Repetitiva uppgifter är en plåga för alla anställda. De är en viktig del av datahantering och kontorsadministration, men de är tidskrävande och ofta tråkiga. Värst av allt är att om du inte är uppmärksam kan de leda till fel som får en dominoeffekt på andra affärsprocesser.
Förr fanns det inget sätt att undvika dessa manuella processer, men tekniken har utvecklats och vi har nu fler alternativ. Här kommer kontorsautomationsprogramvaran in i bilden.
Låt oss utforska kontorsautomationsverktyg och hur de kan effektivisera dina arbetsflöden. Ta sedan reda på mer om några av de bästa kontorsautomationsprogrammen som finns idag så att du kan välja rätt program för att hålla ditt företag blomstrande.
Vad är kontorsautomationsprogram?
Kontorsautomationsprogramvaran sköter repetitiva administrativa uppgifter utan att kräva mycket – om ens någon – mänsklig inblandning. Detta gör att du och ditt team kan fokusera på uppgifter som är mer strategiska eller som specifikt kräver en mänsklig touch.
Kontorsautomationsprogram är utformade för att hantera automatiserade processer genom en serie utlösare. Dessa sätter igång specifika åtgärder, till exempel för att generera en statusuppdatering, ändra ett förfallodatum eller skicka ett e-postmeddelande eller en påminnelse.
De olika typerna av kontorsautomationsverktyg har en mängd olika tillämpningar. Till exempel:
- Front-office-uppgifter som åtkomstkontroll, kundrelationshantering (CRM) och kundtjänstfunktioner.
- Backoffice-automatisering, stödjande processer som anläggningshantering, lagerhantering, fakturering och lönehantering
- HR-funktioner, såsom uppföljning av sökande, introduktion och utbildning
Några av de många fördelarna med kontorsautomationsteknik är förbättrad processeffektivitet och produktivitet genom:
- Ökad noggrannhet tack vare färre mänskliga fel
- Optimera arbetsflödet så att alla dina processer fungerar som ett urverk.
- Mindre tid går till spillo – maskiner tar inte lunchpauser och tappar inte fokus.
- Sänk driftskostnaderna och öka vinsten
- Förbättrad medarbetar- och kundnöjdhet
Och det är bara början.
Vad ska du leta efter i kontorsautomationsprogram?
När du implementerar kontorsautomationsprogramvara kommer du troligen att behöva omstrukturera vissa affärsprocesser. För att minimera detta bör du välja det kontorsautomationssystem som bäst motsvarar dina behov.
Vilka av dessa behöver du till exempel?
- Programvara för processkartläggning för att planera dina affärsprocesser
- Ett datahanteringssystem som förenklar datainmatning och datautbyte
- Programvara för arbetsflödeshantering som optimerar dina kontorsarbetsflöden och minskar flaskhalsar.
- Uppgiftshanteringsprogramvara som håller dina teammedlemmar på rätt spår och underlättar projektledningen.
- Verktyg som hjälper dig att delegera arbete och sedan hålla ett öga på framstegen – utan att behöva detaljstyra.
- Kommunikationskanaler som hjälper ditt team att samarbeta och dela information
- Programvara för marknadsföringsautomatisering som håller kunderna kvar i din försäljningstratt
- Lågkodsimplementering, så du behöver inte ett IT-team för att komma igång.
- Säker datalagring så att all din kund- och affärsinformation skyddas
- Insiktsfulla rapporter som visar vad som fungerar och vad som inte fungerar.
Den bästa programvarulösningen för kontorsautomation erbjuder dig rätt kombination av verktyg. Du kommer fortfarande att behöva genomföra regelbundna arbetsflödesanalyser för att kontrollera att alla dina kontorsfunktioner fungerar som de ska, men om du utgår från en stark, automatiserad grund har du redan ett försprång.
De 10 bästa programvarorna för kontorsautomation att använda
Nu när du vet vad som är möjligt med en lösning för automatisering av arbetsflöden kan du göra dig redo att kolla in några av de bästa alternativen som finns idag.
1. ClickUp
ClickUp är ett allt-i-ett-verktyg för projektledning som hjälper dig att ha koll på alla aspekter av din verksamhet. Med ett starkt fokus på att förbättra effektiviteten och produktiviteten är denna kontorsautomationsprogramvara utformad för att effektivisera ditt arbetsflöde på så många sätt som möjligt.
Välj bland över 100 fördefinierade ClickUp-automatiseringar – eller anpassa dem – för att hantera rutinmässiga kontorsuppgifter. Du kan till exempel snabbt skapa nya uppgifter och sedan automatiskt tilldela dem till rätt teammedlemmar, med bifogade kommentarer.
