Ditt team har kanske samlats runt konferensbordet för att brainstorma och planera ett projekt. Men trots allas bästa ansträngningar:
- De slutgiltiga tidsramarna är inte klara ännu.
- Resurserna är begränsade, och
- Deadlines är orealistiska (till och med löjliga!)
Detta är alltför vanliga problem som uppstår när team inte fullt ut bedömer den arbetsinsats (LOE) som krävs för uppgifterna. Arbetsinsatsen är ett viktigt steg för att säkerställa ett framgångsrikt projektresultat.
Att beräkna LOE korrekt innebär mer än att bara slänga ut tidsuppskattningar. Det kräver faktiskt en grundlig analys av det faktiska arbetet.
Låt oss diskutera några viktiga metoder, tips och bästa praxis för att bestämma arbetsinsatsen i projektledning.
Vad är arbetsinsatsen i projektledning?
Arbetsinsats (LOE) är ett begrepp inom projektledning som representerar den uppskattade mängden tid och resurser som krävs för att slutföra specifika uppgifter eller aktiviteter inom ett projekt.
Till skillnad från traditionellt uppgiftsbaserat arbete med en tydlig start och ett tydligt slut är LOE-uppgifter vanligtvis av fortlöpande eller stödjande karaktär. Några exempel är övervakning, underhåll eller administrativt arbete.
LOE återspeglar den totala arbetsinsatsen och tiden som krävs för att slutföra en uppgift. Detta inkluderar projektstödjande aktiviteter som möten, dokumentation, projektbudgetredovisning, kommunikation och omarbetning.
Den används vanligtvis för att uppskatta arbetsinsatsen för uppgifter som inte direkt ger resultat men som är nödvändiga för att projektet ska gå framåt.
Hur skiljer sig LOE från andra beräkningstekniker?
LOE skiljer sig från mer vanliga tekniker för projektberäkning, såsom top-down- eller bottom-up-beräkning.
Medan dessa metoder betonar att uppgifter delas upp i mätbara enheter med förutbestämda resultat, är LOE mer kontinuerlig till sin natur. Den fokuserar på pågående uppgifter som kan återkomma eller sträcka sig över hela projektets varaktighet.
I en bottom-up-uppskattning kan du till exempel beräkna den tid som krävs för att designa en produkt. Däremot skulle uppskattningar av arbetsinsatsen mäta den tid som krävs för att hantera produktdesignprocessen, såsom statusuppdateringar, teamkoordinering eller designiterationer.
Här är tre vanliga komponenter som ingår i uppskattningarna av arbetsinsatsen:
- Tid: Det uppskattade antalet timmar eller dagar som krävs för att utföra den pågående uppgiften (som rapportering, hantering eller övervakning).
- Resurser: De personer, tekniker eller den utrustning som behövs för att slutföra dessa uppgifter under projektets tidsplan.
- Uppgiftsberoende: Hur dessa pågående uppgifter stöder eller påverkar andra aktiviteter för ett smidigare projektflöde
Varför bör projektledare fokusera på LOE?
Genom att fokusera på LOE får du en tydligare och mer komplett bild av din projektplanering. Att ta hänsyn till löpande uppgifter som övervakning och kommunikation förbättrar resursfördelningen och säkerställer att varje aspekt av projektets livscykel får tillräckligt stöd.
Detta gör det också möjligt för dig att sätta upp realistiska tidsplaner, eftersom du tar hänsyn till den tid och ansträngning som krävs för viktiga men icke-leveransbara aktiviteter.
Dessutom underlättar det kommunikationen med intressenterna, ger dem en tydlig förståelse för vad projektet verkligen innebär och skapar mer realistiska förväntningar.
Om du försummar LOE riskerar du att överbelasta resurserna eller hamna efter i schemat. Ännu värre är att du kan underskatta projektets behov, vilket leder till ineffektivitet eller förseningar som kunde ha undvikits.
💡Visste du att? Diskret arbetsinsats är en mätbar uppgift med en tydlig början och ett tydligt slut, till exempel att skriva en rapport. LOE omfattar däremot pågående aktiviteter, som att schemalägga möten och skapa dokument, som inte är lika lätta att spåra men som håller igång arbetet!
Metoder för att uppskatta LOE
Beroende på uppgiftens komplexitet och tillgängliga data kan du använda olika metoder för att uppskatta LOE för projektets framgång.
Här är fyra viktiga strategier med deras styrkor och begränsningar.
