프로젝트 관리자는 거의 항상 수 마일에 달하는 할 일 목록에 팔꿈치를 담그고 스티커 메모와 스프레드시트에 빠져 있는 멀티태스커입니다. 프로젝트 관리자의 현실도 이와 같나요? 좀 더 체계적이고 생산적으로 일하고 싶으신가요?
자동화가 도움이 될 수 있습니다!
자동화는 이미 마케팅 업계에서 큰 성공을 거두고 있습니다.
중소기업 및 기업가 정신 협의회에서 실시한 설문 조사에 따르면 중소기업 샘플의 75%가 마케팅 목적으로 자동화를 사용하는 것으로 나타났습니다. 그리고 그들은 이를 통해 더 현명하고 부유해졌습니다.
매년 수조 달러가 프로젝트에 쏟아지고 있습니다. 하지만
만이 성공한 것으로 간주됩니다! 실패한 프로젝트에서 낭비되는 자원과 실현되지 못한 잠재력을 상상해 보세요. 프로젝트 관리 자동화는 성공의 잠금을 해제하고 35%를 훨씬 더 높은 숫자로 바꿀 수 있는 열쇠가 될 수 있습니다.
프로젝트 자동화 솔루션은 적시에 보고서를 생성 및 전송하고, 반복 회의를 설정하고, 알림을 보내고, 기타 반복 작업을 수행하는 시스템을 설정하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 매니저와 팀원들은 보다 전략적인 일에 집중할 수 있습니다.
워크플로우 자동화가 어떻게 프로젝트 관리를 혁신하여 팀을 더 행복하고 효율적으로 만드는지 살펴보세요.
프로젝트 관리 자동화 이해하기
자동화는 사람의 개입 없이 일상적인 작업을 식별하고 반복할 수 있는 컴퓨터 프로그램으로 수동 작업을 대체합니다.
는 이 개념을 프로젝트 관리 도구에 적용하여 일상적인 작업을 자동으로 처리할 수 있도록 합니다.
애자일 소프트웨어 개발 및 소프트웨어 개발 프로세스와의 관계###
소프트웨어 개발 프로세스의 프로젝트 관리는 애자일 방법론의 원활한 통합과 고품질의 빠른 납품을 보장해야 합니다. 애자일 소프트웨어 개발은 기본적으로 피드백과 반복을 기반으로 단계적으로 제품을 출시하는 것을 포함합니다. 이로 인해 개발 단계가 주기적으로 반복됩니다. 프로젝트 관리자는 이러한 반복 작업을 쉽게 식별하고 자동화를 도입하여 이를 처리할 수 있습니다.
일반적인 애자일 소프트웨어 개발 프로세스에는 시작, 계획, 탐색, 적응, 닫힘과 같은 프로젝트 관리 단계가 포함됩니다. 각 단계에서 프로젝트 매니저는 타임라인 추적, 팀에서 제공하는 보고서에서 일일 진행 상황 업데이트, 문제 해결 모니터링, 검토 회의 예약 등 자동화를 위한 기회를 파악해야 합니다.
자동화 도구는 애자일 팀을 힘들게 하는 반복적인 작업을 간소화할 수 있습니다. 코드 커밋 후 진행 상황 보고서를 자동으로 업데이트하고, 사전 정의된 기준과 의존성에 따라 작업을 할당하고, 예정된 일일 스탠드업 회의에 대한 알림을 보내고, 회의 노트를 생성하는 등의 작업을 처리한다고 생각해보세요.
이를 통해 팀은 프로젝트를 진정으로 발전시키는 창의적인 문제 해결에 집중할 수 있는 브레인 파워를 무료로 확보할 수 있습니다.
프로젝트 관리 자동화 및 AI AI 프로젝트 관리자 도구 는 방대한 양의 프로젝트 데이터를 분석하고, 수동 개입을 줄이고, 패턴을 파악하고, 위험을 관리하고, 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 이를 통해 사전 예방적 위험 완화 및 과정 수정, 정확도 향상, 작업 추적, 팀 동기화, 예산 범위 내에서 프로젝트 진행이 가능합니다.
예상되는 프로젝트
에 따르면, 지금이야말로 기업들이 AI 자동화 프로젝트 관리 도구에 투자할 수 있는 골든타임입니다.
예측 분석은 데이터 기반의 편견 없는 의사결정을 위해 사용할 수 있습니다. AI 도구는 소프트웨어 개발에서 규정 준수 추적을 지원하는 데 유용할 수 있습니다. AI는 데이터를 분석하고 잠재적인 문제를 식별함으로써 개발 팀이 정보를 파악하고 규정 준수 문제를 선제적으로 해결할 수 있도록 도와줍니다.
