På en Macintosh-dator omkring 1997 skapade Kevan J. Atteberry den första kontorsassistenten från Microsoft: Clippy.
Oavsett hur många gånger jag försökte göra det rätt, var Clippy där och sa att jag fortfarande inte var tillräckligt bra. Han dök upp från ingenstans för att erbjuda "hjälp" eftersom mitt arbete var undermåligt. 😵💫
Idag har vi tillgång till ett enormt kunskapsbibliotek via teknik och internet. Och tack och lov har Clippy gått i pension.
Enligt vissa källor används Office 365 av över en miljon företag världen över, så det är säkert att säga att kunskaper i Microsoft Office är ett måste i ditt CV.
Ifyllningsbara formulär är en resurs som nästan alla i sin karriär har skapat eller fyllt i – och de kommer inte att försvinna! Formulär samlar in data, tillhandahåller kommunikationsvägar och sparar tid i arbetsflöden. ✨
När du har läst klart den här artikeln kommer du att kunna:
- Använd kontrollerna på fliken Utvecklare i Microsoft Word som ett proffs
- Skapa ett ifyllningsbart Word-dokument
- Anpassa ett ifyllningsbart Word-dokument
- Skydda, spara och dela ett ifyllningsbart formulär i Word
Redo när du är det!
Vad är ett ifyllningsbart formulär?
Ett ifyllningsbart formulär är ett digitalt formulär som användarna kan fylla i och skicka tillbaka. Naturligtvis kan du också skriva ut ett formulär, men vi lever inte längre 1997 – låt oss bli papperslösa! 👩💻
Organisationer skapar formulär för att samla in meningsfull data från anställda och kunder. Förutom hållbarhets- och miljöfördelarna förbättrar det noggrannheten och produktiviteten. (För att inte tala om en användarvänlig upplevelse för användarna!)
Graden av anpassning beror på hur enkelt eller komplext du vill att ditt ifyllningsbara formulär ska vara.
Du har kanske använt några grundläggande kontroller för att skriva följebrev till rapporter. Men när du använder Microsoft Word för att skapa ifyllningsbara formulär finns det en hel del fler kontroller att lära sig, så kavla upp ärmarna.
Kontroller på fliken Utvecklare i Microsoft Word
Innan vi dyker in i en steg-för-steg-guide, låt oss reda ut detta skrämmande begrepp – fliken Utvecklare.
Okej, det är inte så skrämmande när du väl har fått kläm på det. För att skapa den typ av formulär du vill ha är det bra att bekanta sig med kontrollsektionen, så sparar du tid när du skapar ditt formulär.
Dessa formulärkontroller (när de används korrekt) ger användarna ett interaktivt formulär som snabbt visar vad som förväntas av dem.
🔶Fliken Utvecklare
Skapad i Microsoft Word
- Visual Basic: spela in, skapa och redigera makron som kan automatisera uppgifter i Office-program
- Makron: en serie åtgärder grupperade som ett enda kommando för att utföra en uppgift automatiskt.
- Spela in makron: små program som spelar in dina tangenttryckningar när du utför en uppgift
- Pausa inspelning: pausar makroinspelningen
- Tillägg: anpassade kommandon eller funktioner för extra funktionalitet
- Word-tillägg: ett program som kan kopplas till Word för att ge det ytterligare funktionalitet
- Textruta: ett objekt som du kan placera och skriva text i var som helst i dokumentet.
- Kryssruta: ett objekt som du kan placera och klicka på för att markera var som helst i dokumentet.
- Kombinationsruta: en textruta med en listruta bifogad
- Alternativ: redigering Textruta, Kryssruta och Kombinationsruta anpassning
- Ram: en behållare för text och objekt
- Skuggning: en bakgrundsfärg som uppdateras när du byter till ett annat dokumenttema
- Skydda formulär: förhindrar andra från att ändra formuläret
Bonus: Hur man skapar ett ifyllningsbart formulär i Google Docs!
🔷Alternativ för formulärfält
🖋 Kontroll av vanlig text
Textrutor är mest användbara för ett brett spektrum av möjliga svar. Dessa fält kan användas för att registrera namn, e-postadresser – i stort sett vad som helst! Om du behöver ett datumfält använder du innehållskontrollen för datumväljaren och anpassar den.
Skapad i Microsoft Word
- Typ: Vanlig text, nummer, datum, aktuellt datum, aktuell tid, beräkningsalternativ
- Standardtext: instruktioner för användare
- Maximal längd: totalt tilldelat antal tecken
- Textformat: Versaler, gemener, första bokstaven stor, titlar
✔️ Kontrollruta för innehåll
Kryssrutor är lämpliga för ja-nej-frågor eller för att välja ett eller flera alternativ från en uppsättning valmöjligheter.
