En snabb sökning på vilken jobbportal som helst visar tusentals lediga jobb för datainmatningsspecialister. Det finns en stor efterfrågan på kompetenta personer, men vi ser ofta datainmatning som en av de minst roliga delarna av arbetsrutinerna.
Du håller säkert med om du någonsin har suttit i timmar och mekaniskt kopierat siffror från ett ställe till ett annat! Det finns begränsad kreativitet, ingen problemlösning – bara oändlig, monoton inmatning.
Tack vare dagens tekniska framsteg kan du nu utnyttja automatisering av datainmatning för att frigöra tid för dina anställda och minska fel i samband med manuell inmatning. Låt oss se hur.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
Så automatiserar du datainmatning i fem enkla steg:
- Utbilda medarbetarna för en smidigare övergång till automatisering i hela organisationen.
- Identifiera repetitiva, tidskrävande och felbenägna uppgifter. Dessa bör automatiseras först innan du går vidare till komplexa uppgifter.
- Välj rätt automatiseringsverktyg. Det är bra att undersöka populära alternativ, läsa recensioner och fallstudier från verkliga användare och testa de bästa alternativen innan du bestämmer dig.
- Ställ in automatiseringssekvenserna. De flesta verktyg låter dig göra detta utan kodning, med hjälp av villkorliga triggers (och till och med automatiseringsverktyg med naturligt språk!).
- Testa och övervaka dina automatiserade arbetsflöden för att se om du uppnår dina mål.
Vad är automatisering av datainmatning?
Automatisering av datainmatning använder programvara för att mata in data i system och databaser, vilket minskar eller eliminerar manuellt arbete. Det påskyndar dataöverföringen, förbättrar noggrannheten och minimerar vanliga fel som förväxlingar, dubbletter, felklassificeringar och utelämnanden.
🔎 Visste du att?
80 % av alla data i världen är ostrukturerade. Detta understryker behovet av en automatiserad helhetslösning för att överföra strukturerade data från en källa till en destination.
Fördelar med automatisering av datainmatning
Automatisering av datainmatning ger dig en supereffektiv assistent som aldrig blir trött, gör färre misstag och utan problem hanterar oändliga repetitiva datainmatningsuppgifter.
Här är varför automatisering av denna tråkiga process är en game changer.
Sparar tid
Du kanske har flera formulär, datablanketter och annat som du behöver extrahera data från – manuell dataextrahering kan kännas som att bestiga Mount Everest. Automatisering av datainmatning kan hantera dessa repetitiva och mödosamma uppgifter snabbt och, i vissa fall, automatisera dina projektledningsprocesser avsevärt.
Minskar fel
"John Dow" kommer nu att kunna återfå sitt namn "John Doe". Automatisering lämnar inget utrymme för fel som oavsiktligt drabbar manuella datainmatningsprocesser.
Ökar skalbarheten
Oavsett om du tar emot nya kunder eller hanterar ökade ordervolymer kan automatiserade system anpassas snabbare till förändrade krav utan att du behöver göra en total omstrukturering av dina affärsprocesser.
Ger mer meningsfulla insikter
Genom att eliminera repetitiva datainmatningsuppgifter kan teamen fokusera på att tolka data, identifiera mönster och fatta välgrundade beslut istället för att fastna i administrativt arbete.
Om du till exempel driver en detaljhandelsverksamhet kan ett automatiserat system analysera försäljningsdata för varje produkt. Detta ger dig den information du behöver för att fatta välgrundade beslut om lagerhållningen.
Nu när vi har gått igenom fördelarna ska vi titta på de olika typerna av automatisering av datainmatning och hur var och en av dem kan stödja dina mål.
Läs också: De bästa programvarorna för datainmatning
Typer av automatisering av datainmatning
Automatisering av datainmatning finns i olika former, alla utformade för att påskynda och förenkla rutinuppgifter, ofta med AI-automatiserade arbetsflöden.
Låt oss gå igenom de viktigaste typerna av sådan automatisering.
