”Att reagera på förändringar snarare än att följa en plan” är den fjärde pelaren i det agila manifestet. Den sammanfattar vad det innebär att vara ”agil” och förväntar sig att teamen ska omfamna förändringar och utvecklas dynamiskt i takt med förändrade affärskrav.
Det innebär att du behöver teammedlemmar och chefer som anpassar sig till förändringar och har de färdigheter och förmågor som krävs för att ställa om när situationen kräver det. Agil kapacitetsplanering hjälper till med det.
Vad är agil kapacitetsplanering?
Agil kapacitetsplanering är processen att utvärdera den produktiva tid som finns tillgänglig i varje sprint. Projektledare använder agil kapacitetsplanering för att schemalägga arbete och hantera leverans av programvara.
En agil kapacitetsplan är en funktion av följande.
- Sprintens längd: Vanligtvis två veckor eller tio arbetsdagar
- Teamets storlek: Antal teammedlemmar som är tillgängliga för sprinten
- Teamets tillgänglighet: Antal timmar som teammedlemmarna är tillgängliga, med avdrag för semester och helgdagar.
- Utnyttjandegrad: Den tid då teamet kan arbeta med målen för sprinten, vanligtvis 0,6–0,8.
Om du känner dig överväldigad av all terminologi finns här en praktisk ordlista med agila scrum-termer.
Agil metodik började som en metod för mjukvaruutveckling, men har på senare tid anammats av team inom alla möjliga områden. Digitala byråer, team som skriver innehåll, e-handelsföretag osv. använder agila metoder som Kanban eller Scrum för effektiv leverans av tjänster.
Om du är en projektledare som inte arbetar med mjukvaruutveckling och vill införa agila metoder är ClickUps mall för agil projektledning ett utmärkt ställe att börja på.
Du kan använda det medföljande formuläret för att effektivisera förfrågningar i backloggen, använda sprints för att utföra uppgifter och genomföra agila ceremonier som standups och retrospektiv, allt inom ClickUp.
Teamkapacitet kontra teamhastighet i agil planering
Teamets kapacitet och teamets hastighet är två viktiga mått som agila mjukvaruutvecklingsteam använder.
Teamets kapacitet avser antalet tillgängliga utvecklingstimmar per sprint. Teamets hastighet avser antalet story points som ett team kan utveckla i varje sprint.
Baserat på teamets tidigare prestanda uppskattar en agil projektledare eller scrum master framtida kapacitet och planerar användarberättelser för utvecklare.
Fördelar och betydelse av agil kapacitetsplanering
Agil mjukvaruutveckling kräver tydlighet i kaos. Även när affärskraven förändras anpassar sig ett scrumteam och fortsätter utan att tappa fart. Kapacitetsbaserad sprintplanering säkerställer detta.
Pålitlig leverans av programvara: Med noggrann kapacitetsplanering kan agila team bättre förutse tekniska insatser, vilket skapar större förutsägbarhet. På så sätt kan de göra realistiska åtaganden och leverera det de lovat.
Ökat förtroende: När leveransen av programvara är tillförlitlig och förutsägbar ökar förtroendet mellan affärs- och teknikteam. Detta främjar samarbete och innovation.
Bättre mjukvarukvalitet: Agil kapacitetsplanering skapar en struktur för vad som rimligen kan uppnås i varje sprint. Detta säkerställer att teamen inte tar genvägar och följer bästa praxis.
Noggrann budgethantering: När projektledare kan göra noggranna prognoser för teamets kapacitet kan de också hantera sina resurser och budgetar mer effektivt. Om du använder ett projektledningsverktyg som ClickUp kan budgetar och utgiftsrapporter också beräknas automatiskt baserat på data om kapacitetsutnyttjande.
Förbättrad teammoral: Kapacitetsplaneringen utförs utifrån teammedlemmarnas tillgänglighet under varje sprint. Teammedlemmarna visar större engagemang och delaktighet i projektet eftersom de själva väljer hur mycket arbete de kan utföra.