Skapad i Microsoft Word
- Standard Värde: rutorna kan förmarkeras om så önskas.
- Markeringsrutans storlek: öka eller minska alternativen
📦 Innehållskontroll för kombinationsruta
Med kombinationsrutan kan användarna bara välja ett alternativ från en uppsättning alternativ.
Skapad i Microsoft Word
- Rullgardinsmeny: skriv in listan och klicka på + för att lägga till eller – för att ta bort.
- Objekt i listrutan: lägg till, ta bort och ordna om objekt i listan
Letar du efter mer information om verktyg för formulärskapande? Kolla in vår guide till Jotform-alternativ ! ⭐️
Hur man skapar ett ifyllningsbart formulär i Word
I den här handledningen använder jag Microsoft Word för Mac version 16. 54. Stegen och funktionerna kan se annorlunda ut om du använder en annan plattform eller version. Slutresultatet är dock detsamma, så dessa tips kan tillämpas på det du har!
Steg 1: Skapa det ifyllbara formuläret
1️⃣ Skapa ett nytt dokument
- Starta Microsoft Word
- Välj Tomt dokument > Skapa
Skapad i Microsoft Word
2️⃣ Lägg till fliken Utvecklare i menyfliksområdet
I Word-menyn väljer du Inställningar > Menyfliksområdet och verktygsfältet > markera Utvecklare > klicka på Spara.
Skapad i Microsoft Word
3️⃣ Organisera innehållet i avsnitt
Om du bara ska ta med dig en sak härifrån, så bör det vara detta: organisera ditt innehåll innan du börjar formatera.
Du sparar tid och frustration om allt ditt innehåll är skrivet och organiserat. Jag känner mig så ödmjuk idag på grund av alla timmar jag slösade bort på att börja om från början eftersom jag inte visste vad jag behövde.
Låt oss sätta detta i praktiken. Jag vill skapa ett formulär för museivolontärer. Här är mitt planerade innehåll:
- Titel: Formulär för museivolontärer
- Avsnitt 1: Kontaktinformation
- Avsnitt 2: Tillgänglighet (dagar och tider)
- Avsnitt 3: Enkät (Hur fick du kännedom om oss?)
Ingen dålig start, men vi kan göra bättre:
Version 2:
| Avsnitt | Innehåll | Fyllningstyp |
|---|---|---|
| Kontaktinformation | Fullständigt namn E-postadress Telefonnummer Datum | Textruta |
| Tillgänglighet | Lördag morgon Lördag eftermiddag Lördag kväll Söndag morgon Söndag eftermiddag Söndag kväll | Kryssruta |
| Enkät | Hur fick du kännedom om oss? Mund till mun Sociala medier Företagets webbplats Sökmotor | Kombinationsruta |
Kan du se skillnaden?
I version 2 vet jag exakt:
- Antalet fält jag behöver för varje avsnitt (fullständigt namn, e-postadress, telefonnummer och datum är fyra).
- Fyllningstypen som hjälper till att visualisera formuläret medan jag bygger det
Det svåra är över. Nu ska vi formatera!
4️⃣ Lägg till tabeller
Avsnitt 1: Kontaktinformation
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Infoga väljer du Tabell.
- Håll muspekaren över en 2×2-tabell och klicka för att fylla i.
- Ange text
Skapad i Microsoft Word
Avsnitt 2: Tillgänglighet
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Infoga väljer du Tabell.
- Håll muspekaren över en 2×6-tabell och klicka för att fylla i.
- Ange text
Skapad i Microsoft Word
Avsnitt 3: Undersökning
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Infoga väljer du Tabell.
- Håll muspekaren över en 2×1-tabell och klicka för att fylla i.
- Skriv in text (vi lägger till alternativen senare när vi lägger till innehållskontroller!)
Skapad i Microsoft Word
5️⃣ Ställ in innehållskontroller: Textruta
Textruta med vanlig text
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Utvecklare väljer du Textruta.
- Dubbelklicka på Text Box för att granska formatet > klicka på OK
Tips: kopiera textrutan och klistra in den i andra textfält för att bygga snabbare.
Skapad i Microsoft Word
Textruta med aktuellt datum
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Utvecklare väljer du Textruta.
- Dubbelklicka på Textruta.
- Ändra Typ till Aktuellt datum
- Ändra datumformat till M/d/åå > klicka på OK
Skapad i Microsoft Word
6️⃣ Ställ in innehållskontroller: Kryssruta
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Utvecklare väljer du Kryssruta.
- Dubbelklicka på Kryssrutan för att granska formatet > klicka på OK
Tips: kopiera Kryssrutan och klistra in den i andra kryssrutor för att bygga snabbare.
Skapad i Microsoft Word
7️⃣ Ställ in innehållskontroller: Kombinationsruta
- Placera markören på önskad plats.
