”Hur vi tillbringar våra dagar är naturligtvis hur vi tillbringar våra liv.” Så lyder det berömda citatet av författaren Annie Dillard. Och när du läser detta tillsammans med ”Dagarna är långa, men åren är korta.” känner du en viss rädsla.
Utnyttjar jag min tid på bästa sätt? Är mina dagar strukturerade på ett sätt som stämmer överens med mina personliga och professionella mål?
Här kan tidshantering vara till hjälp, och att sätta upp mål för tidshantering kan ge dig en strukturerad ram och ett nytt sätt att se på den tid du har och de mål du vill uppnå.
Vad är mål för tidshantering?
Mål för tidshantering är specifika mål som du sätter upp för att hantera din tid mer effektivt. Dessa mål hjälper dig att prioritera uppgifter, sätta upp tydliga deadlines och eliminera onödiga aktiviteter från din vardag.
En företagsägares veckovisa uppgifter kan till exempel omfatta att boka samtal med potentiella kunder, delegera uppgifter och mäta projektens framsteg. Med precisa mål för tidshantering vet företagsägaren exakt hur många timmar som behöver avsättas för varje uppgift och i vilken ordning de behöver utföras.
Det vanligaste sättet att sätta upp mål för tidshantering är SMART-modellen:
- Specifikt: Ett väl definierat mål som besvarar frågorna vem som är involverad, vad resultatet ska bli, vad som ska uppnås osv.
- Mätbart: Ett kvantifierbart och spårbart mål. ”Hur många timmar bör denna uppgift ta?”
- Uppnåeligt: Ett realistiskt och uppnåeligt mål
- Relevant: Ett praktiskt mål, till exempel ett mål som är i linje med dina personliga eller professionella mål.
- Tidsbegränsat: Ett mål med en tydlig tidsplan och deadline
Vilka är fördelarna med att sätta upp mål för tidshantering?
Du har en tydlig lista över saker att göra. Så varför ska du bry dig om att sätta upp mål för tidshantering också?
Låt oss ta en titt på några av fördelarna med mål för tidshantering:
✅ En sundare balans mellan arbete och privatliv
Rätt tidshantering innebär mer tid för dina nära och kära och för dig själv.
Du kan schemalägga tid för högprioriterade uppgifter inom arbetstiden och ändå få tid över för fritid och vila.
✅ Du skjuter upp saker mindre
Du behöver inte jonglera mellan olika uppgifter när du har en prioriterad uppgiftslista.
Du kan rikta din energi mot djupgående arbete utan att behöva fundera på vad du ska göra härnäst.
✅ En produktivitetsökning
När du är fokuserad på att utföra viktiga uppgifter, utan att behöva spendera tid på att fundera över "vad mer", kan du skapa en rutin. Denna rutin är inriktad på att hjälpa dig att utföra de viktigaste uppgifterna under din mest produktiva tid.
✅ Inget mer utbrändhet
Dåligt hanterat arbete kan vara emotionellt och fysiskt påfrestande. Lägg till missade deadlines och ett team som saknar fokus, så kommer du troligen att drabbas av utbrändhet.
Smart tidshantering kan minimera stress orsakad av frustration och arbetspress.
15 exempel på mål för tidshantering som du kan sätta upp
Att sätta upp tidsplanering kan vara överväldigande. Men här är några exempel på tidsplaneringsstrategier som du kan inspireras av:
1. Sätt upp tydliga numeriska mål
Ett tydligt mål är ett mål med realistiska tidsramar och mätbara resultat, som kommuniceras tydligt.
Anta att du är designstudent. Ditt mål kan vara att slutföra ett grupprojekt i tid och arbeta som ett team. Men det är svårt att skriva ner och följa upp flera mål med deadlines och ansvariga.
Om du använder ett verktyg som ClickUp, med ClickUp Goals, kan du hålla dig till schemat genom att sätta upp smarta mål och följa upp era framgångar som grupp.
