från Notion
Priserna har stigit överallt. För alla som planerar ett evenemang innebär den stigande inflationen att lokaler, catering och förnödenheter ofta kostar mer än väntat.
Event Budget Planner by Notion är utvecklad för att ge dig sinnesro i tider som dessa genom att hjälpa dig att planera ansvarsfullt så att firandet aldrig överskrider budgeten.
Denna ultimata mall för evenemangsplanering ger struktur åt en av de svåraste delarna av evenemangsplaneringen: ekonomin. Du kan logga utgifter, kategorisera dem och spåra betalningar, samtidigt som du ser automatiska sammanställningar som beräknar återstående budgetar.
Det som gör den användbar är hur den kan skalas. Oavsett om du planerar en produktlansering, ett bröllop eller en insamling hjälper denna evenemangsbudgetplanerare dig att balansera ambitioner med praktiska aspekter.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Spåra budgetar för flera evenemang på ett organiserat ställe.
- Logga utgifter med kategorier, belopp och betalningsstatus.
- Beräkna totalsummor och återstående medel med automatiska formler.
- Håll alla finansiella detaljer kopplade till den övergripande planeringsprocessen.
✨ Perfekt för: Evenemangsplanerare och team som vill hantera kostnaderna på ett tydligt sätt samtidigt som de fokuserar på oförglömliga upplevelser.
📮 ClickUp Insight: Cirka 32 % av arbetstagarna säger att de har svårt att avsätta tid för privatlivet, men endast 14 % blockerar faktiskt tid för detta i sina kalendrar. Sanningen är att om det inte är inplanerat blir det sällan skyddat.
📆Med ClickUps kalender kan du reservera tid för dig själv på samma sätt som du gör för möten. Synkronisera den med dina externa kalendrar, ställ in återkommande block för både arbete och privat tid, och dra och släpp uppgifter eller evenemang när planerna ändras. Det är ett enkelt sätt att förhindra att sista minuten-arbete smyger sig in i din lediga tid.
💫 Verkliga resultat: Lulu Press rapporterade att de sparade 1 timme per dag per anställd med ClickUp Automations, vilket ledde till en 12-procentig ökning av den totala effektiviteten.
4. Estetisk födelsedagsplanerare från Notion
Nästan en av fyra vuxna ser fram emot födelsedagar mer än något annat årligt evenemang.
Det är logiskt. Födelsedagar ger oss en anledning att stanna upp, samlas med människor vi bryr oss om och fira på ett personligt sätt.
Aesthetic Birthday Planner by Notion är utformad för att hjälpa dig att förverkliga den glädjen. Denna mall kombinerar charm med praktisk funktionalitet. Du kan planera mat, aktiviteter, gästlistor och den perfekta lokalen på ett och samma ställe, allt i en layout som känns stilren och inspirerande.
Det som gör denna Notion-mall speciell är hur lätt den är att anpassa. Oavsett om du anordnar en stor fest eller en lugn middag kan du justera avsnitten så att de passar din vision.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Organisera gästlistor med anteckningar om preferenser eller särskilda behov.
- Planera mat, dekorationer och aktiviteter i ett lättillgängligt format.
- Håll koll på budgeten samtidigt som du lägger till genomtänkta detaljer.
- Spara evenemangsfoton och minnen tillsammans med planen för framtida inspiration.
✨ Perfekt för: Alla som vill skapa födelsedagar som känns stilfulla, organiserade och fulla av personliga detaljer.
👀 Kul fakta: Donauinselfest i Wien är en av världens största gratismusikfestivaler. Den lockar över 3 miljoner människor varje år och är ett utmärkt exempel på hur stora samhällsevenemang kan planeras.
5. Halvmaratonträningsspårare från Notion
Det pågår en större förändring inom löpning just nu. Många löpare föredrar nu att träna med andra eller dela sina framsteg på sociala appar istället för att träna helt ensamma.
