Den välkände författaren och datavetaren Damien Conway sa en gång: ”Dokumentation är ett kärleksbrev du skriver till dig själv. ”
Även om Conways uttalande avsåg kodningsprinciper är ren och tydlig dokumentation en underskattad och ofta försummad del av att driva ett företag, som erbjuder många fördelar.
Ett företag i drift har olika viktiga dokument som bidrar till en smidig verksamhet. Du arbetar hårt för att skapa viktiga dokument, såsom juridiska avtal, personalakter, standardrutiner, beredskapsplaner och mycket mer.
Men vad händer när någon behöver komma åt eller granska dem? Att digitalisera dem är det första steget.
Men när du försöker digitalisera dina pappersdokument, hur förhindrar du att de går förlorade eller skadas i oreglerade dokumenthanteringssystem?
Hur säkerställer du att dina anställda kan hitta och använda de dokument de behöver? Och hur följer du de ständigt föränderliga lagar och regler som styr dokumenthantering?
Om du kämpar med dessa problem eller vill förbättra ditt nuvarande dokumenthanteringssystem är den här artikeln något för dig. Vi har sammanställt en lista över de 10 bästa programvarorna och systemen för dokumenthantering 2024.
Dessa verktyg hjälper dig att organisera, hantera och skydda dina dokument samtidigt som de görs tillgängliga för rätt personer vid rätt tidpunkt. Läs vidare för att ta reda på mer! ?
Vad är programvara för dokumenthantering?
Programvara för dokumenthantering är en lösning som företag använder för att spåra, lagra, komma åt, dela och organisera sina affärsrelaterade dokument eller register. Programvaran hanterar alla register från skapandet till dess att dokumenten kasseras. Programvara för dokumenthantering är avgörande för att säkerställa kunskapsdelning, uppfylla lagstadgade krav och hantera risker.
Vad ska du leta efter i programvara för dokumenthantering?
Digital dokumenthantering är viktigt för alla företag som vill lagra, komma åt och hantera sina dokument på ett effektivt sätt. Du måste hitta ett program som passar dina specifika behov och mål.
Här är några viktiga funktioner att leta efter när du väljer ett program för dokumenthantering:
- Import- och skanningsfunktioner: Du vill ha ett program som enkelt importerar dokument från olika källor, såsom e-post, molnlagring eller andra applikationer. Detta gör att du kan samla dina dokument och dela dem med ditt team. Om du fortfarande har pappersdokument behöver du ett program som kan skanna dem och konvertera dem till digitala filer.
- Åtkomstkontroll och säkerhet: Leta efter programvara som skyddar känslig data från obehörig åtkomst eller intrång. Du bör kunna ställa in behörigheter och roller för olika användare, grupper eller avdelningar. Se till att den programvara för dokumenthantering du väljer krypterar din data och följer gällande lagar och regler.
- Automatisering och arbetsflöden: Välj programvara som effektiviserar dina affärsprocesser och sparar tid och arbete. Du bör kunna skapa arbetsflöden och automatisera uppgifter, såsom godkännanden, aviseringar, påminnelser eller rapporter. Du bör också leta efter programvara som kan integreras med dina andra verktyg, såsom CRM, ERP eller bokföringsprogram.
- Anpassning och skalbarhet: Programvara som anpassar sig efter dina förändrade behov och preferenser genom att låta dig anpassa dina datafält, etiketter, kategorier eller vyer är idealisk. Välj en programvara som kan skalas upp eller anpassas i takt med att ditt företag växer eller förändras.
- Pålitlighet och trovärdighet: Slutligen behöver du ett program för dokumenthantering som du kan lita på och förlita dig på. Leta efter program med gott rykte, positiva recensioner och nöjda kunder. Du bör också leta efter ett program som erbjuder support, uppdateringar och säkerhetskopiering.
Med dessa funktioner i åtanke kan du välja bland vår lista över de 10 bästa programvarorna och systemen för dokumenthantering 2024.
De 10 bästa programvarorna för dokumenthantering att använda
1. ClickUp
ClickUps kraftfulla och mångsidiga programvara för dokumenthantering låter dig organisera, hantera och dela dina data inom hela företaget. Du kan skapa utrymmen och mappar för olika avdelningar eller projekt och ställa in behörigheter och roller för varje.
Du kan också skapa nya dokument med ClickUp Docs som kan delas och nås av andra medlemmar i din arbetsyta. Med ClickUp kan du ställa in uppgifter som att granska, kontrollera eller uppdatera dokument under och efter skapandet så att ingenting faller mellan stolarna.
