Word 문서에 AI를 사용하여 콘텐츠 생성을 간소화하는 방법

500페이지의 문서를 작성해야 하는 절망적인 상황에 직면하면, 실패에 대한 병적인 감각이 나를 덮치고, 나는 결코 해낼 수 없을 것이라고 생각합니다.

유명 소설가이든, 야심 찬 SEO 콘텐츠 작가이든, 빈 페이지에 대한 두려움은 너무도 현실적이었습니다. 타자기나 빈 화면 앞에서 작가들은 정기적으로 시작의 어려움을 겪었습니다. 다행히도 AI가 그 어려움을 끝냈습니다!

Word 문서, Google Docs 또는 ClickUp Docs 용 AI를 사용하면 놀랍도록 쉽게 시작할 수 있습니다. AI를 사용하면 판단에 구애받지 않고 브레인스토밍을 하고 부드러운 동반자와 함께 글을 쓸 수 있게 되었습니다.

이 블로그 게시물에서는 콘텐츠 생성 프로세스를 간소화하고 최적화하기 위해 AI를 사용하는 방법을 소개합니다.

ClickUp Brain으로 문서를 만드는 방법은 다음과 같습니다 .

Word 문서용 AI란 무엇일까요?

Microsoft Word 및 Google Docs와 같은 인기 있는 콘텐츠 생성 소프트웨어에는 Microsoft Copilot 및 Google Gemini가 번들로 포함되어 있습니다. 하지만 이것들이 유일한 것은 아닙니다. 다양한 도구에서 AI를 사용하여 콘텐츠를 만들 수 있으며, 그 중 일부는 이 블로그 게시물의 뒷부분에서 설명합니다.

하지만 먼저 콘텐츠 생성을 위한 AI가 무엇을 의미하는지 살펴보겠습니다.

Word 문서용 AI의 기능

가장 간단한 양식에서 Word 문서용 AI는 프롬프트로 알려진 사용자 제작 입력에 응답하여 콘텐츠를 만듭니다. 그러나 그 외에도 훨씬 더 많은 일을 할 수 있습니다.

콘텐츠 생성

AI 쓰기 도우미는 더 빠르고 더 잘 쓸 수 있도록 도와줍니다. 일반적인 아이디어/프롬프트를 받아 초안을 작성합니다. 독자, 스타일, 콘텐츠 양식을 이해하여 작성자가 발전시킬 수 있는 초안을 생성합니다.

작성 지원

문서를 작성한 후에는 문서 자동화 소프트웨어로서 AI가 할 수 있는 일이 많습니다.

형식 및 디자인

요즘에는 좋은 콘텐츠는 다중 모드입니다. AI 문서 제작자는 배너, 이미지, 테이블, 인용문 등 시각적 요소도 만들 수 있습니다.

데이터 분석 및 인사이트

콘텐츠에 대한 중요한 검토자가 필요하십니까? AI를 사용해보세요. 좋은 AI 문서 작성기는 다음과 같은 다양한 분석 기능을 제공합니다.

이 모든 것이 아직 인공 지능 기술의 초기 단계에 불과합니다. AI가 발전함에 따라 점점 더 많은 일을 수행할 수 있게 되어 놀라운 이점을 제공할 것입니다.

AI 문서 생성의 이점

AI를 사용하는 가장 큰 이점은 첫 단계의 마찰을 제거한다는 것입니다. 몇 개의 단어를 입력하기만 하면 AI가 아이디어를 제시하고, 그 중 몇 가지를 탐색하고 확장할 수 있습니다. 이는 다음과 같은 다른 하류 단계의 이점도 제공합니다.

속도: Word 문서용 AI는 콘텐츠 제작의 첫 두 단계, 즉 조사와 초안 작성을 처리합니다. 이를 통해 문서 생성 속도가 크게 향상됩니다. 조사에 3시간, 작성에 2시간, 편집에 1시간이 걸린다고 가정해 보겠습니다. AI를 사용하면 최대 4시간(시간의 66%)을 단축할 수 있습니다.

