Ansvarsfriskrivning: Denna artikel är avsedd att tillhandahålla en checklista för efterlevnad av SOX och verktyg som kan vara till hjälp. Den är inte avsedd att ersätta professionell juridisk eller finansiell rådgivning.
SOX, en förkortning för Sarbanes-Oxley Act, är en viktig del av den finansiella regleringen för företag. Det är en uppsättning regler som syftar till att hålla företagens finanser transparenta och skydda investerare.
Tänk på det som en hälsokontroll av företagets ekonomi. Precis som du går till läkaren för en rutinundersökning, genomgår företag SOX-revisioner för att säkerställa att de är i optimal ekonomisk form.
Dessa revisioner är de riktmärken genom vilka företag visar sin transparens, ansvarighet och ärlighet gentemot investerare.
I den här artikeln kommer vi att undersöka SOX-efterlevnad och företagsansvar i detalj, diskutera dess viktigaste komponenter, vanliga utmaningar som företag står inför när det gäller efterlevnad och verktyg som underlättar detta.
Vad är SOX-efterlevnad?
SOX, en förkortning av Sarbanes-Oxley Act, är en slags regelbok för börsnoterade företag som ska följa etiska finansiella rutiner som säkerställer sund bolagsstyrning. Den amerikanska federala lagen kräver att organisationer följer specifika krav på finansiell rapportering, informationssäkerhet och revision för att förhindra företagsbedrägerier.
SOX-lagen skapades 2002 efter att stora börsnoterade företag som Enron, Tyco och WorldCom åkt fast för att ha förvrängt sina finansiella rapporter. Den våg av finansiella bedrägerier och skandaler bidrog till finanskrisen 2002.
Detta ledde till att en lagstiftning skapades för att säkerställa att alla börsnoterade företag är ärliga och transparenta så att intressenter som investerare (banker, aktieägare, allmänheten etc.) kan lita på vad företagen säger om sina finansiella data.
Med införandet av SOX har företag nu en laglig skyldighet att vara mer försiktiga och transparenta när de hanterar och rapporterar sina finanser – precis som GDPR-efterlevnad kräver extra försiktighet vid behandling av personuppgifter.
Vem måste följa SOX?
SOX riktar sig främst till de stora aktörerna i näringslivet, särskilt de som hanterar stora mängder kunddata.
Här är några andra exempel:
- Revisionsbyråer som granskar dessa företag
- Publikt noterade företag i USA (de som du kan köpa aktier i)
- Utländska företag noterade på amerikanska börser
Men även om du inte finns med på denna lista (t.ex. små, privata företag eller nystartade företag) är det klokt att följa SOX-principerna, eftersom det hjälper till att förebygga bedrägerier, förbättrar bolagsstyrningen och skyddar mot säkerhetsöverträdelser.
Viktiga krav för SOX-efterlevnad
Låt oss lägga juridiken åt sidan ett ögonblick och bryta ner detta.
Betrakta SOX-kraven som huvudingredienserna i ditt recept för att ”hålla företaget ärligt”.
Här är en kort sammanfattning av de viktigaste kraven för SOX-efterlevnad:
1. Interna kontroller
När det gäller SOX är interna kontroller som lås och larmsystem som håller företagets finansiella information säker och korrekt.
Företag måste införa och upprätthålla dessa kontroller för att skydda personuppgifter. Det säkerställer att ingen manipulerar bokföringen eller ”av misstag” förlägger några miljoner dollar.
Ett exempel på en intern kontrollprocess är uppdelning av arbetsuppgifter (SOD), där flera personer inte är involverade i kritiska uppgifter såsom godkännande av betalningar. Detta säkerställer också att det inte förekommer några intressekonflikter mellan inflytelserika intressenter inom organisationen. Syftet är att förhindra eventuell manipulation av känslig finansiell information.
2. Finansiell rapportering
Finansiell rapportering handlar om att vara ärlig och tydlig när du informerar om ditt företags finansiella situation.
Företag måste se till att deras finansiella rapporter är korrekta, fullständiga och lämnas in i tid. Den dyra företagsyachten kan inte gömmas i kategorin ”kontorsmaterial”!
Korrekt rapportering hjälper också till att uppfylla lagliga skyldigheter (som GDPR-efterlevnad) genom transparent hantering av personuppgifter.
