New Reach Marketing: ClickUp이 우리 에이전시가 ARR 80만 달러 규모로 성장하는 데 어떻게 기여했는지

린지 로시(Lindsey Rossi)는 New Reach Marketing의 운영 매니저입니다. 그녀는 회사의 시스템 구축과 운영 개선을 전문으로 합니다. 여가 시간에는 작곡, 노래 부르기, 보컬 레슨 지도, 야외 활동을 즐깁니다.

비즈니스를 시작할 때는 확장성을 고려하지 않고 프로젝트 관리를 위한 시스템을 대충 짜맞추기 쉽습니다. Google 스프레드시트나 텍스트 앱 같은 tools를 사용하고 있다가, 현재 시스템으로는 더 이상 감당하기 어려워진 상황일 수도 있습니다.

업무가 체계적이지 않아 시간을 낭비하고 있다고 느낀다면, 효과적인 프로젝트 관리 tool을 활용하는 것이 귀사의 성장과 확장성을 지원하는 해답이 될 수 있습니다.

New Reach Marketing은 2020년에 소규모 비즈니스로 시작했으며, 당시에는 전적으로 Google 스프레드시트를 통해 운영되었습니다.

회사가 성장세를 타고 클라이언트가 늘어나면서, 기존 시스템으로는 확장성이나 관리 효율성을 확보할 수 없다는 것을 깨달았습니다.

우리는 6개월에 걸쳐 여러 프로젝트 관리(PM) tools를 테스트한 끝에, 사용자 친화적이고 시간을 절약해 주며 우리만의 독특한 비즈니스에 맞춰 맞춤 설정할 수 있다는 점 때문에 ClickUp을 선택했습니다.

다른 프로젝트 관리 플랫폼으로 전환한 것이 어떻게 우리 에이전시가 내린 최고의 결정 중 하나가 되었는지 알아보세요.

문제점: 체계적이지 않은 워크플로우, 프로젝트 관리의 어려움, 의사소통의 오류

출근하자마자 텍스트 메시지와 Slack 메시지, 그리고 작업의 우선순위나 명확한 순서가 전혀 없는 할 일 리스트가 쏟아지는 상황을 상상해 보세요.

매일 아침 한 시간 이상을 정리하는 데 쏟지만, 여전히 하루를 어떻게 시작해야 할지 감이 잡히지 않습니다.

Google 드라이브를 열어 필요한 Google 스프레드시트를 찾고, 메시지를 검색하여 놓친 내용이 없는지 확인합니다.

필요한 정보를 찾기 위해 끝없이 이어지는 데이터 행을 훑어보게 됩니다. 시스템은 작동하고는 있지만, 간신히 버티고 있을 뿐입니다.

이것이 바로 New Reach Marketing이 ClickUp으로 전환하기 전의 현실이었습니다.

시간이 지날수록 스프레드시트 관리가 점점 더 어려워지고 있었습니다. 콘텐츠 전용 스프레드시트만 해도 행 수가 648개에 달했고, 모든 클라이언트의 다양한 프로젝트를 관리하기 위해 하나의 스프레드시트 내에 여러 탭을 만들어야 했죠! 😱

모든 상황을 추적하는 것은 거의 불가능에 가까웠고, 업무가 끊임없이 누락되곤 했습니다.

당사의 프로젝트 관리 방식은 우리가 예상했던 수준의 성장에 최적화되어 있지 않았습니다.

이전에는 Google 스프레드시트를 어떻게 사용했는지 몇 가지 스크린샷을 보여드리고, 이후에는 새로운 시스템을 소개해 드릴 테니, ClickUp 도입 전후로 업무가 어떻게 달라졌는지 직접 확인해 보시기 바랍니다.

하지만 먼저, 저희가 어떤 회사인지, 그리고 어떻게 ClickUp을 저희 비즈니스에 맞게 맞춤 설정할 수 있었는지에 대한 배경을 설명해 드리겠습니다.

대행사로서 우리가 하는 일: 기존 시스템의 내부 모습

ClickUp이 어떻게 저희가 ARR 80만 달러 규모로 성장할 수 있도록 도왔는지 자세히 알아보시려면, 먼저 저희 회사가 어떤 사업을 하는지 전반적으로 이해하셔야 합니다.

New Reach Marketing은 SEO 및 콘텐츠 마케팅을 전문으로 합니다. 당사는 다양한 분야와 목표를 가진 여러 클라이언트를 보유하고 있으며, 링크 구축 클라이언트와 콘텐츠 클라이언트를 포함해 세 가지 유형의 클라이언트를 관리하고 있습니다.