Processförbättring: Insikter från kapacitetsplanering kan också användas i olika processförbättringsmetoder. De hjälper till att utvärdera teamets prestanda, produktivitet och kvaliteten på arbetet, vilket med tiden leder till ökad effektivitet.
En bra agil kapacitetsplanering gynnar alla intressenter som är involverade i projektet. Den hjälper projektledare att styra leveransen i rätt riktning och upprätthålla engagemanget. Den stöder teammedlemmarna i att prestera till sin fulla potential. Viktigast av allt är att den skapar förtroende och pålitlighet för teknikteamet bland affärsintressenterna.
En aktivitet som är så avgörande för framgången i ett mjukvaruutvecklingsprojekt är inte utan utmaningar. Låt oss utforska några av dem och se hur du kan övervinna dem.
Utmaningar med agil kapacitetsplanering
Även om det ser enkelt ut vid första anblicken, involverar agil kapacitetsplanering en rad olika faktorer som måste uppskattas noggrant i förväg. Några viktiga variabler som kan påverka agil kapacitetsplanering är följande.
Teamets stabilitet: För att agil kapacitetsplanering ska vara effektiv behöver du ett stabilt team. Om du har en kapacitet på 40 timmar i en sprint och 400 timmar i en annan kan inga av fördelarna realiseras.
Individuell produktivitet: Teammedlemmarnas kompetens och produktivitet kan variera kraftigt. En praktikant kan behöva 10 timmar för att slutföra en uppgift som en erfaren medarbetare kan klara på 10 minuter. I grund och botten är inte alla ingenjörstimmar eller individuella kapaciteter lika.
Utnyttjandegrad: Utnyttjandegraden – ibland kallad fokusfaktorn – uppskattar hur stor del av teamets arbetstid som ska ägnas åt sprinten. Detta är en rimlig uppskattning, men den kan variera. Till exempel kan den sista sprinten under kalenderåret ha en lägre utnyttjandegrad med tanke på den kommande julhelgen.
Skalbarhet: I ett litet team är agil kapacitetsplanering enkelt. Men i en stor organisation som behöver planera kapaciteten för flera team kan det vara svårt att samla in rätt data och göra prognoser.
Relativa värden: Kapacitet mäts vanligtvis i timmar, vilket är ett absolut mått. Teamets hastighet och uppgiftsfördelning mäts dock ofta i relativa värden, såsom story points. Att förena dessa två mått leder till meningsskiljaktigheter.
Agila team behöver rätt kombination av verktyg och processer för att övervinna dessa utmaningar. Här är några ramverk som kan hjälpa till.
Hur man beräknar kapacitet i agila miljöer
I sin enklaste form är agil kapacitet = sprintens längd x teamets tillgänglighet x utnyttjandegrad. En gratis projektledningsprogramvara eller ett kalkylblad kan hjälpa dig att göra denna beräkning.
Det är dock inte alltid så enkelt. Var och en av dessa variabler kan ha andra bidragande faktorer. Vi utforskar dem nedan och visar exempel.
Sprintens längd: Sprintens längd är antalet dagar som tilldelas varje iteration. En typisk sprint kan vara två eller fyra veckor lång, men två veckor är vanligare. Om man bortser från helgdagar och andra externa faktorer har en typisk sprint tio arbetsdagar.
Teamets tillgänglighet: Teamets tillgänglighet beror på antalet teammedlemmar, arbetstimmar per dag, engagemang i andra projekt, möten och andra aktiviteter utanför arbetet samt eventuella frånvaron.
Tillgänglighet = antal teammedlemmar x (arbetstid – ledig tid – frånvaro)
Utnyttjandegrad: Det är orimligt att förvänta sig att teammedlemmarna ska arbeta 100 % av tiden med de användarberättelser som tilldelats dem. De behöver kreativa pauser, samarbetsmöten osv. Projektledare uppskattar utnyttjandegraden till 80 % för ett erfaret team och 60 % för nyutexaminerade eller nya teammedlemmar.
