Lisa, marknadschef på en medelstor byrå, använde en blandning av kalkylblad, e-post och chattappar för att hantera kampanjer. Resultatet?
Missade deadlines, dubbelarbete och oändliga frågor om status. Efter att ha bytt till Smartsheet minskade hennes team statusmötena med 60 % och levererade projekt 40 % snabbare.
Saken är den att det inte behöver vara raketforskning att använda Smartsheet för projektledning. I den här guiden går vi igenom praktiska sätt att använda Smartsheet.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Effektivisera dina projekt med Smartsheet
- Använd färdiga mallar för att snabbt skapa projekt.
- Få tillgång till flexibel projektplanering med olika vyer (Gantt, Board, etc. )
- Automatisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden
- Samarbeta i realtid med kommentarer, taggar och teamdiskussioner.
- Spåra tid och hantera resurser effektivt
- Använd analysfunktioner för att fatta datadrivna beslut
- Spåra uppdrag och uppgiftsrelationer
- Integrera med verktyg som Zapier, Slack och andra.
Använda Smartsheet för projektledning
De bästa projektledningsverktygen gör mer än bara spårar uppgifter. De anpassar sig efter dina unika projektbehov, automatiserar uppgifter, stöder tidsspårning, möjliggör teamkommunikation och tillhandahåller utmärkta rapporterings- och analysfunktioner.
👀 Visste du att? Smartsheet var ursprungligen utformat för att efterlikna ett kalkylblad, men har utvecklats till ett kraftfullt projektledningsverktyg med automatiseringsfunktioner.
Så här kan du få Smartsheet att fungera för dig.
Tillhandahåller färdiga mallar för projektkonfiguration
För dig som vill hoppa över installationsfasen kan du använda Smartsheets färdiga mallar som är utformade för olika projekt, inklusive marknadsföringskampanjer, byggprojekt, produktlanseringar och mycket mer.
Mallarna utgör en utgångspunkt för projektledning med alla viktiga projektelement redan utformade, så att du kan justera fälten efter behov.
Dessutom kan du använda dem för att automatisera dina arbetsflöden. Dessa funktioner hjälper dig att spara tid och komma igång med uppgifter utan att behöva lägga timmar på att bygga upp en projektplan från grunden.
Möjliggör flexibel projektplanering
Smartsheet erbjuder en flexibel arbetsyta som projektledaren kan anpassa efter varje projekt.
Med rutnätsvy, Gantt-vy, kortvy som liknar en Kanban-tavla och kalendervy kan du med Smartsheet se ditt projekt från olika perspektiv, vilket gör det enkelt att anpassa ditt arbetsflöde efterhand som projektet utvecklas.
Som ägare eller administratör av arket kan du skapa ett Gantt-diagram i Smartsheet för att hantera uppgiftsberoenden och tidslinjer. Du kan också anpassa tidslinjevyn efter dina projektplaner – oavsett om de är kvartalsvisa, månadsvisa, veckovisa eller dagliga.
🧠 Rolig fakta: Gantt-diagrammet, ett populärt projektledningsverktyg, uppfanns för över 100 år sedan och är fortfarande ett av de mest effektiva sätten att spåra tidslinjer.
Automatiserar repetitiva uppgifter och arbetsflöden
När du hanterar flera rörliga delar i ett projekt behöver du all hjälp du kan få för att hantera uppgifter, skicka påminnelser och uppdatera statusar automatiskt.
Smartsheet hjälper dig att skapa anpassade arbetsflöden som aktiveras baserat på specifika åtgärder. Till exempel att skicka aviseringar när uppgifter är slutförda eller uppdatera ett projektark när deadlines närmar sig.
Dessa automatiseringar gör det enkelt att hantera projekt med minimal manuell inblandning, så att du kan fokusera på uppgifter på högre nivå.
Säkerställer samarbete och kommunikation i realtid
Smartsheet eliminerar behovet av separata kommunikationskanaler genom att flera teammedlemmar kan kommentera uppgifter, lägga till anteckningar och tagga andra direkt i projekten.
Kontaktlistan i Smartsheet gör det enkelt att tilldela och meddela specifika teammedlemmar om enskilda uppgifter, samtidigt som alla relevanta diskussioner och beslut samlas på ett och samma ställe.
Smartsheets integration med verktyg som Slack säkerställer att teamuppdateringar och projektkommunikation samlas på ett och samma ställe.
Möjliggör tidsspårning och resurshantering
Minns du Sarah från marknadsavdelningen? Du kan undvika sådana missförstånd och förbättra effektiviteten genom att spåra tiden så att projekten håller tidsplanen. Smartsheet har en inbyggd resurshanteringsfunktion som hjälper dig att spåra teamets tillgänglighet och förhindra utbrändhet.
