따라 해 볼 만한 ClickUp 자동화 예시 20가지

Pontica Solutions는 어려움을 겪고 있었습니다. 800명 이상의 팀원을 보유한 급성장 중인 아웃소싱 대행사로서, 신입 사원이 한 명 채용될 때마다 업무 인계가 발생했고, 누군가 메시지를 놓치면 인계 과정이 중단되곤 했습니다.

이 회사는 문제를 해결하기 위해 인력을 추가로 채용하지 않았습니다. 대신 25개 이상의 프로세스를 자동화했습니다. 현재 이 회사는 연간 60,000건의 자동화 작업을 실행하여 2,000시간 이상을 절약하고 있습니다. 교대 근무, 진행 상황 업데이트, 클라이언트 보고서가 이제 ClickUp에서 자동으로 처리됩니다. 이렇게 절약된 시간은 창의적이고 전략적인 업무에 재투자되고 있습니다.

어떤 규모에서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 수동으로 작업을 재할당하거나 동료에게 알림을 보낼 때마다, 기계가 처리할 수 있는 작업을 직접 하고 있는 셈입니다. 이 글에서는 ClickUp의 자동화 예시 20가지를 공유합니다. 각 예시는 코드를 작성하지 않고도 무엇을 구축하고 어떻게 설정해야 하는지 보여줍니다.

요약

모든 자동화는 ‘트리거 + 조건 + 동작’이라는 하나의 수식을 따릅니다. 이 자동화가 대체할 수 있는 수동 단계를 떠올릴 수 있다면, 그 규칙을 만들어 볼 가치가 있습니다.

일상 작업 자동화 기능을 통해 작업 재할당, 템플릿, 댓글, 아카이빙, 마감일 관리를 처리할 수 있으므로, 더 이상 누군가가 업무 흐름을 관리하는 역할을 맡을 필요가 없습니다. 상태 트리거는 검토 절차를 자동으로 진행시키고, 생성 트리거는 마감일을 자동으로 설정하며, 필드 조건은 작업 시작 전에 미완성된 브리핑을 잡아냅니다.
승인 및 업무 인계 자동화 기능을 활용하면 수동으로 알림을 보내지 않아도 팀원 간 일이 원활하게 진행됩니다. 필드 값을 기반으로 예산 승인이 처리되고, 의존성 트리거가 다음 작업의 진행을 차단하는 요소를 해제하며, 하위 작업 트리거가 완성된 결과물이 준비되면 PM에게 알림을 보냅니다.
팀 및 연동 자동화 기능을 통해 ClickUp을 외부 도구 및 AI와 연결할 수 있습니다. HubSpot 거래 내역이 할당된 작업으로 변환되고, GitHub 커밋이 작업 상태를 업데이트하며, ClickUp Brain은 자연어 설명을 바탕으로 복잡한 규칙을 생성합니다.

구축 방법: 대체하려는 수동 단계의 이름을 지정하고, 구체적인 ‘트리거-조건-액션’ 규칙을 작성한 뒤, 먼저 리스트 수준에서 설정한 다음, 안정성이 확인되면 프로모션을 통해 상위 수준으로 적용하세요.

알지 못하는 사이에 시간을 뺏어가는 조정 일을 자동화하여, 팀원들이 상태 보고 대신 판단이 필요한 일에 시간을 할애할 수 있도록 하세요.

ClickUp의 ‘자동화’란 무엇인가요?

ClickUp 자동화는 일상적인 작업을 대신 처리해 주는 규칙 기반 워크플로우입니다. 작업을 수동으로 재할당하거나 알림을 보내는 대신, 규칙을 한 번만 정의하면 됩니다. 그러면 해당 이벤트가 발생할 때마다 ClickUp이 해당 규칙을 실행합니다.

모든 자동화는 다음과 같은 엄격한 수식을 따릅니다:

자동화 = 트리거 + 조건 + 작업

트리거는 규칙을 시작하는 이벤트입니다(예: 상태 변경 또는 새 작업 생성).
조건은 규칙이 실행되기 위해 충족되어야 하는 선택적 필터입니다(예: 우선순위가 ‘긴급’이어야 함).
액션이란 ClickUp이 수행하는 자동 변경 사항(예: 작업 재할당)을 말합니다.

예를 들어, 특정 작업이 ‘검토’ 단계로 이동하고 우선순위가 ‘긴급’인 경우를 생각해 봅시다. ClickUp은 해당 작업을 자동으로 관련 팀원에게 재할당합니다. 여기서 트리거는 ‘검토’ 단계로의 이동이고, 조건은 ‘긴급’ 우선순위이며, 액션은 재할당입니다. 하나의 자동화 규칙은 최대 1개의 트리거, 15개의 조건, 6개의 액션을 지원합니다. 이를 통해 하나의 규칙으로 복잡한 워크플로우를 관리할 수 있습니다.

ClickUp의 자동화 기능은 계층 구조를 인식합니다. 이를 통해 자동화의 적용 범위를 제어할 수 있습니다. 목록(리스트)에 설정된 자동화는 해당 목록 내의 작업에만 영향을 미칩니다. 폴더(폴더)에 설정된 자동화는 해당 폴더 내의 모든 목록에 영향을 미칩니다. 스페이스(스페이스)에 설정된 자동화는 그 아래에 있는 모든 작업을 관리합니다. 동일한 논리를 여러 프로젝트에 복사하는 대신, 적용 범위에 맞는 수준에서 규칙을 설정할 수 있습니다.

자동화는 세 가지 방법으로 생성할 수 있습니다.

마케팅이나 프로젝트 관리 등 사용 사례별로 분류된 100개 이상의 미리 만들어진 템플릿 중에서 선택해 보세요.
원하는 내용을 쉬운 말로 설명하기만 하면, ClickUp Brain이 트리거와 액션의 논리를 자동으로 생성해 드립니다.
Automation Builder에서 완전히 맞춤형 규칙을 처음부터 직접 만들어 보세요.

자동화는 AI 에이전트와 어떻게 다른가요?

자동화 기능과 AI 에이전트는 모두 사용자를 대신해 작동합니다. 하지만 의사 결정 처리 방식은 서로 다릅니다.

자동화는 엄격하고 고정된 규칙을 따릅니다. 트리거와 조건이 일치하는지 확인하고, 일치할 경우 매번 정확히 동일한 작업을 실행합니다. 절대 예외가 발생하지 않으므로 예측 가능하고 반복적인 일에 안성맞춤입니다.

반면, AI 에이전트는 조치를 취하기 전에 작업의 전체 맥락을 분석합니다. 미리 설정된 필터를 확인하는 대신, 버그 보고서를 읽어 어떤 팀이 이를 수정해야 할지 결정하는 등 데이터를 해석합니다. 이는 ‘if-this-then-that’ 규칙으로 단순화할 수 없는, 인간과 유사한 판단이 필요한 작업에 유용한 tool입니다.

실용적인 경험칙: 결과를 고정된 규칙으로 설명할 수 있다면 자동화를 활용하세요. 작업에 해석이 필요한 경우에는 AI 에이전트를 선택하세요.

기능	자동화	AI 에이전트
의사결정 논리	사전에 설정된 고정된 규칙을 따릅니다	맥락보다 이유를 중시하고 결정을 내립니다
가장 적합한 대상	예측 가능하고 반복 가능한 단계	해석이 필요한 일
예시	모든 하위 작업이 완료되면 작업을 ‘완료’ 상태로 이동	버그 보고서를 확인하고 해당 팀으로 전달하세요

ClickUp의 자동화는 통합 기능과 어떻게 다른가요?

자동화와 연동 기능은 동일한 워크플로우에 나타나기 때문에 혼동하기 쉽습니다. 하지만 두 기능은 서로 반대되는 역할을 합니다.

자동화는 논리 계층입니다: ClickUp 내에서 특정 이벤트가 발생했을 때 어떤 조치가 취해질지 결정합니다.
통합 기능은 연결 계층입니다: ClickUp과 외부 도구를 연결하여 양쪽 간에 데이터가 오갈 수 있도록 합니다.

실제로 이 두 기능은 서로 연동되어 작동합니다. 통합 기능을 통해 ClickUp을 GitHub, Slack, HubSpot, Google 캘린더 또는 이메일과 같은 앱에 연결하여 외부 이벤트를 동기화합니다. 그런 다음 자동화 기능이 해당 이벤트를 받아 ClickUp이 어떻게 대응해야 할지 결정합니다. 예를 들어, 개발자가 풀 리퀘스트를 병합하면 작업 상태를 자동으로 업데이트하는 식입니다.

기능	자동화	연동
채용 정보	특정 이벤트가 발생했을 때 어떤 조치가 취해질지 결정합니다	ClickUp을 외부 앱과 연결합니다
위치	스페이스, 폴더 또는 목록 내에서	ClickUp과 GitHub, HubSpot 같은 tools 사이에서
예시	작업 생성 시 마감일 설정하기	풀 리퀘스트가 병합되면 작업 상태를 업데이트하세요

마케팅, 엔지니어링, 프로젝트 관리, 대행사 팀이 자동화 기능을 활용하여 생산성을 높일 수 있는 방법에 대한 개요를 소개합니다.

워크플로우 유형별 ClickUp 자동화 20가지 예시

아래의 각 자동화 예시에는 수식, 트리거 유형, 단계별 설정 방법이 포함되어 있습니다.

간단 비교: ClickUp의 20가지 자동화 예시 모두

아래 테이블을 통해 20가지 자동화 예시를 한눈에 살펴보세요. 그런 다음 자동화하려는 작업에 해당하는 섹션으로 바로 이동하세요.

