Du måste spendera pengar för att tjäna pengar.
Alla företag har varje år utgifter för personal, kontorslokaler, forskning, försäljning, marknadsföring och IT i sin normala verksamhet. Men hur mycket ska man spendera på varje område?
IT är en av de största utgifterna i alla organisationer. Gartner förutspår att de globala IT-utgifterna kommer att växa till 5 biljoner dollar år 2024. Denna stadiga tillväxt medför ett behov av att hantera sådana investeringar på ett effektivt sätt – en uppgift som en bra IT-budgetering är väl lämpad att klara av.
I det här blogginlägget diskuterar vi hur du kan använda bästa praxis för IT-budgetering för att förbättra den finansiella förvaltningen i din organisation.
Vad är IT-budgetering?
IT-budgetering är processen att strategiskt fördela medel till IT-projekt, verktyg, system, infrastruktur och driftskostnader. Detta inkluderar att analysera, tolka, prognostisera, fördela, godkänna och övervaka IT-utgifter.
Viktiga komponenter i en IT-budget
En IT-budget omfattar allt som IT-avdelningen behöver och använder. Detta inkluderar följande.
Hårdvara: Utgifter relaterade till fysiska tekniska tillgångar såsom servrar, datorer, nätverksutrustning och kringutrustning.
Programvara och tjänster: Programvarulicenser, applikationer och plattformar. Detta kan vara allt från standardprogramvara till specialiserade företagslösningar och prenumerationer på molnbaserade tjänster.
IT-personalens kostnader: Medan personalkostnaderna vanligtvis tas från HR-budgeten, ingår kostnader för konsulter, leverantörer, utbildning etc. i IT-budgeten.
Kostnader för teknisk support: Löpande underhålls- och supportkostnader, inklusive programuppdateringar, hårdvarureparationer, teknisk support och garantier.
Informationssäkerhet: Säkra IT-system, inklusive brandväggar och antivirusprogram, intrångsdetekteringssystem och säkerhetsrevisioner.
Molntjänster: Molntjänster och abonnemangsavgifter för molnlagring, datorresurser, SaaS-applikationer och PaaS-erbjudanden (Platform-as-a-Service).
Grunderna i IT-budgetering
IT-budgetering är en viktig del av IT Financial Management (ITFM), en populär metod för att finansiellt tillgodose en organisations behov.
ITFM fokuserar på att minimera slöseri, spara kostnader, prognostisera kapital- och driftskostnader och uppmuntra önskvärt ekonomiskt beteende, vilket allt kan uppnås genom budgetering.
Varför är IT-budgetering viktigt?
På den mest grundläggande nivån är IT-budgetering nödvändig för att förhindra att du spenderar pengar du inte har, dvs. överkonsumtion. Dessutom har IT-budgetering många fler fördelar än så.
Avkastning på investering
En bra IT-budget säkerställer att varje krona som organisationen spenderar ger avkastning. Den hjälper också projektledare och chefer att fokusera på initiativ som har större sannolikhet att ge resultat.
Om du till exempel investerar i biljettprogramvara kan en bra IT-budget visa på den exakta avkastning du kan förvänta dig, i form av ökade TAT- eller CSAT-poäng.
Strategisk anpassning
IT-budgetar hjälper avdelningschefer att hålla sig i linje med organisationens strategi. Om affärsstrategin till exempel är tillväxt, skulle du avsätta mer budget till verktyg för kundförvärv, såsom CRM, e-postmarknadsföring, försäljningsanalyser etc.
Hälsosam syn
När IT-budgeten fastställs i början av året krävs en helhetssyn på hela avdelningens behov och mål. Detta gör det möjligt för IT-chefer och projektledare att planera året på ett effektivt sätt.
Experimentering
En bra budgetering säkerställer att du avsätter tillräckligt med pengar för experimentella projekt, vilket kan hjälpa dig att skala upp din innovation. Du kan till exempel avsätta 5 % av din IT-budget för att bygga något radikalt utan att det påverkar resten av ditt arbete.
För att få alla dessa fördelar behöver du rätt personer vid ditt bord.
