Hur man beräknar ledtiden för att optimera dina arbetsflöden

”Hur lång tid tar det?” och ”hur mycket kostar det?” är två frågor som alla köpare ställer, oavsett om det gäller en skräddarsydd kostym eller implementering av programvara.

I det här blogginlägget ska vi utforska vad som krävs för att besvara den första frågan med hjälp av ett begrepp som kallas ledtid.

Vad är ledtid?

Ledtiden avser den totala tid som krävs för att slutföra en process från start till slut. Det är tiden mellan att en kund lägger en order och tar emot sin produkt eller tjänst.

Begreppet ledtid har sina rötter i den tidiga industriella eran och blev alltmer framträdande i samband med tillverkningens och supply chain management-metodernas framväxt. Inom tillverkningen är det den tid som produktionsenheten behöver för att tillverka en produkt. Detta kan ta flera veckor.

Från tillverkning är det nu ett populärt mått i olika branscher. När du går till en restaurang och beställer middag kan de säga: "Vänligen ge oss 20 minuter för att förbereda din mat." De 20 minuterna är ledtiden.

Inom agil mjukvaruutveckling använder projektledare ledtiden för sprintplanering, schemaläggning av distribution, resursfördelning, hantering av intressenters förväntningar och mycket mer.

Olika typer av ledtider

Beroende på dina mål kan du mäta ledtider för hela processen eller bara vissa delar. Några av de olika typerna av ledtider är följande.

Produktionens ledtid

Den totala tid som krävs för att tillverka en produkt från starten av den fysiska produktionsprocessen till dess färdigställande kallas produktionens ledtid.

Tänk dig ett möbeltillverkningsföretag som tillverkar specialanpassade bord. Om det tar:

Den totala ledtiden för produktionen är nio dagar. Om det finns några luckor eller väntetider på grund av att monteringslinan/teammedlemmarna inte är tillgängliga, bör även dessa inkluderas.

Materialets ledtid

Tiden från det att en beställning av material görs till dess att det levereras och är klart för användning i produktionen kallas materialets ledtid.

Det inkluderar den tid som leverantören behöver för att behandla ordern, förbereda/tillverka råmaterialet, packa och skicka det till din monteringslinje.

Materialets ledtid är ofta den första delen av produktionens ledtid. Oavsett om det är en biltillverkare som köper aluminium eller en bagare som köper socker, avgör materialets ledtid när du kan börja arbeta.

Tillverkningens ledtid

Den totala tid som krävs för att tillverka en produkt, från produktionsstart till färdigställande av slutprodukten, kallas tillverkningstid. Den omfattar alla steg i tillverkningsprocessen, inklusive installation, projektgenomförande och montering.

Medan produktionens ledtid inkluderar tid för mottagande av material, inspektion etc., är tillverkningens ledtid endast den tid det tar att tillverka produkten.

Enligt föregående exempel skulle ledtiden för tillverkningen vara sex dagar, exklusive två dagar för att ta emot material och en dag för inspektion.

Ledtider för inköp

Tiden från det att en inköpsbegäran för varor eller tjänster görs till dess att de levereras kallas upphandlingsledtid.

Det omfattar hantering av beställningar, skapande av inköpsorder, val av leverantör, tillverkning och leverans. Ledtiden för inköp börjar före materialets ledtid, men inkluderar även den.

Ledtiden för inköp hjälper projektteam att mäta fördröjningen som uppstår till följd av processer utanför deras direkta ansvarsområde.

Kundens ledtid

Tiden från det att en kund lägger en order till dess att de får produkten eller tjänsten kallas kundens ledtid.

I en snabbmatsrestaurang som McDonald's minimeras ledtiden genom att förbehandla artiklar långt före beställningen – vilket är möjligt tack vare standardiseringen av tjänsterna. Detta gäller även SaaS-verktyg. En kund kan omedelbart få tillgång till programvaran eftersom produkten redan är skapad och klar att levereras.

Om du dock beställer en skräddarsydd logotyp för ditt varumärke kommer kundens ledtid att omfatta hela produktionsprocessen.

Leveranstid för frakt

Tiden från det att en produkt är klar för leverans från anläggningen till dess att den levereras till sin slutdestination kallas leveranstid. Denna period omfattar förberedelse av produkten för leverans, hantering, transport och leverans till kunden eller projektplatsen.

I modern supply chain management är leveranstiden en viktig mätparameter. Om din smartphone till exempel monteras i Kina eller Indien beror din möjlighet att sälja den i USA på hur lång tid det tar för din leverantör att skicka den till dig. Dina marknadsföringsplaner måste därför ta hänsyn till leveranstiderna.

Kumulativ ledtid

Summan av ledtiderna för olika processer kallas kumulativ ledtid eller ledtid i leveranskedjan. Den omfattar ledtiderna för alla komponenter och processer, från den initiala beställningen av råvaror till leveransen av den färdiga produkten till slutkunden.

Med så många olika typer av ledtider som gäller för olika situationer och miljöer kan det vara svårt att beräkna ledtiden. Därför har vi tagit fram en hjälpguide. Här är formeln för ledtiden och en steg-för-steg-process för att beräkna den.