1. Expertbedömning
Denna teknik för att uppskatta arbetsinsatsen är användbar för att hantera mindre kvantifierbara uppgifter, såsom administrativ hjälp eller övervakning. Experter inom nischen drar lärdomar från tidigare erfarenheter för att kunna ge en realistisk uppskattning av liknande situationer.
👍 Fördelar: Snabbt, bygger på välgrundad expertis och är effektivt för unika eller komplexa uppgifter.
👎 Nackdelar: Subjektivt och kan ge felaktiga uppskattningar när experterna är partiska eller saknar viktiga detaljer.
🤔 När ska den användas: Med erfarna utvecklingsmedlemmar eller projektledare som har hanterat liknande uppgifter tidigare.
2. Analog uppskattning
Det beror på historiska data från liknande projekt för att förutsäga LOE för ditt aktuella projekt. Genom att jämföra uppgifter från tidigare projekt med liknande omfattning kan du göra välgrundade uppskattningar om den tid och de resurser som behövs för det nya projektet.
👍 Fördelar: Snabbt, kräver inte detaljerade data och lämpligt för planering i ett tidigt skede.
👎 Nackdelar: Mindre exakt eftersom det beror på noggrannheten och relevansen hos tidigare data.
🤔 När ska den användas: I situationer där detaljerad information om uppgiften inte finns tillgänglig, men du har tillgång till ganska liknande data från tidigare projekt.
3. Parametrisk uppskattning
Denna metod för att uppskatta arbetsinsatsen beräknar LOE genom att tillämpa statistiska data på insamlade parametrar.
Om det till exempel tar 10 timmar per vecka att underhålla 10 servrar, skulle det troligen ta 20 timmar per vecka att göra samma sak för 20 servrar. Det passar perfekt för uppgifter med tydliga, mätbara insatser och resultat.
👍 Fördelar: Datadriven, mer exakt för repetitiva uppgifter och skalbar
👎 Nackdelar: Kräver detaljerade, tillförlitliga data och fungerar inte bra med mycket varierande uppgifter.
🤔 När ska den användas: I fall där uppgifterna är kvantifierbara och historiska datamätvärden finns tillgängliga.
4. Trepunktsberäkning
Den trepunktsmetoden för LOE-uppskattning, även kallad PERT (Program Evaluation Review Technique), använder tre olika uppskattningar – optimistisk, pessimistisk och mest sannolik – för att beräkna en genomsnittlig uppskattning. Detta hjälper till att hantera osäkerheter och variationer i uppgiftens varaktighet.
👍 Fördelar: Tar hänsyn till osäkerhet och ger mer balanserade uppskattningar
👎 Nackdelar: Kräver mer arbete och innebär att flera scenarier måste beaktas.
🤔 När ska den användas: När du har att göra med stor osäkerhet eller när uppgifterna har olika möjliga utfall.
Det blir mycket enklare att tillämpa dessa LOE-beräkningsmetoder med projektledningsverktyg som snabbt kan samla in och analysera dina data. Dessutom kan sådana verktyg också:
- Visa data för tidigare projekt
- Organisera expertinput
- Effektivisera din metod för LOE-uppskattning
- Förbättra noggrannheten i LOE-prognoser
Hur beräknar man arbetsinsatsen?
Att beräkna LOE är enklare än du kanske tror.
Vi går igenom de viktigaste stegen och förklarar hur ClickUps projektledningsprogramvara kan hjälpa till att göra processen smidigare och mer exakt. Utöver detta ger vi några exempel på LOE-insatser för att underlätta förståelsen.
Steg 1: Definiera arbetsomfattningen
Börja med att tydligt definiera projektets omfattning och syfte. Få sedan en grundlig uppfattning om de uppgifter och aktiviteter som behöver slutföras i planeringsfasen.
Att dela upp större uppgifter i mindre, hanterbara delar kan hjälpa dig att bättre uppskatta de resurser som behövs. Arbetsfördelningsstrukturer (WBS) eller uppgiftslistor kan vara särskilt användbara för detta ändamål.
ClickUp kan hjälpa dig med verktyg för att definiera och hantera ditt projekts omfattning på ett effektivt sätt.
Med ClickUp Spaces kan du organisera ditt projekt i olika avdelningar eller team och skapa en tydlig struktur för ditt arbete.
Mappar och listor inom varje utrymme gör det möjligt för dig att specificera varje aspekt av projektet så att alla uppgifter redovisas.
