Med det nya årets början inleds säsongen för årsplanering – det är dags för möten, målsättning och uppgiftsfördelning.
All projektplanering börjar med input från forskning, tidigare projekt och ämnesexperter. Och ändå, trots all resurs- och tidsplanering, stöter vi ofta på oväntade utmaningar som orsakar bakslag och hindrar framsteg.
Projektprognoser kräver mer än enkla beräkningar. Det handlar om en kombination av analys, uppskattning och intuition.
Hur gör vi saker annorlunda i år? Genom att implementera bästa praxis inom affärsverksamhet kring tekniker för projektberäkning kan du och ditt team fastställa mer exakta tidsplaner och uppnå målen på ett mer effektivt sätt.
Vad är tekniker för projektberäkning?
Projektberäkningstekniker är metoder för att prognostisera variabler som tidsplan för slutförande, kostnader, resurser och risker som är förknippade med ett projekt under planeringsfasen.
Projektledare utvärderar och fastställer ett projekts omfattning, tid, kostnad, resurser, kvalitet och risker. De är specialiserade på att tillhandahålla noggranna projektriskbedömningar och förutsäga potentiella resultat för dessa sex nyckelfaktorer.
Projektledare använder tekniker och verktyg för projektberäkning för schemaläggning, kostnadsberäkning, dataanalys och budgetprognoser för agila projekt.
Detta bidrar till att säkerställa att viktiga intressenter som ledningen, styrelsen, cheferna och kunderna hålls uppdaterade och är överens om projektets förväntningar.
Vikten av att ha projektberäkningar
Projektledare överväger noggrant alla variabler när de planerar ett projekt. Och ändå, som många av oss har upplevt år efter år, är det svårt att göra korrekta uppskattningar.
Gör dig redo för en omfattande guide om tekniker för projektberäkning. Denna guide ger dig de verktyg och taktiker du behöver för att göra smartare och mer exakta prognoser för dina projekt.
Låt oss dyka rätt in och eliminera osäkerheten kring viktiga affärsmål.
Olika typer av uppskattningar under ett projekt
För att hantera projekt effektivt fokuserar projektteam på sex nyckelområden. Dessa avgör resultatet av en projektlednings livscykel. Innan vi dyker in i tekniker för uppskattning, låt oss förstå de viktigaste faktorerna i projektlivscykelhantering.
1. Omfattning
Projektets omfattning är en av de tre begränsningar som är väsentliga inom projektledning. Den sätter tydliga gränser och mål, vilket förhindrar att projekt blir otydliga eller alltför ambitiösa. Omfattningen avser helt enkelt vad som behöver göras för att det aktuella projektet ska nå statusen ”slutfört”.
Ibland delar projektledare upp ett enskilt projekt i olika faser eller sprintar för att hantera omfattningen, med början i en planeringsfas eller en minimifas följt av mer avancerade omfattningsfaser.
Detta säkerställer att teamen fokuserar på att leverera det som i förväg har fastställts som ett mått på projektets framgång.
2. Tid
Det är viktigt att ange ett slutdatum för varje tidsbegränsat projekt. Eftersom flera teammedlemmar kommer att utföra uppgifterna i samband med ett projekt är det nödvändigt att få en god uppfattning om deras arbetsbelastning och kapacitet för att kunna göra korrekta tidsuppskattningar.
Projektplaneringstekniker är avgörande för att fastställa realistiska tidsplaner för projektet och uppnå projektmålen. Det är viktigt att kommunicera och samordna dessa tidsplaner med projektets sponsorer.
3. Kostnad
Kostnad, omfattning och tid är de tre faktorer som avgör om ditt projekt blir en framgång eller ett misslyckande.
Av dessa tre är ”kostnad” nästan alltid det viktigaste för alla projektintressenter. Det är avgörande att formulera noggranna metoder för kostnadsberäkning.
Projektledare använder projektbudgeteringstekniker för att komma fram till ekonomiska uppskattningar för sina avgränsade leveranser. Efter att ha säkrat ledningens godkännande av budgeten är det viktigt att följa upp utgifterna och hålla sig till kostnadstaken.
4. Resurser
Du behöver resurser för att driva ett projekt, och att planera dessa är en av de mest utmanande aspekterna av projektledning. Dessa inkluderar ditt projektteam, externa leverantörer, material, nödvändig infrastruktur, verktyg etc.
Effektivitet är avgörande för resursfördelning och resursanvändning. Att tajma ankomsten och tillgängligheten av resurser är också avgörande för att spara tid och pengar.