3. Datasäkerhet
Datasäkerhet är en viktig fråga för företag, särskilt med tanke på deras växande beroende av molnlagring och ökningen av säkerhetsöverträdelser. Företag måste skydda sina finansiella data från hackare, nyfikna konkurrenter eller andra som inte bör få tillgång till deras siffror.
Det innebär bland annat att du måste skapa starka lösenord (och ”lösenord123” duger inte), använda kryptering och se till att endast behöriga personer har tillgång till känslig information.
Precis som GDPR-checklistan hjälper dessa rutiner databehandlare att upprätthålla säkerhetskontroller och dataintegritet.
Läs också: Hur man skapar en checklista för efterlevnad
4. Skydd för visselblåsare
SOX kräver att företag har ett system där anställda kan rapportera misstänkta aktiviteter utan rädsla för att bli avskedade eller degraderade.
Om du till exempel upptäcker att någon på ekonomiavdelningen förfalskar siffror eller döljer utgifter kan du rapportera det anonymt. Företaget är enligt lag skyldigt att skydda dig från repressalier.
I likhet med en registrerad person som kan lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten enligt GDPR, ger denna regel anställda möjlighet att säga ifrån. De kan göra detta utan att behöva oroa sig för sin anställningstrygghet.
5. Revisionsspår
Företag måste föra detaljerade register över alla sina finansiella aktiviteter, från försäljningstransaktioner och utgiftsrapporter till löneuppgifter. Tänk på det som en finansiell dagbok som registrerar varje krona som kommer in och går ut.
Denna revisionsspår hjälper till att bevisa att företaget följer reglerna och gör det lättare att upptäcka eventuella oegentligheter. Den hjälper dessutom till att lösa tvister genom att visa tydliga bevis på databehandlingsaktiviteter och säkerställa ansvarsskyldighet genom att spåra vem som godkänt eller initierat varje transaktion.
Precis som GDPR kräver att databehandlingsåtgärder registreras, bekräftar SOX transparens i alla finansiella transaktioner.
💡Viktigt att komma ihåg: SOX-kraven finns för att skydda investerare, anställda och allmänheten från finansiella oegentligheter. Att uppfylla SOX-kraven bidrar till att upprätthålla ärlighet i näringslivet. Det ger ett extra skydd som liknar den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för att säkra kunddata.
Checklista för SOX-efterlevnad
Checklistan nedan ger en översikt över de viktigaste stegen för att uppnå och upprätthålla SOX-efterlevnad.
I. Upprätta ett kontrollramverk
Börja med att skapa en adekvat intern kontrollstruktur. Detta är grunden för din efterlevnadsplan. Se till att du implementerar tillförlitlig och korrekt finansiell rapportering. Tilldela tydliga roller till alla som är involverade i att upprätthålla dessa kontroller.
Det är avgörande att utveckla effektiva rutiner och använda dem konsekvent i hela organisationen. Tänk på det som hur en dataskyddsombud hanterar behandling av personuppgifter i företag som följer GDPR-reglerna.
II. Regelbundna revisioner och utvärderingar
Inrätta ett system för kontinuerlig övervakning och regelbundna revisioner. Detta hjälper dig att upptäcka och åtgärda problem i ett tidigt skede. Planera in regelbundna SOX-revisioner och frekventa kontroller av dina finansiella rapporter, rutiner och incidenthanteringssystem.
Det är som att göra en årlig hälsokontroll av ekonomin, vilket håller din organisations finansiella angelägenheter i ordning. Dessa granskningar liknar hur företag regelbundet övervakar sin efterlevnad av dataskyddsmyndigheternas krav.
III. Dokumentation och rapportering
För detaljerade anteckningar om alla dina finansiella processer, beslut och förändringar. Detta skapar en tydlig dokumentation som du kan använda som referens i framtiden.
God dokumentation underlättar rapporteringen till tillsynsmyndigheter och visar att du tar reglerna på allvar. Det kan jämföras med hur en konsekvensbedömning av dataskydd återspeglar transparensen i hanteringen av personuppgifter enligt GDPR.
Måste läsas: Har du svårt att hålla koll på dina finansiella och operativa dataregister? Kolla in vår lista över de 10 bästa programvarorna och systemen för registerhantering 2024.
