Enligt Gallup upplever var fjärde anställd ofta utbrändhet på jobbet. I takt med att konkurrensen hårdnar och nya trender dyker upp snabbare än någonsin blir det överväldigande att ligga steget före. Ett långvarigt tillstånd av överväldigande stress leder till utbrändhet.
Låt oss undersöka utbrändhet på byråer i detalj – dess tecken, symtom, orsaker, påverkan på företag och strategier för att förebygga den.
Vad är utbrändhet på byråer?
Utbrändhet på byrån är en påfrestning som stör dina anställdas funktion på tre nivåer – mentalt, fysiskt och emotionellt.
Det uppstår när anställda i snabbrörliga byråmiljöer, såsom reklam, marknadsföring eller PR, upplever extrem mental och fysisk utmattning på grund av kronisk arbetsstress. Detta inträffar när kraven på att hålla snäva deadlines och långa arbetsdagar sammanfaller, vilket resulterar i en känsla av överväldigande och utmattning.
Hur påverkar utbrändhet på byråer företagen?
Vid utbrändhet på byrån upplever dina chefer och anställda kronisk stress som påverkar deras förmåga att utföra dagliga uppgifter på arbetsplatsen.
Några vanliga sätt på vilka utbrändhet på byrån kan påverka din verksamhet är:
- Minskad produktivitet: Kreativt tänkande är hörnstenen i en marknadsföringsbyrå. Utbrändhet hämmar dina anställdas förmåga att tänka kreativt. Det gör att dina anställda tappar fokus och blir mer benägna att göra misstag, vilket försämrar kvaliteten på deras arbete och resultat. Minskad produktivitet påverkar byråns resultat.
- Ökad frånvaro: Utbrändhet gör dina anställda mer utmattade än vanligt. Det gör att de känner sig förvirrade och ökar deras benägenhet att drabbas av huvudvärk, depression och stressrelaterade besvär. När anställda mår dåligt tenderar de att sjukskriva sig, vilket ökar frånvaron på din arbetsplats.
- Låg personalbehållning: När dina anställda känner sig utbrända minskar deras arbetsglädje, vilket gör dem mer benägna att lämna din byrå och flytta till andra byråer. Denna typ av migration åtföljs av en förlust av kunskap och expertis som dina anställda besitter. Ökad personalomsättning medför att din byrå drabbas av enorma kostnader för rekrytering, introduktion och utbildning.
- Skada på företagskulturen: Negativa känslor är en grogrund för giftiga relationer. Utbrändhet får dina anställda att känna en rad negativa känslor, inklusive ilska och frustration. De leder till känslor av distansering och ointresse för arbetet. Om dessa känslor och emotioner inte hanteras kan de skapa en giftig arbetsmiljö och skada företagskulturen.
- Påverkad kundservice: Utbrändhet minskar dina anställdas motivation att svara på kundernas frågor och hantera kundernas förväntningar. Försenade svar och dålig kommunikation tenderar att orsaka missförstånd mellan dina anställda och kunder, vilket påverkar relationen mellan kunden och byrån negativt.
Utbrändhet kan ha långvariga effekter – från teamets produktivitet till din egen effektivitet som ägare av en marknadsföringsbyrå. Du kan få svårt att uppnå affärsmål, tappa sikte på din vision för verksamheten och misslyckas med att uppfylla löften till kunder. Om utbrändheten får fäste kan den potentiellt skada din trovärdighet och förstöra förtroendet hos befintliga och nya kunder. Detta kan leda till förlorade affärsavtal och missnöjda kunder.
Forskare har identifierat en upplevd brist på kontroll, brist på erkännande, dåliga relationer, orättvisa och värderingskonflikter som andra faktorer som utlöser utbrändhet. Överarbete är uppenbart, men just nu har dåliga relationer en enorm inverkan. 74 % av de personer vi undersökte sa att de var mer ensamma än någonsin tidigare. En av fem millennials säger att de inte har några vänner. Arbetsbelastningen är en del av det, men vi mäter utbrändhet genom utmattning, engagemang och cynism – tanken att ingenting någonsin kommer att förändras.