Aktivitetsloggen registrerar varje teammedlems bidrag, vilket gör det enkelt att övervaka arbetsbelastningen och säkerställa att uppgifterna fördelas jämnt.
Avsnittet Resurshantering hjälper också till med att tilldela uppgifter och balansera arbetsbelastningen, så att teamets potential varken utnyttjas för mycket eller för lite.
Möjliggör omfattande rapportering och datadrivna beslut
Smartsheets rapporterings- och analysfunktioner hjälper projektledare att få insikt i projekt och effektivt spåra projektets framsteg för att fatta välgrundade, datadrivna beslut.
Plattformens rapporteringsverktyg gör det möjligt att hämta data från flera ark för att spåra viktiga mått som start- och slutdatum, uppgiftsgenomförandegrad, resursutnyttjande och projektkostnader för att skapa en omfattande projektrapport.
Projektledningspanelerna ger en översiktlig bild, medan detaljerade rapporter gör det möjligt att fördjupa sig i specifika detaljer, vilket hjälper dig att hålla koll på både helheten och alla detaljer.
Möjliggör uppgiftsfördelning och relationsspårning
En av Smartsheets viktigaste funktioner är dess hierarkiska struktur. Du kan skapa överordnade och underordnade rader för att organisera enskilda uppgifter inom ett större projekt.
Funktionen för uppgiftsrelationer hjälper till att definiera beroenden, så om en uppgift försenas uppdateras relaterade uppgifter automatiskt för att återspegla den nya tidsplanen.
Denna struktur hjälper till att dela upp komplexa projekt i hanterbara delar, vilket gör det enklare för projektledare att övervaka olika uppgifter samtidigt.
Möjliggör integration med andra verktyg
Du kan använda Smartsheet för att integrera dina befintliga verktyg. Behöver du arbeta med Microsoft Excel? Du kan enkelt synkronisera data med CData Connect Cloud eller Zapier. Det finns ingen direkt integration med Google Sheets, men Zapier fyller den luckan på ett effektivt sätt.
Om du använder Microsoft Teams kan du med hjälp av integrationen länka dina projektark till Teams-kanaler, så att alla är på samma sida utan att behöva byta verktyg. Anslutningar som DocuSign, Jira, Slack, Tableau och andra gör Smartsheet till ett centralt kommandocenter för alla dina projektdata.
Dessa integrationer eliminerar informationssilos och hjälper teamen att fatta bättre datadrivna beslut.
Utmaningar och begränsningar med Smartsheet för projektledning
Smartsheet är ett kraftfullt verktyg som passar många, men det finns några utmaningar som du bör känna till.
Brist på viktiga samarbets- och rapporteringsfunktioner
Även om Smartsheet gör det möjligt för ditt team att arbeta tillsammans saknar det vissa viktiga samarbetsfunktioner. Gantt-diagrammen hjälper till att spåra projektets framsteg, men kräver betydande manuell inmatning.
Du kan skapa standardiserade framstegsrapporter, men projektledare och team som behöver specialiserade analyser, till exempel hastighets- eller burndown-diagram, kanske vill utforska kompletterande verktyg.
Begränsade funktioner för tidrapportering
Smartsheet är utmärkt för att visa projektets start- och slutdatum, men när det gäller att spåra faktiska timmar som spenderats på varje uppgift? Där blir det lite knepigare. Projektledare kan behöva förlita sig på externa verktyg eller manuella metoder för att noggrant övervaka tiden som spenderats på uppgifterna.
Detta beroende av tredjepartsapplikationer ökar komplexiteten i arbetsflödet och kan leda till inkonsekvenser i tidsrapporteringen. Detta är inte direkt idealiskt när man försöker ta reda på om man använder sina resurser och sin tid effektivt.
Höga priser
Så här är det med Smartsheets påverkan på plånboken. Det är inte ett gratis projektledningsverktyg.
Priserna börjar på 9 dollar per användare och månad för Pro-planen för ett team på maximalt 10 personer. Business-planen kostar däremot upp till 32 dollar per användare och månad. Snabb jämförelse: även den mest grundläggande företagsinstallationen kostar 96 dollar per månad, eftersom du behöver minst tre användare.
Det finns också en företagsplan för anpassade offerter. När ditt team växer eller du behöver extra funktioner för att hantera flera projekt kan det hända att du måste göra några intressanta budgetberäkningar.
Denna prismodell kan vara utmanande för mindre team eller organisationer med begränsade budgetar.
