Hur man optimerar dokumentgranskningsprocessen

Rutinmässig dokumentgranskning är en integrerad del av organisationer och spelar en avgörande roll för att upprätthålla noggrannheten och kvaliteten på organisationens data.

En felfri dokumentgranskningsprocess hjälper dig att förbättra dokumentkvaliteten, minimera tekniska fel och juridiska risker samt överföra information mellan team på ett smidigt sätt.

Dokumentgranskning är dock en arbetsintensiv uppgift som kräver stor koncentration och uppmärksamhet på detaljer.

Otillräcklig dokumentgranskning under förberedelsen av ett kontrakt och utveckling av nya produkter eller affärsprocesser kan leda till projektförseningar och budgetöverskridanden.

Dokumentgranskning är dessutom mer än bara en engångsuppgift. Du behöver regelbundna granskningar för att säkerställa att dina data är relevanta och korrekta.

Denna guide ger dig den expertis och de verktyg du behöver för att optimera din dokumentgranskningsprocess och driva dina affärsprocesser på bästa sätt.

Vad är en dokumentgranskning?

Dokumentgranskning är en systematisk process för att analysera och utvärdera befintlig organisationsinformation. Många uppfattar dokumentgranskning som att korrigera grammatiska fel, men granskningsprocessen omfattar mycket mer än så.

Dokumentgranskning utvärderar efterlevnaden av relevanta standarder, identifierar informationskonflikter och förbättrar läsbarheten för slutanvändarna.

En effektiv dokumentgranskning lägger ett enhetligt fokus på kvalitetsstandarder och datans noggrannhet. Kvalitetsstandarderna för granskningen avser förbättring av dokumentets struktur, stil, format och konsistens. Noggrannhet avser att säkerställa tillförlitlig, fullständig och kompatibel information för organisationen.

En robust dokumentgranskning ger slut användarna tillförlitliga dokument av hög kvalitet som är lättare att förstå och implementera.

Även om denna process börjar redan i utkast- och bearbetningsstadiet, behöver du specialiserade advokater eller advokatbyråer för dokumentgranskning för att säkerställa att det inte finns några juridiska inkonsekvenser eller luckor i informationen.

Syftet med en dokumentgranskningsprocess

Dokument är en referenskälla för många affärsbeslut. Till exempel säkerställer granskningar av tekniska dokument att dokumenten förmedlar relevant data och information till användarna. En teknisk skribent granskar dokumenten för att identifiera fel och inkonsekvenser och verifiera den tekniska noggrannheten i informationen samt efterlevnaden av branschstandarder och regler.

Med denna information om produkter, system och processer kan din organisation undvika kostsamma fel och omarbetningar och säkerställa att affärsbeslut är felsäkra.

Du måste tilldela dokumentgranskningsprocessen till ämnesexperter som är väl insatta i de specifika aspekterna av produkten eller processen. En granskning av en användarhandbok innebär till exempel att man kontrollerar om dokumentet täcker alla produktdetaljer och förmedlar informationen på avsett sätt.

När det gäller den interna utbildningen i dokumentgranskning måste granskaren fokusera på kunskapsdelning snarare än regler relaterade till stilformat.

I båda dessa fall bör dokumentgranskningsprocessen omfatta alla aspekter av designen för den slutliga produkten, underhåll, drift och hur produkten eller systemet ska användas.

En effektiv process för granskning av dokument gynnar både dina användare och dina anställda. Så här hjälper den alla att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt.

Säkerställ noggrannhet och tillförlitlighet

En praktisk granskningsprocess säkerställer att informationen är korrekt och tillförlitlig. Detta är avgörande för juridiska dokument och i starkt reglerade branscher med stora datamängder där uppmärksamhet på detaljer är avgörande och misstag kan leda till allvarliga konsekvenser, såsom böter för bristande efterlevnad.

Identifiera potentiella varningssignaler

Dokumentgranskning lyfter fram potentiella problem på ett proaktivt sätt, vilket ger tid att vidta korrigerande åtgärder. Till exempel kan en granskning av juridiska dokument uppmärksamma problem som förnyelsepolicyer som juridiska team och andra intressenter måste diskutera innan dokumentet undertecknas. Detta steg skyddar din organisation från allvarliga konsekvenser som de kan möta senare.

