Hur man beräknar cykeltiden för att leverera produkter i tid

En genomsnittlig bil har cirka 30 000 delar. Även en till synes enkel reservoarpenna har cirka 25 olika delar. Vissa av dessa kan ta några minuter att tillverka, medan andra tar flera dagar.

Inom tillverkningsindustrin använder organisationer flera mått för att noggrant planera produktionscykeln och få varje del precis i rätt tid. Ett av de viktigaste måtten är cykeltiden.

Denna mätmetod, som har sitt ursprung i lean manufacturing, har nu blivit populär inom produkt- och tjänstebranscherna. Låt oss se varför och hur du kan använda den för att förbättra din produktionseffektivitet.

Vad är cykeltid?

Cykeltid avser den faktiska tiden det tar för ett arbetsmoment att gå från start till slut i produktionsprocessen. Det är viktigt att notera att detta är ett mått på faktisk tid baserat på tidigare resultat, inte prognoser/förutsägelser för framtiden.

Låt oss titta på några exempel. Om du tillverkar pennor är detta tiden från det att du lägger PPC-pellets i formsprutningsformen till det att du har slutfört monteringen av en enda penna.

Om du bakar bröd är det när du börjar knåda degen och tar ut brödet ur ugnen. Om du tillverkar t-shirts är det tiden mellan att du skär till tyget och packar det för leverans.

Om det påminner dig om andra tidsrelaterade mått, här är allt du behöver veta om cykeltid kontra ledtid.

Cykeltid och livscykeln för mjukvaruutveckling

Även om cykeltiden ursprungligen kommer från tillverkningsindustrin har den blivit ett viktigt mått för att beräkna hastigheten i mjukvaruutveckling, produktivitet inom teknik och effektivitet.

Men först, låt oss definiera begreppet. Inom mjukvaruutveckling är detta tiden från det att ett team börjar arbeta med en funktion till dess att den driftsätts. Projektteam använder cykeltid på olika sätt.

Cykeltid i agil projektledning

Agil mjukvaruutveckling liknar lean manufacturing, eftersom den fokuserar på just-in-time-planering, processoptimering, kontinuerlig förbättring och eliminering av slöseri.

Inom mjukvaruutveckling är cykeltiden därför ett viktigt mått för att beräkna ledtiden och förbättra effektiviteten och leveranshastigheten. Den är viktig för att stödja den agila utvecklingsprincipen om att leverera fungerande mjukvara ofta.

Detta är särskilt tillämpligt vid mjukvarutestning, där spårning av cykeltid kan spela en avgörande roll för din distributionshastighet.

Cyklustidens roll och fördelar

Precis som ledtid, TAKT-tid, genomströmning etc. är cykeltid ett tids-/hastighetsrelaterat mått som organisationer använder för olika ändamål. Här är hur det gynnar din organisation/ditt projekt i varje enskilt fall.

Ju kortare cykeltid, desto bättre effektivitet.

Att minska cykeltiden har en direkt inverkan på processens effektivitet. Varje effektivitetsvinst gör det möjligt för teamet att hantera fler kundförfrågningar eller lösa problem snabbare, vilket leder till en mer produktiv utvecklingscykel.

Ett team som till exempel förfinar sina faser för kodintegration och testning för att minska cykeltiden från två veckor till en vecka kan fördubbla antalet funktioner som levereras inom samma tidsram.

Snabbare cykler kan leda till högre kvalitet.

Många antar att arbete som utförs snabbt – vilket vanligtvis ses som brådska eller stress – påverkar kvaliteten på resultatet. I scrum-projektledning kan det motsatta vara sant.

Kortare cykeltider uppmuntrar till mer frekventa tester och iterationer, vilket leder till mjukvara av högre kvalitet. Snabba återkopplingsloopar minskar sannolikheten för att betydande fel når produktionen.

Att beräkna cykeltider skapar förutsägbarhet

När du vet hur lång tid en uppgift tar kan du planera bättre. Du kan prognostisera leveranstider mer exakt och hantera förväntningarna hos intressenterna.