Titta bara på Strava-kylskåpstrenden som tog över sociala medier och gjorde träning till något som människor delar lika mycket som de spårar.
Half Marathon Training Tracker by Notion passar perfekt in i den atmosfären genom att ge dig en tydlig, gemensam struktur för dina tävlingsmål.
Denna mall stöder dig genom ett 8-veckorsprogram som ursprungligen skapades för Berlin Half Marathon, men den är tillräckligt flexibel för att passa alla lopp eller träningsprogram. Den balanserar löpning, vilodagar och milmål samtidigt som allt visas överskådligt på ett ställe.
Det bästa är att du kan logga distanser, spåra veckans framsteg och till och med skriva dagbok efter varje löprunda. Det finns också en hejarklackplan för att organisera stöd från vänner på tävlingsdagen, vilket ger en omtänksam mänsklig touch.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Följ en tydlig 8-veckorsplan med löpning, vila och framstegsmärken.
- Spåra körsträcka och veckovisa vinster för att se förbättringar över tid.
- Reflektera över varje träningspass med anteckningar i din löpdagbok.
- Organisera en hejarklack så att dina supportrar vet när och var de ska vara.
✨ Perfekt för: Löpare som tränar inför sin första halvmaraton eller alla som vill slå sitt personliga rekord med struktur och uppmuntran.
📖 Läs också: Frågor för enkäter om evenemang
6. Community Events av Notion
Gemenskapsträffar har gjort comeback. Faktum är att appar som Meetup rapporterade en kraftig ökning av registreringar (totalt över 60 miljoner registrerade användare!) för lokala evenemang, eftersom människor sökte efter sätt att återuppbygga offline-kontakter.
Mallen för community-evenemang från Notion ger dig ett tydligt sätt att fånga den energin och visa upp de människor som gör varje sammankomst speciell.
Denna mall är enkel men ändå kraftfull. Du kan markera deltagare, lista deras roller och länka till deras profiler så att alla vet vilka som är involverade.
Istället för att bara fokusera på logistiken lyfter den fram människorna som står i centrum för evenemanget. Du kan inkludera företagsnamn, sociala medier-konton och personuppgifter som förvandlar en lista över deltagare till en levande katalog.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Presentera deltagarna med roller, organisationer och länkar på ett och samma ställe.
- Använd den för lokala mässor, studentevenemang eller professionella möten.
- Hjälp deltagarna att knyta kontakter genom gemensamma intressen före och efter evenemanget.
- Skapa en förteckning över tidigare evenemang som lyfter fram de personer som gjorde dem möjliga.
✨ Perfekt för: Arrangörer som vill sätta människor i centrum för sina evenemang och göra det enklare och mer minnesvärt att knyta kontakter.
7. Event Plan av Notion
I The Hunger Games är varje arena utformad in i minsta detalj, från landskapets utformning till tidpunkten för utmaningarna. Ingen detalj förbises. Event Plan-mallen från Notion använder samma struktur och tillämpar den på verkliga sammankomster.
Denna mall guidar dig steg för steg genom planeringsprocessen. Du kan registrera alla viktiga detaljer om evenemanget, från att sätta upp mål och definiera målgruppen till att skapa ett komplett evenemangsschema.
Det som gör denna evenemangsmall särskilt värdefull är hur ingående den täcker logistiken. Du kan planera lokalens uppbyggnad, hålla koll på budgetar, lista utrustningsbehov och till och med skissa på marknadsförings- och reklamstrategier.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Definiera mål, målgrupp och schema i ett strukturerat utrymme.
- Fördela och spåra budgetar på ett tydligt och enkelt sätt.
- Planera lokalens uppbyggnad, catering, utrustning och transport.
- Skissa upp marknadsförings- och reklamstrategier för att säkerställa ett framgångsrikt evenemang.
✨ Perfekt för: Team och arrangörer som vill ha en tydlig, strukturerad plan som balanserar kreativitet med nödvändig logistik.