Forskare har identifierat en upplevd brist på kontroll, brist på erkännande, dåliga relationer, orättvisa och värderingskonflikter som andra faktorer som utlöser utbrändhet. Överarbete är uppenbart, men just nu har dåliga relationer en enorm inverkan. 74 % av de personer vi undersökte sa att de var mer ensamma än någonsin tidigare. En av fem millennials säger att de inte har några vänner. Arbetsbelastningen är en del av det, men vi mäter utbrändhet via utmattning, engagemang och cynism – tanken att ingenting någonsin kommer att förändras.
Hur identifierar man utbrändhet på byrån?
För att identifiera utbrändhet på byrån måste du identifiera tecknen och faktorerna som orsakar den.
Faktorer som orsakar utbrändhet på byråer
Flera faktorer kan leda till att du och dina anställda drabbas av utbrändhet på byrån. Några av de vanligaste orsakerna är:
- Tung arbetsbelastning: Reklam- och marknadsföringsbyråer förväntas ständigt leverera högkvalitativt arbete. Som ett resultat har byråns ledare och anställda mer arbete än de kan hinna med på den begränsade tid som står till förfogande. Att ständigt jaga deadlines utan utrymme för tillfredsställande vilotid gör att anställda känner sig stressade, överarbetade och olyckliga.
- Brist på upplevd kontroll: När dina anställda känner att de kontrolleras eller mikrostyrs av ledningen på din byrå kan osäkerhet och beslutsförlamning uppstå. Dina anställda kan känna sig osäkra på sin förmåga att arbeta effektivt och ha svårt att fatta beslut om aktiviteterna för en kampanj. Långvarig osäkerhet och svårigheter att fatta beslut banar väg för utbrändhet.
- Kundernas ständigt föränderliga önskemål: Innovationer och uppgraderingar sker varje dag inom marknadsförings- och reklambranschen, vilket leder till att vissa kunder ständigt ändrar sina önskemål för en artikel eller en kampanj. Att tillgodose kundernas otydliga och ständigt föränderliga prioriteringar gör att medarbetarna känner sig långt ifrån målet. Känslan av att arbetet aldrig blir klart minskar moralen och skapar frustration, vilket i slutändan leder till utbrändhet hos medarbetarna.
- Oöverensstämmande värderingar: När dina anställda värdesätter något som ditt företag inte gör, påverkar det deras motivation negativt. Att arbeta på en byrå med oöverensstämmande värderingar och minskad motivation ökar risken för utbrändhet.
- Giftig arbetsmiljö: En arbetsmiljö som inte prioriterar tydlig kommunikation och snabb konfliktlösning blir en grogrund för missförstånd och misskötsel. Att arbeta i en sådan atmosfär skapar missnöje och giftighet, vilket snabbt leder till utbrändhet på byrån.
- Orealistiska förväntningar: Att ta emot kunder som har orealistiska förväntningar och låta dina anställda arbeta för att uppfylla dem tär på deras kapacitet. I sådana fall skapar bristande hantering av kundernas förväntningar utrymme för utbrändhet hos de anställda.
- Otillräckliga resurser och stöd: Att arbeta med uppgifter med otillräckliga resurser, till exempel att försöka driva och hantera en storskalig kampanj med en begränsad budget, utgör en stor utmaning och ökar risken för arbetsrelaterad ångest. På samma sätt skapar det en känsla av rädsla och otillräcklighet att tilldela anställda uppgifter som ligger utanför deras kompetensområde utan att ge dem stöd. Om detta inte åtgärdas leder det till utbrändhet hos de anställda.
- Koppla produktivitet till självkänsla: Anställda som enbart associerar produktivitet med att logga in ett visst antal timmar riskerar att drabbas av psykisk ohälsa när situationen är stressig eller deadlines är pressade. Produktivitet bör också ta hänsyn till insatserna och kvaliteten på det utförda arbetet. När du är mindre ”produktiv” än du hade förväntat dig påverkas din självkänsla. Låg självkänsla skapar utrymme för utbrändhet.
