Att hantera IT-driften inom din organisation är en komplex process. Det stora antalet projekt, inklusive mjukvaruutveckling, helpdeskprocesser och felrapporter, kräver mycket tid och arbete.
Vore det inte trevligt att slippa börja om från början varje gång du har ett nytt IT-projekt, en presentation, en webbplats eller en teknisk produkt? Det är precis där mallar kommer in i bilden.
Oavsett vilken typ av organisation du leder kommer IT-chefer och IT-team i alla branscher att kunna dra nytta av snabbare, effektivare och mer strömlinjeformade projektlanseringar med de kraftfulla IT-fokuserade mallarna i denna guide.
Oavsett om du skapar PowerPoint-presentationer eller bygger upp kunskapsbasdokument som hjälper till att spåra buggar, kommer dessa mallar att spara tid, energi och huvudbry.
Vad är en IT-mall?
IT-mallar hjälper teknikchefer och team att standardisera och effektivisera sina processer och arbetsflöden genom att snabbt beskriva det arbete som krävs för att utveckla programvara eller underhålla en viss teknik.
För ett mjukvaruföretag eller en webbdesignbyrå kan det innebära att du organiserar din mjukvaru- och SaaS-utvecklingsprocess bättre. För en helpdesk kan det handla om att spåra ärenden och problem.
IT-mallar är enkla dokument eller kalkylblad som hjälper organisationer att skapa och genomföra standardiserade arbetsrutiner. Ett förinställt dokument säkerställer att du har fastställt detaljerna, vilket hjälper kollegor och intressenter att hålla sig uppdaterade om dokumentets format och struktur.
Rätt mall kan till och med underlätta kommunikationen med kunderna. Ett mjukvaruföretag kan till exempel använda en mall för att beskriva sina tjänster till kunderna i ett standardpaket. Det bidrar till att projektet framstår som mer effektivt och professionellt, samtidigt som teamet drar nytta av ökad kontroll och standardisering.
Företag kan använda rätt mall för att hjälpa sitt IT-team att planera i förväg och blicka framåt, med fullständig kunskap om vad som kan förväntas nästa gång ett problem uppstår eller en app behöver byggas.
Vad kännetecknar en bra IT-mall?
Olika mallar är användbara för olika lösningar. Det kan därför vara svårt att definiera exakt vad som utgör en bra IT-mall. De bästa alternativen har dock några gemensamma egenskaper, nämligen följande:
- Användarvänlighet: Alla i teamet ska enkelt kunna börja använda mallen med självförtroende och veta exakt hur de kan dra nytta av den.
- Integration med projektledning: Helst bör din mall integreras direkt med ditt verktyg för webbutvecklingsprojektledning eller apputveckling, så att användarna kan skapa uppgifter eller omvandla en idé till ett större projekt.
- Låg (eller ingen) kostnad: Mallen du använder bör antingen vara gratis med det verktyg du väljer eller erbjuda en demo som låter dig testa den innan du bestämmer dig.
- Samarbetsfunktioner: En bra mall hjälper ditt team att redigera innehållet tillsammans och samarbeta för att genomföra det.
De 10 bästa kostnadsfria IT-mallarna för teknikchefer och IT-team
Dags att bli mer specifik. Oavsett om du är ett mjukvaruföretag som vill effektivisera dina byråprocesser eller en organisation som letar efter bättre IT-lösningar, kommer mallarna i denna guide att hjälpa ditt företag att uppnå dina viktigaste teknikmål.
1. ClickUp IT-projektlista-mall
Oavsett hur stort ditt företag är, är det troligt att ditt teknikteam har fullt upp med arbete. ClickUps mall för IT-projektlista hjälper teamledare att hålla koll på projekt och ligga före deadlines.
Det är det perfekta alternativet för att visa och hantera dina projektportföljer eller förbättra din ärendehanteringsprogramvara för din IT-servicedesk.
Mallen består av tre huvudsakliga vyer:
- Sammanfattningsvyn ger dig en tydlig översikt över dina projekt. Du kan kontrollera variabler som förfallodatum, prioritetsnivåer, status och påverkan för att fatta snabba strategiska beslut.
- Processöversikten ger samma information men organiserar den efter aktuell status. Använd den för att koppla projekt till team och spåra utestående uppgifter i varje steg.
- Kalendervyn skapar en datumbaserad projektbyggare och översikt. Det är ett utmärkt verktyg för att gräva djupare i långsiktig planering och kapacitetsöversikter för en given månad.
Tillsammans ger dessa vyer ditt företag en översikt över alla projekt, vilket underlättar hanteringen och arbetsflödet.
2. ClickUp Agile Scrum Management Template
En agil metod kan vara en livräddare när du utvecklar programvara, webbplatser eller SaaS-lösningar. ClickUps mall för agil Scrum-hantering hjälper dig att genomföra och effektivisera din metod.
