I många organisationer idag arbetar personalavdelningen fortfarande i ett reaktivt läge. Många aktiviteter och åtgärder vidtas först efter att vissa händelser har inträffat. Det är inte idealiskt, särskilt i en snabbt föränderlig och digital arbetsstyrka. Men det beror inte på att ditt HR-team inte bryr sig. De är bara för upptagna av administrativa uppgifter eller fokuserade på att schemalägga intervjuer, hantera pappersarbete, skicka påminnelser och andra repetitiva aktiviteter.
AI-verktyg för HR kan bidra till att förändra saker till det bättre. De kan ta över dagliga aktiviteter, inklusive löne- och förmånsadministration, rekryteringsflöden, medarbetarretention etc. Detta gör att dina HR-team kan fokusera på viktiga aktiviteter, såsom analys av medarbetarfeedback, talangutveckling och förbättring av företagsprocesser. Genom att använda dessa HR-automatiseringsverktyg kan organisationer spara tid och pengar. Dessutom minskar det påverkan av mänskliga fel och personlig partiskhet på arbetsplatsen och främjar en stimulerande miljö.
Kan AI verkligen öppna upp nya möjligheter för dina personalprocesser? I den här guiden utforskar vi hur du kan använda AI inom HR för att bygga en framtidssäker HR-avdelning och en blomstrande arbetsmiljö.
Förstå AI inom HR
Artificiell intelligens (AI) omfattar en rad tekniker som gör det möjligt för maskiner att simulera mänsklig intelligens. AI kan analysera stora mängder data, identifiera mönster och automatisera uppgifter, vilket frigör HR-teamens tid så att de kan fokusera på strategiska initiativ. Detta skapar en sorts omvälvande förändring.
AI används för att automatisera tråkiga och repetitiva manuella processer, möjliggöra datadrivna beslut och skapa en hälsosam medarbetarupplevelse.
Detta har några viktiga fördelar för företag, bland annat:
- Förbättrad process för rekrytering av talanger: Med AI-verktyg för rekrytering kan du söka i en större kandidatpool och identifiera de som har de mest relevanta färdigheterna. Detta innebär snabbare anställningscykler, minskade kostnader och en högre kvalitet på arbetskraften.
- Förbättrad personalbehållning: En nöjd och engagerad personal är en produktiv personal. AI kan hjälpa dig att identifiera potentiella avgångsrisker och proaktivt ta itu med deras problem. Dessutom kan AI-drivna verktyg anpassa utvecklingsplaner för anställda och främja en kultur av kontinuerligt lärande, vilket ökar medarbetarnas tillfredsställelse, personalbehållning och karriärutveckling. Många organisationer använder idag också AI-verktyg för att engagera anställda och göra regelbundna pulsmätningar.
- Datadriven personalplanering: HR-teknik som drivs av artificiell intelligens kan analysera medarbetarnas prestationer baserat på deras kompetens, resultat och andra parametrar. Detta proaktiva tillvägagångssätt gör det möjligt för dig att utveckla riktade strategier för talanganskaffning och kompetensutvecklingsprogram, samt förstå medarbetarnas förväntningar på dessa övningar.
- Minskad administrativ börda: AI-teknik kan ta över grundläggande och repetitiva HR-uppgifter som att schemalägga intervjuer, söka kandidater, introducera nya medarbetare etc. HR-teamet kan då ägna sig mer åt medarbetarengagemang, kompetensutveckling och att ta fram de mest framgångsrika strategierna för rekrytering och personalbehållning.
- Minska fördomar i HR-processer: Omedvetna fördomar kan smyga sig in i olika HR-funktioner och hindra mångfalds- och inkluderingsarbetet. AI kan bidra till att minska fördomar genom att utvärdera individer utifrån objektiva kriterier, vilket leder till en mer mångfaldig och rättvis arbetsplats.
Hur man använder AI inom HR för olika användningsfall
Det är viktigt att komma ihåg att AI inte ersätter mänsklig expertis. HR-personal bidrar med ovärderliga mänskliga egenskaper som empati, omdöme och kritiskt tänkande. Enligt en färsk undersökning använder 49 % av organisationerna AI inom HR och ser det som ett hjälpmedel för sin personal.
