Microsoft Bookings vs. Calendly: Vilket schemaläggningsverktyg är bäst?

Du balanserar möten som avlöser varandra och en växande att göra-lista. Tiden är knapp och du behöver göra schemaläggningen enklare.

Då vänder du dig till smart schemaläggningsprogramvara.

Det säger sig självt att programvara för schemaläggning är ett måste för yrkesverksamma som vill effektivisera sin kalenderhantering.

I den här artikeln jämför vi två populära kalenderappar: Microsoft Bookings och Calendly. Vi presenterar också ett alternativt verktyg för att enkelt boka möten.

Vad är Microsoft Bookings?

Funktioner i Microsoft Bookings

Om du redan använder Microsoft Office-verktyg som Outlook, Teams och OneDrive integreras Bookings sömlöst med dessa appar för att förbättra din schemaläggningsupplevelse. Låt oss titta på de utmärkande funktionerna som denna onlinekalender erbjuder:

Funktion nr 1: Automatiska påminnelser och uppföljningar via e-post

Microsoft Bookings förenklar hanteringen av bokningar med anpassningsbara e-postpåminnelser. Du kan schemalägga dessa så att de skickas mellan 15 minuter och två veckor före en bokning, vilket säkerställer snabb kommunikation med kunderna.

När Bookings har konfigurerats skickar det automatiskt påminnelser, så att kunderna hålls informerade om sina kommande bokningar.

Microsoft Bookings erbjuder även automatiska uppföljningsmejl. Du kan utforma dessa mejl för att be om feedback efter ett möte eller påminna kunder om att boka nästa session.

Funktion nr 2: Delade bokningar

Funktionen Shared Bookings i Microsoft Bookings gör det möjligt för flera teammedlemmar att hantera möten i ett enhetligt system. Denna funktion är idealisk för organisationer där kundorienterade roller kräver flexibilitet i schemaläggningen.

Team kan enkelt samordna tillgänglighet via delade kalendrar, vilket säkerställer att kunderna får snabb service utan överlappande scheman.

Systemet stöder spårning av tillgänglighet i realtid, vilket hjälper till att undvika dubbelbokningar och förbättrar kundupplevelsen.

Funktion nr 3: Inställning av buffertid

Vissa möten kan kräva extra tid för förberedelser, städning eller resor mellan kundmöten. För att hantera detta erbjuder Microsoft Bookings en buffertfunktion som gör att du kan avsätta tid före, efter eller både före och efter möten.

Detta säkerställer en smidig övergång mellan möten och förhindrar onödiga förseningar för kunderna. Buffertid kan konfigureras på sidan Serviceinformation i Bookings.

Priser för Microsoft Bookings

Vad är Calendly?

Oavsett om du är frilansare eller småföretagare som schemalägger konsultationer, rekryterare som ordnar intervjuer eller teamledare som organiserar gruppevenemang, förenklar Calendly processen.

Det är särskilt användbart när du samordnar en delad kalender mellan flera deltagare.

Mötesplaneringsprocessen är intuitiv. Calendly hjälper dig att skapa en personlig bokningssida, synkronisera den med din kalender och automatiskt upptäcka din tidszon. När du har konfigurerat den lägger du bara till dina tillgängliga tider och är redo att dela din länk via e-post eller sms.

Inbjudna kan välja den tid som passar dem bäst, och Calendly bekräftar automatiskt mötet och lägger till det i allas kalendrar.

Calendlys funktioner

Här är några av Calendlys mest populära funktioner:

Funktion nr 1: Anpassningsbara evenemangstyper

Med Calendly kan du skapa olika typer av evenemang efter dina behov. Den kostnadsfria planen stöder enskilda möten, och betalda planer ger tillgång till ytterligare funktioner som gruppmöten, kollektiva möten eller rundabordssamtal.

Du kan också hantera antalet möten som bokas dagligen och ställa in mellanrum mellan sessionerna för att undvika möten som ligger tätt efter varandra.

Funktion nr 2: Automatiska aviseringar

Calendly skickar en bekräftelsessida till dig och din inbjudna när de/du schemalägger ett möte. Det skickar också automatiska påminnelser via e-post eller SMS före mötet, vilket hjälper till att minska antalet uteblivna möten.

Du kan anpassa påminnelserna och skicka uppföljningsmeddelanden efter mötet för en personlig upplevelse.

Funktion nr 3: Tidsbesparande vidarebefordringsformulär

Calendly erbjuder anpassningsbara omdirigeringsformulär som, baserat på kundernas svar, dirigerar dem till rätt typ av möte eller rätt person, vilket minimerar behovet av manuella ingrepp.

Funktion nr 4: Robusta säkerhetsfunktioner

Calendly skyddar dina data med säkerhet på företagsnivå, inklusive molnhosting, brandväggar och kryptering. Det uppfyller olika sekretessbestämmelser, vilket garanterar att din information förblir säker.