Låt oss se hur denna formel fungerar i praktiken.
Exempel på scenario ett
Låt oss säga att du har ett team på 10 personer som arbetar 8 timmar om dagen under en 10-dagars sprint.
Din agila kapacitet för nästa sprint skulle vara 10 (sprintens längd) x 10 (teamets storlek) x 8 (teamets tillgänglighet) x 80 % (utnyttjandegrad), vilket ger 640 timmar.
Exempel på scenario två
Låt oss säga att du har ett team med fem heltidsanställda utvecklare som arbetar 8 timmar om dagen och fem deltidsanställda konsulter som arbetar 3 timmar om dagen. Av dessa är en heltidsanställd utvecklare ledig i en vecka.
I det här fallet skulle din agila kapacitet för en två veckors sprint se ut enligt följande.
- Teamets tillgänglighet: [4 (heltidsutvecklare) x 8 (timmar) + 5 (deltidsutvecklare) x 3 (timmar) x 10 (arbetsdagar)] + [1 (heltidsutvecklare) x 8 (timmar) x 5 (arbetsdagar)]
- Utnyttjandegrad: 80 %
Kapacitet = 408 timmar
När teamet blir större påverkas tillgängligheten av andra faktorer, och kapacitetsplaneringen kan bli oändligt komplex. Så här kan du säkerställa att du utför effektiv agil kapacitetsplanering med rätt verktyg.
Hur man utför effektiv agil kapacitetsplanering
Effektiv agil kapacitetsplanering innefattar flera steg som kan variera kraftigt beroende på en rad faktorer. Här är ett ramverk som använder ett agilt projektledningsverktyg som hjälper dig att komma igång.
Är du ny inom agil projektledning? Här är tio agila mallar för dina projekt som ger dig grunden och data för effektiv kapacitetsplanering.
Förbered dig för nästa sprint
Den bästa tiden att planera kapaciteten är under sprintplaneringsmötet. Innan du planerar kapaciteten ska du identifiera de backlog-poster du planerar att arbeta med och prioritera dem. Du kan starta processen från grunden eller använda en av de många mallarna för kapacitetsplanering som guidar dig genom processen.
Om du använder ett projektledningsverktyg som ClickUp har du kartlagt hela produktlivscykeln, inklusive alla berättelser. Du kan titta på dina backlog-poster, utvärdera deras status och välja de rätta för din nästa sprint. Detta ger dig en uppfattning om den totala kapacitet du sannolikt kommer att behöva.
Mall för att registrera medarbetarnas arbetsbelastning för ett agilt team
Med ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning kan du ställa in förväntningar och planera uppgifter så att ingen blir överbelastad eller oförberedd. Hantera teamets arbetsbelastning effektivt och planera kommande sprintar med denna mall.
Identifiera de färdigheter du behöver
Innan du ser vilken kapacitet du har, bestäm vad du behöver. Beroende på vilka berättelser du har valt kan du behöva x antal utvecklare, y kvalitetsanalytiker och z affärsanalytiker.
Gör dessa beräkningar och identifiera de exakta profilerna för de teammedlemmar du behöver.
Lås sprintens varaktighet
Baserat på de backlog-poster du har identifierat, bestäm hur lång nästa sprint ska vara. Ta bort eventuella helgdagar eller andra lediga dagar för teamet/organisationen från denna beräkning.
Förstå teamets tillgänglighet
Ingen sprint är en ny start. Pågående projekt har alltid överföringar från tidigare sprintar, och teammedlemmarna kan behöva arbeta med andra projekt. Beräkna teamets tillgänglighet för nästa sprint noggrant.
När du använder ClickUp för att hantera ditt teams arbete får du omedelbar tillgång till deras tidigare produktivitet och framtida tillgänglighet. I vyn Arbetsbelastning kan du se tidsuppskattningar, slutförda uppgifter, öppna uppgifter, sprintpoäng osv.
När varje teammedlem matar in sina semester-/ledighetsplaner i ClickUp kan du också få en exakt bild av deras tillgänglighet för projektplanering.
