Smartsheet vs. Jira: Vilket projektledningsverktyg är bäst?

Är det dags för ditt team att sluta spåra uppgifter på papper eller post-it-lappar? Det finns ett stort utbud av projektledningsverktyg att välja mellan, men Smartsheet och Jira är några av de mest populära apparna för stora team.

Båda lösningarna effektiviserar projektplanering och uppgiftshantering, men deras inställningar och funktioner är inte helt desamma.

Så, vilket alternativ – Smartsheet eller Jira – passar bäst för ditt teams arbete?

I den här guiden tittar vi på vad varje projektledningsprogram har att erbjuda, deras mest övertygande funktioner och hur de står sig mot varandra. Vi delar också med oss av ett inte så hemligt verktyg för att effektivisera ditt teams uppgifter, projekt, chattar och mallar på ett och samma ställe. ✨

Vad är Smartsheet?

Smartsheet är ett mångsidigt projektledningsverktyg som kombinerar det välbekanta Excel med kraften i en SaaS-plattform för projektledning (PM). Det kan låta som en databas- eller kalkylbladslösning, men det är faktiskt en projektledningsplattform på företagsnivå som är utformad för att skalas upp.

Denna projektledningsprogramvara stöder samarbete i realtid och har ett imponerande utbud av instrumentpaneler, Gantt-diagram, automatiseringsfunktioner och programvara för problemspårning för att spåra uppgifter.

Smartsheet-funktioner

Smartsheet är mycket datainriktat, så det är idealiskt för team som hanterar stora mängder data. Men även om det inte är fallet för dig finns det mycket att uppskatta med detta molnbaserade projektledningsverktyg.

1. Vyer, arbetsflöden och instrumentpaneler – oj, oj, oj!

Smartsheet har robusta verktyg och mallar för att hantera människor, projekt, resurser och stora idéer på ett och samma ställe. Dina projekt visas som standard i rutnätvy, men du kan växla till Gantt-diagram, diagram eller kalendervy för att se dem från en annan vinkel.

Smartsheet har anpassade formulär för datainsamling som matas in i dina ark i realtid, vilket är perfekt om du är en datacentrerad projektledare.

Dessutom möjliggör projektledningsprogramvaran internt eller externt samarbete, vilket gör den väl lämpad för att arbeta sida vid sida med kunder, entreprenörer eller externa partners. Systemet innehåller även korrekturverktyg som gör kreativa granskningar till en barnlek och tidsrapporter för fakturering eller för att bättre hantera resurser internt (eller externt).

2. Projekt- och portföljhantering (PPM)

Smartsheets PPM-konfiguration stöder planering, samordning, implementering och skalning. Den använder realtidsdata för att upptäcka ineffektiviteter i ditt teams arbetsflöde och projekt så att du kan minska det manuella arbetet och lägga din energi på saker som verkligen gör skillnad.

Dessutom hjälper Smartsheet PPM dig att standardisera och förbättra processer genom realtidsdatatriage, så om du är besatt av effektivitet är denna resurshanteringsfunktion ett måste. Det skadar inte att Smartsheet också levereras med både mallar och anpassningsbara automatiserade arbetsflöden som är redo att användas direkt.

3. Integrationer

Även om du just nu spårar projekt på papper är det stor chans att ditt team redan använder olika verktyg. Men det finns ingen anledning att kasta ut barnet med badvattnet – konfigurera bara en Smartsheet-integration med de verktyg som ditt team redan använder.

Smartsheets projektledningslösningar kan integreras med många andra appar, bland annat:

Om ditt team alltid är på språng har Smartsheet även en mobilapp för iOS och Android.

Om du behöver något mer anpassat kan du med Smartsheet skapa en helt personlig app utan kod. 📱

4. Godkännanden och lagring av tillgångar

Smartsheet kan verka som en datacentrerad plattform (och det är den definitivt), men den har också funktioner som är utformade för marknadsförare och kreativa team. Bygg upp din strategi i Smartsheet och anpassa den efter kvantifierade mått från dina nyckeltal (KPI) för att se dina stora mål och realtidsprestanda på en gång.