클라이언트가 검색 엔진에서의 전반적인 순위를 높이고자 할 때, 링크 빌딩 업무를 당사에 외주 맡깁니다. 다음은 링크 빌딩 클라이언트를 위한 플랜을 수립할 때 당사가 선택하는 7가지 마케팅 캠페인입니다:

어떤 캠페인을 진행하든, 모든 캠페인은 세 가지 단계를 거칩니다.

저희의 가장 인기 있는 캠페인은 게스트 포스팅입니다. 게스트 포스팅이 어떻게 진행되는지 간단히 소개해 드리겠습니다:

1단계: 잠재 고객 발굴

저희는 클라이언트의 틈새 시장 목표와 관련된 블로그를 운영하는 사이트를 찾아내어 해당 사이트의 이메일 정보를 확보합니다.

2단계: 개인화

우리는 잠재 고객의 블로그를 살펴보고, 마음에 드는 점을 찾아 이메일 템플릿을 맞춤화합니다. 또한 블로그에 댓글을 남겨 리드와의 관계를 미리 다지기도 합니다. 콜드 이메일을 보내는 경우이기 때문에, 이러한 접근 방식은 응답률을 높이는 데 도움이 됩니다.

3단계: 아웃리치

저희는 잠재 고객에게 이메일을 발송하고, 답변을 받으면 해당 매체의 블로그에 게재할 주제 아이디어를 제안합니다. 매체가 주제를 선정하면, 에디터에게 콘텐츠 제작 요청을 전달하며, 게스트 포스트 내에 클라이언트사의 사이트 링크를 포함시킵니다.

콘텐츠 클라이언트를 위해 심층적인 키워드 조사를 수행하고, 자연스러운 링크 유도를 위한 맞춤형 그래픽을 제작하며, 타겟 키워드에서 상위 노출된 경쟁 기사들을 제치고 더 높은 순위를 차지할 수 있도록 기사를 작성합니다.

예전에는 이 모든 작업을 Google 스프레드시트로 처리했는데, 별도의 프로젝트로 관리되지 않아 규모를 확장하거나 업무를 효율적으로 관리하기 어려웠습니다.

이전 콘텐츠 스프레드시트를 확인해 보세요 ⬇️

좀 압도적이지 않나요? 이건 우리가 Google 스프레드시트를 통해 저장한 모든 정보의 전체적인 모습조차 아닙니다.

클라이언트를 위해 진행 중인 기사가 몇 건인지, 각 상태에서 얼마나 오래 머물러 있었는지 파악하기가 정말 어려웠습니다! 업무가 누락되기도 했고, 클라이언트 보고서를 작성하는 데도 많은 시간이 소요되었습니다.

다음은 저희가 클라이언트의 진행 중인 캠페인 상태를 관리한 방법입니다. 또한 이곳에는 캠페인 덤프(진행 중인 각 캠페인에 대한 모든 세부 정보)와 클라이언트 워크시트를 저장해 두었습니다 ⬇️

이 화면은 클라이언트, 그들의 목표, 그리고 해당 월의 진행 상황 대비 달성 비율을 한눈에 보여주는 전체적인 개요입니다. 이는 특히 링크 빌딩 클라이언트를 위한 것으로, ClickUp을 도입하기 전에는 온사이트 클라이언트를 위한 추적 시스템조차 없었기 때문입니다.

보시다시피, 저희에게는 시스템이 있었지만 확장성이 전혀 없었습니다. 😬

초대 프로젝트 관리자는 Asana를 솔루션으로 선택했지만, 이는 문제 해결과는 거리가 멀었을 뿐만 아니라 상황을 더 악화시켰을 뿐이었습니다.

첫 번째 문제는 Google 스프레드시트에서 Asana로 완전히 전환하는 대신 단계적으로 전환을 시도했다는 점이었습니다. 이로 인해 동일한 프로젝트가 여러 곳에서 관리되면서 의사소통에 더 큰 문제가 발생했습니다.

이 때문에 우리 팀은 Google 스프레드시트만 사용하던 때보다 더 많은 시간을 낭비하게 되었을 뿐만 아니라, 솔직히 말해 직원들은 그 플랫폼을 거의 사용하지도 않았습니다.

또한 팀원들이 업무 흐름을 파악하기가 정말 어려웠고, 우리 에이전시의 요구 사항을 충족할 만큼 충분히 맞춤 설정할 수 없었습니다. Asana를 익히는 데 많은 시간을 쏟았는데, 시간은 돈이니만큼 많은 돈을 낭비한 셈이었습니다.

