분산된 디자인 팀을 관리하기 위한 5가지 팁

Owen Jones 는 온라인 일정 관리 앱인 ZoomShift의 수석 콘텐츠 마케터입니다. 그는 콘텐츠 마케팅, CRO 및 FB 광고를 전문으로 하는 숙련된 SaaS 마케터입니다. 그는 다른 사람들이 더 나은 결과를 얻을 수 있도록 자신의 지식을 공유하는 것을 좋아합니다.

분산된 디자인 팀을 운영할 때의 가장 큰 장점 중 하나는 거주지에 상관없이 최고의 인재를 자유롭게 채용할 수 있다는 것입니다. 적절한 분산 팀 관리 기술과 도구를 활용하면 꿈에 그리던 디자인 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다.

원격 팀을 관리할 때 직면하는 모든 과제 중 가장 어려운 것은 주변에 다른 사람이 없을 때 직원들이 생산성과 창의력을 유지하고 협력을 계속하도록 하는 것입니다. 관리자는 직원들이 항상 최고의 실력을 발휘할 수 있도록 해야 합니다.

분산된 팀을 원활하게 운영하기 위한 5가지 전략

1. 측정 가능한 비즈니스 및 개인 목표 설정

사무실에서 의사소통이 더 쉽다는 것은 비밀이 아닙니다. 그렇기 때문에 현실적인 작업과 마감일을 합의하는 동시에 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 글과 말을 하는 것이 중요합니다.

키 성과 지표(KPI)를 설정하는 것은 고용주로서 기대치를 설정하는 데 매우 유용한 방법입니다. KPI는 직원에게 기대하는 모든 것을 포함합니다. 다음은 회사의 여러 부서에 대한 KPI의 예시 테이블입니다.

귀사의 경우, KPI는 다음과 같은 사항을 포함할 것입니다:

팀원들이 귀하가 그들에게 기대하는 바를 알고 있으면, 처음부터 그 목표를 달성하기 위한 전략을 수립할 수 있습니다. 팀 전체가 팀의 목표를 달성할 수 있도록 견고한 디자인 작업 프로세스를 구축하는 것도 효율성을 위해 필수적입니다.

2. 일주일에 한 번 일대일 회의 일정을 정하세요

정기적인 회의는 필수입니다. 작업이 완료되고 목표가 달성되고 있는지 확인해야 합니다. 일대일 회의는 결과물을 추적하는 데 도움이 됩니다. 팀원들을 더 잘 알 수 있고, 그들이 가지고 있는 우려 사항을 노트에 기록할 수 있습니다.

회의는 항상 구조를 정해서 진행하세요.

모든 회의 전에 회의 아젠다를 작성하세요. 아젠다는 회의를 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다. 아젠다가 필요한 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

또 다른 좋은 아이디어는 매일 스탠드업 회의를 하는 것입니다. 이는 원격 팀 회원들과 함께 매일 업데이트된 정보를 파악하기 위한 간단한 세션입니다. 걱정하지 마세요. 이 회의를 진행하는 동안 실제로 일어서서 스탠드업할 필요는 없습니다.

현재 진행 중인 작업, 문제, 개선이 필요한 사항, 디자인 트렌드, 최선의 조치에 대해 논의할 수 있습니다. 디자인 팀이 진행 중인 모든 작업을 전체적으로 파악하고, 작업을 효율적으로 할당하고, 오해를 해소하고, 최신 디자인 뉴스를 확인할 수 있기를 원합니다.

예를 들어, 디자인 팀 회원들이 월요일과 금요일에 할 일을 다룰 수 있습니다. 스케줄링 소프트웨어를 사용하면 바쁜 일정을 모두 파악할 수 있습니다. 다음은 모바일 앱에 표시된 Zoomshift의 일정 예시입니다.

또한, 전체 팀과 함께 매월 그룹 채팅을 진행할 플랜을 세우세요. 이러한 채팅은 사람들이 만나고 연결될 수 있는 기회입니다.

또 한 가지 언급할 만한 점은 직원의 훌륭한 업무를 자주 인정하는 것이 얼마나 중요한지입니다. 이는 특히 직원이 당신의 모든 관심을 받는 일대일 회의에서 더욱 그렇습니다.

아직 모르신다면, 창의적인 산업에 종사하는 직원을 포함한 모든 직원은 자신의 일에 대해 끊임없이 인정을 받고 싶어하며, 칭찬을 받으면 충성심을 더 많이 보인다는 점을 명심하세요. 회사에 피드백 문화가 없다면 그들은 그 회사에 머물지 않을 것입니다. 그들의 의견이 중요하게 여겨져야 하며, 이를 위해 열린 의사소통의 창구가 마련되어 있어야 합니다.

마지막으로, 회의에 아이들이나 애완동물이 가끔 등장해도 당황하지 마세요. 이러한 상황은 회의 중에 종종 발생하며 재택 근무 문화의 일부입니다.

3. 프로젝트 관리 소프트웨어 및 커뮤니케이션 도구를 활용하세요

원격 팀을 위해 명확한 커뮤니케이션 채널을 설정하는 것이 얼마나 중요한지 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 모든 회사는 선호하는 커뮤니케이션 채널을 가지고 있어야 합니다. 이 채널은 명확하고 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. Skype는 간단하고 무료인 커뮤니케이션 소프트웨어의 좋은 예시입니다.