Budgetar får marknadsföringen att fungera, så använd Smartsheet för att prognostisera scheman, resurser och mer med realtidsdata.

Du behöver inte heller växla mellan din projektledningsprogramvara och molnlagringsappen. Smartsheet lagrar stora tillgångar i olika format, inklusive 3D-renderingar och 8K-videor.

Smartsheets användarvänlighet gör det enkelt att ladda upp, dela och samarbeta på filer med ditt team. Smartsheets korrekturverktyg håller reda på var dina tillgångar finns och om de är godkända ännu – ingen mer väntan i grafisk designlimbo.

5. Strategisk transformation

Behöver du göra några större förändringar? Smartsheet hjälper dig. Dess strategiska transformationskonfiguration stöder fullständiga företagsomstruktureringar, från processhantering och intelligenta arbetsflöden till datakopplingar och operativa strategier.

Priser för Smartsheet:

Vad är Jira?

Mjukvarujätten Atlassian äger Jira, ett av de största projektledningsverktygen för mjukvaruutveckling och agila team. Till skillnad från Smartsheet, som passar för nästan alla typer av arbete, är Jira byggt för mjukvaruutveckling från grunden.

Om du leder ett kreativt team är det förmodligen inte meningsfullt att använda Jira-programvaran, men om du ansvarar för ett tekniskt DevOps-team är detta den klara vinnaren i jämförelsen mellan Smartsheet och Jira.

Jira kanske är mer nischat, men det är också en del av Atlassians ekosystem. Om du behöver ytterligare funktioner eller egenskaper kan du enkelt lägga till andra produkter efter behov, till exempel Confluence eller Open DevOps.

Jira-funktioner

Jira är ett självklart val för utvecklingsteam tack vare sin agila inställning, mallar, automatiseringsverktyg med dra-och-släpp-funktion och mycket mer.

1. Planera, spåra, släpp och rapportera på ett och samma ställe

Ange dina stora, djärva mål för att skapa användarberättelser, spåra problem och tilldela uppgifter till ditt team. Visa dina projekt i tidslinje-, tavla- eller Gantt-diagramvy för fullständig projektöversikt.

Om du spårar olika programvaruversioner loggar Jira alla versioner efter startdatum, releasedatum och beskrivning. Detta är en livräddare om du hanterar flera releaser samtidigt och behöver en översiktlig bild av varje projekts status.

Vill du ha lite mer data? Ta en titt på Jiras realtidsdatavisualiseringar i tidslinje- eller Kanban-tavlevy. Jira levereras med färdiga tekniska rapporter som sprintrapporter, burndown-diagram och kontrolldiagram. Du kan även ta fram rapporter per användare och programvaruversion för att se hur effektivt ditt team arbetar.

Men om du behöver något mer anpassat är Jira rätt val. Det låter dig skapa en anpassad instrumentpanel som bara visar de viktigaste uppgifterna på ett ställe. 📊

2. Integrationer

Jira har så många integrationer att vi inte ens kan lista dem alla här. Det beror på att integrationerna kommer från den imponerande stora Atlassian-marknadsplatsen. Hitta integrationer från kategorier som kundrelationshantering, makron, e-post, övervakning och mycket mer.

Populära integrationer inkluderar Miro, Figma och GitLab, så om du behöver koppla ihop din PM-lösning med dina tekniska verktyg är Jira ett utmärkt val.

3. Automatisering

Jira-automatisering hanterar många krångliga uppgifter åt dig, som att skicka aviseringar eller starta arbetsflöden.

Ingen kod krävs: Välj mellan Jiras färdiga automatiseringstriggers eller anpassa en egen. Om du inte är säker på var du ska börja kommer Jira att rekommendera triggers baserat på din kontoinställning och historik.