Optisk teckenigenkänning (OCR)
Om du får en PDF-faktura kan OCR extrahera relevant data, såsom summor och artikelbeskrivningar, så att du inte behöver skriva in allt manuellt. Detta sparar tid och minimerar fel som uppstår vid manuell inmatning.
👀 Rolig fakta
Parseur är ett verktyg som automatiserar datautvinning från dokument som fakturor och e-postmeddelanden.
Robotiserad processautomatisering (RPA)
Om ditt team lägger timmar på att kopiera kunddata från e-postmeddelanden till kalkylblad kan RPA hantera det genom att automatiskt överföra informationen exakt och snabbt.
📌 Exempel
Deutsche Bank implementerade också RPA för att automatisera datainmatning, validering och avstämningsprocesser i sin ekonomiavdelning. Detta bidrog till att förbättra datakvaliteten, säkerställa efterlevnad och hantera risker. De uppnådde också 24/7-bearbetning för att hantera stora datamängder, vilket visar den verkliga effekten av RPA.
Formulärautomatisering
Formulär finns överallt – från enkäter till feedbackförfrågningar – men att manuellt mata in dessa data i verktyg för bättre organisation och analys kan vara tidskrävande. Verktyg för automatisering av formulär underlättar insamlingsprocessen genom att automatiskt registrera och organisera svaren.
Programvara för appintegration
Visste du att du även kan använda automatiseringsverktyg för dataöverföring mellan applikationer?
Verktyg som Zapier kopplar samman över 5 000 applikationer, vilket gör det möjligt för användare att automatisera arbetsflöden mellan olika appar utan kodning.
När en ny potentiell kund fyller i ett formulär på din webbplats kan Zapier till exempel automatiskt skicka den informationen till ditt CRM-system. Ett verktyg för automatisering av försäljningen kan upptäcka den nya posten, vårda den potentiella kunden och spåra dess framsteg.
Programvara för textutvidgning
Med dessa verktyg kan du skapa genvägar för ofta använda textfragment så att du inte behöver skriva in hela fragmentet manuellt varje gång. Om du till exempel skriver ”addr” kan det automatiskt expandera till din fullständiga adress.
TextExpander är ett exempel på ett sådant verktyg. Det låter dig lagra textfragment och tilldela dem förkortningar. Istället för att skriva ditt namn, titel och organisationstillhörighet varje gång i ett introduktionsmejl kan du skriva en kort kod som ";intro" för att infoga det direkt.
Steg för att automatisera datainmatning
Är du nyfiken på att prova automatisering efter att ha läst dessa exempel? Automatisera manuella uppgifter och förvandla dem till effektiva arbetsflöden genom att följa dessa steg.
Steg 1: Identifiera repetitiva uppgifter
Det första steget i att implementera automatisering av datainmatning i ditt företag är att identifiera repetitiva, tidskrävande och felbenägna uppgifter.
Skapa en lista över alla sådana uppgifter och spåra hur ditt team lägger sin tid på dem. Detta ger dig en uppfattning om hur du kan automatisera dem.
💡 Proffstips: Om du är nybörjare inom automatisering är det smart att lämna kritiska uppgifter till senare. Låt ditt team vänja sig vid förändringarna och utvidga sedan automatiseringen gradvis till mer väsentliga områden i takt med att dina processer och ditt självförtroende växer.
För att göra processen ännu enklare kan du använda projektledningsverktyg som ClickUp, som hjälper dig att organisera och analysera dina uppgifter på ett bättre sätt.
Här är de funktioner du kan lita på:
ClickUp tabellvy
Med ClickUp Table View kan du anpassa kolumner för att visa relevant data, såsom uppgiftsstatus, förfallodatum och ansvariga. Du kan också använda relationsdatafält i tabellerna för att effektivt hantera sammankopplade uppgifter.
Genom att sortera och filtrera denna information kan du enkelt upptäcka mönster, till exempel uppgifter som ofta kräver manuella uppdateringar eller godkännanden.