Begränsad automatisering av uppgifter
Smartsheet hjälper dig att automatisera projektledning för repetitiva uppgifter, men de automatiserade arbetsflödesalternativen kanske inte är tillräckliga för dina behov.
Visst kan du ställa in grundläggande anpassade arbetsflöden med färdiga mallar, men om du hanterar projekt och behöver avancerade automatiseringssekvenser måste du göra mer manuellt arbete än du skulle vilja.
För team som verkligen vill spara tid på arbetsflöden kan denna begränsning innebära att man går miste om betydande effektivitetsvinster.
Minimal anpassning av mallar
De färdiga projektledningsmallarna i Smartsheet är praktiska för olika projektbehov, men möjligheterna att anpassa dem är begränsade jämfört med andra projektledningsverktyg.
Team med unika arbetsflöden måste anpassa sina processer till Smartsheets ramverk, snarare än tvärtom. Även om detta är effektivt för vanliga projektscenarier, kan denna standardisering innebära utmaningar för team som kräver högt specialiserade projektstrukturer.
Integrationsutmaningar
Smartsheets integration med Microsoft Teams och liknande plattformar är lovande, men det finns vissa begränsningar.
Även om det hanterar vanliga affärsverktyg effektivt, förlitar sig team som använder specialiserad programvara ofta på tredjepartskopplingar som Zapier. Detta skapar en extra komplexitet när man försöker centralisera data från olika källor för datadrivna beslut.
Med tanke på dessa begränsningar är det naturligt att fråga sig: ”Finns det något alternativ till Smartsheet som erbjuder en helhetslösning?” Låt oss ta en titt på vad ClickUp – en allt-i-ett-plattform för projektledning, kunskapshantering, chatt och AI-drivna funktioner – har att erbjuda.
Hur man använder ClickUp för projektledning
ClickUp för projektledning är utformat för att föra teamen närmare varandra genom sammankopplade arbetsflöden, realtidsdashboards och omfattande dokumentation.
Med ClickUp får projektledare tillgång till förbättrade funktioner för uppgiftshantering, samarbetsverktyg och AI-drivna funktioner som hjälper dig att förenkla processerna.
Snabb projektkonfiguration
Om vi jämför Smartsheet och ClickUp, vänder ClickUp på steken när det gäller begränsningar för anpassning.
Du får en mängd möjligheter från det ögonblick du startar ett projekt. Skapa anpassade utrymmen, ställ in projekthierarkier och välj bland färdiga mallar för att komma igång direkt.
Det som gör dessa mallar unika är att de är helt anpassningsbara efter dina behov, istället för tvärtom.
En av de mest framstående funktionerna i ClickUp är dess anpassningsbara projektvyer. Du kan välja mellan mer än 15 vyer, inklusive Gantt-vy, listvy, tabellvy, Kanban-vy och mer, för att visualisera ditt arbete på det sätt som passar ditt team bäst.
Med Gantt-diagramvyn kan du till exempel visuellt kartlägga tidslinjer och beroenden, medan listvyn ger dig en enkel översikt över uppgifter och deras status.
Dessutom integrerar ClickUp Dashboard View alla dina viktiga element, mätvärden och KPI:er på ett och samma ställe, vilket ger dig en övergripande översikt över projektets status.
Plattformens inbyggda anteckningsfunktioner och ClickUp Docs låter dig samla all projektdokumentation på ett ställe, medan ClickUp Goals hjälper dig att följa upp framstegen mot viktigare mål. Det är som att ha en projektplan som faktiskt visar vart du är på väg.
Sömlös uppgiftshantering
Till skillnad från grundläggande verktyg för uppgiftshantering låter ClickUp dig skapa omfattande uppgiftsmiljöer med anpassade statusar, prioriteringar och beroenden.
Vill du ha deluppgifter? Flera ansvariga? Tidsspårning direkt där arbetet utförs? Klart, klart och klart! Dessutom hjälper den AI-drivna uppgiftskapandet dig att automatiskt bryta ner komplexa projekt, vilket sparar dig från de där "var ska jag ens börja?"-ögonblicken.
💡Proffstips: Dela upp ditt projekt i mindre, hanterbara uppgifter för att göra det enklare att följa framstegen och minska stressen.
Smartare samarbete
Din projektkommunikation får en rejäl uppgradering när du använder ClickUp. Istället för att leva i din e-postinkorg förflyttar ClickUps samarbetsverktyg konversationerna direkt till där arbetet utförs.
Behöver du brainstorma? Hoppa in i ClickUp Whiteboards, din virtuella canvas i realtid. Vill du dokumentera dina krav? Skapa och dela med hjälp av Click Up Docs utan att lämna plattformen.
