Idag vet alla professionella team hur viktig data är. Oavsett om det handlar om finansiella kalkylblad, vektorgrafikfiler, samarbetsdokument eller presentationer, eller något helt annat, är det data som gör det möjligt för ditt team att utföra sitt arbete varje dag. Det är därför logiskt att datastyrning bör vara något som ditt team har i åtanke i varje steg i processen.
Att hålla ditt teams data säkra och skyddade behöver inte vara komplicerat. Vi har sammanställt en lista med 5 verktyg och strategier som alla professionella team kan (och bör!) använda för att hålla sin information säker.
Här är vad som finns på listan:
- Säkerhetskopiera tidigt och ofta
- Välj en molnlagringsplattform med fjärradering.
- Håll koll på åtkomstkontrollen för filer och mappar
- Lösenord är fortfarande en viktig del av datasäkerheten.
- Lämna inga enheter utan uppsikt
Att säkerhetskopiera ditt teams data till en molnlagringsleverantörs säkra servrar är ett utmärkt sätt att skydda mot dataförlust.
Säkerhetskopiera tidigt, säkerhetskopiera ofta
När det gäller att skydda dina data är det en galen värld där ute. Mycket kan gå fel. Vad händer om din enhets hårdvara går sönder och du förlorar dina lokalt sparade filer? Vad händer om dina data skadas av ett virus? Vad händer om din enhet blir stulen eller förstörd? Utan en säkerhetskopia av ditt teams data kan någon av dessa situationer innebära att dina data är borta för alltid.
Det enklaste sättet att förhindra dataförlust är att säkerhetskopiera dina data till molnet. När du säkerhetskopierar data till molnet skapas en kopia av din information som lagras på din molnlagringsleverantörs säkra server.
Ju oftare du säkerhetskopierar dina data, desto mindre information förlorar du i händelse av en nödsituation. Hur ofta ditt team behöver säkerhetskopiera sina data beror på en rad olika faktorer, till exempel vilken typ av arbete teamet utför.
Välj en molnbaserad lagringsplattform med fjärradering
Om din enhet skulle försvinna eller bli stulen kan en uppdaterad säkerhetskopia av dina data hjälpa ditt team att fortsätta arbeta utan avbrott. Men vad händer om din enhet hamnar i fel händer? All känslig data som ditt team har arbetat med – kontonummer, kundnamn, vad som helst – kan potentiellt komprometteras.
Lyckligtvis erbjuder vissa molnlagringsleverantörer fjärrstyrd radering som en säkerhetsåtgärd. Det innebär att om en enhet skulle försvinna eller bli stulen kan du radera filerna som är kopplade till molnlagringsleverantörens app även om du inte har enheten i din ägo.
Eftersom dina data redan säkerhetskopieras till molnet kan du fortfarande komma åt dem från andra enheter och behöver inte oroa dig för säkerhetsrisken att obehörig personal får tillgång till dina data.
Om du tappar bort din enhet vet du aldrig vem som kan komma åt dina data. Med fjärradering kan du skydda dina data oavsett vad som händer.
Håll koll på åtkomstkontrollen för filer och mappar
På tal om det är det också viktigt att övervaka vem som har tillgång till dina data och vad de gör med dem. De flesta molnlagringsleverantörer gör det enkelt att samarbeta – och därmed dela tillgång till filer och mappar – vilket ger dig ett försprång. Säkra samarbetsverktyg ger också olika behörighetsnivåer beroende på teamrollerna.
Som en allmän regel bör du endast ge åtkomst till filer och mappar till personer som absolut behöver den. Även om det är osannolikt att personer från andra team avsiktligt skulle göra något som kan äventyra dina data, begränsar åtkomsten till filer och mappar risken för att olyckor inträffar.
Det är självklart viktigt att flera personer arbetar med ett projekt, men det är också viktigt att hålla reda på vem som har tillgång till vilken data.
Lösenord är fortfarande en viktig del av datasäkerheten
Det är grundläggande datasäkerhet, men ändå är det så många som fortfarande inte har gjort det till en vana att följa bästa praxis för lösenord. Med alla personliga och professionella konton som vi använder varje dag kan det vara svårt att komma ihåg ett unikt lösenord för varje konto, och tanken på att byta alla dessa unika lösenord var sjätte månad (som de flesta cybersäkerhetsexperter rekommenderar) är rent av skrämmande.
Bonus: Lär dig hur du implementerar ett ramverk för hantering av cybersäkerhetsrisker
Men var inte orolig! Det finns en mängd säkra lösenordsverktyg som kan hjälpa dig att hålla ordning på allt.
Lämna inga enheter utan uppsikt
Om en enhet försvinner eller blir stulen blir vi omedelbart oroliga för säkerheten för våra data. Vem vet vem som kan komma åt våra data från enheten när den är utom synhåll?
Men vad händer om du lämnar mobiltelefonen som du använder för att komma åt jobbrelaterade e-postmeddelanden på bordet på kaféet när du hoppar upp för att hämta mer mjölk? Och vad händer om du lämnar din bärbara eller stationära dator på jobbet utan att logga ut från ditt konto?
Oavsett var du befinner dig eller hur snabbt du förväntar dig att återvända till din enhet är det bästa sättet att upprätthålla datasäkerheten att antingen logga ut innan du går eller ta med dig enheten, om möjligt.
Aktivera också tvåfaktorsautentisering för att göra det svårare för någon att komma åt din information.
Med hjälp av dessa enkla verktyg för datasäkerhet och bästa praxis kan ditt team göra mycket för att hålla dina data säkra.
Datasäkerhet är extremt viktigt för dagens professionella team, men det behöver inte vara svårt att införa bästa praxis för datasäkerhet. Dessa 5 verktyg och strategier är några av våra favoritmetoder för att hålla alla teams data säkra och ditt team igång utan problem. Vilka säkerhetsåtgärder vidtar ditt team? Vi skulle gärna höra dina kommentarer!
Detta är ett sponsrat inlägg för Dropbox. Alla åsikter är mina egna. Dropbox är inte anslutet till och stödjer inte några andra produkter eller tjänster som nämns.
*
Melissa Pallotti är en professionell skribent, datornörd och hockeyfan bosatt i Pittsburgh, Pennsylvania. Du kan kontakta Melissa på Twitter eller LinkedIn.