Om flera uppgifter konsekvent väntar på samma godkännandesteg är det troligen ett tecken på att det kan vara dags att automatisera den processen.
Steg 2: Välj rätt automatiseringsverktyg
Nu när du har identifierat dina rutinuppgifter är det dags att välja rätt verktyg för automatisering av datainmatning. Så här gör du:
- Definiera dina mål: Sätt upp specifika mål för ditt automatiseringsverktyg med hjälp av SMART-kriterierna (specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta, tidsbundna).
📌 Exempel
- Specifikt: Automatisera datainmatningsprocessen för inkommande kundförfrågningar från våra webbformulär.
- Mätbart: Minska tiden för manuell inmatning med 50 % inom det första kvartalet.
- Uppnåeligt: Implementera och integrera ett automatiseringsverktyg som Zapier med vårt CRM på två veckor.
- Relevant: Frigör kundsupportteamet så att de kan fokusera på att lösa frågor istället för att mata in data.
- Tidsbegränsat: Uppnå fullständig implementering och mätbara resultat inom tre månader.
- Undersök populära verktyg: Sök online efter automatiseringsverktyg som uppfyller dina behov. Tänk på kostnad, skalbarhet, integrationsmöjligheter, användarvänlighet och kompatibilitet med din befintliga teknikstack.
- Granska användarfeedback: Granska användarrecensioner, kundutlåtanden och fallstudier för att få en realistisk bild av varje verktyg.
- Prova innan du köper: Vid det här laget bör du ha två till tre starka kandidater. Kontakta leverantörerna för produktdemonstrationer, kostnadsfria provversioner eller genomgångar för att uppleva programvaran för automatisering av datainmatning i praktiken.
- Gör ditt val: Välj det automatiseringsverktyg som bäst passar din organisations behov, budget och teamets kapacitet. Välj en skalbar lösning som stöder dina långsiktiga mål. Programvara för datainmatning med AI-driven automatisering av arbetsflöden erbjuder vanligtvis mer värde än sådan utan.
Fallstudie: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX har förbättrat sina arbetsflöden genom att eliminera manuella uppgifter med hjälp av ClickUp Form View. När formuläret skickas in startas automatiskt ett projekt med hjälp av en anpassad mall, vilket gör att marknadsföringsteamet kan komma igång direkt.
Innan automatiseringen infördes var vi tvungna att manuellt meddela cheferna att texten var klar varje gång en copywriter slutfört en uppgift. Det kunde ta upp till 36 timmar.
Innan automatiseringen infördes var vi tvungna att manuellt meddela cheferna att texten var klar varje gång en copywriter slutfört en uppgift. Det kunde ta upp till 36 timmar.
CEMEX använde också ClickUp Task Relationships för att skapa effektiva arbetsflöden. Dessa arbetsflöden överför projekt smidigt från säljare till copywriters, designers och animatörer. Genom att länka samman uppgifter, dokument och beroenden på ett centralt ställe har medarbetarna allt de behöver.
Vi försöker skapa valideringskedjor för att inkludera de personer som behöver granska kreativt arbete eller begära ändringar i vår process. Med ClickUp behöver detta inte längre göras manuellt.
Vi försöker skapa valideringskedjor för att inkludera de personer som behöver granska kreativt arbete eller begära ändringar i vår process. Med ClickUp behöver detta inte längre göras manuellt.
Steg 3: Konfigurera automatiseringen
Att automatisera dina arbetsflöden är en krävande uppgift. För att säkerställa en smidig genomförande bör du skapa en implementeringsplan som beskriver tidsplaner för varje fas – från att definiera mål till att utbilda teamet – samt individuella och avdelningsspecifika ansvarsområden.
ClickUp-mallen för projektimplementeringsplan är en anpassningsbar, användarvänlig mall för framgångsrik implementeringsplanering.
Denna mall har inbyggda ClickUp-whiteboards. Använd den för att brainstorma eller koppla din mall för implementeringsplanering till andra dokument i ditt ClickUp-ekosystem.