📖 Läs också: Hur man planerar ett virtuellt konferensevenemang
8. Allt-i-ett-julplanerare från Notion
Det är två dagar före jul, barnens skolkonsert är imorgon, kontorsfesten är dagen efter, och du har just insett att du glömt att köpa presentpapper. Den panikartade rusningen till Target klockan 21 är en välbekant historia för många familjer.
Allt-i-ett-julplaneraren från Notion hjälper dig att undvika stressiga sista minuten-förberedelser så att du verkligen kan njuta av julen.
Denna mall hjälper dig att hålla koll på allt på ett organiserat ställe. Du kan lista presentidéer, hantera inköpslistor och skapa en kalender som fördelar dina julförberedelser.
Istället för att stressa runt i överfulla butiker eller glömma viktiga saker kan du ta dig igenom säsongen med lugn och självförtroende.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Samla och organisera presentidéer till familj, vänner och kollegor
- Planera festmåltider och spåra matvaror tillsammans med recept
- Använd veckokalendrar och månadskalendrar för att undvika stress i sista minuten.
✨ Perfekt för: Familjer, par eller alla som vill hålla ordning och njuta av säsongen utan stress inför helgerna.
📖 Läs också: Bästa alternativ och konkurrenter till monday.com
9. The Wedding Planner Hub av Notion
Kärleken känner inga gränser. Den hoppar över hinder, klättrar över staket, tränger igenom murar för att nå sitt mål fullt av hopp.
Kärleken känner inga gränser. Den hoppar över hinder, klättrar över staket, tränger igenom murar för att nå sitt mål fullt av hopp.
Men klarar den av bröllopsplanering?
Skämt åsido, att planera ett bröllop är oftast utmattande. Men Wedding Planner Hub från Notion hjälper dig att lätta på bördan, så att resan känns glädjefylld.
Denna mall är utformad för att förenkla planeringsprocessen utan att förlora något av nöjet. Du kan hålla koll på lokaler, budgetar, dekor och musik på ett och samma ställe samtidigt som du sparar dina inspirationer.
Istället för att stressa över viktiga logistiska frågor kan du använda mallen för att delegera uppgifter, hantera gästlistor och fokusera på att skapa oförglömliga evenemang.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Hantera budgetar, kontrakt och leverantörsuppgifter på ett och samma ställe.
- Organisera gästlistor och håll koll på svaren med lätthet.
- Samla inspiration för dekor, kläder och musik på ett och samma ställe.
- Planera viktig logistik som lokalens uppbyggnad och catering utan att tappa bort något.
✨ Perfekt för: Par som vill planera sitt bröllop på ett stressfritt sätt och samtidigt njuta av den kreativa sidan av processen.
10. Enkel festplanerare/värdskap av Notion
Det finns en känd replik i The Office där Andy säger:
Jag önskar att det fanns ett sätt att veta att man befinner sig i de gamla goda tiderna innan man faktiskt har lämnat dem. ”
Jag önskar att det fanns ett sätt att veta att man befinner sig i de gamla goda tiderna innan man faktiskt har lämnat dem. ”
Notions enkla mall för festplanering/värdskap hjälper dig att skapa dessa stunder med mindre stress och mer intention.
Denna mall samlar allt du behöver för att vara värd för ett evenemang på ett lugnt och överskådligt ställe. Du kan skapa inbjudningar med RSVP-länkar, organisera menyn, hålla koll på drycker och dekorationer och se till att budgeten stämmer.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skapa inbjudningar och spåra svar på ett enkelt sätt som kan delas.
- Planera mat, dryck och dekor i ett organiserat utrymme.
- Hantera gästlistor och håll koll på festbudgeten.
- Anpassa mallen enkelt för både stora och små sammankomster.
✨ Perfekt för: Värdar som vill planera sammankomster enkelt och fokusera mer på minnena än logistiken.
Begränsningar i Notion
”Besviken.”