Återkommande uppgifter upprepas automatiskt utan att du behöver göra något. Du kan också ställa in triggers eller villkor för att sätta igång åtgärder, till exempel ändra status, förfallodatum eller prioriteringar, eller omfördela uppgifter efter behov.
Dra nytta av det breda utbudet av mallar som finns tillgängliga för alla affärsbehov, från ClickUp Office Space Management Template till ClickUp Employee Onboarding Template eller ClickUp Help Desk Template.
Håll koll på absolut allt med hjälp av ClickUp Dashboards. Du kan anpassa dessa så att de visar realtidsstatistik och djupgående insikter som du behöver för att fatta bra beslut.
ClickUps bästa funktioner:
- Kom igång direkt med denna kodfria lösning för kontorsautomation.
- Använd ClickUp Mindmaps eller ClickUp Whiteboard för att utforma dina arbetsflöden innan du automatiserar dem.
- Automatisera påminnelser så att alla vet vad de ska göra och när.
- Dra nytta av de inbyggda AI-verktygen i ClickUp för att förenkla processer som att skriva och redigera texter, sammanfatta mötesanteckningar och formatera innehåll åt dig.
- Samla allt i ett gemensamt arbetsflöde genom integrationer med en rad tredjepartsapplikationer, inklusive Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot och många fler.
- Använd inbyggda verktyg för processförbättring, såsom processdokumentation, visuella arbetsflöden och detaljerade rapporter för att kontinuerligt finjustera alla delar av din verksamhet.
Begränsningar för ClickUp:
- ClickUp är extremt användarvänligt, men det finns så många alternativ att det kan ta lite tid att lära sig alla.
- Mobilappen är inte riktigt i nivå med desktopversionen, men den är på väg dit.
Priser för ClickUp:
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp AI kan köpas till alla betalda abonnemang till ett pris av 7 dollar per arbetsplatsmedlem och intern gäst per månad.
Betyg och recensioner av ClickUp:
- G2: 4,7/5 (över 8 900 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 800 recensioner)
2. BetterCloud
BetterCloud är en kodfri programvara för kontorsautomatisering som hanterar online-miljöer och skyddar dem från säkerhetsproblem. Den är utformad för att förbättra IT-teamens produktivitet och effektivitet genom att använda automatisering för att effektivisera den dagliga driften.
Använd de förkonfigurerade arbetsflödena för att automatisera typiska IT-uppgifter som att registrera användare och hantera licenser. Detta sparar både tid och förbättrar noggrannheten, eftersom det krävs mindre manuellt arbete. ✅
Utvärderings- och rapporteringsverktygen ger insikt i hur den molnbaserade plattformen används och flaggar potentiella säkerhetshot för vidare åtgärder.
BetterClouds bästa funktioner:
- Spara pengar genom att automatiskt konsolidera överflödiga kostnader som överlicensiering.
- Automatisera användarnas livscykelprocesser genom att introducera och sedan avskeda dem vid rätt tidpunkt.
- Håll företagets data säkra och kompatibla med automatisk filskanning, säkerhetskopiering och återställningsfunktioner.
- Integrera med mer än 70 SaaS-appar, som Google Workspace, Salesforce, Asana och ClickUp.
Begränsningar för BetterCloud:
- Det finns en inledande inlärningskurva för att komma igång med BetterCloud-plattformen.
- Vissa användare anser att arbetsflödena kunde vara mer anpassningsbara efter deras specifika behov.
Priser för BetterCloud:
- Kontakta oss för prisuppgifter
BetterCloud-betyg och recensioner:
- G2: 4,4/5 (över 340 recensioner)
- Capterra: 4/5 (27 recensioner)
3. Workable
Workable är ett kontorsautomationsverktyg riktat till rekryterare. Det automatiserar processen att hitta nya medarbetare, introducera dem och sedan hantera dem, vilket sparar tid och minskar kostnaderna.
Använd Workables dra-och-släpp-verktyg för att snabbt skapa en karriärsida som lockar högkvalificerade kandidater. Använd sedan de färdiga mallarna för arbetsbeskrivningar för att skapa rollbeskrivningar. AI-verktyg bygger upp din lista över sökande genom att söka online efter passiva kandidater som kan vara intresserade av nya roller, samt efter kandidater som har sökt tidigare.