프로젝트 관리 자동화 도구의 장점과 단점 ### 프로젝트 관리 자동화 도구의 장점과 단점
프로젝트 관리 자동화의 이점은 무엇일까요? 프로젝트 관리자는 세부 사항에 얽매여 실제로 메트릭을 움직이는 활동을 놓칠 수 있습니다. 자동화를 통해 중요한 일에 다시 집중할 수 있습니다:
- 효율성 및 생산성 향상: 자동화를 통해 회의 일정 예약, 보고서 생성, 상태 업데이트 전송과 같은 반복적인 작업을 제거할 수 있습니다. 그러면 프로젝트 매니저와 팀원들은 전략 기획, 문제 해결, 협업과 같은 더 가치 있는 활동에 집중할 수 있습니다
- 정확성 및 일관성 향상: 수동 프로세스에서는 사람의 실수가 자연스러운 부분입니다. 반면 자동화된 시스템은 사전 정의된 규칙과 워크플로우를 일관되게 따르기 때문에 오류를 최소화하고 프로젝트 데이터의 정확성과 신뢰성을 보장합니다
- 가시성 및 투명성 향상: 실시간 대시보드와 자동화된 보고 도구는 프로젝트 진행 상황, 리소스 할당, 잠재적 위험에 대한 명확한 그림을 제공합니다. 이러한 투명성은 프로젝트 팀 내에서 더 나은 커뮤니케이션과 협업을 촉진합니다
- 비용 절감: 자동화를 통해 프로젝트 관리와 관련된 관리 비용을 크게 줄일 수 있습니다. 또한 프로젝트를 더 빨리 완료하여 전체 프로젝트 비용을 절감할 수 있습니다
- 위험 관리 개선: AI 기반 프로젝트 관리 도구는 역사적 데이터를 분석하여 프로젝트 라이프사이클 초기에 잠재적인 위험을 식별할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 이러한 위험을 완화하기 위한 사전 조치를 취할 수 있습니다
프로젝트 관리를 자동화하면 시간을 절약할 수 있지만, 몇 가지 단점도 고려해야 할 수 있습니다.
- 선행 투자: 프로젝트 관리 구현하기
자동화 도구
는 소프트웨어와 교육에 상당한 초기 투자가 필요할 수 있습니다. 이는 예산이 한정된 소규모 조직에게는 장벽이 될 수 있습니다
- 복잡한 프로젝트의 적응성 제한: 매우 복잡하거나 변경이 잦은 동적인 프로젝트는 경직된 비즈니스 프로세스 자동화에 적합하지 않을 수 있습니다. 이러한 프로젝트에는 필요에 따라 조정할 수 있는 보다 유연한 접근 방식이 필요할 수 있습니다
- 보안 문제: 모든 기술과 마찬가지로 보안은 중요한 고려 사항입니다. 조직은 프로젝트 관리 자동화 도구에 민감한 프로젝트 데이터를 보호할 수 있는 강력한 보안 기능이 있는지 확인해야 합니다
- 자동화에 대한 지나친 의존: 자동화는 유용하지만 사람의 판단을 완전히 대체해서는 안 됩니다. 프로젝트 관리자는 여전히 전략적 결정을 내리고, 예상치 못한 문제를 관리하고, 팀원들에게 동기를 부여하기 위해 비판적 사고 능력이 필요합니다
프로젝트 관리 자동화를 사용해야 하는 이유와 시기
우리의 두뇌는 창의력과 복잡한 문제 해결을 위해 설계된 것이지 매일 반복적인 작업을 처리하기 위해 설계된 것이 아닙니다. 자동화를 통해 팀은 솔루션 브레인스토밍, 아이디어 협업, 고유한 과제 해결 등 실제 프로젝트 작업에 집중할 수 있는 정신적 여유를 확보할 수 있습니다.
자동화된 프로젝트 관리 도우미를 단계적으로 도입하는 것도 고려해 볼 수 있습니다:
- 반복적인 관리 작업: 일정 관리, 보고, 데이터 입력과 같은 작업은 쉽게 자동화할 수 있는 간단한 단계로 구성되어 있습니다. 예를 들어, 마케팅 팀은 자동화 도구를 사용하여 팀원들에게 매일 작업 알림을 발송하여 마감일과 할당된 작업을 상기시킵니다
- 워크플로우 간소화: 각 단계마다 칸반 보드에서 작업 상태를 수동으로 업데이트하는 것은 번거로울 수 있습니다. 자동화는 사전 정의된 기준에 따라 단계 간에 작업을 자동으로 이동시켜 원활한 워크플로우를 보장합니다. 예를 들어, 소프트웨어 개발 팀이 프로젝트 관리 자동화 도구를 사용하여 코드가 완료되고 단위 테스트가 통과되면 자동으로 칸반 보드의 작업을 '진행 중'에서 '코드 검토'로 이동한다고 가정해 보겠습니다
- 표준화 및 일관성: 잘 정의된 프로세스의 경우 자동화를 통해 모든 사람이 동일한 단계를 따르도록 하여 오류를 최소화하고 품질을 개선합니다. 예를 들어 코드 단위 테스트를 시작할 준비가 된 모바일 앱을 개발하는 소프트웨어 개발 팀을 생각해 보세요. 어떤 개발자는 다른 개발자보다 더 상세한 테스트를 작성할 수 있습니다. 개발팀은 자동화된 프로젝트 관리 도구를 구현하여 단위 테스트에 미리 정의된 템플릿을 사용함으로써 동일한 수준의 세부 사항을 보장합니다
- 데이터 기반 의사 결정: 자동화를 통해 실시간 데이터를 수집하고 보고서를 생성하여 추세를 파악하고 정보에 입각한 선택을 내릴 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 자동화 도구를 사용하여 데이터 중심 보고서 또는 진행 보고서와 지출된 예산 및 완료한 작업과 같은 주요 메트릭을 생성하여 병목 현상을 파악할 수 있습니다
그러나 특정 경우에는 자동화를 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다.
