”Vi är djupt ledsna” var allt CrowdStrike kunde säga efter att en felaktig programuppdatering orsakade den berömda Blue Screen of Death (BSD) för miljontals användare världen över. Förutom att aktiekursen föll med 10 % på en dag, var CrowdStrike tvunget att svara inför både arga kunder och den amerikanska kongressen.
Även om detta kan verka som ett extremt fall är oavsiktliga fel ganska vanliga i affärslivet. När flera team på olika platser arbetar med komplexa problem kan många saker gå fel.
Ett av de vanligaste – och mest effektiva – sätten att förebygga sådana katastrofer är internrevision. Med en stark process och programvara för styrning, riskhantering och regelefterlevnad (GRC) kan organisationer proaktivt identifiera potentiella problem och åtgärda dem i förväg.
I det här blogginlägget går vi igenom hur du kan skapa en revisionsstrategi och implementera den med hjälp av en effektiv intern revisionschecklista.
Vad är en revision?
En revision är en process för systematisk granskning och utvärdering av processer. Dessa processer kan vara finansiella, operativa eller relaterade till efterlevnad.
Interna revisorer granskar till exempel regelbundet företagets kontoutdrag för att upptäcka eventuella fel eller bedrägliga transaktioner.
En serviceorganisation, till exempel en restaurang eller ett spa, kan genomföra revisioner av hur personalen utför sina uppgifter. Teknikföretag använder ofta dogfooding som ett sätt att genomföra interna revisioner.
Varför behövs en internrevision?
Enkelt uttryckt är en internrevision utformad för att upptäcka problem innan något arbete publiceras för omvärlden. Detta säkerställer följande:
- Noggrannhet: Revisioner ger teamen en extra möjlighet att säkerställa att arbetet är noggrant, fullständigt och felfritt.
- Riskhantering: Internrevisionen identifierar potentiella risker som kan minskas i förväg för att undvika förluster och påföljder.
- Kvalitet: Revisioner bidrar också till att säkerställa kvaliteten på resultatet och verifiera att det uppfyller kraven och branschstandarderna.
- Prestanda: Interna revisioner utvärderar ibland prestanda för att simulera en verklig situation.
- Efterlevnad: Den vanligaste anledningen är att interna revisioner hjälper till att följa gällande lagar, regler och standarder.
- Försäkran för intressenter: I företag med investerare eller aktieägare skapar interna revisioner förtroende för organisationens verksamhet och rapportering.
Vilka typer av revisioner finns det?
Beroende på din verksamhets karaktär, mål, behov och intressenter kan du genomföra en rad olika revisioner. De flesta av dem faller inom följande tre kategorier.
Internrevision
En internrevision genomförs av organisationen för dess egna behov. Revisorerna är aktiva anställda i din organisation eller ämnesexperter inom avdelningen som utför revisionen.
Till exempel kan talanghanteringsteamet varje år genomföra en intern revision av ersättningsstrukturerna för varje anställd. Detta skulle användas för att identifiera eventuella omedvetna fördomar eller orättvisor.
Extern revision
En extern revision innebär att oberoende experter anlitas för att utvärdera en organisations processer eller resultat. Utöver det interna revisionsteamet bidrar externa revisorer med ett bredare spektrum av kunskap och erfarenhet. Detta ger trovärdighet och skapar förtroende för organisationen.
Branschorgan och standardiseringsorganisationer genomför regelbundet externa revisioner av företag. ISO-certifieringar är de mest eftertraktade inom alla branscher.
Andra exempel är Forest Stewardship Council för hållbar skogsförvaltning, LEED för byggnadsdesign och förvaltning samt Leaping Bunny för produkter som är 100 % fria från djurförsök.
Revision av efterlevnad
Compliance-revisioner utvärderar om en organisation följer specifika lagar, förordningar eller interna policyer. Dessa revisioner fokuserar uteslutande på överensstämmelse med branschstandarder, avtalsenliga skyldigheter eller statliga förordningar för att undvika påföljder och upprätthålla etiska rutiner.
