När distansarbetet ökade kraftigt under COVID-19-pandemin – från 24 % av de amerikanska arbetstagarna 2019 till 38 % 2021 – blev asynkron eller ”async” arbete och kommunikation en norm snarare än ett undantag.
Några av fördelarna med asynkron arbete, vilket innebär att arbetet utförs på individens egen tid istället för mellan 9 och 17 eller samtidigt som kollegorna, är flexibel schemaläggning som optimerar den individuella produktiviteten.
Anställda kan avsätta tid för fokuserat, intensivt arbete med komplexa projekt utan att störas av onödiga möten. Man kan arbeta var som helst och när som helst med hjälp av noggrann dokumentation och kommunikation.
Även introduktionen förbättras när inspelade meddelanden, informationsvideor och delade dokument är lättillgängliga för anställda att återkomma till när som helst.
Asynkron kommunikation har dock också sina nackdelar. Att arbeta hemifrån innebär att man är tillgänglig dygnet runt, och människor upplever utbrändhet på grund av överbelastning av information eftersom kommunikation kommer in alla tider på dygnet.
Asynkron arbete förändrar också oundvikligen hur människor samarbetar, eftersom de inte delar samma arbetstider eller arbetsplats som möjliggör snabba möten eller längre sammanträden.
ClickUp har sammanställt en lista över vanliga utmaningar som uppstår i asynkrona arbetsmiljöer och hur de kan övervinnas. Fortsätt läsa för att lära dig några enkla knep för att få möten, arbetsflöden och sekvensering att fungera när medarbetarna är spridda över hela landet eller världen.
DEN ULTIMATA GUIDEN TILL SAMARBETE FÖR TEAM PÅ DISTANS OCH PÅ PLATS Samarbete är det som håller ihop ett team. Oavsett om ditt team arbetar på plats eller helt på distans har ClickUp skapat den ultimata guiden till teamsamarbete.
Möten, meddelanden och informationsflöden måste omorganiseras
Asynkron arbete fungerar bäst när projektets milstolpar och framsteg inte är beroende av överdrivna möten eller förväntningar om omedelbara svar på meddelanden. Men många distansarbetsmiljöer återskapar helt enkelt den traditionella kontorskulturen virtuellt, vilket motverkar de potentiella fördelarna med asynkron arbete.
Ett vanligt misstag inom distansarbete är att kompensera för distansanställda genom att överbelasta dem med möten. När en genomsnittlig person tillbringar 35–50 % av sin tid i virtuella, synkrona möten är det troligt att de drabbas av Zoom-trötthet.
För att asynkron arbete ska fungera måste dessa möten omorganiseras, liksom hur medarbetarna kommunicerar viktig information. Implementering av verktyg och system, såsom uppgiftstavlor, kan underlätta informationsflödet och transparensen.
Anställda kan kontrollera projektstatusuppdateringar och samarbeta asynkront istället för att behöva gå igenom långa e-posttrådar.
34 TEAMBUILDING-AKTIVITETER FÖR DITT TEAM 2023 Oavsett gruppens storlek eller hur väl medlemmarna känner varandra har vi perfekta teambuilding-aktiviteter som hjälper er att knyta band.
Utbildning, dokumentation och projektledning är av yttersta vikt
För att asynkron samverkan ska fungera krävs system som är särskilt utformade för att optimera produktiviteten vid distansarbete och minska driftstopp. För att asynkron samverkan ska fungera och vara produktiv krävs ordentlig utbildning och tydliga förväntningar – inte detaljstyrning.
Att anpassa projektlednings- och kommunikations verktyg kan bidra till att minska den tid som läggs på dokumentation eller uppdateringssamtal via Zoom och öka hastigheten och syntesen i distansarbetet. Att fastställa regler för e-post eller snabbmeddelanden, spela in viktiga möten och skapa tydliga projektkanaler kan bidra till att effektivisera kommunikationen och säkerställa att medarbetarna har förutsättningar att lyckas.
