Om du vill skala upp din verksamhet måste alla avdelningar bidra till samma slutmål. När det gäller din IT-avdelning kan rätt styrningsdokument hjälpa dig att uppnå dina affärsmål. 🤩
IT-avdelningen är en av de dyraste avdelningarna i alla företag, eftersom den finansierar datacenter, programvara, enheter och andra tjänster. Enligt Gartner förväntas de globala IT-utgifterna uppgå till 4,6 biljoner dollar 2023, en ökning med 5,5 % från 2022. Det är därför viktigt för företagets vinst att ha en välfungerande IT-avdelning.
För att säkerställa att alla IT-aktiviteter stöder dina övergripande affärsmål behöver du ett ramverk för IT-styrning. Nedan förklarar vi vad ett ramverk för IT-styrning är, fördelarna med ett IT-styrningsprogram och vilken roll det spelar i bolagsstyrningen.
Vad är IT-styrning?
IT-styrning är en viktig del av alla företag och säkerställer att din IT-strategi är i linje med dina affärsmål. Liksom andra områden inom företagsstyrning hjälper den ledningen att fatta snabba beslut och driva företaget effektivt.
IT-styrning säkerställer att din IT-avdelning förstår hur dess beslut påverkar företagets vision. Dessutom hjälper IT-styrning till att säkerställa att ditt företag följer affärsregler, håller IT-avdelningens ledning på samma sida och säkerställer att alla IT-beslut bidrar till att höja värdet på ditt företag.
Vad är ett ramverk för IT-styrning?
Ett ramverk för IT-styrning är en plan som hjälper IT-proffs att fatta beslut. Enkelt uttryckt kartlägger det hur varje beslut eller investering i teknik kommer att öka företagets värde, minska riskerna och anpassas till dina affärsinitiativ. 🔍
Enkelt uttryckt förhindrar ett ramverk för IT-styrning att kollegor inom IT-avdelningen ”uppfinner hjulet på nytt”. Liksom många vanliga affärsdokument – SOP:er (standardiserade arbetsrutiner), utbildningsmanualer och företagsstadgar – effektiviserar det repetitiva arbets- och beslutsprocesser.
Ett ramverk för IT-styrning ger avdelningschefer en formell struktur för att skapa processer, utvärdera prestanda och planera för katastrofåterställning. Med tiden kommer skapandet av detta ramverk att minska antalet möten, e-postmeddelanden och ineffektivitet inom avdelningarna.
IT-styrning kontra bolagsstyrning
IT-styrning är en typ av företagsstyrning.
Företagsstyrning är ett system av regler, processer och riktlinjer som hjälper till att effektivisera hur ett företag drivs. Det är en färdplan för att definiera roller för intressenter och anställda, effektivisera strategisk planering och säkerställa att alla avdelningar följer gällande lagar och regler.
Företagsstyrning används av alla team inom ditt företag. Därför kommer en IT-avdelning att utgå från de redan etablerade riktlinjerna inom företagsstyrning för att fastställa sitt ramverk för IT-styrning.
Roller och ansvar inom IT-styrning
Att ha ett ramverk för IT-styrning på plats är avgörande för framgången för IT-projekt och organisationen som helhet. En del av det ramverket är att beskriva roller och ansvar för varje medlem i din avdelning.
Det finns vanligtvis fyra nivåer av IT-styrningsroller, inklusive:
- Strategiskt: Den högsta nivån av IT-styrning anpassar avdelningens strategi till den övergripande affärsstrategin. Denna nivå omfattar vanligtvis styrelseledamöter och CIO.
- Ledning: Den näst högsta nivån fastställer budgeten och fördelar IT-resurser för varje projekt. Denna nivå omfattar vanligtvis den högsta ledningen (inklusive vice VD:ar och avdelningschefer) som rapporterar direkt till CIO.
- Programstyrning: Denna nivå hanterar riskhantering, IT-investeringar, projektledning och cybersäkerhet för specifika IT-projekt. Denna nivå sköts vanligtvis av chefer och projektledare.
- Drift: Den lägsta nivån av IT-styrning optimerar den dagliga driften av hela avdelningen. Denna nivå består av mer juniora kollegor inom avdelningen.
Betydelsen av en IT-styrningsprocess i moderna företag
Huvudsyftet med IT-styrning är att säkerställa att alla IT-investeringar genererar värde för företaget.
Därför kan ineffektiv IT-styrning ha bestående negativa effekter på moderna företag. Om man inte inför lämpliga regler, processer och strategiska mål kan det försvaga kommunikationen mellan avdelningarna eller belasta företagets budget.
