I en affärsvärld präglad av likformighet är dina anställda det som verkligen skiljer dig från konkurrenterna.
Det är här HR-teamet kommer in – genom att noggrant planera varje steg i medarbetarnas livscykel för att säkerställa företagets framgång. Oavsett om du är en erfaren HR-expert eller ny i HR-teamet kan du friska upp dina kunskaper om vad som krävs för optimal personalplanering (HPR).
Vad är personalplanering?
Företag måste se till att deras personalmål stämmer överens med deras affärsmål. Företag använder personalplanering för att utvärdera sin nuvarande personalstyrka och förutsäga hur väl den passar framtida behov.
I denna process identifierar du och resten av ditt HR-team kompetensbehov och utformar rekrytering, utbildning, ledning och successionsplanering. Genom att noggrant planera för framtida behov kan företag optimera personalstyrkan och samtidigt vara förberedda på kommande utmaningar och möjligheter.
Förstå personalplanering
Personalplanering är ofta den osungna hjälten i ett företags strategiska ramverk – den osynliga MVP:n förtjänar att granskas närmare.
För att vara effektiv måste HR-planeringen anpassas till den övergripande organisationsstrategin och affärsmålen. För att uppnå detta måste HR-planeringsprocessen vara omfattande och noggrant utvärdera nuvarande anställda och prognostisera framtida behov så att eventuella luckor kan fyllas vid rätt tidpunkt.
Olika roller inom personalplanering
Eftersom en strategisk personalplan är anpassad efter organisationens mål omfattar den allt från personalplanering till personalbehållning. För att fullt ut uppskatta fördelarna med HR-planering ska vi zooma in och se de olika roller den har i ett företag.
Den mest uppenbara rollen som personalplanering spelar är att avgöra hur många anställda som behövs för att företaget ska fungera. För att göra detta måste HRP också i hög grad förlita sig på prestationshantering, där tidigare utvärderingar bedöms för att förstå den nuvarande personalstyrkans styrkor och svagheter. Självutvärderingar av anställda kan vara till hjälp i detta avseende.
Dessutom spelar personalplanering en avgörande roll i gap-analysen. Den låter företag veta när och var de saknar specifika kompetenser, inte bara för nuvarande utan även för framtida behov. Genom denna gap-analys kan ett företag mer effektivt planera för utbildning av nuvarande anställda och rekrytering av nya medarbetare.
”Hård” kontra ”mjuk” personalplanering
Det finns två tillvägagångssätt för HRP: ”hårt” och ”mjukt”.
I ”hård” personalplanering används en kvantitativ metod. Fokus ligger på personalens kompetens och resursplanering. Prognoser för utbudet och data om kompetensinventering används för att förutsäga framtida personalbehov.
Det enda målet är att uppnå en perfekt balans mellan personalresurserna och företagets behov.
”Mjuk” personalplanering vänder på steken och prioriterar den kvalitativa sidan av processen. Det handlar om företagskultur, medarbetarnöjdhet och att finjustera de viktiga mjuka färdigheterna.
Mjuk HRP syftar till att skapa en stödjande arbetsmiljö som främjar personalbehållning samtidigt som den är i linje med organisationens mål. Detta uppnås genom utbildningsprogram för anställda, där man utvecklar kompetenta medarbetare internt som kan uppfylla organisationens strategi.
Steg för effektiv personalplanering
För att förstå processen bättre ska vi bryta ner de viktigaste stegen i personalplaneringen och avslöja dess hemligheter.
Analysera organisationens mål och planer
HR-planeringsprocessen måste vara i linje med den övergripande affärsstrategin för att personalplaneringen ska vara effektiv. Organisationen måste noggrant fastställa sina långsiktiga mål så att personalavdelningen har en färdplan.
HR-personal måste arbeta nära avdelningscheferna för att få en heltäckande förståelse för företagets mål. Endast genom detta samarbete kan personalplaneringen strategiskt anpassas till företagets mål.
Utvärdera den nuvarande situationen för arbetskraften och upptäck brister
Den aktuella personalstyrkans status måste utvärderas i det andra steget av HR-planeringsprocessen. Detta innefattar en detaljerad analys av deras färdigheter, förmågor och prestationer, som tydligt visar teamets styrkor och förbättringsområden.
HR-team använder verktyg som prestationshanteringssystem för att skapa en omfattande kompetensinventering. Försök genomföra självutvärderingar av anställda för att få en bredare bild av var det kan finnas luckor.
Nästa steg beror på hur effektivt de nuvarande anställda passar in i företagets nuvarande och framtida behov.
Prognosera framtida HR-behov
När HR-chefen känner till företagets framtida mål och personalstyrkans nuvarande situation kan hen börja prognostisera framtida HR-behov. Hen använder data för att förutsäga behovet av nya medarbetare.
