En ny artikel i MIT Sloan hävdar att ”dagens kunskapsarbetare vanligtvis tillbringar mer än 85 % av sin tid i möten. Över två tredjedelar av distansarbetande team upplever ökad utbrändhet på grund av digitala kommunikationsverktyg. Många rapporterar att oavbrutna möten inkräktar på fokuserad och produktiv tid, vilket gör att de måste arbeta längre.
Låt oss vara ärliga: alla älskar inte möten. Ändå möjliggör de samarbete, kreativitet och förtroende mellan företagsteam.
Som teamledare är du ansvarig för att underlätta engagerande och produktiva möten som gör det möjligt för dina teammedlemmar att kommunicera och samarbeta.
I det här blogginlägget ger vi dig några idéer för teammöten som fungerar. Men först, varför behöver du teammöten överhuvudtaget?
Vikten av engagerande teammöten
För att ett team ska kunna arbeta tillsammans måste de utbyta information på ett tydligt, kontextuellt och fullständigt sätt. Låt oss ta en marknadsföringskampanj som exempel.
- Företagsteamet behöver kommunicera sin strategi
- Marknadsföringsteamet behöver planera kampanjen
- Designteamet behöver skapa visuella element som överensstämmer med strategin/planen
- Copywriters måste skriva kampanjtexterna
- Distributionsgruppen behöver köpa annonsutrymme i olika kanaler
- Det digitala teamet behöver integrera kampanjen i online-tillgångarna, såsom webbplatser, appar etc.
- Ekonomiteamet behöver granska och uppdatera budgetarna
Alla kan dokumentera sina idéer i ett Google Doc-dokument eller frenetiskt skicka e-post till varandra, men det verkliga värdet kommer från tvärfunktionellt samarbete. Detta är den främsta anledningen till att möten är så viktiga. Men det finns mer.
Tydlig mission: Möten gör det möjligt för team att förtydliga sin förståelse av den information de fått. Detta hjälper alla att vara på samma sida och arbeta mot samma mål.
Beslutsfattande: Möten hjälper alla i teamet att få en helhetsbild. På så sätt kan de fatta beslut som tjänar projektets övergripande syfte.
Kontinuerlig förbättring: När team diskuterar projektets framsteg kan de dela med sig av idéer som förbättrar de övergripande resultaten.
Interpersonella relationer: Det är svårt att bygga relationer via e-post. Möten hjälper människor att förstå varandra och komma samman som individer.
Känn tillhörighet: Teammöten hjälper medlemmarna att känna att de är en del av något större än bara de uppgifter de utför dagligen.
Trots sina många fördelar får de flesta möten idag teammedlemmarna att utbrista: ”Åh nej, inte ett till!” Här är tio idéer för virtuella teammöten som hjälper dig att undvika det och göra dina möten produktiva och engagerande.
10 idéer för samarbetsinriktade och roliga teammöten
1. Skriv en rolig mötesagenda
För att ett möte ska vara effektivt behövs en dagordning. Därför skriver de flesta teamledare en lista med punkter som de vill diskutera.
För att göra dina möten mer samarbetsinriktade och roliga måste du göra bättre ifrån dig. Här är några idéer för teammöten som du kan prova vid nästa möte.
Berätta en historia med din mötesagenda. Behandla dina teammedlemmar som hjältar i den historien. Om någon har gjort ett bra jobb, skriv om det, som hjältens karaktärsutveckling.
Inkludera gåtor: Presentera viktig information i form av en gåta för att väcka teamets nyfikenhet och få dem att delta i mötet.
Gör det visuellt: Lägg till diagram, ritningar eller scheman för att göra din agenda snabb och lätt att förstå.
Dra ett par skämt: Låt inte agendan för teammötet bli tråkig. Ge den lite personlighet. Dra ett (dåligt/pappaskämt) för att få teamet att skratta.
2. Bryt isen
De första minuterna av mötet – särskilt när du väntar på att deltagarna ska ansluta sig – kan vara lite pinsamma. Som teamledare är det ditt ansvar att bryta isen. Du kan fråga om deltagarnas helg eller deras fritidsintressen. Att ställa en allmän fråga är ett av de bästa sätten att bryta isen på ett teammöte.