När du har en tydlig projektomfattning kommer ClickUp Tasks in i bilden. Det delar upp större uppgifter i deluppgifter, vilket gör det enklare att hantera och uppskatta den tid och de resurser som behövs för varje deluppgift eller komponent.
Dessutom är ClickUp Task Checklists mycket användbara här.
De gör det möjligt för dig att dela upp en uppgift i en serie genomförbara steg eller deluppgifter direkt. Detta ger en tydlig översikt över alla nödvändiga åtgärder och säkerställer att ingenting förbises.
Varje punkt i checklistan kan spåras för att se framstegen, vilket gör det enklare att hantera komplexa uppgifter.
Steg 2: Uppskatta tiden för varje uppgift
När du har definierat omfattningen måste du beräkna den beräknade tiden för slutförandet av varje uppgift. Detta innebär att du måste bedöma hur lång tid varje aktivitet tar, inklusive beroenden eller potentiella förseningar.
Överväg att använda expertbedömning eller parametrisk uppskattning baserat på uppgifternas karaktär.
ClickUp Time Estimates förenklar denna process.
Du kan ange uppskattningar för enskilda uppgifter, vilket hjälper dig att förstå hur lång tid varje specifik uppgift förväntas ta och fatta välgrundade beslut om ditt projekts tidsplan.
För uppgifter med flera ansvariga kan du tilldela olika tidsuppskattningar till varje person. Denna metod ger en mer exakt rapportering av arbetsbelastning och kapacitet än att tilldela hela uppskattningen till varje individ.
Dessutom sammanställer ClickUp uppskattningar för deluppgifter och huvuduppgiften, så att du snabbt kan se den totala uppskattade tiden för stora uppgifter med många deluppgifter.
Steg 3: Tillämpa resurser
Börja sedan med att uppskatta och fördela rätt resurser, såsom teammedlemmar, verktyg och utrustning.
Glöm inte att kontrollera om varje teammedlem är tillgänglig enligt de tidsuppskattningar som beräknats ovan. En korrekt resursfördelning säkerställer att den uppskattade tiden stämmer överens med ditt teams faktiska kapacitet.
Du måste till exempel göra justeringar om en uppgift tar 10 timmar, men ditt team bara har 5 timmar under veckan.
Här kommer ClickUp Workload View väl till pass. Det ger dig en tydlig bild av ditt teams kapacitet och arbetsbelastning på ett och samma ställe, så att du enkelt kan upptäcka överbokade teammedlemmar eller resursbrister.
På så sätt kan du se vem som är tillgänglig och vem som är överbelastad för att anpassa uppgiftsfördelningen därefter.
Steg 4: Spåra faktisk tidsåtgång
När projektet är igång kommer du att se tecken på om dina LOE-beräkningar är korrekta.
Håll noga koll på den faktiska tiden som läggs på varje uppgift jämfört med den beräknade tiden. På så sätt kan du jämföra uppskattningar med faktisk tid och identifiera områden som behöver justeras för framtida planering.
ClickUp Time Tracking är perfekt för detta.
Den låter dig övervaka den faktiska tiden som läggs på uppgifter och jämföra den med dina ursprungliga uppskattningar. Genom att hålla koll på dessa detaljer kan du enkelt upptäcka var dina uppskattningar kan ha varit felaktiga och göra nödvändiga justeringar.
Tidsspårning ger också en tydligare bild av projektets tidshantering och förfinar din strategi för mer exakta uppskattningar längre fram.
Steg 5: Använd matrisen för arbetsinsats och effekt
Faktum är att inte alla uppgifter har samma betydelse eller kräver samma nivå av komfort. Du kan identifiera prioriteringen för varje uppgift genom en arbetsinsats-effektmatris som kategoriserar uppgifter baserat på deras potentiella effekt och de resurser du måste lägga ner.
Du kan använda ClickUp Effort-Impact Matrix Template för att rangordna dina projekt efter förväntad arbetsbelastning. Denna mall är idealisk för att bedöma och visualisera den förväntade arbetsinsatsen som kommer att driva ett projekts framgång.
Förutom att förbättra din förmåga att prioritera, erbjuder denna mall följande:
- Ger värdefulla insikter om potentiella utmaningar och förväntade kostnadsökningar.
- Skapa en lättolkad matris för att kartlägga fördelarna med olika typer av uppgifter.
- Erbjuder fem anpassade attribut för att gruppera uppgifter utifrån deras karaktär.
