Din nya teammedlem, ivrig att bevisa sitt värde, stannar konsekvent kvar sent för att avsluta sina uppgifter. Men när löningdagen kommer återspeglas inte övertiden, vilket orsakar en blandning av frustration och förvirring.
Låter det bekant?
Att beräkna arbetade timmar korrekt handlar inte bara om att registrera tid – det handlar om att skapa förtroende och se till att varje minut av arbete uppmärksammas och belönas.
Oavsett om du driver ett litet företag eller en stor organisation är det viktigt att ha koll på anställdas arbetstimmar.
I den här bloggen undersöker vi hur man beräknar arbetstimmar och säkerställer korrekt ersättning, med olika metoder och verktyg för beräkning av arbetstimmar.
Förstå arbetstimmar
När vi talar om arbetstimmar avser vi den totala tid som en anställd eller entreprenör arbetar – eller är schemalagd att arbeta – inom en viss period, till exempel en dag, vecka eller månad.
Enligt den amerikanska lagen Fair Labor Standards Act (FLSA) omfattar detta den faktiska tid som anställda lägger på arbetsrelaterade aktiviteter och som de ska få betalt för.
Även om inte alla organisationer behöver spåra arbetstimmar (särskilt om de inte betalar per timme) måste företag som arbetar med frilansare, entreprenörer, byggarbetare eller deltidsanställda vara noggranna med sina beräkningar.
Noggrann tidrapportering är avgörande för att förstå ditt teams produktivitet och ditt företags effektivitet. När du har en tydlig bild av hur tiden används kan du bättre mäta prestanda, identifiera områden som kan förbättras och effektivisera din verksamhet.
Steg för att beräkna arbetade timmar
Låt oss gå igenom stegen för att beräkna anställdas arbetade timmar på ett enkelt och effektivt sätt så att allt stämmer.
Steg 1: Ange start- och sluttider
För att spåra tiden noggrant, börja med att registrera den exakta start- och sluttiden för varje arbetsperiod. Du kan använda en tidsklocka, digital programvara eller till och med en manuell tidskort – vad som helst som fungerar bäst för dig.
Det viktigaste är att se till att din spårningsmetod ger exakta data och tar hänsyn till övertid eller obetalda raster baserat på ditt arbetsavtal.
Steg 2: Konvertera tidsformat för tydlighet
För att förenkla beräkningarna konverterar du start- och sluttiderna till militärtid eller 24-timmarsformat. Det innebär att 9:00 blir 09:00 och 17:00 blir 17:00.
24-timmarsformatet eliminerar förvirring mellan AM och PM, vilket gör subtraktion enklare utan fel. Att konvertera tider till detta format säkerställer tydlighet när man subtraherar starttider från sluttider.
Steg 3: Subtrahera starttiden från sluttiden
När tiderna har konverterats drar du starttiden från sluttiden för att beräkna det totala antalet arbetade timmar.
Om en anställd arbetar från 09:00 till 17:00 drar du helt enkelt bort 09:00 från 17:00, vilket ger 8 timmar. Detta steg ger dig det totala antalet arbetade timmar under en given period.
Steg 4: Ta hänsyn till raster
Därefter drar du av obetalda raster från det totala antalet arbetade timmar.
Om en anställd till exempel tar en 30 minuters lunchpaus under sitt 8-timmars skift, drar du bort dessa 30 minuter från det totala antalet arbetade timmar.
Om den genomsnittliga arbetstiden i den initiala beräkningen var 8 timmar, skulle den justerade totala tiden efter att ha tagit hänsyn till 30 minuters paus vara 7,5 timmar.
Steg 5: Konvertera det slutliga resultatet till decimalformat
För att underlätta löneberäkningar konverterar du det totala antalet arbetade timmar till decimalformat.
Om en anställd arbetar 7 timmar och 30 minuter ska detta alltså omvandlas till 7,5 timmar.
Decimaltimmar förenklar beräkningen av löner, särskilt när det gäller bråkdelar av en timme.
Läs också: Hur man hanterar tiden med Pomodoro-tekniken
Steg 6: Summera det totala antalet timmar för löneperioden
Sammanställ det totala antalet arbetade timmar under hela löneperioden.
Om en anställd arbetade 35 timmar under den första arbetsveckan, 37,5 timmar under den andra veckan och 40 timmar under den tredje veckan, blir månadens totala arbetstid 112,5 timmar.
Genom att summera dessa timmar får du en heltäckande bild av den totala arbetsinsatsen, vilket är avgörande för korrekta löneberäkningar.
Steg 7: Beräkna den totala lönen
Som sista steg multiplicerar du helt enkelt det totala antalet arbetade timmar med timlönen för att beräkna det belopp som ska betalas ut.
Om din lönesats för en heltidsanställd är 40 dollar per timme och de har arbetat 37,5 timmar, räknar du ut 40 dollar gånger 37,5, vilket blir 1 500 dollar. Det är det totala beloppet du behöver betala för deras arbete.
Men hur är det med övertid?