워크플로우 유형	자동화	트리거	조치	가장 적합한 대상
일상적인 작업	상태가 ‘검토’로 변경되면 작업을 재할당하세요.	상태	담당자를 검토자로 변경하기	콘텐츠, 디자인, 엔지니어링 검토 간 인계
일상적인 작업	작업이 새로운 리스트로 이동할 때 템플릿을 적용하세요	작업이 이동되었습니다	템플릿 적용	온보딩, 출시, 스프린트 플랜
일상적인 작업	승인 필드의 상태가 ‘승인됨’으로 변경되면 알림을 남깁니다.	필드	다음 소유자를 태그하여 댓글을 남기세요	법무 및 승인 절차가 많은 워크플로우
일상적인 작업	우선순위가 ‘낮음’으로 떨어지면 작업을 보관하세요	우선순위	아카이브 목록으로 이동	우선순위 분류 및 백로그 정리
일상적인 작업	작업이 생성되면 마감일을 자동으로 설정하세요	생성	마감일 변경	지원, 고객 서비스, 규정 준수
일상적인 작업	단계가 ‘게시됨’ 상태가 되면 상태를 ‘완료’로 변경	필드	상태 변경	마케팅 콘텐츠 팀
일상적인 작업	필수 필드가 누락된 경우 작업에 표시하기	상태 + 조건	정보를 요청하는 댓글을 남겨주세요	AI가 진행 상황을 요약하여 작성합니다
승인 및 업무 인계	필드 값에 따라 관리자의 승인을 요청하는 경로 설정	필드	담당자 및 상태 변경	재무 및 조달
승인 및 업무 인계	QA를 통과하지 못한 경우 완료 처리 차단	상태 + 조건	상태 되돌리기 + 댓글 달기	엔지니어링 및 제조 품질 보증(QA)
승인 및 업무 인계	의존성이 삭제되면 다음 작업을 자동으로 실행하세요	의존성	상태 변경 + 알림	순차적이고 체계적인 프로젝트
승인 및 업무 인계	작업 상태가 ‘진행 중’으로 변경되면 클라이언트에게 이메일을 보내세요.	상태	이메일 보내기	대행사 및 컨설팅 회사
승인 및 업무 인계	모든 하위 작업이 완료됨에 따라 이해관계자에게 알림을 보내세요	하위 작업	댓글 달기 + 관찰자에게 알림 보내기	프로젝트 관리자
승인 및 업무 인계	프로젝트 진행 단계에 맞춰 단계별 템플릿을 적용하세요	상태	템플릿 적용	다단계 프로젝트(온보딩, 시공)
팀 및 연동	HubSpot 거래를 할당된 영업 팀 작업으로 전환하세요	연동	작업 생성 + 담당자 지정	영업 팀
팀 및 연동	지원자가 제안을 수락하면 온보딩을 시작하세요	상태	작업 생성 + 템플릿 적용	인사 및 채용
팀 및 연동	작성자가 글을 완성하면 에디터에게 초안을 전달하세요	상태	담당자 및 상태 변경	콘텐츠 팀
팀 및 연동	고객이 보고한 버그를 엔지니어링 백로그로 전송하세요	필드 + 조건	연결된 작업 생성	지원 ↔ 엔지니어링
팀 및 연동	GitHub 커밋을 통해 작업을 자동으로 업데이트하세요	연동	상태 변경 + 댓글 달기	엔지니어링 팀
팀 및 연동	ClickUp Brain을 사용하여 일상적인 영어로 자동화 기능을 구축하세요.	AI 빌더	AI가 규칙 초안을 작성합니다	기술적 지식이 없는 팀원들
팀 및 연동	AI 필드를 사용하여 작업 요약을 자동으로 생성하세요	상시 가동되는 AI 필드	연결된 작업 생성하기	StandUp 미팅 준비, 진행 중인 업무 인수인계

ClickUp에서 활용할 수 있는 일상 업무 자동화 예시

다음 7가지 작업 자동화 기능은 재할당, 템플릿 적용, 댓글 달기, 보관, 일정 설정 등 모든 팀이 매일 수행하는 반복적인 업무를 처리해 줍니다. 이를 통해 작업 공간을 깔끔하게 유지하므로, 누구도 업무 흐름을 관리하는 역할을 맡을 필요가 없습니다.

1. 상태가 ‘검토’로 변경되면 작업을 재할당하기

콘텐츠, 디자인, 엔지니어링 팀은 모든 결과물을 전담 검토자에게 전달합니다. 일반적으로 이러한 업무 인계는 제작자가 담당자를 업데이트하는 것을 잊지 않는지에 달려 있습니다. 이를 잊어버리면 작업이 표류하게 됩니다.

이 규칙은 상태가 변경되면 해당 작업을 검토자의 대기열로 이동시킵니다. 검토자는 즉시 알림을 받고, 제작자는 다음 단계로 넘어갑니다.

수식: 상태가 ‘검토’로 변경되면 담당자를 검토자로 변경합니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

작업이 있는 리스트(또는 폴더/스페이스)로 이동하세요.
상단 바에 있는 자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '검토'로 설정하세요.
'작업' 메뉴에서 담당자 변경을 선택한 후, 지정된 검토자를 선택하세요.
(선택 사항) 특정 작업 유형이나 담당자에게만 이 작업이 실행되도록 하려면 조건을 추가하세요. 예: ‘담당자가 [콘텐츠 팀] 중 한 명인 경우’
만들기를 클릭하세요

이 자동화는 앞으로 해당 위치에 있는 모든 작업에 대해 실행됩니다. 목록 수준에서 설정하면 해당 목록의 작업에만 적용되며, 폴더 수준에서 설정하면 그 안의 모든 목록에 적용됩니다.

2. 작업이 새로운 리스트로 이동할 때 템플릿 적용하기

온보딩, 캠페인 런칭, 스프린트 계획 수립 등 모든 과정에서는 작업에 동일한 체크리스트나 하위 작업 구조가 필요합니다. 이러한 템플릿을 수동으로 첨부하면 단계가 누락되거나 팀 전체에 걸쳐 워크플로우가 일관되지 않게 될 수 있습니다.

이 규칙은 작업이 리스트에 등록되는 즉시 템플릿을 적용합니다. 모든 작업은 체계적으로 구성된 상태로 도착하므로, 백지 상태에서 시작하는 것이 아니라 완료된 기반을 바탕으로 작업을 시작할 수 있습니다.

수식: 작업이 해당 리스트로 이동하면 작업 템플릿을 적용합니다.

트리거 유형: 작업이 이 위치로 이동됨

설정 방법은 다음과 같습니다:

대상 리스트(작업을 이동할 목록)을 엽니다.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 작업이 이 위치로 이동됨을 선택하세요.
'작업' 메뉴에서 템플릿 적용을 선택한 후, 첨부할 작업 템플릿을 선택하세요.
만들기를 클릭하세요

이 리스트에 추가되는 모든 작업에는 자동으로 템플릿이 적용됩니다. 이 규칙을 리스트 수준에서 설정하여 해당 특정 입력 지점만 대상으로 하도록 하세요.

3. 승인 필드가 ‘승인됨’으로 변경되면 댓글을 추가합니다.

법률 검토와 같이 승인 절차가 많은 워크플로우에서는 즉각적인 업무 인계가 필요합니다. 이렇게 하면 다음 소유자가 자신의 차례임을 알 수 있습니다. 이 규칙은 필드 값이 변경되는 즉시 댓글을 게시하고 다음 소유자에게 태그를 지정합니다. 이를 통해 타임스탬프가 포함된 승인 기록을 생성하고 단 한 번의 단계로 업무를 인계합니다.

수식: ‘승인 상태’ 필드가 ‘승인됨’으로 변경되면, 다음 소유자를 태그한 댓글을 게시합니다.

트리거 유형: 필드

설정 방법은 다음과 같습니다:

승인 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 엽니다.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 사용자 정의 필드 변경을 선택하고, “승인 상태” 필드를 지정한 다음, 상태를 ‘승인됨’으로 설정하세요.
'작업'에서 댓글 추가를 선택한 후, 메시지를 작성하고 동적 담당자 토큰을 사용하여 다음 소유자를 @멘션하세요(예: ‘승인되었습니다. @[다음 소유자], 이 작업은 이제 귀하에게 넘겨집니다.’).
(선택 사항) 공식적으로 업무를 인계하고 싶다면 담당자 변경과 같은 두 번째 작업을 추가하세요.
만들기를 클릭하세요

이 댓글은 타임스탬프와 함께 작업의 활동 로그에 표시됩니다. 이를 통해 별도의 추적 시스템 없이도 승인 과정에 대한 내장된 감사 추적을 제공합니다.

4. 작업의 우선순위가 ‘낮음’으로 떨어지면 해당 작업을 보관함으로 이동

트라이아지 팀은 보드가 영향력이 큰 일에 집중할 수 있도록 백로그를 정기적으로 정리해야 합니다. 우선순위가 낮은 항목들은 활성 보기를 어지럽히고 긴급한 작업을 가려버리기 때문입니다.

이 규칙은 작업의 우선순위가 ‘낮음’으로 떨어지면 해당 작업을 ‘보관 목록’으로 이동시킵니다. 그 결과, 활성 보드는 깔끔하게 유지되는 동시에, 보관된 작업도 향후 참조를 위해 계속 검색할 수 있습니다. 이 규칙을 주기적인 백로그 검토와 함께 활용하면 중요한 항목이 누락되는 것을 방지할 수 있습니다.

수식: 우선순위가 ‘낮음’으로 변경되면, 해당 작업을 보관 목록으로 이동합니다.