Priser för Calendly

Microsoft Bookings vs. Calendly: Jämförelse av funktioner

Låt oss titta på en detaljerad jämförelse mellan Calendly och Microsoft Bookings, med fokus på viktiga funktioner, möjligheter och priser:

Nu när vi vet hur de två tjänsterna står sig mot varandra, vilken ska du välja för dina behov? Det beror på vad som är viktigast för dig.

Funktion nr 1: Användarvänlighet

Microsoft Bookings integreras smidigt med Microsoft 365-produkter och erbjuder en smidig upplevelse för användare som använder Outlook för e-post och kalenderhantering.

Inställningarna kan dock upplevas som förvirrande och ointuitiva för dem som inte är bekanta med Microsofts ekosystem. Det kan också vara svårt att navigera på plattformen eftersom den i hög grad bygger på Microsoft-specifika processer.

Calendly är däremot känt för sitt rena, moderna gränssnitt och sin lättanvända installationsprocess. Dess intuitiva design och anpassningsbara inställningar garanterar en smidig användarupplevelse, även för dem som inte är djupt integrerade i ett specifikt ekosystem.

Genom att koppla samman flera kalendrar på olika plattformar, såsom Google, Microsoft och Apple, får Calendly en fördel när det gäller flexibilitet.

Funktion nr 2: Integrationsmöjligheter

Microsoft Bookings integreras sömlöst med Microsofts verktygssvit, inklusive Teams, Outlook och OneDrive, vilket är idealiskt för företag som redan använder Microsoft 365.

Integrationen med tredjepartsappar är dock mer begränsad än för andra verktyg.

Calendly erbjuder över 100 integrationer med andra onlineverktyg för möten, såsom Zoom, Google Kalender och många fler, vilket gör det till ett mångsidigt val för företag som använder andra verktyg än Microsoft 365.

Funktion nr 3: Prisvärdhet

När det gäller prissättning sticker Microsoft Bookings tydligt ut med sin överkomliga prisnivå. Med priser från endast 7,20 dollar per användare och månad för Microsoft 365-ekosystemet erbjuder det utmärkt värde, eftersom du också får tillgång till en svit av appar som Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel och PowerPoint.

Calendly kostar från 12 dollar per användare och månad för standardabonnemang och 20 dollar per användare och månad för teamabonnemang. Det kan vara en större investering för större team, men tjänsten erbjuder stor flexibilitet och är enkel att använda.

Microsoft Bookings vs. Calendly på Reddit

Vi vände oss till Reddit för att se vad folk tyckte om de två produkterna och deras erbjudanden, och åsikterna var ganska starka i båda lägren.

En Reddit-användare skrev till exempel utförligt om sina positiva erfarenheter av Calendly:

Ärligt talat tycker jag att Calendly är en av de bästa, om inte den bästa, produkterna på marknaden idag. Min organisation har betalande användare, och även om det kostar 10–15 dollar per månad är det värt det tack vare de automatiseringar av arbetsflödet som man kan lägga till före och efter mötet (eller inte).

Andra Reddit-användare argumenterade dock för Microsoft Bookings, och en annan användare berättade om hur plattformen har hjälpt dem oerhört mycket:

Vi har framgångsrikt implementerat Microsoft Bookings för schemaläggning av anställningsintervjuer, vilket har effektiviserat processen i hela vår organisation. Detta verktyg samordnar enkelt tillgängligheten för alla intervjupersoner. Vi skapar nya instanser för varje rekryteringscykel. Resultatet? En betydande minskning av administrativa kostnader, ökad effektivitet och förenklad samordning av våra intervjuscheman. 👍🏼

Även om båda verktygen hade sina förespråkare var alla överens om att det alltid var jobbigt att schemalägga för många möten, oavsett vilket verktyg man använde.

Men för de dagar när du absolut inte kan undvika att schemalägga ett möte efter ett annat, kanske varken Microsoft Bookings eller Calendly passar dina behov. Men oroa dig inte – det finns en lösning även för det!

Upptäck ClickUp – det bästa alternativet till Microsoft Bookings och Calendly

När det gäller att boka möten är Microsoft Bookings och Calendly populära val.

Om du dock letar efter ett schemaläggningsverktyg som kan mer än bara hantera möten kan ClickUp vara det bästa alternativet.

ClickUp är ett projektledningsverktyg som också kan användas som programvara för uppgiftsschemaläggning. Det gör det möjligt för team att hantera uppgifter, deadlines och möten på ett och samma ställe.

Oavsett om du hanterar kundmöten, samordnar med ditt team eller organiserar dina personliga uppgifter, erbjuder ClickUp en omfattande lösning som är bättre än Microsoft Bookings och Calendly.