Inom teknikbranschen är regelbundna revisioner av efterlevnaden av GDPR eller HIPAA standardpraxis. Varje bransch har sina egna efterlevnadskrav, som organisationer måste genomföra regelbundna revisioner för.
Oavsett om du gör det internt eller tar hjälp utifrån är revisioner en nödvändighet om du driver ett företag. Det försäkrar alla intressenter – kunder, investerare, aktieägare, anställda, leverantörer, partners osv. – om att organisationen uppfyller deras standarder.
För att säkerställa detta behöver du en omfattande och målinriktad revisionsstrategi. Så här kan du skapa en sådan.
Förberedelser inför en revision
Innan du påbörjar en revision bör du förbereda dig noggrant. Detta skapar en stabil grund för revisionsprocessen på sikt.
1. Fastställ revisionsmål
Definiera tydligt syftet med din revision. Spåra problemets historia och förstå sammanhanget medan du gör detta.
En teknikchef kan till exempel begära en DevOps-revision eftersom antalet produktionsåtergångar under de senaste sex månaderna har varit högt. I det fallet ska du inte sätta målet som ”genomföra DevOps-revision”. Sätt istället ”identifiera orsakerna till produktionsåtergången” som mål.
2. Fastställ revisionsomfattningen
I detta avsnitt fastställs hur du ska genomföra revisionen. Ett bra sätt att gå tillväga är att använda 4W-metoden.
- Vem: De personer och avdelningar som ansvarar för och utför revisionen.
- Vad: De processer eller system som granskas
- När: Den tidsram inom vilken revisionen måste slutföras.
- Var: De fysiska gränserna för var revisionen behöver utföras, om sådana finns.
När du till exempel utför en DevOps-revision kan omfattningen se ut enligt följande.
Vem: Teknikchefen ansvarar för granskningens övervakning. Granskningsteamet, som består av två utvecklare, två kvalitetsanalytiker och tre DevOps-ingenjörer, kommer att genomföra granskningen.
Vad: CI/CD-pipeline kommer att granskas, inklusive alla automatiserade och manuella processer. SOC 2-kompatibel programvara ingår också.
När: Revisionen kommer att genomföras under åtta veckor med start den 1 juli 2025.
Var: Processrevisionen kommer att genomföras i staging- och produktionsmiljöerna.
3. Dela upp revisionsområdena
När arbetsomfattningen är klar kan du dela upp den i mindre hanterbara delprojekt, uppgifter och deluppgifter. Gruppera relaterade uppgifter och organisera dem systematiskt.
4. Skapa specifika uppgifter och frågor
Det här är steget där du faktiskt skapar checklistorna för den interna revisionen. Här listar du alla genomförbara och mätbara uppgifter för varje område i revisionen.
En DevOps-revisionschecklista kan till exempel innehålla frågor som:
- Är koden fri från buggar innan den släpps i produktion?
- Hur stor andel av kända buggar skickas till produktion?
- Görs det en kodgranskning av den seniora utvecklaren före produktion?
- Utförs en IT-efterlevnadsrevision före produktionen?
- Vem har tillgång till produktionsprocessen?
Här är några tips när du skapar din interna revisionschecklista:
Håll det enkelt: Använd ett tydligt och koncist språk som undviker onödig komplexitet. Fokusera på genomförbara uppgifter som alla lätt kan förstå och följa.
Gör den relevant: Anpassa din checklista efter revisionens mål, omfattning och tillämpliga standarder. Inkludera endast punkter som direkt berör de områden du granskar.
Om du till exempel skapar en checklista för GDPR-efterlevnad bör du undvika att lägga till andra juridiska krav i samma revision.
Håll dig konsekvent: Använd standardiserade format, terminologi och bedömningskriterier för alla uppgifter.
5. Förbered nödvändig dokumentation
Bestäm vilka specifika register, rapporter eller data som ska verifiera efterlevnaden eller den operativa effektiviteten för varje punkt på checklistan. Vid en finansiell revision kan du till exempel behöva balansräkningar, fakturor och skattedeklarationer.
För DevOps-revisionen kan du behöva standardrutiner (SOP), matris över roller och ansvar, processer för produktionslanseringar osv.