Automatisera intervjuschemaläggningen och utvärdera sedan kandidaterna genom att samla in feedback från rekryteringsteamet via plattformen, så att det blir enkelt att hitta rätt person för jobbet.
De bästa funktionerna i Workable:
- Publicera snabbt och enkelt jobb på mer än 200 webbplatser, plus dina sociala mediekanaler.
- Samla in profiler och kontaktuppgifter för kandidater från sociala medier som LinkedIn och Twitter.
- Fyll i sökandes profiler automatiskt med hjälp av CV-analys.
- Använd automatiserade utvärderingstester för att kontrollera att kandidaterna är kvalificerade för rollen.
- Be nyanställda att e-signera dokument och spara dem sedan säkert i systemet.
Begränsningar i Workable:
- Du måste betala extra för premiumfunktioner som utvärderingar, textmeddelanden via plattformen och videointervjuer.
- Ibland går det inte att överföra kandidatdata från andra applikationer utan att det uppstår problem, och då måste uppgifterna matas in manuellt.
Rimliga priser:
- Startpaket: 149 $/månad för upp till 50 anställda
- Standard: Från 299 $/månad för upp till 20 anställda
- Premier: Från 599 $/månad för upp till 20 anställda
Workable-betyg och recensioner:
- G2: 4,6/5 (över 400 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (430+ recensioner)
4. Brevo
Denna kontorsautomationsprogramvara är en CRM-plattform som förenklar försäljningscykeln och hjälper kunderna genom din pipeline. Välj mellan marknadsföringsplattformen, försäljningsplattformen, verktyget för transaktionsmejl och konversationsverktyget – eller få alla tillsammans i BrevoPlus.
Ställ in automatiska meddelanden som skickas vid rätt tidpunkt. Till exempel ett välkomstmejl vid registrering, en påminnelse när en kund har lämnat sin varukorg eller en check-in när du inte har sett dem på ett tag.
Automatisera segmenteringen för att identifiera kundernas intressen, beteenden och andra egenskaper så att du kan anpassa innehållet och bygga bättre relationer. Använd sedan kundens köphistorik för att rekommendera korsförsäljning och merförsäljning för att öka dina vinster.
Brevos bästa funktioner:
- Skapa marknadsföringskampanjer via e-post, SMS, WhatsApp eller chatt.
- Skicka upp till 300 e-postmeddelanden per dag med gratisabonnemanget.
- Om du inte vill teckna ett månadsabonnemang kan du köpa förbetalda krediter för att skicka e-post, SMS och WhatsApp-meddelanden via ett kontantkort.
- Använd lead scoring för att identifiera dina bästa leads så att du kan fokusera på att avsluta försäljningen.
- Integrera med mer än 150 andra digitala verktyg som Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify och WooCommerce.
Brevos begränsningar:
- Brevo är bra för e-postmarknadsföring och meddelanden, men erbjuder inte marknadsföring via sociala medier.
- De inbyggda mallarna är något begränsade, och vissa är inte så attraktiva som de kunde vara.
Brevo-priser:
- Gratis: Gratis
- Startpaket: Från 25 $/månad per delad inkorg
- Företag: Från 65 $/månad per delad inkorg
- BrevoPlus: Kontakta oss för prisuppgifter
Brevo-betyg och recensioner:
- G2: 4,5/5 (över 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1 700 recensioner)
5. Xero
Xero är ett bokföringsprogram som hjälper dig att hantera allt från att automatiskt skapa fakturor och göra utgiftsersättningar till att betala räkningar, hantera ditt kassaflöde och generera rapporter. Det synkroniseras med din bank, så all din finansiella information samordnas och är lättillgänglig med ett ögonkast.
Projektledningsprogram hjälper dig att se exakt var du befinner dig i ett projekt, från offert till betalning. Du kan också betala ditt team, lagra löneuppgifter och skapa lönerapporter.
Detta kontorsautomatiseringsverktyg är främst utformat för privatpersoner och småföretag, men det erbjuder även ett premiumpaket för större företag.
Xeros bästa funktioner:
- Ta emot betalningar från dina kunder med betalkort eller kreditkort, direkt från deras faktura.
- Importera dagliga transaktioner från ditt bankkonto till ditt Xero-system på ett säkert sätt.
- Använd den molnbaserade appen Xero för att kontrollera dina siffror, även när du är på resande fot.
- Bjud in ditt ekonomiteam (eller en hjälpsam, ekonomiskt kunnig vän) att samarbeta med dig i realtid när du arbetar med dina konton.
Begränsningar i Xero:
- Små företag kan tycka att även Xero Starter-paketet är lite för dyrt för deras budget.