Hur beräknar man ledtiden?

Det enklaste sättet att beräkna ledtiden är att titta på tidigare data och beräkna tiden från startdatum till slutdatum.

Om processen till exempel startar den 1 januari 2024 och slutar den 31 januari 2024 är ledtiden 31 dagar. I ett projektledningsverktyg som ClickUp kan du automatiskt beräkna genomsnittliga ledtider baserat på historiska data.

Även om den ger en bra samlad bild, ger denna formel för ledtid inte den detaljerade information som behövs för att förbättra effektiviteten. Ett annat sätt att närma sig detta är att arbeta framåt. Så här gör du.

1. Identifiera ledtidens komponenter

Börja med att dela upp processen i dess huvudkomponenter, till exempel:

Alla processer påverkar inte ledtiden. I vissa fall kan de kallas eller utföras på olika sätt.

Inom mjukvaruutveckling kan till exempel paketering innefatta containerisering och leverans kan vara distribution. För sådana projekt är ClickUps tidsspårning ett fantastiskt verktyg för att mäta noggrant. För att spåra tid på ClickUp kan teammedlemmar starta och stoppa timern, lägga till ett intervall eller bara ange den tid som tagit i timmar/minuter i efterhand!

Välj alltså alla komponenter som är tillämpliga för din verksamhet.

2. Mät individuella ledtider

Beräkna individuella ledtider utifrån de komponenter som är tillämpliga för dig.

Formel för upphandlingsledtid: Datum för mottagande av order – datum för rekvisition från projektteamet.

Om du använder ClickUp-formulär för att samla in beställningar blir det mycket enklare att ange mottagningsdatum och se ledtiden på instrumentpanelen.

Även om projektteamet har liten kontroll över hur snabbt inköpsteamet arbetar, är denna ledtid avgörande för processens totala effektivitet.

Formel för ledtid för produktion/tillverkning: Datum för slutlig produktion – datum för mottagande av råvaror. Använd detta mått för att bestämma den tid som behövs för att omvandla råvaror eller komponenter till slutprodukten, inklusive inställning, bearbetning, montering, kvalitetssäkring eller inspektionstider.

Formel för leveranstid: Tid från leverans till kunden – tid från leverans från lagret. Vissa företag inkluderar förpackning i tillverkningstiden, medan andra betraktar det som en leveransrelaterad process. Välj det som passar dig bäst.

3. Lägg ihop dem!

Summera de enskilda ledtiderna (inköp, produktion och leverans) för att få den totala ledtiden eller den faktiska orderledtiden. ClickUp-formelfält kan göra det mycket enklare med datum- och tidsfunktioner, strängfunktioner, logikfunktioner och matematiska funktioner.

Medan du gör det finns det några saker du bör tänka på.

Tänk på buffertid: Om du använder ledtider som riktmärke för att bestämma det leveransdatum du lovar kunden, lägg till lite buffertid för att täcka eventuella oförutsedda förseningar eller variationer i processen.

Till exempel kan en liten försening i ett steg ha en kumulativ inverkan på de följande stegen. Använd ClickUp Gantt-diagrammet för att visualisera beroenden och den totala inverkan på leveranstiden.

Dela upp ledtiden i detaljerade delar: De flesta företag beräknar ledtider för att förbättra effektiviteten. Om så är fallet vill du behålla alla detaljerade uppgifter. Du behöver till exempel veta om tullklareringen tar den största delen av din leveranstid.

Exempel på ledtider

Ledtid är helt enkelt tiden mellan start och slut på en process. Det finns hundratals exempel på ledtid inom olika branscher, företag, projekt och team.

Ledtid inom tillverkning

Låt oss säga att du är en tillverkare av bomullst-shirts som säljs i butiker. Din ledtid skulle då vara summan av:

Total ledtid = 35 dagar

Ledtid i projektledning för mjukvara

Programvaruutvecklingsprojekt kan skilja sig något. Planerings- och arkitekturfaserna kan vara mycket längre, men resten kan ske i korta sprintar som utvecklas stegvis.

Därför beräknas ledtider vanligtvis från det att en användarberättelse är klar till dess att funktionen implementeras.

Fördelar med att minska ledtiden

Ledtiden anger hur lång tid det tar att utföra arbetet. Genom att utvidga detta kan du ta reda på hur mycket du kan producera vid en given tidpunkt. Om en person till exempel kan utveckla en funktion på en vecka (dvs. din ledtid) kan du planera din resursallokering och kapacitet utifrån hur många funktioner du behöver utveckla varje vecka.

Med en kortare ledtid, dvs. om en person kan utveckla två funktioner varje vecka, kan du öka intäkterna, effektiviteten, kundnöjdheten, konkurrensfördelarna och mycket mer!

Kundnöjdhet: När du kan leverera en produkt snabbare till en kund är det troligt att de blir mer nöjda. Det är därför som att minska leveranstiden – dvs. att hålla deadlines – är en viktig måttstock för e-handelsaktörer som Amazon, som investerar stort i lagerhållning, logistik och automatisering för orderhantering.