Steg 6: Justera för löpande förändringar
Dina projekt kommer ofta att utvecklas. Därför bör LOE-beräkningarna vara tillräckligt flexibla för att kunna anpassas till förändringar i omfattning, teamets tillgänglighet eller fluktuerande tidsbegränsningar. Det är troligt att du kommer att behöva omvärdera tidsuppskattningar eller omfördela resurser när ditt projekt behöver en förändring.
ClickUp Dashboards är otroligt användbara för att hantera dessa förändringar. De ger en anpassningsbar översikt över projektets status så att du kan följa framstegen i realtid och justera planerna efter behov.
Med Dashboards kan du visualisera viktiga mätvärden, såsom faktisk tid jämfört med beräknad tid, resursallokering och uppgiftsframsteg, allt på ett och samma ställe.
Dessutom kan du med ClickUp Dashboards visa projektdata över en angiven rullande tidsram. Detta hjälper dig att se hur de senaste ändringarna påverkar ditt projekt och göra aktuella justeringar av dina LOE-beräkningar och resursplaner.
Steg 7: Övervaka och optimera framstegen
Det är svårt att hålla kursen om du inte regelbundet övervakar uppgifternas framsteg och spårar den faktiska arbetsinsatsen.
Genom övervakning kan du faktiskt dela tidsbegränsade rapporter om projektstatus eller publikens reaktioner med intressenterna.
Använd ClickUps mall för tidsanalys för att analysera hur ditt team använder sin arbetstid.
Tips och bästa praxis för effektiv LOE-beräkning
Att få LOE-beräkningarna rätt kan avgöra om ditt projekt håller tidsplanen eller inte. Men hur säkerställer du att du når målet utan att komplicera saker och ting i onödan?
Låt oss dyka in i några enkla tips och bästa praxis som underlättar processen och håller allt på rätt spår.
🎯 Involvera ditt team tidigt och ofta
Ett misstag som många projektledare gör är att försöka beräkna arbetsinsatsen isolerat. Hemligheten bakom precisa uppskattningar av arbetsinsatsen är crowdsourcing. Ingen vet bättre än de ansvariga hur lång tid en uppgift tar.
Genom att involvera ditt team, från utvecklare till designers, får du värdefulla insikter som du kanske annars skulle ha missat.
Du kanske antar att det tar två timmar att skriva en korrekt budgetrapport, men din ekonomiavdelning påminner dig om att det tar ytterligare en timme att hämta data.
Håll kommunikationskanalerna öppna under hela projektet för att snabbt kunna anpassa dig till oväntade förseningar eller flaskhalsar.
🎯 Planera för Parkinsons lag
Parkinsons lag säger: ”Arbetet expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig för att slutföra det. ”
Det kan låta pessimistiskt, men det är en viktig punkt att tänka på när du beräknar LOE.
Om du ger ett team två veckor på sig att slutföra en uppgift som egentligen tar en vecka, gissa vad – det kommer garanterat att ta två veckor!
För att mildra Parkinsons lag, ge ditt team en deadline som är något snävare än deras komfortzon, men inkludera en buffert i din projektplan som tar hänsyn till eventuella förseningar.
Tanken är att uppmuntra dem till effektivitet utan att stressa dem. Det är en balansgång, men denna proaktiva strategi förhindrar att uppgifterna drar ut på tiden.
🎯 Glöm inte att ta hänsyn till ”osynligt arbete”
Osynligt arbete omfattar alla de små, återkommande uppgifter som håller projektet igång men som inte nödvändigtvis har ett definierat resultat – såsom möten, besvara e-post eller växla mellan uppgifter. Dessa aktiviteter kan verka obetydliga, men de kan ta betydande tid i anspråk om de inte redovisas.
För att säkerställa att du täcker alla aspekter, ta hänsyn till osynligt arbete i din LOE genom att lägga till extra tid i tidsuppskattningarna. Även om teammedlemmarna bara lägger en timme om dagen på möten eller telefonsamtal, är det fem timmar per vecka som måste beaktas.
Använd tidsregistreringsfunktioner, som de som erbjuds av ClickUp, för att identifiera hur mycket tid som läggs på dessa mindre uppgifter och få en mer exakt bild av den totala arbetsbelastningen.
🎯 Använd historiska data, men bli inte för beroende av dem
Visst, historiska data är till stor hjälp när du uppskattar LOE – tidigare projekt kan ge dig en ungefärlig uppskattning av hur lång tid liknande uppgifter kan ta.