Du kan också använda andra funktioner som förenklar datahantering och visualisering, såsom ClickUps anpassade fält, ClickUps anpassade vyer och ClickUps instrumentpaneler.
ClickUps projekthierarki hjälper dig att skapa arbetsytor för olika underteman för olika projekt som ditt team kanske arbetar med. Inom arbetsytan "Kreativt team" kan du till exempel lägga till underkategorier för olika team och projekt.
Dessutom kan du använda ClickUps mall för arkivhantering för att arkivera din organisations viktiga dokument. Den gör det möjligt för dig att följa arkiveringsbestämmelserna och samla alla dina viktiga dokument på ett ställe.
Dessa funktioner gör att du kan anpassa din datastruktur, visning och analys, vilket gör ClickUp idealiskt för datahantering och samarbete.
ClickUps bästa funktioner:
- Använd ClickUp Docs för att skapa och redigera dokument tillsammans med andra.
- Använd anpassade fält för att lagra och visa information som dokumenttyp, status, prioritet eller ägare.
- Använd anpassade vyer för att övervaka viktiga mätvärden och indikatorer.
- Ställ in behörigheter och kontrollera åtkomst till utrymmen, mappar och mer
Begränsningar för ClickUp:
- Vissa användare rapporterar en brantare inlärningskurva för avancerade funktioner.
Priser för ClickUp:
Betyg och recensioner av ClickUp:
- G2: 4,7/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 4 000 recensioner)
2. FileHold
FileHold är ett kraftfullt dokumenthanteringssystem som är utformat för att förenkla dokumenthanteringen.
Det erbjuder ett säkert lagringsutrymme för alla typer av dokument och ett användarvänligt gränssnitt för smidig navigering.
Om du fokuserar på datasäkerhet kan FileHold vara ett bra val för dig. FileHold hjälper användare att enkelt organisera och säkra sina register samtidigt som det säkerställer efterlevnad av regleringsstandarder.
FileHolds bästa funktioner:
- Utnyttja dokument- och dokumenthantering i företagsklass
- Använd avancerade funktioner för dokumentskanning och bildbehandling
- Automatisera arbetsflöden för att effektivisera processer
- Ställ in rollbaserad åtkomstkontroll för ökad säkerhet
FileHold-begränsningar:
- Begränsade tredjepartsintegrationer jämfört med andra alternativ
- Gränssnittsdesignen är kanske inte lika modern eller intuitiv som andra lösningar.
Priser för FileHold:
- Företag: 10 USD/månad per användare
- Moln/intern server: 15 USD/månad per användare
- Express: 15 $/månad för fem användare
- Moln (Microsoft Azure): 30 USD/månad per användare
- Anpassad plan: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av FileHold:
- G2: 4,6/5 (över 30 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (45+ recensioner)
3. DocSavy
DocSavy är ett molnbaserat program för dokumenthantering som hjälper dig att effektivt lagra, organisera och komma åt dokument. Det låter dig definiera vad dina dokument är och var de ska placeras med hjälp av taggar, metadata och associationer.
Dess mycket effektiva fulltextsökning och filter gör det enkelt och snabbt att hitta de dokument du behöver. Samtidigt skyddar dess avancerade säkerhetsfunktioner känslig information. DocSavys enkla men användarvänliga funktioner gör det till ett riktigt smart verktyg för dokumenthantering.
DocSavys bästa funktioner:
- Ladda upp, skanna eller mejla dina dokument och lagra dem i molnet.
- Tilldela taggar till dina register, till exempel dokumenttyp, kategori, status eller ägare.
- Sök efter dokument med hjälp av nyckelord, fraser eller operatorer
- Dela dina dokument med dina teammedlemmar, kunder eller partners via e-post, länkar eller integrationer.
DocSavy-begränsningar:
- Brist på avancerade automatiseringsfunktioner jämfört med mer robusta lösningar.
- Begränsad skalbarhet för större företag med komplexa dokumenthanteringsbehov.
Priser för DocSavy:
- Startpaket: 0,99 $/månad per användare
- 20-plan: 9,99 $/månad för tre användare
- 50 Plan: 49,00 $/månad för sju användare
- 100-plan: 99 $/månad
- 200-plan: 149,99 $/månad
- 300-plan: 199,99 $/månad
- Anpassad plan
DocSavy-betyg och recensioner:
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
4. Veeva Vault
Veeva Vault är en molnplattform som är särskilt utformad för starkt reglerade branscher, såsom life science och hälso- och sjukvård. Det är en mycket säker och omfattande lösning som gör det möjligt att hantera innehåll och data på en enda plattform.
Du kan använda Veeva Vault för att skapa, lagra, komma åt och dela dokument, såsom kliniska prövningar, myndighetsansökningar, kvalitetsdokument och mycket mer.