Det är en komplex process – förändringar i affärsmiljön, företagskulturen och marknadstrenderna måste alla beaktas för att kunna prognostisera den framtida efterfrågan på ett korrekt sätt. När marknaderna förändras förändras också utbudet av tillgängliga kompetenta medarbetare. Prognoser för utbudet hjälper HR-planerare att ta hänsyn till detta och inleda rekryteringsprocessen vid en optimal tidpunkt.
Utveckla och implementera en plan
Nu när vi förstår skillnaderna mellan nuvarande personalstyrka och framtida behov kan vi gå vidare till att utveckla och implementera en strategisk HR-plan.
HR-teamet bör ta fram strategier för att rekrytera och behålla nyanställda samtidigt som man utvecklar befintliga medarbetares kompetens för att hålla jämna steg med förändrade affärsbehov. Att ta fram detaljerade arbetsbeskrivningar, förfina rekryteringsprocessen och planera för förmånsadministration är viktigt i detta skede.
Övervaka, granska och omvärdera planen
Det sista steget är mer en pågående HRP-process. Teamet måste kontinuerligt övervaka och omvärdera företagets behov.
HR-programvara och analysverktyg hjälper dig att följa effektiviteten i personalplaneringen över tid. Genom att kontinuerligt övervaka medarbetarnas prestationer och effekten av utbildningsprogram säkerställer du att den strategiska personalhanteringen förblir anpassad till den föränderliga affärsmiljön.
HRP:s roll i att öka organisationens prestanda
Ett företags prestanda beror i hög grad på hur väl bemannat det är. Det handlar inte bara om antalet anställda på lönelistan, utan också om hur väl dessa anställda uppfyller organisationens behov. Processen för personalplanering är det bästa sättet att säkerställa denna anpassning.
Strategisk personalplanering identifierar effektivt antalet anställda som behövs, deras nödvändiga kompetens och de optimala anställningstiderna för att maximera chanserna att säkra kvalificerade personer när de behövs.
HR-personal identifierar luckor i de nuvarande anställdas kompetens när de går igenom HRP-processen. Dessa luckor försämrar företagets totala prestanda. En bra personalplan väger möjligheten att utbilda den befintliga personalen för att möta efterfrågan mot behovet av att anställa nya medarbetare.
Eftersom HR-chefer måste samarbeta nära med avdelningscheferna för att denna samordning ska fungera, är de alltid mycket medvetna om var prestationsproblem uppstår och kan anpassa planeringsprocessen för att mildra dessa problem.
Ett annat område där HRP kan öka ett företags prestanda är genom att underlätta organisatorisk innovation. Ett företag måste ha en kompetent och dynamisk personalstyrka för att vara innovativt. Med en välutvecklad HR-plan kan företaget identifiera potentiella medarbetare som kan uppfylla dessa behov.
Utmaningar inom personalplanering
Även om personalplaneringsprocessen är viktig för organisationsledningen är den inte utan utmaningar. Utan en plan för att övervinna dessa utmaningar kan de underminera planens effektivitet. Strategisk planering måste förutse de utmaningar som ett HR-team kommer att möta under HRP, allt från marknadsfluktuationer till intern personalpolitik.
Anpassning av affärsmål
Vi har talat en hel del om behovet av att balansera en personalstrategi med företagets mål. Detta är i grunden kärnan i HRP och en av de största utmaningarna som HR-chefer står inför när de utvecklar en plan. De ständigt föränderliga marknadsförhållandena och organisatoriska prioriteringarna gör den redan utmanande uppgiften att planera strategiskt för personalen ännu mer komplex.
För att motverka detta måste HR-avdelningarna ha en kontinuerlig strategi för HRP och ständigt samråda med avdelningscheferna för att uppdatera företagets inriktning och de enskilda avdelningarnas behov.
Noggranna prognoser
En stor del av personalplaneringen handlar om att prognostisera behovet av nuvarande anställda och framtida talanger. Företagstillväxt kan vara oförutsägbar, tekniska framsteg kan snabbt förändra behoven och ekonomiska förändringar kan förändra prioriteringarna.
Investeringar i HR-programvara, såsom verktyg för dataanalys och prognoser, hjälper HR-avdelningen att planera mer noggrant för dessa förändringar. Dessa verktyg använder avancerad maskininlärning och stora datamängder för att skapa prognoser som är mer exakta än vad människor kan göra på egen hand.
Upprätthålla balans
Det är viktigt att upprätthålla en känslig balans mellan nuvarande personalbehov och framtida krav. Denna planeringsprocess kan vara överväldigande, särskilt för små HR-team. Team på större företag kan ha svårt att hålla sig à jour med behoven hos de anställda i frontlinjen.
Särskilt mindre team måste förlita sig på talanghanteringsprogramvara som automatiserar mycket av arbetet med att förutsäga när nya medarbetare eller kompetenser kommer att behövas. Större företag måste skapa och upprätthålla en direkt kommunikationslinje mellan HR och medarbetare i frontlinjen så att deras frågor alltid tas med i personalplaneringsprocessen.