트리거 유형: 우선순위

설정 방법은 다음과 같습니다:

이 기능을 적용할 목록, 폴더 또는 스페이스를 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 우선순위 변경을 선택한 후, '낮음'으로 설정하세요.
'작업' 메뉴에서 목록으로 이동을 선택한 후, 지정된 보관 리스트를 선택하세요.
만들기를 클릭하세요

이렇게 하면 작업(모든 하위 작업 포함)이 ‘보관 목록’으로 이동합니다. 따라서 해당 작업의 상태는 해당 목록에서 사용하는 상태에 따라 결정됩니다. ‘보관 목록’에 적절한 기본값 상태가 설정되어 있는지 확인하거나, 두 번째 작업을 추가하여 상태를 명시적으로 설정하세요(예: ‘보관됨’). 또한, 이동된 작업은 여전히 검색이 가능하며, 우선순위가 재조정될 경우 다시 원래 위치로 되돌릴 수 있습니다.

5. 작업 생성 시 마감일을 자동으로 설정하기

지원, 고객 서비스, 규정 준수 팀은 요청이 접수되면 기한을 반드시 준수해야 합니다. 이 규칙은 모든 작업이 생성되는 즉시 마감일을 지정합니다. 이를 통해 대시보드와 작업량 보기가 첫날부터 정확하게 유지됩니다.

수식: 리스트에 작업이 생성되면, 해당 작업의 마감일을 일정 일수 후로 설정합니다.

트리거 유형: 생성

설정 방법은 다음과 같습니다:

새로 들어오는 작업이 수집되는 리스트(예: 접수 리스트 또는 요청 리스트)를 엽니다.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 작업 생성을 선택하세요.
'작업'에서 마감일 변경을 선택한 후, ‘트리거 날짜로부터 일수’를 선택하고 번호를 입력하세요.
만들기를 클릭하세요

이를 통해 날짜가 지정되지 않은 작업이 나타나지 않도록 하고, 용량 계획이 왜곡되는 것을 방지할 수 있습니다.

6. 단계가 ‘게시됨’에 도달하면 상태를 ‘완료’로 변경

마케팅 팀은 ‘단계’(초안, 편집 중, 게시됨) 필드를 주요 작업 상태와 별도로 추적합니다. 이 규칙은 단계가 ‘게시됨’에 도달하면 작업을 완료 처리함으로써 두 필드의 일관성을 유지합니다.

수식: ‘단계’ 필드가 ‘게시됨’으로 변경되면, 상태를 ‘완료’로 변경합니다.

트리거 유형: 필드

설정 방법은 다음과 같습니다:

콘텐츠 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 사용자 정의 필드 변경을 선택하고, ‘단계’ 필드를 지정한 다음, 상태를 ‘게시됨’으로 설정하세요.
'작업' 메뉴에서 상태 변경을 선택한 후 ‘완료’를 선택하세요.
만들기를 클릭하세요

해당 리스트의 워크플로우에 ‘완료’ 상태가 포함되어 있는지 확인하세요. 리스트에 ‘완료됨’과 같은 다른 이름이 사용되고 있다면, 대신 해당 이름을 선택하세요. 이 규칙을 적용하면 사용자가 두 개의 별도 필드를 업데이트할 필요 없이 보드 보기, 대시보드 및 필터링된 보기의 정확성을 유지할 수 있습니다.

7. 필수 필드가 누락되었을 때 작업에 표시하기

작업에 착수하기 전에 디자인 브리프, 엔지니어링 사양서, 클라이언트 세부 정보를 반드시 준비해야 합니다. 가이드라인이 없으면 팀원들은 핵심 맥락이 부족한 작업을 시작하게 됩니다. 결국 잘못된 우선순위에 노력을 낭비하게 됩니다.

이 규칙은 일 시작 시 누락된 정보가 있는지 확인하고 자동으로 해당 정보를 요청합니다. 이를 통해 미완성 작업을 조기에 파악하여 재작업과 반복적인 의사소통을 줄여줍니다.

수식: 상태가 ‘진행 중’으로 변경되고 ‘브리프 링크’ 필드가 비어 있을 때, 브리프를 요청하는 댓글을 게시합니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

해당 작업이 있는 리스트(또는 폴더/스페이스)를 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '진행 중'으로 설정하세요.
조건을 추가하세요(트리거 아래의 +를 클릭하세요) → ‘Brief Link’ 사용자 정의 필드를 선택하세요 → 연산자를 설정되지 않음(비어 있음/null)으로 설정하세요
'작업' 메뉴에서 댓글 추가를 선택한 후, 다음과 같이 작성하세요: ‘이 작업에 브리프 링크가 누락되었습니다. 작업을 시작하기 전에 추가해 주세요. @[작업 제작자 또는 담당자]’
만들기를 클릭하세요

이 규칙은 상태가 ‘진행 중’으로 변경되고 해당 필드가 비어 있는 두 조건이 모두 충족될 때만 실행됩니다. 브리핑이 완료된 작업은 별다른 알림 없이 다음 단계로 진행됩니다. 또한, 해당 필드가 채워질 때까지 작업을 보류하고 싶다면, ‘To Do’ 상태로 되돌리는 작업을 추가하거나 교체할 수도 있습니다.

자동화가 누구도 막을 수 없을 만큼 빠르게 실행되면 어떻게 될까요?

자동화 기능은 팀의 업무 속도를 저하시키는 반복적인 작업을 제거해 줍니다. 하지만 이러한 속도 향상은 동시에, 잘못된 규칙이 사람이 대응하기 전에 피해를 입힐 수 있음을 의미합니다.

2012년 8월, 나이트 캐피털(Knight Capital)에 바로 그런 일이 발생했습니다. 이 회사의 새로운 거래 소프트웨어에 결함이 발생했습니다. 그 결과, 컴퓨터가 100여 개 이상의 종목에 걸쳐 수백만 주를 급속도로 매수 및 매도하기 시작했습니다. 이 통제 불능의 거래는 45분 동안 계속된 후야 비로소 중단되었습니다.

무엇이 잘못되었나: 새로운 소프트웨어가 기계의 속도로 자동으로 거래를 트리거했습니다. 회사가 문제를 해결하기 위해 분주히 움직이는 동안 분당 약 1,000만 달러의 손실이 누적되었습니다. 전속력으로 가동되는 자동화 시스템은 사람이 실수를 포착할 수 있는 속도보다 훨씬 더 빠르게 실수를 증폭시킵니다.
파장: 나이트는 약 4억 4천만 달러의 손실을 입었습니다. 이는 전 분기 전체 매출(2억 8,900만 달러)을 웃도는 금액이었습니다. 손실 사실이 공개된 당일 주가는 60% 이상 폭락했습니다. 회사는 자본 기반이 심각하게 훼손되어 생존 여부가 불투명해졌다고 밝혔습니다.

전체 작업 공간에 적용되는 규칙도 이와 동일한 위험을 축소된 형태로 내포하고 있습니다. 부실하게 설계된 자동화는 단 한 번만 오작동하는 것이 아닙니다. 활성화되어 있는 모든 곳에서 즉시 오작동을 일으킵니다.

가장 효과적인 안전 장치: 영향을 받는 범위를 5분 이내에 되돌릴 수 있을 정도로 좁게 설정하세요. 즉, 규칙이 반드시 적용되어야 할 작업에만 적용되도록 조건을 추가해야 합니다. 또한, 실제 작업에서 적어도 한 번은 규칙이 작동하는 것을 직접 확인하기 전에는 절대 규칙을 배포하지 마세요. 속도가 바로 자동화의 핵심입니다. 적용 범위를 적절히 조절해야만 그 속도가 오히려 부담이 되는 상황을 막을 수 있습니다.

ClickUp의 승인 및 업무 인계 자동화 예시

승인 및 업무 인계 단계는 워크플로우가 지연되는 주된 원인입니다. 팀원이 자신의 업무를 마쳤음에도 다음 담당자가 자신의 차례임을 알지 못하는 경우가 있습니다. 더 심각한 문제는 아무도 검토를 요청하지 않아 작업이 방치되는 경우입니다. 이 6가지 자동화 기능을 활용하면 한 사람이 업무를 마치고 다음 사람이 시작하기까지의 대기 시간을 없앨 수 있습니다.

8. 필드 값에 따라 관리자의 승인을 받기 위해 작업을 전달하기

재무 및 조달 팀은 정해진 금액을 초과하는 경비에 대해 승인을 해야 합니다. 이 과정은 대개 담당자가 고액 항목을 수동으로 표시하는 방식에 의존합니다. 만약 한 건이라도 놓치면, 해당 작업이 잘못된 단계에서 승인될 수 있습니다.

이 규칙은 사용자 정의 필드의 값을 읽어와 작업을 자동으로 배정합니다.

수식: ‘예산’ 필드의 값이 임계값을 초과하면, 담당자를 관리자로 변경하고 상태를 ‘승인 대기 중’으로 변경합니다.

트리거 유형: 필드

설정 방법은 다음과 같습니다:

재무/조달 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 사용자 정의 필드 변경을 선택한 후 ‘예산’ 필드를 선택하세요.
조건을 추가하고 → ‘예산’이 임계값(예: 5,000달러)보다 크게 설정하세요.
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 담당자 변경 → 승인 관리자 선택 상태 변경 → ‘승인 대기 중’으로 설정
담당자 변경 → 승인 담당 관리자 선택
상태 변경 → ‘승인 대기 중’으로 설정
만들기를 클릭하세요

담당자 변경 → 승인 담당 관리자 선택
상태 변경 → ‘승인 대기 중’으로 설정

이 규칙은 누군가가 예산 필드 값을 임계값 이상으로 입력하거나 업데이트할 때 실행됩니다. 임계값 미만의 작업은 변경되지 않은 채로 지연 없이 워크플로우를 따라 진행됩니다. 승인 단계가 여러 개인 경우, 각 단계마다 서로 다른 조건과 담당자를 지정하여 별도의 자동화 규칙을 생성하세요.