6. Slutför och standardisera
Genomför en mindre meta-revision för att kontrollera om det finns överflödiga, saknade eller otydliga punkter i din revisionschecklista. Använd resultaten för att förfina checklistan och förbättra dess användbarhet och effektivitet.
Formatera den så att den blir tydlig, med organiserade avsnitt och utrymme för anteckningar eller iakttagelser. Standardisera den för framtida revisioner för att säkerställa konsekvens och användarvänlighet i hela organisationen.
Exempel på en intern revisionschecklista
När förberedelserna är klara har du en intern revisionschecklista som ser ut ungefär som den nedan.
Revisionsmål och omfattning
Detta är ett kort avsnitt som beskriver målen och syftena med revisionsprocessen. Det innehåller även RACI-matrisen och eskaleringsprocesser.
Revisionschecklista
Detta omfattar allt arbete som behöver utföras som en del av revisionsprocessen. Några vanliga punkter är:
Förberedelser
- Samla in all relevant information och få tillgång till den
- Planera arbetet som ska utföras varje dag
- Få nödvändiga godkännanden från viktiga intressenter
Implementering av revision
- Mät effektiviteten i varje process
- Identifiera flaskhalsar
- Granska viktiga prestationsindikatorer och motsvarande mätvärden.
- Utvärdera efterlevnaden av policyn
- Kör checklistan för efterlevnad av Sarbanes-Oxley Act SOX.
Uppföljningsåtgärder
- Dokumentera resultaten
- Ge rekommendationer för korrigerande och förebyggande åtgärder.
- Tilldela ansvar och deadlines för att lösa problem.
- Uppdatera checklistan för efterlevnad
- Planera uppföljningsrevisioner för att övervaka framstegen.
Revisionsresultat
Det typiska resultatet av en internrevision är en rapport till berörda intressenter med en beskrivning av resultaten och rekommendationer.
Om DevOps-revisionen till exempel avslöjade att återställningar orsakas av att felaktig eller defekt kod skickas till produktion, kommer revisionsrapporten att nämna detta. Dessutom kan den också föreslå en formell kodgranskningsprocess för att förhindra återställningar i framtiden.
Du är redo och har planerat allt – nu ska vi se hur du kan genomföra din revision på rätt sätt.
Genomföra en revision: steg-för-steg-process
För att upprepa: förberedelserna inför revisionen är utan tvekan det viktigaste steget i processen. De avgör vad du ska granska, hur, när och var. Innan du börjar utvärdera något bör du därför slutföra dina förberedelser och planering inför revisionen.
Skapa en omfattande revisionschecklista och börja sedan dina kontroller.
1. Samla in data
Samla alla data som finns tillgängliga. Om du till exempel genomför en DevOps-revision kan dina data omfatta:
- Befintliga rapporter från tidigare produktionskörningar och återställningar
- Automatiserade revisionsloggar
- Befintliga retrospektiva analyser av varför det inträffade
- Arkitektoniska ritningar och andra processkartor
- Feedback från teamledare och medlemmar om processen
I vissa fall kan du också vilja se data från GRC-programvaran.
2. Gör dina kontroller
Det låter kanske enkelt, men det är verkligen inte lätt. Revisionskommitténs uppgift är att utvärdera varje enskilt steg i varje process. Se till att du är noggrann och grundlig.
- Gå igenom alla uppgifter i detalj.
- Verifiera alla processer inom revisionsområdet med hjälp av din interna revisionschecklista.
- Om något inte stämmer, ställ lämpliga frågor till den berörda teammedlemmen.
- Notera dina observationer tydligt vid varje steg.
3. Samla in revisionsbevis
Skillnaden mellan en revision och en slumpmässig åsikt är bevisen. En grundlig internrevision ger konkreta bevis på ineffektivitet, avvikelser, misstag, bedrägerier eller andra avvikelser från processen. Fokusera på att samla in tillräckliga, relevanta och tillförlitliga bevis för att skapa en solid grund för dina slutsatser.