- 불안정하거나 진화하는 프로세스: 프로젝트 관리 워크플로우가 지속적으로 변화하거나 아직 잘 정의되지 않은 경우, 자동화는 좌절의 원인이 될 수 있습니다. 자동화 도구 자체에 잦은 조정이 필요해 시간 절약의 이점을 무력화할 수 있습니다
- 고도로 창의적이거나 전략적인 작업: 빠른 전략적 의사 결정, 예상치 못한 문제 해결, 디자인 사고 적용 등 인간의 창의력과 판단력은 대체할 수 없습니다
- 예산이 한정된 프로젝트: 자동화 도구를 구현하고 구독하면 이미 한정된 예산에 비용이 추가될 수 있습니다. 예산이 부족하다면 AI를 배제하는 것이 더 실용적일 수 있습니다
- 짧은 기간: 프로젝트에 자동화를 설정하는 데는 시간이 걸립니다. 촉박한 타임라인에 프로젝트를 완료해야 하는 경우 이점이 단점보다 클 수 있습니다
프로젝트 관리 자동화 아이디어 예시
프로젝트 관리 자동화는 프로세스를 원활하게 하기 위해 찾고 있는 변화일 수 있으며, 몇 가지 아이디어와 실제 사례를 소개합니다
를 참고하세요.
스마트 작업 관리
에는 이메일을 자동으로 작업으로 전환하고, 일상적인 작업 위임, 업무량이 적은 사람을 식별하고 작업 재분배를 최적화하기 위한 특정 트리거 설정과 같은 작업이 포함됩니다.
사례 연구
Trinetix는 코카콜라, 맥도날드, 프록터 앤 갬블 등 인상적인 클라이언트 목록을 자랑합니다. 전주기 설계 및 개발 솔루션을 제공하지만, 비즈니스가 번창하면서 원활한 프로젝트 실행이라는 과제를 안게 되었습니다.
그들은 가장 적합한 작업 관리 및 시간 추적 도구를 검색하고 온보딩했습니다
.
포트폴리오 매니저인 Kateryna Sipakova는 다음과 같이 말합니다
에서 ClickUp을 사용한 경험에 대해 이야기했습니다:
'진행 중'에서 '검토'로 전환되는 모든 작업은 디자이너가 작업을 완료한 후 검토해야 하는 디자인 리드에게 알림을 트리거합니다. 그 후 해당 작업은 프로젝트의 비즈니스 분석가에게 자동으로 할당됩니다.
Kateryna Sipakova, Trinetix의 포트폴리오 관리자
자동화를 구축한 후 새로운 프로세스는 Trinetix의 워크플로우를 최적화하여 직원들의 커뮤니케이션 부담을 덜어주고 일이 누락될 가능성을 줄였습니다.
팀원 간 핸드오프 간소화
팀원 간 핸드오프 간소화 비즈니스 프로세스 자동화 는 기름칠이 잘 된 기계처럼 작동하여 팀원 간의 업무 인수인계 프로세스를 원활하게 합니다. 자동화는 미리 정의된 규칙에 따라 작업 할당을 트리거할 수 있습니다. 예를 들어, 디자이너가 목업을 완성하면 자동화가 코딩을 위해 개발자에게 작업을 할당하므로 디자이너가 다음 단계를 기억하거나 수동으로 할당할 필요가 없습니다.
사례 연구
다음과 같은 경우를 예로 들어보겠습니다
클라우드 기반의 올인원 자동차 수리점 관리 플랫폼으로, 상점 소유자가 워크플로우를 간소화하고 비즈니스를 더 잘 이해할 수 있도록 지원합니다.
비즈니스가 발전하고 여러 명의 직원을 새로 채용하는 동안 마케팅 팀은 책임을 이양하는 과정에서 심각한 의사소통 및 협업 문제를 경험하기 시작했습니다. 그들은 자동화를 지원하기 위해 ClickUp을 온보딩하여 업무 인수인계 시 오류를 줄일 수 있었습니다.
인적 오류 요소를 제거하고 다음 단계를 알려주는 자동화에 의존함으로써 우리 팀은 중요한 프로젝트 마일스톤을 놓치지 않고 있다는 확신을 갖게 되었습니다
Rachel Gilstrap, 마케팅 프로젝트 관리자, Shomonkey
자동화를 활용하여 바쁜 업무를 처리한 결과, Shopmonkey는 프로젝트의 잘못된 커뮤니케이션과 잊혀진 작업을 방지하여 프로젝트 관리 프로세스를 더욱 원활하게 진행할 수 있었습니다.
자동 업데이트 및 알림
프로젝트 관리 소프트웨어는 마감일과 주요 마일스톤을 기억하는 번거로움을 덜어줍니다. 마감일이 다가오거나 프로젝트 스프레드시트에 정보가 추가되거나 업데이트될 때 수시로 확인할 필요 없이 주의 알림을 받는다고 상상해 보세요.
