I en idealisk värld skulle alla dina projekt genomföras exakt enligt plan, men i verkligheten kräver även de bäst planerade projekten ibland ändringar. Som projektledare är det ditt jobb att hantera alla ändringsbegäranden så att ditt team kan fortsätta arbeta smidigt mot att uppnå projektmålen. 🎯
Med det i åtanke ska vi undersöka varför det är så viktigt att ha koll på ändringshanteringsprocessen. Vi ska också lära oss hur man skapar och hanterar formulär för ändringsbegäran för att säkerställa att projektet levereras framgångsrikt, i tid och inom budget.
Vad är en ändringsbegäran?
En ändringsbegäran är ett förslag om att ändra ett system, en produkt eller – som vi ska fokusera på idag – en projektplan som redan finns på plats. Den initieras vanligtvis av projektets intressenter, till exempel en kund eller en teammedlem.
Ändringen kan avse vilken aspekt av projektet som helst, från större ändringar som en förändring av överenskomna leveranser eller affärsprocesser till mindre justeringar som själva projektets tidsplan.
En ändringsbegäran är ofta nödvändig när kundens behov förändras på grund av interna eller externa förändringar som påverkar deras verksamhet, resurser blir otillgängliga eller faser i ett projekt tar längre tid än väntat. 🐌
Vikten av ändringsbegäranden i projektledning
Små ändringar kan ofta göras ganska enkelt, men stora ändringar som påverkar projektets omfattning är en annan sak. Om de inte hanteras noggrant – och ibland även om de gör det – kan en ändringsbegäran i ett projekt orsaka stora störningar. 🚧
Beroende på ändringens omfattning kan de:
- Kräver extra resurser i form av personal eller utrustning, vilket kan få en dominoeffekt på tillgängligheten av dessa resurser för andra projekt.
- Lägg till ett betydande belopp till den planerade budgeten, vilket du måste motivera för kunderna eller ledningen.
- Förläng tidsplanerna långt bortom det ursprungliga slutdatumet, vilket kan påverka projektstarten eller andra projekt som resurserna är engagerade i.
- Inled ett mönster av kontinuerlig omfattningsökning, som snart kan komma att spåra ur.
- Påverka arbetsflödet och moralen i ditt projektteam, särskilt om ändringen inte kommuniceras på ett bra sätt.
Detta är bara några av anledningarna till varför det är så viktigt att ha en formell process för att hantera och övervaka ändringsbegäranden.
Fördelar med formella ändringsbegäranprocesser
En process för ändringsbegäran dokumenterar formellt ändringsbegäran och säkerställer att rätt procedur följs varje gång. Det gör det enklare att bedöma den potentiella inverkan som ändringen kan ha på projektets resultat samt på dina resurser, budget och tidsplaner.
Sedan kan du besluta om du vill godkänna ändringsbegäran eller inte. Om någon annan är ansvarig för godkännandet får den personen den information som behövs och du kan följa godkännandeprocessen. ✅
Men det slutar inte där. När det är dags att genomföra en godkänd ändring ger ändringsbegäranformulären den information du behöver för att justera din projektledningsplan.
Sist men inte minst håller en bra process för ändringsbegäran alla berörda parter informerade, så att alla förstår vad ändringen innebär, varför den sker och hur den kommer att påverka dem.
Exempel på ändringsbegäranden
Projektledare måste hantera flera olika typer av ändringsbegäranden. Föreslagna ändringar kan omfatta:
- Ändringar av de ursprungliga leveranserna eller projektets omfattning för att hålla jämna steg med marknadsförändringar, produkttillgänglighet eller begära ytterligare resurser.
- Förbättringar eller uppgraderingar för att förbättra användarupplevelsen när ny teknik blir tillgänglig
- Omarbetade system eller designelement i takt med att ett företags varumärke eller produktutbud utvecklas
- Förbättringar som effektiviserar interna processer och sparar tid eller pengar
- Korrigeringar av fel eller systemfel som har upptäckts
- Förebyggande åtgärder för att minska effekterna av risker som har identifierats sent i processen
- Justeringar av system för att anpassa dem till de senaste bästa praxis enligt Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
Hur man skapar en ändringsbegäran
När det gäller att skapa en ändringsbegäran finns det två huvudsakliga steg: brainstorming och inlämning av ändringsbegäran. Låt oss titta på vart och ett av dem.
1. Brainstorma ändringens omfattning
Börja med att brainstorma allt du behöver tänka på kring din nya funktion och ändringens omfattning. När du brainstormar först får du alla detaljer du behöver för att skicka in en komplett ändringsbegäran. 🤔
Använd denna förberedelsetid för att säkerställa att du har en tydlig bild av vad den nya funktionen innebär och hur den fungerar. Gå sedan in på detaljerna om vilket mervärde den kommer att tillföra och hur viktig den är.
För att maximera dina chanser att få din ändringsbegäran godkänd kan det vara bra att sätta sig in i rollen som den som godkänner ändringen under detta steg. Fundera på vad som skulle motivera dem att säga ja till ditt förslag. Kommer denna ändring till exempel att förbättra funktionaliteten, locka nya kunder, effektivisera interna processer eller spara eller tjäna pengar?