Veeva Vault garanterar absolut dataintegritet och efterlevnad av regelverk. Dess robusta säkerhetsåtgärder uppfyller de högsta standarderna för kvalitet, skalbarhet och prestanda.
Veevas bästa funktioner:
- Hantera hela livscykeln för dina dokument, från skapande till godkännande, distribution och arkivering.
- Se till att dina dokument uppfyller relevanta lagar och förordningar, såsom FDA, EMA eller ISO.
- Använd elektroniska signaturer för att godkänna dina dokument på ett säkert och effektivt sätt.
Veevas begränsningar:
- Användare rapporterar att företagsversionen är relativt dyr jämfört med andra verktyg.
- Anpassningsmöjligheterna kan vara begränsade för vissa branschspecifika krav.
Veeva-priser:
- Gratis för alltid
- Företag: Anpassad prissättning
Veeva-betyg och recensioner:
- G2: 4,1/5 (över 40 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 20 recensioner)
5. SharePoint
SharePoint är en plattform för dokumenthantering och samarbete som utvecklats av Microsoft. SharePoint är mycket populärt bland företag av alla storlekar och branscher och gör det möjligt att övervaka och skapa rapporter om hantering av dokument enligt definierade policyer och processer.
SharePoint är idealiskt för dokumenthantering om du använder Microsoft-paketet, eftersom det integreras sömlöst med Office 365-appar som Word, Excel, PowerPoint och OneDrive.
Verktyget låter dig säkert lagra, organisera och dela dokument, vilket förbättrar samarbetet och produktiviteten.
SharePoints bästa funktioner:
- Skapa dokumentbibliotek för att lagra och hantera dina dokument på en central plats.
- Spåra och återställ dokumentändringar med hjälp av versionshistorik
- Öppna och redigera dina dokument med Office 365-appar
Begränsningar i SharePoint:
- Begränsningar i datalagringsutrymmet för dokumentbiblioteket
- Anpassningsalternativen kräver teknisk expertis.
Priser för SharePoint:
- SharePoint (Plan 1): 5,00 $/månad per användare
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/månad per användare
SharePoint-betyg och recensioner:
- G2: 4/5 (över 8 000 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 5 000 recensioner)
6. Fluix
Fluix är en kodfri programvarulösning som hjälper företag att digitalisera dokument och automatisera rutinuppgifter, allt på ett och samma ställe. Den är utformad för att hjälpa team att effektivisera dokumentrelaterade processer, förbättra effektiviteten och säkerställa efterlevnad, även när de är på resande fot.
Fluix är perfekt för mobila team, eftersom det gör det möjligt att enkelt signera och hantera dokument på mobila enheter. Du kan också arbeta offline och synkronisera dina data när du är online.
Fluix bästa funktioner:
- Få tillgång till dina dokument när som helst och var som helst med iOS- eller Android-enheter.
- Kommentera och redigera dina dokument med hjälp av markeringar, anteckningar, stämplar eller ritningar.
- Automatisera dina dokumentflöden och processer, såsom godkännanden, aviseringar eller påminnelser.
Fluix begränsningar:
- Begränsad integration med tredjepartsapplikationer jämfört med andra plattformar
Fluix-priser:
- Fluix core: 30 $/månad per användare
- Företag: Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter
Fluix betyg och recensioner:
- G2: Otillräckligt antal recensioner
- Capterra: 4,8/5 (40+ recensioner)
7. Alfresco Platform
Alfresco är ett öppet källkodsbaserat säkert webbgränssnitt som hjälper företag att hantera och säkra sina papperskopior till digitala register på en enda plats.
Med Alfresco får du en heltäckande lösning för livscykelhantering och styrning av alla dina dokument. Genom att använda den säkerställer du också att du följer lagar och regler.
Alfresco är värt att överväga om du letar efter en flexibel och skalbar lösning som kan anpassas efter behoven och preferenserna hos organisationer av alla storlekar.
Alfresco Platforms bästa funktioner:
- Organisera och lagra dina dokument i ett centraliserat arkiv med hjälp av metadata, kategorier och taggar.
- Effektivisera dina processer och arbetsflöden, såsom godkännanden, granskningar eller revisioner.
- Kommunicera och samarbeta med dina teammedlemmar via chatt, video eller sociala medier.
Alfresco Platforms begränsningar:
- Kräver hjälp med installation och anpassning, vilket kan vara en utmaning för mindre organisationer.
- Användargränssnittet är kanske inte lika intuitivt som andra lösningar.