- Eftersom programvaran är molnbaserad behöver du en pålitlig internetanslutning för att komma åt den, vilket kan vara ett problem för företag i mer avlägset belägna områden.
Xeros priser:
- Startpaket: 25 $/månad
- Standard: 40 $/månad
- Premium: 54 $/månad
Xero-betyg och recensioner:
- G2: 4,3/5 (över 580 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 2 700 recensioner)
6. E-upphandling
e-Procure är utformat för att effektivisera och automatisera inköp och försäljning för B2B-företag. Denna kontorsautomationsprogramvara bygger på ett säkert blockkedjenätverk och kopplar samman köpare och leverantörer över hela världen och hjälper dem att göra affärer.
Säljare kan skapa en smart katalog med produkter eller tjänster i systemet, eller generera och skicka offerter, anbud eller förslag. Köpare kan hitta nya leverantörer globalt och sedan hantera inköpsprocessen via plattformen. När affären är klar är betalningsprocessen säker och strikt kontrollerad.
e-Procures bästa funktioner:
- Kommunicera via plattformen, förhandla och hantera kontrakt, betala eller få betalt.
- Genomför eller delta i live-e-auktioner på e-Procure-plattformen
- Skapa rapporter för att analysera och få insikt i din B2B-försäljning.
- Anlita pålitliga experter inom olika affärs- och upphandlingskategorier när du behöver rådgivning.
Begränsningar för e-upphandling:
- Det kan ta lite tid att bearbeta alla steg i en transaktion och navigera genom de olika godkännanden som krävs.
- Företaget har ännu inte tillräckligt många betyg för att kunna bedöma deras effektivitet.
Priser för e-Procure:
- Gratis
Betyg och recensioner av e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 recensioner)
- Capterra: 5/5 (1 recension)
7. Coupa
Detta kontorsautomatiseringsverktyg hjälper dig att hantera dina företagsutgifter, spara pengar och minska riskerna. Målet är att göra medelstora till stora organisationer mer hållbara och lönsamma så att de har goda förutsättningar att växa.
Coupa samarbetar med olika granskade partners för att erbjuda sina kunder tjänster som optimerar företagets utgifter, till exempel tekniklösningar, betalningssystem eller managementkonsulttjänster.
Coupa bästa funktioner:
- Integrera din resursplanering med Coupa för att automatisera manuella processer och förbättra din ekonomiska kontroll.
- Be dina leverantörer att använda e-fakturor, betala dem sedan automatiskt och fakturera till rätt kostnadskonto, vilket minskar tiden som läggs på fakturahantering.
- Eliminera dubbla eller falska fakturabetalningar med Spend Guard.
- Effektivisera dina inköp och följ dem i realtid för att öka dina förhandsgodkända utgifter.
Begränsningar för Coupa:
- Integrationerna går inte alltid så smidigt som de borde, och det kan ta ett tag att lösa eventuella problem.
- Vissa användare, särskilt småföretag, tycker att Coupa:s priser är lite höga för deras budget.
Coupa-priser:
- Kontakta oss för prisuppgifter
Coupa-betyg och recensioner:
- G2: 4,2/5 (över 350 recensioner)
- Capterra: 4,2/5 (över 80 recensioner)
8. UiPath
UiPath använder robotiserad processautomation och artificiell intelligens för att automatisera processer och ge dig insikt i alla delar av din verksamhet.
Skapa appar med lite kodning eller automatiseringar genom att helt enkelt spela in dina åtgärder på skärmen och sedan spela upp dem. Använd robotar för att extrahera data från alla typer av dokument och sedan bearbeta den, så att du bara behöver validera den eller hantera undantag, vilket sparar tid och pengar och minskar antalet fel.
Se allt på ett ställe så att du kan övervaka och hantera det, och sedan förbättra processerna där det behövs.
UiPaths bästa funktioner:
- Dra nytta av mer än 25 färdiga maskininlärningsmodeller för olika användningsfall.
- Lär dina robotar att meddela dig via Action Center när de behöver mänsklig hjälp.
- Använd UiPath med dina Microsoft Office-dokument och kalkylblad, Gmail och File Manager.
- Integrera med SAP och Citrix för ökad produktivitet i hela företaget.
Begränsningar för UiPath:
- Vissa användare skulle vilja se fler integrationsalternativ från tredje part för denna kontorsautomationsprogramvara.
- Den bildbaserade automatiseringen skulle kunna förbättras något.
