Innan ett projekt påbörjas är en av de första sakerna som chefer fastställer en deadline, dvs. den dag då projektet måste vara klart. Deadlinen, även kallad förfallodatum, fungerar som en bokstöd för projektet.
I en studie av produktchefer har Gartner funnit att 45 % av lanseringarna försenas med minst en månad! I olika projekt, avdelningar, organisationer och geografiska områden är det ganska vanligt att deadlines inte hålls av olika skäl.
I det här blogginlägget undersöker vi varför det är viktigt att hålla deadlines, vilka utmaningar du står inför och hur du kan förbättra dina chanser att hålla deadlines i dina projekt.
Vikten av att hålla deadlines
När projektteamet skriver under på prickade linjen förbinder de sig att hålla en deadline. Detta åtagande i sig är skäl nog att hålla dem. Men det finns mer.
Trovärdighet: Att hålla dina åtagna deadlines är det grundläggande tecknet på trovärdighet. Det visar att du är pålitlig och trovärdig.
Operativ excellens: Att leverera ett projekt i tid visar dina färdigheter, förmågor och operativa excellens. Det visar att du kan uppskatta, planera och leverera ett projekt.
Ekonomisk försiktighet: Ibland innehåller kontrakt straffklausuler för försenad leverans, vilket innebär att du kan förlora pengar om du inte håller projektets deadlines. Genom att slutföra projektet i tid säkerställer du att du får betalt enligt överenskommelse.
Frihet att planera i förväg: När du vet att ett projekt kommer att slutföras i tid kan du planera nästa projekt med självförtroende. Detta bidrar till affärskontinuitet och, i förlängningen, lönsamhet.
Det är självklart att hålla deadlines är det mest grundläggande man kan göra i sitt yrke, men det är inte alltid så lätt.
Vanliga utmaningar med att hålla deadlines
Organisationer står ofta inför utmaningar när det gäller att hålla de deadlines de åtagit sig. Några av de vanligaste är följande.
Överdrivna löften: Säljteamet kan ha lovat en deadline som projektteamen har svårt att hålla.
Underskatta: Projektteam underskattar ofta den insats som krävs och åtar sig en omöjligt snäv deadline.
Orealistisk planering: Projektteam behöver tid för att förstå kraven och komma igång med arbetet. Genom att planera uppgifter från dag ett sätter projektledare sig själva och sina team i en situation där de riskerar att missa deadlines.
Dålig prioritering: Uppgifter har hierarkier och beroenden. Om man inte prioriterar dem rätt kommer teamen att hamna i kaos och förvirring, vilket i slutändan leder till att deadlines missas.
Bristande samarbete: När olika teammedlemmar inte kommunicerar regelbundet med varandra är det lätt att information faller mellan stolarna. Detta resulterar i undermåliga leveranser som måste göras om, vilket ytterligare förskjuter deadlines.
Den goda nyheten är att tusentals organisationer har ställts inför dessa utmaningar tidigare och har utvecklat beprövade strategier och bästa praxis för att övervinna dem. Låt oss hämta inspiration från dem!
10 beprövade strategier för att hålla deadlines
För att en deadline ska vara möjlig att uppnå måste den vara realistisk, dvs. arbetet måste rimligen kunna slutföras inom den tidsramen.
Innan du fastställer deadlines för projektet måste du ha en tydlig bild av omfattningen. Skissera uppgifterna, planera teamets storlek, uppskatta antalet arbetstimmar som behövs och kartlägg leveransschemat. Åta dig bara att göra det om det verkar genomförbart.
Nu när du har bestämt dig för en realistisk deadline, här är tio beprövade strategier för att hålla den.
1. Dela upp projektet i uppgifter och deluppgifter
Rom byggdes inte på en dag, och det kommer inte heller ditt projekt att göra. Dela därför upp ditt projekt i hanterbara delar med mindre uppgifter.
- Klargör projektets mål
- Skapa en tydlig hierarki av uppgifter och deluppgifter, och se till att de hänger ihop.
- Skriv detaljerade briefs/användarberättelser för varje uppgift för att säkerställa att teammedlemmarna förstår vad de behöver göra
- Skapa milstolpar som markerar slutförandet av specifika faser i projektet
- Tilldela användare och handledare för varje uppgift för att säkerställa en jämn fördelning av arbetsbelastningen
- Inkludera checklistor för att säkerställa att uppgiften slutförs enligt förväntade standarder
- Ange startdatum och slutdatum för varje uppgift
- Prioritera uppgifter och deluppgifter noggrant
Glöm inte dina operativa uppgifter, såsom standup-möten, retrospektiver, rapportering etc.