Om du till exempel vet att den genomsnittliga cykeltiden för att leverera en ny funktion är tre veckor kan du planera releaser på ett tillförlitligt sätt. Denna förutsägbarhet skapar förtroende hos alla intressenter.

Beräkningar av cykeltid ökar anpassningsförmågan

För att vara agil måste du vara lyhörd för förändringar och möta kundernas efterfrågan. Din cykeltid är en direkt indikator på hur snabbt du kan reagera. Med branschjämförelser kan du på ett rimligt sätt mäta ditt företags konkurrensfördelar med hjälp av cykeltider.

Cykeltiden speglar kontinuerliga förbättringsinsatser

Att övervaka cykeltiden främjar en kultur av kontinuerlig förbättring inom utvecklingsteamet och hjälper dem att konsekvent identifiera ineffektiviteter och områden som kan förbättras.

Ett team kan till exempel upptäcka att kodgranskning är en flaskhals och införa parprogrammering för att åtgärda detta, vilket förbättrar den övergripande processen och minskar cykeltiden.

Kortare cykler = nöjda kunder

Alla kunder blir glada när de får snabbare resultat. Kortare cykeltider förbättrar alltså direkt kundnöjdheten.

Tänk dig ett scenario där ett mjukvaruteam minskar cykeltiden för nya funktionsförfrågningar från en månad till två veckor. Kunderna drar nytta av snabbare uppdateringar, vilket kan ha en direkt inverkan på resultatet.

Allt ovanstående = nöjda team

Cykeltiden är en viktig indikator på individers och teams prestanda. Effektiva cykeltider gör att teammedlemmarna känner sig duktiga och uppskattade. Att möta kundernas efterfrågan höjer teamets moral.

Kontinuerlig förbättring påskyndar deras personliga inlärningskurvor och ger dem en känsla av stolthet över sitt arbete. Sammantaget kan trender i cykeltider ofta vara ett mått på ett teams framsteg.

Nu när du känner till dessa fördelar, hur kan du dra nytta av dem? Låt oss ta en titt.

Hur beräknar man cykeltiden?

Cykeltid är helt enkelt den tid det tar för dig att slutföra en uppgift från det att du påbörjat den. Formeln för cykeltid är därför ganska enkel.

Formel för cykeltid för enskilda arbetsuppgifter

Cykeltid = Sluttid – starttid

Ovanstående formel passar bäst för enskilda arbetsuppgifter. Från att knåda deg till bröd till att koda en enskild funktion. Om du började klockan 12.30 och slutade klockan 14.30 är cykeltiden för den uppgiften två timmar.

Cyklustidsformel för batcher

I de flesta fall är dock cykeltiden för en del av processen – som att knåda deg eller koda – inte den mest värdefulla. En projektledare har större nytta av att känna till cykeltiden från utveckling till implementering.

Denna samling av uppgifter kallas en batch och mäts som batchcykeltid.

Batchcykeltid = Nettocyklustid/Antal producerade enheter

Här är nettocyklustiden summan av cykeltiderna för alla uppgifter i batchen. Den mäts vanligtvis i timmar, dagar eller veckor, beroende på projektens omfattning och skala. Inom tillverkning kallas detta även nettoproduktionstid.

Antalet producerade enheter är antalet arbetsuppgifter (t.ex. funktioner, buggfixar, användarberättelser) som de slutfört under den tidsperioden.

Om det verkar ganska enkelt, tänk om. Cykeltid, särskilt batchcykeltid, är en samling av flera rörliga delar, var och en med sin egen komplexitet. Ett litet felsteg kan snedvrida beräkningarna och skapa olika utmaningar.

Konsekvenser av felberäkning av cykeltid

Några av de vanligaste konsekvenserna av felberäkning av cykeltiden är:

Felaktiga projektplaner: Att överskatta cykeltiden kan leda till ineffektiv resursanvändning och försenade leveranser, medan underskattning leder till aggressiva deadlines, stressiga situationer, missnöje i teamet och sämre kvalitet.