5. Kvalitet
I början av ett framgångsrikt projekt kommuniceras de möjliga kvalitetsparametrar som kan uppnås inom projektets begränsningar, godkänd tid och budgetramar.
När projektledarna har stämt av kvalitetskraven med projektets intressenter ser de till att alla projektägare följer dem.
Att slutföra ett projekt i tid och inom budgeten har bara värde om projektet uppfyller de kvalitetsparametrar som anges av kunderna.
6. Risk
Varje nytt projekt medför en rad förutsebara och oförutsebara risker. En projektledares roll är att identifiera och påpeka dessa risker för ledningen och förvaltningen i början av ett viktigt initiativ.
Att vara medveten om potentiella risker hjälper till att ta fram beredskapsplaner. Det är bättre att vara förberedd med riskminimerande åtgärder än att vara ovetande och bli överraskad. Man kan inte nog betona vikten av noggrann riskplanering i projektledning.
Vanliga tekniker för projektberäkning
Inom projektledning förlitar sig proffs på beprövade affärsmetoder för projektberäkningar.
Här är några viktiga metoder att tänka på:
1. Bottom-up-uppskattning
När du arbetar med ett projekt innebär bottom-up-uppskattningen att du listar allt som en att göra-lista. Bottom-up-uppskattningen är en populär planeringsteknik.
Med denna metod kan du kartlägga realistiska tidsplaner för en uttömmande lista över arbetsuppgifter för att nå det slutliga leveransdatumet för projektet.
Den bottom-up-baserade metoden innebär att man samordnar tidsberäkningar med uppgiftsägare för att skapa en korrekt och genomförbar projektplan.
2. Trepunktsberäkning
Trepunktsberäkningstekniken är användbar när man följer bottom-up-metoden. Den gör det möjligt för projektledare att noggrant beräkna tidsåtgången för varje uppgift.
I stället för att ange en tidsuppskattning i förväg kräver trepunktstekniken att projektledarna begär tre olika tidsuppskattningar från uppgiftsägarna—den mest optimistiska uppskattningen, den pessimistiska prognosen och den realistiska uppskattningen.
Ett vägt genomsnitt av dessa tre hjälper dig att komma fram till ett välgrundat förväntat slutdatum för varje uppgift, vilket leder till det slutliga projektresultatet.
3. Top-down-uppskattning
Top-down-tekniken för uppskattning är motsatsen till bottom-up-metoden. Den passar bäst när du har en hård deadline. Processen innebär att man arbetar baklänges från projektets slutdatum och delar upp det i faser, uppgifter och deluppgifter.
Du kanske är bekant med den klassiska projektledningstaktiken att förenkla större, mer komplexa arbetsuppgifter till genomförbara uppgifter. Den kallas arbetsfördelningsstruktur (WBS). Top-down-uppskattning går hand i hand med WBS.
4. Parametrisk uppskattning
Du kan kombinera parametrisk uppskattning med top-down-uppskattning för att säkerställa bättre noggrannhet. Båda använder tidigare data från liknande projekt.
Statistik utgör grunden för den parametriska metoden. Den justerar data baserat på skillnaderna mellan tidigare och nuvarande projekt för att göra bättre underbyggda uppskattningar.
5. Expertbaserad uppskattning
Den expertbaserade uppskattningen av projektelement bygger på praktisk erfarenhet och expertbedömningar från personer som tidigare har arbetat med liknande projekt. Att prata med specialister som framgångsrikt har identifierat projektets omfattning, följt upp tidsplaner och hanterat kostnader kan ge värdefulla insikter för planeringen av nya projekt.
Denna metod sparar tid och ansträngning eftersom du kan dra nytta av experters kunskaper istället för att börja från scratch.
Varje projekt är unikt på grund av olika faktorer som påverkar det slutliga resultatet. Därför är det bäst att anpassa lärdomar från experter till den aktuella situationen i din organisation och ditt team.
Behärska tekniker för projektberäkning med ClickUp
ClickUps plattform för projektledningsprogramvara är ett värdefullt verktyg för projektplanering som ger dig exakta uppskattningar.
ClickUp erbjuder många effektiva sätt att kartlägga projektplaner genom att uppskatta tid, kostnad och resurser. Det sparar dig också från att manuellt hämta data regelbundet för rapporteringsändamål.
Genom att utnyttja Clickups projektledningserbjudande kan dina team arbeta närmare varandra. Anslutna arbetsflöden, delade dokument, realtidsdashboards osv. gör att alla kan arbeta snabbare, smartare och spara tid.