Använd en fråga som ”Vad skulle du göra om du hittade en miljon dollar?”
Spela några spel för att lära dig mer om varje medlem i ditt distansarbete. Några populära exempel är:
- Vad har vi gemensamt? Börja med något du är intresserad av, till exempel en sport, TV-program, film osv. Alla som gillar samma sak kan ta vid därifrån och prata om det.
- Vad ritar jag? Rita något och be andra gissa vad det är. En bra whiteboard-programvara som ClickUps Whiteboard är perfekt för detta.
- Sten, sax, påse: Spela detta spel för att avgöra vem som ska ge sin uppdatering först i ert dagliga standup-möte.
- Pussel: Skapa en bild av mötets huvudsakliga agenda, dela upp den i ett pussel och uppmuntra medarbetarna att lösa det.
3. Använd grupprum för roliga brainstorming-sessioner
Tidskrävande virtuella möten, såsom strategimöten eller heldagsworkshops, kan vara tråkiga. Men det behöver de inte vara. Inkludera lite skratt med kreativ brainstorming i grupprum som du hittar i alla online-mötesverktyg som finns tillgängliga idag.
Om du till exempel leder ett fyra timmar långt möte om marknadsföringskampanjstrategier kan du flytta mindre grupper till separata rum för att komma på idéer till slogans.
Utlysa priser för den galnaste eller roligaste idén. Du kanske väljer den för kampanjen, kanske inte, men fira idéer som gör samtalet roligare.
4. Genomför snabba workshops
Det bästa sättet att se till att människor inte upplever möten som slöseri med tid är att hjälpa dem att lära sig något. Baserat på dina teams behov och profiler kan du inkludera 15-minutersworkshops.
Det kan vara vad som helst, även om det bara har en indirekt koppling.
- Skriva e-post
- CV-skrivning
- Färgteori
- Det gyllene snittet
Dessa workshops kan bli ännu mer engagerande om du uppmuntrar teammedlemmarna att lära varandra. Copywritern kan lära ut hur man skriver e-post, designern kan lära ut färglära osv.
Med specialdesignade samarbetsappar kan du också inkludera aktiviteter som ska slutföras inom dessa femton minuter, vilket ger workshopen lite extra action och spänning.
5. Anordna en frågesport
Be teamet att gissa vilt om de inte har någon bakgrundskunskap för att kunna svara. Om till exempel teknikteamet presenterar sina uppdateringar för resten av organisationen kan de ställa frågor som:
- Hur många funktioner har vi levererat den här månaden? Alternativ: 10, 24, 108
- Hur många buggar har vi fixat? Alternativ: 112, 3, 50
- Vem är den nya kund vi har fått denna månad? Alternativ: Apple, Facebook, Reddit
Syftet med denna frågesport är inte att få rätt svar från någon. Det är att väcka nyfikenhet genom att presentera information i form av frågor.
Om det känns som en plåga att skapa ett quiz bara för ett teammöte, kolla in ClickUp-formulär. Denna enkla men kraftfulla funktion låter dig visuellt skapa flervalsfrågor genom att dra och släppa element. Den är anpassningsbar, erbjuder många färdiga alternativ och är lätt att dela! Kolla in dessa ClickUp-frågeformulärsmallar för inspiration.
6. Ha temamöten med teamet
Nästa punkt på vår lista över roliga mötesidéer är temamöten. Om evenemang och teamutflykter kan ha teman, varför inte möten? Håll temamöten en gång i månaden eller varannan vecka. Du kan självklart ha jul-, thanksgiving- eller halloweentema under respektive säsong.
För att göra mötet mer engagerande kan du be teammedlemmarna välja det tema de gillar bäst. Om du är ett fan av Marvel eller Ghostbusters kommer du också att få ett roligt möte med skratt och teambuilding.
7. Ge varandra uppdateringar
Ett produktivt möte är ett möte där alla känner att det finns tydlighet i vad de behöver göra härnäst och att de känner sig hörda under mötet. I standup- och granskningsmöten ger deltagarna vanligtvis sina egna uppdateringar. Detta gör dem obekväma och självmedvetna. Skaka om detta genom att bjuda in deltagarna att ge andra teammedlemmars uppdateringar.