5 strategier för att undvika utbrändhet på byrån
Nu vet du hur utbrändhet på byråer ser ut. Men hur förebygger du detta? Du kan hålla dina anställda nöjda och förbättra deras produktivitet med rätt ledningsstrategier. Här är fem strategier som hjälper dig att undvika utbrändhet på byråer:
1. Inför automatisering av arbetsflöden
Arbetsflödesautomatisering innebär att automatisera repetitiva, tråkiga uppgifter i arbetsflödet så att du får mer tid över för andra relevanta uppgifter. Med hjälp av automatiseringsfunktionen i ClickUp kan du automatisera följande:
- Ändra status, som inkluderar Pågående, Granskning, Accepterad och mer. När en anställd lämnar in en uppgift ändras statusen automatiskt från Pågående till Granskning.
- Byta ansvarig. När en teammedlem till exempel lämnar in en uppgift ändras den ansvarige automatiskt från teammedlemmen till teamledaren.
- Färgkodning och publicering av kommentarer enligt prioritetsförändringar, såsom Brådskande, Hög, Låg osv. När prioritetstatusen ändras till Brådskande kommer denna funktion till exempel omedelbart att informera teammedlemmen med en kommentar.
- Flytta uppgifter till lämpliga platser, till exempel listor och mappar
- Skicka e-post till kunder under onboardingprocessen
- Skicka enkäter via e-post för att ta reda på kundernas åsikter och feedback om en produkt eller kampanj.
2. Odla en positiv arbetskultur som prioriterar tydlig kommunikation
För att främja en positiv arbetskultur måste medarbetarna ha en stark gemenskapskänsla. En viktig aspekt för att bygga upp denna gemenskapskänsla är effektiv kommunikation.
Tyvärr kan kommunikationen på många arbetsplatser hindras av tidskrävande uppgifter. Genom att utnyttja verktyg som ClickUps mall för intern kommunikationsstrategi skapas utrymme för teamwork, vilket gör det möjligt för medarbetarna att samarbeta och utbyta idéer. När medarbetarna arbetar effektivt tillsammans blir även mödosamma och utmanande uppgifter lättare att hantera.
Håll regelbunden kontakt med dina anställda. Arbeta för att skapa en miljö där anställda känner sig hörda. Erkänn att utbrändhet förekommer på byrån och diskutera det.
Be dessutom dina anställda om feedback om den nuvarande arbetsplatskulturen med hjälp av verktyg som ClickUp Employee Feedback-mallen. Denna mall ger dig en inblick i vad anställda värdesätter mest och hur deras ideala arbetsmiljö ser ut. Även om du kanske inte kan tillgodose alla behov och krav är det viktigt att ha en öppen dialog om både anställdas och byråledningens förväntningar.
Att erkänna och värdesätta konsekvent excellens är avgörande för att skapa en positiv arbetskultur. Det är viktigt att uppmärksamma och belöna medarbetare som överträffar förväntningarna, eftersom detta höjer deras moral och uppmuntrar dem att upprätthålla exceptionella prestationer.
Att främja en positiv arbetsmiljö innebär dessutom att uppskatta mångfald och se till att personer med olika bakgrund känner sig accepterade och integrerade. När människor accepterar och stöder varandras unika egenskaper skapas en hälsosam atmosfär som ökar produktiviteten på arbetsplatsen.
3. Främja en sund balans mellan arbete och privatliv
Att främja en sund balans mellan arbete och privatliv i ditt liv och på din byrå är nyckeln till att undvika utbrändhet på byrån. För att främja en sund balans mellan arbete och privatliv är det viktigt att:
- Ta korta pauser under dagen. Avsätt tid för varje uppgift och ta en paus när du är klar. Använd pauserna till att äta lunch, umgås med kollegor, ta en promenad osv. Pauser rensar huvudet från arbetsrelaterad stress och hjälper dig att fokusera bättre när du återvänder till arbetet.
- Utnyttja årlig ledighet för att koppla av hemma eller åka på semester. Semester hjälper dig att koppla bort från jobbet, ladda batterierna och återvända till arbetet med ett nytt perspektiv.