Men här är haken: bli inte alltför beroende av den.
Bara för att uppgift A tog 10 timmar förra gången betyder det inte att det kommer att ta lika lång tid igen. Variabler förändras – människor blir bättre på det de gör, tekniken förbättras och ibland uppstår nya hinder.
Det bästa tillvägagångssättet? Använd historiska data som utgångspunkt, men lämna alltid utrymme för justeringar baserat på det aktuella projektets specifika förutsättningar.
Analysera de nuvarande förhållandena för att förfina dina uppskattningar. Finns det nya projektmedlemmar med i teamet? Är projektets omfattning större än förra gången?
Praktiska tillämpningar av uppskattning av arbetsinsats
Vill du göra LOE-uppskattningen till mer än bara en teori?
Utforska dessa praktiska tillämpningar för att utnyttja LOE för bättre projektplanering och genomförande. 🗂️
1. Sprintar inom mjukvaruutveckling
I agil mjukvaruutveckling arbetar teamen i korta, iterativa cykler som kallas sprints.
LOE-uppskattningen är avgörande för att fastställa hur mycket tid och arbete utvecklare, designers och testare behöver för att slutföra de funktioner och buggfixar som planerats för sprinten.
Anta att ett team har till uppgift att utveckla en ny funktion. I det fallet uppskattar LOE den löpande arbetsinsatsen som krävs för testning, kodgranskning, felsökning och kvalitetstestning – uppgifter som kanske inte har ett fast slutdatum men som är väsentliga för en smidig utvecklingscykel.
Genom att beräkna LOE kan projektledare säkerställa att resurserna fördelas korrekt och att sprinten fortsätter enligt plan.
👀 Bonus: Fördjupa dig i ytterligare agila estimeringstekniker för smartare projektledning.
2. Planering av marknadsföringskampanjer
När du planerar en marknadsföringskampanj uppskattar LOE pågående uppgifter som att övervaka sociala medier, optimera annonsprojektets prestanda eller samordna med influencers.
En kampanjprojektledare kan till exempel använda LOE för att avgöra hur mycket arbete som krävs varje vecka för att justera annonsutgifterna, svara på kundförfrågningar och interagera med målgruppen på olika plattformar.
Även om projektets resultat kan omfatta innehållsskapande eller annonsutveckling, säkerställer LOE att viktiga men återkommande uppgifter – som prestationsövervakning – beaktas. Detta garanterar kampanjens framgång över tid.
3. SaaS-projektledning
I SaaS-produkter hjälper LOE-uppskattningen projektledare att fastställa den tid och de resurser som krävs för kontinuerliga aktiviteter som produkttestning, serverunderhåll och datakontroller.
Till exempel, medan utvecklingen av en produktfunktion kan ha en tydlig tidsplan, måste den insats som krävs för löpande uppgifter som dataspårning eller hantering av kundförfrågningar beräknas separat.
LOE säkerställer att dessa aktiviteter tilldelas tillräckligt med tid och resurser, vilket förhindrar förseningar eller efterlevnadsproblem längre fram.
4. Forsknings- och utvecklingsinitiativ
I forsknings- och utvecklingsprojekt (FoU) används LOE för att uppskatta den kontinuerliga arbetsinsats som krävs för experiment, dataanalys och rapportering.
Låt oss säga att ett team som arbetar med ny forskning kanske inte har en fast tidsplan för när genombrott kommer att ske.
De måste dock uppskatta den löpande insats som krävs för att genomföra kvantitativa och kvalitativa tester, analysera data och dokumentera resultat. LOE bekräftar att dessa löpande aktiviteter har gott stöd, även om resultaten är osäkra eller tidsplanen är flexibel.
Förbättra LOE-uppskattningen med ClickUp för bättre projektledning
LOE-uppskattningar är avgörande inom en mängd olika branscher. De håller reda på pågående, ofta förbisedda uppgifter som är väsentliga för att hålla projekten på rätt spår. På så sätt kan du garantera att den nödvändiga insatsen alltid finns på plats.
Genom att integrera LOE i projektplaneringsfasen blir det mycket enklare att fördela resurser och hantera tidsplaner.
Överväg att använda ClickUp för att hålla koll på all tid som läggs på små och stora uppgifter. ClickUp genererar också automatiskt rapporter baserade på de mått du matar in och vill analysera. Vad väntar du på?
Registrera dig gratis på ClickUp idag.