프로젝트 관리 소프트웨어는 내부 팀만을 위한 것이 아닙니다. 클라이언트나 고객에게 예정된 결제 또는 리테이너/계약 갱신과 관련된 알림을 생성하는 데에도 활용할 수 있습니다.
데이터 기반 의사 결정 강화
점점 더 많은 프로젝트 관리자들이 워크플로우 자동화 소프트웨어 를 사용하여 새로운 인사이트를 얻으세요.
프로젝트는 작업 완료 시간, 리소스 할당 패턴, 커뮤니케이션 로그 등 풍부한 데이터를 생성합니다. 자동화 도구는 데이터 마이너 역할을 하여 이러한 정보를 자동으로 수집하고 저장합니다. 자동화된 대시보드는 프로젝트 진행 상황, 리소스 사용률, 잠재적인 병목현상에 대한 실시간 인사이트를 제공합니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 정보에 입각한 의사결정을 즉시 내리고 필요에 따라 과정을 수정하며 프로젝트 효율성을 극대화할 수 있습니다.
사례 연구
웹 디자인 및 디자인 서비스 회사의 Chaya Fischman
브랜드 라이트 마케팅 그룹
는 회사 확장의 성공에 대해 ClickUp의 공로를 인정합니다.
ClickUp은 이전에는 불가능했던 방식으로 데이터를 모니터링하고 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있게 해준 획기적인 솔루션입니다_.
Chaya Fischman, 웹 디자인 및 디자인 서비스 회사 Brand Right Marketing Group
이렇게 새롭게 발견한 명확성 덕분에 수익성 있는 영역을 파악하고, 인력을 최적화하고, 비즈니스 성장에 따라 ClickUp 설정을 지속적으로 조정할 수 있었습니다.
원활한 온보딩 및 오프보딩
클라이언트 온보딩과 오프보딩은 모든 프로젝트 라이프사이클에서 중요한 단계입니다. 제대로 완료됨으로써 부정적인 인상을 남기고 향후 관계를 손상시킬 수 있습니다. 하지만 프로젝트 관리 자동화는 보이지 않는 손과 같은 역할을 하여 두 프로세스를 원활하게 안내함으로써 클라이언트 경험을 개선하고 프로젝트 성과를 높일 수 있습니다.
접수 양식과 설문지를 자동화하여 클라이언트가 자신의 속도에 맞춰 중요한 정보를 제출할 수 있습니다. 자동화된 데이터 수집은 오류를 최소화하고 필요한 모든 세부 정보를 미리 파악할 수 있도록 합니다.
클라이언트 가입 시 사전 설계된 이메일 시퀀스를 자동으로 트리거할 수 있습니다. 이러한 시퀀스에는 개인화된 인사말, 주요 팀원 소개, 프로젝트 타임라인 개요 등이 포함될 수 있으며, 모두 수동 노력 없이 전달됩니다.
사례 연구
는 전 세계에 마케팅 수요가 있는 거대 건축 자재 회사로, 크리에이티브 프로젝트를 위한 중앙 팀을 만들기로 결정했습니다. 하지만 곧바로 난관에 부딪혔습니다.
사람들이 서로 개별적으로 이메일을 주고받았고, 프로젝트 요청을 위한 명확한 시스템이 없었기 때문입니다. 마케팅 운영 관리자인 오스카는 이 방식으로는 안 되겠다는 것을 알고 있었습니다. 그는 프로젝트 제출 방식을 간소화할 방법이 필요했습니다.
이 플랫폼은 프로세스를 표준화하는 데 도움이 되었습니다. 이제 이메일이 날아다니는 대신 양식이 있습니다! 이러한 양식은 새 프로젝트 생성을 트리거하고, 자동으로 적합한 팀에 할당하며, 맞춤형 템플릿을 사용하여 모든 것을 체계적으로 관리합니다. 더 이상 프로젝트 접수로 인한 혼란은 없습니다!
채용 및 신규 팀원 안내
프로젝트 관리 도구는 채용과 온보딩의 판도를 바꿀 수 있습니다. 지원자 추적, 인터뷰 일정 예약과 같은 채용 단계와 온보딩 체크리스트, 문서 및 교육 자료 공유와 같은 온보딩 작업을 자동화할 수 있습니다. 시간을 절약하는 동시에 신입사원의 원활한 적응을 보장할 수 있습니다.
사례 연구
는 비즈니스의 미래 플랜을 돕는 소프트웨어 회사입니다. 6개월 만에 팀이 세 배로 늘어나면서 매우 빠르게 성장하고 있었습니다! 이는 좋은 일이었지만, 동시에 모든 신입 직원을 온보딩하는 일이 악몽처럼 다가왔음을 의미하기도 했습니다.
이메일, Slack 메시지, 심지어 할 일 목록 등 다양한 도구를 사용하여 소통하고 작업을 추적하고 있었습니다. 이로 인해 신입 사원이 업무에 적응하고 모두가 같은 페이지에 머무르기가 어려웠습니다.