Så beskrev en användare sin upplevelse av Notion och sa att
Även om det erbjuder en rad möjligheter kan installationen kännas utmanande, och mallarna uppfyller inte alltid förväntningarna.
Även om det erbjuder en rad möjligheter kan installationen kännas utmanande, och mallarna uppfyller inte alltid förväntningarna.
Notion är inte utan brister, och det är värt att ha dessa i åtanke innan du litar på det som ditt huvudsakliga planeringsverktyg:
- Inlärningskurvan kan kännas brant, särskilt för nybörjare som bara vill ha något enkelt och färdigt att använda.
- Offline-stödet är fortfarande begränsat, vilket gör det svårare att arbeta utan en stabil internetanslutning.
- AI-funktionerna är lovande men fortfarande undermåliga jämfört med konkurrenterna, särskilt när det gäller noggrannhet och användarvänlighet.
- Samarbetet kan vara inkonsekvent, med team som kämpar för att hålla layouter och vyer synkroniserade mellan sidorna.
- Gränssnittet kan kännas överväldigande, med för många alternativ som ibland saktar ner produktiviteten istället för att öka den.
📖 Läs också: Bästa gratisprogramvaran för evenemangsplanering
Alternativ till Notion-mallar
En av de största utmaningarna som team står inför idag är arbetsfördelningen. Uppgifter tilldelas i ett verktyg, medan teamen arbetar på tre andra plattformar. Naturligtvis tar denna fragmentering tid och energi i anspråk.
Notion är visserligen flexibelt, men löser inte helt problemet med arbetsbelastning. Bristen på konsekvent processhantering, offline-support och smidiga integrationer gör att detaljer ofta faller bort.
ClickUp har utformats för att överbrygga dessa luckor. Som en konvergerad AI-arbetsyta minskar den spridningen genom att samla uppgifter, dokument, mål, chatt och automatisering i ett enda sammankopplat system.
Låt oss titta på några av mallarna och funktionerna för att förstå hur det gör det mycket enklare att hantera evenemang och projekt.
1. ClickUp-mall för evenemangsprojektbeskrivning
Man säger att det första intrycket är det sista intrycket, och det stämmer verkligen när det gäller evenemang. Om visionen är oklar från början blir planeringen rörig.
ClickUps mall för evenemangsprojekt hjälper dig att göra ett gott första intryck genom att samla alla viktiga detaljer på ett ställe redan från början.
Med den här mallen kan du beskriva målen för ditt evenemang, samla in viktiga detaljer som datum, platser, budgetar och deltagarantal och se till att alla inblandade har samma förståelse. Det förvandlar den inledande planeringsfasen till en tydlig färdplan som hela teamet kan följa med tillförsikt.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Definiera mål och samordna intressenter i ett enda delat dokument.
- Registrera evenemangsinformation som budgetar, platser och scheman utan att tappa bort något.
- Tilldela ansvar och övervaka milstolpar i ett sammankopplat arbetsutrymme.
- Håll konversationer, filer och uppdateringar direkt kopplade till planen.
✨ Perfekt för: Evenemangsplanerare och team som vill ha en stark utgångspunkt som håller alla på samma linje från dag ett.
👀 Kul fakta: Även om virtuella och hybridformat exploderade under pandemin, är nu cirka 60 % av evenemangen tillbaka till att vara helt fysiska, och stora företag föredrar personlig kontakt. Virtuella evenemang har fortfarande en plats, men inte i samma omfattning.
2. ClickUp-mall för planering av stora evenemang
Taylor Swifts Eras Tour blev den första turnén någonsin att passera miljardgränsen. Tänk bara på hur mycket planering som måste ha krävts för att genomföra något så stort.
Visst, de flesta av oss organiserar inte stadionturer, men även mindre evenemang kan kännas överväldigande utan ClickUps mall för planering av stora evenemang.
Med den här mallen kan du fastställa din budget, skapa en tidsplan och fördela uppgifter inom teamet på ett tydligt sätt. Du kan planera alla delar av evenemanget, från att boka lokaler till att hantera leverantörer.