- Stäng av arbetsrelaterad korrespondens under helgen. Ägna dig istället åt hobbyer som att vandra, läsa en bok, teckna landskap, baka, ta danslektioner eller keramiklektioner. Gör saker som hjälper dig att stressa av och slappna av.
- Avsluta arbetet vid en fast tid varje dag. Detta förhindrar att arbetet sprids över till ditt privatliv och hjälper dig att undvika en dålig balans mellan arbete och privatliv.
- Delta i volontäraktiviteter som socialtjänst för att ge tillbaka till samhället. Detta gör att du engagerar dig i något annat än ditt arbete och får dig att må bra.
- Sätt gränser för att undvika att överbetjäna kunder. Innan du beslutar dig för att ta emot kunder, diskutera byråns gränser och arbetssätt. Detta hjälper till att utveckla en sund relation mellan kund och byrå redan från början.
Proffstips: Håll enkelt koll på din tid med hjälp av ClickUps tidrapporteringsfunktion. Det ger dig bättre insikt i vilka uppgifter du lägger extra tid på och hjälper dig att sätta gränser därefter. Du kan spåra din tid från vilken enhet som helst, ange uppskattningar och redigera dem, lägga till tidsetiketter och anteckningar samt visa översiktsrapporter eller detaljerade rapporter över dina tidsposter.
4. Främja användningen av tekniker för tidshantering och stresshantering
Som marknadsförare måste du hålla koll på många saker. När du dras åt olika håll flyger tiden iväg. Att hantera din tid väl är nyckeln till att slutföra olika uppgifter i tid.
Med hjälp av ClickUps mall för tidshantering kan du hantera din tid på ett bättre sätt. Den hjälper dig att planera i förväg, spåra tid och sätta upp uppnåeliga mål och deadlines.
Alla uppgifter är inte lika viktiga. Det är viktigt att prioritera uppgifter utifrån hur brådskande de är. Effektiv tidshantering innebär att identifiera vilka uppgifter som måste slutföras snabbt och att dela upp komplexa uppgifter i mindre, mer hanterbara deluppgifter.
Genom att hantera din tid på detta sätt kan du få mer gjort på samma antal timmar som du arbetar varje dag.
Förutom tekniker för tidshantering är tekniker för stresshantering mycket viktiga för att förebygga utbrändhet i byråvärlden. Dessa tekniker inkluderar:
- Meditation: Prova meditationstekniker som progressiv muskelavslappning för att bygga in mer mindfulness i din rutin. Meditation ger klarhet i tankarna och har en lugnande effekt på hela kroppen.
- Öva på djupandning: Djupandning lugnar dig fysiskt och mentalt. Du kan utforska tekniker som boxandning eller 4-7-8-andning för en snabb återhämtning under en stressig dag.
- Regelbunden motion: Motion stimulerar utsöndringen av lyckohormoner. Ta dig tid att motionera, till exempel genom att springa, simma, yoga osv., minst några minuter varje dag.
- Rensa upp på skrivbordet: Om ditt skrivbord är rörigt kan du minska stressen genom att rensa bort visuellt störande element, såsom onödiga föremål.
- Ät näringsrik mat: Stress kan göra att vissa människor får större sug efter snabbmat. Att övervinna detta sug och välja näringsrik mat kan faktiskt minska stressnivån.
- Använd visualisering: Föreställ dig ett glatt minne från ditt förflutna. Genom att visualisera detta ögonblick kan du återuppleva de positiva känslorna och minska eventuell stress eller ångest.
- Umgås med andra: Människor är sociala varelser. Att umgås med vänner och familj hjälper dig att slappna av och stressa ner.
Dynamiskt arbete är ett annat sätt att möjliggöra en bättre balans mellan arbete och privatliv för dina anställda. Om det passar din affärsmodell, låt dina anställda arbeta hemifrån, ändra eller komprimera sina arbetstider på ett sätt som passar deras liv bäst. Det innebär till exempel att låta anställda som är vårdgivare arbeta hemifrån. Den globala bankkoncernen Barclays testade denna policy under 2015. År 2017 identifierade sig 57 % av de anställda som dynamiska arbetstagare, och deras engagemang var betydligt högre än hos kollegor som inte deltog i initiativet (cirka 5 % högre).