Så här gör du:
- Sätt upp konkreta mål, till exempel numeriska mål, ja/nej-mål och monetära mål, för att lättare kunna följa upp dem. Skapa till exempel fem webbplatswireframes per vecka (ett numeriskt mål).
- Organisera flera individuella och teammål i mappar
- Få tillgång till riklig bildmaterial för dina mål och målsättningar genom att skapa moodboards för snabb referens
- Sätt deadlines för ditt team/din grupp och följ deras framsteg med hjälp av veckovisa resultatkort
2. Spåra din tid dagligen
Vet du vilka uppgifter som tar mest tid?
Om inte, är det dags att vakna upp och börja spåra din tid och upptäcka slösaktiga, improduktiva aktiviteter som tar upp din tid. Detta inkluderar även dina personliga aktiviteter.
Hur lång tid har du spenderat på sociala medier idag?
Men kom ihåg att detta är för att uppskatta vilka aktiviteter som utgör huvuddelen av din dag och inte för att ersätta dem.
Tidrapportering är enkelt med ClickUp.
Du kan registrera tid från vilken enhet som helst med ClickUps kostnadsfria Chrome-tillägg . Det gör det så enkelt som möjligt att registrera tid för olika uppgifter.
Arbetar du med en rapport på din iPad? Tryck bara på "start" med ClickUps globala timer och stoppa om du tar en paus eller hoppar mellan uppgifter.
Du kan också lägga till tidsuppskattningar för dina egna och teamets dagliga uppgifter för att klargöra hur lång tid en uppgift bör ta.
3. Prioritera dina uppgifter
”Ät grodan” är en populär metod för tidshantering eftersom ”att äta grodan”, det vill säga att avsluta den mest kritiska och utmanande uppgiften innan du tar itu med resten, är det bästa sättet att få saker gjorda.
Med andra ord är prioritering av uppgifter avgörande för att kunna slutföra värdefulla och viktiga uppgifter i tid, så att du kan göra framsteg mot större SMART-mål. Lämna de enklaste eller minst prioriterade uppgifterna till sist.
Skapa en lista med högprioriterade uppgifter varje morgon eller vecka, följt av en lista med lägre prioritet, som ett enkelt knep för att identifiera och agera på brådskande uppgifter. Detta säkerställer att viktiga uppgifter inte hamnar i skymundan av ad hoc-förfrågningar.
4. Använd tekniker för tidsblockering
Tidsblockering innebär att du delar upp din dag i flera tidsblock för arbetsrelaterade eller personliga aktiviteter.
Varje block är avsett för att slutföra den aktuella uppgiften utan distraktioner.
Här är några tidsbegränsade exempel på tekniker för tidsblockering:
- 3/3/3-regeln: Ägna tre timmar om dagen åt tre brådskande och tre mindre brådskande uppgifter. Till exempel att genomföra tre möten och svara på tre e-postmeddelanden inom tre timmar på tisdagen.
- Pomodoro-tekniken: Dela upp din arbetsdag i 25 minuters fokuserade arbetsperioder följt av en 5 minuters paus varje gång. Gör detta i minst fyra cykler
- Getting Things Done (GTD): GTD liknar Pomodoro-tekniken. Med GTD tar du itu med en uppgift direkt och ställer in en timer på 25 minuter, tar en paus på 5 minuter och fortsätter tills du är klar.
- 4-timmarsregeln: 4-timmarsregeln är en monotasking-teknik för tidsplanering där du avsätter ett fönster på 4 timmar för att slutföra en aktivitet.
5. Delegera några av dina uppgifter
Du behöver inte göra allt själv. Genom att delegera lite kan du få bättre kontroll över din dag.
Börja i liten skala genom att tilldela ditt team uppgifter av mindre värde, eller anlita en virtuell assistent om du är egenföretagare. Fastställ tidsramar och kommunicera krav så att det inte blir något fram och tillbaka.
Så småningom kommer du att märka två betydande vinster: du får mer tid över för viktiga uppgifter med högt värde, ditt team blir mer självsäkert och du kan delegera mer.