9. QA 통과 전에는 완료 처리 차단

작업이 완료되려면 먼저 품질 검사를 통과해야 합니다. 기억에만 의존할 경우, 사람들이 작업을 너무 일찍 완료됨으로 표시할 수 있습니다. 이 규칙은 그러한 실수를 방지합니다.

누군가 QA를 통과하기 전에 작업을 닫으면, 이 규칙이 해당 작업을 다시 열고 댓글을 남깁니다. 이를 통해 기억에만 의존하지 않고도 높은 품질 기준을 유지할 수 있습니다.

수식: 상태가 ‘완료’로 변경되었으나 ‘QA 상태’ 필드가 ‘통과’가 아닌 경우, 상태를 다시 ‘진행 중’으로 변경합니다. 그런 다음, 작업이 중단된 사유를 설명하는 댓글을 남깁니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

엔지니어링/제조 관련 작업이 있는 리스트(또는 폴더/스페이스)를 열어보세요.
자동화 버튼(번개 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '완료'로 설정하세요.
조건 추가 → ‘QA 상태’ 사용자 정의 필드 선택 → 연산자를 ‘통과’가 아님으로 설정
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 상태 변경 → '진행 중'으로 재설정 댓글 추가 → 예: ‘QA를 통과해야만 작업을 완료할 수 있습니다. 검사가 완료되면 QA 상태 필드를 업데이트한 후 다시 '완료' 상태로 이동해 주세요.’
상태 변경 → ‘진행 중’으로 되돌리기
댓글 추가 → 예: ‘QA를 통과해야만 작업을 완료할 수 있습니다. 검사가 완료되면 ‘QA 상태’ 필드를 업데이트한 후, 다시 ‘완료’ 상태로 이동해 주세요.’
만들기를 클릭하세요

상태 변경 → ‘진행 중’으로 되돌리기
댓글 추가 → 예: ‘QA를 통과해야만 작업을 완료할 수 있습니다. 검사가 완료되면 ‘QA 상태’ 필드를 업데이트한 후, 다시 ‘완료’ 상태로 이동해 주세요.’

이를 통해 엄격한 게이트가 생성됩니다. 즉, QA가 승인할 때까지 작업은 ‘완료됨’ 상태로 남아 있을 수 없습니다. 프로세스 표준화의 일환으로, 작업은 설명과 함께 즉시 반송됩니다. 담당자는 작업이 왜 이동했는지 의아해하기보다 무엇을 수정해야 하는지 바로 알 수 있습니다.

10. 의존성이 삭제되면 다음 작업을 트리거하기

때로는 프로젝트가 ‘편집 전에 작성’하거나 ‘구현 전에 디자인’하는 것처럼 엄격한 순서대로 진행되기도 합니다. 이러한 작업 흐름에서 소유자는 장애 요인이 제거된 사실을 알지 못해 다음 작업이 대기 상태로 남아 있게 됩니다. 이 규칙은 다음 작업을 ‘준비 완료’ 상태로 설정하고 소유자에게 알림을 보냅니다.

수식: 차단 작업의 상태가 ‘완료’로 변경되면, 종속 작업의 상태를 ‘준비됨’으로 변경하고 담당자에게 알림을 보냅니다.

트리거 유형: 의존성

설정 방법은 다음과 같습니다:

순차적인 작업이 포함된 리스트(또는 폴더/스페이스)를 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요
'트리거'에서 작업 차단 해제를 선택하세요(이는 작업에 대한 모든 차단 의존성이 완료됨으로 표시되었을 때 발생합니다).
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 상태 변경 → “준비됨”으로 설정 댓글 추가 → 예: ‘모든 장애 요인이 삭제되었습니다. 이 작업은 시작할 준비가 되었습니다. @[담당자]’
상태 변경 → “준비됨”으로 설정
댓글 추가 → 예: ‘모든 장애 요인이 삭제되었습니다. 이 작업은 시작할 준비가 되었습니다. @[담당자]’
만들기를 클릭하세요

상태 변경 → “준비됨”으로 설정
댓글 추가 → 예: ‘모든 장애 요인이 삭제되었습니다. 이 작업은 시작할 준비가 되었습니다. @[담당자]’

작업에 세 가지 차단 요소가 있는 경우, 세 가지가 모두 삭제될 때까지 작업은 차단된 상태로 유지됩니다. 이 기능이 작동하려면 작업에 ClickUp의 의존성 설정이 적용되어 있어야 합니다. 이 규칙은 단순히 작업 상태 이름뿐만 아니라 해당 링크 정보를 참조합니다.

11. 작업 상태가 ‘진행 중’으로 변경되면 클라이언트에게 이메일 알림 보내기

대행사나 컨설팅 회사는 클라이언트에게 작업 공간에 대한 전체 접근 권한을 부여하지 않으면서도 최신 정보를 전달해야 합니다. 보통 이 경우, 일을 중단하고 수동으로 업데이트 이메일을 작성해야 합니다.

이 규칙은 일이 시작되면 자동으로 해당 이메일을 발송해 줍니다. 클라이언트는 자동으로 최신 정보를 받아볼 수 있고, 팀은 프로젝트에 집중할 수 있습니다.

수식: 상태가 ‘할 일’에서 ‘진행 중’으로 변경되면 클라이언트에게 이메일을 보냅니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

클라이언트 관련 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 엽니다.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, 'To Do'에서 '진행 중'으로 변경하도록 설정하세요.
'작업'에서 이메일 보내기를 선택한 후 다음을 설정하세요: 받는 사람: 맞춤형 필드(예: '고객 이메일' 필드)의 동적 토큰을 사용하거나 고정된 주소를 직접 입력하세요. 제목: '[작업 이름] 작업 시작'과 같은 내용을 입력하세요. 본문: 고객에게 보낼 메시지를 작성하세요. 작업 이름, 마감일, 담당자 등의 동적 변수를 삽입할 수 있습니다.
수신자: 사용자 정의 필드(예: ‘고객 이메일’ 필드)에 동적 토큰을 사용하거나, 고정된 주소를 직접 입력하세요.
제목: ‘[작업명] 작업 시작’과 같은 형식
본문: 클라이언트를 대상으로 할 메시지를 작성하세요. 작업 이름, 마감일, 담당자 등의 동적 변수를 삽입할 수 있습니다.
만들기를 클릭하세요

수신자: 사용자 정의 필드(예: ‘고객 이메일’ 필드)에 동적 토큰을 사용하거나, 고정된 주소를 직접 입력하세요.
제목: ‘[작업명] 작업 시작’과 같은 형식
본문: 클라이언트를 대상으로 할 메시지를 작성하세요. 작업 이름, 마감일, 담당자 등의 동적 변수를 삽입할 수 있습니다.

이메일은 연결된 계정을 통해 ClickUp 이메일 클릭앱을 이용해 발송되므로, 먼저 스페이스에서 해당 기능을 활성화하세요. 트리거에서 ‘보낸 사람’과 ‘받는 사람’ 상태를 모두 설정하면, ‘보류 중’과 같은 상태에서 ‘진행 중’으로 전환되는 작업으로 인한 오경보를 방지할 수 있습니다.

12. 모든 하위 작업이 완료되면 이해관계자에게 알림 보내기

프로젝트 관리자는 5개의 자산으로 구성된 캠페인처럼 여러 부분으로 이루어진 결과물을 추적합니다. 전체 세트가 언제 완료되는지 확인하기 위해 각 하위 작업을 일일이 확인하는 것은 시간이 많이 걸리고 번거로운 작업입니다.

이 규칙은 마지막 하위 작업이 닫히는 즉시 알림을 한 번 전송합니다. 이를 통해 PM은 모든 항목을 일일이 확인하지 않아도 전체 결과물이 준비되었음을 알 수 있습니다.

수식: 모든 하위 작업이 ‘완료’로 표시되면, 관찰자 목록에 알림을 보내고 결과물이 검토 준비가 완료되었다는 댓글을 게시합니다.

트리거 유형: 하위 작업

설정 방법은 다음과 같습니다:

상위 작업이 있는 리스트(또는 폴더/스페이스)를 엽니다.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 '모든 하위 작업 해결됨'을 선택하세요.
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 댓글 추가 → 예: ‘모든 하위 작업 완료됨. 이 결과물은 최종 검토 준비가 되었습니다. @[관찰자/PM]’ 팔로워 변경 → PM/이해관계자를 팔로워로 추가하거나(또는 관찰자 토큰을 사용하여 담당자 변경), 해당 내용을 그들의 받은 편지함으로 직접 전송하고 싶다면
댓글 추가 → 예: ‘모든 하위 작업이 완료되었습니다. 이 결과물은 최종 검토를 기다리고 있습니다. @[관찰자/PM]’
팔로워 변경 → 해당 워크플로우를 PM/이해관계자의 받은 편지함으로 직접 전송하려면, 이들을 팔로워로 추가하세요(또는 담당자 변경을 통해 관찰자 토큰을 사용하세요).
만들기를 클릭하세요

댓글 추가 → 예: ‘모든 하위 작업이 완료되었습니다. 이 결과물은 최종 검토를 기다리고 있습니다. @[관찰자/PM]’
팔로워 변경 → 해당 워크플로우를 PM/관계자의 받은 편지함으로 직접 전송하려면, 해당 사용자를 팔로워로 추가하세요(또는 담당자 변경을 통해 관찰자 토큰을 사용하세요).