4. Analysera revisionsbevis
Analysera bevisen noggrant för att förstå vad som händer och varför. Använd dataanalys, benchmarking och riskbedömningstekniker för att identifiera mönster, avvikelser eller problemområden.
5. Rapportera revisionsresultaten
Sammanställ nu resultaten av din revision i ett dokument. Detta bör inkludera:
- Mål: En kort introduktion till vad du vill uppnå.
- Resultat: Observationer och slutsatser baserade på revisionen
- Rekommendationer: Förslag på förbättringar för eventuella ineffektiviteter eller bristande efterlevnad som observerats.
- Nästa steg: Framtida planer för nästa revision eller nödvändiga förändringar
Även om revisioner är en självklarhet för alla organisationer finns det en rad saker som kan gå fel. Här är några bästa praxis för att undvika det.
Bästa praxis för användning av en revisionschecklista
En revisionschecklista är din skattkarta. Den visar dig vägen du behöver ta för att slutföra ditt revisionsuppdrag. En tydlig, relevant och användbar skattkarta är avgörande för din framgång. Tänk på dessa tips när du skapar din egen.
Granska din revisionschecklista: Ja, du läste rätt. För att säkerställa att din checklista förblir relevant och effektiv bör du granska den regelbundet. Uppdatera den så att den återspeglar organisatoriska processer, ansvariga intressenter, systemförändringar etc.
Titta utifrån och in: Stäng inte ute omvärlden när du skapar din interna revisionschecklista. Ta regelbundet hänsyn till branschstandarder och förändringar i regelverket. På så sätt säkerställer du att revisionschecklistan är aktuell och relevant.
Få feedback: Revisorer måste upprätthålla en viss distans och auktoritet för att tas på allvar. Detta bör dock inte hindra dem från att samla in meningsfull feedback från interna intressenter, av vilka många kan vara en del av den process som granskas. Inrätta en process för granskning av dokumentation för att samla in feedback.
Anpassa standardiserade checklistor: Branschorgan och certifieringsorganisationer har sannolikt redan gedigna revisionschecklistor. Leta efter sådana som är tillgängliga under Creative Commons-licenser och anpassa dem till dina processer.
Håll det digitalt: Använd en digital checklista för att maximera tillgängligheten och effektiviteten. Du kan till och med finna värde i verktyg för efterlevnadshantering som erbjuder realtidsvarningar, automatiseringar och samarbetsfunktioner. Låt oss se hur det skulle fungera.
Verktyg och resurser för att skapa revisionschecklistor
Revisioner är långdragna processer som tar mycket tid och kraft. Ett robust projektledningsverktyg som ClickUp kan underlätta det för dig. Så här gör du.
Strukturerad planering med mallar
Känn dig inte pressad att börja din revisionsmall från ett tomt blad. Anpassa någon av de offentligt tillgängliga checklistorna efter dina behov.
Du kan också använda ClickUps helt anpassningsbara och nybörjarvänliga mall för revisionsplan för att strukturera ditt arbete. Med hjälp av denna dokumentmall kan du identifiera viktiga områden för efterlevnadskrav, samla in data, organisera kunskap samt planera och genomföra revisionen utan problem.
Effektiva och återanvändbara checklistor
En bra checklista är grunden för din revision. Skapa därför en checklista som du kan återanvända om och om igen. Om du inte vet var du ska börja kan du kolla in ClickUps mall för internrevisionschecklista. Du kan använda denna nybörjarvänliga, färdiga mall för att:
- Identifiera revisionspunkter
- Skapa återanvändbara checklistor med motsvarande revisionspoäng, arbetsinsatsnivåer och andra anpassade fält.
- Kopiera och använd när det behövs.
- Samarbeta med intressenter och förbli flexibel
Uppgiftshantering för revisioner
Vad är en revision om inte en serie specifika uppgifter? Hantera dina revisioner effektivt med ClickUp Tasks. Dela upp revisionen i uppgifter och deluppgifter. Skapa mindre checklistor inom uppgifterna, om det behövs. Samarbeta med relevanta personer genom att @nämna dem i kommentarerna. Du kan också tilldela personer åtgärdspunkter efter behov.