Dess automatiseringar är utmärkta för att skapa rapporter om användarnas arbetsbelastning för bättre resurshantering, så att du automatiskt kan tilldela eller delegera arbete inom teamet. Din projektplaneringseffektivitet kan definitivt förbättras när du automatiserar arbetsflöden med dess projektledningslösningar.

4. Mallar

Jira kommer med en mängd mallar som är utformade för att få igång dina projekt. De flesta mallarna är avsedda för arbetshantering, men Jira erbjuder även mallar för tjänstehantering, mjukvaruutveckling och till och med marknadsföring och design.

Du behöver inte utforma ett projekt från grunden. Använd en mall för att snabbt skapa projekt i Kanban-format eller ett Scrum-format för DevOps-ärendehantering – världen ligger för dina fötter.

Jira-priser

Smartsheet vs. Jira: Jämförelse av funktioner

Smartsheet och Jira har kapaciteten att hantera projekt för både stora och små företag. Det finns dock många skillnader mellan dessa två plattformar, och valet av rätt alternativ beror i slutändan på ditt företags behov.

1. Användningsfall

Smartsheet hävdar att det fungerar bra för IT-team, men det är inte utformat för utveckling eller IT på samma sätt som Jira. Jira kan fungera för icke-tekniska team, men du får inte riktigt valuta för pengarna (och du kommer troligen att förvirra marknadsförarna med onödigt komplicerade projektledningslösningar).

Smartsheet fungerar dock bra för ett bredare spektrum av användningsområden. Om du planerar att byta hela organisationen till en enda projektledningslösning är Smartsheet mer mångsidigt och har en kortare inlärningskurva.

Vinnare: Smartsheet för mångsidighet; Jira för mjukvaruteam

2. Mallar

Behöver du spara tid? Både Jira och Smartsheet erbjuder mallar. Jira erbjuder cirka 40 mallar som främst fokuserar på projektformatering. Smartsheet, å andra sidan, erbjuder mallar på flera språk och har över 190 mallar på engelska för allt från popquiz till produktplaner och e-postkampanjer. Det är det bättre alternativet om du vill ha mallar för olika användningsområden.

Vinnare: Smartsheet

3. Automatisering och AI

Både Jira och Smartsheet har automatiseringsverktyg för arbetsflöden med dra-och-släpp-funktion. Men i jämförelsen mellan Jira och Smartsheet återstår det att se vilket av dem som är bäst när det gäller AI.

Smartsheet testar för närvarande AI för formelskapande, diagramskapande och en live AI-assistent. Det är inte tillgängligt för alla just nu, men de planerar att släppa det snart.

Just nu erbjuder Jira AI i form av virtuella agenter för att avlasta teammedlemmar som arbetar med kundsupport. Men det kommer mer: Anmäl dig till väntelistan för att vara en av de första att testa Atlassian Intelligence AI, som lovar att generera innehåll, ta hand om mötesanteckningar och sammanfattningar samt svara på alla dina frågor om ett projekt.

Vinnare: För tidigt att säga

4. Hantering av digitala tillgångar

Digital asset management (DAM) är ett måste för att hålla din organisations filer i ett snyggt och organiserat digitalt utrymme. Tyvärr erbjuder Jira inte DAM alls – för detta måste du skaffa ett annat Atlassian-produkt, Brandfolder.

Smartsheet erbjuder DAM, vilket gör det enkelt att organisera, säkra och dela dokument internt eller med externa partners. Oroa dig inte, det kommer också med robusta behörighetsfunktioner som håller din information under lås och bom.

Vinnare: Smartsheet

5. Prissättning

Jira och Smartsheet ligger inte så långt ifrån varandra när det gäller prissättning. Jira kostar 1,15 dollar mer per användare (för 10 användare) i sin standardplan. Jira är dock billigare med 16 dollar per användare för Premium, medan Smartsheet tar 25 dollar per användare för sin Business-nivå.

Lyckligtvis erbjuder både Smartsheet och Jira gratisversioner, så du kan prova dem innan du köper.

