Att hantera flera projekt samtidigt kan vara kaotiskt – precis när en uppgift är klar dyker en ny deadline upp eller prioriteringarna ändras. Denna ständiga omställning kan överväldiga projektledare, teamledare och småföretagare.
En enkel lösning? Sök efter ”mall för spårning av flera projekt i Excel”. 💡
Dessa mallar använder de beprövade funktionerna i Microsoft Excel för att hjälpa dig att hålla dina projekt på rätt spår. En Excel-mall är utmärkt för enkla behov, men kräver manuella uppdateringar, vilket kan påverka processerna mellan projekten (särskilt i komplexa konfigurationer).
För att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut har vi samlat våra favoritmallar för spårning av flera projekt nedan, inklusive Excel-kompatibla alternativ och några ClickUp-favoriter.
Men först ska vi titta närmare på vad dessa mallar handlar om.
Vad är mallar för spårning av flera projekt?
Mallar för spårning av flera projekt är verktyg som hjälper dig att hantera flera projekt samtidigt utan att tappa bort enskilda deadlines eller uppgifter. De ger en tydlig, organiserad översikt över varje projekt sida vid sida, så att du enkelt kan upptäcka beroenden och prioritera uppgifter.
Du behöver inte längre hoppa mellan kalkylblad, e-postmeddelanden och appar för din projektledning.
Dessa mallar gör det också enkelt för tvärfunktionella team att hålla sig uppdaterade och samarbeta. Tilldela arbete, dela uppdateringar och samordna intressenterna kring samma mål.
Till exempel kan sälj- och kundframgångsteam använda en CRM-mall för flera projekt för att spåra samtal och e-postmeddelanden med olika kunder i olika skeden av kundlivscykeln. De kan också tagga sina säljare för att följa upp nya leads eller samordna med marknadsföringsteamet för att ta fram riktade marknadsföringsmaterial – allt inom samma plattform.
💡Proffstips: Integrera uppgiftshanteringsprogramvara med din projektledningsmall för att få detaljerad information i realtid om teamets arbetsbelastning. Detta hjälper dig att undvika utbrändhet och hålla koll på deadlines.
Vad kännetecknar en bra mall för spårning av flera projekt?
En effektiv mall för spårning av flera projekt fokuserar på organisation, teamwork och dina unika behov. Här är de funktioner som är ett måste:
- Tydlig översikt: Välj en mall som erbjuder en logisk hierarki för dina projekt och tydligt visar deadlines, resurser och prioriteringar.
- Spårningsfunktioner: Välj en mall med verktyg för att spåra både övergripande mål och projektspecifika milstolpar.
- Anpassningsbart utseende: Välj en mall som låter dig skräddarsy fält, widgets och layouter så att de passar dina projekts föränderliga behov.
- Funktioner för uppgiftshantering: Hitta en mall som gör det enkelt att skapa, tilldela och spåra uppgifter för att säkerställa ansvarstagande inom och mellan team.
- Centraliserad instrumentpanel: Överväg en mall med en enhetlig instrumentpanel för projektledning som samlar information från alla dina projekt i en vy.
- Samarbetsverktyg: Leta efter en mall med inbyggda kommunikationsfunktioner, som kommentarer och bifogade filer, för enkel informationsdelning.
- Visualiseringsfunktioner: Välj en mall som innehåller verktyg som Gantt-diagram eller Kanban-tavlor som hjälper dig att visualisera framsteg och snabbt upptäcka hinder.
11 kostnadsfria mallar för spårning av flera projekt
Att spåra flera projekt är ett verkligt test för alla robusta projektledningsprogram. Det kräver mer än att bara bocka av uppgifter på en lista; du behöver tydlig insikt i vad som händer, när det händer och hur allt hänger ihop med dina större mål.
ClickUp är ett användarvänligt projektledningsprogram som är utvecklat för att förenkla arbetsflöden och hålla dina projekt på rätt spår. Från hantering av projektuppgifter till integration av olika verktyg och till och med användning av AI för smartare resursfördelning – ClickUp Workspace samlar alla nödvändiga funktioner på ett och samma ställe.