Dessutom kan dålig IT-styrning leda till följande:
- Felaktig hantering av känslig data: Om känslig data hamnar i fel händer kan det leda till identitetsstöld eller bedrägeri för dina anställda eller kunder. Detta är inte bara en teknisk mardröm för din personal, utan kan också leda till rättsliga konsekvenser.
- Dataintrång och cybersäkerhetsattacker: I USA är dataintrången högre än någonsin. Enligt en rapport från Apple ökade dataintrången med hela 20 % under de första nio månaderna av 2023 jämfört med hela 2022. Eftersom företag fortsätter att samla in personuppgifter från kunder och anställda ökar risken för att dessa uppgifter utnyttjas av cyberbrottslingar.
- Dålig fördelning av IT-budget och resurser: När det gäller teknik lever vi i en exponentiell tid – där den senaste tekniken blir föråldrad i allt snabbare takt. IT-styrning säkerställer att företag ägnar lämplig tid, pengar och resurser åt att undersöka de bästa affärsverktygen.
- Missförstånd om IT-risker: Dataintrång, cyberattacker och felaktiga IT-system uppstår eftersom anställda inte vet vad de står inför. Riskhantering är en viktig del av IT-styrningen, eftersom den förutsäger potentiella hot mot företaget.
- Att inte ta hänsyn till förändringshantering: Företagsstyrning finns till för att företag ska kunna fungera smidigt – oavsett vem som är ansvarig vid en given tidpunkt. Tyvärr är många företag starkt beroende av långvariga ledare och misslyckas med att dokumentera regler, processer och arbetsflöden. Att implementera effektiv IT-styrning innebär att planera för större personalförändringar, såsom att anställa en ny CIO.
Fördelar med att tillämpa IT-styrning
Rätt ramverk för IT-styrning hjälper till att stärka den strategiska anpassningen av ditt företag, hålla dina IT-initiativ inom budgeten och mildra eller förhindra säkerhetsöverträdelser. Även om fördelarna med IT-styrning är oändliga, finns det några fördelar som du bör känna till:
- Det anpassar dina IT-initiativ till affärsmålen: Detta säkerställer att alla IT-projekt bidrar till organisationens mål och garanterar en lämplig användning av avdelningens medel.
- Det eliminerar redundanser inom organisationen: En av de största fördelarna med företagsstyrning – inte bara IT-styrning – är att det eliminerar repetitiva uppgifter. Detta kan eliminera kalendermöten, förkorta projektets tidsplan och förhindra inköp av dubbla lösningar.
- Det främjar transparens och kommunikation: Genom att implementera IT-styrningsprocesser säkerställs att roller och ansvarsområden är tydligt definierade. Detta bidrar till att effektivisera kommunikationen inom hela avdelningen, eftersom yngre kollegor vet exakt vilken chef de ska vända sig till med frågor eller funderingar om ett visst projekt.
- Cyberattacker eskalerar snabbt: Med den ökande hotbilden inom cybersäkerhet måste IT-team vara förberedda på när (inte om) en attack inträffar. Att informera hela teamet om detaljerade protokoll för vad som ska göras i händelse av ett säkerhetsintrång kan bidra till att mildra effekterna för organisationen.
- Det säkerställer efterlevnad av regler och föreskrifter: Det finns många lagar och föreskrifter som rör hantering av säker data. Rätt ramverk för IT-styrning säkerställer att all IT-verksamhet följer Federal Information Security Management Act of 2002 (FISM), Fair and Accurate Credit Transaction Act of 2003 (FACTA), Gramm Leach Bliley Act (GLBA) och andra föreskrifter.
- Det förbättrar kundservicen: Alla vet hur frustrerande det kan vara att vänta i telefonkö till IT-avdelningen. Genom att skapa ett ramverk för IT-styrning säkerställer du att alla tekniska supportlinjer är bemannade med rätt personal, att ditt team har rätt utbildning för att lösa problem och att teammedlemmarna vet hur de ska eskalera särskilt svåra förfrågningar. Dessutom kan implementering av automatiserade arbetsflöden för vanliga frågor eller förfrågningar bidra till att förkorta väntetiderna eller hjälpa kunderna att lösa problem på egen hand.
- Det ökar medarbetarnas produktivitet: Rätt IT-styrningsprotokoll gör det möjligt för medarbetarna att prestera bättre på jobbet. Ditt ramverk bör inkludera lämpliga utbildnings- och introduktionsprocesser för medarbetarna så att IT-personal snabbt kan sätta sig in i avdelningens roller, arbetsflöden och riktlinjer.
- Minska teknikkostnaderna: Omkostnaderna för din IT-avdelning är sannolikt enorma – både när det gäller personal och infrastruktur. IT-specialister har ofta höga löner, men genom att säkerställa rätt utbildning, introduktion och interna processer kan du undvika att anställa för många. Dessutom kan du minska kostnaderna för din IT-infrastruktur genom att se till att du investerar i rätt system och programvara.
