Microsoft Teams는 팀 간의 원활한 커뮤니케이션과 공동 작업을 유지하려는 모든 규모의 조직에서 중요한 도구로 자리 잡았습니다.
이는 팬데믹 시대 이후 원격 근무가 전 세계적으로 증가하면서 이와 밀접한 관련이 있습니다. 이 도구는 인스턴트 메시징, 비디오 회의를 위한 중앙 집중식 허브를 제공하므로 그 인기는 부인할 수 없습니다, 파일 공유 및 프로젝트 관리.
그러나 Microsoft Teams와 같은 공동 작업 소프트웨어가 널리 채택됨에 따라 적절한 Microsoft Teams 에티켓을 따라야 할 필요성이 커졌습니다. 이렇게 하면 커뮤니케이션을 개선하고, 오해를 줄이고, 관리를 간소화하고, 팀 협업을 강화하는 데 도움이 됩니다.
이 블로그에서는 Microsoft Teams를 효율적이고 전문적으로 탐색하는 데 도움이 되는 사용 시 해야 할 일과 하지 말아야 할 일에 대해 설명합니다.
해야 할 일 ## Microsoft Teams 에티켓: 해야 할 일
Teams 회의 예약, 채팅 메시지 보내기 등 모든 작업에서 Microsoft Teams 에티켓을 따르면 동료 및 이해 관계자와 효과적이고 정중하게 커뮤니케이션하는 데 도움이 됩니다. 또한 모든 상호 작용에서 필요한 답변과 결과를 얻을 수 있도록 도와줍니다.
이제 우리가 기억해야 할 일반적이고 중요한 Microsoft Teams 에티켓(해야 할 일)에 대해 논의해 보겠습니다.
기본 메시지 커뮤니케이션 에티켓 준수
기본 메시지 및 커뮤니케이션 에티켓을 구현하는 방법은 다음과 같습니다:
메시지는 직설적이고 요점만 말하세요
팀원들과 소통할 때는 명확하고 간결하게, 예의를 갖추면서 메시지를 짧게, 그리고 이름을 부르며 말하세요.
예를 들어, IT 팀원에게 "제 이메일이 작동하지 않아요"라고 말하는 대신 "안녕하세요 브라이언, 클라이언트 X에게 보내는 모든 이메일에 배달 실패 메시지가 표시되고 있는데 서버 문제일 수 있습니다. 도와주시겠어요?"라고 문의하세요
이렇게 하면 혼란을 피하고 전문적이고 실행 가능하며 구체적인 메시지를 전달할 수 있습니다.
전문적이고 정중한 채팅 어조를 유지하는 데 유의하세요
Teams 채팅 앱을 사용할 때는 항상 전문적이고 존중하는 어조를 사용하고 잘못 해석될 수 있는 지나치게 캐주얼한 용어를 삽입하지 마세요. 예를 들어, "이 작업을 최대한 빨리 해 주실 수 있나요?"라고 말하는 대신 "이 작업의 우선 순위를 정하고 완료되면 알려 주시겠어요?"라고 말할 수 있습니다 고마워요!"라고 말할 수 있습니다
멘션할 대상과 사용 시기 알아보기
via Microsoft 누군가를 @멘션하는 것은 적절한 사람이 내 메시지를 볼 수 있도록 하는 방법입니다. 알림이 동료에게 너무 많이 오지 않도록 @멘션을 아껴서 사용하세요. 특히 그룹에서 중요한 채팅 대화를 할 때는 적절한 사람이 내 메시지에 응답하는지 확인해야 합니다.
예를 들어, 프로젝트에 대해 Daniel의 의견이 필요한 경우 "안녕하세요 @다니엘, 분기별 보고서 버전 2.0을 검토하고 피드백을 공유해 주실 수 있나요?"라고 작성할 수 있습니다
회의 에티켓 준수하기
다음 MS Teams를 준수하세요 커뮤니케이션 전략 를 통해 모든 참여자가 원활하고 전문적이며 생산적인 경험을 할 수 있도록 지원합니다:
정시에 회의에 참여하고 장비를 미리 점검하세요
시간 엄수는 프로페셔널리즘의 핵심 요소입니다. 회의에 늦으면 다른 사람들을 기다리게 하고 시간을 존중하지 않는 모습을 보여줄 수 있습니다. 또한, 회의에 들어가기 전에 카메라와 마이크 설정을 확인하는 것을 잊지 마세요 가상 회의 를 사용하여 기술적인 문제를 피하세요.