Samtidigt gör ClickUp Gantt Charts View det enkelt att se deadlines på ett ögonblick, medan evenemangsbeskrivningen och mötesprotokollen dokumenterar alla diskussioner och gör dem tillgängliga.
Dessutom kan du följa framsteg, uppdatera status och dela viktig information på ett och samma ställe. Det tar bort osäkerheten i storskalig planering och ger dig självförtroende.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Tilldela ansvar till teammedlemmar och övervaka framstegen i olika vyer.
- Spåra budgetar, logistik och resurser för att undvika kostsamma misstag.
- Använd evenemangsöversikter och mötesprotokoll för att hålla intressenterna uppdaterade.
✨ Perfekt för: Team som planerar stora evenemang och behöver tydlighet, struktur och realtidsöverblick över alla rörliga delar.
Om du vill se hur mallen fungerar och förstå hur den passar olika användningsfall, titta på den här videon:
3. ClickUp-mall för evenemangsbudget
Minns du filmen Father of the Bride, där Steve Martins karaktär nästan blev galen över kostnaderna för ballonger och korvbröd? Stort eller smått, det är vad som händer när budgeten spårar ur.
Det är där ClickUp Event Budget Template blir ditt säkerhetsnät.
Med den här mallen kan du sätta upp en realistisk budget, spåra alla utgifter och se helheten innan överraskningar hinner smyga sig på dig. Du kan planera catering, lokaler, utrustning och dekor i ett organiserat utrymme samtidigt som du håller koll på hur mycket du redan har spenderat.
Tack vare de inbyggda vyerna kan du dela upp kostnader, uppdatera status och justera din plan utan att gå vilse i spridda kalkylblad.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Ange tydliga budgetar för catering, lokaler och leverantörer för att hålla dig inom gränserna.
- Upptäck kostnadsbesparingar tidigt och förhindra onödiga överskridanden.
- Håll intressenterna informerade med noggrann kostnadsspårning i realtid.
✨ Perfekt för: Evenemangsplanerare och team som vill hantera varje krona med tydlighet, undvika överraskningar i sista minuten och känna sig trygga från planering till genomförande.
📖 Läs också: Gratis mallar för programflöden i Excel och ClickUp
4. ClickUp-mall för evenemangshantering
Tänk dig följande: du organiserar en produktlansering för ditt startup-företag. Lokalen är bokad, men cateringteamet behöver fortfarande de slutgiltiga siffrorna. Under tiden ber din VD om ett färdigt program till imorgon.
Det är nästan omöjligt att hantera så många rörliga delar utan ett centraliserat system.
ClickUps mall för evenemangshantering ger dig en enda samlingspunkt. Du kan sätta upp mål, skapa tidslinjer, tilldela uppgifter och hålla budgeten under kontroll. Med vyer som kartor, listor och tidslinjer får du en tydlig bild av framsteg och logistik.
Oavsett om det är en lansering, en konferens eller en intern utflykt, ser den här mallen till att ditt team kan fokusera på att skapa en fantastisk upplevelse istället för att jaga efter uppdateringar.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Håll koll på alla uppgifter och deadlines med tydliga tidslinjer.
- Tilldela ansvar till teammedlemmar och följ deras framsteg i realtid.
- Samarbeta enkelt med leverantörer, personal och intressenter.
✨ Perfekt för: Evenemangsarrangörer som hanterar komplexa evenemang och behöver tydlighet, samarbete och sinnesro så att inget faller mellan stolarna.
💡 Proffstips: När du hanterar ett evenemang kan de minsta detaljerna glömmas bort i tumultet. En sen uppdatering från en leverantör eller en missad anteckning från ett planeringssamtal kan leda till panik i sista minuten. Det är där ClickUp Brain känns som en extra teammedlem.
Med ClickUp Brain förvandlas dina mötesanteckningar omedelbart till uppgifter, dagordningar och uppföljningar. Du kan ställa frågor som ”Vad har ändrats i vår cateringplan den här veckan?” och få svaret från din arbetsyta på några sekunder.