효율성: 조사와 초안 작성은 창의적인 작업으로 매우 힘든 작업입니다. AI는 이 두 단계를 가속화하여 작가들의 창의력을 높임으로써 콘텐츠 엔진의 확장에 적용할 수 있는 에너지를 창출합니다.

생산성: 콘텐츠 생성에서 중요한 부분은 재사용, 즉 소셜 미디어 게시물 작성, 스니펫 생성, 비디오 스크립트 작성 등입니다. AI는 이러한 작업을 자동화하고 몇 초 만에 콘텐츠를 재사용할 수 있습니다.

비용 절감: AI 문서 생성을 통해 조직은 소규모 팀으로 더 많은 콘텐츠를 만들 수 있습니다.

작가 경험: 글쓰기는 외로운 작업이 될 수 있습니다. AI는 브레인스토밍, 아이디어 토론, 데이터 포인트 찾기, 편집, 모든 것을 마무리하는 등 번거롭지 않은 스파링 파트너가 되어줍니다.

AI 문서 생성 사용 사례

이 모든 것이 훌륭하지만, AI 문서 생성은 실제로 누구를 위한 것일까요? 전례 없는 규모의 콘텐츠를 제작해야 하는 SEO 작가만을 위한 것일까요? 아니면 정기적으로 창의적인 표현 방법을 찾아야 하는 마케터만을 위한 것일까요?

AI 문서 생성은 이메일, 보고서, 요약, 회의록 등 무엇이든 작성해야 하는 모든 사람에게 적합합니다. 커뮤니케이션을 하는 사람이라면 AI 콘텐츠 생성이 적합합니다!

비즈니스 및 전문 애플리케이션

전문가들은 제안서, 계약서, 정기 성과 보고서, 연구 요약, 시장 인사이트, 고객 노트 등 다양한 문서를 정기적으로 작성합니다.

몇 가지 예시를 살펴보겠습니다.

표준 제안서: AI를 사용하여 기존 문서를 검색하여 가장 관련성이 높은 문서를 식별한 다음, 이를 기반으로 고객 이름, 가격 및 일부 약관과 같은 필드를 사용자 정의할 수 있는 표준 제안서를 작성할 수 있습니다.

성능 보고: AI를 CRM이나 직원 포털과 같은 비즈니스 애플리케이션과 통합하여 주요 대시보드의 정보를 요약합니다.

고객 인사이트: AI를 활용하여 수천 건에 달하는 고객 상호 작용에서 생성된 노트를 처리하고 강력한 인사이트를 도출하세요. 이를 통해 전략을 수립하고, 캠페인을 설계하거나, 미래의 고객과의 대화를 개인화할 수 있습니다.

교육 콘텐츠 생성

팬데믹으로 인해 사람들은 온라인으로 이동할 수밖에 없었지만, 디지털 콘텐츠의 진정한 변화의 가능성은 사람들을 온라인에 머물게 하고 있습니다.

개요 작성: AI를 사용하여 온라인 플랫폼에 적합한 간결한 교육 콘텐츠를 만드세요. AI 쓰기 도구를 사용하여 브레인스토밍을 통해 모든 수준의 복잡한 주제에 대한 포괄적이고 세분화된 개요를 작성할 수 있습니다.

지원 자료: 대부분의 온라인 교육은 비디오를 우선으로 합니다. AI를 사용하여 비디오 대본, 주요 포인트 요약, 인덱스 카드 등 텍스트 및 이미지 기반의 지원 자료를 만드세요.

퀴즈: 학생들을 위한 퀴즈와 테스트를 지능적으로 자동화하세요. 그 밖의 기능은 무엇일까요? 무제한으로 질문 조합을 만들어 수업에 항상 학생들의 집중력을 유지하세요.