Dålig resursallokering: Team kan allokera för många eller för få resurser baserat på felberäknade cykeltider, vilket orsakar flaskhalsar eller leder till att resurser inte utnyttjas fullt ut.

Kundmissnöje: Kunder förväntar sig att produkter och uppdateringar levereras i tid. Ur kundens perspektiv kan felberäknade cykeltider verka skumma, vilket leder till förlorat förtroende, negativa recensioner och i slutändan förlorade affärer.

Ekonomiska förluster: Att underskatta cykeltiden kan leda till förseningar eller kostnadsöverskridanden. Att överskatta kan resultera i slösade resurser, onödiga utgifter och förlorade marknadsmöjligheter.

Stressande upplevelse: Alla intressenter, inklusive kunder, partners och anställda, kan utsättas för onödig stress till följd av orealistiska förväntningar baserade på felberäknade cykeltider. Risken för utbrändhet är också hög.

Detta kan i slutändan leda till personalomsättning, vilket medför extra kostnader för att anställa, introducera och utbilda ny personal, för att inte tala om förlusten av institutionell kunskap.

Exempel på beräkning av cykeltid

För att säkerställa att du inte beräknar cykeltiderna fel måste du förstå hur man gör det på rätt sätt. Här är några konkreta exempel på beräkning av cykeltid med hjälp av formeln ovan.

Cyklustid för utveckling av programvarufunktioner

En mjukvaruutvecklare lägger 3 timmar på att fixa en bugg. Den genomsnittliga tiden för alla buggfixar är deras individuella cykeltid för buggfixar.

Som team slutför och lanserar ni åtta funktioner på en månad med 22 arbetsdagar. Er cykeltid är:

Cykeltid = 22 dagar/8 funktioner = 2,75 dagar per funktion

Tillverkningsenhet

En bilfabrik producerar 300 bilar per månad. Om den totala produktionstiden från starten av monteringen av den första bilen till färdigställandet av den 300:e bilen är 9 000 timmar:

Cykeltid = 9000 timmar/300 bilar = 30 timmar per bil

E-handelsplattform

En e-handelsplattform bearbetar och levererar 1000 beställningar per vecka och arbetar dygnet runt. Då är cykeltiden:

Cykeltid = 7 dagar x 24 timmar/1000 order = 0,168 timmar per order, dvs. cirka 10 minuter.

Nu när du vet hur man beräknar cykeltid kan du använda den i din dagliga projektledning.

Använda cykeltid för att nå och mäta projektmål och leverans

Att mäta, registrera och optimera cykeltider är en av de mest transformativa aspekterna av all projektledning. Som vi har sett ovan kan det påverka olika mått, från teamets moral till kundernas resultat.

För att säkerställa att du konsekvent kan spåra och förbättra cykeltiderna bör du börja med att använda specialdesignad projektledningsprogramvara som ClickUp. Låt oss se hur.

1. Mät cykeltiden

Innan du gör något annat, skapa system för att mäta cykeltider. Vanligtvis finns denna information tillgänglig på tidrapporter, men de flesta mjukvaruteam fyller i tidrapporterna slumpmässigt i slutändan.

För att spåra cykeltiden noggrant kan du prova ClickUps tidsregistreringsfunktioner, som gör det möjligt för varje teammedlem att starta/stoppa en timer eller ange tiden manuellt. Team kan spåra tiden för varje uppgift/deluppgift. Dessutom kan flera teammedlemmar spåra tiden för samma uppgift.

2. Analysera cykeltider

När du har registrerat hur lång tid varje uppgift tar kan du börja analysera trender. ClickUp Dashboard är ett utmärkt ställe att samla alla insikter du behöver på ett och samma ställe.

Använd dessa insikter från ClickUps agila projektledningsprogramvara för att fatta strategiska beslut, såsom omfördelning av resurser eller modifiering av arbetsflöden, för att optimera cykeltiderna och förbättra projektets resultat och prestanda.

3. Identifiera produktivitetshämmande faktorer

Syftet med din cykeltidsanalys är att identifiera produktivitetshämmande faktorer. Några av de vanligaste faktorerna att leta efter är följande.