När din implementeringsplan är klar är det dags att börja konfigurera din första automatiseringssekvens.
Med ClickUp Automations kan du skapa dessa sekvenser med hjälp av if-then-triggers och svar.
Om en inställd utlösare inträffar och uppfyller ett villkor, kommer ClickUp automatiskt att utföra en specificerad åtgärd. Du kan skapa anpassade automatiseringar med hjälp av denna formel, men ClickUps programvara för automatisering av arbetsflöden erbjuder redan över 50 fördefinierade automatiseringsmallar som hjälper dig att skapa och implementera dem direkt.
Här är fem sätt (av många) som du kan automatisera uppgifter i ClickUp:
1. Kommentarer om ändringar i uppgiftsstatus
När ett anpassat fält i ClickUp ändras till ”godkänt” kan ClickUp automatiskt lägga till en kommentar till uppgiften. På så sätt är ditt team alltid uppdaterat om nästa steg eller viktiga uppdateringar utan att manuellt behöva kontrollera behörigheter.
2. Automatiska e-postuppdateringar
Ställ in en automatisering för att skicka e-postmeddelanden när en uppgift flyttas från "att göra" till "pågår". På så sätt hålls kunder och kollegor informerade utan att du behöver skicka manuella uppdateringar.
3. Skapa uppgifter från inlämnade formulär
När någon skickar in ett formulär (till exempel en felrapport) kan ClickUp automatiskt skapa en uppgift med alla detaljer, vilket sparar tid för manuell inmatning.
4. Skapande av deluppgifter baserat på status för överordnad uppgift
Så snart en överordnad uppgift ändrar status (t.ex. från ”pågår” till ”redo för granskning”) kan ClickUp skapa och tilldela deluppgifter med förfallodatum till specifika teammedlemmar – du behöver inte komma ihåg att göra det själv.
5. Radering av utgångna uppgifter
För känslig information kan du ställa in en automatisering som raderar utgångna uppgifter och till och med loggar raderingen i Google Sheets eller meddelar chefer via Slack, så att din arbetsplats förblir organiserad och säker.
Oavsett om du är nybörjare eller proffs inom automatisering kan olika exempel på automatisering med ClickUp guida dig.
💡Proffstips: Använd ClickUps AI-assistent, ClickUp Brain, för att skapa anpassade automatiseringar med hjälp av naturligt språk. Beskriv helt enkelt den process du vill automatisera för att enkelt ställa in triggers, åtgärder och villkor för dina arbetsflöden.
Steg 4: Testa och övervaka
Innan du startar dina automatiseringar bör du fastställa basdata såsom genomsnittlig tid för att slutföra uppgifter, felfrekvens och andra relevanta mått. Detta gör att du kan jämföra prestanda efter automatiseringen och spåra förbättringar.
Använd ClickUps tidshanteringsfunktioner för att spåra uppgifters varaktighet och automatisera tidrapporter, vilket sparar tid, särskilt för team med stora uppgiftsvolymer eller komplexa rapporteringsbehov.
Effektiv övervakning är nyckeln till att avgöra om automatiseringsinsatser blir framgångsrika eller misslyckade. Med ClickUp Dashboards kan du spåra KPI:er, analysera graden av slutförda uppgifter och granska tiden som läggs på uppgifter, allt på ett och samma ställe. Med anpassningsbara mallar för dashboards för försäljning, marknadsföring och HR kan du visualisera automatiseringsprestanda och arbetsbelastningsfördelning, vilket hjälper dig att hålla koll på ditt teams framsteg.
Steg 5: Utbilda medarbetarna
Automatisering kan innebära en ENORM förändring för dina anställda. Du bör tillhandahålla alla nödvändiga resurser för att hjälpa dem med övergången.
Skapa utbildningsmaterial
Börja med att skapa en detaljerad utbildningsmanual med hjälp av ClickUp Training Matrix Template.