금융 문서 관리

재무 부서는 구매 주문서, 청구서, 고객/은행 명세서 등 엄청난 양의 문서를 처리합니다. 재무 경영진에게 AI 콘텐츠 생성 도구는 동료 및 동료들과 매우 쉽게 소통할 수 있게 해줍니다.

보고: 수많은 문서를 처리하고, 주요 인사이트를 도출하고, 보드나 동료 등 관련 이해 관계자에게 보고할 수 있습니다. AI는 감사 효율성을 높이기 위해 문서 버전 관리에도 도움이 될 수 있습니다.

요약: 손익 계산서, 고객 계정, 규정 준수 문서 등 길고 자세한 재무 보고서를 검토하고 경영진을 위한 요약 보고서를 작성할 수 있습니다.

프로젝트 관리 및 팀 협업

조직의 커뮤니케이션에서 팀이 직면하는 가장 큰 과제는 공통의 컨텍스트를 유지하는 것입니다.

역사적 요약: 신입 사원이 AI 쓰기 도구를 열고 "지금까지 진행된 프로젝트에 대해 알려주세요"라고 요청한다고 상상해보세요. 좋은 도구는 지금까지 일어난 모든 것을 요약하고, 키 마일스톤을 파악하여 모든 사람이 상황을 파악할 수 있도록 해줍니다.

Standup/업데이트: AI는 모든 프로젝트 업데이트 및 댓글을 요약하여 팀원 모두에게 전체적인 컨텍스트를 제공합니다.

보시다시피, 가능성은 무한합니다. 이 혜택을 어떻게 누릴 수 있을까요? 함께 알아보세요.

AI 문서 생성을 구현하는 방법

대부분의 최신 기술 발전과 마찬가지로 AI 문서 생성을 거의 즉시 시작할 수 있습니다.

1. 적합한 AI 문서 생성 도구를 선택하세요

AI가 통합된 다양한 문서 생성 도구가 있습니다. 다음은 몇 가지 인기 있는 도구입니다.

Microsoft Word: 오랜 시간 동안 검증된 이 워드 프로세서에는 콘텐츠 생성, 요약, 편집 등의 기능을 위한 Copilot이 통합되어 있습니다. 이미 MS365를 구독하고 있는 경우 AI가 함께 제공됩니다.

Google Docs: Google의 생산성 제품군에는 필요한 모든 종류의 콘텐츠를 만들 수 있도록 Gemini가 통합되어 있습니다. 상위 등급의 제품에서는 Google Drive의 콘텐츠를 활용하여 맞춤형 콘텐츠를 만들 수도 있습니다.

ClickUp Docs: ClickUp을 사용하면 프로젝트 관리 도구에서 간단하고 보기 좋고 상황에 맞는 문서를 바로 만들 수 있습니다. ClickUp Brain을 실행하여 초안을 생성하고, 맞춤법 검사를 실행하고, 테이블/템플릿/대본을 작성하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

ClickUp Docs에서 북마크를 삽입하고, 작업을 추가하고, 이미지를 포함하고, 팀과 실시간으로 협업할 수 있습니다. 작업이 완료되면 조직 내부 및 외부로 안전하게 공유할 수 있습니다.

Quillbot: Quillbot은 콘텐츠 생성, 맞춤법 검사, 문법, 표절 감지, 번역, 요약 및 인용 생성 기능을 갖춘 제품이 포함된 툴킷입니다.

Grammarly: 몇 년 전에는 맞춤법 및 문법 검사기였던 Grammarly는 오늘날 콘텐츠를 작성, 재작성, 답장하거나 다른 독자에 맞게 조정할 수 있는 보다 포괄적인 AI 쓰기 보조 도구로 발전했습니다.

2. AI 쓰기 도구를 프롬프트하는 방법 배우기

프롬프트는 한 질문에 한 가지 답변을 하는 상황이 아니라는 점을 기억하세요. AI의 응답에 답장을 하고 필요에 따라 재작성/맞춤형으로 수정해 달라고 요청할 수 있으며, 이를 통해 AI를 장기적으로 훈련할 수 있습니다.