I genomsnitt sparar teamen cirka 1,1 dagar varje vecka genom att låta Brain sköta det tidskrävande arbetet. Det är tid som du kan lägga på kreativ planering eller bara ta en paus.
5. ClickUp-mall för evenemangsplanering
52 % av evenemangsplanerarna säger att det största hindret är att öka deltagarantalet, mer än problem med lokalen eller produktionen. Det visar hur enkelt det är för människor att anmäla sig, men få faktiskt dyker upp.
Att få registrerade deltagare att faktiskt dyka upp kräver noggrann planering bakom kulisserna. Det är där du behöver ClickUps mall för evenemangsplanering.
Istället för att leta igenom e-postmeddelanden eller klisterlappar kan du använda inbyggda checklistor för att bocka av uppgifter när de är klara. På så sätt har du en tydlig plats där du kan spåra allt, oavsett om det gäller att skaffa tillstånd, bekräfta ljudsystemet eller hantera catering.
Denna checklista för evenemangsplanering är särskilt användbar för samarbete. Teammedlemmar kan kommentera direkt i olika avsnitt och uppdatera uppgiftsstatus.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Samla viktiga evenemangsdetaljer som lokal, catering och underhållning i ett dokument.
- Tilldela ansvar så att varje person har en tydlig roll.
- Dokumentera godkännanden, uppdateringar och anteckningar för att enkelt samordna intressenterna.
✨ Perfekt för: Team som vill ha en enkel planeringsplattform som fångar upp alla detaljer och gör genomförandet smidigare.
💡 Proffstips: Fånga uppdateringar fyra gånger snabbare med Talk to Text.
Låt inte anteckningar från platsbesök eller åtgärder efter samtal försvinna. ClickUps Talk to Text omvandlar din röst till välformulerade uppgifter, e-postmeddelanden eller dokumentuppdateringar – var du än befinner dig. Tala bara naturligt och låt AI hantera formatering, länkar och @omnämnanden.
Exempel: Säg: ”Skapa uppgift: Bekräfta AV-leverantör senast fredag. Tilldela Priya. Lägg till checklista – 4 handhållna mikrofoner, 2 mikrofoner, HDMI-splitter, test av scenmonitor. Länka till programmet och gårdagens mötesanteckningar.” → Talk to Text skapar uppgiften, infogar checklistan och länkar automatiskt till rätt dokument.
Planerar du på språng? Diktatera uppföljningar direkt efter ett besök på plats och behåll momentum utan att behöva skriva.
6. ClickUp-mall för evenemangsmarknadsföringsplan
Under de senaste åren har många företag skurit ned sina marknadsföringsbudgetar med 10–20 %, samtidigt som den genomsnittliga kostnaden per klick har ökat betydligt. Denna press innebär att varje kampanj måste arbeta hårdare och vara välorganiserad för att leverera resultat.
ClickUps mall för evenemangsmarknadsföringsplan hjälper dig att göra just det genom att omvandla idéer till en tydlig plan som du kan följa dag för dag.
Börja med att skriva ner dina evenemangsmål och vilken målgrupp du vill nå. Lägg till viktiga evenemangsuppgifter som du vill marknadsföra, till exempel datum, tid, plats och länkar för registrering. Planera dina kanaler i en kalender så att inlägg och e-postmeddelanden skickas ut vid rätt tidpunkt.
Du kan också följa budgetar per kanal för att se var pengarna går och snabbt ändra om något inte fungerar. Se resultaten när de kommer in så att du kan upprepa det som ökar deltagarnas intresse och pausa det som inte fungerar.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skissera mål, målgrupp och budskap så att kommunikationen av viktiga evenemangsdetaljer förblir konsekvent.
- Planera ett enkelt schema för e-post, sociala medier och partners för att driva framgångsrik evenemangsmarknadsföring.
