예산 초과가 유행처럼 번지고 있습니다. 그리고 종종 프로젝트 납품이 늦어지는 경우가 많습니다. 이는 모두 프로젝트 실패의 징후입니다.
안타깝게도 프로젝트의 43% 는 이 전염병으로부터 안전합니다. 그 이유가 궁금하신가요? 대부분의 프로젝트에 기능적이고 잘 정립된 프로젝트 제어 기능이 부족하기 때문입니다.
다행히도 프로젝트 제어는 로켓 과학이 아닙니다. 이 글에서는 프로젝트 관리의 개념과 이를 구현하기 위한 실행 가능한 인사이트를 안내해 드리니 계속 읽어 보세요!
프로젝트 제어란 무엇인가요?
프로젝트 관리는 프로젝트의 범위, 비용, 타임라인, 품질, 리소스 및 리스크를 관리하는 데 사용되는 시스템과 프로세스입니다. 이러한 도구는 효율적인 프로젝트 관리를 위한 기반을 제공하고 프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 의사결정을 지원합니다.
프로젝트 관리 프로세스를 사용하면 잠재적인 문제를 조기에 파악하고 필요에 따라 수정 조치를 취함으로써 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 할 수 있습니다. 또한 관리자는 설정된 목표에 대한 성과를 측정하고 필요할 때 신속하게 수정 조치를 취할 수 있습니다.
프로젝트 제어와 프로젝트 관리: 차이점은 무엇인가요?
프로젝트 제어와 프로젝트 관리는 종종 같은 것을 의미하고 유사한 프로젝트 요소를 정의한다고 생각하지만, 그렇지 않다는 점을 먼저 명확히 해두겠습니다. 프로젝트 관리 는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 지식, 기술, 기법의 집합체입니다. 6가지 기본 사항을 관리합니다 프로젝트 제약 조건 를 아래와 같이 변경합니다.
프로젝트 제약 조건
반면에 프로젝트 제어는 프로젝트 관리의 하위 집합으로, 프로젝트 비용과 시간이라는 두 가지 제약을 감독합니다. 본질적으로 프로젝트 제어는 프로젝트 데이터를 분석하고 최적화하여 프로젝트가 정해진 예산 내에서 제때에 납품될 수 있도록 돕는 프로젝트 관리의 일부입니다.
간단히 말해, 프로젝트 관리자는 관리자에게 시간 및 일정과 관련된 문제에 대해 조언하고, 관리자는 이러한 제안을 실행할지 여부를 결정합니다.
프로젝트 관리자는 배의 선장, 프로젝트 컨트롤러는 배가 최종 목적지까지 얼마나 멀리 또는 가까이 왔는지 알려주는 항해사라고 생각하면 됩니다. 이 역할은 목적지까지 가장 빠른 경로를 제안하고 선장이 그 제안을 팔로우하거나 무시할 수 있도록 맡기는 역할도 합니다.
프로젝트 관리에서 프로젝트 제어의 중요성 ## 프로젝트 관리의 중요성
프로젝트 제어는 모든 것이 계획대로 추적되도록 보장합니다 프로젝트 범위 에서 이니셜 프로젝트 계획 단계부터 프로젝트 종료까지.
프로젝트 관리의 중추인 프로젝트 컨트롤은 프로젝트 플랜을 작성하는 데 도움을 줍니다. 프로젝트 계획에서 컨트롤은 최적의 일정, 지출 플랜을 제안하는 역할을 합니다, 리소스 할당 등
반복 작업을 설정하여 회의 일정을 선택하고 ClickUp의 달력에서 미리보기를 통해 작업을 간소화하세요
프로젝트가 실행 단계로 넘어가면서 프로젝트 관리 는 프로젝트 관리자에게 예산 사용 및 정시 납품과 관련하여 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 알려줍니다. 이를 통해 비용 및 일정 관련 KPI를 생성하고 추적할 수 있습니다.
또한 프로젝트 제어는 예산과 시간 측면에서 프로젝트가 어디로 향하고 있는지 예측합니다. 그리고 편차가 있을 경우, 이러한 문제를 파악하고 이를 복구할 수 있는 실질적인 방법을 제시합니다.