Det finns en anledning till att agil utveckling har blivit den dominerande projektutvecklingsmetoden för de flesta företag. Men det kan vara svårt att genomföra för organisationer som just har börjat vänja sig vid konceptet. Denna omfattande mall kan vara till hjälp tack vare ett brett utbud av funktioner och vyer, bland annat:
- Ett flödesschema för whiteboardceremonier och evenemang som syftar till att hålla igång programvaruflödet.
- En översikt över de olika stegen under våren, inklusive planering, standup-möten, granskningar och retrospektiver.
- Ett produktförfrågningsformulär som hjälper dig att optimera de lösningar du bygger genom extern feedback om funktioner.
- En produktbacklog-byggare som gör att du kan hålla koll på designfunktioner som kan bli försenade.
- En felspårningsvy som syftar till att skydda din app från potentiella framtida problem.
- En lista över testkörningar för att säkerställa att din programvara fungerar smidigt
Det bästa av allt är att många av dessa vyer och funktioner är förkonfigurerade och redo att användas i presentationer. Det innebär att du kan skapa PowerPoint-presentationer och andra professionella presentationer på några minuter för att hålla intressenterna informerade om dina appar.
3. ClickUp IT-säkerhetslista-mall
ClickUp IT Security List Template syftar till att skydda dina data genom att spåra och visualisera dina säkerhetsinitiativ, övervaka systemprestanda och hjälpa dig att samordna med dina team för att skydda organisationen på tekniksidan.
Det börjar med anpassade statusar som spårar aktiva potentiella hot och åtgärder för att mildra dem. Därifrån får du olika visuella loggar över buggar och hot som kan finnas på listan över saker att åtgärda i framtiden. Med anpassade fält kan du lägga till attribut för att bättre hantera dina initiativ.
Men återigen, precis som med många av ClickUps mallalternativ, är det vyerna och integrationerna som verkligen gör detta till en oumbärlig nedladdning för ditt säkerhetsteam.
I vyerna kan du gruppera uppgifter och initiativ efter tillgångstyp, säkerhetsfunktion och andra parametrar. Integrationer med projektlednings- och samarbetsverktyg kan flytta dina programvarusäkerhetsproblem från översikt direkt till en handlingsplan så att du kan lösa dem.
4. ClickUp-mall för IT-incidentrapporter
Om ditt team inte hanterar dem på rätt sätt kan tekniska incidenter störa din webbplats, app eller till och med hela ditt företag. ClickUps mall för IT-incidentrapporter hjälper dig att upprätthålla driftsäkerheten medan du arbetar med att lösa incidenter.
Du och ditt IT-team kan registrera och hålla reda på incidenter på hög nivå, inklusive:
- Avdelningen
- Den anställde som rapporterade incidenten
- Incidenttypen, som du kan anpassa efter ditt företag och din verksamhet.
- Datakänslighet, som gör att du kan prioritera incidenter som rör känsliga data
- Den potentiella negativa inverkan på programvaran eller webbplatsen och företaget som helhet
- Rekommendationer för hur incidenten kan lösas
Denna mall innehåller standarduppgifter som du kan anpassa för att säkerställa att ditt företag vidtar alla relevanta åtgärder för att lösa problemet. Den avancerade funktionen för tidsspårning gör att du kan övervaka hur lång tid det tar att lösa ett problem, vilket kan ligga till grund för åtgärdsplaner för framtida incidenter.
5. ClickUp-mall för fel- och problemspårning
ClickUps mall för fel- och problemspårning hjälper IT-team att hitta och lösa fel och andra problem för din webbplats, programvara och applikationslösningar. Flera vyer, anpassade statusar och ett effektiviserat processflöde gör det möjligt för IT-proffs att standardisera processen.
Den presenterade vyn är en whiteboard-översikt över hur ditt företag eller din myndighet vanligtvis hanterar och löser buggar. Defect Master List håller en översikt över öppna, blockerade, tilldelade och pågående ärenden. Du kan expandera varje ärende för en djupgående vy av varje bugg och de nödvändiga stegen för att lösa den.
Och det är bara början. Skärmen Begränsningar och lösningar hjälper dig att förstå exakt vad dina lösningar kan och inte kan stödja. Ett integrerat felrapporteringsformulär flyttar nya problem direkt till ditt arbetsflöde, medan ett fördefinierat triagedokument beskriver processen när ett av dessa nya fel kommer in i systemet.
6. ClickUp-mall för backlog och sprints
Backlogging är en viktig del av den agila utvecklings- och designprocessen, och ClickUp Backlog and Sprints Template gör processen enkel. Använd den som ett verktyg för processkartläggning för att spara tid för ditt team och hålla alla uppdaterade.