Integrera planeringsprocesserna
Personalplanering måste inte bara ta hänsyn till företagets mål, utan också vara tätt integrerad med företagets övergripande planeringsprocess. Detta säkerställer att HR-avdelningens åtgärder inte bara är reaktiva, utan att man också har en proaktiv strategi för rekrytering och utbildning av medarbetare.
Detta kräver en strategisk approach till resursplanering. HR-chefer bör delta i alla diskussioner om företagets framtid så att de kan bidra med synpunkter som formar företagets inriktning och ta emot synpunkter som formar HR-avdelningens approach.
Använda teknik i personalplanering
Vi har sett flera exempel på hur HR-planeringsprogramvara kan hjälpa team att bättre förbereda sig för företagets personalbehov. Tekniken har utvecklats snabbt under de senaste åren och blivit en viktig del av strategisk personalplanering. Den viktigaste av dessa framsteg har varit utvecklingen av artificiell intelligens, som revolutionerat hur företag hanterar sin personal genom maskininlärning.
Ökningen av distansarbete har ytterligare drivit på införandet av ny teknik. En HR-avdelning måste lägga tonvikten på en flexibel och dynamisk personalplaneringsprocess med en spridd arbetsstyrka. Innovativa verktyg och programvara för personalplanering kan hjälpa till att stödja dessa växande HR-behov.
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet. Förutom omfattande verktyg för projektplanering har programvaran användbara funktioner för personalplanering. Dess funktioner omfattar olika HR-funktioner, men fungerar också bra för alla avdelningar i företaget, vilket gör den idealisk för att hålla HR-avdelningarna på samma nivå som andra avdelningar och företagets övergripande inriktning.
Som du säkert förstår är det uppenbart hur viktigt prestationshantering är för strategisk personalplanering. ClickUp erbjuder en robust uppsättning verktyg för prestationshantering som hjälper HR-personal att ge och ta emot kontinuerlig feedback och sätta upp mål för medarbetarna. Genom att utnyttja dessa funktioner kan ditt företag främja en kultur av ständig inlärning och utveckling som bättre förbereder det för förändrade behov.
En av ClickUps största styrkor är det omfattande utbudet av tillgängliga mallar. För nästan alla produktivitetsuppgifter som ditt företag behöver utföra finns det en mall som visar exakt hur du använder programvarans funktioner för att utföra uppgiften.
ClickUps mall för standardrutiner för HR är praktisk för att identifiera kompetensluckor och utveckla en plan för att fylla dem. För att hålla befintliga anställda uppdaterade och förberedda på förändrade krav är ClickUps mall för HR-kunskapsbas perfekt.
Framtida trender inom personalplanering
Tekniken har snabbt förändrat personalområdet och det finns inga tecken på att utvecklingen kommer att avta. Förändrade attityder och skiftande prioriteringar kommer också att påverka hur den strategiska personalplaneringen utvecklas under de kommande åren.
Företag kommer utan tvekan att upptäcka att artificiell intelligens och dataanalysverktyg kommer att dyka upp som ytterligare förfinar processer och ökar prognosernas noggrannhet. Eftersom dessa verktyg förbättrar HR-teamets förmåga att prognostisera personalbehov och identifiera kompetensluckor, kommer mindre HR-team att kunna konkurrera bättre med sina större motsvarigheter.
Vi ser också betydande förändringar i hur företag ser på anställningar. Mer än någonsin läggs fokus på medarbetarnas välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv. Dessa prioriteringar ger resultat genom att minska utbrändhet och förbättra produktiviteten.
Personalavdelningar kommer i allt högre grad att övergå från att enbart ägna sig åt rekrytering och utbildning till att arbeta med att skapa en inkluderande och stödjande arbetsplatskultur.
Trenden med distansarbete och gig-ekonomi kommer sannolikt att fortsätta. Gig-ekonomin kan ge HR-team möjlighet att anlita oberoende uppdragstagare vid tillfälliga ökningar av personalbehovet, så att den interna personalstyrkan kan optimeras under lugna perioder utan att bli överbelastad under hektiska perioder.
Sammanfattning
Det finns många utmaningar med att anpassa företagets personalstyrka så noggrant som möjligt efter dess faktiska behov, men det ger också en effektivare användning av personalresurserna och en betydande konkurrensfördel.
Lyckligtvis finns det många verktyg som kan hjälpa företag att uppnå detta. Flera kostnadsfria mallar för HR-planering kan hjälpa dig att organisera din personal och effektivisera deras arbetsprocesser. Genom att kombinera detta med effektiv programvara för personalhantering, som ClickUp, kan även små team utveckla omfattande personalplaner.
ClickUp är gratis att prova. Registrera dig idag för att se hur detta kraftfulla produktivitetsverktyg kan gynna ditt företag.