프로젝트 제어를 사용하면 프로젝트 수명 주기에서 비용 초과를 제거할 가능성도 높아집니다. 다음 보고서에서 PWC 는 적절한 프로젝트 관리 부족이 비용 초과 발생의 주요 원인 중 하나라는 사실을 발견했습니다.
그렇다면 프로젝트 관리에 영향을 미치는 몇 가지 요인에 대해 간단히 살펴보겠습니다.
프로젝트 관리에 영향을 미치는 4가지 요인
다음은 프로젝트 제어에 영향을 줄 수 있는 네 가지 요소입니다.
1. 프로젝트의 범위
프로젝트의 프로젝트 범위는 문서입니다 프로젝트의 성공에 필요한 모든 것을 나타내는 문서입니다. 이 문서에는 프로젝트 이해관계자가 정의되어 있습니다, 리소스 레벨링 마감일, 결과물 및 프로젝트와 관련된 한도를 확인합니다.
다음은 예시입니다.
ClickUp 문서를 사용하여 프로젝트 범위와 프로젝트에 대한 기타 중요한 세부 정보를 문서화하고 팀과 쉽게 공유하세요
예를 들어, 프로젝트가 디지털 명함을 만드는 것이라면 소프트웨어, 기술을 식별해야 합니다, 타임라인 및 기타 관련 변수를 고려합니다. 이렇게 하면 프로젝트 범위 .
부족 정의된 프로젝트 범위 일정이나 비용 견적에 맞추기가 어렵습니다. 하지만 정의된 범위로 일하면 프로젝트 상태를 모니터링하기가 더 쉬워집니다. 따라서 기한 내에 예산 범위 내에서 완료될지 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.
이것들을 확인하세요_ 예산 제안서 템플릿 !
2. 위험과 도전 과제
프로젝트 제어에는 많은 위험과 도전이 따릅니다. 일반적으로 이러한 위험을 크게 두 가지로 분류합니다.
첫 번째는 예상치 못한 자재비 상승, 예상보다 높은 노동 요구 사항 등을 포함한 재정적 위험입니다. 이러한 리스크는 다음과 같은 능력에 큰 영향을 미칠 수 있습니다 프로젝트 모니터링 정확하게 또는 재무 예측을 수행합니다
다른 프로젝트 위험은 미리 정해진 기간을 초과하여 프로젝트 납품을 지연시킬 수 있는 위험입니다. 이러한 위험에는 자재 도난, 추적되지 않은 버그, 인력 인구의 급격한 감소 등이 있습니다.
본질적으로 이러한 위험의 예상치 못한 결과는 프로젝트 궤도에 큰 영향을 미칠 수 있으며, 경우에 따라서는 목표 기한을 맞추지 못할 수도 있습니다 프로젝트 타임라인 및 예산 목표.
프로젝트 관리에서 이러한 위험을 정의하고 효과적인 위험 관리 전략을 설정하여 사전 조치를 취하면 위험을 예방하거나 효과적으로 관리하여 모든 면에서 안정성을 보장할 수 있습니다.
3. 프로젝트 비용
프로젝트와 관련된 비용을 이해하는 것은 프로젝트 관리의 기본입니다. 일반적으로 모든 프로젝트에는 직접 비용과 간접 비용의 두 가지 유형이 있습니다.
- 직접 비용은 특정 제품과 연결됩니다. 여기에는 재료비, 고정 인건비 등이 포함됩니다.
- 간접 비용은 프로젝트 전반의 운영과 관련된 비용입니다. 이러한 비용에는 품질 관리 비용과 유틸리티 비용이 포함됩니다.
이러한 비용을 이해하지 않고 *직접 비용을 정의하면 직접 비용은 프로젝트 예산 *불가능
ClickUp의 사용자 정의 필드를 사용하여 각 작업에 금전적 값을 추가하고 프로젝트 예산을 항상 가시성있게 유지하십시오
또한 프로젝트의 재정 현실을 추적하거나 정확한 예측을 할 수 없습니다. 따라서 프로젝트에서 예산 초과가 발생하기 쉬워 프로젝트 관리 프로세스에 실패할 수 있습니다.