Hantering av övertidstimmar kräver noggranna beräkningar.
Börja med att identifiera det normala antalet timmar för löneperioden, till exempel 40 timmar per vecka. Alla arbetstimmar utöver detta räknas som övertid.
Om en anställd till exempel arbetar 45 timmar i veckan är 5 timmar övertid. Beräkna övertidsersättningen utifrån företagets övertidsersättning, som ofta är 1,5 gånger den normala timlönen.
Regelbundna granskningar och korrekt tidrapportering kan hjälpa till att hantera övertid effektivt och säkerställa att anställda får korrekt lön.
Välja rätt verktyg för att beräkna arbetade timmar
Att beräkna arbetade timmar och minuter kan vara enkelt med rätt verktyg till ditt förfogande. Oavsett om du leder ett litet team eller driver en stor organisation kan rätt verktyg hjälpa dig att effektivisera processen och säkerställa noggrannheten.
Låt oss dyka in i de olika verktyg som finns tillgängliga, utforska hur de fungerar och upptäcka vilka som passar bäst för din organisation.
Manuell beräkning
Manuell beräkning är det gamla sättet att hålla reda på arbetstimmar.
För att räkna ihop arbetade timmar behöver du en penna, papper eller en enkel miniräknare. Skriv ner start- och sluttider från din telefon, klocka eller väggklocka och räkna själv vid dagens slut.
Det är enkelt och okomplicerat, men kräver lite ansträngning för att bli rätt.
Fördelarna
- Enkelt och kräver inga specialverktyg
- Kostnadseffektivt, särskilt för småföretag
Nackdelarna
- Tidskrävande och kan vara felbenäget
- Det är lätt att göra fel när man summerar timmar, särskilt över långa perioder.
- Kan kräva att du är fysiskt närvarande på arbetsplatsen
Kalkylblad
Kalkylblad är ett steg upp från manuella beräkningar, eftersom du kan använda formler för att automatisera en del av matematiken.
Med verktyg som Microsoft Excel eller Google Sheets kan du spåra timmar, beräkna totalsummor och skapa grundläggande rapporter.
Fördelarna
- Hjälper till att organisera och automatisera delar av beräkningsprocessen
- Minskar risken för fel
- Verktyg som Excel eller Sheets kan anpassas med formler för snabbare beräkningar och förbättrad datavisualisering.
Nackdelarna
- Det kan vara besvärligt att hantera och kräver regelbundna uppdateringar.
- Det kan bli komplicerat när datamängden ökar.
- Saknar spårning i realtid och integration med andra system
Plattformar som ClickUp tillhandahåller mallar som underlättar denna process.
ClickUps mall för tjänstetidrapporter förenklar spårningen av tid, kostnader och resurser. Den spårar enkelt fakturerbara timmar och resursanvändning i flera projekt.
Du kommer att uppskatta de visuella verktygen som diagram och grafer som ger dig realtidsinformation om framstegen. Dessutom säkerställer integrationen med appar som Stripe och PayPal att alla dina finanser synkroniseras.
Mallen levereras med ClickUp Custom Statuses, såsom Approved och Needs Attention, och erbjuder 12 ClickUp Custom Fields, såsom Hourly Rate och Paid Sick Hours, vilket möjliggör noggrann spårning.
Mallen möjliggör även automatisk fakturering baserat på din tidrapport, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
👀 Bonus: Prova andra mallar för tidrapporter från ClickUp för att få ut mesta möjliga av din tidshantering.
Programvara för tidrapportering
Dessa verktyg är utformade för att hjälpa till att strukturera processen för registrering och beräkning av arbetstimmar.
En tidrapporteringsapp loggar automatiskt start- och sluttider; vissa erbjuder även funktioner som automatiska avdrag för raster och beräkning av övertid.
Fördelarna
- Ger automatisk spårning av arbetstimmar för att minska risken för mänskliga fel.
- Inkluderar stöd för automatiserade tidrapporter och rapportering.
Nackdelarna
- Det kan bli dyrt, särskilt för småföretag.
- Det kan innebära en inlärningskurva för teamet.
Projektledningsverktyg
Dessa verktyg erbjuder ett omfattande sätt att spåra arbetstimmar och hantera uppgifter, projekt och deadlines på ett och samma ställe. ClickUps tidsplaneringslösning är ett sådant verktyg.
ClickUps Project Time Tracking är otroligt mångsidigt. Du kan spåra tid från i stort sett vilken enhet som helst, oavsett om du använder en Android-telefon, iPhone, stationär dator eller bärbar dator.
Spåra tiden för hela din arbetsplats eller fokusera på specifika uppgifter, och du har flexibiliteten att pausa och återuppta spårningen med en global timer.
Med den här funktionen kan du:
- Utveckla anpassningsbara tidrapporter: Spåra tid per dag, vecka, månad eller anpassade intervall. Visualisera totaler per datum för värdefull insikt i dina tidsposter.
- Förstå spårad tid: Analysera hur mycket tid enskilda uppgifter eller grupper av uppgifter tar för varje teammedlem.