ClickUp AI hjälper dig att genomföra projekt snabbare genom att självständigt skapa uppgifter och deluppgifter utifrån målen och sammanfatta kommentartrådar.
Letar du fortfarande efter inspiration? Börja med dessa färdiga mallar för projektledning.
När projektplanerna är klara blir ClickUp Tasks ditt anpassningsbara verktyg för att hantera och utföra alla uppgifter i samarbete.
ClickUp effektiviserar ditt arbetsflöde med sin allt-i-ett-plattform. Tagga, kommentera, tilldela åtgärder och dela skärminspelningar för att hålla fokus på att uppnå dina mål.
Använd funktionen ClickUp Time Estimates för varje uppgift för att jämföra faktisk tid med dina uppskattningar för framtida referens. Detta hjälper dig att förutse hinder och rensa upp i projektets totala eftersläpning.
ClickUp Views gör det möjligt för dig att effektivisera hela projektberäkningsprocessen med olika vyer. Använd vyerna för att visualisera dina projektplaner bättre och utvärdera dem ur flera perspektiv.
Vyn Arbetsbelastning hjälper dig att hålla koll på ditt teams kapacitet, och kalendervyn är utmärkt för schemarelaterade uppskattningar.
Spåra och rapportera enkelt dina projekt-KPI:er i olika ark och flikar. ClickUp automatiserar processen åt dig.
ClickUp är ett användbart verktyg för att påskynda dina projektberäkningar och spåra dem.
Vi har sammanställt en färdig ClickUp-mall för projektstatistik som ger dig en flygande start på din projektplanering.
När och vem ska utföra projektberäkningar?
Tekniker för uppskattning inom projektledning är värdefulla för alla organisationer, oavsett deras roll. Vi hanterar alla miniprojekt i någon form, antingen individuellt eller tillsammans med våra team.
Medan projektteamet och ämnesexperterna vanligtvis ansvarar för projektberäkningen, underhåller projektledaren databasen eller dokumenten där beräkningarna registreras.
Identifiera dock den mest effektiva personen för att genomföra projektberäkningstekniker för större affärsprojekt som spänner över flera funktioner och nivåer.
Led dina team till framgång med hjälp av exakta tekniker för projektberäkning
Inför de viktigaste teknikerna för projektberäkning i dina projektledningsprocesser och skapa tydlighet och förtroende i dina affärsteam. Med tillförlitliga beräkningstekniker kan du se till att dina projekt slutförs i tid och inom budget, vilket maximerar effektiviteten och produktiviteten.
ClickUp är en förstklassig onlinebaserad projektledningsprogramvara som hjälper dig att nå framgång.
Med ClickUp får du tillgång till projektplanering, budgetering, schemaläggning, rapportering i realtid och spårningsfunktioner. Fokusera på att leverera högkvalitativa resultat inom fastställda tidsramar med ClickUp.
Registrera dig på ClickUp idag för att uppleva det själv.
Vanliga frågor
1. Vilka är de vanligaste teknikerna för projektberäkning?
Det finns fem vanliga metoder för att uppskatta projekt: 1) Bottom-up-uppskattning, 2) Trepunktsuppskattning, 3) Top-down-uppskattning, 4) Parametrisk uppskattning och 5) Expertbaserad uppskattning.
Projektledare använder dessa metoder för att förutsäga omfattningen, tiden och kostnaden för ett nytt affärsprojekt, även känt som de ”tre begränsningarna”.
2. Varför är projektberäkningar så viktiga?
Projektberäkning är ett viktigt första steg i effektiv projektplanering. Det hjälper projektledare att fastställa en realistisk projektomfattning, tidsplan och kostnad.
Exakta projektkostnader och uppskattningar är avgörande för att samordna affärsintressenter och sponsorer som investerar i projektet med förväntningar om avkastning.
3. Hur hjälper ClickUp till i projektberäkningsprocessen?
ClickUp är en omfattande projektledningsplattform som effektiviserar projektberäkningar. Den erbjuder tidsberäkningar, prognoser för projektkostnader och visualisering av framsteg. Med ClickUp Tasks kan tvärfunktionella team enkelt planera och samarbeta kring projektleveranser.
Vyn för tidsberäkningar och arbetsbelastning i ClickUp gör det möjligt för projektledare att förutse teamets prestanda för varje leverans. Dashboards i realtid gör det möjligt för dem att jämföra den faktiska framstegen med beräknade mål. ClickUp förenklar och förbättrar projektberäkningen, vilket gör den mer exakt och effektiv.