Kom ihåg att det är okej att be om hjälp. Delegering kräver ett nytt tankesätt och är en viktig del av den dagliga tidshanteringen.
6. Eliminera alla distraktioner
Att undvika distraktioner är lättare sagt än gjort. Dessutom blir det svårare att fokusera när man arbetar på internet eller i en grupp med nära kollegor.
Här är några sätt på vilka du kan eliminera distraktioner när du arbetar:
- Installera en meddelandeblockerare på din bärbara dator eller smartphone så att du kan arbeta utan avbrott
- Ställ in din telefon och andra kommunikationskanaler på ”Stör ej”-läge
- Avinstallera tillfälligt distraherande appar som sociala medier och spel från din telefon eller dator
- Stäng av e-postaviseringar så att du inte distraheras av att svara på nya e-postmeddelanden medan du arbetar med viktiga uppgifter
- Om du arbetar från kontoret, boka ett mötesrum för att arbeta ostört tills du är klar med ditt arbete.
7. Säg adjö till uppskjutande
Ett experiment visar att man upplever mest uppskjutande när uppgiften är mer komplicerad.
Här är något du kan göra medvetet för att minimera uppskjutandet:
- Dela upp en svår uppgift i deluppgifter med realistiska tidsramar istället för att ta på dig allt på en gång. En produktägare kan till exempel dela upp lanseringen av en ny produkt i mindre deluppgifter, såsom uppdateringar av webbplatsen dag 1 och 3, prisstrategi dag 4 och 5, distribution dag 6 till 10, marknadsföringsautomatisering dag 11 till 15 osv.
- Sätt en tidsgräns och håll koll på den med hjälp av ClickUps Time Tracker Chrome Extension när du går från en uppgift till nästa
8. Använd visuella verktyg för multitasking
Om du hanterar flera projekt och har direkt underställda har du inget annat val än att ofta multitaska.
Visuella verktyg förenklar multitasking och gör varje uppgift mer genomförbar.
Till exempel kan Gantt-diagram visa beroenden och överlappningar mellan uppgifter, Kanban-tavlor kan hjälpa dig att visualisera uppgiftsförloppet, flödesscheman kan visa beroenden mellan uppgifter och mind maps kan hjälpa dig att brainstorma idéer.
9. Effektivisera möten
Spåra dina mötestimmar och du kommer att bli förvånad över hur tidskrävande och minst produktiva vissa möten är.
Ställ in asynkrona uppdateringar med hjälp av ett verktyg för uppgiftshantering för att kartlägga projektets framsteg och begränsa mötets längd med en tydlig agenda.
Det innebär att du inte längre behöver hoppa på "snabba samtal" eller sitta igenom 15-minutersdiskussioner som har förvandlats till timmar.
ClickUps Clip-funktion hjälper dig att kommunicera effektivt genom skärminspelningar och eliminerar behovet av möten. Spela in videor (skärm + kamera) från din webbläsare och dela dem med dina teamkamrater.
10. Hantera projektets deadlines
Att hantera deadlines handlar inte bara om att hålla dem. Det handlar också om hur effektivt du planerar ditt arbete för att hinna i tid.
Detta innefattar att fastställa tydliga datum för varje uppgift som leder fram till projektets slutförande.
Här kan ClickUps kalendervy hjälpa dig att få en överblick över alla händelser och tidslinjer som du behöver tänka på för det aktuella projektet.