AI 콘텐츠 생성기를 활용하는 방법에 대한 자세한 내용은 AI 쓰기 프롬프트에 대한 이 입문서를 참조하세요.

3. 워크플로우에 통합하세요

위에서 살펴본 것처럼 Word 문서용 AI는 초안을 작성하는 것 이상의 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 따라서 문서 관리 워크플로우의 모든 단계에 AI를 통합하세요.

통합: 작성자가 문서 생성 프로세스의 자신의 부분을 완료하면 파일을 AI 파이프라인으로 자동으로 가져오는 방법을 설정하세요. 공용 드라이브에 파일을 공유하거나 가져오기용 API를 설정하기만 하면 됩니다.

사용자별 기능: 모든 콘텐츠를 편집하는 에디터가 있는 경우, 맞춤법 검사 및 문법 모듈을 편집 제품군에 통합하세요. 디자이너에게 시각 자료를 만들고 문서에 삽입할 수 있는 기능을 제공하세요. 법률 문서를 작업하는 경우, 관련 팀에 사실 확인 및 적용 가능성 기능을 활성화하세요.

콘텐츠 개선: 게시하기 전에 AI를 사용하여 콘텐츠의 시각적 효과를 높일 수 있습니다. Word 문서에 AI를 사용하여 중요한 부분을 강조 표시하고, 짧은 요약을 작성하고, 인용문을 식별하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

프로젝트 관리: ClickUp Docs를 사용하여 토론, 회의, 스프린트 계획, 요구 사항 수집 등을 기록하는 경우, 문서 내에서 지능적으로 작업을 생성하고 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

4. 관찰하고 집중하세요

신흥 기술인 AI에는 아직 부족한 부분이 있습니다. AI를 최대한 활용하려면 AI와의 상호 작용을 주의 깊게 관찰하시기 바랍니다.

콘텐츠 워크플로우에 적합한 작업을 더 많이 수행하여 완벽하게 다듬어진 문서를 더 빠르게 얻을 수 있습니다.

Word 문서에서 AI를 최대한 활용하기 위한 팁

전체적인 프로세스를 설정한 후 고려할 몇 가지 팁과 요령을 소개합니다.

AI로 시작하기

AI에 시작점을 요청하여 작가의 블록을 제거하세요. 문서를 열고 AI에 질문을 하세요. 거기서부터 콘텐츠를 작성하세요.

AI를 철저하게 활용하세요

모든 AI가 포괄적인 질문을 요구하지는 않습니다. 예를 들어, ClickUp Brain을 사용하면 프롬프트에 형식을 설명하는 대신 드롭다운 목록에서 다양한 형식을 선택할 수 있습니다.

사용할 AI 글쓰기 도구를 선택한 후에는 그 도구가 제공하는 모든 것을 배우는 데 시간을 투자하세요. 자신과 관련된 모든 기능을 사용해보세요.

템플릿 설정

휠을 계속 재발명하지 말고, 최고의 프롬프트를 기억할 필요가 없도록 하세요. 문서, 스타일, 프롬프트 등의 템플릿을 만들고 재사용하여 효율성을 높이세요. 다음은 영감을 얻을 수 있는 몇 가지 프로세스 문서 템플릿입니다.

출처 표시

AI의 가장 큰 과제는 특정 주제에 대한 지식이 어디에서 왔는지 종종 알 수 없다는 것입니다. LLM을 훈련하는 데 사용되는 데이터의 규모를 고려하면 이는 당연한 일입니다. 그러나 콘텐츠가 근거 없는 것이어서는 안 됩니다.

AI에 출처를 표시하고 콘텐츠에 인용하도록 요청하여 업무에서 신뢰성과 권위를 쌓으세요.