Du kan också automatiskt beräkna teamets tillgänglighet med avancerade formler i ClickUps anpassade fält.
Ställ in sprinten på ClickUp
Använd ClickUp-uppgifter för att ställa in varje objekt som en del av din sprint. Använd uppgiftsvyn för att specificera användarberättelsen, lämna kommentarer, tilldela prioritet, lägga till taggar eller andra anpassade fält som du kan behöva.
Baserat på data från tidigare, lägg till en uppskattad tid för varje uppgift för att säkerställa att den kan slutföras inom sprinten. Ställ sedan in start-/slutdatum och beroenden.
Få teamets engagemang
Självorganiserande agila team gillar autonomi. Istället för att tilldela uppgifter till dina teammedlemmar, kalla till ett möte och uppmuntra dem att engagera sig i sin tillgänglighet. Låt dem tilldela uppgifter till sig själva och lösa eventuella problem under processen.
Bekräfta att du är redo
När hela din sprint är uppsatt på ClickUp och uppgifterna tilldelade är det dags att se till att ditt team kan slutföra dem.
Rationalisera arbetsbelastningen: Projektets arbetsbelastningsvy hjälper dig att se resursfördelningen mellan alla teammedlemmar, där du kan lägga till/ta bort uppgifter baserat på utnyttjandegraden. Om någon är i rött, dvs. har överkapacitet, ta bort uppgifter från deras lista och utvärdera deras leveranshastighet. För dem som har underkapacitet kan du lägga till sprintuppgifter.
Effektivisera tidsplaner: Använd ClickUps Gantt-diagramvy för att organisera sprintar och hantera milstolpar. Se beroenden och kopplade uppgifter för att säkerställa att de kan slutföras. Gör enkelt uppdateringar för att hantera hinder och förändrade tidsplaner.
Öka utnyttjandet med automatisering: Du kan frigöra kapacitet hos dina resurser genom att eliminera repetitiva administrativa uppgifter från deras pipeline. Använd ClickUp Automations för att tilldela uppgifter, lägga upp kommentarer och ändra status. Välj bland över 100 anpassningsbara automatiseringar, inklusive integrationer med verktyg som GitHub och Sentry.
Förbli agil hela tiden
Det är vanligt att nya uppgifter läggs till i en sprint eller att en teammedlem blir sjuk, vilket påverkar kapaciteten negativt. Ett verkligt agilt team kan anpassa sig till dessa händelser och ändå leverera kvalitetsmjukvara i tid och inom budget.
För att uppnå detta måste projektledare:
- Granska det arbete som slutförts varje dag
- Säkerställ att kapaciteten är tillgänglig enligt plan eller justera arbetsbelastningen därefter
- Underlätta kommunikationen mellan teammedlemmarna för att säkerställa smidiga överlämningar
- Uppmuntra teammedlemmarna att uppdatera all data för att hålla rapporteringen aktuell
- Identifiera fler uppgifter/aktiviteter som kan automatiseras för att förbättra effektiviteten
- Samla idéer för processoptimering inför nästa sprint
Skapa en verkligt agil kapacitetsplanering med ClickUp
Agila projekt går inte alltid som planerat. Per definition gynnar agila metoder anpassning till förändringar snarare än att följa en plan. Detta gäller även kapacitetsplanering. Som projektledare för ett agilt team måste du vara beredd att ändra, utveckla eller omvandla din strategi för kapacitetsplanering.
Oavsett om det handlar om en personlig nödsituation för en enskild teammedlem eller att ett team är helt otillgängligt på grund av ett annat projekt i kris, måste du alltid vara beredd med alternativ.
ClickUps omfattande projektledningsprogramvara ger dig flexibiliteten och översikten du behöver för att vara agil. Med ClickUp har du alltid koll på ditt teams tillgänglighet, prestanda, produktivitet, framsteg och mycket mer. Planera och genomför dina agila projekt utan ansträngning. Prova ClickUp gratis idag.