Vinnare: Jira för grundläggande funktioner; Smartsheet för konton på högre nivå

Jira mot Smartsheet på Reddit

Som du kan se finns det ingen klar vinnare i debatten mellan Smartsheet och Jira. Vi konsulterade de duktiga människorna på Reddit för att utvärdera vilket projektledningsverktyg som är bäst för olika tillämpningar.

Vissa användare är hängivna Jira-fans: ”Som någon som har använt Asana, Trello, MS Project och Smartsheet kan jag inte föreställa mig att vara lika produktiv utan den enkelhet och ansvarskänsla som jag förknippar med Jira”, säger en av dem.

Andra användare tyckte dock att Jira inte riktigt passade deras behov. En användare sa: ”Det är ett tag sedan vi letade efter ett verktyg, men jag minns att vi tyckte att Jira var lite som en slägga för att lösa vårt flugproblem. Det passade helt enkelt inte. Vi provade en hel rad verktyg. Nu har Smartsheet + Teams förändrat spelplanen.”

En annan användare sa att Jira var för komplicerat att implementera och att ”verktyg som Trello och Smartsheet är mer mångsidiga och bättre lämpade för mindre team som behöver agera snabbt”.

Möt ClickUp – det bästa alternativet till Smartsheet och Jira

Smartsheet och Jira har båda sina för- och nackdelar. Den ena är bättre för utvecklare, medan den andra är mer generisk. Men vem säger att du måste välja mellan en hyperspecialiserad och en supergenerisk plattform? 👀

Välj ClickUp istället. Vi är universums favoritverktyg för projektledning när det gäller uppgiftshantering, målsättning, teamsamarbete, mallar och mycket mer.

Dessutom erbjuder vår 100 % anpassningsbara plattform nischspecifik hjälp till alla typer av team, så att du får fördelarna med en allt-i-ett-plattform och djup expertis.

Hantera personer, uppgifter, projekt och budgetar på samma plats

Varför separera ditt projektledningsverktyg från ditt dagliga arbete? ClickUp Project Management organiserar dina projekt, hjälper dig att sätta upp mål och spårar all kommunikation. Allt finns på samma ställe, så du behöver inte leta efter information. Mata bara in dina data, visualisera dina arbetsflöden och gör mer på en enda plattform.

Spåra allt i en tydlig tabellvy

ClickUp Table View är en tidsbesparande databas utan kod för budgetering, lageruppföljning, kontaktadministration och mycket mer. Välj mellan våra färdiga formulärfält eller skapa egna fält för att registrera precis vad du vill.

Dess enkla dra-och-släpp-funktion gör ClickUps tabellvy mycket enklare att överskåda data eller ordna rader för saker som budgetuppföljning eller tidrapportering.

Få hjälp av AI

Både Smartsheet och Jira har begränsade AI-funktioner. Men ClickUp AI är världens enda jobbspecifika AI-assistent som har kapacitet att hantera din dagliga arbetsbelastning.

Lita på ClickUp AI för att upptäcka stavfel, skriva e-postmeddelanden, skapa manus, generera dagordningar och ... i princip vad som helst, egentligen. ClickUp AI finns i dina projekt, uppgifter och mallar för att påskynda din arbetsdag så att du kan fokusera din energi på meningsfulla uppgifter.

Priser för ClickUp

ClickUp: Användarvänlig agil projektledning

Det finns ingen klar vinnare i dragkampen mellan Jira och Smartsheet. De har båda sina för- och nackdelar. Det beror på ditt arbetsflöde och dina behov.

Den goda nyheten är att du inte behöver nöja dig med något mindre. Öka ditt teams produktivitet med en plattform som är både mångsidig och specialiserad. ClickUp är en allt-i-ett-lösning för projektledning som kombinerar enkelhet och funktionalitet.

Se skillnaden själv: Skapa ett ClickUp-arbetsutrymme gratis nu.