Genom att utnyttja AI som ett kraftfullt verktyg kan HR-personal fokusera på det de gör bäst – att bygga relationer med medarbetarna, främja en positiv arbetskultur och driva strategiska initiativ som driver verksamheten framåt. Här är några av de viktigaste HR-processerna där HR-teknik och artificiell intelligens utgör en vinnande kombination:
Rekryteringsprocesser
Ett viktigt område där AI används för personalplanering är i anställnings- och rekryteringsprocessen. Det kan effektivisera processen avsevärt genom att fokusera på specifika områden som:
- CV-granskning och kandidatmatchning: AI-drivna verktyg för CV-granskning kan analysera CV:n efter nyckelord, kompetens och erfarenhetsnivå, filtrera bort okvalificerade kandidater och spara HR-personal otaliga timmar. Tänk på dem som ATS på steroider! Dessa verktyg kan också utnyttja avancerade algoritmer för att matcha kandidater till specifika jobbeskrivningar, vilket säkerställer en bättre överensstämmelse mellan kvalifikationer och krav. På så sätt kan rekryteringschefer fokusera på viktiga beslut istället för att skanna igenom varje CV.
- Bygga en mångfaldig talangpool: AI kan eliminera omedvetna fördomar från rekryteringen genom att utvärdera kandidater objektivt utifrån jobbeskrivningen. Detta gör det möjligt för HR-team att attrahera en mer mångfaldig pool av kvalificerade kandidater.
- Engagerande kandidatupplevelse: AI-chattbottar kan hantera initiala förfrågningar från kandidater och svara på vanliga frågor. De kan också schemalägga intervjuer automatiskt genom att synkronisera med AI-mötesverktyg. Detta frigör tid för HR-personal att interagera med kandidater som gått vidare i urvalsprocessen och skapa ett positivt första intryck av organisationen.
- Prediktiv analys för framgångsrik rekrytering: Artificiell intelligens kan granska tidigare rekryteringsregister för att upptäcka trender och förutsäga vilka sökande som kommer att lyckas i en viss position. Detta gör det möjligt för HR-personal att fatta datadrivna beslut och rikta sina rekryteringsinsatser mot kandidater med hög potential.
Unilever, en global ledare inom konsumentvaror, har varit i nyheterna för sin användning av AI i HR-processer, särskilt inom områden som rekrytering och utvärdering. Företaget, som var tvunget att gå igenom 250 000 ansökningar för att välja ut 3 500 personer till slutomgångarna, beslutade att använda AI för sina utvärderingar. För att förbättra sin utvärderings- och testmetodik använde de AI för att:
- Gamifiera bedömningar: Unilever samarbetade med Pemetrics för att använda deras spelbaserade plattform för att bedöma kandidaters problemlösningsförmåga, logiska tänkande och risktagande genom roliga, interaktiva spel. Detta framhävde inte bara sökandenas naturliga förmågor utan minskade också deras stress avsevärt, vilket gjorde det möjligt för dem att visa sin sanna potential.
- Videoanalys för intervjuer: Unilever samarbetade med Higher View för att skapa en videoanalysplattform för att analysera kandidaters icke-verbala signaler, såsom kroppsspråk och tonfall. Detta hjälpte Unilever att se bortom CV:n och fatta mer välgrundade anställningsbeslut.
Resultatet? Unilever sparade otroliga 50 000 timmar i intervjutid med kandidater under en 18-månadersperiod. Detta hjälpte dem att uppnå en kostnadsbesparing på 1 miljon pund per år. Dessutom uppnådde de en anmärkningsvärd ökning på 16 % i mångfald vid rekrytering. Med en slutförandegrad på 96 % bland kandidaterna (jämfört med traditionella 50 %) är det tydligt att den nya metoden var effektiv och engagerande för alla inblandade!
ClickUp-mallen för rekrytering och anställning är ett omfattande verktyg som kan hjälpa dig att effektivisera dina processer för att hitta kandidater. Med funktioner som gör det enkelt att publicera jobbannonser, spåra kandidater, standardisera intervjuskattningskort och effektivisera ansökningsformulär, förenklar och effektiviserar den dina anställningsprocedurer.
Onboarding- och utbildningsprocesser
Introduktionen av nya medarbetare är en viktig process för alla organisationer, eftersom den sätter tonen för den nya medarbetarens upplevelse och förväntningar på företaget. Utöver kunskapsbasen och introduktionsflödena kan AI göra denna resa mer personlig och spännande. Detta kan innefatta:
- Personanpassade introduktionsprogram: AI kan utnyttja data från medarbetarprofiler och arbetsroller för att skapa personanpassade introduktionsupplevelser. Detta kan innefatta att skräddarsy utbildningsmaterial efter kandidatens roll, ordna presentationer med kollegor och tillhandahålla riktade resurser för att säkerställa en smidig övergång.