- På fliken Utvecklare väljer du Kombinationsruta.
- Dubbelklicka på kombinationsrutan.
- Lägg till text i Rullgardinsmeny > klicka på OK
Skapad i Microsoft Word
Här är en förhandsgranskning av kombinationsrutorna efter att ditt formulär har skyddats. ⬇️
Skapad i Microsoft Word
Steg 2: Anpassa det ifyllbara formuläret
Ha kul med det här avsnittet! Ändra teckensnitt, lägg till sidkanter, använd MS Word-teman – vad du än vill!
Här är några rekommendationer för att göra ditt formulär användarvänligt:
1️⃣ Ändra radhöjden
- Markera hela tabellen
- Klicka på uppåtpilen på fliken Layout för att öka radhöjden.
Skapad i Microsoft Word
2️⃣ Justera text i tabellen
- Markera hela tabellen
- På fliken Layout väljer du alternativet vänster-mitten.
Skapad i Microsoft Word
3️⃣ Formatera tabeller
- Klicka och dra kolumnlinjen åt vänster för att flytta kryssrutorna.
- Markera hela tabellen
- Under fliken Tabelldesign väljer du Ingen kantlinje.
Skapad i Microsoft Word
Steg 3: Skydda det ifyllbara formuläret
- Under fliken Utvecklare väljer du Skydda formulär.
- På fliken Granska väljer du Skydda > Skydda dokument.
- Välj Skydda dokument för > Formulär > klicka på OK
Skapad i Microsoft Word
Steg 4: Spara det ifyllbara formuläret som en formulärmall
- Under menyn Arkiv väljer du Spara som mall.
- Namnge din formulärmall > klicka på Spara
Skapad i Microsoft Word
Steg 5: Dela det ifyllbara formuläret
Nu när du har en sparad mall kommer användarna att uppmanas att spara sitt ifyllda formulär under ett nytt namn och som en .docx-fil när du skickar formuläret till dem.
Skapad i Microsoft Word
Grattis! Nu vet du hur man skapar ett ifyllningsbart formulär i Word! Bra jobbat! 🥳
Begränsningar för ifyllningsbara formulär i MS Word
Även om du nu kan lägga till ifyllbara formulär i Microsoft Word till ditt CV, är det inte den bästa programvaran för att skapa och skicka formulär, och du kanske behöver ett alternativ till MS Word. Här är några skäl:
- Det krävs en viss inlärningskurva om du inte är bekant med Microsoft Word.
- Det tar mycket tid att manuellt skapa och formatera alla sektioner.
- Det är inte användarvänligt för personer som inte har erfarenhet av Word (det kräver också tid från deras sida om dokumentet är dåligt formaterat).
- Många funktioner i Word-formulär kan inte överföras till andra appar, vilket gör att formateringen förstörs.
- Du måste använda MS Office-verktyg eller alternativa lösningar för att extrahera data.
- Mottagarformulären skickas tillbaka via e-post, vilket är opålitligt och dessutom tidskrävande att gå igenom.
Formulärsvaren börjar komma in. Vad gör du? 🤔
Det är en komplicerad process som inkluderar Microsoft Excel för att extrahera data från MS Word-formulärsvar. Du har skapat detta formulär för att spara tid, så låt oss inte arbeta baklänges!
Relaterade resurser:
- Hur man skapar en projektplan i Excel (guide för 2022)
- Hur man skapar en tidslinje i Word
- Hur man skapar en kalender i Word
- Hur man skapar en tidslinje i Google Docs
- Hur man skapar en mind map i Word
- Hur man skapar ett Gantt-diagram i Word
- Hur man skapar ett flödesschema i Word
- Hur man skapar ett Gantt-diagram i PowerPoint
Det bästa alternativet till ifyllningsbara formulär i Word
ClickUp Forms är framtiden. Den goda nyheten? Du kan börja använda dem redan idag!
Eftersom ClickUp fungerar på alla enheter kan användarna enkelt fylla i och skicka tillbaka ett formulär via en länk – även när de är på språng! 📲🌐
Växla snabbt mellan att redigera och visa ditt ClickUp-formulär
Det finns flera olika program för att skapa formulär online, men bara ClickUp Forms låter dig omvandla insamlade svar till genomförbara uppgifter.
Granska inlämningar och fatta snabba beslut i en ClickUp-listvy.
ClickUp-formulär är enkla att skapa, anpassa, skydda och dela i ClickUp. Dessutom finns det flera sätt att dela en länk:
- Länkar som upphör att gälla: ställ in en tidpunkt då länken ska inaktiveras (tillgängligt i Enterprise-planen ).
- Dela länkar: tillåt att denna länk indexeras av sökmotorer
- Inbäddningskod: bädda in på valfri webbplats genom att klistra in koden (i din webbplatsbyggare eller CMS)