Intranät eller internet: viktiga skillnader och användningsområden

Internkommunikation kan vara avgörande för en organisations prestanda.

Om dina anställda saknar ett säkert sätt att kommunicera och samarbeta effektivt, påverkas produktiviteten negativt, deadlines inte hålls och risken för att konfidentiell information läcker ut ökar exponentiellt.

Det är därför företag ofta använder intranät för att koppla samman sina team. Men i denna internetera, behöver vi verkligen ett intranät för internkommunikation på vår arbetsplats? 🤔

Det är frågan vi ska besvara här. I det här inlägget undersöker vi funktionaliteten och skillnaderna mellan intranät och internet för att avgöra vilket som är mest lämpligt för din organisation.

Vad är internet?

Internet behöver ingen presentation. Men om du behöver bakgrundsinformation om hur det fungerar, dess ursprung och viktigaste funktioner, följer här en kort översikt:

Definition och ursprung för internet

Internet har sitt ursprung i ett projekt som den amerikanska regeringen startade under kalla kriget på 1960-talet. Enkelt uttryckt är det ett enormt nätverk av nätverk som är sammankopplade med varandra (därav namnet internet).

Ditt telekomföretags nätverk är anslutet till ett annat telekomföretag, deras nätverk är anslutet till andra telekomnätverk, och så vidare. Och det handlar inte bara om telekomnätverk – många andra nätverk deltar i internet, inklusive:

Dessa ansluts till ett globalt nätverk av undervattenskablar (så kallade submarine cables) som är kopplade till olika datacenters nätverk. Detta skapar ett massivt, globalt datornätverk där data överförs över hela världen och information kan sökas varifrån som helst. 🛜

Viktiga funktioner

Internet som vi använder det idag är möjligt tack vare några av dess viktigaste funktioner som vi använder varje dag. De inkluderar:

Internets roll i kommunikation och massmedia

Internet har spelat den största rollen i revolutioneringen av kommunikation och massmedia. Tekniker som e-post, chatt, sociala medier, VoIP och videosamtal har förändrat kommunikationslandskapet och gjort det möjligt för människor att kommunicera över hela världen. 🌍

Även för massmedia har internet spelat en viktig roll genom kanaler som sociala nätverk, som underlättar massströmning och konsumtion av medieinnehåll utan stora investeringar. Detta har lett till några aldrig tidigare skådade förändringar i hur vi lever, arbetar och kommunicerar.

Några exempel på denna förändring är:

Förstå intranät

Även om internet är standardinställningen för de flesta globala kommunikationer, använder vissa företag ett intranät för att underlätta kommunikation och informationsutbyte mellan sina anställda.

Vad är de och hur fungerar de? Här är en kort förklaring:

Definition och funktionalitet hos intranät

Intranät är privata nätverk som implementeras av organisationer för att ansluta enheter som används inom deras lokaler.

De skapar ett säkert internt nätverk som är otillgängligt utanför organisationen så att anställda kan överföra konfidentiella data, få tillgång till resurser och dela information utan risk för läckage.

Intranät fungerar också som:

✅ Innehållshanteringssystem: De flesta intranät har ett innehållshanteringssystem (CMS) som underlättar skapandet och hanteringen av innehåll för att sprida information inom organisationen.

✅ Integrationskanal: Intranätplattformar kan också integreras med andra verktyg som din organisation använder, till exempel ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) eller en CRM-plattform (Customer Relationship Management).

✅ Kommunikationsmedel: E-post, meddelanden, chatt och andra sociala intranätfunktioner som gör det möjligt för teammedlemmarna att kommunicera.

✅ Hem för organisationsscheman: Intranätplattformar ger också företag möjlighet att skapa detaljerade organisationsscheman som ger administratörer och chefer kontrollerad åtkomst för en snabb översikt över teamhierarkin.

✅ Centraliserat filarkiv: Intranät gör det möjligt för företag att skapa ett centraliserat filarkiv för att lagra alla filer och dokument som rör företagets verksamhet.

Intranätets roll i intern kommunikation och samarbete

Oavsett var intranätet implementeras spelar det en avgörande roll för företagets interna kommunikation och samarbete. Här är några av dess viktiga funktioner i företagets verksamhet:

🌟 En enda källa till sanning: Intranätet fungerar som en enda källa till sanning för organisationen. Det är den officiella samlingsplatsen för alla företagsdokument, uppdateringar och meddelanden, vilket gör att anställda kan hänvisa till det för all organisatorisk information.

🌟 Personaladministration (HR): Intranät spelar också en viktig roll i ett företags personaladministration. Det gör det möjligt att centralisera företagets policyer, introduktion och utbildning av nyanställda samt andra HR-processer som ledighetshantering och fördelning av personalförmåner.

🌟 Kommunikations- och samarbetskanal: Intranätet erbjuder interna kanaler för medarbetarengagemang (dvs. e-post, meddelanden etc.) för att kommunicera med kollegor och samarbeta via gruppchattar eller diskussionsforum.