ClickUp Training Matrix Template hjälper dig med:
- Organisera och utvärdera utbildningsprogram för anställda
- Spåra medarbetarnas framsteg när de slutför utbildningen
- Identifiera förbättringsområden
Med denna strukturerade metod säkerställer du att alla anställda har rätt kunskap för att få ut mesta möjliga av automatiseringen.
När du har skissat på utbildningsinnehållet erbjuder ClickUp Docs ett utrymme där du kan samla relevant information, såsom riktlinjer, tekniska procedurer, företagspolicyer eller branschstandarder. Med ClickUp Docs kan du organisera denna information i en lättillgänglig, centraliserad manual.
Skapa utbildningsmaterial
För att höja kvaliteten på dina utbildningsmaterial kan ClickUp Brain fungera som en skrivassistent och hjälpa till med uppgifter som att skapa eller finslipa innehåll.
För att skapa utbildningsmaterial för att införa automatisering med ClickUp Brain, börja med att förklara grunderna i automatisering och dess fördelar. Skapa sedan steg-för-steg-guider med interaktiva skärmdumpar och videor för att visa hur man konfigurerar och hanterar automatisering.
För att göra utbildningen relevant, inkludera verkliga användningsscenarier för olika avdelningar, såsom försäljning eller HR. Lägg till en frågesektion för att ta upp vanliga problem och tillhandahåll frågesporter för kunskapsprov.
Slutligen kan du spåra användarnas framsteg och samla in feedback för att förfina materialet och säkerställa en effektiv implementering av automatiseringsverktyg i hela organisationen.
💡Proffstips: Ställ in automatiserad e-post så att utbildningsmanualen skickas direkt till nya medarbetare så snart de börjar på företaget, så att alla nyanställda får den utan dröjsmål.
Glöm inte att samla in feedback på dina utbildningsdokument för att förbättra upplevelsen.
Nu när du vet hur du automatiserar din datainmatningsprocess måste du inse att även de bästa planerna kan stöta på hinder. Låt oss titta på några av de utmaningar du kan möta under denna process.
Utmaningar vid automatisering av datainmatning
Att förstå de hinder som automatisering av datainmatning medför kan hjälpa dig att planera och hantera dem på ett framgångsrikt sätt. Här är de viktigaste utmaningarna som organisationer står inför när de implementerar automatisering av datainmatning:
- Höga initiala kostnader: Att installera automatiserade system kan kräva betydande initiala investeringar i programvara och infrastruktur. Även om långsiktiga besparingar kan uppväga dessa kostnader, kan den initiala ekonomiska bördan utgöra ett hinder för många företag.
- Problem med datakvalitet: Automatiserade system är starkt beroende av kvaliteten på indata. Om de inmatade uppgifterna är felaktiga eller inkonsekventa kan det leda till felaktiga resultat, vilket undergräver fördelarna med automatisering.
- Motstånd mot förändring: Anställda som är vana vid manuella processer kan vara motvilliga att övergå till automatiserade system.
- Begränsad anpassning: Vissa automatiseringsverktyg erbjuder inte alltid flexibiliteten att skräddarsy lösningar för specifika affärsbehov, vilket kan påverka unika organisatoriska utmaningar.
- Underhåll och uppdateringar: Automatiserade system kräver regelbundet underhåll och uppdateringar för att fungera effektivt.
- Risker relaterade till efterlevnad och säkerhet: Hantering av känslig information via automatiserade system väcker frågor om efterlevnad och säkerhet för att säkerställa att automatiseringsprocesserna följer gällande regler.
Uppnå effektivitet och noggrannhet med automatisering av datainmatning
Att automatisera dina manuella datainmatningsprocesser är ett strategiskt steg för att öka effektiviteten, minska fel och spara tid. Du kan förändra din datahantering genom att identifiera repetitiva uppgifter, välja rätt verktyg (som ClickUp!) och skapa tydliga arbetsflöden.
Testa och övervaka dina system regelbundet och investera i utbildning för att maximera deras potential. Målet är att förbättra processerna så att ditt team kan fokusera på kreativitet och innovation. Anamma automatisering och njut av fördelarna med en mer effektiv och produktiv organisation!