Vem är involverad i IT-budgeteringen?
En bra IT-budgetering måste vara en gemensam plan mellan ekonomiavdelningen och IT-avdelningen. Viktiga intressenter är bland annat ekonomichefen (CFO), teknikchefen (CTO) eller IT-chefen (CIO).
Vanligtvis är det CTO/CIO som ansvarar för att planera och begära en IT-budget, som CFO analyserar och godkänner. CIO ansvarar alltså för:
- Skapa en IT-strategi med projekt som är anpassade efter affärsmålen
- Identifiera behov, prognostisera kostnader och prioritera utgifter
- Samarbeta med andra avdelningar för att förstå organisationens IT-behov.
- Hantera IT-kostnader, utforma kostnadsbesparande åtgärder och förhandla med leverantörer
- Agil kapacitetsplanering och resursutjämning
- Bedömning och minskning av risker relaterade till IT-investeringar, inklusive säkerhets-/efterlevnadsrisker och projektöverskridanden
I vissa delar av denna process kan även andra avdelningar vara involverade. Till exempel kan HR ha inflytande när det gäller att anlita entreprenörer eller konsulter. KPI:er för upphandling kan innefatta att förhandla fram bästa pris med leverantörer.
Hur hänger IT-budgeten ihop med intäkterna?
IT-budgetering handlar om utflödet av medel, dvs. utgifter. IT-intäkter är inkomsterna, som spårar hur mycket pengar IT-tjänster eller -produkter genererar. Du behöver en bra balans mellan IT-intäkter och budgetar för att upprätthålla lönsamheten.
Genomsnittliga IT-budgetar som procentandel av intäkterna är ett viktigt mått på framgång i alla organisationer. Det kan variera mellan 2 och 8 %, beroende på bransch. Till exempel spenderar byggbranschen cirka 1,68 % av intäkterna på IT, medan banksektorn spenderar nästan 8 %.
För att upprätthålla den standarden och säkerställa avkastningen på investeringen behöver du en process. Låt oss titta närmare på det.
Utforska IT-budgeteringsprocessen: En detaljerad steg-för-steg-guide
Budgetering är en process som innebär att hantera flera rörliga delar. Du behöver en bra process och robust programvara för IT-projektledning som ClickUp för att planera effektivt. I det här avsnittet diskuterar vi båda delarna.
1. Utvärdera nuläget
Innan du visualiserar en framtida situation och planerar för den måste du förstå var du står. Granska din nuvarande IT-miljö, inklusive:
- Befintlig IT-infrastruktur, inklusive hårdvara, mjukvara, nätverkssystem och säkerhetsåtgärder
- Prestationsmått, såsom systemets drifttid, incidenthanteringstider och användarnas nöjdhetsnivåer.
Målet är att identifiera styrkor, svagheter och områden som behöver förbättras eller investeras i. Om dina servrar till exempel ofta är överbelastade, indikerar det ett behov av investeringar i ytterligare eller kraftfullare servrar.
Använd ClickUp Dashboards för att förstå din nuvarande situation. Anpassa den med de rapporter du behöver och utvärdera luckor.
2. Definiera IT-strategi och mål
Förstå företagets mål för de kommande åren och bestäm hur IT kan stödja dem. Skapa en stödjande marknadsföringsstrategi baserad på affärsstrategin.
Om ett företag till exempel vill öka sin marknadsandel genom att lansera en onlineplattform, skulle IT-strategin innefatta att bygga upp e-handelsfunktioner. Planera därför för detta. Att använda en IT-mall eller en mall för teknikplanering kan påskynda din resa.
Eller börja om från början och brainstorma dina behov tillsammans med ditt team med hjälp av ClickUp Whiteboard. Be om feedback och omvandla punkter till uppgifter direkt från whiteboardtavlan.
3. Prognosbehov
Utifrån din IT-strategi genomför du en grundlig behovsanalys. Ta med teknikuppgraderingar, implementering av nya system, personalbehov och andra nödvändiga IT-resurser.