Bättre samarbete

Dokumentgranskningen av arbetsflödet beskriver alla granskningssteg i processen och informerar teammedlemmarna om vad som händer före och efter att de har slutfört sin uppgift. Granskningsdokumentationen hjälper dem att samla in den information som behövs för att utföra sitt arbete korrekt och vidarebefordra kunskapen till nästa person.

Leveranshastighet

Dokumentgranskningen säkerställer att alla vet vad de ska göra och hur de ska göra det. En bra granskningsprocess lyfter fram de problem du kan stöta på och möjliga lösningar för att undanröja hindren.

Säkerställ efterlevnad

Organisationer måste följa lagkrav, regler eller specifika riktlinjer inom många branscher. En dokumentgranskning bekräftar att företagsinformationen överensstämmer med dessa krav, vilket minskar risken för bristande efterlevnad.

Om man till exempel förbiser dokumentgranskningen för produktdesign kan det leda till produktions- eller kvalitetsrelaterade problem. Följaktligen kan projektledare leverera produkten för sent på grund av fel i feedbacken.

Datasäkerhet

Fel i dokumentationen kan leda till missförstånd, misstag eller till och med säkerhetsrisker. Till exempel kan en felaktig tolkning av en lagstadgad riktlinje leda till rättstvister. En väl dokumenterad granskningsprocess påminner anställda om de säkerhetsåtgärder de måste följa.

Kostnadsbesparingar

Dåligt hanterade dokumentgranskningsprocedurer leder till okontrollerade fel, onödig dataduplicering och höga kostnader för organisationen, samt slöseri med tid och ansträngning för flera intressenter. En välorganiserad dokumentgranskning effektiviserar processen och minskar behovet av att söka och lagra dokument.

Möjliggör effektiv kunskapsöverföring

Med en enkel granskningsprocess för projektdokumentation vet alla i ditt team vad de ska göra, och du kan fortsätta lägga till nya versioner i takt med att produkten eller processerna utvecklas. Nya medarbetare får fullständig kunskap och undviker att upprepa samma misstag. Det är också ett utmärkt sätt att påskynda introduktionen av nya medarbetare i organisationen och nya projekt.

Vad du ska leta efter under dokumentgranskningsprocessen

Dokumentgranskning är en viktig process som säkerställer att tekniska dokument, rapporter, manualer eller andra former av dokumentation uppfyller specifika standarder och kommunikationsmål. Här är några viktiga aspekter att tänka på när du granskar ett dokument.

Noggrannhet

Kontrollera att fakta, data och siffror i dokumentet är korrekta. Tillförlitliga informationskällor skapar förtroende och trygghet för organisationen.

Tydlighet

Kontrollera om dokumentet är strukturerat så att budskapet förmedlas på ett lättförståeligt sätt, så att slutanvändarna snabbt kan ta till sig informationen och vidta nödvändiga åtgärder.

Fullständighet

Kontrollera att dokumentet täcker alla nödvändiga ämnen och ger en heltäckande bild. Kontrollera om det saknas information eller om det finns luckor i innehållet för att öka dess tillförlitlighet och användningsgrad.

Konsekvens

Se till att dokumentets formatering, språk, terminologi och stil är konsekvent i alla filtyper. Enhetliga rubriker, typsnitt och punktlistor hjälper slutanvändarna att lättare förstå dokumentet.

Aktualitet

Kontrollera om det granskade dokumentet är uppdaterat. Detta blir extra viktigt för tabeller, grafer, bilder och andra visuella element.

Om det är en del av ett större dokument och hänvisar till en ny version, kontrollera att du har versionskontroll – ett sätt att spåra tidigare versioner. Föråldrade dokument leder till fel i processoptimeringen.

Efterlevnad

Kontrollera att dokumentet uppfyller gällande regler och specifika riktlinjer. En granskning av efterlevnaden är avgörande för juridiska dokument när man granskar anspråk, genomför smidiga revisioner och förnyar avtal.

Referenser och källhänvisningar

Kontrollera att dokumentet följer önskad referensstil. Se till att alla dokument är korrekt refererade och formaterade.

Användbarhet

Fundera över hur slutanvändaren kommer att använda dokumentet och om det finns tydliga instruktioner och vägledning för att förstå dokumentet.

En grundlig dokumentgranskningsprocess hjälper dig att identifiera aspekter som kan förbättras och ger resurser som hjälper slutanvändarna att bättre förstå processen.