Asynkron arbete kräver omprövning av fördröjningar i meddelanden och scheman
Att arbeta hemifrån gör gränser särskilt svåra (och viktigare än någonsin) och avsaknaden av dessa kan vara en stor nackdel med asynkron arbete. Att anpassa den traditionella 9-till-5-arbetsdagen till en asynkron, virtuell miljö kräver att man sätter upp förväntningar med sina kollegor.
Det kan dock vara komplicerat att hålla reda på flexibla arbetsscheman och planera möten i realtid.
Slack eller andra plattformar för snabbmeddelanden, såsom Microsoft Teams, kan lösa asynkron förvirring genom att anpassa svarstider och aviseringar samtidigt som de anställda kan granska meddelandehistoriken för att ta del av konversationer som de eventuellt har missat.
Samtidigt gör kalenderappar det nu möjligt för medarbetare att se sina kollegors scheman och ta hänsyn till deras tillgänglighet och arbetsmönster. För meddelanden och möten som inte kan vänta, välj några gemensamma tider med resten av teamet som reserveras för allmänt möten och viktiga, tidsbegränsade diskussioner.
VAD ÄR SAMARBETE I REALTID OCH VARFÖR ÄR DET VIKTIGT? I en alltmer distansbaserad, global och asynkron värld måste det finnas utrymme för samarbete i realtid. ClickUp förklarar vad samarbete i realtid är, varför det är viktigt och hur du kan främja det i ditt team.
Dagligt arbete och långsiktiga projekt kräver sekvensering – och en tendens till överkommunikation
Dagliga uppgifter och långsiktiga projekt kräver sekvensering. Att uppnå teamets mål samtidigt som man arbetar asynkront kräver starka projektledningsfärdigheter och noggrann kommunikation.
Att schemalägga regelbundna möten på Zoom, Teams eller Slack ersätter de dagliga mötena på kontoret. Anställda kan asynkront rapportera statusuppdateringar, prioriteringar och projektuppdateringar via dessa onlineplattformar. Separata möten kan schemaläggas för kreativ brainstorming.
Behovet av grundliga informationsuppdateringar kan leda till en tendens till överkommunikation. Anpassningsbara verktyg – vare sig det är speciella hashtags, emojis eller andra symboler – förhindrar överdriven eller redundant kommunikation eftersom de förmedlar värdefull information på ett mer effektivt sätt.
Uppnå mer tillsammans med asynkron kommunikation
Det kan vara svårt att vänja sig vid den asynkrona metoden, men den kan vara ett utmärkt sätt att öka produktiviteten. Det krävs dock rätt verktyg och tekniker för att säkerställa att ditt team kommunicerar effektivt med varandra.
Genom att använda rätt projektlednings- och kommunikationsverktyg kan team enkelt hålla kontakten utan att behöva befinna sig på samma plats. Håll teamen organiserade och uppkopplade med hjälp av projektledningsprogram, chatt- och meddelandesystem för att underlätta kommunikationen, samt skärminspelningsappar för att förklara komplicerade begrepp.
Lyckligtvis för teamen finns det verktyg som ClickUp som erbjuder alla ovan nämnda funktioner och mer därtill, så att ditt team får allt de behöver för att göra asynkron arbete mer produktivt – allt på ett och samma ställe. Använd den inbyggda chattvyn, e-post, dokument, whiteboards, skärminspelare och andra viktiga samarbetsverktyg för att förbättra kommunikationen i ditt team.
ClickUp är tillgängligt på alla enheter och integreras med 1 000 andra arbetsverktyg för att koppla samman alla dina mest använda appar, hålla dina team uppdaterade även när de är på resande fot och skapa ett smidigt arbetsflöde som fungerar för alla.
Prova ClickUp gratis och börja uppnå mer tillsammans, var ni än befinner er.
Gästskribent: Jane Allison Gunn