4. 프로젝트 마감일
프로젝트 마감일은 정해진 프로젝트 완료 시간과 날짜입니다. 프로젝트 마감일은 소비자 연구 저널 이 마감일은 프로젝트의 관련성과 시급성을 결정합니다.
마감일이 없다는 것은 프로젝트에 대한 완료 기준이 없다는 것을 의미합니다. 따라서 프로젝트의 상태와 관련된 시간 데이터를 분석하기가 어렵습니다.
ClickUp에서 간트 차트 보기를 사용하여 다음을 수행합니다 작업 예약 를 사용하여 프로젝트 진행 상황을 파악하고, 마감일을 관리하고, 병목 현상을 처리하세요.
마감일을 설정하지 않으면 프로젝트에서 특정 작업을 예약할 수 없습니다. 또한 워크플로우에서 작업 우선순위를 설정하거나 시간과 관련된 다른 제약 조건을 제어할 수 없습니다.
이제 프로젝트 제어에 영향을 미치는 네 가지 주요 요소를 이해하셨으니, 어떻게 하면 이러한 요소를 올바르게 적용하고 다음과 같은 질문에 답할 수 있을지 알아봅시다 프로젝트 관리 플랜에 구현하세요 ?
걱정하지 마세요. 저희가 도와드리겠습니다.
팀 전체에서 프로젝트 제어를 구현하는 방법
프로젝트 제어를 구현하는 방법에는 5가지가 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 더 잘 모니터링하고 미리 정의된 예산을 초과하지 않으면서 결과물을 추적할 수 있습니다.
1. 리소스
리소스는 모든 프로젝트를 성공으로 이끄는 원동력입니다. 여기에는 돈, 시간, 팀원, 그리고 다음과 같은 것들이 포함됩니다 프로젝트 관리 도구 like ClickUp 및 타라 AI .
프로젝트 관리에서 이러한 리소스를 얼마나 잘 관리하느냐에 따라 프로젝트 비용, 자재 및 시간을 얼마나 효과적으로 관리할 수 있는지가 결정됩니다
프로젝트 기간 동안 프로젝트 시작 단계, 비용 추정 및 광범위한 리소스 계획 은 예산을 초과하지 않고 프로젝트를 시작할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 프로세스는 사용 가능한 리소스와 이를 최적으로 사용하는 방법을 알려줍니다.
또한 프로젝트가 진행됨에 따라 이러한 리소스를 추적하는 방법에 대한 명확한 감각이 필요합니다 비용 분산 추정 를 사용하여 금전적 자원을 얼마나 잘 활용하고 있는지 모니터링할 수 있습니다. 이 추정치는 프로젝트의 현재 재무 성과를 파악하는 데 도움이 됩니다.
물론 프로젝트 팀이 효과적으로 일하고 있는지 확인하는 것도 중요합니다. 따라서 다음을 수행하는 것이 필수적입니다 작업량 관리하기 아무도 과부하가 걸리지 않도록 하세요.
ClickUp과 같은 팀 관리 도구를 사용하면 팀의 업무량을 확인하고 과로하거나 업무 용량을 다 발휘하지 못하는 특정 멤버를 정확히 찾아낼 수 있습니다.
박스 보기를 통해 팀이 어떤 일을 하고 있는지, 무엇을 성취했는지, 용량은 얼마인지 확인할 수 있습니다
이러한 인사이트를 통해 다음을 더 잘 이해할 수 있습니다 작업을 위임하는 방법 를 통해 효과적으로 인적 자원을 관리하세요.
2. 프로젝트 일정
프로젝트 일정을 일관되게 추적하고 분석하세요 프로젝트 일정 는 미리 정의된 타임라인에 따라 진행되고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 이 데이터는 프로젝트 관리팀이나 스프린트 플랜 도구 반복 스프린트를 통해 프로젝트를 실행하는 경우.
다음은 릴리스 프로젝트 달력의 예시입니다 ClickUp의 달력 보기 .