Skapa en översikt över implementeringsprocessen och tidpunkten för ändringen, samt vilka ytterligare resurser du behöver och hur mycket ändringen kommer att kosta. Tänk också på hur det kan påverka andra delar av din webbplats.
Du kan behöva rådfråga kollegor med specifik expertis, till exempel din IT-avdelning, för att få mer detaljerad information.
Användbara verktyg för brainstorming
Du kan brainstorma på gammaldags sätt med papper och penna eller arbeta elektroniskt i ett Word-dokument. Eller så kan du spara massor av tid och ansträngning och använda ClickUp.
Denna onlineplattform för projektledning och produktivitet erbjuder flera praktiska verktyg för detta steg:
- Dokument: ClickUp Docs erbjuder ett utrymme där du kan samla dina tankar och strukturera dem på ett meningsfullt sätt.
- Whiteboards: Om du tänker bättre med visuella verktyg kan du prova ClickUp Whiteboard för att generera idéer och koppla ihop dem så att du får en helhetsbild.
- Samarbete: ClickUp gör det enkelt att samarbeta med kollegor. Ni kan arbeta tillsammans på dokument i realtid, även om ni inte befinner er i samma rum (eller land). Tagga dina kollegor så att de kan lägga till sina tankar när de loggar in senare.
- Uppgifter: För att spara ännu mer tid låter ClickUp dig ta text från vilket som helst av dessa verktyg, omvandla den direkt till en spårbar ClickUp-uppgift och tilldela den till en teammedlem.
- Anslutning: Alla dina dokument, whiteboards och uppgifter är kopplade till ditt projekt, så att du alltid kan hitta dem igen.
2. Skapa och skicka in ditt ändringsbegäranformulär
Nu är du redo att skapa din faktiska ändringsbegäran. 📝
Använd all information du har samlat in för att fylla i ett formellt ändringsbegäranformulär. Du kommer troligen att behöva ange följande information:
- Projektnamn
- Projektets plats
- Namn på teammedlemmar (inklusive roller som projektledare, entreprenör eller ingenjör)
- En utförlig beskrivning av den begärda ändringen (inklusive alla berörda funktioner och egenskaper)
- Skäl för ändringen av omfattningen, med tillräckligt detaljerade uppgifter för att uppmuntra den som godkänner begäran att godkänna den.
- Ändringens prioritetsnivå (hur brådskande och viktig du anser att ändringen är – eller om den bara skulle vara trevlig att ha)
- Inverkan på arbetsomfånget och hur det kommer att påverka projektet i stort
- Kostnaden för ändringen och dess inverkan på projektbudgeten
- Inverkan på projektets tidsplan, till exempel om det kommer att påverka några beroenden och/eller projektets slutdatum.
- Inverkan på projektresurserna, till exempel om extra resurser behövs och detaljer om exakt vad som kommer att behövas.
- Inverkan på teammedlemmarna som är intressenter i projektet
- Andra konsekvenser eller viktig information
När du är redo skickar du in din ändringsbegäran.
Användbara verktyg för att skapa och skicka in din ändringsbegäran
Även här kan ClickUp hjälpa till med två sätt att skapa en ändringsbegäran:
- Ändringsbegäran-generator: ClickUp Project Change Request Generator använder avancerad AI-funktionalitet för att hjälpa dig att generera och hantera ändringsbegäranden. Fördefinierade mallar och anpassningsbara fält säkerställer att du fångar upp all information som behövs.
- Mall för ändringsbegäran: Alternativt kan du gå direkt till ClickUp Change Request Template och lägga till den i ditt arbetsområde. Denna färdiga mall för ändringsbegäran är gratis och enkel att använda. Fyll bara i den och skicka in den.
När en ändringsbegäran skickas in på ClickUp-plattformen med någon av dessa metoder läggs begäran till i ditt arbetsområde och arkiveras enligt det projekt du har angett. Varje avsnitt i formuläret för ändringsbegäran skapar ett anpassat fält som innehåller relevant information, så att du alltid kan se detaljerna i begäran. 🔎
3 tips för att skapa en ändringsbegäran
Nu när du har grunderna klara för dig kan vi titta på några sätt att ta din process för ändringsbegäran till nästa nivå.
1. Skriv som ett proffs
ClickUps AI-skrivassistent hjälper dig att skriva tydligare och mer koncist, så använd den för att finjustera innehållet i din inlämning.
2. Anpassa och dela formuläret för ändringsbegäran
ClickUps mall för ändringsbegäran är helt anpassningsbar. 🪄
Du kan redigera fält, ta bort dem från formuläret om du inte behöver dem eller lägga till extra fält som du vill se. Du kanske till exempel vill inkludera fält för den som begär ändringen, dennes avdelning, roll eller telefonnummer.
När du är nöjd med formuläret kan du dela det med ditt team eller ladda upp det på din webbplats så att alla kan komma åt det.