5. Förbättra projekt- och arbetsbelastningshanteringen
För att undvika utbrändhet måste du investera i bättre projektledning och processer för arbetsfördelning. För att optimera dessa processer är det viktigt att:
Arbeta med kapacitetsplanering
Kapacitetsplanering på byrån avser den strategiska processen att balansera tillgängliga resurser för att möta projektkraven. Innan resurser fördelas är det bäst att göra en resursbedömning. När du vet vilka anställda som har en låg arbetsbelastning för tillfället kan du fördela uppgifterna mellan anställda på ett sätt som inte överbelastar dem och förhindrar utbrändhet på lång sikt.
Använd projektledningsprogramvara för marknadsföringsbyråer
Det är bäst att använda specialiserad projektledningsprogramvara för att förbättra din marknadsföringsbyrås verksamhet.
ClickUp kan vara ett kraftfullt projektledningsverktyg för din byrå genom att hjälpa dig att skapa, fördela, spåra och övervaka flera projekt och kampanjer utan att missa något.
Du kan enkelt organisera och hantera olika projekt och uppgifter med hjälp av verktygets hierarkiska ramverk. Funktioner som ClickUp Workspaces och ClickUp Spaces kan hjälpa dig att kategorisera och hantera ditt arbete på ett effektivt sätt.
Med realtidsdashboards och ClickUp-vyer som Board och Calendar kan teamen enkelt visualisera sin arbetsbelastning, spåra deadlines och göra nödvändiga justeringar för att hålla koll på läget.
Det är inte allt. ClickUp kan också hjälpa dig med följande: :
- Skapa en projektbeskrivning som sammanfattar målen, rollerna och ansvarsområdena för ditt projekt med ClickUp Brain, ClickUps AI-assistent.
- Dela upp hela projektet i kompakta, hanterbara uppgifter med ClickUp Tasks.
- Analysera marknadsföringsbyråns struktur innan du bestämmer vilka medlemmar som ska tilldelas uppgifterna och sätter deadlines med funktionen Enkel eller flera uppdragstagare i ClickUp.
- Skapa ett utrymme där teammedlemmarna kan chatta, brainstorma och diskutera med hjälp av ClickUp Whiteboards.
- Organisera uppgifter i anpassade statusar innan du spårar uppgifternas framsteg tillsammans med respektive deadlines med hjälp av ClickUp Task Statuses.
- Ställ in villkor och beroenden för att automatisera statusflödet med ClickUp Automations.
- Övervaka och utvärdera uppgifternas framsteg och håll dina kunder informerade om framstegen med ClickUp Dashboards.
Proffstips: Hantera alla dina projektledningsbehov på ett och samma ställe med ClickUp Agency Management-mallen. Denna ultimata mall hjälper dig att hantera kundonboarding, projektöversikter, resurser, uppgiftsfördelning, samarbete, feedback, revideringar och projektleverans.
Förebygg utbrändhet med ClickUp
Utbrändhet på byråer har blivit ett vanligt fenomen. Det påverkar dina anställdas och byråns välbefinnande, vilket stör produktiviteten och resultatet. Genom att följa ovanstående strategier är det dock möjligt att bekämpa och förebygga utbrändhet.
Att använda ClickUp i din strategi kan hjälpa till att förebygga utbrändhet. Tack vare de omfattande anpassningsbara mallarna för marknadsföringsbyråer kan du effektivt hantera projektomfattning, projektets tidsplaner, resurser, arbetsbelastning, leverans samt kundernas feedback och revideringar – allt på en och samma plattform.
Som en av de bästa programvarorna för byråhantering erbjuder ClickUp AI-drivna lösningar för projektledning och samarbete, vilket gör det till det självklara verktyget för marknadsföringsbyråer.
Få mer gjort och spara mer tid genom att registrera dig gratis på ClickUp idag!