Du kan också använda ClickUps korrekturfunktion för att markera ändringar, kommentera PDF-filer och mycket mer.
Med ClickUp Brain kan du till och med lagra och hämta viktig information direkt. Det är som att ha ett virtuellt kontor för ditt team, komplett med alla verktyg du behöver för att arbeta effektivt.
Det bästa av allt? Det skräddarsyr sina insikter genom att lära sig av dina uppgifter, dokument och teamspecifika arbetsflöden. Det innebär att ditt team får AI-drivna, personliga rekommendationer som är relevanta för dina mål. Allt du behöver göra är att be om det du behöver!
💡Proffstips: Granska arbetsförloppet genom att regelbundet utvärdera teamets samarbete. Uppmuntra öppen kommunikation för att identifiera och hantera potentiella utmaningar i ett tidigt skede.
Effektiv projektspårning
När det gäller att hålla koll på framstegen visar ClickUp inte bara grunderna. Det ger dig omfattande verktyg för projektuppföljning och rapportering.
Förbättrad arbetsflöde med AI-driven automatisering håller igång arbetet genom att hantera rutinuppgifter automatiskt, medan rapportering i realtid låter dig upptäcka flaskhalsar innan de blir problem.
Till skillnad från Smartsheets samlar ClickUp Dashboards alla dina projekt, deras status och allt du behöver veta om ett pågående projekt på ett och samma ställe. Med över 50 widgets tillgängliga för att bygga din instrumentpanel blir det mycket enklare att spåra projektets framsteg.
Här är vad en ClickUp-användare säger:
Med ClickUp gick vi ett steg längre och skapade dashboards där våra kunder kan komma åt och övervaka prestanda, beläggning och projekt i realtid. Detta gör att kunderna kan känna sig kopplade till sina team, särskilt med tanke på att de befinner sig i olika länder och ibland till och med på olika kontinenter.
Med ClickUp gick vi ett steg längre och skapade dashboards där våra kunder kan komma åt och övervaka prestanda, beläggning och projekt i realtid. Detta gör att kunderna kan känna sig kopplade till sina team, särskilt med tanke på att de befinner sig i olika länder och ibland till och med på olika kontinenter.
Du får kontinuerligt uppdateringar med realtidsrapporter om vilka uppgifter som ditt team har slutfört under en viss dag, och ClickUp Milestones tar det ett steg längre genom att låta dig lägga till milstolpar i din resa.
💡Proffstips: Fira små framgångar längs vägen – att uppmärksamma milstolpar kan motivera teamen och hålla moralen hög.
Kraftfulla integrationer
Medan Smartsheet kan tvinga dig att hoppa mellan olika verktyg, erbjuder ClickUps integrationssystem över 1000 integrationer med verktyg som Google Drive, Microsoft Outlook och Slack.
Dessutom minskar det manuella arbetet avsevärt med CRM-integrationer, projektledningsverktyg och andra affärsapplikationer, vilket eliminerar fel och ger dig en kristallklar bild av ditt företags resultat.
ClickUp är helt klart det bästa alternativet till Smartsheets!
Vill du inte binda dig för ett verktyg ännu?
Prova den kostnadsfria projektledningsmallen ClickUp.
Viktiga funktioner i denna mall:
- Ställ in projekt på några minuter med helt anpassningsbara fördefinierade arbetsflöden och vyer.
- Spåra framsteg med statusuppdateringar med ett klick och realtidsdashboards.
- Inbyggda dokument och kommentarer säkerställer att hela teamet är på samma sida med kommunikation i realtid.
- Dashboards och spårningsverktyg ger omedelbara uppdateringar om framsteg för bättre beslutsfattande.
- Anpassar sig enkelt när ditt team växer och projektens komplexitet ökar.
Är du redo att klicka dig fram till framgångsrika projekt?
Så, vilket ska du välja när det gäller Smartsheet vs ClickUp? Valet beror på ditt teams krav.
Om du uppskattar Smartsheets kalkylbladsliknande användarvänlighet och enkla struktur kan Smartsheet vara perfekt för dig. Men om flexibilitet, samarbete och AI-driven effektivitet är oumbärliga är ClickUps mångsidiga allt-i-ett-lösning svår att slå. För små team eller komplexa projekt växer ClickUps anpassningsbara plattform med dig.
Kom ihåg att rätt verktyg gör det möjligt för ditt team att prestera sitt bästa. Så utforska, experimentera och stärk ditt team med ett effektivt arbetsflöde redan idag. Vill du börja din resa med ClickUp?
Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto nu!