3. Finslipa din process kontinuerligt
Varje gång du slutför en ändringsbegäran ska du leta efter sätt att förbättra processen ytterligare. Ditt mål är att skapa ett standardformat och en standardprocess som du och ditt team kan följa varje gång ni överväger att göra en ändring.
Hur man hanterar ändringsbegäranden
Det krävs en del arbete för att hålla koll på ändringsbegäran – och om du hanterar flera ändringsbegäran samtidigt kan det bli överväldigande. 👀
Du kan försöka hantera dem med hjälp av ett Word- eller Excel-dokument. Men om ditt projekt eller den föreslagna ändringen är omfattande blir manuella metoder snart omöjliga att genomföra.
Lyckligtvis effektiviserar projektledningsprogram och verktyg för processautomatisering alla aspekter av ändringsbegäran, oavsett hur stort eller litet ditt projekt är.
Även här kommer ClickUp väl till pass, eftersom det ger dig en tydlig översikt över alla dina ändringsbegäranden. Det hjälper dig också att spåra var varje begäran befinner sig i processen och kommunicera detta till ditt team.
Ett urval av visningsformat
Med ClickUp kan du se och hantera alla ändringsförfrågningar som du eller ditt team har skickat in. Du kan till och med välja vilket format du vill se dem i.
Till exempel:
- I vyn Ändringsbegäran kan du skicka in nya begäranden.
- I vyn Begäranlista visas alla ändringsbegäranden som är under behandling, sorterade efter projekt.
- Statuspanelen visar dig varje begärans framsteg i realtid, ordnade efter status.
- I vyn Begäran visas alla dina ändringsbegäranden efter prioritet och du får tillgång till detaljerad information om begäran.
- Vyn Projektplats visar projektplatserna för varje begäran 🌎
Statusar för att följa framstegen
När din ändringsbegäran har skickats in är det viktigt att hålla koll på dess framsteg när den går igenom de olika stegen i godkännandeprocessen. Du kan göra detta genom att uppdatera dess status i det visningsformat du väljer.
Statusalternativen i ClickUp inkluderar:
- Ny begäran
- Tilldelad granskare
- Löpande granskning
- Avvisad
- För implementering
- Implementerat
Du kan också skapa anpassade statusar som passar din process.
När en ändringsbegäran slutligen har godkänts använder du helt enkelt den information som redan finns i systemet för att skapa ClickUp-uppgifter för implementering. Spåra sedan deras framsteg tills de är färdiga.
Tydlig kommunikation
ClickUp förenklar projektkommunikationen och eliminerar e-postmeddelanden och andra dokument som lätt går förlorade, så att ditt team kan hålla sig uppdaterat.
De visnings- och statusalternativ som vi har diskuterat ovan kan hålla ditt team och andra intressenter uppdaterade om ändringsbegäranden med ett ögonkast. Du kan också ställa in automatiska aviseringar som aktiveras när statusen ändras.
Med användarroller och behörigheter kan du välja vem som ska se vad. Du kan till exempel ge dina teammedlemmar tillgång till alla ändringsbegäranden du arbetar med, medan kunderna bara får tillgång till de projekt de är involverade i.
Vad mer kan ClickUp göra?
ClickUps kapacitet slutar inte där. Som ett högt rankat verktyg för produktivitet och projektledning effektiviserar det alla aspekter av din verksamhet, vilket sparar energi, tid och pengar. 💸
Till exempel:
- Sätt upp mål i ClickUp och använd dem för att utveckla din strategi och projektplan, och följ sedan upp dina framsteg mot dessa mål.
- Utnyttja det omfattande mallbiblioteket för att skriva projektets omfattning, planera din kommunikation eller din budget, eller uppdatera dina intressenter om projektets framsteg.
- Använd ClickUps AI-skrivassistent för att utforma och hantera dina förslag eller skapa riktat innehåll för sociala medier.
- Automatisera alla dina projekt med projektledningsmallar som hjälper dig att planera, prioritera, implementera och följa upp framstegen.
- Chatta med ditt team i realtid eller asynkront, oavsett var de befinner sig.
- Håll koll på alla dina projekt och uppgifter med den anpassningsbara ClickUp-instrumentpanelen.
- Anslut ClickUp till andra delar av din teknikstack med ett brett utbud av integrationer, inklusive Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot eller Microsoft Outlook.
Effektivisera ändringsbegäranden med rätt verktyg
Ändringsbegäranden är förslag på att ändra en projektplan, produkt eller ett system. De är nästan oundvikliga i alla projekt eller verksamheter och kan påverka projektets omfattning, budget och tidsramar.
För att säkerställa att dessa förändringar får positiva effekter istället för störande, behöver du ett välhanterat system för ändringsbegäran. Ett system som gör det enkelt att skicka in begäran, spåra deras framsteg och upprätthålla tydlig ansvarighet och transparens genom hela processen.
ClickUp gör allt detta och mer därtill. Från ett anpassningsbart formulär för ändringsbegäran till godkännande och implementering, ClickUp effektiviserar arbetsflödet för ändringshantering, vilket sparar tid, pengar och besvär. 🤩