이것이 바로 Pigment의 글로벌 비즈니스 개발 책임자인 Alexis Valentin이 바라는 프로젝트 관리 도구의 모습입니다:
_우리는 서로 다른 모든 팀이 공통의 플랫폼을 공유하여 함께 일할 수 있고, 어떤 것도 누락되지 않도록 하고 싶었습니다. 원격 우선의 글로벌 환경에서 규모를 확장하면서 일상적인 운영에서 높은 효율성을 유지하고 싶었습니다
Alexis Valentin, Pigment의 글로벌 비즈니스 개발 책임자
바로 그때 ClickUp이 구세주처럼 등장했습니다! 이 프로젝트 관리 소프트웨어는 Pigment의 중심 허브가 되었습니다. ClickUp은 템플릿 및 자동화와 같은 기능으로 온보딩을 간소화하는 데 도움이 되었습니다. 이제 신입 직원은 필요한 모든 정보와 도구를 바로 얻을 수 있고, Pigment는 가장 잘하는 일인 소프트웨어 구축에 집중할 수 있습니다.
이러한 예시와 사례 연구에서 알 수 있듯이 프로젝트 관리의 다양한 부분을 자동화할 수 있는 가능성은 무궁무진합니다. 어디서부터 시작해야 할지 궁금하신가요? 저희가 도와드리겠습니다.
프로젝트 관리에서 자동화 구현하기: 단계별 가이드
여러 프로젝트를 손쉽게 처리하고, 명확하고 정확한 커뮤니케이션, 생산적인 협업, 일과 삶의 균형 유지, 창의적이고 유익한 업무 환경 조성은 프로젝트 관리 자동화를 통해 얻을 수 있는 많은 이점 중 일부에 불과합니다.
다양한 산업과 사용 사례에서 선호되는 프로젝트 관리 자동화 도구인 ClickUp을 사용해 관리자를 위한 고성능 워크플로우의 잠금을 해제하는 방법을 안내합니다.
1. 프로젝트 온보딩
프로젝트 시작 단계를 자동화하면 처음부터 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있도록 설정할 수 있습니다. 프로젝트 관리자의 첫 번째 임무는 자동화할 수 있는 작업을 파악하는 것입니다. 프로젝트를 빠르고 효율적으로 온보딩하기 위해 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 자동화 AI를 사용하세요.
ClickUp에서 다음을 페어링하여 이 작업을 수행하세요
with
.
ClickUp Brain의 AI 도구를 사용하여 맞춤형 자동화를 생성하세요. 프롬프트를 입력하고 설정을 사용자 지정하여 작업, 이메일 캠페인, 사용자 지정 필드, 태그, 담당자 또는 목표를 자동화할 수 있습니다
자동화를 원하는 내용을 설명하기만 하면 AI 도구가 이를 강력한 자동화로 변환합니다.
ClickUp에서 자동화를 통해 AI가 작동하는 방식은 다음과 같습니다:
ClickUp Brain을 통해 자연어 프롬프트를 사용하여 ClickUp에서 이벤트 또는 트리거를 설명할 수 있습니다. 트리거에 설명된 조건이 충족되면 ClickUp은 자동으로 사전 정의된 자동화된 작업을 수행합니다.
클릭 한두 번으로 다양한 작업에 대한 맞춤형 자동화를 설정하세요
프로젝트 온보딩 단계에서 자동화를 위한 몇 가지 아이디어를 소개합니다:
- 모두 환영하기: 새 회원이 프로젝트에 참여하면(트리거), 프로젝트 세부 정보 및 팀 소개가 포함된 환영 이메일을 자동으로 전송(Action)
- 즉시 액세스 권한 부여: 프로젝트에 참여하면(트리거), 새 회원에게 관련 지식창고에 대한 액세스 권한을 자동으로 부여(실행)
- 작업 간소화: 새 프로젝트가 생성되면(트리거), 필수 온보딩 작업 체크리스트를 자동으로 생성하고(액션), 특정 팀원에게 할당(액션)
- 회의 자동화: 새 프로젝트가 시작되면(트리거), 주요 팀원 및 클라이언트 담당자와의 프로젝트 킥오프 회의를 자동으로 예약(Action)합니다
- 즉시 피드백 받기: 프로젝트에서 지정된 기간이 지나면(트리거), 새로운 팀원에게 자동화된 피드백 설문조사를 보내 소중한 인사이트를 수집합니다(액션)
2. 프로젝트 계획하기
프로젝트 계획은 성공적인 프로젝트를 위한 기초입니다. 여기에는 프로젝트 목표 정의, 작업 개요, 리소스 할당, 현실적인 타임라인 작성 등이 포함됩니다. 하지만 기존의 플랜은 시간이 오래 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 다음과 같은 경우
는 프로젝트 플랜을 세우는 데 도움이 될 수 있습니다.