이 트리거는 상위 작업의 하위 작업을 모니터링합니다. 이 트리거는 하위 작업이 업데이트될 때마다 실행되는 것이 아니라, 마지막 하위 작업이 완료될 때 단 한 번만 실행됩니다. 팀원이 하위 작업을 다시 열었다가 다시 닫으면 규칙이 다시 실행되어 자동으로 수정됩니다.

13. 프로젝트 진행 단계에 맞춰 단계별 템플릿 적용하기

클라이언트 온보딩이나 건설 단계별 마일스톤과 같은 다단계 프로젝트에는 각각 다른 체크리스트와 문서가 필요합니다. 이 규칙은 작업이 새로운 단계로 진입할 때 올바른 체크리스트 템플릿을 불러옵니다. 모든 단계가 올바른 구조로 시작되므로, 기억에만 의존할 필요가 없습니다.

수식: 상태가 ‘2단계: 실행’으로 변경되면, 2단계 체크리스트 템플릿을 적용합니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

단계별 프로젝트 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '2단계: 실행'으로 설정하세요.
'작업'에서 템플릿 적용을 선택한 후, 2단계 체크리스트/작업 템플릿을 선택하세요.
만들기를 클릭하세요

다단계 프로젝트의 경우, 단계별로 하나의 자동화 기능을 생성하세요(1단계 → 1단계 템플릿, 2단계 → 2단계 템플릿). 각 규칙은 작업이 해당 상태에 도달하면 자동으로 실행됩니다. 템플릿은 추가 방식으로 작동하므로 기존 텍스트를 덮어쓰지 않습니다. 대신, 현재 체크리스트나 하위 작업 위에 새로운 항목이 겹쳐 추가됩니다. 모든 단계를 거치는 작업은 이전 단계의 데이터를 잃지 않으면서 필요한 모든 파일을 수집하게 됩니다.

작업 자동화가 오히려 나쁜 습관을 고착시킬 수 있을까요?

2014년, Amazon은 이력서를 심사하고 채용 후보자를 1~5개의 별점으로 평가하는 AI 도구를 개발했습니다. 회사는 최고의 인재를 찾는 과정을 자동화하고자 했습니다. 하지만 이 시스템은 지난 10년간의 이력서를 바탕으로 학습되었는데, 그 대부분은 남성의 이력서였습니다.

그 결과, AI는 남성 지원자가 더 우수하다는 것을 스스로 학습했습니다. 이에 따라 여성 지원자의 이력서를 불리하게 평가했고, 두 개의 여성 전용 대학 출신 졸업생들의 평가 등급을 낮췄습니다. 결국 Amazon은 이 프로젝트를 중단했습니다.

자동화 기능은 사용자가 지정한 프로세스만을 그대로 복제한다는 점을 기억하세요. 처음부터 문제가 있었던 부분을 포함해 기존 패턴을 정확히 반복할 뿐입니다.

그렇기 때문에 규칙 자체만큼이나 규칙의 논리도 중요합니다.

조건이나 코멘트를 추가하여 잘못된 결정을 명확하게 파악할 수 있는 방법을 항상 마련해 두세요.
단계를 자동화하기 전에 직접 검증해 보세요
사람, 자금, 우선순위와 관련된 모든 사항에 대해 사람이 직접 확인하는 단계를 마련하세요

ClickUp의 팀 및 연동 자동화 예시

ClickUp 내의 자동화 기능을 사용하면 작업 공간을 다른 도구 및 팀과 연결할 수 있습니다. 이를 통해 데이터를 수동으로 복사할 필요가 없습니다. 다음 7가지 예시에서는 HubSpot 및 GitHub와의 워크플로우, 부서 간 협업, 그리고 ClickUp Brain으로 구축한 규칙에 대해 다룹니다.

14. HubSpot 거래를 할당된 영업 팀 작업으로 전환하기

영업 팀은 거래 관리에 HubSpot을, 업무 관리에 ClickUp을 사용합니다. 두 시스템을 수동으로 연결할 경우 기억에만 의존하게 되어, 유망한 리드가 종종 놓치게 됩니다.

이 규칙은 거래가 HubSpot에 등록되면 ClickUp 작업을 생성하고 이를 영업 담당자에게 할당합니다. 모든 리드에 대해 몇 초 만에 작업이 생성되어 영업 파이프라인이 원활하게 진행됩니다.

수식: HubSpot에서 새로운 거래가 생성되면, 영업 팀 목록에 해당 거래 세부 정보가 포함된 작업을 생성하고 영업 담당자에게 할당합니다.

트리거 유형: 연동

설정 방법은 다음과 같습니다:

영업 팀의 후속 조치 작업이 등록될 리스트를 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
왼쪽 사이드바의 연동 메뉴에서 HubSpot을 선택하세요.
‘HubSpot에서 거래가 생성되면 작업 생성’ 템플릿을 선택하거나 직접 맞춤형 설정을 수행하세요. ‘트리거’에서 HubSpot: 거래 생성을 선택하세요. HubSpot 계정이 아직 연결되어 있지 않다면 연결하거나 인증하세요.
'트리거'에서 HubSpot: 거래 생성을 선택하세요.
아직 연결되지 않았다면 HubSpot 계정을 연결하거나 인증하세요.
'작업'에서 작업 생성을 선택한 후 다음과 같이 설정하세요: 리스트: 영업 후속 조치 목록 작업 이름: HubSpot 거래명 변수를 사용 담당자: 특정 영업 담당자를 지정하거나, 매핑된 경우 '거래 소유자'와 같은 동적 필드를 사용 설명: HubSpot 변수를 사용하여 거래 세부 정보를 불러오기
리스트: 영업 후속 조치 목록
작업 이름: HubSpot 거래명 변수 사용
담당자: 특정 영업 담당자로 지정하거나, 매핑된 경우 ‘거래 소유자’와 같은 동적 필드를 사용하세요.
설명: HubSpot 변수를 사용하여 거래 세부 정보를 불러옵니다.
만들기를 클릭하세요

'트리거'에서 HubSpot: 거래 생성을 선택하세요.
아직 연결되지 않았다면 HubSpot 계정을 연결하거나 인증하세요.

리스트: 영업 후속 조치 목록
작업 이름: HubSpot 거래명 변수 사용
담당자: 특정 영업 담당자로 지정하거나, 매핑된 경우 ‘거래 소유자’와 같은 동적 필드를 사용하세요.
설명: HubSpot 변수를 사용하여 거래 세부 정보를 불러옵니다.

HubSpot 링크를 사용하려면 작업 공간 수준에서 한 번만 인증을 완료해야 합니다. 다양한 거래 유형이나 지역을 특정 영업 담당자에게 배정하려면 HubSpot 거래 속성을 기반으로 한 조건을 적용하여 별도의 자동화 기능을 구축하세요.

15. 지원자가 입사 제안을 수락하면 온보딩을 시작하세요

인사팀은 채용부터 온보딩에 이르는 업무 인계를 담당합니다. 만약 수작업으로 새로운 작업을 생성해야 한다면, 서류 작업과 기술 설정이 늦어지게 됩니다. 이 규칙은 지원자가 제안을 수락하면 온보딩 워크플로우를 시작합니다. 작업을 생성하고, 템플릿을 적용하며, 담당자를 배정합니다.

수식: 채용 목록의 작업 상태가 ‘제안 수락’으로 변경되면, 온보딩 템플릿이 적용된 작업을 온보딩 리스트에 생성하고 이를 HR 코디네이터에게 할당합니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

채용 목록(후보자 관련 작업이 있는 곳)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
‘자동화 생성’을 클릭하세요.
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '제안 수락'으로 설정하세요.
'작업'에서 작업 생성을 선택한 후 다음을 설정하세요: 리스트: 온보딩 목록 작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용하세요(예: ‘온보딩: [작업 이름]’) 템플릿: 온보딩 템플릿을 선택하세요(이 옵션은 '작업 생성' 설정 내에 있습니다) 담당자: 인사 담당자
리스트: 온보딩 체크리스트
작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용하세요(예: ‘온보딩: [작업 이름]’).
템플릿: 온보딩 템플릿을 선택하세요(이 옵션은 ‘작업 생성’ 설정 내에 있습니다).
담당자: 인사 담당자
만들기를 클릭하세요

리스트: 온보딩 체크리스트
작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용하세요(예: ‘온보딩: [작업 이름]’).
템플릿: 온보딩 템플릿을 선택하세요(이 옵션은 ‘작업 생성’ 설정 내에 있습니다).
담당자: 인사 담당자

'작업 생성' 액션에는 템플릿 필드가 내장되어 있어, 한 번의 단계만으로 새 작업이 온보딩 목록에 완벽한 구조로 생성됩니다. 만약 '템플릿 적용'을 별도의 액션으로 추가했다면, 이는 새로 생성된 작업이 아닌 트리거 작업(채용 작업)에 적용될 것입니다. 올바른 결과를 얻으려면 모든 과정을 단일 '작업 생성' 액션 내에 포함시키세요.

16. 작성자가 작업을 완료하면 에디터에게 초안을 전달하기

콘텐츠 팀은 작가 → 에디터 → 발행자 순의 파이프라인을 사용합니다. 작가가 작업 재할당을 잊어버리면 이러한 업무 인계가 제대로 이루어지지 않을 수 있습니다.