IV. Utbildning och medvetenhet hos anställda
Skapa grundliga utbildningsprogram för all personal. Se till att alla förstår kraven i checklistan för SOX-revision och sin roll i den. Håll regelbundna utbildningar för att hålla alla uppdaterade om efterlevnadsstandarder och bästa praxis.
Denna metod liknar checklistorna för GDPR-efterlevnad, som säkerställer att personalen är medveten om de registrerades rättigheter och hur man hanterar känsliga uppgifter på ett korrekt sätt.
V. Riskbedömning och riskhantering
Utvärdera regelbundet potentiella finansiella risker, upprätta säkerhetsåtgärder och utveckla strategier för att effektivt mildra och minska risker. Detta inkluderar att hantera cybersäkerhetshot, marknadsförändringar och svagheter i dina interna kontroller för att minimera säkerhetsincidenter.
Det är viktigt att vara proaktiv när det gäller riskhantering. Det är som att utföra konsekvensbedömningar av dataskydd för högriskdatabehandling enligt GDPR.
VI. Teknik och datahantering
Använd beprövade tekniska lösningar för att hantera och skydda dina finansiella data. Detta inkluderar installation av säkra databaser och krypteringsmetoder. Se till att dina rutiner för datahantering uppfyller SOX-kraven, särskilt när det gäller dataintegritet och datasäkerhet.
Precis som GDPR, som reglerar behandlingen av personuppgifter, fokuserar SOX på att skydda finansiell information från obehörig åtkomst eller missbruk.
Vanliga utmaningar vid SOX-efterlevnad
Att styra SOX-efterlevnaden kan vara svårt, med flera utmaningar som organisationer måste hantera för att följa reglerna.
Problem med datahantering
Att hantera stora datamängder på ett säkert sätt är en stor utmaning. Organisationer samlar in data kontinuerligt och måste hantera den samtidigt som de skyddar den från obehörig åtkomst.
Personuppgiftsansvariga måste genomföra konsekvensbedömningar avseende dataskydd för att skydda personuppgifter under behandlingen. Detta är särskilt viktigt för känsliga uppgifter, såsom biometriska uppgifter, som kräver starka säkerhetsåtgärder.
Förändrade regler
En annan utmaning är att hålla jämna steg med förändrade efterlevnadskrav. SOX-regler, liksom GDPR-regler, kan förändras och utvecklas, och organisationer måste anpassa sig snabbt.
Företag bör kommunicera nya efterlevnadsåtgärder med tydligt och enkelt språk så att alla förstår. Regelbundna utbildningar hjälper till att hålla alla informerade och säkerställa efterlevnad.
Bristande samordning av kontrollansvar
Ibland finns det en diskrepans mellan vem som ansvarar för kontrollerna och vem som sköter den dagliga driften. De som ansvarar för kontrollerna kanske inte fullt ut integrerar efterlevnadsansvaret i sina rutiner, vilket leder till luckor.
Om en dataskyddsombud inte regelbundet deltar i databehandlingsaktiviteter kan det till exempel leda till bristande efterlevnad av dataskyddskraven.
Komplex dokumentation
För mycket dokumentation kan försvåra arbetet med att uppnå efterlevnad.
Detaljerade register är nödvändiga, men alltför komplex dokumentation kan dölja viktiga efterlevnadsresultat. För effektiv efterlevnadshantering är det viktigt att skapa koncisa, lättillgängliga formulär.
Utmaningar inom leverantörshantering
Hantering av tredjepartsleverantörer ökar komplexiteten i SOX-efterlevnaden. Organisationer måste se till att leverantörer följer samma efterlevnadsstandarder, särskilt när det gäller datastyrning och databehandling.
Detta kräver regelbunden och systematisk övervakning av leverantörers efterlevnad för att säkerställa att de uppfyller sina juridiska skyldigheter och skyddar personuppgifter.
Verktyg för att underlätta SOX-efterlevnad
För att göra SOX-efterlevnaden mer hanterbar kan du använda flera verktyg och programvarulösningar för efterlevnadshantering för att effektivisera olika aspekter av processen.
Här är några exempel:
- Du kan använda plattformar för efterlevnadshantering och GRC-programvara för att tillämpa omfattande ramverk som är specifika för SOX, GDPR och andra regleringar. De hjälper organisationer att bearbeta data effektivt samtidigt som de följer efterlevnadsstandarder.