유연한 달력으로 프로젝트를 구성하고, 타임라인을 플랜하고, 팀의 일을 시각화하여 모두가 같은 페이지를 공유할 수 있도록 하세요
위에 표시된 것처럼 마감일, 작업 및 기타 주요 관련 영역에 대한 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한, 이러한 인사이트를 통해 진행 상황을 평가하기 위한 핵심 성과 지표와 마일스톤을 더 쉽게 설정할 수 있습니다.
프로젝트 진행 상황과 이해관계자를 동기화하는 것을 잊지 마세요. 프로젝트가 원래 플랜에서 벗어나는 경우, 원인을 쉽게 파악하고 그에 따른 해결책을 제시할 수 있습니다.
이제 프로젝트 일정을 추적하는 방법을 알게 되었습니다. 하지만 어떻게 하면 효과적인 일정을 만들 수 있을까요? 바로 간트 차트가 도움이 될 수 있습니다. 이 차트를 사용하면 일정을 정의하고, 의존성을 추적하고, 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다 작업 우선순위 지정 와 같이 설정합니다.
ClickUp에서 간트 보기로 프로젝트를 플랜하고, 의존성을 관리하고, 작업의 우선순위를 정하세요
이러한 인사이트를 워크플로우에 통합하면 놓친 일정에 대한 작별 편지를 작성할 수 있습니다.
3. 위험 분석 위험 분석 는 프로젝트의 제공 시간과 예산을 방해할 수 있는 병목 현상과 위험을 식별하는 데 필요합니다.
리스크를 제대로 분석하려면 프로젝트에 기인하는 가장 일반적인 리스크를 식별해야 하며, 이는 다음을 통해 쉽게 수행할 수 있습니다 SWOT 분석 . 이전 섹션에서 언급했듯이 대부분의 위험은 일반적으로 재무 및 프로젝트 성과에 속합니다. 일정 지연, 커뮤니케이션 지연, 데이터 유출 등이 그 예시입니다.
이러한 위험을 파악한 후에는 위험 관리 도구 clickUp과 같이 위험의 순위를 매기고 우선순위를 정할 수 있습니다.
ClickUp은 다음과 같은 수백 가지 기능을 제공합니다 위험 등록 생성 를 만들어 잠재적 위험을 쉽게 추적하고 발생하기 전에 예방 조치를 취하세요.
다음은 예시입니다:
ClickUp의 목록 보기에서 프로젝트 위험을 가시성, 체계성, 전면 중앙에 유지하세요(작성자: Tam Pham)
그리고 좋은 위험 등록이 어떤 모습인지 보고 싶으면 ClickUp의 위험 등록 폴더 템플릿 를 통해 설정할 수 있습니다!
ClickUp의 위험 등록 폴더 템플릿을 사용하여 프로젝트를 관리하고 위험을 방지하세요
위험 등록을 통해 위험의 우선순위를 정하고 나면 그에 따라 관리하기가 더 쉬워집니다. ClickUp으로 위험 등록 템플릿 다운로드하기
4. 제어 프로세스 변경
가끔 이해관계자가 프로젝트에 추가 결과물을 포함하거나 마감일을 미루는 경향이 있습니다. 이를 범위 크립이라고 합니다. 범위 크리프는 타임라인 지연과 비용 초과를 초래할 수 있습니다.
하지만 다행히도 변경 제어 프로세스라는 범위 크리프를 방지할 수 있는 방법이 있습니다.
변경 제어 프로세스는 잠재적인 프로젝트 범위 변경에 대비하는 사전 예방적 조치입니다. 이 프로세스를 통해 변경이 필요한지 여부를 평가할 수 있습니다.
필요한 경우 프로젝트 범위나 납기 타임라인에 영향을 주지 않고 허용할 수 있는 변경 사항을 식별하여 더 자세히 드릴다운할 수 있습니다.