바쁜 일을 자동화하세요; 자동화 템플릿 라이브러리에서 선택하여 처음부터 시작하지 않고도 프로젝트 계획을 간소화할 수 있습니다
ClickUp의 100개 이상의 자동화 템플릿을 사용하여 프로젝트의 처음부터 끝까지 플랜을 짜는 방법을 알아보세요:
- 자동화 작업 템플릿: 반복 작업을 위한 템플릿을 만들어 새 프로젝트에 쉽게 추가하세요. 예를 들어, 관련 아젠다 항목, 검토, 작업 할당을 위한 블록을 자동으로 추가하는 사전 구축된 '프로젝트 킥오프 회의' 작업 템플릿을 만들 수 있습니다
- 기술에 기반한 자동 할당: 팀원 프로필을 기술 및 전문 지식에 연결하세요. 그러면 자동화가 사전 정의된 기준에 따라 작업을 자동으로 할당할 수 있습니다. 예를 들어, 스킬 목록에 "그래픽 디자인"이 있는 팀원에게 모든 디자인 작업이 자동으로 할당될 수 있습니다
- 스마트 마감일 설정: 작업 의존성에 따라 마감일을 자동화하세요. 첫 번째 작업의 완료 날짜를 기준으로 종속 작업의 마감일을 예약하도록 자동화를 설정할 수 있습니다
- 자동화된 진행 상황 추적: 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 추적하는 자동화 대시보드를 생성하세요. 이 대시보드는 전체 팀에 대한 프로젝트 진행 상황 업데이트의 단일 소스로서, 모든 사람에게 정보를 제공하고 프로젝트를 추적할 수 있도록 합니다
- 자동 실행되는 회의 스케줄러: ClickUp 캘린더를 Calendly, Apple 캘린더, Google 캘린더와 같은 다른 일정 관리 도구와 동기화하세요. 작업 설명에 달력 링크를 자동으로 추가하는 자동화 시퀀스를 만들어 팀원들이 브레인스토밍 세션을 위한 시간을 쉽게 예약하거나 프로젝트 상태 업데이트를 공유할 수 있도록 합니다
3. 프로젝트 실행
프로젝트 실행 단계는 플랜을 실행에 옮기는 단계입니다. 프로젝트 작업을 할당하고, 마감일을 지키고, 결과물을 만들어내는 실행 단계입니다. 이 단계에서는 설정된 품질 표준에 따라 정해진 시간 내에 예산 범위 내에서 프로젝트를 완료하는 데 중점을 둡니다.
리드 프로젝트 관리자는 수락된 프로젝트를 플랜하고 시작할 수 있도록 별도의 리스트에 작업을 생성하는 액션을 추가하여 맞춤형 자동화를 만들 수 있습니다
ClickUp 자동화의 트리거 조건-작업 형식이 실행 단계를 크게 간소화할 수 있는 방법은 다음과 같습니다:
- 작업 진행 중
트리거: '진행 중' 목록의 작업은 '완료됨'으로 표시됩니다.
작업: 작업을 '완료됨' 목록으로 자동 이동하고 이해관계자에게 알림을 트리거합니다
- 의존성 관리
트리거: 의존성 있는 작업이 "완료됨"으로 표시됨
작업: 워크플로우에서 다음 작업을 자동으로 할당하고 마감일을 설정합니다.
- 자동화된 진행 보고서
트리거: 특정 시간에 매일
작업: 작업 완료, 리소스 할당, 잠재적 장애물을 요약한 보고서를 생성합니다. (이 작업은 다음을 사용하여 수행할 수 있습니다
또는 보고 도구와의 통합)
- 자동 테스트 알림
트리거: 테스트를 위해 할당된 작업이 마감일 전에 특정 번호에 도달합니다
조치: 테스터와 개발 팀에게 예정된 테스트를 상기시키는 알림을 보냅니다
- 동적 리소스 할당
트리거: 리소스 용량이 사전 정의된 임계값에 도달할 때
조치: 프로젝트 관리자에게 리소스 조정 또는 작업 재할당을 제안하는 알림을 보냅니다
4. 프로젝트 모니터링 및 제어
프로젝트 모니터링 및 제어 단계는 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 하는 데 매우 중요합니다. 이 단계에서는 진행 상황을 적극적으로 추적하고, 플랜에서 벗어난 부분을 파악하고, 필요에 따라 수정 조치를 취합니다. 이 단계는 실행 단계와 함께 진행되며 프로젝트 상태를 지속적으로 평가합니다.
작업을 다음 열로 드래그 앤 드롭하여 ClickUp의 칸반과 유사한 보드 보기로 상태를 자동으로 업데이트합니다
이제 맞춤형 상태, 반복 작업, 대시보드와 같은 ClickUp 기능 자동화가 이 중요한 모니터링 및 제어 단계에서 어떻게 도움이 되는지 살펴봅시다.
- 만들기
를 추가하여 기본 '할 일', '진행 중', '완료됨'을 넘어 다양한 진행 단계를 나타낼 수 있습니다 예시: '검토 대기 중', '테스트 중', '수정 필요'
- 특정 트리거에 따라 상태 업데이트 자동화. 예를 들어, 개발 목록에서 '완료됨'으로 표시된 작업은 QA 목록에서 '검토 대기 중'으로 자동으로 이동합니다
- 설정
에 상태 업데이트, 위험 평가 또는 예산 검토와 같은 일상적인 모니터링 활동을 위한 반복 작업을 추가하세요. 이를 통해 프로젝트 전반에 걸쳐 일관된 모니터링을 보장합니다
- 만들기
프로젝트와 관련된 핵심 성과 지표(KPI)를 표시합니다. 예시: 작업 완료율, 리소스 할당 및 예산 편차
- 대시보드에서 ClickUp 위젯을 사용하세요. 프로젝트의 진행 상황, 위험, 커뮤니케이션에 대한 실시간 업데이트를 제공합니다
애자일 방법론은 유연성과 빠른 반복을 중시하기 때문에 특히 애자일 팀의 경우 자동화를 선호합니다. 수동 작업은 병목 현상이 발생하여 전체 프로세스를 느리게 만들 수 있습니다.