- Skapa anpassningsbara rapporter: Skapa rapporter från dina tidsposter, inklusive uppskattningar och separera fakturerbara från icke-fakturerbara timmar.
- Jämför tidsuppskattningar: Kontrollera om ditt team ligger i fas genom att jämföra uppskattade tider med faktiska registrerade tider, så att du kan bedöma om du håller din tidsplan.
💡Proffstips: Automatisera påminnelser om tidrapporter med jämna mellanrum – dagligen, veckovis eller varannan vecka – med hjälp av ClickUp Automations. Detta hjälper till att säkerställa att tidrapporterna fylls i snabbt och minskar risken för uteblivna inmatningar.
Och här är en ytterligare fördel: om du redan använder verktyg som Toggl, Everhour eller Clockify integreras ClickUp smidigt med dessa, så att all din tidsdata synkroniseras sömlöst till din ClickUp-arbetsyta. Detta gör hanteringen av din tid och dina projekt ännu effektivare!
Fördelarna
- Kombinerar spårning av arbetade timmar med uppgiftshantering och rapportering
- Effektiviserar arbetsflödet och integreras väl med andra projektledningsfunktioner
- Ökar produktiviteten och hjälper till att uppskatta tidpunkten för slutförandet på ett korrekt sätt.
Nackdelarna
- Det kan vara komplicerat att konfigurera och hantera
- Det kan vara svårare att lära sig för ovana användare.
Tidsklockor
Detta är en mer traditionell metod för att registrera arbetstimmar, men den används fortfarande i stor utsträckning. Anställda stämplar in och ut, och klockan registrerar deras arbetstimmar.
Denna metod är enkel och kan vara effektiv i miljöer där anställda arbetar på plats.
Fördelarna
- Enkel och lätt att använda
- Ger en tydlig översikt över arbetade timmar per vecka
Nackdelarna
- Det kan vara besvärligt i en distansarbetsmiljö eller flexibel arbetsmiljö.
- Det kan kräva underhåll och kan utsättas för fysisk manipulation.
Biometriska system
Sådana system använder fingeravtryck, ansiktsigenkänning eller andra biometriska data för att spåra arbetstimmar.
Dessa system är mycket säkra och minskar risken för buddy punching (där en anställd stämplar in för en annan).
Fördelarna
- Mycket noggrann och säker
- Minskar risken för tidsstöld och kompisstämpling
Nackdelarna
- Det kan vara kostsamt att installera och underhålla
- Det kan väcka integritetsfrågor bland anställda.
Lönesystem
Löneprogram, såsom Paychex, Paycor, Jibble etc., har ofta tidsregistrering som en del av sina funktioner.
Dessa system integrerar anställdas arbetade timmar med lönehanteringen och beräknar automatiskt lönerna baserat på registrerade timmar och tillämpliga taxor.
Fördelarna
- Integrerad tidrapportering förenklar lönehanteringen
- Säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftningen och minskar den administrativa arbetsbördan
Nackdelarna
- Det kan bli kostsamt, särskilt för småföretag.
- Det kan krävas utbildning och installation för att kunna utnyttja alla funktioner fullt ut.
Fördelarna med exakt tidsberäkning vid anställning
Låt oss vara ärliga: att hålla koll på arbetstimmar handlar inte bara om att räkna siffror. Det handlar om att hålla ditt team nöjt och på topp.
Här är en sammanfattning av alla fördelar som en korrekt tidsberäkning ger dina anställda.
Nöjda medarbetare = bättre arbetsresultat
När anställda ser att deras arbetstimmar registreras noggrant, känner de att deras tid värdesätts. Detta höjer deras moral och motivation.
Och nöjda medarbetare är också mer produktiva. Faktum är att forskning visar att nöjdare medarbetare är 13 % mer produktiva.
Tids- och kostnadsbesparingar
Gamla metoder för att registrera tid, som pappersbaserade tidrapporter, är långsamma och felbenägna. Att rätta till misstag och hantera dessa register kan ta mycket tid.
Med digitala verktyg för tidrapportering kan du minska antalet fel och låta ditt team fokusera på sitt egentliga arbete.
Förhindrar utbrändhet hos anställda
God tidrapportering hjälper till att hålla arbetsbelastningen hanterbar.
Genom att ha en tydlig bild av hur tiden används kan du fördela resurserna bättre, sätta realistiska deadlines och se till att alla har en rimlig arbetsbelastning.
Detta hjälper till att förebygga utbrändhet och håller förväntningarna under kontroll, så att ditt team kan förbli produktivt och undvika att bli överbelastat.
Spåra arbetstimmar bättre med ClickUp
Noggrann tidrapportering ökar effektiviteten och nöjdheten i din organisation. Med så många verktyg tillgängliga kan valet av rätt verktyg göra stor skillnad.
Moderna lösningar som ClickUp kan effektivisera hela processen och göra det enkelt att registrera och spåra anställdas arbetstimmar mer exakt.
Prova ClickUp och se hur det kan göra ditt liv enklare!