- Anpassad utbildning och utveckling: AI kan analysera en medarbetares kompetens, kunskapsluckor och karriärmål för att rekommendera personliga utbildningsmöjligheter. Detta säkerställer att medarbetarna får den utbildning de behöver för att utmärka sig i sina roller och kontinuerligt utveckla sina färdigheter.
Med ClickUp Brain får hela ditt team en AI-driven assistent som ger korrekta och omedelbara svar baserat på sammanhanget. Assistenten kan skanna information från alla dina organisationsfiler och dokument, inklusive Wiki, Docs, Projects, Tasks och andra områden. När dina nyanställda har specifika frågor kan AI-assistenten ge korrekta svar, vilket sparar tid för dina teammedlemmar.
Prestationshantering
Traditionella prestationsutvärderingar har ofta en reaktiv approach, där medarbetarna endast får feedback i slutet av året eller strax före utvärderingen. Denna process kan ofta upplevas som tidskrävande och ha en negativ inverkan på både medarbetare och chefer.
Med AI-verktyg kan denna process göras smidigare och effektivare genom att fokusera på aspekter som:
- Datadriven feedback och kontinuerlig förbättring: AI kan analysera data, inklusive prestationsmått, måluppfyllelse och medarbetarnas självbedömningar. Dessa data kan användas för att generera objektiva och insiktsfulla rapporter som belyser medarbetarnas styrkor och förbättringsområden. AI kan till exempel slå larm i ett tidigt skede om det upptäcker en märkbar avvikelse från förväntad måluppfyllelse. Sådana datadrivna insikter gör det möjligt för chefer att ge mer målinriktad och handlingsbar feedback, vilket eliminerar risken för att fördomar påverkar bedömningarna.
- Coaching och feedback i realtid: AI-drivna prestationshanteringssystem kan underlätta en mer frekvent feedbackloop. Tänk dig att få feedback i realtid om prestationer under hela året istället för att vänta på en enda årlig utvärdering. Detta främjar en kultur av kontinuerlig förbättring och hjälper medarbetarna att korrigera och anpassa sitt beteende efter behov.
Administrativa uppgifter och arbetsbelastningshantering
HR-personal upplever ofta att de fastnar i administrativa uppgifter. AI kan automatisera dessa repetitiva processer, vilket frigör värdefull tid för mer strategiska initiativ:
- Schemaläggning och intervjustyrning: AI-drivna schemaläggningsverktyg kan automatisera intervjuschemaläggningen, vilket minskar kommunikationen fram och tillbaka för både kandidater och rekryteringschefer.
- Ledighetshantering och administration av förmåner: AI-chattbottar kan svara på medarbetarnas frågor om ledighetspolicyer och förmåner, vilket minskar den administrativa bördan för HR-teamet.
Acme förnyade sin rekryteringsprocess med en AI-driven rekryteringsplattform och ersatte det föråldrade manuella systemet som kostade dem topptalanger. Denna innovativa lösning automatiserade uppgifter som granskning av CV och schemaläggning av intervjuer, vilket ledde till imponerande resultat:
- Antalet kvalificerade kandidater ökade med 63 %.
- Tiden för rekrytering minskade med 55 %
- Antalet accepterade erbjudanden ökade med 47 %.
Medarbetarengagemang och personalbehållning
HR-chefer förväntas förstå och upprätthålla medarbetarnas humör och engagemang. Men HR kan möta kommunikationsproblem med medarbetarna i stora organisationer eller distribuerade team. För att lösa detta problem kan HR-team använda maskininlärning för att analysera data från 360-gradersundersökningar eller anonyma feedbackformulär.
Proffstips: Använd mallen för medarbetarfeedback i ClickUp för att skapa ett forum för öppna diskussioner mellan chefer och personal. Med den här mallen kan du:
- Samla in meningsfull feedback från medarbetarna
- Följ medarbetarnas inställning över tid med kraftfulla visualiseringar
- Skapa en kultur präglad av öppenhet och förtroende mellan medarbetare, ledning och HR-team
Med djupare analyser kan HR-team mäta medarbetarnas inställning och vidta lämpliga åtgärder. Detta gör det möjligt för dem att proaktivt ta itu med medarbetarnas bekymmer och skapa en mer positiv arbetskultur.
AI kan också möjliggöra mer personlig kommunikation med medarbetarna baserat på deras intressen, behov etc. Det kan till exempel söka igenom medarbetardatabaser efter kommande födelsedagar, jubileer och andra viktiga händelser. Därefter kan det skicka riktade meddelanden till respektive teammedlemmar. Detta hjälper talangteamet att uppmärksamma individuella bidrag och förbättra sina processer för medarbetarengagemang.