- Det tar kontroll över sociala medier och andra kommunikationskanaler: En stor del av företagskommunikationen sker utanför företagets brandvägg – särskilt inom sociala medier och plattformar för snabbmeddelanden. Med rätt IT-funktioner på plats säkerställs att information och data förblir säkra, oavsett var de finns.
- Det utbildar hela företaget i användningen av IT: I motsats till vad många tror är ett ramverk för IT-styrning inte bara byggt för din IT-avdelning. Istället utbildar rätt protokoll för IT-styrning alla avdelningar i hur man upprätthåller datasäkerhet och förebygger hot mot cybersäkerheten.
Hur man implementerar en IT-styrningsplan
Vill du skapa ett ramverk för IT-styrning men vet inte var du ska börja? Nedan går vi igenom en steg-för-steg-guide om hur du anpassar IT-initiativ till ditt företags mål.
1. Fastställ kort- och långsiktiga mål
Samla styrelsen och ledningsgruppen för att genomföra strategisk planering för det kommande året. När företagsövergripande mål har fastställts, träffa din CIO och ledningen för att fastställa årliga, kvartalsvisa och månatliga mål för ditt IT-team.
2. Titta på historiska data
Det bästa sättet att planera för framtiden är att titta på det förflutna.
Granska tidigare års säkerhetsöverträdelser och cyberhot, granska projekt som överskred budgeten eller inte slutfördes i tid, granska vanliga klagomål från kunder och träffa chefer för att se vilka anställda som presterar undermåligt. Att förbättra områden som visat sig vara problematiska i det förflutna kan bidra till att förbättra resurshantering, riskminimering och beslutsprocesser i framtiden.
3. Hitta en utgångspunkt
Det finns många befintliga metoder som du kan använda för att bygga upp ditt ramverk för IT-styrning.
Obs! Vissa certifieringar kan krävas för att förstå dessa modeller. Du kan behöva samarbeta med en konsult för att ta reda på vilken modell som fungerar bäst för din organisation.
Några populära metoder är:
- COBIT: Ramverket Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) har utvecklats av Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Som ett av de mest populära IT-ramverken för företag erbjuder det ett antal modeller för att öka värdet på informationssystem.
- ITIL: Information Technology Infrastructure Library (ITIL) är uppbyggt av en lista med metoder för IT-tjänstehantering som hjälper dig att anpassa IT-projekt efter dina övergripande affärsbehov.
- CMMI: Capability Maturity Model Integration syftar till att förbättra affärsresultatet genom att minska mjukvarurisker, förbättra kundservicen och förbättra din totala produkt.
- COSO: Committee of Sponsoring Organizations är ett ramverk för prestationsmätning som skapats för att säkerställa att ditt företag bedriver sin verksamhet på ett etiskt och transparent sätt och i enlighet med bransch- och internationella standarder.
4. Utnyttja verktyg för att automatisera repetitiva uppgifter
För att förbättra livscykeln för varje IT-initiativ måste du automatisera dubbelarbete.
Med ClickUp blir repetitiva uppgifter ett minne blott. ClickUp hjälper mjukvaruteam att samarbeta kring roadmaps, automatisera arbetsflöden, hantera IT-förfrågningar och följa projektets framsteg i realtid.
Letar du efter fler verktyg? ClickUp Automations erbjuder över 100 arbetsflöden för att effektivisera rutinuppgifter och förkorta projektets tidsplan. Dessutom håller ClickUp Gantt-vyn ditt team på samma sida genom att erbjuda en översiktlig bild av alla IT-prioriteringar.
5. Genomför ett pilotprojekt för din styrningsstruktur
Ett ramverk för IT-styrning är tänkt att vara ett levande dokument. Med andra ord, använd inte metoden ”ställ in och glöm bort” för ditt ramverk.
Istället bör du planera kvartalsvisa genomgångar med ledningsgruppen för att se hur ditt nya ramverk för IT-styrning uppfyller dina slutmål. Utifrån det kan du sedan redigera dokumentet efter behov.
Få igång ditt IT-styrningsramverk med ClickUp
Rätt ramverk för IT-styrning säkerställer att avdelningens mål överensstämmer med företagets mål, tydligt fastställer roller och ansvar och minskar repetitiva arbetsuppgifter.
Välj ClickUp för att komma igång med ditt ramverk för IT-styrning. ClickUp levereras komplett med IT-mallar, ett bibliotek med automatiseringar, flera vyer och tusentals integrationer. Prova ClickUp idag för att se hur du kan förbättra företagets värde och öka produktiviteten i din IT-avdelning.