📮 ClickUp Insight: 63 % av våra undersökningsdeltagare rangordnar sina personliga mål efter brådskandehet och vikt – men endast 25 % organiserar dem efter tidsram. Vad betyder det? Du vet vad som är viktigt, men inte nödvändigtvis när. ⏳ ClickUp Goals, förbättrat med hjälp av ClickUp Brains AI-assistans, skapar klarhet här. Det hjälper dig att dela upp stora mål i daterade, genomförbara steg. ClickUp Brain ger intelligenta förslag på tidsplaner och håller dig på rätt spår med uppdateringar i realtid och automatiska statusändringar när du slutför uppgifter. 💫 Verkliga resultat: Användare rapporterar en fördubbling av produktiviteten efter att ha bytt till ClickUp
11. Utveckla en rutin
Är rutiner tråkiga? Inte riktigt. Sanningen är att du redan följer en rutin omedvetet. Du använder samma appar, äter vid samma tid varje dag, tar samma väg till jobbet osv.
Så varför inte utveckla en fast, medveten rutin även för ditt arbete?
Här är några tekniker för tidshantering som du kan använda för att utveckla en rutin:
- Schemalägg en specifik tidsperiod för interna möten och teamdiskussioner
- Bestäm en fast tid för att ta itu med högprioriterade uppgifter före allt annat; ät den där grodan!
- Avsluta arbetet vid en fast tid varje dag, så att ditt privatliv inte påverkas
- Planera in en timme varje dag för att svara på e-post, till exempel varje dag mellan 14 och 15.
12. Automatisera repetitiva uppgifter
Repetitiva uppgifter som dokumenthantering, uppdateringar av uppgifter eller rapportering är mindre värdefulla och tidskrävande.
Gör det till din uppgift att eliminera dem från din dagliga arbetsbörda genom automatisering. Det är en av de viktigaste tidsplaneringsfärdigheterna att utveckla.
Osäker på var och hur du ska börja med automatisering? Prova ClickUp Automation.
Tilldela nya uppgifter, flytta uppgiftsstatus, lägg till kommentarer, använd taggar och mycket mer på autopilot.
13. Hoppa inte över rasterna
Koppla bort och ta pauser ofta för att undvika utbrändhet. Flera studier har visat att pauser leder till ökad produktivitet och arbetsglädje.
Att hantera tid handlar lika mycket om att hantera din energi – att du har energi och vilja att ta itu med olika dagliga prioriteringar. En tumregel är att ta korta pauser var 25:e till 90:e minut.
Du kan planera in en paus eller ställa in en timer för att hålla koll på ditt arbete och få en påminnelse när det är dags att ta en paus. Din rygg kommer också att tacka dig för det.
14. Lär dig att säga nej
Att lära sig att säga nej handlar om att sätta gränser. Det skyddar din tid, frihet, energi och mentala hälsa.
Utan tydliga gränser kommer du att överväldigas av extra arbete och minskande prioriteringar. Identifiera därför vad som är mindre viktigt så att du kan ta itu med viktiga uppgifter först innan du säger ja till nytt arbete.
Ställ tydliga förväntningar både på och utanför arbetsplatsen så att dina vänner, familj och kollegor vet när de kan förvänta sig ett svar från dig.
15. Se helheten
Känner du dig överväldigad av förändringar eller drunknar du i att göra-listor? Att ta ett steg tillbaka kan vara lösningen för att se helheten.
Ta ett steg tillbaka och fundera över vilka dina största framgångar kan bli om några veckor eller månader. Skriv ner dem.
Du kommer att vara bättre förberedd för framtida projekt, välkomna förändringar, planera din tid effektivt och förstå när du har fullt upp.
Som individ vill du till exempel kontrollera dina framsteg varje månad, medan du för ditt team sätter upp en kvartalsvis granskningscykel.
Prioritera dina mål för tidshantering för att komma vidare
Konsekvens är en av de tidsplaneringsfärdigheter som är lättare sagt än gjort. Kom ihåg att det är okej att inte lyckas varje dag. Vi är ju trots allt människor.
Om du känner dig överväldigad, börja med det absolut nödvändigaste – sätt upp små, mätbara mål, prioritera uppgifter, delegera arbete och avsätt specifika tidsblock.
Men om du vill operationalisera dessa taktiker och göra dem till en del av din rutin kan ClickUp hjälpa dig!
Vill du bli en proffs på tidshantering? Prova ClickUp gratis idag!