Denna mall kan vara till stor hjälp för mjukvaruföretag som kontinuerligt arbetar med nya releaser. Ange variabler som deadline, prioritet och beräknad tid som krävs, och tilldela sedan front-end- och back-end-scrumpoäng. Vid varje incheckning kan du övervaka framstegen, bland annat via en tillförlitlighetsmätare som visar om uppgiften är på väg att slutföras i tid.
7. ClickUp-mall för release-anteckningar
Med ClickUps mall för release notes kan du förenkla en av de största potentiella huvudvärkarna som utvecklingsteam står inför: att informera alla om exakt vad som har ändrats i den senaste versionen av dina applösningar eller webbdesign.
Med mallen kan du beskriva nya funktioner och buggfixar i den nya versionen. Med den här mallen vet alla som använder dina lösningar vad de kan förvänta sig och kan enkelt läsa dina release notes när de vill.
Eftersom den här mallen finns i ClickUp Docs innehåller den funktioner för samarbete i realtid. Flera teammedlemmar kan samarbeta för att skapa innehållet och göra det presentationsklart för alla som behöver se det.
8. ClickUp-mall för felrapporter
Som en centraliserad funktion för IT-team som vill effektivisera sitt arbete finns det få mallar som slår ClickUps mall för felrapporter.
Det är en enkel rapport på en sida som dina teammedlemmar kan använda för att beskriva den grundläggande bakgrunden och problemen kopplade till en bugg som de (eller någon annan i din organisation) har hittat i dina lösningar eller på din webbplats. Den innehåller också en uppgiftsgenerator som skapar och tilldelar tydliga nästa steg.
Men den här mallen erbjuder en mer värdefull funktion än att bara identifiera varje enskild bugg som kan dölja sig i dina lösningar. Du kan också använda den för att få en mer holistisk, tidslinjebaserad överblick över alla problem som behöver lösas, vilket hjälper dig att bättre prioritera de korrigeringar som krävs för att dina lösningar ska fungera smidigt.
9. ClickUp-testfallmall
Ingen mjukvaruutveckling är komplett utan omfattande tester för att säkerställa stabilitet, säkerhet och framgång. Oavsett om du är en byrå som arbetar på uppdrag av kunder eller tillhandahåller interna IT-tjänster, hjälper ClickUps testfallsmall dig att förbättra och effektivisera dessa tester.
Betrakta mallen som ett testfallverktyg som standardiserar hela processen. Förutom att ange grundläggande information, såsom programvaruversion och datum, kan du ange testets grundläggande parametrar (till exempel att försöka logga in på den nyutvecklade marknadsföringsapplikationen) och dess resultat.
Du kan till och med gå längre än så. I avsnittet Resultatdetaljer i ärendehanteraren kan du lägga till alla nyanser i ditt test, inklusive förväntade resultat, faktiska resultat och en spårningsfunktion för godkänd/underkänd. På så sätt kan alla i teamet se exakt vad de behöver göra för att förbättra produkten.
10. ClickUp-mall för programvaruförändringslogg
Med ClickUp-mallen för programvaruförändringslogg kan du ge ditt team en redogörelse för exakt vad som har ändrats i varje release och uppdatering, så att dina IT-medarbetare kan gräva ner sig i nyanserna i dessa uppdateringar så fort ett experiment eller en release går fel.
Det är en enkel tabell med avsnitt som ändringsnummer, ändringstyp, beskrivning, status, prioritet och ägare. Men det som gör denna mall verkligen unik är dess förmåga att integreras med den större ClickUp-infrastrukturen.
Plötsligt kan din statiska tabell bli dynamisk tack vare beroenden. Uppgifter kan också hämtas direkt från ändringsloggen. Det är fortfarande en grundläggande översikt, men med ytterligare funktioner som förbättrar användarvänligheten och interaktiviteten för hela teamet.
Effektivisera din verksamhet och utveckling med ClickUps mallar för informationsteknik.
Vi kan inte nog betona vilken skillnad rätt mall kan göra för dina tekniktjänster och procedurer. Om du kan slippa börja om från början varje gång och istället bara fokusera på data och innehåll i en fördefinierad mall, har du redan vunnit.
Och det är innan vi ens kommer in på den skillnad som rätt IT-hanteringsprogramvara kan göra, särskilt när programvaran innehåller en mallbyggare och ett omfattande bibliotek.
Bland de många tillgängliga lösningarna sticker ClickUp ut. Det kan vara våra projektledningsfunktioner, samarbetsmöjligheter eller intuitiva användargränssnitt. Eller kanske är det den kostnadsfria versionen som du kan registrera dig för att testa vår app och våra mallar utan några förpliktelser.
Oavsett vilket är det dags att prova ClickUp för din organisation och effektivisera dina tekniska insatser. Redo att börja? Skapa ditt kostnadsfria konto på vår webbplats idag!