배경 소음을 최소화하려면 음소거 상태를 유지하세요
다른 사람이 말하는 동안 음소거 상태를 유지하는 것은 참가자들이 집이나 사무실의 방해가 되는 배경 소음을 듣지 않도록 하기 때문에 중요합니다. 회의 중 누군가가 음소거를 잊은 것을 발견했다면 솔선수범하여 직접 음소거를 설정하고 집중력 있는 회의 환경을 유지할 수 있도록 모범을 보여주세요.
전문적인 배경을 유지하고 카메라를 효과적으로 사용하세요
via Microsoft 전문적인 배경을 사용하면 시각적 방해 요소를 한도 내에서 제한할 수 있습니다. 중립적인 벽이나 커튼 앞에 앉거나 배경 흐림 기능을 사용하세요. 가시성을 위해 카메라 각도를 잘 맞추고, 얼굴에 그림자가 생기지 않도록 빛이 자신을 향하는 장소를 선택하여 회의를 진행하세요.
회의 중 멀티태스킹을 피하고 적극적으로 참여하세요
일대일 또는 그룹 비디오 회의 중에 산만해 보이거나 멀티태스킹을 하는 것은 무례한 행동입니다. 이는 발표자에 대한 주의력과 존중이 부족하다는 것을 보여줍니다. 회의에 집중하여 흥미롭고 유익하며 전문적인 상호 작용을 만드는 데 기여하세요.
### 효과적인 채널 및 팀 관리 보장
채널 및 팀 관리를 확실히 하면 회원들 간의 체계적이고 효율적인 협업이 이루어집니다:
채널 및 콘텐츠 관리를 위한 최고의 실행 방식
Microsoft Teams 작업 공간을 체계적이고 효율적으로 유지하려면 다음 팁을 고려하세요:
- 캐주얼하고 재미있는 대화를 위한 특정 채널을 만들어 일과 관련된 토론과 가벼운 콘텐츠를 분리하세요
- 회원들이 팁, 요령 및 질문을 공유하는 데 사용할 수 있는 별도의 채널을 유지하여 팀 개선을 추적하고 장려합니다
- 다른 채널에 적합하지 않은 중요한 공지사항 및 주제에 대해서는 일반 채널을 현명하게 활용하세요
채널의 집중도를 유지하고 주제에서 벗어난 게시물을 줄이기 위한 전략
채팅 대화가 채널 주제와 관련이 있는지 확인하는 것은 전문성을 유지하고 생산성을 유지하며 빠르게 답변에 액세스할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다. 다음은 이를 달성하기 위한 몇 가지 전략입니다:
- 각 채널의 목적을 명확하게 정의하기
- 중요한 채팅 대화를 핀으로 고정하거나 채널 설명을 사용하여 채널의 초점을 강조합니다
- 회원들이 특정 주제에 적합한 채널을 사용하도록 권장하기
- 대화가 주제에서 벗어날 경우 회원들에게 부드럽게 알림을 보내 주제에 집중하도록 합니다
- 회원에게 개인적이거나 관련 없는 대화를 위해 비공개 메시지로 이동하도록 제안하기
비밀 토론을 위해 개인 채널을 사용하는 시기 및 방법
개인 채널을 사용하면 팀이 기밀 대화를 진행하고 파일 저장소로 사용할 수 있는 권한 보호 스페이스를 만들 수 있습니다. 하지만, 비공개 채널의 사용성은 최소화하고 꼭 필요한 경우에만 사용해야 합니다. 다음은 개인 채널을 사용하는 몇 가지 방법입니다:
- 기밀 또는 민감한 업무 관련 대화, 1:1 팔로워, 사적인 대화에는 개인 채널을 활용하세요
- 고양이 사진 등 업무에 적합한 개인 미디어를 공유하여 전용 개인 채팅에서 재미있고 따뜻한 대화를 이어갈 수 있습니다. 단, 수신자가 이러한 메시지를 보내도 괜찮은지 확인하고 사전에 동의를 구하세요
파일 공유 및 팀 협업 개선
Microsoft Teams는 혼자 일하든 동료와 함께 일하든 파일 작업을 하기에 좋은 공간입니다:
간편한 액세스 및 공동 작업을 위해 연결된 링크 사용
Microsoft 365를 사용하면 다른 사람과 실시간으로 Word, Excel, PowerPoint 파일과 같은 문서를 공동 편집할 수 있습니다. 이 기능을 효율적으로 활용하는 가장 좋은 방법은 첨부 파일 대신 Teams에서 연결된 링크를 보내 문서를 공유하는 것입니다. 이렇게 하면 받은 편지함을 깔끔하게 유지하고 모든 사람이 최신 버전으로 작업할 수 있습니다.