Om du till exempel vill skala upp mjukvaruutvecklingen snabbt kan du behöva IT-dokumentationsprogramvara för att införliva repeterbarhet i din process.
ClickUp Forms är ett utmärkt sätt att samla in krav från projekt- eller funktionschefer. Skapa ett formulär och skicka det till cheferna för produkt, säkerhet, infrastruktur, data osv. för att få reda på deras behov.
4. Uppskatta kostnader
Uppskatta de direkta och indirekta kostnaderna som är förknippade med dina krav. Beräkna den totala ägandekostnaden. Till exempel kan din nya analysprogramvara kosta dig X dollar per månad i prenumeration.
Dessutom kommer du att ha kostnader för implementering, anpassning, användarutbildning, underhåll osv. Se till att du täcker alla kostnader som är förknippade med varje post i din budgetbegäran.
5. Prioritera investeringar
Det är osannolikt att du får igenom allt du har planerat. Prioritera därför för att säkerställa att budgeten för de viktigaste programmen godkänns.
Om du till exempel måste välja mellan att uppgradera CRM-systemet och förbättra cybersäkerhetsåtgärderna, kan det vara bättre att prioritera det senare om du har identifierat nya säkerhetshot.
Innan du begär en budget:
- Utvärdera affärseffekterna av varje budgetpost.
- Dokumentera dess strategiska betydelse
- Beräkna förväntad avkastning på investeringen i termer av affärsvärde, såsom besparingar, effektivitet, produktivitet etc.
6. Utveckla IT-budgeten
Med all information till hands kan du skapa en omfattande presentation av dina budgetar. Alla bra budgeteringsprogram för småföretag kan göra jobbet åt dig.
Skapa en tabell med poster för varje utgiftskategori. Inkludera information om det tillhörande projektet, hur mycket du vill uppnå, den budget du begär, potentiell avkastning på investeringen och andra resurser du kan behöva.
Använd ClickUps mallar för projektbudgetar för att komma igång direkt.
7. Få godkännande
Ta med det till ekonomi- och företagsledningen för att få godkännande. Var beredd att svara på frågor och förhandla med dem i detta skede. Om du använder en programvara för projektbudgetering kan detta enkelt ske asynkront.
8. Implementera och övervaka
Nu är det dags att använda de budgetar du har fått och implementera din strategi. För att säkerställa att du utnyttjar dina budgetar på bästa sätt, skapa dina projekt i programvaran för IT-driftshantering och övervaka framstegen.
ClickUps redovisningsmall hjälper dig att hantera denna process utan ansträngning. Med sina nio olika vyer gör denna avancerade mall det enkelt att övervaka leverantörsskulder och kundfordringar.
9. Granska och justera
IT-budgeteringsprocessen måste vara iterativ. Skapa en budgetkalender och regelbundna utgiftsgranskningar. Jämför faktiska utgifter med planerade budgetar för att omkalibrera för förändrade affärsbehov, tekniska framsteg eller avvikelser. Se till att dina IT-styrningsinitiativ är i linje med din budgetanvändning.
När du följer ovanstående budgeteringsprocess finns det några bästa praxis som du bör ha i åtanke.
Bästa praxis och tips för IT-budgetering
Att granska den nuvarande infrastrukturen, samla in krav, uppskatta kostnader, balansera motstridiga krav och ta fram övertygande budgetförslag kan vara mycket att hantera. För att göra det lite enklare följer här några råd från ledande aktörer inom detta område.
Anpassa IT-budgeten efter affärsmålen
Det bästa sättet att få din budget godkänd är att se till att den är i linje med affärsmålen. Om kopplingen inte är uppenbar, ta dig tid att förklara varför.
Du kanske vill investera i maskininlärning, medan affärsstrategin är att prioritera kundupplevelsen (CX). Som IT-chef bör du argumentera för hur dina maskininlärningsinitiativ kan förbättra CX och vilka affärsmål de kan bidra till att uppnå.
Använd data och analyser
När du genomför din revision, se om du kan gå tillbaka några år. Samla in data för att identifiera mönster, potentiella besparingar och fatta välgrundade beslut.