Steg i en dokumentgranskningsprocess

Granskning av dokument är en samarbetsprocess som kräver noggrann planering och förberedelse. Det är en komplex process eftersom flera intressenter är involverade i hanteringen av godkännanden. Förutom att vara uppmärksam på detaljer behöver du en övergripande strategi för att optimera dokumentationsprocessen.

Börja med att definiera målen för granskningsprocessen, specificera granskarens leveranser och samordna intressenterna.

En typisk granskningscykel följer följande steg: planering, förberedelse, granskning, kvalitetskontroll, validering och utvärdering efter granskningen. Låt oss titta närmare på de olika stegen nedan.

Planering

I detta steg av granskningsprocessen definierar du syftet, omfattningen och målet med dokumentgranskningen för att alla ska vara överens om behoven i granskningsprocessen från början.

De viktigaste frågorna att besvara när du definierar dessa är

Definiera sedan målet för dokumentgranskningen.

Målet med en användarhandbok för en mjukvaruprodukt kan till exempel vara att skriva en tydlig, koncis och lättförståelig användarhandbok för läsare utan teknisk bakgrund.

Här fokuserar vi på att identifiera granskningsteamet, definiera granskningskriterierna och utveckla tidsplanen och schemat för granskningsprocessen.

Ditt granskningsteam kan till exempel bestå av intressenter från olika avdelningar, såsom teknik-, skatte-, ekonomi-, styrnings- och juridikteam.

Förberedelser

Upprätta en granskningsprocess (välj mellan individuell granskning, granskning av intressenter eller kollegial granskning). Alla, inklusive tekniska skribenter och jurister, bör ha tillgång till riktlinjer och relevanta dokument. Tillhandahåll tydliga instruktioner, granskningskriterier och checklistor som granskaren bör fokusera på under granskningsprocessen.

Granska

I detta steg av dokumentgranskningsprocessen granskar granskarna dokumenten. De läser, analyserar, kommenterar, kategoriserar och rekommenderar förbättringar. De checklistor som förberetts i steget ovan standardiserar granskningsprocessen och bidrar till att upprätthålla konsekvens.

Kvalitetskontroll

Här utvärderar du granskningarnas noggrannhet och fullständighet. Behandla granskningskommentarer och avvikelser och nå enighet med granskningsteamet. Kontrollera att granskningarna följer de utformade procedurerna och riktlinjerna.

Validering och godkännande

När den ansvariga personen har sammanställt granskningarna i en rapport kan den skickas in för godkännande. Dokumentgranskningsrapporten ska identifiera gemensamma teman och trender samt lyfta fram förbättringsförslag. Se till att dokumentet är korrekt formaterat och följer branschstandarderna.

Utvärdering efter granskning

I detta skede ska du reflektera över effektiviteten i dokumentgranskningsprocessen. Samla in feedback om den övergripande processen från alla granskare och identifiera möjligheter till förbättringar av granskningsprocessen i framtiden.

Hur du optimerar ditt teams dokumentgranskningsprocess med ClickUp

Att hålla reda på flera dokument under granskningsprocessen tar mycket tid. Ännu mer om flera team är involverade i processen och du uppdaterar olika kommunikationskanaler.

ClickUp är ett användarvänligt program för dokumentredigering som effektiviserar granskningsprocessen.

Så här använder organisationer ClckUp som dokumentgranskningsprogramvara för processoptimering.

Organisera din information med ClickUp Docs

Använd ClickUp Docs för att skapa och intuitivt redigera dokument. Formatera dem för att lyfta fram viktig information och kodblock för att markera viktiga punkter.

Använd ClickUps granskningsprogramvara för att samarbeta med ditt team, tilldela flera användare och hålla koll på ändringar som görs av andra intressenter. När ni arbetar tillsammans under dokumentgranskningen blir alla överens om riktlinjer, tidsplaner och leveranser.

Dela upp granskningsdokumenten i separata undersidor och koppla uppgifter till dokumentationen med några få klick.

Bädda in flera resurser, inklusive PDF-filer, vitböcker och Google Sheets, i Docs för snabb åtkomst.

Låt AI hjälpa dig att skriva bättre dokumentgranskningar

Använd AI-skrivverktyg som ClickUp AI för att sammanfatta granskade dokument, skapa åtgärdspunkter, redigera text och automatisera uppgifter och deluppgifter.