이 규칙은 작성자가 작업을 완료하면 초안을 에디터에게 전송하고 상태를 ‘편집 중’으로 변경합니다. 저희는 편집을 더 빨리 시작하고 달력을 차질 없이 진행하기 위해 바로 이 규칙을 사용하고 있습니다.

수식: 상태가 ‘초안 완료’로 변경되면, 담당자를 에디터로 변경하고 상태를 ‘편집 중’으로 변경합니다.

트리거 유형: 상태

설정 방법은 다음과 같습니다:

콘텐츠 목록(블로그 게시물, 기사 등이 저장된 곳)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요
'트리거'에서 상태 변경을 선택한 후, '초안 완료'로 설정하세요.
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 담당자 변경 → 에디터를 선택하고, 상태 변경 → '편집 중'으로 설정하세요.
담당자 변경 → 에디터 선택
상태 변경 → ‘편집 중’으로 설정
만들기를 클릭하세요

담당자 변경 → 에디터 선택
상태 변경 → ‘편집 중’으로 설정

작업은 위에서 아래로 순차적으로 실행됩니다. 먼저 담당자가 변경되고, 그 다음 상태가 전환됩니다. 이를 통해 에디터는 자신의 대기열에서 올바른 상태의 작업을 즉시 찾을 수 있습니다. 에디터가 여러 명인 경우, 담당자 지정 작업에 특정 이름을 지정하는 대신 ‘사람’ 사용자 정의 필드를 사용하세요. 이렇게 하면 규칙에 따라 해당 작업에 미리 지정된 담당자에게 작업이 배정됩니다.

17. 고객이 보고한 버그를 엔지니어링 백로그로 전송하기

지원팀과 엔지니어링 팀은 서로 다른 리스트에서 일합니다. 버그 보고서는 적절한 맥락이 포함되어 있을 때만 엔지니어에게 도움이 됩니다. 하지만 지원 담당자에게 엔지니어링 작업 공간을 직접 확인하도록 요청하면 세부 정보가 누락될 수 있습니다.

이 규칙은 지원팀이 버그를 등록하면 엔지니어링 백로그에 연결된 작업을 생성합니다. 엔지니어들은 체계적인 보고서를 받게 되며, 두 팀 모두 각자의 화면에서 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

수식: 지원 목록에 작업이 생성되고, ‘유형’ 필드의 값이 ‘버그’와 일치할 경우, 해당 세부 정보를 복사하여 엔지니어링 백로그에 연결된 작업을 생성합니다.

트리거 유형: 필드

설정 방법은 다음과 같습니다:

지원 목록(버그 보고서가 접수되는 곳)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요
'트리거'에서 작업 생성을 선택하세요.
조건 추가 → ‘유형’ 사용자 지정 필드 선택 → ‘버그’로 설정
'작업'에서 작업 생성을 선택한 후 다음과 같이 설정하세요: 목록: 엔지니어링 백로그 목록 작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용 설명: 트리거 작업의 설명 변수를 불러와 전체 버그 보고서가 그대로 반영되도록 하세요 담당자: 트라이어지(triage)의 경우 비워 두거나, 엔지니어링 팀장을 지정하세요
리스트: 엔지니어링 백로그 목록
작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용하세요
설명: 트리거 작업의 설명 변수를 불러와 전체 버그 보고서가 그대로 반영되도록 합니다.
담당자: 우선순위 분류를 위해 비워 두거나, 엔지니어링 팀장을 설정하세요.
(선택 사항) 트리거 작업과 새로 생성된 작업 사이에 두 번째 액션 → 작업 링크 추가를 설정하여 양 팀이 서로 참조할 수 있도록 하세요.
만들기를 클릭하세요

리스트: 엔지니어링 백로그 목록
작업 이름: 트리거 작업의 이름 변수를 사용하세요
설명: 트리거 작업의 설명 변수를 불러와 전체 버그 보고서가 그대로 반영되도록 합니다.
담당자: 우선순위 분류를 위해 비워 두거나, 엔지니어링 팀장을 지정하세요.

이 규칙은 필드 기반 조건을 사용하는 생성 트리거를 활용한다는 점에 유의하세요. 이 조건을 통해 모든 지원 티켓이 아닌 버그에 대해서만 트리거가 작동하도록 보장합니다. 두 팀은 링크를 통해 각자의 작업을 서로 연결해 둡니다. 이를 통해 지원팀은 문제를 추적하고, 엔지니어링팀은 중복 노력 없이 문제를 해결할 수 있습니다.

18. GitHub 커밋을 기반으로 작업 자동 업데이트

엔지니어링 팀은 작업을 수동으로 업데이트하지 않고도 코드 활동이 ClickUp에 반영되기를 원합니다. 이 규칙은 GitHub 커밋의 작업 ID를 읽어와 해당 작업을 ‘개발 중’ 상태로 이동시킵니다. 그런 다음 커밋 링크를 댓글로 게시합니다.

이 기능은 ClickUp의 기본 GitHub 연동 기능을 기반으로 작동합니다. 개발자는 평소와 같이 코드를 커밋하고, PM은 진행 상황을 따로 확인하지 않아도 실시간으로 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

수식: GitHub 커밋이 ClickUp 작업 ID를 참조할 경우, 해당 작업 상태를 ‘개발 중’으로 변경하고 커밋 메시지와 링크가 포함된 댓글을 남깁니다.

트리거 유형: 연동

설정 방법은 다음과 같습니다:

엔지니어링 작업이 있는 목록(또는 폴더/스페이스)을 열어보세요.
자동화 버튼(번개 모양 아이콘)을 클릭하세요.
'자동화 생성'을 클릭하세요.
왼쪽 사이드바의 연동 메뉴에서 GitHub를 선택하세요.
아직 연결되지 않았다면 GitHub 저장소를 연결하거나 인증하세요.
'트리거'에서 GitHub: 커밋을 선택하세요(커밋 메시지에 CU-[task_id] 형식으로 ClickUp 작업 ID가 언급될 때 트리거됨).
'작업'에서 다음 두 가지 작업을 추가하세요: 상태 변경 → '개발 중'으로 설정 댓글 추가 → GitHub 변수를 사용하여 커밋 메시지, 저자 및 커밋 링크를 삽입
상태 변경 → ‘개발 중’으로 설정
댓글 추가 → GitHub 변수를 사용하여 커밋 메시지, 저자 및 커밋 링크를 삽입하세요
만들기를 클릭하세요

상태 변경 → ‘개발 중’으로 설정
댓글 추가 → GitHub 변수를 사용하여 커밋 메시지, 저자 및 커밋 링크를 삽입하세요.

이 기능이 작동하려면 개발자가 커밋 메시지에 ClickUp 작업 ID를 포함해야 합니다. 이 연동 기능은 해당 링크를 읽어 올바른 작업을 찾아냅니다. 개발자에게는 별도의 추가 단계가 필요하지 않으며, 단순히 이름을 지정할 때 이 규칙을 따르기만 하면 됩니다.

19. ClickUp Brain을 사용하여 평이한 영어로 자동화 기능을 구축하세요

기존의 워크플로 빌더를 사용하려면 규칙을 만들기 전에 정확한 트리거, 조건, 액션 용어를 먼저 익혀야 합니다. 이러한 학습 과정 때문에 대부분의 사용자는 이를 활용하지 못합니다. ClickUp Brain은 이러한 장벽을 없애줍니다.

원하는 내용을 쉬운 말로 설명하기만 하면, AI가 검토할 수 있도록 규칙을 자동으로 구성해 줍니다. 기술 지식이 없는 팀원도 별도의 튜토리얼 없이 복잡한 규칙을 만들 수 있어, 팀 전체의 시간을 절약할 수 있습니다.

작동 방식:

자동화 빌더를 열고 ‘AI로 구축’을 선택하세요.
다음과 같은 설명을 입력하세요: ‘담당자가 ‘긴급’으로 표시된 작업을 24시간 이내에 시작하지 않은 경우, 해당 작업을 팀 리더에게 재할당하고 그 이유를 설명하는 코멘트를 추가하세요.’

Brain이 규칙 초안을 작성하면, 여러분이 검토하고 활성화하기만 하면 됩니다. 확인을 요청하지 않고는 절대 아무것도 배포하지 않습니다.

이 기능은 원하는 목표는 명확하지만, 드롭다운 메뉴를 일일이 뒤져 설정을 연결하고 싶지 않은 복잡한 다중 조건 규칙을 처리할 때 유용합니다. 또한 트리거/액션 구문보다는 결과 중심으로 생각하는 기술에 익숙하지 않은 팀원들에게도 적합합니다.

20. AI 필드를 사용하여 작업 요약 자동 생성하기

긴 댓글 스레드가 달린 작업을 인수한 팀원들은 번거로운 상황에 직면하게 됩니다. 상황을 파악하려면 모든 업데이트를 일일이 읽어야 하기 때문입니다. AI 필드는 이 문제를 해결해 줍니다.

리스트에 이 필드를 추가하면 ClickUp Brain이 작업 설명, 댓글, 활동 내역을 바탕으로 실시간 요약문을 작성합니다. 이후 작업이 변경될 때마다 요약문이 자동으로 업데이트되어, 작업 내역을 일일이 살펴볼 필요 없이 즉시 상황을 파악할 수 있습니다.

작동 방식: 이 기능은 기존의 ‘트리거-조건-액션’ 규칙을 사용하지 않습니다. 대신, 맥락을 자동으로 요약해 주는 상시 활성화된 AI 필드입니다. 앞서 소개한 예시는 AI를 활용해 규칙을 구축하는 반면, 이 예시는 AI를 활용해 필드 내에서 지속적인 일을 수행합니다. 두 기능 모두 ClickUp Brain에서 기본적으로 실행됩니다.