Om du inte har informationen, konfigurera ClickUps IT-hanteringsprogramvara för att samla in datapunkter för framtiden.
Med ClickUp kan du samla in information om ditt projekts effektivitet, inklusive beräknad tid, tidsåtgång, projektets livscykel, utgifter, betalningar, avkastning etc.
Kommunicera öppet
En bra IT-budgetering kräver input från dina teammedlemmar, projektledare, affärspartners och ekonomiteam. Kommunicera regelbundet med dem för att skapa öppenhet och förtroende.
ClickUps uppgifter inkluderar inbäddade kommentarer för att chatta i sammanhanget. Använd ClickUps chattvy för att se alla dina meddelanden på ett ställe och svara när du är redo.
Bygg upp anpassningsförmåga
Budgeteringen görs årligen, men de budgeterade medlen spenderas inte på en gång. Var därför flexibel med din budget under året.
- Gör regelbundna granskningar för att få en bild av hur dina utgifter utvecklas.
- Håll kvartalsmöten för att se hur projektbudgeten och resultatet har utvecklats under det senaste kvartalet och vad du behöver för det kommande kvartalet.
- Prata med affärsteamen för att förstå hur IT-programmen hjälper dem.
- Omfördela budgetar utifrån vad du lär dig och vad du behöver.
- Ta hänsyn till IT-risker. Så här gör du
Hantera risker och mildrande faktorer i IT-budgetering
Med cyberattacker, serveravbrott, dataintrång, skärpta krav på efterlevnad och mänskliga fel är IT-området fullt av risker. IT-budgeten måste ta hänsyn till och redovisa dessa risker.
Här är några potentiella risker och hur du kan minska dem.
Använd scenarioplanering för att hantera risker
När du prognostiserar behov, överväg olika scenarier. Om du till exempel behöver ett nytt CRM-system kan du bygga det själv, köpa ett SaaS-verktyg eller anpassa befintliga kalkylblad för detta ändamål.
Utforska vart och ett av dessa scenarier för kostnader, fördelar och risker. Planera dina budgetar för att minska riskerna som uppstår till följd av de val du gör.
Om du väljer att använda kalkylblad kan du behöva anställa fler personer eller lägga mer tid på att hantera det manuellt. Avsätt budget för ytterligare personal.
Förbered dig för risker med outsourcing
IT-team använder outsourcade team för att spara kostnader för löner och allmänna omkostnader. Att förlita sig på externa tjänsteleverantörer kan dock medföra risker relaterade till leverantörers stabilitet, tjänsternas kvalitet och risken för avbrott i tjänsterna, vilket kan påverka verksamheten.
- Utvärdera din leverantörs tillförlitlighet
- Upprätta ett starkt avtal som tydligt definierar leveranser och påföljder.
- Försök att sprida dina risker genom att anlita flera leverantörer.
- Utforma en kostnadshanteringsstrategi för den händelse att du drabbas av risken.
- Skapa reservmekanismer
Stärk risk- och efterlevnadshanteringen
IT-risker kan bli dyra. IBM har konstaterat att den genomsnittliga kostnaden för ett dataintrång är 4,45 miljoner dollar. När British Airways befanns ha brutit mot den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) bötfällde EU flygbolaget med 20 miljoner pund!
Det enda sättet att ligga steget före dessa risker är att aktivt stärka dina säkerhetsåtgärder. Hantera projektbudgetar för att stödja kontinuerlig optimering av säkerhets- och riskhanteringsinitiativ.
Dela upp dina IT-budgetar med ClickUp
Det är vanligt att team ser budgetar som begränsningar för sina utgifter. Tvärtom kan en välplanerad budget ge frihet att genomföra de projekt du vill.
Använd ClickUp för att skapa tydlighet och transparens i budgetprocessen. Samla in data och driv dina projekt på ClickUp för ökad effektivitet och detaljerad övervakning. Granska resultatet regelbundet och anpassa efterhand. Spara pengar längs vägen.
Låt IT-budgetarna frigöra dig så att du kan sträva efter dina mål. Prova ClickUp gratis idag!