Från något så enkelt som att välja vad man ska ha på sig på jobbet till något så komplicerat som vilken affärsstrategi man ska implementera för att uppnå en konkurrensfördel – att fatta beslut är en integrerad del av vårt vardagsliv. Den mänskliga hjärnan är kopplad på ett sådant sätt att vi fattar många av dessa beslut undermedvetet, utan att ens vara medvetna om det! 🧠
Men alla beslut fattas inte (eller bör fattas) undermedvetet – ibland är de resultatet av noggrant övervägande, analys och planering. I sådana situationer krävs ett strukturerat beslutsfattande för att fatta rätt beslut eller ha en vinnande strategi.
Denna strukturerade approach till tänkande och resonemang är vad termen mentala modeller handlar om. I denna omfattande artikel presenterar vi de 10 mest kända exemplen på mentala modeller och ser hur de kan hjälpa dig att uppnå önskat resultat i en viss situation. Vi presenterar också ett kraftfullt produktivitetsverktyg som hjälper dig att implementera valfri mental modell i ditt privatliv och yrkesliv.
Vad är mentala modeller?
Enkelt uttryckt är mentala modeller verktyg för tänkande. De är strukturerade kognitiva ramverk som gör det möjligt för människor att kritiskt och rationellt analysera en situation eller ett problem och fatta välgrundade beslut.
Tänk på en mental modell som en förenklad representation av verkligheten som hjälper dig att bearbeta komplexa system och information för att lösa problem effektivt.
En framstående tänkare och Warren Buffetts partner, Charlie Munger, var en av de första förespråkarna för mentala modeller. Han hävdade att man inte kan förstå fakta förrän man ser hur de hänger ihop genom ett ” teoretiskt nätverk”. För att övervinna dessa blinda fläckar måste man medvetet utveckla och tillämpa olika mentala modeller på data och fakta för att förstå dem och förstå sina alternativ i en given situation.
Tänk på att vissa mentala modeller också kan vara negativa och bör undvikas. Det ligger i människans natur att utveckla felaktiga mentala rutiner i stressiga situationer – till exempel en kamp-eller-flykt-reaktion när man står inför fara.
Låt oss nu ta en titt på de 10 mest framträdande ramverken för att tolka information, förstå hur världen fungerar och fatta de bästa möjliga besluten, varje gång!
10 mentala modeller att implementera (eller undvika!) i ditt dagliga liv
Det finns dussintals mentala modeller som kan hjälpa dig att fatta alla typer av beslut. Men för att göra det kortfattat har vi handplockat de 10 mest framträdande för att förbättra ditt tänkande och resonemang både på det personliga och professionella planet.
Vi kommer också att undersöka hur ClickUp, en plattform utformad för att förbättra arbetsprestanda och få saker gjorda, kan hjälpa dig att tillämpa dessa mentala modeller med sina olika projektlednings- och produktivitetsfunktioner.
1. Bayes teorem
Bayes teorem försöker förutse sannolikheten för en händelse eller situation genom att analysera relevanta och historiska data samt andra situationella faktorer som kan leda till dem. Det är ett matematiskt sätt att förutsäga sannolikheten för en händelse istället för att förlita sig på antaganden, som ofta är felaktiga eller partiska. Så här ser Bayes teorem ut:
När du har utvärderat den matematiska sannolikheten för flera utfall med hjälp av Bayes teorem kan du använda ClickUp Whiteboards – ClickUps digitala whiteboardfunktion – för att analysera den potentiella effekten av varje händelse.
Om du inte är van vid whiteboards kan du komma igång med ClickUp Probability and Impact Matrix Template för att plotta sannolikheten och effekten av varje resultat på ett XY-plan för enkel analys. Detta kan hjälpa dig att upprätthålla realistiska förväntningar och fatta välgrundade beslut oavsett vad framtiden har i sitt sköte.
2. Alternativkostnad
Varje beslut vi fattar har en kostnad i form av alternativ som vi avstår från. Analysen av alternativkostnaden ger insikt i vad du kan gå miste om genom att välja ett visst alternativ i en given situation. Denna insikt gör det möjligt för dig att utvärdera de relativa fördelarna med dina val på ett opartiskt och objektivt sätt.
Du kan snabbt analysera alternativkostnaderna för varje val med ClickUp Gantt Chart-vyn. Använd den för att skapa detaljerade visuella färdplaner för varje viktig aspekt av din arbetsbelastning och enkelt identifiera de uppgifter som kan försenas eller överges om du beslutar dig för att ta på dig ytterligare arbete.
Eftersom Gantt-diagram också visualiserar beroenden kan du få en tydlig bild av alla aktiviteter som kan påverkas av en försening i slutförandet av en viss uppgift.
3. Redundans
Du kanske redan är bekant med detta – redundans avser att ha en extra mängd av någon viktig resurs (t.ex. en extra maskin eller anställd). Det ger en reservplan om den viktiga resurs du behöver går sönder innan den avsedda uppgiften är slutförd.