Priser för UiPath:
- Gratis: Gratis
- Fördel: Från 420 $/månad
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
UiPath-betyg och recensioner:
- G2: 4,6/5 (18 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 700 recensioner)
9. Envoy
Envoy är en arbetsplatslösning som hjälper till att optimera hybridarbetsplatser och hantera besökare.
Med detta kontorsautomationsverktyg kan hybridanställda boka det skrivbord de vill ha för den typ av arbete de planerar att utföra den dagen – beroende på om deras huvudsakliga mål är att fokusera eller samarbeta. De kan också boka mötesrum och få en påminnelse innan mötet börjar.
Kontrollera besökare innan de anländer och låt dem sedan registrera sig digitalt och godkänna eventuella sekretessavtal eller undantag under processen. Systemet skriver ut ett besökarpass och värdmedarbetarna får automatiskt ett meddelande så att de kan eskortera sina gäster.
Envoys bästa funktioner:
- Hantera skrivbords- och rumsbokningar för din personal, så att du får en tydlig överblick över utrymmesanvändningen.
- Ställ in inträdeskriterier för att skydda dina medarbetare och ditt intellektuella kapital.
- Håll koll på post och leveranser med tydlig dokumentation och säker distribution.
- Ta reda på vem som befinner sig i byggnaden när som helst med detaljerade analyser och rapporter.
Begränsningar för Envoy:
- Vissa besökare kanske inte känner sig bekväma med den digitala incheckningsprocessen.
- Helst bör du investera i en enhet som en iPad till receptionen – en smartphone är lite för liten.
Priser för Envoy:
- Standard: 3 $/månad per användare
- Premium: 5 $/månad per användare
Betyg och recensioner av Envoy:
- G2: 4,6/5 (490+ recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 400 recensioner)
10. Zapier
Zapier är välkänt för att automatisera anslutningar till tredjepartsappar och effektivisera arbetsflöden.
Automatisera repetitiva manuella uppgifter genom att länka två eller flera appar och ange utlösare och efterföljande åtgärder, till exempel att uppdatera en kunds kontaktuppgifter i ditt CRM-system när de fyller i ett formulär för ändring av uppgifter eller skicka ett välkomstmejl när de registrerar sig på din webbplats.
Ta hand om rutinmässiga administrativa uppgifter i projekt och skicka uppdateringar om uppgifter och projekt. Samarbeta mellan team, till exempel mellan försäljning och marknadsföring eller mellan helpdesk och IT-avdelningen, med automatiserade överlämningar. Och skala sedan upp allt i takt med att ditt företag växer.
Zapier bästa funktioner:
- Använd dra-och-släpp-verktyget för att skapa ditt automatiserade arbetsflöde.
- Välj bland tusentals webbtjänster för att länka samman de du behöver på olika plattformar.
- Lagra dina data i tabeller som är skapade för automatisering och konsolidera uppdateringar från alla anslutna appar.
- Uppmuntra samarbete och kontrollera vem som har tillgång till vad med en rad olika delnings- och behörighetsalternativ.
Begränsningar för Zapier:
- Om det uppstår problem med de tredjepartsappar du ansluter kan systemet tillfälligt sluta fungera.
- Den kostnadsfria versionen begränsar dig till endast 100 uppgifter per månad med enkelstegsautomatiseringar, vilket kanske inte räcker för större företag.
Zapier-priser:
- Gratis: Gratis
- Startpaket: 19,99 $/månad per användare
- Professional: 49 $/månad per användare
- Team: 69 $/månad för obegränsat antal användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Zapier-betyg och recensioner:
- G2: 4,5/5 (över 1 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 700 recensioner)
Spara tid och pengar med den bästa kontorsautomationsprogramvaran
Kontorsautomationsverktyg hanterar tidskrävande repetitiva uppgifter åt dig, vilket effektiviserar dina arbetsflöden och frigör tid för viktigare arbete. De minimerar mänskliga fel, förbättrar effektiviteten och produktiviteten och bidrar till att både dina kunder och din personal blir nöjda, vilket i sin tur ökar din vinst.
Den bästa kontorsautomationsprogramvaran för ditt företag ger dig de verktyg du behöver för att koppla samman de olika delarna av dina specifika företagsprocesser. Den ger dig också insikter som hjälper dig att finjustera där det behövs.
Det finns många olika lösningar för kontorsautomation, men en av de bästa är ClickUp. ClickUp är en heltäckande lösning som hjälper dig att hantera alla aspekter av din verksamhet på ett bättre sätt och förenkla och effektivisera alla dina kontorsprocesser. ✨