Medarbetarnas välbefinnande och psykiska hälsa
Medarbetarnas välbefinnande och mentala hälsa är inte längre en sekundär fråga för organisationer. Idag måste HR-team också arbeta med policyer och tillämpning av rutiner som påverkar medarbetarnas hälsa i stort. Genom att implementera AI-verktyg med programvara för medarbetarnas välbefinnande kan organisationer förbättra medarbetarnas välbefinnande på flera sätt, till exempel:
- Identifiera tidiga tecken på utbrändhet: AI kan analysera medarbetarnas kommunikationsmönster, arbetade timmar och arbetsresultat för att identifiera potentiella tecken på utbrändhet. Detta gör det möjligt för HR-personal och chefer att ingripa tidigt och ge resurser och stöd till medarbetare som har problem. Team kan också fatta proaktiva beslut och uppmuntra överarbetade medarbetare att ta pauser. Detta hjälper till att hantera problem med balansen mellan arbete och privatliv.
- Personanpassade resurser för mental hälsa: Genom att analysera medarbetarnas demografi, arbetsstil och individuella preferenser kan AI rekommendera personanpassade resurser och stödprogram för mental hälsa. Detta kan innefatta att föreslå mindfulness-appar, koppla ihop medarbetare med relevanta workshops eller ge tillgång till Employee Assistance Programs (EAP).
Använda AI-programvara för HR
De potentiella tillämpningarna av AI inom HR utvecklas ständigt. I takt med att AI-verktygen fortsätter att utvecklas kan vi förvänta oss att ännu fler innovativa användningsfall dyker upp i framtiden. Att införa AI handlar dock om mer än bara teknik; HR-ledningen måste också se till att de använder dessa avancerade tekniker på rätt sätt.
Här är några viktiga trender inom HR-automatisering som drivs av AI och som kan förbättra personalprocesserna:
1. Från reaktiv till prediktiv HR
Med AI-drivna HR-hanteringsverktyg kan organisationer övergå från reaktiv till prediktiv personalhantering och utnyttja AI för att få fram viktiga insikter som döljer sig i deras medarbetardata.
Ta till exempel Praisidios AI-baserade plattform som hjälper HR-team med personalplanering och analys. Plattformen samlar in dina data och låter dig använda prediktiva insikter om personalplanering för att fatta rätt beslut. Du kan ställa frågor till AI-chattboten, granska dina processer med en djupgående analys av varje problem eller fråga och uppnå högre prestanda. Genom att använda AI inom HR har verktyget hjälpt organisationer att:
- Leverera 100 gånger snabbare resultat jämfört med manuella processer
- Sänk kostnaderna till en tiondel av kostnaden för äldre personalanalysprogramvara.
- Ge omedelbara svar på talangrelaterade affärsfrågor
På så sätt kan organisationer gå från att vara reaktiva till proaktiva genom att använda sina data och medarbetarnas insikter på rätt sätt. Det är här en allt-i-ett-plattform som ClickUp kommer in. Det är en omfattande lösning som sömlöst integrerar AI med kraftfulla funktioner för uppgiftshantering som är utformade för att stärka HR-team.
ClickUp för HR-team är en komplett HR-hanteringsprogramvara som ger HR-team möjlighet att:
- Främja och följ upp medarbetarnas prestationer, engagemang och utveckling med anpassningsbara vyer och instrumentpaneler.
- Effektivisera rekryteringsprocessen genom att använda avancerade funktioner för att organisera kandidatansökningar, filtrera relevanta ansökningar och automatisera processer.
- Anpassa HR-systemet genom att lägga till anpassade fält i valfri vy, anpassade statusar för dina aktiviteter, automatiserade arbetsflöden, påminnelser, checklistor, mallar och mycket mer.
- Samla in feedback och synpunkter från dina anställda för att förstå vad de förväntar sig av dina HR-processer. Använd ClickUp Forms för att samla in denna information och lagra den i ditt system. Med interaktiva och engagerande feedbackformulär kan du öka svarsfrekvensen och se till att de anställda kan lämna sina synpunkter i ett väl definierat format. Du kan till och med låta de anställda lämna synpunkter på vissa avsnitt anonymt, så att deras konfidentialitet bibehålls.
Genom att skapa en trygg plats där medarbetarnas röster kan höras kan HR fatta datadrivna beslut som leder till en mer engagerad, produktiv och blomstrande arbetsstyrka.