Så här ser det ut: om du bedömer att du behöver 10 personer för att hantera ett projekt, anställ 11–12. Se till att de 10 medlemmarna i det nya teamet är experter inom sina respektive områden och att de andra två har en allmän förståelse för allt som ingår i projektet. Dessa två personer kan hoppa in om en annan teammedlem blir sjuk, flyttas till ett annat projekt eller lämnar teamet.
ClickUps inbyggda funktioner för uppgiftshantering kan hjälpa dig att implementera ett redundansperspektiv i dina projekt. Med ClickUp Tasks kan du skapa flera deluppgifter inom varje uppgift och tilldela dem till olika teammedlemmar. När en uppgift delas upp mellan flera teammedlemmar blir den mindre beroende av en enskild person för att slutföras, vilket är vad redundans handlar om.
Du kan också lägga till en prioritetsnivå för varje uppgift och ha ett reservteam som kan hantera uppgifter med hög prioritet om de ursprungliga ansvariga inte kan slutföra dem.
4. Bakåtkedjning
Om du tenderar att fastna i detaljer när du strävar efter ett mål kan en enkel mental modell som kallas bakåtkedjning vara precis vad du behöver. Istället för att börja från steg ett och gå framåt föreslår bakåtkedjning att du börjar med ditt slutmål.
Börja med att skriva ner alla steg som krävs för att uppnå ett mål – men i omvänd ordning. Det som normalt skulle vara det sista steget hamnar nu högst upp på din att göra-lista, medan det som normalt skulle vara det första steget hamnar längst ner på listan.
Även om en framåtblickande process kan kännas bekant och mer intuitiv, kan den ibland dränka dig i alla detaljer och enskilda steg så att du tappar helhetsperspektivet. Däremot håller bakåtkedjning alltid ditt fokus på målet. Den erbjuder också en fördelaktig utgångspunkt för att nå dina mål på ett mer kreativt och effektivt sätt.
ClickUp kan hjälpa dig att implementera den mentala modellen bakåtkedjning med sin inbyggda målspårningsfunktion som heter ClickUp Goals. Använd den för att definiera ett mål du vill uppnå och dela sedan upp det i uppgifter som är nödvändiga för att uppnå det. För att arbeta bakåt från ditt mål, ordna om uppgifterna i fallande ordning med enkla dra-och-släpp-åtgärder.
5. Pareto-principen (80/20-regeln)
Pareto-principen säger att i de flesta fall kommer 80 % av effekterna från endast 20 % av orsakerna. Enligt denna regel bör du därför fokusera dina resurser och din energi på de aktiviteter som ger mest värde.
Om du driver ett företag kan ClickUp CRM hjälpa dig att väva in Pareto-principen i dina arbetsflöden genom att ge dig insikter om det potentiella värdet av dina kundinteraktioner i realtid. Detta hjälper dig att snabbt identifiera högvärdiga leads eller kunder som förtjänar mest uppmärksamhet och ansträngning. Du kan också enkelt spåra positionen för dessa leads och kunder i din försäljningspipeline och se vem som ansvarar för dem under avsnittet ”Assignee”.
6. Lagen om avtagande avkastning (eller avtagande marginell nytta)
Allt har sina gränser, även en investerings förmåga att generera avkastning. Avkastningen kommer att bli allt mer blygsam tills den så småningom blir noll eller i vissa fall till och med skadlig.
Lagen om avtagande avkastning säger oss att vi, istället för att stressa över aktiviteter som ger allt mindre värde, bör fokusera vår tid, energi och resurser på möjligheter som kan generera nytt värde.
För att identifiera de insatser vars avkastning börjar minska bör du ha ett system som möjliggör en jämförande studie av avkastningen över en viss tidsperiod. Lyckligtvis kan du använda funktionen ClickUp Dashboards för att spåra och visualisera avkastningen på alla dina investeringar med hjälp av linjediagram. 📊
Om du till exempel vill analysera vilka av dina försäljningskanaler som ger minskande avkastning månad för månad, importerar du helt enkelt försäljningsdata för varje kanal för de senaste sex månaderna till ClickUp och visualiserar den med hjälp av linjediagram på din instrumentpanel.
Du kan lägga till separata diagram för data för varje försäljningskanal och sedan enkelt se vilken marknadsföringskanal som har haft en nedåtgående ROI i flera månader.
7. Säkerhetsmarginal
Medan redundans innebär att du ska ha en extra reserv som försiktighetsåtgärd mot potentiella fel eller brist på viktiga resurser, förespråkar säkerhetsmarginalen att du införlivar en buffert i din planering. Denna åtgärd säkerställer att dina insatser är motståndskraftiga och kan stå emot bakslag, vilket minskar risken för misslyckanden eller, i värsta fall, en katastrof. 🧨
Säkerhetsmarginalen implementeras på olika sätt i olika situationer. Till exempel:
- Vid byggandet av offentlig infrastruktur (dvs. broar, järnvägar etc.) sätts maximigränserna på en nivå som är lägre än strukturens totala kapacitet.
- När projektledare sätter deadlines för projekt lämnar de som är duktiga lite utrymme för omplanering eller omfördelning av uppgifter till en annan medlem ifall någon blir sjuk.