- Spåra budgetar och resultat per kanal så att du kan justera i tid och skydda dina utgifter.
✨ Perfekt för: Team som vill ha ett enkelt, pålitligt system för att planera utåtriktade aktiviteter, hantera arbetet och fylla lokalen.
💡 Proffstips: När kampanjer och evenemangsreklam börjar hopa sig är det slöseri med värdefull tid att leta efter svar i kalkylblad, e-postmeddelanden och projektpaneler. ClickUp Brain Max fungerar som ditt AI-kommandocenter genom att samla information från hela ClickUp och dina anslutna verktyg på ett ställe. Du kan ställa frågor muntligt eller skriftligt på ett naturligt sätt, och ClickUp Brain Max ger dig tydliga, källhänvisade svar.
Tänk dig att du ber ClickUp Brain Max att visa förra veckans registreringar, sammanfatta vilka kanaler som presterade bäst och föreslå var budgeten kan omfördelas. Istället för att söka manuellt får du en tydlig översikt med stödjande detaljer och till och med ett utkast till en handlingsplan som du kan finslipa tillsammans med ditt team.
7. ClickUp-mall för evenemangsmarknadsföring
Tänk på hur snabbt något kan bli viralt på TikTok eller Instagram. Ett smart inlägg eller en catchy reel kan på bara några timmar locka tusentals ögon till en produkt eller till och med en lokal pop-up.
Det är just den typen av energi som evenemangsmarknadsföring behöver, och ClickUps mall för evenemangsmarknadsföring hjälper dig att nå dit.
Du kan sätta upp mål för ditt evenemang, skissa på en tidsplan för marknadsföringen och tilldela uppgifter för inlägg på sociala medier, presskontakter eller samordning med influencers. Alla tillgångar, från utkast till affischer till e-postmeddelanden, kan lagras tillsammans med tillhörande uppgifter, så att ditt team alltid vet var de ska leta.
Nu behöver du inte längre leta igenom flera kalkylblad och chattråd, utan har ett enda ställe där du kan övervaka resultatet och göra justeringar direkt.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skapa en tydlig tidsplan för evenemangskampanjer i olika kanaler.
- Tilldela uppgifter för sociala inlägg, kontakt med influencers och pressbevakning.
- Spara designfiler, kopior och godkännanden kopplade till uppgifter för enkel åtkomst.
✨ Perfekt för: Evenemangsplanerare och marknadsförare som vill marknadsföra evenemang med struktur, konsekvens och en touch av kreativ frihet.
📖 Läs också: Bästa projektledningsprogramvaran för evenemang
8. ClickUp-mall för evenemangsprojektplanering
Ingenting fungerar om du inte gör det.
Ingenting fungerar om du inte gör det.
Det gäller särskilt när det kommer till evenemangsplanering, där den magi som gästerna ser egentligen är resultatet av detaljerade förberedelser bakom kulisserna.
ClickUps mall för evenemangsprojektplanering ger dig den struktur du behöver för att förverkliga dina förberedelser. Du kan planera varje steg i evenemanget på ett tydligt sätt, fördela ansvar inom teamet och hålla koll på leverantörer, budgetar och logistik – allt på ett och samma arbetsområde.
Med tidslinje-, lista- och kalendervyer är det lättare att se vad som behöver uppmärksammas och när. Istället för att stressa kan du gå vidare med lugn tillförsikt om att allt är under kontroll.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Skapa tidslinjer som visar varje steg i evenemangsprocessen.
- Tilldela uppgifter och ansvar med förfallodatum för ansvarsskyldighet.
- Spåra budgetar, leverantörer och logistik med hjälp av anpassade fält.
✨ Perfekt för: Team som vill omvandla evenemangsideer till genomförbara planer med tydliga tidsplaner, ansvarsområden och uppföljning av framsteg.