Oavsett om du hanterar ett enda projekt eller en hel portfölj, ger ClickUps projektledningslösning dig insikter i realtid och automatisering så att du kan hålla dig på rätt spår.
De avancerade visualiserings- och rapporteringsfunktionerna hjälper dig att få fullständig insyn i resurs- och budgetfördelning, individuella och teamets arbetsbelastning, eftersläpningar och beroenden, och mycket mer.
Nedan har vi samlat våra bästa mallar för spårning av flera projekt med många funktioner. Men om du föredrar en mer traditionell metod har Excel sin charm med sin enkelhet. Utforska det bästa av två världar för att hitta det som passar dina projektledningsbehov.
1. ClickUp-mall för statusrapport för flera projekt
ClickUps mall för statusrapport för flera projekt är ett nybörjarvänligt alternativ som håller dina projekt organiserade och tillgängliga.
Kärnan är en portföljdashboard som visuellt sammanfattar de viktigaste aspekterna av varje projekt (som prioritet, hälsa, kostnad och varaktighet) med hjälp av färgkodade indikatorer och emojis. Varje projekt har en egen sida som är länkad till denna centrala Wiki. De börjar med en sammanfattande tabell som belyser detaljer på högsta nivå, såsom prioriteringar och deadlines.
För en djupare analys innehåller varje sida en projektstatusrapport och information om projektets hälsa, såsom risknivåer och åtgärdsplaner. Den spårar också kostnader genom att jämföra uppskattningar med faktiska kostnader, vilket ger en tydlig bild av återstående budget.
Tabellen "Kvalitetskontroll" övervakar granskningsstatusen för leveranser, och tabellen "Tidslinjekontroll" bryter ner den tid som spenderats på varje uppgift och jämför beräknade timmar med den faktiska arbetstiden. Med dessa funktioner fungerar den också som en mall för tidslinjer för flera projekt!
Perfekt för: Marknadsföringschefer som vill spåra statusen för samtidiga kampanjer.
2. ClickUp-mall för projektuppföljning
ClickUp Project Tracker Template erbjuder ett flexibelt sätt att spåra flera projekt, uppgifter och tidslinjer på ett och samma ställe. Du kan växla mellan olika vyer för att hantera resurser mer effektivt.
Först finns det en vy med en ”allmän lista” där du kan lägga till och märka uppgifter inom varje projekt samt detaljer som viktiga datum, personer och prioriteringar. Du kan sedan ordna uppgifterna efter projektfas – tänk på förberedelse, produktion eller live – och övervaka framstegen med hjälp av ett enkelt RAG-system (rött, gult, grönt).
Om du föredrar en visuell approach hjälper Gantt-diagramvyn dig att se hur uppgifter från olika projekt passar ihop på samma tidslinje.
Det finns också en tavelvy som du kan anpassa för att visa uppgifter från flera projekt och gruppera dem efter ansvariga eller projekttaggar. Detta ger dig en omfattande översikt över ditt teams arbetsbelastning.
Idealisk för: Produktutvecklingschefer som leder flera produktlinjer samtidigt.
3. ClickUp Enkel mall för Gantt-diagram
ClickUps enkla Gantt-diagrammall har en flik för projektplanering där du kan ange detaljer för alla dina olika projekt i en praktisk lista.
Märk bara varje uppgift för att ange vilket projekt den hör till och ordna dem så att de slutförs i rätt ordning. Denna Gantt-diagrammall synkroniserar sedan automatiskt data, vilket ger dig en tydlig överblick över varje projekts framsteg.
Du kan visualisera alla dina projekt i detta diagram, vilket gör det enkelt att se hur de överlappar varandra och hantera resurser effektivt. Detta hjälper dig också att upptäcka potentiella hinder i förväg och spåra projektets framsteg.
Perfekt för: IT-projektledare som övervakar utvecklingsprojekt för webb- och mobilapplikationer.