와
를 사용하면 IT 팀이 칸반 보드, 스프린트, 스크럼 보드, 화이트보드, 간트 차트와 같은 도구로 자동화를 한곳에서 통합할 수 있습니다.
5. 프로젝트 닫기
프로젝트 마감은 다른 단계만큼이나 어려울 수 있습니다. 프로젝트 종료 단계는 프로젝트 노력을 공식적으로 마무리하는 단계입니다. 마치 연극의 마지막 막과 같아서 느슨한 결말을 정리하고, 교훈을 얻고, 앞으로의 모험을 위한 단계를 설정하는 것과 같습니다.
자동화를 통해 ClickUp은 프로젝트를 제시간에 마감할 수 있도록 도와줍니다. 다음은 이 단계의 단계를 자동화하는 방법에 대한 몇 가지 예시입니다:
- 결과물 알림 자동화: 결과물로 지정된 중요한 작업이 완료되면 이해 관계자에게 다운로드 링크 또는 액세스 지침이 포함된 알림을 보냅니다. 여기에는 팀원이 소요한 시간을 확인할 수 있는 시간 추적 도구의 프롬프트가 포함될 수 있습니다
- 프로젝트 검토 자동화: 프로젝트가 '완료됨' 상태에 도달하면, 프로젝트 회고 회의를 위한 작업 또는 체크리스트를 트리거합니다
- 프로젝트 작업 보관 자동화: 프로젝트 종료 시 프로젝트 문서를 지정된 '보관된 프로젝트' 폴더로 이동하도록 자동화를 설정하세요. 이를 통해 체계적인 저장소와 손쉬운 검색을 보장합니다
- 송장 알림 자동화: 각 결과물에 연결된 링크를 통해 클라이언트에게 보류 중인 송장을 상기시키는 자동 알림을 예약하세요
팁: 열심히 일하십니까? 더 열심히 파티하고 팀 성공 축하하기 . 프로젝트가 완료되면 팀과 회의하도록 이메일 알림을 자동화하세요!
프로젝트 관리 자동화의 미래 ## 프로젝트 관리 자동화
프로젝트 관리 자동화는 일하는 방식을 빠르게 변화시키고 있습니다. 한발 앞서 나간다면 프로젝트 관리자가 미래와 속도를 맞출 수 있을 것입니다.
에 따르면 2030년까지 오늘날 프로젝트 관리 작업의 80%가 인공지능이 대신하면서 사라질 것이라고 합니다.
특히 얼리 어답터가 된 일부 기업에서 기대할 만한 몇 가지 트렌드를 소개합니다:
재고 관리 자동화
재고 관리 자동화는 소프트웨어와 기술을 사용하여 재고 수준 관리와 관련된 다양한 작업을 간소화하고 자동화하는 것을 말합니다. 기본적으로 수작업 프로세스를 디지털 시스템으로 대체하여 정확성, 효율성, 비용 절감을 목표로 합니다.
보도 자료에 따르면
, GlobalData의 로보틱스 보고서: 산동 중공업 그룹, NEC, 월마트와 같은 기업들은 자동화 재고 관리 분야에서 적극적으로 특허를 출원하며 혁신에 집중하고 있음을 보여주고 있습니다. 전 세계 리테일러들은 여러 가지 이유로 재고 관리 자동화를 도입하고 있습니다. 여기에는 시간 절약, 실시간 데이터 액세스, 운영 효율성 향상, 원격으로 창고를 효과적으로 관리할 수 있는 기능 등이 포함됩니다.
aI를 통한 실시간 리소스 할당 ### 실시간 리소스 할당
AI를 통한 실시간 리소스 할당은 인공 지능을 사용하여 현재 가용성과 전문성을 기반으로 가장 적합한 팀원에게 작업과 프로젝트를 자동으로 할당하는 것을 말합니다.
예를 들어
는 팀원이 자신의 기술과 경험을 강조하는 프로필을 만들 수 있는 기능을 제공합니다. 이러한 귀중한 데이터 풀을 AI를 사용하여 분석하여 전문성과 가용성 기반 과제를 수행할 수 있으므로 관리자가 여러 프로필을 탐색하여 업무에 가장 적합한 사람을 선택하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
머신러닝을 통한 예측적 스케줄링
머신러닝을 통한 예측적 스케줄링은 머신러닝 알고리즘을 활용하여 미래의 작업량과 리소스 수요를 예측함으로써 선제적인 프로젝트 플랜을 수립하고 스케줄링 정확도를 개선할 수 있습니다. 이는 의료, 교통 관제, 레스토랑 등 여러 산업에 영향을 미칠 수 있습니다.
예를 들어
에 따르면 레스토랑의 약 41%가 AI 판매 예측 및 스케줄링에 투자할 계획이며, 33%는 AI 기반 게스트 마케팅을 구현할 수 있고, 31%는 재고 및 구매에 AI를 사용하고자 한다고 답했습니다.