- Du kan också använda programvara för revisionshantering för att centralisera och automatisera revisionsprocesser. Dessa verktyg förenklar hanteringen av interna system, vilket gör det lättare att spåra och slutföra revisioner.
- Riskbedömningsverktyg gör det möjligt för dig att identifiera och hantera potentiella risker på ett effektivt sätt. Dessa verktyg säkerställer att du hanterar storskalig databehandling med vederbörlig hänsyn till legitima intressen och potentiella sårbarheter.
- Slutligen stödjer programvara för dataanalys och styrning en omfattande analys av bearbetade data, vilket genererar insiktsfulla rapporter för efterlevnadsgranskningar. Dessa verktyg hjälper till med att spåra och analysera datainsamling.
Läs också: Hur man använder AI för datastyrning
SOX-efterlevnad blir bättre med ClickUp
Uppgiftshantering för efterlevnad
Hittills har vi gått igenom vad SOX-efterlevnad innebär, några av dess viktigaste krav och några av dess dagliga utmaningar.
En sak är dock säker – det finns många steg och procedurer som teamen måste följa för att säkerställa efterlevnad. Detta blir svårt för stora företag där olika team behöver en gemensam plattform för att delegera, godkänna och granska uppgifter.
Lyckligtvis har vi precis rätt verktyg för dig – ClickUp, en allt-i-ett-plattform för dina efterlevnadsbehov. Låt oss utforska dess funktioner tillsammans.
ClickUp Tasks hjälper till att förenkla komplexa SOX-revisionsprocesser genom att dela upp dem i mindre, mer hanterbara steg.
Du kan skapa individuella uppgifter för varje avsnitt i SOX, tilldela dem till teammedlemmar och ange förfallodatum för att säkerställa att de slutförs i tid. Detta strukturerade tillvägagångssätt hjälper till att hålla revisionsprocessen organiserad och på rätt spår.
Dessutom kan du med ClickUp spåra framstegen för varje uppgift, ställa in påminnelser och samarbeta med ditt team i realtid. Detta underlättar den planerade slutförandet av efterlevnadsprocesser, vilket i slutändan hjälper teamen att fokusera på sina mål.
Uppgifter kan också anpassas med specifika fält, såsom risknivå, kontrolltyp eller relevant SOX-avsnitt. Dessa anpassningsbara fält organiserar alla nödvändiga detaljer och gör det lättare att identifiera områden som kräver särskild uppmärksamhet.
Dokumentation och revisionsspår
ClickUp Docs erbjuder en central plats för lagring av all dokumentation relaterad till efterlevnad, inklusive policyer, procedurer, databehandlingsregister och bevis på efterlevnad.
Det säkerställer att alla nödvändiga dokument är lättillgängliga och välorganiserade på ett ställe, vilket underlättar hanteringen och gör det möjligt att snabbt hitta dem när de behövs. Funktionen för versionshistorik är avgörande för att skapa revisionsspår genom att spåra dokumentändringar över tid.
Det är också särskilt användbart för att hantera begäranden om tillgång till uppgifter eller för att tillhandahålla rapporter till dataskyddsmyndigheter, eftersom det erbjuder en tillförlitlig logg över ändringar som gjorts i alla dokument som rör efterlevnad.
För ökad säkerhet innehåller ClickUp även behörighetsinställningar som gör att du kan kontrollera vem som har åtkomst till känsliga efterlevnadsdokument. Dessutom är systemet anpassat efter GDPR- och SOX-standarder, vilket säkerställer att din dokumentation förblir säker och efterlever viktiga dataskydds- och ansvarighetsbestämmelser.
Bättre efterlevnadshantering och riskbedömning
ClickUps funktioner gör det enklare att hantera dina efterlevnadsprocesser och genomföra riskbedömningar. Så här kan de hjälpa dig att upprätthålla SOX-efterlevnad.
1. Visuell översikt över efterlevnad
ClickUp Dashboard ger en visuell översikt över din efterlevnadsstatus, så att du snabbt kan upptäcka problem eller potentiella problem.
Anpassade vyer kan skräddarsys för att spåra olika aspekter av efterlevnaden, såsom kontrollens effektivitet eller revisionsresultat. På så sätt hålls ditt team informerat och kan fokusera på områden med hög prioritet.