Effektivitet: En kortare ledtid innebär att du kan göra mer inom samma tidsram, vilket förbättrar processeffektiviteten. Ökad effektivitet påskyndar också produktionen och minskar lagrings- och hållningskostnaderna.

Flexibilitet: Genom att minska ledtiden för projektgenomförandet ökar företagets förmåga att snabbt reagera på marknadsförändringar eller möta kundernas efterfrågan. Under COVID-19 fick organisationer som kunde arbeta på distans och skapa digitala upplevelser snabbt – med kortare ledtider – en enorm konkurrensfördel.

Lagerhantering: Kortare ledtider leder till minskade lagernivåer – den grundläggande fördelen som japanska biltillverkare först upptäckte med lean manufacturing. Detta frigjorde lagerutrymme, minskade lagerföråldringen och minskade kapitalet i lager, vilket förbättrade företagets övergripande finansiella hälsa.

Fördelarna med att minska ledtiderna syns genom hela processen. Men hur uppnår man det? Här är några tips.

Strategier för att minska ledtiden

För att optimera något måste du känna till det aktuella läget. Börja därför där.

Använd tidshanteringsappar för att beräkna ledtiden för alla processer och steg på ett exakt sätt. Identifiera sedan optimeringsmöjligheter. När du har grundläggande data till hands är nästa fråga: Hur kan du spara tid?

Automatisera

Automatisera processer som inte kräver mänsklig interaktion eller ingripande. Detta kan vara så enkelt som att ställa in if-this-then-that-arbetsflöden i din projektledningsprogramvara. Om en uppgift är försenad får personer automatiskt ett meddelande i eskaleringsmatrisen. Eller om designern har slutfört en uppgift tilldelas den automatiskt till utvecklaren.

ClickUp Automations har över 100 mallar för att effektivisera arbetsflöden, rutinuppgifter, projektöverlämningar och mycket mer.

Planera bättre

Planera resurserna för att eliminera onödiga väntetider. Använd ClickUp Workload-vyn för att se vem som gör vad och fördela arbetet. Uppmuntra teammedlemmarna att titta på sina egna produktivitetsrapporter för att uppnå sina mål för tidshantering!

Om du är osäker på var du ska börja kan ClickUps mallar för tidshantering hjälpa dig. Välj bland tio mallar och anpassa dem efter dina behov!

Gör noggranna prognoser

Minska ledtiden för lagerhantering med tekniker som säkerhetslager, återbeställningspunkter och ekonomisk orderkvantitet (EOQ) för att optimera lagernivåerna. Använd robust lagerhanteringsprogramvara för att göra inventering!

Dela kunskap

Förhindra kunskapsluckor med detaljerad dokumentation och kunskapsdelning. ClickUp Docs är utformat för att hjälpa dig att skriva och dela allt inom organisationen. Vad mer? ClickUp AI kan korrekturläsa, sammanfatta och göra informationen mer tillgänglig.

Minska ledtiden och optimera ditt arbetsflöde med ClickUp

Att snabbt och korrekt kunna svara på frågan ”Hur lång tid kommer det att ta?” är en viktig uppgift för en projektledare.

Det hjälper under hela projektledningscykeln med planering, schemaläggning, resursfördelning, beredskap, katastrofåterställning, intressenthantering, marknadsföringsstrategi etc.

Att beräkna ledtiden noggrant är ett enkelt men effektivt sätt att förutsäga framtiden. I dagens snabbt föränderliga värld kan minimering av ledtiden vara den enskilt största konkurrensfördelen för ditt företag.

Ju mer du investerar i att minska ledtiderna, desto mer effektivitet och produktivitet bygger du upp i dina system. Till exempel minskar även den enklaste automatiseringen ledtiderna, inte bara för den processen utan för hela organisationens arbetsflöde.

Optimering av ledtider har samverkande effekter, så ClickUp är utformat för att ge dig möjlighet att se, mäta och minimera ledtider.

ClickUps allt-i-ett -programvara för projektledning gör det möjligt för dig att spåra uppgiftstider, övervaka ledtider, mäta prestanda, optimera mätvärden och automatisera processer på ett och samma ställe.

Från kreativa byråer till fastighetsförvaltning – organisationer inom alla branscher levererar produkter och tjänster snabbt med ClickUp. Se själv.

Vanliga frågor (FAQ)

1. Vad är formeln för ledtid?

Ledtid = Tidpunkt för slutförande – starttid

Även om detta är den enklaste formeln för ledtid, förklarar den inte varför ledtiden är just det talet. Därför arbetar organisationer ibland framåt. Under sådana perioder beräknas ledtiden enligt följande.

Ledtid = inköpsledtid + produktionsledtid + leveransledtid

2. Vad är ledtid jämfört med cykeltid?

Även om dessa två mått är något likartade, tjänar de olika syften och behov. Här är en översikt över cykeltid kontra ledtid.

3. Vad är ledtid för leverans?

Ledtiden för leverans avser den totala tiden från det att en kund lägger en order till dess att den levereras till kundens dörr.