하지만 뭐, 그게 바로 스타트업의 본질이지요. 성장통과 학습 곡선이 따르기 마련이니까요.

해결책: 올인원 프로젝트 관리 플랫폼으로의 전환

결국 ClickUp에는 우리가 빠르게 규모를 확장하는 데 필요한 모든 기능이 갖춰져 있었습니다. Google 스프레드시트에 있던 시스템을 ClickUp으로 그대로 옮겨올 수 있었기 때문에, 팀의 전환 과정이 훨씬 수월해졌습니다. 프로세스를 바꾸는 것이 아니라, 단순히 운영을 개선한 것뿐이었습니다.

ClickUp은 사용하기 편리하고, 뛰어난 계층 시스템을 갖추고 있으며, 팀 협업, 맞춤형 설정, 자동화를 지원합니다. 이것이 바로 우리가 찾던 모든 것입니다.

저희는 한 달 조금 넘는 기간 동안 팀을 ClickUp으로 원활하게 전환할 수 있었습니다. 이는 ClickUp이 얼마나 사용자 친화적이고 직관적인지, 그리고 초보자를 위해 얼마나 많은 자료를 제공하는지를 보여주는 증거입니다. 그러니 전환하는 것이 걱정된다면, 걱정하지 마세요. 제가 할 수 있다면 여러분도 할 수 있습니다. 😊

대행사로서 ClickUp을 활용하는 방법: 새로운 시스템의 내부 모습

기존의 방식을 살펴보셨으니, 이제 저희가 현재 대행사로서 ClickUp을 어떻게 활용하고 있는지 보여드리겠습니다.

먼저 콘텐츠 스페이스부터 살펴보겠습니다!

아래는 현재 작업 중인 각 기사의 상태를 보여주는 보드 보기입니다. 예전의 스프레드시트를 확인해 보시면, 기사에 대해 몇 번이나 후속 조치를 취했는지, 각 단계에 몇 개의 기사가 있는지 파악할 방법이 전혀 없었다는 것을 알 수 있습니다. 또한 마감일도 없었고 체계적인 관리도 이루어지지 않았습니다.

보너스: 마케팅 대행사용 소프트웨어

이제 ClickUp을 사용하게 되면서, 보기를 필터링하여 특정 클라이언트를 위해 작업 중인 기사 수를 한눈에 확인할 수 있게 되었습니다. 단 한 번의 클릭만으로 현재 진행 상황을 전체적으로 파악할 수 있습니다. 또한 마감일을 철저히 관리하고 팀을 훨씬 더 수월하게 운영할 수 있게 되었습니다.

저희는 맞춤형 상태 항목이 많지만, 다양한 웹사이트를 다루는 경우가 많기 때문에 이 방식이 효과적입니다. 파이프라인을 거치며 각 상태에 따라 정확한 마감일이 반영되도록 자동화 기능을 설정해 두었으며, 사업 규모를 확장해 나가면서 콘텐츠 흐름을 더욱 개선하기 위해 노력하고 있습니다.

다음은 ClickUp에서 온사이트 콘텐츠를 관리하는 방법을 자세히 살펴볼 수 있는 내용입니다 ⬇️

다음은 ClickUp을 활용해 클라이언트 캠페인을 관리하는 방식에 대한 개요입니다 ⬇️

캠페인은 종료될 때까지 이 세 가지 상태를 반복적으로 거치는데, 캠페인이 종료되는 경우는 대개 우리가 다른 방향으로 전환하기로 결정하거나 클라이언트가 계약을 해지할 때뿐입니다. ClickUp을 통해 이를 관리하는 것은 정말 쉽습니다.

이제 새롭게 개선된 클라이언트 목록을 살펴보겠습니다 ⬇️

정말 멋지지 않나요? 여기에는 클라이언트에 대해 알아야 할 모든 정보가 담겨 있으며, 진행 중인 캠페인이 각 클라이언트와 연결되어 있습니다. 또한 클라이언트의 상태를 손쉽게 변경할 수도 있습니다.

우리는 관리 업무를 줄이기 위해 여러 가지 자동화 기능을 설정했습니다. 예를 들어, 주당 클라이언트 업무 시간이 증가하면 ClickBot이 각 프로젝트(잠재 고객 발굴, 개인화, 아웃리치)에 시간을 배정하는 담당 팀원에게 알리는 멘션을 작성합니다.

ClickUp을 도입하기 전에는 클라이언트가 작업을 일시 중지하고 싶을 때 Slack을 통해 전달되곤 했는데, 이로 인해 때때로 상황이 매우 혼란스러워지곤 했습니다. 이제는 클릭 한 번으로 전체 팀이 해당 클라이언트의 상태를 파악할 수 있습니다.