Automatisering av revisioner
Revisioner består av en samling små repetitiva uppgifter, varav många kan automatiseras på ett effektivt sätt. ClickUp Automations innehåller fördesignade mallar och triggers som stödjer en rad olika scenarier.
- Behöver du uppdatera poster på flera checklistor? Automatisera utifrån triggers i en av listorna.
- Behöver du meddela en intressent om allvarliga avvikelser? Automatisera taggning och @omnämnanden.
- Behöver du skapa nya uppgifter baserat på revisionsresultatet? Automatisera uppgiftskapandet baserat på statusändringar.
Samarbetsbaserade insikter
Organisera dina resultat i ClickUp Docs. Dela dem på ett säkert sätt med andra för kommentarer och förslag. Du kan också skapa uppgifter direkt från dokumenten om det behövs.
För mer komplexa problem kan du använda AI. ClickUp Brain hjälper dig att generera idéer, sammanfatta anteckningar och få uppdateringar om framstegen direkt. Du kan också få svar på dina frågor om hur revisionsprojektet hanteras.
Nu är revisionen klar och rapporten färdig. Vad händer härnäst?
Åtgärder och förbättringar efter revisionen
Revisionen är inte det sista steget. Det är i själva verket bara en viktig milstolpe i den kontinuerliga förbättringscykeln. Det innebär att du har mycket arbete kvar efter revisionen.
Genomför korrigerande åtgärder: Följ revisionsrekommendationerna för att åtgärda brister, täppa till kontrollhål och åtgärda ineffektivitet.
Om rekommendationen från DevOps-revisionen till exempel är att lägga till ett steg för granskning av kärnverksamheten, implementera det som en del av din tekniska projektledning.
Tilldela ansvar: Integrera revisionsrekommendationerna i dina processer. Tilldela ansvar, sätt deadlines och övervaka framstegen.
Vidta förebyggande åtgärder: När du har åtgärdat problemet, vidta åtgärder för att förhindra att det uppstår igen.
Du kan till exempel implementera en automatiserad kodgranskning som en del av din DevOps-pipeline. Du kan också skapa en godkännandeprocess som säkerställer att en senior utvecklare godkänner koden för produktionspush.
Uppdatera policyer: Baserat på revisionsrekommendationerna, uppdatera interna kontroller, policyer, SOP:er, utbildning etc. Inrätta en process för att regelbundet övervaka förändringar i det rättsliga ramverket och anpassa dig därefter. Gör detta till en del av din organisations kunskap.
Följ upp framstegen: Vänta inte till nästa revision för att se om det har fungerat! Följ upp och mät dina framsteg i varje steg. Använd ClickUp Dashboards för övervakning i realtid och resultatrapportering.
Du kan till exempel skapa widgets på ClickUp Dashboards för uppgifter med kodgranskning och återställningar. Använd detta för att övervaka sambandet mellan de två och säkerställa att dina revisionsrekommendationer är användbara för att lösa de underliggande problemen.
Missa aldrig en revision med ClickUp
Låt oss vara ärliga. Misstag händer hela tiden, särskilt när människor är inblandade. Även om detta inte kan undvikas helt, kan de minimeras med rätt processer.
En bra internrevision upprätthåller noggrannheten, effektiviteten, ändamålsenligheten och integriteten i organisationens processer. Den bidrar också till att upprätthålla standarderna för säkerhets-, lagstadgade, reglerande och kvalitetsledningssystem. Regelbundna interna och externa revisioner hanterar risker och minskar dem.
Å andra sidan kan frekventa revisioner också ta betydande tid, resurser och budget. Det enda sättet att konsekvent genomföra revisioner och kontinuerligt förbättra processer är att operationalisera dem.
ClickUps projektledningsverktyg är ett kraftfullt alternativ för detta. Med sin effektiva uppgiftshantering, strömlinjeformade arbetsflöden, övervakning i realtid och smidiga samarbete stöder ClickUp revisionshantering i stor skala. Ställ in dina anpassade revisioner på ClickUp. Prova ClickUp gratis idag!