비즈니스 플랜과 팀의 목표를 달성하려면 프로젝트 관리 솔루션이 필요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 정보를 공유하고 작업을 할당할 수 있습니다. 이러한 소프트웨어를 사용하면 디자이너들이 쉽게 소통할 수 있는 디자인 채널을 만들 수 있습니다.

잘 계획된 프로세스와 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 디자이너가 프로젝트의 진행 상황을 전체적으로 볼 수 있습니다. 모든 정보가 한 곳에 모여 모든 사람이 볼 수 있으면 변경 사항과 결정을 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 많은 디자이너에 따르면 ClickUp은 워크플로우에 맞는 방식으로 작업을 구성하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

팀을 운영할 때 가장 중요한 요소 중 하나는 효과적인 디자인 피드백 프로세스입니다. 이 목적을 위해 선택한 프로젝트 관리 플랫폼을 사용할 수 있습니다. 원격 팀에 피드백을 제공하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

디자인 피드백은 두세 곳으로 한도 제한을 두세요. 디자이너가 쉽게 찾을 수 있고 신속하게 구현할 수 있도록 해야 합니다.

4. "일을 완료하는" 문화를 개발하세요

"Getting Things Done"(GTD)은 David Allen이 개발하고 같은 제목의 책으로 출판한 개인 생산성 시스템입니다. 이 시스템은 외부 기록에 나열된 각 작업에 집중할 수 있도록 하는 시간 관리 시스템으로 설명됩니다.

저자는 한 번에 한 가지 작업만 제대로 할 수 있다고 말합니다.

GTD 시스템을 기반으로 ClickUp은 작업과 프로젝트를 구성하는 데 도움이 되는 Getting Things Done 템플릿을 출시했습니다. 이 템플릿은 작업을 기록하고 실행 가능한 작업 항목으로 나눕니다. 사용자가 한 곳에서 작업의 우선 순위를 지정하고, 추적하고, 실행할 수 있도록 다양한 기본 보기, 사용자 지정 필드 및 문서가 함께 제공됩니다.

ClickUp의 '작업 완료' 템플릿

보너스와 보상은 전문직의 일반적인 기능입니다. Reward Gateway에 따르면, HR 담당자의 90%는 효과적인 인정 및 보상 프로그램이 비즈니스 결과에 도움이 된다고 응답했습니다. 직원이 지속적으로 KPI를 달성하고 신뢰성을 보여준다면 보상을 해 주어야 합니다.

5. 유연성을 발휘하고 동료들을 믿으세요

모든 직원이 같은 사무실에 있는 것이 생산성을 보장하지는 않습니다. 하지만 모든 직원의 업무를 추적하기는 더 쉽습니다. 신뢰할 수 있는 직원들로 구성된 팀이 있어야 합니다. 원격 근무를 하는 직원의 업무를 직접 지켜볼 수는 없기 때문입니다.

재택 근무에는 많은 장점이 있습니다. 유연성, 통근 시간 및 비용 절약, 복장 코드 없음 등이 그 예입니다.

그러나 모든 사람이 기대하는 수준에 도달할 수 있는 것은 아닙니다.

재택 근무는 주의가 산만해지기 쉬우며, 일부 직원은 일과 개인 생활을 분리하기 어려워할 수 있습니다. 직원들은 할당된 업무를 수행하고 성과를 달성해야 합니다.

디자이너에게 높은 수준의 창의적 자유를 부여하기로 결정한 경우, 훌륭한 결과를 기대할 수 있습니다. 디자이너는 자신의 일에 대해 책임을 지고, 자신의 결정에 대해 책임을 지는 것을 명확히 하세요. 디자이너가 성과를 내지 못할 경우, 그 디자이너가 회사에 적합한지 여부에 대해 어려운 결정을 내려야 할 것입니다.

요즘에는 직원들이 서로 다른 시간대에 흩어져 있는 경우가 많습니다. 각자의 시간대로 새벽 2시인 시간에 다른 사람에게 연락하기는 어렵습니다. 팀원들의 시간대를 존중해야 합니다. 즉, 다른 사람들에게 가장 적합한 시간으로 시간을 조정해야 합니다.

회의 일정을 정할 때는 항상 시간대와 함께 시간대를 함께 명시하세요. 직원들이 거주하는 국가의 공휴일이나 종교적 휴일을 확인하는 것을 잊지 마세요.

결론

원격 근무가 모든 사람에게 적합한 것은 아니며, 그건 당연한 일입니다. 분산된 디자인 팀의 관리자로서 귀하의 작업은 원격 근무를 즐기고 그 특성을 이해하는 사람들을 찾는 것입니다. 소프트웨어 디자인 및 개발 산업은 끊임없이 발전하고 있으며, 우리는 새로운 요구에 신속하게 대응해야 합니다.

대면 상호 작용을 대체할 수 있는 것은 없다는 점을 잊지 마세요. 원격 근무를 하는 경우에도, 사용 가능한 도구를 활용하여 가끔씩 모임을 갖도록 노력하세요.