- När företag gör finansiella planer inkluderar de en viss säkerhetsmarginal i sina försäljnings- och kostnadsberäkningar.
För att kunna utnyttja potentialen i denna mentala modell krävs konsten att göra prognoser. Du kan endast fastställa säkerhetsmarginalen genom att förutse olika utfall med hjälp av dataanalys. ClickUp förenklar denna process genom att erbjuda en rad prognosmallar, bland annat:
8. Bekräftelsebias
Bekräftelsebias är tendensen att tänka och tolka situationer på ett sätt som överensstämmer med våra befintliga övertygelser och idéer, samtidigt som vi avvisar allt som strider mot dem.
Under påverkan av denna negativa mentala modell kan vi avfärda all data och vetenskapliga bevis som strider mot våra förutfattade meningar och selektivt acceptera fakta för att skapa en illusion av verklighet. Ibland hittar människor på en motivering ur tomma intet för att rättfärdiga sina åsikter.
Det finns två lösningar för att undvika denna kognitiva bias:
- Den första är ödmjukhet. Du måste påminna dig själv om att det inte finns några universella sanningar och att det, oavsett hur välutbildad och informerad du är, fortfarande finns mycket du inte vet.
- Det andra är att fatta datadrivna beslut. Upprätta processer för att samla in och analysera data utan fel och lita sedan på dessa data i ditt beslutsfattande.
Medan den första delen av lösningen mer är en färdighet som du behöver öva på, kan ClickUp hjälpa dig med den andra delen. ClickUp Dashboards kan hjälpa dig att enkelt förstå mönster och trender som döljer sig i dina data med hjälp av visuella element som kallas kort.
Du kan automatiskt spåra projektdata om teamets prestationer och slutförda uppgifter, men du kan också importera data från externa källor för att visualisera och analysera. Med dussintals korttyper som stöds kan du välja en visualisering som presenterar dina data på bästa möjliga sätt.
9. Preferential attachment
Denna mentala modell står i viss motsats till Pareto-principen. Medan den senare föreslår att du ska fokusera på de 20 % av åtgärderna som leder till 80 % av resultaten, förespråkar den förra motsatt tillvägagångssätt.
Modellen för preferensfästning hävdar att genom att avsätta mer resurser till insatser som redan driver majoriteten av resultaten, förstärker du deras förmåga att generera resultat ytterligare, samtidigt som du inte ger andra aktiviteter en rättvis chans att göra detsamma.
Så, hur väljer du mellan dessa två tillvägagångssätt? Jo, balans är nyckeln. Innan du helt och hållet anammar Pareto-principen och ägnar dina bästa ansträngningar åt ett fåtal leads eller aktiviteter, se till att du avsätter en rimlig mängd tid, ansträngning och resurser för att testa potentialen hos andra intäktskällor.
10. Hanlons rakkniv
Självtvivel är djupt rotat i den mänskliga naturen. Ett bra exempel är hur chefer och säljteamledare letar efter fel när de inte lyckas avsluta en potentiell affär eller när det blir tyst från en lovande potentiell kund i förhandlingsfasen. Du kanske antar att det är något fel med din säljprocess eller med din produkt/tjänst som fick den potentiella kunden att backa ur. 🤔
Även om det kan stämma ibland, är det verkligen inte fallet varje gång. Leads kan sluta svara för att de är upptagna eller testar marknaden innan de gör en ekonomisk åtagande. Det är vad Hanlons rakkniv säger oss: Attribuera aldrig illvilja till något som kan förklaras med slarv.
ClickUp kan hjälpa dig att avgöra om dina marknadsföringskvalificerade leads (MQL) faller bort på grund av brister från din sida eller på grund av deras obeslutsamhet eller oansvarighet. Genom att samla in konverteringsdata från ClickUp CRM och analysera den med ClickUp Dashboards kan du avgöra om det finns en konsekvent trend av att leads faller bort eller om dessa händelser bara är isolerade incidenter.
Om det finns en trend måste du ta reda på orsaken eller orsakerna bakom den och förbättra din produkt eller marknadsföringsstrategi. Ibland är din strategi bra och du kanske istället måste optimera dina processer. Men om du stöter på enstaka fakta här och där, oroa dig inte för mycket för dem!
Implementera valfri mental modell i ditt beslutsfattande med ClickUp
De mentala modeller vi har presenterat kan hjälpa dig att fatta smarta beslut och göra klokare val. Du kan till och med skapa dina egna mentala modeller – det viktigaste är att se till att de bygger på korrekta data och logisk teori för att hjälpa dig att förstå något. När du fattar viktiga beslut är det sista du vill göra att förlita dig på gissningar.
ClickUps funktioner för visualisering, rapportering, uppgiftshantering och informationsorganisation (dvs. dedikerade projektutrymmen, dokument, flera vyer etc.) kan hjälpa dig att upptäcka svårfångade mönster eller insikter som du kan använda för att fullt ut implementera de bästa mentala modellerna i ditt dagliga liv och arbete.
Registrera dig för ClickUp idag och öppna dörrarna till överlägset beslutsfattande och problemlösning. Du kommer att tacka oss senare! 💪