2. Använd projektledningsprogramvara
Det primära syftet med en uppgiftshanteringsprogramvara är att underlätta den operativa bördan för dig och ditt team. Projektledningsverktyg som ClickUp kan ge dig följande möjligheter:
Överskådlighet: Alla i teamet kan se vilket arbete som är planerat, vad som är gjort, vad som återstår och mycket mer. Detta hjälper alla att få en helhetsbild och bidra på ett holistiskt sätt.
Åtkomst: All information om projektet samlas på ett ställe så att alla kan komma åt den när de behöver den. Se till att alla är på samma sida, bokstavligt talat.
Samarbete: Har du en fråga till en kollega? Lämna bara en kommentar under uppgiften och tagga kollegorna. De får ett meddelande och svarar dig i rätt sammanhang, i tid.
Kopplingar: Ett projekt är mer än bara en samling uppgifter. Det omfattar dokumentation, arbetsflöden, konversationer och annan institutionell kunskap. Ett verktyg som ClickUp kan göra dessa kopplingar tillgängliga för alla teammedlemmar.
Uppskattning: Om du har hanterat ett liknande projekt på ClickUp tidigare har du redan all den operativa information du behöver. Med den kan du snabbt uppskatta arbetsinsatsen och planera för att hålla deadlines.
Daglig planering: ClickUp kan också fungera som en app för daglig planering, som ger dig en tydlig överblick över vilket arbete du och ditt team behöver utföra varje dag.
Med ClickUp som sköter projektledningen kan dina teammedlemmar fokusera på sina uppgifter.
3. Tänk på beroenden
Ett säkert sätt att missa deadlines är att anta att uppgifter fungerar isolerat och kan slutföras oberoende av varandra. I verkligheten är de flesta uppgifter i ett projekt beroende av andra.
Till exempel kan utvecklingsteamet bara börja arbeta med hemsidan när designteamet har färdigställt användargränssnittet. För att användargränssnittet ska kunna designas måste skribenten ha skrivit texten. Det kan de bara göra när affärsteamet har gett dem en brief.
En försening i något skede kommer antingen att skjuta upp den slutliga deadline eller lägga onödig press på dem som arbetar med de sista stegen. Det är bra att ha en detaljerad tidsplan, men det är en annan sak att hantera den.
Tänk på beroenden när du ställer in uppgifter. Med ClickUp-uppgifter kan du tilldela deadlines för varje uppgift och deluppgift. Samla teamet och diskutera beroenden med dem. Få deras åtagande att hålla sina deadlines i projektets intresse.
Kartlägg dessa beroenden med hjälp av ClickUps uppgiftsprioriteringar så att alla i teamet är medvetna om konsekvenserna av sina förseningar.
Om du är osäker på hur du ska prioritera uppgifter och beroenden kan du kolla in ClickUps prioriteringsmallar för att få hjälp.
4. Använd S-kurvan
En S-kurva är en matematisk graf som plottar kumulativa datapunkter över X- och Y-axeln. Ett typiskt projekt har formen av bokstaven S, därav namnet.
Låt oss säga att du utvecklar programvara för kundrelationshantering (CRM). Innan du kan börja skriva kod måste du förstå branschen, vilken typ av kunder du kommer att ha, vilken information du behöver samla in och så vidare. Detta tar tid i början.
Om du planerar kodningsuppgifter från dag ett kommer du att missa deadlines och riskera förseningar under hela projektet.
Att planera din tid och dina framsteg i form av en S-kurva hjälper dig att börja långsamt och sedan öka takten för att slutföra uppgifterna.
Använd ClickUps start- och slutdatum för varje uppgift för att säkerställa att du får plats med allt i schemat. På så sätt får du andrum i början av projektet och kan bygga upp momentum när du känner dig säker.
5. Planera in buffertid
Ett av de största misstagen som projektledare gör är att åta sig snäva deadlines och sedan packa in kritiska uppgifter för tätt. Detta skapar två specifika problem.
- Det skapar en känsla av brådska och eliminerar utrymmet för innovation eller fokus på kvalitet.
- Lämna inget utrymme för oundvikliga omständigheter, såsom en teammedlems personliga nödsituation
När du planerar ett projekt, avsätt lite extra tid i din arbetsplaneringsapp. Ge dina teammedlemmar utrymme att vara kreativa och inte bara jaga efter att slutföra uppgifter.
ClickUps funktioner för tidshantering kan hjälpa dig! När du har ställt in uppgifter, deluppgifter och beroenden kan du använda ClickUps kalendervy för att se helheten.
Om deadlines är för nära, dra och släpp dem till en annan dag. Detta kommer automatiskt att omplanera beroende uppgifter nedströms också.
Men kom ihåg Parkinsons lag, som säger att arbetet expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig för att slutföra det. Undvik att ge dig själv för mycket buffert för att undvika att skjuta upp saker. Deadlines kommunicerar hur brådskande det är att slutföra projektet.