Intranät kontra internet: viktiga skillnader

Det finns några grundläggande skillnader i funktionalitet och karaktär mellan internet och intranät. Medan internet inte har någon ägare, ägs ett intranät privat av den organisation som implementerar det. Tillgång till ett intranät är därför begränsad till endast behöriga användare (dvs. anställda) och är endast tillgängligt på campus. 🏢

Av dessa skäl är säkerheten i ett intranät högre än säkerheten i ett offentligt nätverk som internet, som är allas lekplats. Det innebär dock också att nätverksproblem måste lösas av organisationen på egen hand.

Här är en översikt över skillnaden mellan internet och intranät:

Välj det bästa alternativet för din målmarknad och dina organisatoriska behov

Så, vilket av dessa alternativ är det bästa valet för din organisation: ett intranät eller internet? Svaret beror på din organisations behov.

Om säkerhet och sekretess för data är avgörande i din bransch behöver du ett intranät. Det erbjuder bättre integritet tack vare sin isolerade natur och bättre övervakning av nätverksaktivitet tack vare bristen på anonymitet, privat ägande och centraliserad kommunikation. 🔏

Dina anställda kan dock inte komma åt intranätportalerna eller dokumenten som lagras där från någon plats utanför organisationen.

Det innebär att de inte kan arbeta på distans. Om distansarbete är en faktor i din verksamhet bör du välja en internetbaserad projektlednings- och samarbetslösning för din arbetsplats.

Implementering av intranät: bästa praxis

Intranätet implementeras av din organisations interna IT-supportteam. Det finns dock några bästa praxis som du bör ha i åtanke när du implementerar det. Dessa är:

1. Att hitta rätt intranätlösning för din organisation

Först måste du bestämma vilken intranätlösning som är rätt för din organisation. Några exempel är Sharepoint, Workvivo och Simpplr, och du bör välja en av dessa med hänsyn till din organisations budget, teamstorlek och kommunikationsbehov. Skalbarhet och white labeling är några andra faktorer att tänka på när du väljer en intranätplattform.

2. Utnyttja programvaruverktyg

När du har fått din intranätinfrastruktur på plats kan du bygga interna programvaruverktyg för specifika mål. Det innebär att bygga interna portaler för HR-processer, informationsdelning och andra affärsverksamheter.

Du behöver inte bygga dem från grunden – det finns många intranätkompatibla plattformar som underlättar byggandet av interna portaler. Exempel på sådana plattformar är Notion eller självhostad WordPress på en Xampp-server.

3. Integrering med befintliga system

När du har byggt dina interna portaler ansluter du dem till din befintliga teknikstack. Det innebär att du ansluter dem till din e-post, CRM-lösning, ERP-lösning och alla andra tekniska verktyg som du använder för att öka teamets produktivitet.

På så sätt kan de hämta och mata in nödvändig information från rätt system för att förse dina teammedlemmar med uppdaterad information. ℹ️

Det gör det också möjligt att ställa in automatiska regler för att utföra vissa uppgifter (som att skapa en kontakt i CRM-systemet när säljteamet får ett nytt e-postmeddelande), vilket minimerar behovet av att växla mellan flera appar.

4. Säkerställa användbarhet och en positiv användarupplevelse

Slutligen, se till att intranätportalerna och andra verktyg som du implementerar förblir användbara och ger en positiv användarupplevelse. Företag komplicerar ofta processerna med sin intranätinstallation genom att inte ta hänsyn till medarbetarnas feedback.

För att undvika detta bör du involvera dina anställda i både planeringen och implementeringen av ditt intranät. Fortsätt också att regelbundet samla in deras feedback även efter implementeringen för att säkerställa att det är användbart på lång sikt.

Hur ClickUp kan hjälpa till med intern och extern kommunikation

Hittills har vi utvärderat den roll som intranät spelar i ett företags interna kommunikation och hur de bör implementeras. De är säkra och anpassningsbara, men inte idealiska för fjärråtkomst. Intranät är också krångliga och dyra att installera.

Om detta inte låter som något för dig finns det ett smartare och bättre alternativ – ClickUp!

Som den kompletta appen för arbete innehåller ClickUp alla funktioner hos en säker intranätplattform i kombination med projektledningsfunktioner och kundportaler.

Detta gör det till det bästa valet för både intern och extern affärskommunikation. Det erbjuder också kraftfulla samarbetsfunktioner som hjälper dina teammedlemmar och auktoriserade externa användare (kunder, konsulter) att utforma strategier, planera och genomföra projekt.

Vi använder ClickUp för all vår projekt- och uppgiftshantering, samt som kunskapsbas. Det har också antagits för övervakning och uppdatering av vårt OKR-ramverk och flera andra användningsfall, inklusive flödesscheman, semesteransökningsformulär och arbetsflöden. Det är fantastiskt att kunna hantera allt detta inom ett och samma produkt, eftersom saker och ting mycket enkelt kan kopplas samman.

Låt oss undersöka hur ClickUp klarar uppgiften som intranätplattform.