Flaskhalsar

En flaskhals uppstår när ett visst steg i processen bromsar arbetsflödet, vilket orsakar förseningar och ökar cykeltiderna. Detta kan undvikas genom att:

Väntetider och förseningar

Låt oss säga att dina individuella cykeltider uppgår till 20 timmar, men att din batchcykeltid för samma process är 80 timmar. Det betyder att det finns väntetid någonstans.

Använd ClickUp Gantt-diagram för att se luckorna mellan slutet av en cykel och början av nästa i samma batch. Förstå ineffektiviteterna för bättre resursplanering mellan uppgifter och projekt.

Överbearbetning

Överbearbetning är när du lägger ner mer arbete på en produkt eller tjänst än vad kunden kräver eller vad som är nödvändigt för projektet. Detta kan leda till dålig tidsplanering i projektet.

Det bästa sättet att undvika överbearbetning är att jämföra cykeltider med andra projekt/branschstandarder. Om det tar för lång tid att leverera något, ta reda på varför.

Om du är osäker på var du ska börja kan du prova några mallar för tidshantering. Använd dem i olika projekt för att samla in data för benchmarking.

4. Förbättra processerna

Baserat på noggranna beräkningar och insikter kan du förbättra dina processer för att minska cykeltiderna.

Automatisera processer som inte behöver utföras manuellt. ClickUp Automations har över 100 mallar för olika projektledningsbehov.

Förenkla överlämningar med ClickUps uppgifter, deluppgifter och checklistor. Skriv omfattande användarberättelser i uppgiftsbeskrivningarna och använd checklistorna för acceptanskriterier.

Effektivisera produktdokumentationen med ClickUp Brain. Använd AI för att skriva dokumentation eller korrekturläsa, redigera och sammanfatta ditt arbete.

Leverera projekt i tid varje gång med ClickUp

Oavsett om du är en oberoende inredningsarkitekt eller projektledare i ett stort mjukvaruutvecklingsföretag är cykeltiden ditt viktigaste mått på produktivitet och effektivitet.

Som tillverkare eller tjänsteleverantör hjälper det dig att förstå hur lång tid en uppgift tar. Som ett minimum kan du använda cykeltider för att prognostisera leveranstider för dina kunder. Som ett maximum kan du göra enkla lönsamhetsberäkningar för att se om ditt företag kan upprätthålla sig själv i denna takt.

Cykeltider kan användas för att optimera komplexa monteringslinjer, tillgodose personliga utvecklingsbehov, utforma rätt prisstrategi eller förbättra budgeteringen.

Att integrera cykeltider i dina projekt är en effektiv strategi för att uppnå högre produktivitet och effektivitet. Det påskyndar leveranstiderna och förbättrar den övergripande kvaliteten på resultatet.

ClickUp gör det extremt enkelt att integrera cykeltidsberäkningar i dina projektarbetsflöden. Se själv. Prova ClickUp gratis idag!

Vanliga frågor om cykeltid

1. Vad är formeln för cykeltid?

Formeln för cykeltid för enskilda arbetsuppgifter är följande:

Cykeltid = Sluttid – starttid

Cyklustidsformeln för batcher, dvs. samlingar av arbetsuppgifter som slutför en uppgift/leverans, är följande.

Batchcykeltid = Nettocyklustid/Antal producerade enheter

2. Hur beräknar jag min menstruationscykel?

Identifiera start- och slutdatum: Bestäm projektets startdatum och förväntat eller faktiskt slutdatum.

Beräkna varaktighet: Genom att subtrahera startdatum från slutdatum.

Om du planerar och inte har något slutdatum kan du uppskatta varaktigheten utifrån liknande tidigare projekt.

Periodcykel = Projektets slutdatum – Projektets startdatum

3. Hur beräknar man maskinens cykeltid?

Om en maskin till exempel tar 120 minuter att producera 60 enheter, blir maskinens cykeltid 120/60 = 2 minuter per enhet.

Det innebär att det i genomsnitt tar maskinen 2 minuter att slutföra en cykel och producera en enhet.