설정 방법은 다음과 같습니다:

요약 정보가 표시되길 원하는 리스트를 열어주세요.
+를 클릭하여 새 열을 추가하세요(또는 목록 설정 → 사용자 지정 필드로 이동하세요).
텍스트 영역(긴 텍스트) 사용자 정의 필드를 추가하세요(AI 필드는 긴 텍스트 및 드롭다운 메뉴 필드 유형 내에 포함됩니다).
AI 옵션을 토글하고 요약을 선택하세요(ClickUp Brain이 설명, 댓글, 활동 내역을 요약해 드립니다).
필드의 적용 범위를 설정하세요: 이 목록에만 적용하거나, 모든 곳에 적용하려면 폴더/스페이스에 적용하세요.
저장 (기존 및 새 작업에서 해당 필드가 자동으로 채워집니다)

이 기능을 위해 별도의 자동화 설정을 할 필요는 없습니다. 필드가 자동으로 업데이트됩니다. 새로운 댓글, 수정 사항 또는 상태 변경이 발생하면 ClickUp Brain이 텍스트를 새로 고칩니다. 이 요약 정보는 목록 보기에서 열로, 작업 상세 패널 내에서, 또는 대시보드에서 확인할 수 있습니다. 스탠드업 미팅 준비, 백로그 정리, 또는 진행 중인 작업을 인수하는 모든 분께 이상적입니다.

자동화 기능은 ‘안전 장치’와 함께 사용할 때 가장 효과적입니다. 일 속도를 높이는 모든 규칙에는 조건이나 점검 지점이 반드시 수반되어야 합니다. 그렇지 않으면 실수만 더 빨리 저지르게 될 뿐입니다.

자동화	일이 꼬일 때	제대로 활용한다면
상태가 ‘검토’로 변경되면 담당자 재지정	상태가 변경될 때마다 트리거가 작동하여 미완성 일을 검토자의 대기열로 이동시킵니다.	'일 인계'로만 한도가 설정되어 있으므로, 검토자는 준비가 완료된 일만 확인할 수 있습니다.
우선순위가 ‘낮음’으로 떨어지면 아카이브하기	여전히 중요한 작업들을 묻어버리면, 다시는 눈에 띄지 않게 됩니다	정기적인 백로그 검토와 병행하여, 보관된 항목도 계속 검색 가능하게 유지하고 재검토할 수 있도록 하세요.
작업 생성 시 마감일을 설정하세요	임의의 날짜를 찍어 작업량 보기를 왜곡하고, 사람들이 마감일을 무시하도록 유도합니다.	이 차이는 실제 SLA를 반영하므로 용량 계획의 정확성을 유지할 수 있습니다.
단계가 ‘게시됨’ 상태가 되면 상태를 ‘완료’로 변경	아직 QA가 완료되지 않았거나 미진한 부분이 있는 작업을 닫고, 미완성 일을 녹색 라벨 뒤에 숨깁니다.	작업이 완료된 경우에만 다음 단계로 넘어가도록 제한되어 대시보드의 정확성을 보장합니다.
QA 통과 전까지 완료 처리 차단	아무런 설명도 없이 벽이 되어 버리고, 사람들은 그 장벽을 우회해 일하게 됩니다	수정해야 할 사항을 명시한 코멘트와 함께 작업을 반송하여, 게이트가 개선점을 알려줍니다.
일 상태가 ‘진행 중’으로 변경되면 클라이언트에게 이메일을 보내세요.	매번 재진입 시(‘보류 중’ 상태에서 재진입하는 경우 포함) 실행되어, 클라이언트에게 허위 알림을 쏟아냅니다.	트리거를 특정 ‘발신자→수신자’ 전환 경로로 고정하여, 클라이언트가 귀하로부터 연락을 받을 수 있도록 합니다.
HubSpot 거래 내역에서 작업 생성하기	세부 정보가 없는 중복 항목을 생성하여, 절약하는 시간보다 더 많은 분류 작업을 유발합니다.	거래 세부 정보를 포함하고 조건에 따라 경로를 지정하므로, 모든 리드가 실행 가능한 할당된 작업으로 전환됩니다.

실제로 유용한 자동화 기능을 작성하는 방법

20가지 예시를 살펴보셨을 텐데요. 이제 각 워크플로우를 통해 시간을 절약할 수 있도록 직접 워크플로우를 작성하는 방법을 알려드리겠습니다.

앞서 언급했듯이, 모든 자동화는 다음과 같은 수식을 따릅니다: 자동화 = 트리거 + 조건 + 동작

규칙을 만들기 전에 한 가지 테스트를 진행해 보세요: 이 규칙이 대체할 수 있는 수작업의 이름을 대보세요. 현재 누군가가 직접 수행하고 있는 단계를 지목할 수 있다면, 그 자동화는 만들 가치가 있습니다. 만약 그 단계를 지목할 수 없다면, 애초에 아무도 하지 않던 일을 자동화하는 셈입니다. 그러면 그 규칙은 그저 불필요한 복잡함만 더할 뿐입니다.

도움이 되는 규칙과 성가신 규칙의 차이는 규칙을 얼마나 구체적으로 설정하느냐에 달려 있습니다. 다음 두 가지를 비교해 보세요:

모호함 (무시됨)	구체적 (실제 일을 수행함)
변경 사항 발생 시 팀원들에게 알리기	상태가 ‘보류 중’으로 변경되면 댓글을 달고 프로젝트 책임자에게 태그를 지정하세요.
작업이 완료되면 해당 작업을 이동하세요	마감일이 하루 남았는데도 상태가 여전히 ‘처리 중’인 경우, 담당자에게 알림을 보냅니다.
마감일을 팀원들에게 알림	마감일이 하루 남았는데도 상태가 여전히 ‘처리 중’인 경우, 담당자에게 알림을 보냅니다.
적합한 담당자에게 일을 배정하세요	'유형' 필드가 '버그'로 설정된 경우, 해당 작업을 당직 엔지니어에게 할당하세요.

왼쪽의 모호한 버전들은 어떤 이벤트인지, 어떤 작업인지, 또는 누가 다음 단계를 수행하는지 명시하지 않았기 때문에 실패합니다. 구체적인 버전은 정확한 트리거를 명시하고, 어떤 작업에 영향을 미치는지 정확히 지목하며, 이름이 명시된 담당자에게 명확하게 업무를 인계하는 것으로 끝납니다.

세 가지 항목을 모두 작성하면 규칙이 자동으로 실행됩니다. 하나라도 누락되면 중요하지 않은 작업에 대한 알림을 받거나, 혼란만 야기하는 자동화가 트리거될 수 있습니다.

빌 게이츠가 저서 『 Business @ the Speed of Thought』에서 다음과 같이 말했듯이:

비즈니스에서 기술을 활용할 때의 첫 번째 원칙은, 효율적인 업무에 자동화를 적용하면 그 효율성이 배가된다는 것입니다. 두 번째 원칙은, 비효율적인 업무에 자동화를 적용하면 그 비효율성이 배가된다는 것입니다.

비즈니스에서 기술을 활용할 때의 첫 번째 원칙은, 효율적인 업무에 자동화를 적용하면 그 효율성이 배가된다는 것입니다. 두 번째 원칙은, 비효율적인 업무에 자동화를 적용하면 그 비효율성이 배가된다는 것입니다.

핵심은 바로 이 점입니다. 자동화는 실수까지 포함해 여러분의 프로세스를 정확히 그대로 복제합니다. 검토 단계에 불필요한 승인자가 세 명 있다면, 이를 자동화하면 세 명 모두를 통해 업무가 더 빠르게 처리됩니다. 먼저 원하는 워크플로우를 설계하고, 중복된 부분을 줄인 다음, 남은 단계만 자동화하세요.

자동화 적용 위치: 스페이스, 폴더 또는 목록

특정 규칙을 작성한 후, 해당 규칙을 적용할 수준을 설정하면 규칙의 적용 범위가 결정됩니다. 적절한 수준을 선택하면 여러 프로젝트에서 동일한 논리를 반복해서 적용해야 하는 번거로움을 피할 수 있습니다.

범위	영향을 받는 항목	가장 적합한 대상
스페이스	스페이스 내의 모든 폴더 및 목록	어떤 작업이든 기한이 지나면 PM에게 알림을 보내는 것과 같은 조직 전체에 적용되는 규칙
폴더	폴더 내의 모든 리스트	테스트 단계에서 QA 체크리스트를 적용하는 것과 같은 프로젝트 전체에 적용되는 규칙
리스트	해당 목록만	'초안 완료' 시 에디터에게 재할당하는 것과 같은 팀 규칙

상위 수준의 규칙은 하위 수준으로 연쇄 적용되지만, 리스트 수준 규칙이 이를 재정의할 수 있습니다. 리스트에서 시작해 제대로 작동하는지 확인한 후 상위 수준으로 적용하세요. 이렇게 하면 테스트를 거치기 전에 잘못된 규칙이 전체 작업 공간에 영향을 미치는 것을 방지할 수 있습니다.

자동화를 구축하기 전에 프로세스를 문서화하면 모든 트리거, 조건 및 액션이 팀이 실제로 수행하는 단계와 일치하도록 보장할 수 있습니다.

ClickUp 프로세스 및 절차 템플릿을 사용하면 각 워크플로우를 담당자가 지정된 명확하고 체계적인 단계로 나눌 수 있습니다. 자동화가 실행되어야 할 시점과 업무 인계를 받아야 할 대상을 정확히 파악할 수 있습니다.