에 따르면
해양 인텔리전스 회사인 글로벌 스페이셜 테크놀로지 솔루션(GSTS)은 캐나다 해양 슈퍼클러스터의 핵심 기술 리더십 프로그램과 계약을 맺고 세계 최초의 예측형 완전 협업 동적 선석 일정 관리 시스템을 개발 및 구현하고 있습니다.
캐나다 선단의 실시간 데이터를 제공함으로써 적시 항로 및 항해 ETA를 최적화하여 오대호와 세인트로렌스 해협에서 탈탄소화를 지원하기 위해 인공지능을 활용하는 노력을 발전시키는 것을 목표로 하고 있습니다
줄리 가스콘, 최고 경영자, 몬트리올 항만청
이러한 트렌드에 대한 정보를 파악하고 프로젝트 관리 도구 내에서 자동화 기능을 탐색함으로써 팀의 효율성을 높이고 프로젝트 결과를 개선하며 미래 업무에서 경쟁력을 확보할 수 있습니다.
프로젝트 관리 자동화의 위험과 완화 전략 ## 프로젝트 관리의 위험과 완화 전략
자동화는 프로젝트 관리에 많은 이점을 제공하지만 특정 위험이 없는 것은 아닙니다. 다음은 몇 가지 일반적인 문제와 이를 완화하기 위한 전략에 대한 분석입니다:
- 자동화에 대한 과도한 의존성: 자동화에 대한 과도한 의존성은 프로젝트 관리의 인적 요소를 소홀히 하는 결과를 초래할 수 있습니다. 비판적 사고, 창의성, 이해관계자 커뮤니케이션은 항상 성공을 위해 매우 중요합니다.
완화 전략: 균형을 유지하세요. 반복적인 작업에는 자동화를 사용하되, 프로젝트 매니저는 전략적 의사 결정, 팀 리더십, 클라이언트 관계에 집중할 수 있도록 역량을 강화하세요.
- 유연성 부족: 자동화는 신중하게 설계하지 않으면 경직될 수 있습니다. 예상치 못한 변경이나 예기치 못한 상황을 처리하지 못할 수 있습니다
완화 전략: 유연성 기능 내장. 의사 결정 지점이 있는 워크플로우를 설계하여 필요할 때 사람이 개입할 수 있도록 합니다. 사용자 지정 가능한 자동화 도구를 사용하여 변화하는 프로젝트 역학에 적응할 수 있습니다.
- 데이터 품질 문제: 자동화의 효과는 정확한 데이터에 크게 좌우됩니다. 데이터 품질이 좋지 않으면 자동화 결과물에 결함이 발생하고 프로젝트 인사이트가 부정확해질 수 있습니다
해결 전략: 데이터 품질 점검 및 정리 프로세스를 구현합니다. 팀원들이 시스템에 정확한 최신 정보를 입력하도록 장려하세요.
- 일자리 대체: 자동화로 인해 현재 팀원들이 수행하던 작업이 자동화될 수 있으며, 이로 인해 일자리가 사라질 수 있습니다
대응 전략: 재교육과 숙련도 향상에 집중하세요. 팀원들이 자동화 환경에서 성공하는 데 필요한 기술을 갖출 수 있도록 교육 프로그램에 투자하세요. 모든 자동화에는 결국 사람의 입력이 필요합니다.
- 보안 위험: 워크플로우 자동화는 무단 액세스 또는 데이터 유출과 같은 새로운 보안 취약점을 야기할 수 있습니다
완화 전략: 강력한 보안 조치를 구현하세요. 강력한 보안 기능을 갖춘 자동화 도구를 선택하고 정기적인 시스템 감사를 실시하여 잠재적인 취약점을 파악하고 해결하세요.
이러한 위험을 인식하고 적절한 완화 전략을 실행하면 보다 자동화된 프로젝트 관리 환경으로 원활하게 전환할 수 있습니다.
ClickUp으로 프로젝트 관리를 자동화하세요
자동화는 오늘날 프로젝트 관리 방식을 변화시키고 있습니다. 그러나 자동화의 모든 이점을 누리기 위해서는 ClickUp과 같은 종합적인 프로젝트 관리 도구를 선택하는 것이 중요합니다.
ClickUp은 강력한 자동화 기능을 갖춘 프로젝트 관리 소프트웨어로서 워크플로우를 간소화하고 탁월한 결과를 달성할 수 있도록 지원합니다. 자동화된 작업 할당 및 상태 업데이트부터 맞춤형 알림 및 보고서 생성까지, 핵심 업무에 집중하여 팀을 성공으로 이끄는 데 집중할 수 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 퍼즐의 한 조각일 뿐이라는 사실을 기억하세요. 인적 요소는 여전히 대체할 수 없습니다. 자동화를 팀의 전문성을 대체하는 것이 아니라 팀의 역량을 강화하는 도구로 받아들이세요. 강력한 커뮤니케이션, 명확한 리더십, 지속적인 개선에 대한 집중이 결합되면 자동화는 프로젝트의 진정한 잠재력을 잠금 해제할 수 있습니다.
오늘!