Här är några extra fördelar som gör att ClickUp sticker ut från konkurrenterna:

ClickUps fördel nr 1: Kalendervy

ClickUp Calendar View möjliggör sömlös integration med verktyg som Google Kalender eller Microsoft Outlook. Det är perfekt för dig som letar efter en mångsidig lösning för att hantera uppgifter, deadlines och möten på ett och samma ställe.

ClickUp Calendar View erbjuder en rad funktioner, bland annat:

Funktionen ClickUp Calendar View erbjuder en allt-i-ett-lösning för projektledare och team som vill integrera sitt arbetsflöde med sina scheman. Det innebär att ClickUp erbjuder en optimerad upplevelse som kombinerar uppgiftshantering och kalenderplanering på ett sätt som varken Microsoft Bookings eller Calendly gör.

ClickUps fördel nr 2: ClickUp Meetings

Med ClickUp Meetings kan du integrera möten direkt i ditt arbetsflöde med en flexibel, plattformsoberoende lösning som integreras med olika verktyg, inklusive Google Kalender, Outlook och till och med Microsoft Teams.

Med ClickUp Meetings kan du:

ClickUps mötesfunktion omvandlar till och med mötesdiskussioner till uppgifter automatiskt. Efter ett möte skapar ClickUp länkade uppgifter, vilket gör det enkelt att följa framsteg och hantera ansvar utan att byta plattform.

ClickUps fördel nr 3: Tidshantering

ClickUps verktyg för tidshantering hjälper dig att spåra, hantera och optimera din tid på ett effektivt sätt. Du kan ställa in tidsuppskattningar, övervaka framsteg och få påminnelser om kommande uppgifter.

Team kan dra nytta av arbetsbelastningsprognoser och anpassningsbara aviseringar för att hantera deadlines och prioriteringar på ett effektivt sätt.

ClickUps tidsplaneringsfunktion är ett stort plus för individer eller team som vill öka sin produktivitet. Till skillnad från Microsoft Bookings eller Calendly integrerar ClickUp tidsplanering direkt med projektplaner och teamuppdrag, vilket hjälper dig att hålla deadlines och slutföra uppgifter i tid.

Mallen för kalenderplanering i ClickUp

Dessutom är ClickUp Calendar Planner Template perfekt för alla som vill planera sin dag på ett enkelt sätt. Den är helt anpassningsbar, oavsett om du vill schemalägga möten, sätta deadlines eller planera evenemang.

Ladda ner den här mallen

Med mallen kan du:

Möjligheten att skapa en personlig planerare är en stor fördel. Med den här funktionen kan du skapa unika arbetsflöden som är specifika för dina projekt. Till skillnad från Microsoft Bookings eller Calendly erbjuder ClickUp med den här mallen anpassningsmöjligheter på en mycket djupare nivå, vilket gör den idealisk för team som söker skräddarsydda lösningar.

ClickUps fördel nr 4: Schemaläggning med ClickUp + Calendly-integration

Med integrationen mellan Calendly och ClickUp kan du överföra data från Calendly till ClickUp-uppgifter och automatiskt lägga till deltagare till möten. Denna integration säkerställer att uppgifter skapas och uppdateras i ClickUp varje gång nya möten schemaläggs i Calendly, vilket minskar det manuella arbetet.

Genom att koppla Calendlys schemaläggningsfunktioner till ClickUps kraftfulla uppgiftshantering kan företag skapa ett smidigt arbetsflöde där möten, uppgifter och teamansvar synkroniseras.

Denna integration är en stor vinst för team som strävar efter effektivitet utan att behöva hoppa mellan olika verktyg.

Förenkla dina möten med ClickUp

Schemaläggningsappar har blivit viktigare än någonsin. Ett ständigt växande antal möten som kräver vår uppmärksamhet innebär att verktyg som Microsoft Bookings och Calendly är oumbärliga.

Varje plattform har sina fördelar och nackdelar. Microsoft Bookings är idealiskt för team som investerat mycket i Microsoft 365, eftersom det erbjuder sömlös integration med Outlook, Teams och andra Microsoft-verktyg.

Calendly utmärker sig genom sina breda integrationsmöjligheter och användarvänlighet, vilket gör det till ett utmärkt val för team som använder olika verktyg.

Om du vill ha mer än bara en programvara för schemaläggning av möten är ClickUp rätt val för dig. Det kombinerar kraftfulla funktioner för projektledning, uppgiftsuppföljning och teamsamarbete med automatiserade arbetsflöden och AI-driven uppgiftshantering.

ClickUp kan vara den perfekta appen för daglig planering som låter dig hantera din kalender, möten och hela projektpipeline på en och samma plattform.

Kom igång med ClickUp idag och förändra hur du hanterar dina möten, projekt och team!