이 ClickUp 프로세스 및 절차 템플릿을 사용하여 단계별 프로세스를 명확하게 문서화하세요.

ClickUp에서 자동화를 구축하고 확장하는 방법

위의 20가지 예시는 무엇을 자동화할 수 있는지 보여줍니다. ClickUp은 이러한 규칙을 구축하고 그 효과를 추적할 수 있는 시스템을 제공합니다. 단일 작업 공간에서 워크플로우를 실제 성과와 연결해 줍니다.

대시보드: 자동화 기능의 실행 현황을 추적하세요

ClickUp 대시보드로 데이터를 시각화하세요 — *ClickUp 대시보드로 복잡한 자동화 데이터를 시각화하세요*

모든 자동화는 측정하지 않으면 알 수 없는 시간을 절약해 줍니다. ClickUp 대시보드는 진행 중인 작업에서 직접 데이터를 가져와 어떤 변화가 일어나고 있는지 보여줍니다.

계산 카드를 사용하여 규칙이 적용되기 전과 후의 기록된 시간을 집계해 보세요. 상태 차트를 추가하여 작업이 인수인계 단계를 얼마나 빠르게 통과하는지 확인해 보세요. 데이터가 자동으로 갱신되므로, 자동화가 제대로 작동하고 있음을 증명하기 위해 매주 금요일마다 슬라이드 자료를 만들 필요가 없습니다.

사용자 지정 필드: 트리거를 구동하는 데이터 계층

ClickUp 사용자 지정 필드를 사용하여 구독 추적기에서 모니터링할 세부 정보를 맞춤 설정하세요. — *ClickUp 사용자 지정 필드를 통해 모니터링하고자 하는 세부 정보를 맞춤 설정하세요*

자동화의 정확도는 입력되는 데이터의 정확도에 달려 있습니다. 사용자 지정 필드는 드롭다운 메뉴, 번호, 라벨과 같은 구조화된 값을 작업에 직접 저장합니다.

‘예산이 5,000달러를 초과할 때’ 트리거를 설정하거나 ‘QA 상태가 ‘통과’가 아닐 때’라는 조건을 설정하면, 해당 값은 사용자 지정 필드에서 가져옵니다. 업무를 수행하는 사람들이 진행 상황에 따라 데이터를 실시간으로 업데이트하기 때문에 데이터는 항상 최신 상태로 유지됩니다.

ClickUp Brain: AI를 활용해 규칙을 만들고 검토하세요

트리거-조건-액션 구문을 외울 필요가 없습니다. 원하는 내용을 평이한 언어로 설명하기만 하면 Brain이 규칙을 초안으로 작성해 줍니다. Brain은 자동화 규칙을 구축할 뿐만 아니라, 작업 공간 데이터에서 직접 ‘아직 수동 인계가 필요한 워크플로우가 어디인가?’와 같은 질문에 답함으로써 자동화 기회를 찾아내기도 합니다.

또한 워크플로우에 고정된 규칙 이상의 처리가 필요할 때는, ClickUp의 ‘슈퍼 에이전트’가 자동화 기능이 미치지 못하는 부분을 보완합니다. 이들은 상황을 종합적으로 판단하고, 작업 세부 사항을 해석하며, 인간과 유사한 판단력을 바탕으로 조치를 취합니다. 이렇게 하면 자동화 기능은 예측 가능한 업무를 처리하고, 에이전트는 나머지 업무를 처리하게 됩니다.

참고: ClickUp의 기본 자동화 기능은 워크스페이스 내에서 실행되는 워크플로우를 위해 설계되었습니다. 복잡한 데이터 전송을 동반한 수십 개의 외부 앱 동기화가 필요한 경우, Make나 Zapier와 같은 전용 통합 플랫폼과 ClickUp을 함께 사용하세요.

작게 시작하고, 현명하게 확장하세요

여기에 소개된 각 자동화 기능은 수동 단계를 대체합니다. 잊어버린 업무 인계, 놓친 알림, 또는 오래된 작업 필드 문제를 해결해 줍니다. 바로 여기에 진정한 가치가 있습니다. 모든 것을 자동화할 필요는 없습니다. 대신, 매주 팀의 시간을 잡아먹는 눈에 보이지 않는 조정 업무에 집중하세요.

방식은 간단합니다. 자주 문제가 발생하는 업무 인계 과정을 하나 선택하세요. 목록(리스트) 수준에서 규칙을 설정하고, 실제 작업에서 규칙이 실행되는 것을 지켜보세요. 규칙이 제대로 작동한다고 판단되면, 폴더(폴더)나 스페이스(스페이스) 수준으로 적용 범위를 확장하세요. 그런 다음 다음 과정을 선택하세요.

자동화를 살아있는 시스템으로 여기는 팀은 시간이 지날수록 더욱 스마트해지는 작업 공간을 구축합니다. 위의 20가지 예시는 단순한 이론이 아닙니다. 실제 팀들이 매일 사용하는 워크플로우를 반영한 것이며, 이 모든 예시는 ClickUp에서 바로 활용할 수 있습니다.

ClickUp을 무료로 시작해 보세요.

ClickUp 자동화에 관한 자주 묻는 질문

ClickUp 자동화는 기존 작업에서도 실행되나요, 아니면 새로운 작업에서만 실행되나요?

자동화는 규칙을 생성한 후 발생하는 작업에 대해서만 실행됩니다. 이미 리스트에 있는 작업에는 영향을 미치지 않습니다. 기존 작업에 해당 논리를 적용해야 하는 경우, 이벤트를 수동으로 트리거하거나 일괄 작업을 사용해야 합니다. 새로운 규칙이 예상대로 작동하는지 확인하는 가장 안전한 방법은 새 작업에서 해당 규칙을 테스트하는 것입니다.

왜 내 ClickUp 자동화가 작동하지 않을까요?

가장 흔한 원인은 조건이 충족되지 않았거나, 트리거가 이벤트와 일치하지 않거나, 리스트 상태와 충돌하는 액션이 있는 경우입니다. 규칙에 지정된 상태나 필드 이름이 해당 리스트의 것과 정확히 일치하는지 확인하세요. 예를 들어, ‘완료’를 참조하는 규칙은 ‘Complete’만 사용하는 리스트에서는 실행되지 않습니다. 또한 자동화 활동 로그를 확인하여 자동화가 실행되었는지, 어떤 작업을 수행했는지 확인할 수 있습니다.

ClickUp에서 한 자동화 기능이 다른 자동화 기능을 트리거할 수 있나요?

네, 한 자동화 작업의 실행이 다른 자동화의 트리거를 작동시킬 수 있습니다. 이를 통해 리스트나 단계 간에 규칙을 연쇄적으로 연결할 수 있습니다. 이는 강력한 기능이지만, 세심하게 모니터링해야 합니다. 계획이 미흡한 연쇄 연결은 무한 루프나 예상치 못한 결과를 초래할 수 있습니다. 따라서 규칙을 연결하기 전에 각 규칙을 개별적으로 구축하고 테스트하십시오.

팀원 중 누가 자동화를 생성하거나 편집할 수 있나요?

자동화 권한은 사용자의 역할과 특정 스페이스, 폴더 또는 목록에 대한 접근 권한에 따라 달라집니다. 게스트는 자동화를 생성할 수 없습니다. 회원은 규칙을 생성하거나 변경하려면 해당 위치에 대한 편집 권한이 필요합니다. 팀 전체에서 규칙을 일관되게 유지하려면, 관리자가 폴더 또는 스페이스 수준에서 규칙을 설정하여 개별 사용자가 변경할 수 없도록 하세요.

자동화 기능을 삭제하지 않고 일시 중지할 수 있나요?

네, 자동화 설정을 유지한 채로 기능을 일시 중지했다가 다시 활성화할 수 있습니다. 이는 업무가 바쁜 기간이나 감사, 문제 해결 시 유용합니다. 버그 테스트를 할 때는 규칙을 삭제하는 것보다 일시 중지하는 것이 훨씬 현명한 방법입니다. 활성화된 규칙을 수시로 검토하고 더 이상 필요하지 않은 규칙은 일시 중지하세요.

실수로 변경한 경우, 자동화 기능이 해당 변경 사항을 되돌릴 수 있나요?

아니요, 자동화 기능에는 ‘실행 취소’ 버튼이 없습니다. 50개의 작업을 다른 리스트로 이동하는 것과 같은 작업은 즉시 실행됩니다. 규칙이 잘못 작동할 경우, 수동으로 변경 사항을 되돌리거나 새로운 규칙을 만들어 수정해야 합니다. 이것이 바로 범위 관리가 중요한 이유입니다. 먼저 리스트 수준에서 테스트하여, 잘못된 규칙이 소수의 작업에만 영향을 미치도록 하세요.

ClickUp 자동화 기능은 무료인가요? 몇 개까지 사용할 수 있나요?

네, 자동화 기능은 ‘Free Forever’ 플랜을 포함한 모든 플랜에서 이용 가능하며, ‘Free Forever’ 플랜에는 매월 5개의 활성 자동화와 100개의 작업이 포함됩니다. Unlimited Plan에서는 활성 자동화 500개와 월 1,000회 액션으로 한도가 확대되며, 비즈니스 플랜은 활성 자동화 수에 제한이 없고 월 10,000회 액션을 제공합니다. 규칙이 실행될 때마다 1회 액션으로 계산되며, 한도는 매월 1일(태평양 표준시)에 초기화됩니다. 액션 한도가 소진된 경우, 상위 플랜으로 업그레이드하여 추가 액션을 구매할 수 있습니다.