를 사용하여 비즈니스에 필요한 모든 변경 사항을 성공적으로 계획, 구현 및 모니터링하십시오 변경 관리 템플릿 by ClickUp
또한 이러한 변경 사항이 타임라인이나 범위에 영향을 미치지 않는 경우에는 변경 관리 플랜 템플릿 를 워크플로우에 추가하세요. 이를 통해 이러한 변경 사항을 쉽게 플랜, 모니터링 및 구현할 수 있습니다.
변경 제어 프로세스를 사용하면 팀원들이 모든 변경 사항을 동기화할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들이 참여하고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 따라서 변경 사항을 효과적으로 처리할 수 있습니다. 변경 관리 플랜 템플릿 다운로드하기
5. 성과 모니터링
성과 모니터링은 프로젝트의 성공을 관리하는 데 도움이 됩니다. 성과를 모니터링하려면 SMART KPI가 필요합니다. 이러한 KPI의 범위는 ROI와 청구된 시간부터 정시 납기, 기준선 대비 비용 추적에 이르기까지 다양합니다.
SMART KPI는 아래 기준을 충족합니다.
clickUp을 통해
프로젝트의 성공 여부를 판단하기 위해 프로젝트가 종료될 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 이러한 프로젝트 메트릭은 진행 상황을 측정하고 올바른 방향으로 가고 있는지 확인하는 데 도움이 되는 효과적인 프로젝트 제어 도구 역할을 합니다.
작업 분류 구조로 프로젝트 관리를 관리하시나요?
WBS를 효과적으로 사용하려면 달성하고자 하는 가장 중요한 목표를 입력해야 합니다. 코스를 만들고 싶다고 가정해 봅시다. 이것이 가장 중요한 목표입니다. 그런 다음 이 프로젝트를 아이디어 구상, 글쓰기, 교정, 출판 등과 같이 관리 가능한 부분과 단계로 나눕니다.
모든 것을 표현하는 모든 것 WBS 는 목표를 완료하는 데 필요한 기능만 제공해야 합니다. 불필요하거나 관련 없는 작업은 필요하지 않습니다
그런 다음 아래 그림과 같이 제어 계정부터 작업 패키지까지 다양한 레벨의 작업을 WBS 차트에 입력하세요.
산출물 기반 업무 내역 구조 예시 바로가기 workbreakdownstructure.com 직접 만들 수 있습니다 일의 분류 구조 에서 처음부터 새로 만들거나 단순히 ClickUp 작업 분류 구조 템플릿 를 참고하여 비슷한 것을 만들어 보세요.
ClickUp의 화이트보드 보기에서 작업 분류 구조를 쉽게 생성, 시각화 및 관리 (작성자: Tam Pham)
이 구조를 사용하면 작업을 쉽게 모니터링하고 정시 납품 및 최적의 예산 사용을 위해 얼마나 조정되었는지 확인할 수 있습니다. ClickUp으로 작업 분류 구조 템플릿 다운로드하기
ClickUp으로 프로젝트 컨트롤을 관리하세요!
프로젝트 관리는 프로젝트를 관리하고 정시 납품을 보장하는 데 필요합니다. 또한 최적의 리소스 할당, 예산 초과 방지, 고품질 결과물, 최적의 일정 관리와 같은 이점이 있습니다.
하지만 프로젝트 마감일, 비용, 범위, 위험 등의 요소를 고려해야 프로젝트 제어를 낭비하지 않을 수 있습니다.
좋은 프로젝트 관리 관행에는 리소스 관리, 프로젝트 일정 추적 및 분석, 일관된 위험 분석 수행이 포함됩니다. 또한, KPI로 성과를 모니터링하고 변경 제어 프로세스에 주의를 기울여 범위 확대를 방지하세요. 마지막으로 업무 분류 구조를 워크플로우에 통합하세요.
프로젝트 제어에 대한 이 궁극적인 가이드를 따르고 다음과 같은 도구를 사용하세요 ClickUp 및 Tara A 저는 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 일관되게 제공할 수 있도록 지원합니다. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요! 게스트 작성자:
Tam Pham
은 Tara AI의 비즈니스 운영 관리자입니다. Tara는 엔지니어링 팀이 개발 인사이트를 얻을 수 있도록 설계된 제품 제공 플랫폼입니다
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