2. Riskkategorisering och prioritering
Med ClickUps tavelvy kan du prioritera risker utifrån deras potentiella påverkan och sannolikhet.
Denna funktion hjälper dig att identifiera områden som behöver uppmärksammas, vilket säkerställer en proaktiv approach till riskhantering. Precis som du skulle utvärdera storskalig databehandling enligt GDPR, hjälper ClickUp dig att effektivt hantera och minska risker.
3. Anpassade fält för riskpoäng
Med hjälp av ClickUps anpassningsbara fält kan du tilldela riskpoäng och riskreducerande strategier till varje efterlevnadsuppgift eller kontroll.
Det kan hjälpa dig genom att erbjuda en omfattande, datadriven strategi för riskhantering. Genom att kvantifiera risker kan ditt team fokusera på att mildra de mest akuta problemen och säkerställa bättre efterlevnadsresultat.
4. Automatisering för efterlevnadsuppgifter
ClickUp Automation förenklar repetitiva uppgifter som att skicka påminnelser om kontrolltester eller eskalera högriskfrågor.
ClickUps funktioner är mycket enkla att använda för SOX-efterlevnad, men det finns ett ännu enklare sätt att utföra ditt efterlevnadsarbete: mallar.
Men det finns mer. Förutom funktioner som underlättar efterlevnaden har ClickUp också en rad mallar som kan hjälpa dig. De är utmärkta för att effektivisera efterlevnadsprocesser genom att erbjuda en strukturerad approach, vilket sparar tid och minskar risken för fel. De är särskilt användbara för SOX-efterlevnad eftersom de gör komplexa revisionsprocesser lättare att förstå.
ClickUp-mall för projektplan för efterlevnad
ClickUps mall för projektplan för efterlevnad är ett allt-i-ett-verktyg för att förbättra efterlevnaden. Den erbjuder en strukturerad metod för att hantera komplexa efterlevnadskrav genom att dela upp de olika processerna i hanterbara steg.
De viktigaste funktionerna i denna mall är:
- Anpassade statusar: Spåra dina framsteg inom efterlevnad med statusar som Efterlevd, Pågående, Icke efterlevd, Delvis efterlevd och Att göra. Det hjälper dig att snabbt visualisera var varje uppgift befinner sig i efterlevnadsprocessen.
- Anpassade fält: Mallen innehåller 11 attribut, såsom första efterlevnadsgrad, andra granskningsdatum och kategori för efterlevnadshot. Med dessa fält kan du kategorisera och hantera uppgifter effektivt, vilket ger dig en tydlig översikt över projektets framsteg.
- Anpassade vyer: Få tillgång till fyra olika vyer, inklusive efterlevnadskrav, efterlevnadsstatus, lägg till krav och startguide. Dessa vyer hjälper dig att organisera ditt arbete och säkerställa att du täcker alla aspekter av efterlevnad.
- Projektledningsfunktioner: Använd taggning, kapslade deluppgifter, flera ansvariga och prioritetsetiketter för att förbättra spårningen och hanteringen av projektens efterlevnad.
Mallen är praktisk för riskhanterare och efterlevnadsteam som arbetar med olika regleringar som GDPR eller HIPAA. Den erbjuder ett tydligt ramverk för att definiera regler, tilldela uppgifter, sätta deadlines, spåra framsteg och registrera resultat – vilket är avgörande för att bekräfta att din organisation uppfyller sina efterlevnadskrav.
ClickUp gör SOX-efterlevnad möjlig
Att förstå SOX-kraven och implementera efterlevnadsprocesserna kan vara lite överväldigande för alla organisationer. Men den goda nyheten är att det inte behöver vara svårt att upprätthålla efterlevnad och noggrannhet.
Med rätt verktyg, strategier och processer på plats är det enkelt att följa reglerna och ibland till och med lönsamt. Detta gäller särskilt om du använder verktyg som ClickUp, som erbjuder lättanvända mallar och en hel rad funktioner som hjälper dig att spåra, hantera och godkänna alla dina efterlevnadsuppgifter.
Är du redo att ta kontroll över dina efterlevnadsprocesser?
Registrera dig på ClickUp idag och bana väg för 100 % SOX-efterlevnad!