4. ClickUp-mall för projektrapportering
ClickUp-projektrapporteringsmallen fungerar som en konsoliderad Wiki-sida som ger dig en snabb översikt över allt som är viktigt för varje projekt – viktiga intressenter, datum, uppdateringar om framsteg och mycket mer. Du kan skapa en huvudsaklig Wiki-sida för hela din portfölj, med särskilda mappar för enskilda projekt.
För varje projekt innehåller denna nybörjarvänliga mall en färgkodad aktivitets tidslinje för enkel översikt över prioriteringar och status. Om en deadline inte hålls markerar denna mall för projektstatusrapport detta, registrerar orsakerna och spårar effekten tillsammans med nödvändiga korrigerande åtgärder.
Dessutom får du visuella hjälpmedel, som stapel- och cirkeldiagram, för att övervaka projektmått – status, prioriteringar och budgetfördelningar – allt på ett och samma ställe.
Perfekt för: Portföljförvaltare som vill sammanställa rapporter för olika projekt inom olika sektorer.
5. ClickUp-mall för projektavslutning
ClickUp Project Closure Template är ett nybörjarvänligt verktyg som är utformat för att optimera avslutningsprocessen för flera projekt på en central plats.
I vyn "Uppgiftshantering" kan du spåra statusen för alla avslutande uppgifter, komplett med inbyggda formler för leveranstider, eskaleringsbehov och projektstatus.
Du kan också granska teamets prestationer, kommunikation och lärdomar samtidigt som du prioriterar och planerar återstående uppgifter för varje projekt.
Perfekt för: Försäljningschefer som sammanfattar flera försäljningsinitiativ och förfinar framtida strategier med hjälp av realtidsdata.
6. ClickUp-mall för projektplanering
ClickUp-projektets roadmap-mall är utformad för att kartlägga milstolpar i flera projekt, vilket ger dig en tydlig översikt som är lätt att dela med kunder.
Denna mall på mellannivå har ett Gantt-diagram för hantering av beroenden och tidslinjer på makronivå, vilket säkerställer att dina team håller sig synkroniserade med kommande uppgifter.
Du kan också skapa din projektplan i "Listvy", där du kan ange status, ansvarig eller typgruppsuppgifter för större flexibilitet i hanteringen av varje projekt. Anpassade fält hjälper dig att spåra sprintnummer och förloppsindikatorer, medan fliken "Sammanfattning" visar arbetsbelastningen per ansvarig, vilket hjälper dig att optimera resursanvändningen.
Använd den AI-drivna kunskapen i ClickUp Brain för att automatiskt generera kontextrika insikter från dina pågående projekt. Detta ger ditt team snabb tillgång till viktig information, vilket gör din roadmap flexibel och välgrundad.
Idealisk för: Team som sammanställer steg för förändringshantering, kulturella förändringar eller teknikimplementering.
7. ClickUp-mall för projektledningsportfölj
ClickUp-mallen för projektledningsportfölj erbjuder ett strukturerat sätt att spåra tvärfunktionella projekt. Denna mall för planering av flera projekt organiserar dina projekt på mappnivå, vilket säkerställer systematisk spårning och bryter ner silos mellan team.
Mappen ”PMO Roadmap” beskriver alla viktiga initiativ och milstolpar, med anpassade fält för prioritetsmarkörer, tidsuppskattningar och mer. Mappen ”Project Health” ger en översikt över projektmärkta uppgifter och har till och med en formel för budgetuppföljning.
Denna nybörjarvänliga mall har en vy för ”Veckorapporter” som ger snabb överblick över pågående uppgifter. Du hittar också arbetsbelastningsdiagram för en detaljerad översikt över uppgifter, tidsuppskattningar och sprintpoäng.
Idealisk för: Programansvariga som samordnar relaterade projekt inom ett större program, till exempel en produktutvecklingscykel.
8. ClickUp-mall för projektledning
ClickUp-mallen för projektledning är utformad för att hantera komplexa, tvärfunktionella projekt från början till slut. Denna avancerade mall fokuserar på teamarbete mellan olika leveransteam och anpassar projektmålen efter företagets OKR, vilket hjälper dig att sätta upp effektiva projektmål.