2. Skapa positiva introduktionsupplevelser
Första intrycket är viktigt, och medarbetarens första intryck av ditt företag sätter tonen för hela medarbetarupplevelsen. AI och HR-hanteringsverktyg kan hjälpa till att personalisera medarbetarnas introduktionsprocess och förbättra den övergripande upplevelsen.
Istället för en grundläggande genomgång av alla dina HR-dokument och policyer kan du till exempel skapa en mall för introduktion och utbildning. Detta ger dina anställda en mer standardiserad bild av hela HR-kunskapsbasen. Detta inkluderar HR-handboken, policydokument, vanliga frågor och annat material. Med ClickUp Docs och ClickUp Clips kan du skapa detaljerade genomgångar och samla alla dina introduktionsdokument på ett ställe, vilket gör det enkelt för hela organisationen att komma åt dessa data.
Du kan använda ClickUp Knowledge Base-mallen för att skapa din organisations kunskapsbas. Mallen är utformad för att hjälpa dig att dokumentera och spåra HR-policyer, rutiner och processer, med möjlighet att:
- Skapa en centraliserad informationskälla som hela HR-avdelningen och alla team har tillgång till.
- Se till att alla HR-chefer och teammedlemmar är uppdaterade med de senaste ändringarna i HR-policyer och regler.
Proffstips: Använd ClickUp Tasks för att tilldela onboarding-uppgifter och spåra framsteg på ett smidigt sätt, vilket skapar en smidig övergång för nyanställda.
3. Automatisera och effektivisera HR-aktiviteter
Det finns flera sätt att effektivisera administrativa och repetitiva aktiviteter, men organisationer har ofta svårt med detta och behöver mänsklig inblandning även med automatiserade arbetsflöden. Här kan AI-verktyg vara till hjälp, så att dina HR-team blir mer effektiva och sparar tid i processen.
Om du till exempel vill skriva ett företagsövergripande e-postmeddelande om en ny satsning, varför inte använda en AI-skrivassistent som hjälper dig att förfina din kommunikation?
Med ClickUp Brain, en inbyggd AI-assistent, kan du förenkla tidskrävande uppgifter, optimera processer och få värdefulla insikter för att förbättra effektiviteten hos dina HR-team.
Dessa kraftfulla AI-funktioner kan utnyttjas i flera HR-aktiviteter, vilket gör det möjligt för dina team att:
- Öka effektiviteten: Minska den manuella arbetsbelastningen med ClickUp Brains automatiseringsfunktioner. Automatisera uppgifter som att skicka påminnelser om introduktion, schemalägga prestationsutvärderingar eller vidarebefordra förfrågningar till rätt teammedlem.
- Fatta datadrivna HR-beslut: Analysera HR-data inom ClickUp-plattformen för att identifiera trender och mönster. Det kan fungera som ditt andra hjärna och göra det möjligt för dig att använda rollspecifika frågor för att få fram insikter. Du kan använda det för att identifiera potentiella flyktrisker, högpresterande medarbetare eller kompetensluckor inom din personalstyrka. Dessa insikter gör det möjligt för HR-personal att fatta välgrundade beslut om rekrytering, strategier för att behålla personal och program för talangutveckling, vilket förbättrar de övergripande HR-resultaten.
- Anpassa kommunikationen: Använd generativ AI för att automatiskt ändra tonfallet i meddelanden eller uppgiftsbeskrivningar, så att din kommunikation blir korrekt och empatisk.
Dessutom har ClickUp flera lättanvända och kostnadsfria HR-mallar som gör att du kan arbeta snabbare och smartare. Till exempel kan ClickUp HR Handbook Template hjälpa dig att skapa en omfattande HR-handbok med bara några få klick.
Mallen hjälper dig att:
- Få tillgång till aktuell information om HR-policyer och -rutiner.
- Spåra medarbetarnas beteende och prestationer
- Ge tydlig information om förmåner, ledighet och andra detaljer
ClickUp: Den kompletta plattformen för moderna HR-team
Genom att använda AI i HR-processer kan organisationer avsevärt förbättra sin effektivitet och beslutsfattande samt anpassa medarbetarnas upplevelser. Med AI-drivna projektledningsverktyg som ClickUp blir alla organisatoriska processer enklare och effektivare.
ClickUp hjälper HR-team att hålla jämna steg med organisationens föränderliga behov och blomstra i en dynamisk miljö. Med hjälp av AI och en omfattande uppsättning HR-hanteringsfunktioner blir HR-proffs strategiska partners som driver en mer engagerad, produktiv och framtidssäker arbetsstyrka.
Är du redo att frigöra potentialen i AI inom din HR-avdelning? Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag och upplev framtiden inom HR-hantering!