ClickUp AI hjälper dig att förmedla ditt budskap på ett koncist och lättförståeligt sätt. Eliminera skrivkramp med AI som din partner för brainstorming, skrivande och redigering.

Mallar för processförbättring standardiserar arbetsflödena för dokumentgranskning

ClickUps mallar för processförbättring hjälper dig att planera varje steg i din dokumentgranskningsprocess i detalj och anpassa din plan efter företagets mål.

Till exempel är ClickUps mall för processkartläggning en utmärkt utgångspunkt för att planera tidsplaner, scheman och arbetsbelastning för dina tekniska skribenter och granskare.

Mallen är långt ifrån en enkel att göra-lista, utan har avancerade funktioner för att dela upp komplexa uppgifter i lättförståeliga arbetsflöden.

Anpassade uppgiftsstatusar för att följa projekt på ett ögonblick

När du har en stor mängd dokument att granska och flera personer som arbetar med dem, kan du använda ett projektledningsverktyg som ClickUp för att spåra projekt och deras framsteg.

Skapa anpassade statusar, lägg till steg som pågående, slutfört och avvisat, samt enkla checklistor för varje aktivitet, till exempel gjort och inte gjort.

Låt automatiseringen sköta det tidskrävande integrationsarbetet

ClickUp har över 100 automatiseringsalternativ för att effektivisera dina arbetsflöden för dokumentgranskning. Skapa nya uppgifter, implementera standardrutiner (SOP), tilldela uppgifter automatiskt och flytta statusar med fördefinierade och anpassade automatiseringar.

Förbättra din dokumentgranskning med ClickUp

Granskning av dokument är viktigt för att hjälpa teamen att hålla sig på rätt spår och slutföra granskningarna i tid, oavsett volym. Team kan effektivisera sina granskningsarbetsflöden med ClickUp – den bästa programvaran för dokumentgranskning.

Du behöver inte längre slösa tid på att samarbeta med flera team och intressenter, spåra spridda dokument eller samordna med granskare för att säkerställa att dokumenten är uppdaterade.

Allt är synligt och tillgängligt på ClickUp.

Effektivisera din dokumentgranskningsprocess på ClickUp. Registrera dig gratis.

Vanliga frågor om dokumentgranskning

Är kollegial granskning till hjälp i dokumentgranskningsprocessen?

Ja, kollegial granskning är mycket fördelaktigt för dokumentgranskningsprocessen. Processen innebär att kollegor eller teammedlemmar granskar ett dokument för att ge feedback, förslag och insikter.

Du kan samla olika synpunkter genom att tillföra olika perspektiv och erfarenheter till granskningsprocessen. Använd dem för att säkerställa att dokumentet är relevant och begripligt för en bredare publik.

Betrakta kollegial granskning som ett robust feedbackverktyg för befintliga granskare och förbättra framtida granskningsprocesser.

Vad är de fyra C:na inom dokumentation?

De fyra C:na inom dokumentation avser fyra viktiga principer eller egenskaper för dokumentens effektivitet. Dessa principer styr skapandet av tydlig, koncis, fullständig och konsekvent dokumentation. De fyra C:na är:

Tydlighet: Fokus ligger på att presentera enkel och lättförståelig dokumentationsdata. Tydlighet syftar till att säkerställa att läsarna förstår innebörden av innehållet utan förvirring eller feltolkningar. Riktlinjerna för att uppnå tydlighet är:

Kortfattad: Kortfattad innebär att informationen presenteras på ett kompakt och effektivt sätt, utan onödiga detaljer. Syftet med denna princip är att undvika att överväldiga läsaren med överflödig information. Riktlinjerna för att uppnå kortfattadhet är:

Fullständig: Se till att du inkluderar all nödvändig information, utan luckor eller obesvarade frågor. Principen syftar till att ge en grundlig förståelse av ämnet. Riktlinjerna för att uppnå fullständighet är:

Konsekvent: Håll språket, formateringen och stilen enhetlig genom hela dokumentet. Detta skapar ett sammanhängande intryck och underlättar förståelsen av ämnet. Riktlinjerna för att uppnå konsekvens är:

Vilka är de vanligaste utmaningarna vid dokumentgranskning?