ClickUp-funktioner för intranät- och extranätadministration

ClickUps funktioner är utformade för att underlätta kommunikationen mellan dina anställda. Här är några av dessa funktioner:

1. Kommunikation

ClickUp Chat är en snabbmeddelandefunktion som gör det möjligt för dina teammedlemmar att enkelt kommunicera med varandra. För smidig kommunikation kopplar den konversationer till sammanhanget (dvs. projekt, filer etc.) så att ditt team enkelt kan hitta alla filer eller projektinformation medan de chattar. Den gör det också möjligt att skicka filer tillsammans med meddelanden, vilket är ett bättre alternativ till e-post. 📩

Men det slutar inte där – ClickUp Chat är AI-driven och utför flera åtgärder på din begäran. ClickUp Brain, AI-funktionen som ingår i ClickUp, gör detta möjligt. Du kan använda den för att:

2. Kunskapshantering

ClickUps kunskapshanteringsfunktioner är mer robusta än intranätplattformarnas. Detta inkluderar inbyggda funktioner för dokumentredigering och organisering för att bygga upp din interna kunskapsbas.

Du kan använda ClickUp Docs för att skapa och lagra dokument relaterade till alla dina projekt och organisera dem i projektmapparna på ClickUp för att enkelt kunna hitta dem igen. Alternativt kan du skapa ett centraliserat arkiv med alla policyer och procedurer som alla måste följa när de arbetar med ett projekt.

Dessutom hämtar den AI-drivna Connected Search i ClickUp filer från var som helst i arbetsytan och integrerade tredjepartsappar!

3. Integrationer

ClickUp integreras med tredjepartsappar för företag och produktivitet som Google Drive, Slack, Hubspot etc. Denna funktion gör att du kan hantera allt ditt arbete från en enda instrumentpanel, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika appar.

Det finns över 1 000 ClickUp-integrationer som du kan använda för att ansluta det till ett brett utbud av affärsappar, vilket gör det mer flexibelt än någon annan intranätplattform.

Uppgiftshantering och samarbetsfunktioner för internkommunikation

ClickUp erbjuder också ett flertal funktioner för uppgiftshantering och samarbete som hjälper dina teammedlemmar att hantera sin arbetsbelastning. Här är en kort översikt över dessa funktioner:

1. Uppgiftshantering

ClickUp har en inbyggd uppgiftshanterare som hjälper anställda att hantera all sin projektarbetsbelastning från ett och samma ställe. Använd ClickUp Tasks för att dela upp projektets arbetsbelastning i genomförbara steg och tilldela dem till olika teammedlemmar. 🪜

Varje uppgift kan också ha bifogade filer som innehåller den information som krävs för att slutföra den. ClickUp Tasks gör det också möjligt för dina teammedlemmar att tagga varandra för att klargöra oklarheter.

2. Samarbete

ClickUp erbjuder planerings- och strategifunktioner som gör det möjligt för dina teammedlemmar och kunder att samarbeta i projekt. Med ClickUp Whiteboards kan dina teammedlemmar och kunder skapa tankekartor och flödesscheman för projektstrategi, genomförandeprocess och mycket mer.

När en strategi eller process har utformats kan uppgifterna för alla steg startas direkt från whiteboardtavlan.

Använda ClickUp Docs och Whiteboards för kunskapsdelning och samarbete: Ett exempel

Ett mjukvaruutvecklingsföretag letar efter ett internt kommunikationssystem. Det överväger olika intranätplattformar, men ingen av dem passar eftersom verktygen inte tillåter extern åtkomst, och det är avgörande för företaget att involvera sina kunder i projekten.

Sedan stöter man på ClickUp och börjar använda ClickUp Docs för att bygga upp en kunskapsbas med projektspecifika SRS-dokument (Software Requirement Specification) och interna processer. Fördesignade wikimallar hjälper företaget i denna uppgift. 🤩

När den är färdig delas Wiki eller kunskapsbasen med alla anställda som kan använda den när de känner sig osäkra på kraven för ett projekt eller en företagspolicy. Detta minskar avsevärt antalet frågor till HR-avdelningen och projektledarna, vilket sparar värdefull tid. ⌛

Företaget börjar också använda ClickUp Whiteboards för att planera och utarbeta strategier tillsammans med sina kunder. Detta förbättrar kvaliteten på projektplaneringen och eliminerar risken för missförstånd. Resultatet blir färre buggar i varje sprint och snabbare slutförande av projekt, vilket i slutändan leder till ökad kundnöjdhet.

Effektivisera och säkra din interna kommunikation med ClickUp

En intranätlösning är viktig för ett företags framgång, eftersom den i princip fungerar som dess digitala huvudkontor. Men även om den erbjuder samarbets- och säkerhetsfunktioner är den dyr och komplex att installera och saknar fjärråtkomst.

Det är här ClickUp kommer till sin rätt. Det kombinerar intranätets säkerhet med solida funktioner för projektledning, kommunikation, samarbete och integration – allt i en enhetlig plattform. Dessutom är det fjärrvänligt, vilket gör det perfekt för din moderna, globala och digitala arbetsplats.

Registrera dig på ClickUp idag för att uppleva dessa fördelar själv och effektivisera projekt samarbetet i din organisation!