과제와 고려 사항

엄청난 가능성에도 불구하고 AI는 아직 초기 단계에 있습니다. 모든 도구에는 AI가 실수를 할 수 있으며 정확성에 대한 책임은 사용자에게 있다는 면책 조항이 표시되어 있습니다. 이는 시작에 불과합니다.

환각 현상과 정확성 오류

AI 콘텐츠 생성 도구는 환각을 일으킬 수 있습니다. 즉, 정확한 것처럼 보이지만 잘못된 콘텐츠를 생성할 수 있습니다. AI 제공자들은 새로운 LLM을 통해 환각을 최소화하기 위해 노력하고 있지만, 정확한 콘텐츠를 생성하는 책임은 여전히 작가에게 있습니다.

따라서, 사용하는 AI 작업에 주의하십시오. 전문 문서의 사실은 다시 확인하고 아이디어는 철저히 검토하십시오.

AI로 생성된 것으로 표시됨

제가 여기서 말하고 싶은 것은 "delve"라는 단어를 싫어한다는 것이 아니라, 이 단어가 ChatGPT에 의해 작성된 텍스트라는 것을 나타내는 징후라는 것입니다. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

그의 이론은 delve와 같은 단어의 사용이 ChatGPT에 의해 작성된 글이라는 증거라고 주장했습니다. 이 주장은 논란의 여지가 있지만, 공공 영역에서 AI가 생성한 콘텐츠의 사용은 세간의 주목을 받고 있습니다.

예를 들어, 전 세계의 정부 기관은 AI로 생성된 콘텐츠에 적절한 표시를 의무화하고 있습니다. Google은 검색 엔진 결과 페이지(SERP)에서 AI 콘텐츠를 불리하게 취급하지 않습니다. 그러나 AI를 "검색 엔진 순위를 높이는 저렴하고 쉬운 방법"으로 사용하는 것을 강력히 권장하지 않습니다

어떤 면에서는 AI로 생성된 비즈니스 문서가 독자에게 불리한 인상을 줄 수 있습니다. 이를 방지하는 가장 좋은 방법은 문서를 브랜드의 약속에 더 뿌리내리고 일치하도록 만드는 것입니다.

진정한 혁신의 부재

AI로 생성된 문서는 종종 기존 콘텐츠의 요약이나 선별본입니다. Book Prize 웹사이트의 블로그에서 언급한 것처럼, "LLM은 과거를 돌아보는 경향이 있습니다. 새로운 조합을 만들 때도 파생적이며, 거대한 백미러와 같습니다. 인간이 생성한 텍스트를 모방한 것을 만들어냅니다."

요약하면, AI는 그 자체로는 획기적인 콘텐츠 아이디어를 제공하지는 않습니다. AI가 뛰어난 점은 콘텐츠 생성 프로세스를 가속화하는 것입니다. 탁월하고 매력적인 콘텐츠를 생성하는 유일한 방법은 AI의 결과물에 인간의 독창성을 반영하는 예리한 인간적 시각을 적용하는 것입니다.

ClickUp으로 콘텐츠 파이프라인을 간소화하세요

단어 콘텐츠는 블로그, TikTok 또는 YouTube 비디오를 의미하게 되었으며, 대부분은 마케팅 목적으로 사용됩니다. 따라서 마케터들이 다른 누구보다 생성형 AI를 적극적으로 수용한 것은 당연합니다.

그러나 AI로 생성된 문서를 마케팅에 한정된 것으로 생각하면 엄청난 기회를 놓치게 됩니다. AI는 모든 직원, 관리자, 개별 기여자, 컨설턴트 또는 기업가가 더 잘 소통할 수 있도록 도와줄 수 있기 때문입니다.

여러 면에서 AI는 여러분이 하는 일을 더 많이, 더 잘 할 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 그러니 콘텐츠 생성을 위한 AI에 뛰어들어 보세요. ClickUp Docs를 열고 시작하세요. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요.