PMO Wiki fungerar som ett arkiv för teamöversikter, SOP:er och mycket mer. I avsnittet PMO Roadmap kan du spåra detaljer som avdelning, projektbeskrivning, framgångsmätningar och en färgkodad projektfas. Det finns till och med ett PMO-förfrågningsformulär som teammedlemmarna kan använda för att be om hjälp när de behöver det.
Du kan hantera de olika faserna i dina projekt med en ”framstegstavla” för att spåra milstolpar och en sektion för ”brådskande uppgifter” för att markera vad som behöver omedelbar uppmärksamhet. Projektledare kan se varje kvartals mål i en layout i Kanban-stil, komplett med framstegsfält för att spåra prestanda.
Idealisk för: Digitala marknadsföringschefer som samordnar årliga kampanjer på sociala medier, via e-post och på webbplatser.
➡️ Läs mer: 20 gratis mallar för projektledning
9. Mall för spårning av flera projekt i Excel X
Att använda Excel för projektledning är en traditionell succé.
Mallen för spårning av flera projekt från Excel X erbjuder en centraliserad Excel-hub för alla projektdetaljer, vilket gör det enklare att hantera flera projekt samtidigt.
Denna mall innehåller ett "Dashboard"-ark med en tydlig översikt över dina projekt och ett Gantt-diagram för att visualisera tidslinjer och beroenden. Du ser också ett stapeldiagram som sammanfattar varje projekts framsteg och en uppdelning av slutförda uppgifter som kategoriserar uppgifter efter deras slutförandegrad.
Du kan också skapa ett Gantt-diagram i Excel för effektiv projektplanering.
Perfekt för: Marknadsföringsteam på lokala företag, som kaféer eller gym, som letar efter ett enkelt verktyg för att organisera sina marknadsföringsinsatser.
10. Excel-mall för spårning av flera projekt från Analysistabs
Excel Multiple Project Tracking Template från Analysistabs är en specialversion av Excel X-layouten som samlar alla aspekter av dina projekt i ett användarvänligt kalkylblad.
Med cirkeldiagram för projektets övergripande framsteg och stapeldiagram för procentuell slutförande av uppgifter får du en översikt över dina projekt, viktiga datum och person-dagar som behövs för att slutföra dem.
Denna mall för projektuppföljning ger en uppdaterad statusöversikt som uppdateras automatiskt för att återspegla projektets status.
Idealisk för: Butikschefer som övervakar öppnandet av flera butiker och lagerpåfyllning.
11. Excel-mall för spårning av flera projekt av ProjectManager
Excel-mallen för spårning av flera projekt från ProjectManager är ett avancerat verktyg för hantering av flera projekt och deras data. Den förenklar resursallokeringen och ger en översikt över KPI:er för alla dina projekt, vilket gör det möjligt att effektivt spåra prestanda.
Du kan också sekvensera uppgiftsberoenden – som start-till-start och start-till-slut – och tilldela dem till teammedlemmar. Det finns också särskilda kolumner för att spåra procentuell färdigställande och statusuppdateringar.
Idealisk för: Ledande befattningshavare som övervakar viktiga initiativ och söker en sammanfattning på en sida för strategisk samordning.
➡️ Läs mer: De 11 bästa alternativen och konkurrenterna till Excel (funktioner, fördelar, nackdelar, priser)
Förbättra din projektledning med ClickUps mallar för spårning av flera projekt
Excel-mallar för projektledning har länge varit ett måste för enklare arbetsflöden. Men när ditt team växer och projektens tidsplaner blir längre kan dessa klassiska mallar bli besvärliga. Det är där ClickUp kommer in.
Oavsett om du hanterar 3 eller 300 projekt hjälper ClickUp dig att enkelt skala upp din konfiguration utan krångliga formateringar. Med uppdateringar i realtid håller alla team sig synkroniserade och du kan justera dina projekt direkt utan att det påverkar framstegen.
Dessutom gör våra avancerade automatiserings- och integrationsfunktioner det ännu enklare att hantera arbetsbelastningen. Och det bästa av allt? Dessa mallar är helt gratis. ✨
Registrera dig gratis på ClickUp och börja hantera alla dina projekt på en intuitiv plattform.