또한 앞서 언급한 각 클라이언트 유형별로 목록을 마련해 두었습니다. 향후에는 사업을 더욱 확장할 계획이며, ClickUp이 제공하는 무한한 가능성 덕분에 이를 실현할 수 있을 것이라 확신합니다.

ClickUp의 가장 큰 장점 5가지

1. 사용자 친화적

저희가 ClickUp을 특히 좋아하는 점 중 하나는 바로 사용자 친화성입니다. 사용법이 매우 쉽고 직관적입니다. ClickUp으로의 전환을 원활하게 만들어 준 네 가지 요소는 다음과 같습니다:

2. 명확한 계층 구조를 제공합니다

저희는 ClickUp의 계층 구조를 정말 좋아합니다. 업무를 체계적으로 정리하기가 쉽기 때문이죠. ClickUp을 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

또한 담당자, 태그, 사용자 지정 필드 등을 기준으로 보기를 필터링할 수도 있습니다!

다음은 저희가 ClickUp의 계층 구조를 어떻게 활용하는지 보여주는 예시입니다:

다음은 당사의 다양한 스페이스( Space)를 보여주는 화면입니다. “모든 것”을 클릭하면 ClickUp에서 귀사의 비즈니스와 관련하여 진행 중인 모든 활동을 한눈에 확인할 수 있습니다. 거기서 개별 스페이스를 확인하실 수 있습니다.

예를 들어, “콘텐츠” 스페이스를 클릭하면 해당 스페이스 내에서 진행 중인 모든 작업을 확인할 수 있습니다. 색상별로 분류해 두었기 때문에, 목록 보기에서 모든 콘텐츠를 확인하면 색상별로 구분되어 표시됩니다.

“게스트 포스트 콘텐츠” 폴더를 클릭하면 해당 폴더에 포함된 모든 것을 확인할 수 있습니다.

폴더를 열면 해당 폴더 내의 모든 목록을 볼 수 있습니다. 보시다시피 저희 콘텐츠는 두 개의 폴더로 분류되어 있으며, 각 폴더에는 체계적인 관리를 돕는 목록들이 포함되어 있습니다. 또한 각 목록에 몇 개의 작업이 있는지 확인할 수도 있습니다. 저는 ClickUp University에서 제공하는 ClickUp 입문 과정을 수강한 후 ClickUp의 계층 구조를 제대로 이해할 수 있게 되었습니다.

3. 팀 협업 지원

ClickUp은 팀 협업을 촉진합니다. 저희는 다음과 같은 기능을 특히 높이 평가합니다:

4. 높은 수준의 맞춤 설정 가능

다양한 맞춤형 설정 옵션을 제공하는 플랫폼을 찾는 것은 우리 비즈니스에 있어 매우 중요했습니다. ClickUp을 사용하면 다음과 같은 방법으로 설정을 맞춤화할 수 있습니다:

5. 유용한 자동화 기능

ClickUp에는 스페이스, 폴더, 목록 등 어떤 수준에서든 구현할 수 있는 다양한 자동화 기능이 있습니다. 자동화 기능:

ClickUp을 통해 당면한 과제를 해결하고 비즈니스를 확장하다

ClickUp은 우리 회사가 규모를 확장하는 데 도움을 주었으며, 더 많은 클라이언트와 일을 수주할 수 있는 역량을 제공해 주었습니다.

ClickUp으로 전환함으로써 우리는 회사 차원의 대부분의 고충을 해결할 수 있었습니다. 이를 통해 비즈니스를 확장하고 지속적으로 규모를 키워나갈 수 있는 더 많은 기회가 열렸습니다. ClickUp으로 전환하기 전에는 클라이언트에게 단 하나의 패키지만 제공했지만, 이제는 세 가지 패키지를 제공하고 있습니다.

또한 이를 통해 새로운 클라이언트를 유치하고 신규 인력을 채용할 수 있게 되었습니다. 업무 프로세스를 체계화하여 회사의 모든 브랜치에서 진행 중인 모든 업무 내역을 한곳에 기록해 두고 있습니다.

따라서 저희의 이야기에 공감하시거나 단순히 비즈니스를 확장할 계획이시라면, ClickUp을 사용하여 모든 일을 한곳에 통합하고, 워크플로우를 체계적이고 일관성 있게 관리할 수 있도록 하며, 여러 앱을 사용함으로써 발생하는 불필요한 마찰을 제거할 것을 강력히 추천합니다. 🙏