När de gör det kan teammedlemmarna:
- Få en djupare förståelse för varandras arbete
- Lär känna varandras hinder och utmaningar
- Visar empati för andras behov och brister
- Uppskatta varandra och stötta varandra
Även om detta är en utmärkt teambuildingaktivitet kan det bli lite förvirrande när någon annan ger sin uppdatering. I sådana fall är ClickUp Meetings ett fantastiskt sätt att återställa tydligheten. Omvandla din agenda till en checklista för att säkerställa att du har gått igenom alla punkter. Med hjälp av den avancerade redigeraren kan du effektivisera och organisera uppdateringar i realtid.
När kommentarer kräver insatser från någon i teamet kan du tilldela och tagga dem. Använd återkommande uppgifter för att se till att du alltid har din agenda klar inför mötena.
8. Ordna möten utan begränsningar
Teammedlemmar har ofta många frågor eller synpunkter som de kanske känner sig obekväma med att dela med sig av. Dessutom, när mötet har en tidsbegränsning, kan de lägga undan sina frågor till senare och glömma bort dem.
Ordna regelbundna möten utan begränsningar. Uppmuntra teammedlemmarna att ställa frågor eller dela med sig av vad de vill. Som teamledare kan du använda Ask Me Anything (AMA) för att visa din öppenhet och ansvarskänsla.
Använd dessa möten utan begränsningar för att motivera teamet att ta ansvar och delta på ett meningsfullt sätt.
9. Anordna interaktiva teammöten
Möten är som tråkigast när en person pratar medan alla andra lyssnar. Ändra på det genom att hålla interaktiva möten med de bästa verktygen för projektsamarbete.
Låt oss säga att du håller ett produktteammöte för att utforma användarflödet för den nya funktionen du planerar.
- Starta en ClickUp-whiteboard och bestäm utgångspunkten
- Uppmuntra teammedlemmarna att lägga till de steg som de anser behöver ingå i användarflödet.
- Prioritera och organisera dem enkelt med dra-och-släpp-funktioner
- Omvandla idéer till åtgärder direkt från din whiteboard till din ClickUp-arbetsyta
10. Skriv tillsammans
Den person som har till uppgift att skriva mötesprotokollet hatar troligen uppgiften. Det är en av de uppgifter som människor fruktar eftersom den ofta är passiv och inte främjar samarbete.
Förändra med ett onlineverktyg för samarbete som ClickUp Docs. Skapa ett dokument för varje möte och bjud in alla att göra anteckningar i realtid. Formatera texten med rubriker, checklistor, länkar och mer.
När du har prioriterat åtgärdspunkterna kan du omvandla dem till uppgifter direkt i ClickUp. Lägg till dessa dokument som en del av dina arbetsflöden så att de alltid finns till hands.
Det är inte allt. Du kan också använda AI-verktyg för mötesanteckningar, som ClickUp AI, för att sammanfatta dina mötesanteckningar och automatiskt omvandla dem till uppgifter.
Vet du inte var du ska börja? Välj bland ClickUps mallar för mötesanteckningar och anpassa dem efter dina behov.
Få ut det mesta av dina teammöten med ClickUp
Oavsett om vi gillar dem eller inte är möten oundvikliga. De behöver inte vara tröttsamma eller ovälkomna bara för att de är oundvikliga. Genom att implementera dessa positiva idéer för personalmöten blir mötena bättre för alla. Möten behöver trots allt inte vara tråkiga.
Prova dessa roliga ämnen för teammöten vid ditt nästa teammöte. Oavsett om det är en teambuildingövning som involverar hela teamet eller om du är en teamledare som experimenterar med en mötesidé – att göra framtida möten roliga är det ultimata målet.
Vad är ett annat roligt sätt att göra möten intressanta? Använd rätt verktyg som hjälp.
Ha roliga, engagerande och produktiva möten med ClickUps specialdesignade funktioner. Med ClickUp Meetings kan du sätta upp dagordningen, ta mötesanteckningar och diskutera idéer. Använd ClickUp Whiteboard för att brainstorma och skapa innovationer tillsammans på ett visuellt sätt. Omvandla element på Whiteboard, Meetings eller Docs till uppgifter och följ dem i realtid. Gå från idéer till handling.