📖 Läs också: Recension av monday.com med för- och nackdelar
9. ClickUp Enkel mall för evenemangsplanering
Tänk dig följande: du planerar en examensfest för en nära vän. Gästlistan växer, någon föreslår en ny cateringfirma och plötsligt inser du att du håller koll på allt i tre olika appar.
Det är då stressen verkligen sätter in.
Med ClickUps enkla mall för evenemangsplanering kan du hålla koll på lokalen, budgeten, gästlistan och till och med små detaljer som dekor och musik utan att tappa helhetsperspektivet.
Mallen innehåller flexibla vyer som lista, tavla och kalender, så att du kan välja den inställning som passar din stil.
Dessutom har du alla dessa försparade listor för aktiviteter, faciliteter och fakturering som gör det ännu enklare att hålla koll på allt. Och när det är dags att dela uppdateringar ger ClickUp Docs dig ett samarbetsutrymme där du kan samla information om sponsorer, leverantörsavtal eller bara anteckningar från teamdiskussioner.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Organisera lokaler, budgetar och gästlistor i strukturerade vyer.
- Växla mellan list-, tavel- och kalenderlayouter beroende på ditt arbetsflöde.
- Lägg till viktiga detaljer med anpassade fält och följ framstegen med statusar.
✨ Perfekt för: Team som vill ha ett enkelt och pålitligt sätt att hantera evenemang utan att behöva jonglera med flera olika verktyg.
📖 Läs också: Bästa gratisprogramvaran för evenemangsplanering
10. ClickUp avancerad mall för evenemangsplanering
PwC fann att 98 % av företagen säger att digitala verktyg har förbättrat den övergripande översikten över deras verksamhet. Det är nästan alla, och det säger oss något viktigt.
Ju större och mer komplex verksamheten är, desto mer behöver du en enda källa till information för att hålla alla rörliga delar synliga. Planering av stora evenemang fungerar på samma sätt.
ClickUps avancerade mall för evenemangsplanering är utformad för att ge dig den översikten. Du kan boka lokaler, hantera catering och samordna gästlistor, samtidigt som du håller koll på budgeten.
Med flera vyer, anpassningsbara fält och över två dussin statusar kan du skapa en fullständig bild av ditt evenemang från början till slut.
Oavsett vad du har på agendan – en konferens med flera parallella sessioner eller en serie företagsroadshows – kan du med den här mallen övervaka framstegen.
🌻 Här är varför du kommer att gilla den här mallen:
- Hantera alla delar av evenemangsplaneringen med 29 anpassade statusar för detaljerad spårning.
- Använd automatiseringar för att effektivisera repetitiva uppgifter som påminnelser eller leverantörskontroller.
- Visualisera tidslinjer med sex inbyggda vyer, inklusive kalender- och Gantt-diagram.
- Spåra budgetar och betalningar med anpassade fält som är utformade för uppdateringar i realtid.
✨ Perfekt för: Team som arrangerar stora, mångfacetterade evenemang och behöver översikt, struktur och automatisering.
Stå upp till förväntningarna med ClickUp
Låt oss inte lura oss själva. Att planera ett evenemang är intensivt.
Det finns budgetar att balansera, tidsplaner att följa, gäster att hantera och den ständiga oron för att glömma något litet som visar sig vara stort.
Och det är därför du behöver rätt verktyg. ⚙️
När man tittar på alla alternativ som finns på marknaden sticker ClickUp ut. Det ger dig inte bara en kalender eller en checklista och lämnar dig sedan i sticket. Det ger dig struktur när du behöver tydlighet, flexibilitet när planerna oundvikligen ändras och ett enda utrymme där hela teamet kan se helheten.
Och det bästa av allt – ClickUp-mallarna gör planeringen lättillgänglig.
Oavsett om du hanterar konferenser eller organiserar fester har du all viktig information på ett och samma ställe. Det innebär mindre stress, större självförtroende och en planeringsprocess som faktiskt känns rolig.
Om du är redo att göra din nästa evenemang planering smidigare, lugnare och lite roligare, registrera dig gratis på ClickUp!