6. Undvik att uppgifterna växer sig för stora
Scope creep uppstår när kunden/projektets sponsor gör ändringar eller tillägg till de ursprungliga målen för ett projekt. Scope creep leder vanligtvis till att arbetsbelastningen ökar, att nya uppgifter läggs till under arbetets gång och att tidsfristerna inte kan hållas.
Som projektledare är det ditt ansvar att undvika att projektets omfattning kryper. Du kan göra detta genom att samla in tydliga krav redan från början. ClickUps mallar för produktkravsdokument (PRD) är en utmärkt utgångspunkt.
Alternativt kan du omplanera projektet med en ny deadline för att anpassa det till det nya omfattningen.
7. Följ upp framstegen
Har du någonsin varit i en situation där deadline är idag, men du är långt ifrån att ha slutfört projektet? Detta händer särskilt när man hanterar flera projekt samtidigt.
För att undvika att bli överväldigad den sista dagen, håll regelbundet koll på framstegen.
- Titta på ClickUp-instrumentpanelen för att se burn-up- och burn-down-diagrammen
- Se arbetsbelastningsvyn för att se vem som ligger före eller efter i schemat. Erbjud hjälp till dem som har svårt att hinna.
- Använd Kanban-vyn för att sortera uppgifter efter status
- Använd Gantt-diagrammet för att visualisera kommande uppgifter och deras beroenden
- Använd kalendervyn för att se framtida uppgifter per dag, vecka eller månad
8. Hantera tiden effektivt
En av de avgörande faktorerna för ett framgångsrikt projekt är tidshantering. Du kan se till att du håller dig på rätt spår genom att övervaka, spåra och hantera ditt teams tid. Dessutom kan du också se till att ingen överbelastas och arbetar oändliga timmar. Och du utsätter dem inte för risken att misslyckas med att hålla snäva deadlines.
Det finns flera verktyg för tidshantering på marknaden, men det bästa är att använda ett verktyg som är utformat för att utnyttja tidsspårning för att lyckas med projekt.
ClickUps tidsspårningsfunktion gör precis det. Ditt team kan använda ClickUp för att spåra tid från vilken enhet som helst. De kan starta och stoppa timern medan de utför en uppgift eller lägga till tid i efterhand med manuell spårning.
De kan lägga till anteckningar till tidsposter för att ange exakt vad de har ägnat tid åt. De kan också prioritera uppgifter med hjälp av tidsplaneringsmatrisen direkt i ClickUp.
Som projektledare har du tillgång till detaljerade tidrapporter samt uppskattad och spårad tid. Använd detta för att förstå hur varje teammedlem presterar och ge dem den hjälp de behöver.
9. Automatisera det du kan
Dussintals mindre, repetitiva projektledningsuppgifter måste slutföras dagligen. Projektledare använder ofta appar med dagliga checklistor för att säkerställa att de slutförs.
Men du behöver inte göra allt manuellt själv. Automatisera så mycket du kan för att frigöra tid för att lösa problem och hjälpa ditt team. ClickUp Automations har över 100 fördefinierade arbetsflöden för alla typer av projektscenarier, till exempel:
- Lägg till ansvarig vid statusändring
- Skicka användaravisering om prioritetsändring
- Skapa återkommande uppgifter på specifika datum
- Lägg till en bevakare när deadline passerat
- Meddela chefen när den spårade tiden överskrider den beräknade tiden
Är du ny inom automatisering? Vi hjälper dig. Här är vår guide till automatisering med exempel!
10. Kommunicera proaktivt med alla intressenter
Trots dina bästa ansträngningar kan du ibland inte hålla en deadline på grund av faktorer som ligger utanför din kontroll. Till exempel har den globala pandemin och kriget i Ukraina skapat olösliga problem i leveranskedjan som har förskjutit flera organisationers deadlines.
När en deadline är på väg att missas, håll intressenterna informerade. Meddela projektets sponsor eller kund att förseningar är att vänta. Prata med projektteamet för att se om ni kan göra något för att slutföra projektet närmare deadline.
Missa aldrig en deadline igen
Att ge ett löfte och hålla det är kännetecknande för professionalism. Som ett löfte är deadlines viktiga.
Även om det är allmänt accepterat att deadlines ibland missas, ger det inte ett bra intryck av dina projektledningsfärdigheter om du ligger efter i schemat.
Förbättra din projektledning och missa aldrig en deadline med ClickUp. Behöver du planera ditt projekt? Använd uppgifter. Behöver du schemalägga det? Använd datum och tider. Är du orolig för uppgiftsberoenden? Koppla ihop uppgifter enkelt.
Är du osäker på om dina deadlines är realistiska? Använd kalendern eller arbetsbelastningsvyerna för att se vad som är möjligt. Vill du hålla koll på framstegen? Använd instrumentpanelen. Hantera flera projekt samtidigt? Inga problem!
ClickUp är utformat med alla verktyg du behöver för att hålla dig på rätt kurs. Inte övertygad? Se själv.