Priser för Alfresco Platform:
- Alfresco Community: Gratis
- Grundläggande team: 2 $/månad per användare
- Företag: 22 $/månad per användare
Alfresco Platform – betyg och recensioner:
- G2: 3,6/5 (över 40 recensioner)
- Capterra: 4,1/5 (över 20 recensioner)
8. OpenText
OpenText är en fullfjädrad, mycket skalbar programvarulösning för dokumenthantering i företagsklass som hjälper organisationer att förbättra effektiviteten och efterlevnaden.
OpenTexts säkra, enhetliga plattform gör det möjligt för dig att organisera och dela elektroniskt och fysiskt innehåll inom hela företaget.
Det är en idealisk lösning om du vill utnyttja kraften i transformativ AI med dokumenthanteringsprogram.
OpenTexts bästa funktioner:
- Digitalisera dina pappersdokument med hjälp av skannrar, mobila enheter eller e-post.
- Arkivera dina dokument för långvarig lagring och efterlevnad med hjälp av säkra och kostnadseffektiva lagringsalternativ.
- Se till att dina register följer relevanta lagar och förordningar, såsom GDPR, HIPAA eller SOX.
- Använd OpenText Magellan, en flexibel AI- och analysplattform, för att automatisera arbetsflöden.
Begränsningar för OpenText:
- Högre pris än många konkurrenter, särskilt för små och medelstora företag.
- Komplexa funktioner kan kräva ytterligare utbildning.
Priser för OpenText:
- Anpassad prissättning
OpenText-betyg och recensioner:
- G2: 4,3/5 (över 20 recensioner)
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
9. Ademero
Ademero är ett dokumenthanteringsverktyg som är utformat för att förenkla organisering och återhämtning av dokument. Det hjälper organisationer att effektivisera sina dokumentrelaterade processer och förbättra den övergripande effektiviteten i arkivering.
Om du använder Quickbooks för att sköta bokföringen för ditt företag är Ademero ett perfekt val tack vare sin täta integration och automatiserade arbetsflöden.
Ademero bästa funktioner:
- Skanna dina pappersdokument med skannrar, mobila enheter eller e-post.
- Indexera dina dokument med hjälp av metadata
- Sök efter dina dokument med hjälp av nyckelord, fraser eller operatorer.
Ademero-begränsningar:
- Ett begränsat antal avancerade funktioner och ett mindre intuitivt användargränssnitt jämfört med andra företagslösningar.
Ademero-priser:
- Hosted Standard: 35 USD/månad per användare
- Hosted Premium: 70 $/månad per användare
Ademero-betyg och recensioner:
- G2: Otillräckligt antal recensioner
- Capterra: 4,3/5 (41+ recensioner)
10. Hyland
Hyland är en ledande plattform för hantering av företagsinnehåll som erbjuder dokumenthantering, dokumenthantering och automatisering av affärsprocesser.
Hyland hjälper organisationer i alla branscher att sömlöst integrera sitt innehåll, sina data och sina processer för att tillhandahålla rätt information till rätt personer, där och när det behövs.
Det är ett pålitligt val för organisationer med olika behov av dokumenthantering.
Hylands bästa funktioner:
- Skanna pappersdokument med skannrar, mobila enheter eller e-post
- Effektivisera processer och arbetsflöden, såsom godkännanden, granskningar eller revisioner, med hjälp av dra-och-släpp-verktyg och mallar.
- Se till att dina register följer relevanta lagar och förordningar, såsom GDPR, HIPAA eller SOX.
Hylands begränsningar:
- Implementering och anpassning kan kräva hjälp från Hylands konsulter, vilket medför en extra kostnad.
Hylands prissättning:
- Kontakta säljavdelningen för prisuppgifter.
Hyland-betyg och recensioner:
- G2: 4,3/5 (över 150 recensioner)
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
Välj det bästa dokumenthanteringssystemet för ditt företag
Noggrant underhållna register är ryggraden i alla företag. De innehåller värdefull information, såsom kontrakt, fakturor, rapporter etc. Ett robust dokumenthanteringssystem kan hjälpa dig att förbättra effektiviteten och samarbetet samt säkerställa dokumentsäkerhet och efterlevnad.
Varje programvara i denna lista erbjuder unika funktioner och fördelar. Oavsett vilket alternativ du väljer, se till att det är anpassat till ditt företags föränderliga behov och uppfyller kraven för revisionssäkerhet.
Här sticker ClickUps mångsidiga projektledningsplattform ut från mängden. Dess avancerade funktioner, användarcentrerade design och förmåga att ge dig anpassningsbara alternativ för effektiv dokumenthantering gör den till en allt-i-ett-lösning för arbetsplatsen som du kan lita på när det gäller dina dokument och din verksamhet.