Teams 내에서 파일 구조를 체계적으로 유지하기 위한 팁
이 간단한 팁을 사용하여 파일을 체계적으로 유지하고 쉽게 액세스할 수 있도록 하세요:
- 파일을 250GB 미만으로 유지하고, 더 큰 파일의 경우 OneDrive 동기화 앱을 사용하여 업로드하고 동기화하세요
- 폴더를 3단계 깊이로 제한하여 폴더를 정리하고 폴더 경로의 문자 한도를 초과하지 않도록 합니다
- OneDrive 앱을 설치하여 macOS Finder, Windows 탐색기 또는 OneDrive 모바일 앱을 통해 파일에 직접 액세스하여 WiFi 없이도 일할 수 있습니다
- SharePoint에서 직접 파일에 액세스하여 고급 기능 활용
💡 전문가 팁: 사용 커뮤니케이션 플랜 템플릿 을 사용하여 체계적인 정보를 공유하고, 명확한 채널을 관리하고, 효율적인 메시지를 관리하고, Microsoft Teams에서 전문적인 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
Microsoft Teams 에티켓: 하지 말아야 할 것
생산성과 공동 작업을 방해할 수 있는 일반적인 함정과 Microsoft Teams 에티켓 실수를 알아보세요:
### 불필요한 팀과 채널을 만들지 마세요
Microsoft Teams는 팀과 채널을 유연하게 만들 수 있는 기능을 제공하지만, 작업을 수행하기 전에 플랜을 세우는 것이 필수적입니다. 모든 하위 작업이나 토론을 위해 너무 많은 채널을 만들려는 유혹을 피하세요.
시간을 내어 현재 팀 구조를 살펴봐야 합니다. 새로운 프로젝트나 대화에 적합한 스페이스가 이미 존재하는지 확인하세요. 이렇게 사려 깊은 접근 방식은 정보 사일로를 방지하고, 혼란을 줄이며, 디지털 작업 공간을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.
### 팀 혼잡 방지
회의에 모든 사람을 초대하지 않는 것처럼, Teams에 참여할 사람을 신중하게 선택해야 합니다. 팀에 대한 각 회원의 가치를 고려하세요. 불필요한 참가자를 포함하면 정보 과부하와 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.
여유 시간을 갖고 팀원을 신중하게 선택하세요. 편의를 위해 모든 사람을 추가하고 싶을 수도 있지만, 잘 선별된 팀을 구성하는 것이 생산성 향상에 더 효과적입니다.
마찬가지로 더 이상 사용하지 않는 팀에 속해 있다면 팀 소유자에게 정중하게 알리고 자신을 삭제하세요. 깔끔한 MS Teams 환경은 집중력과 효율성을 높여줍니다.
필요한 경우에만 ### 필요한 경우에만 우선순위 알림 사용
정말 긴급한 경우에만 우선순위 알림을 사용하세요. 예를 들어, 시간이 촉박한 프로젝트나 긴급한 주의가 필요한 중요한 시스템 문제에 대해 즉각적인 승인이 필요한 경우 사용하세요.
우선순위 알림의 목표는 긴급함을 알리는 것이지 동료들을 압도하는 것이 아니라는 점을 기억하세요. 우선순위 알림을 과도하게 사용하면 피로를 유발하고 정말 필요할 때 효율성이 떨어질 수 있습니다.
대부분의 경우 채팅에서 동료를 @멘션하는 것만으로도 충분합니다. 더 긴급함을 강조하고 싶다면 텍스트 툴바에서 '❗'를 클릭하여 벨 아이콘을 표시하세요. 이렇게 하면 20분 동안 2분마다 또는 메시지를 읽을 때까지 텍스트 수신자에게 알림이 전송됩니다.
### 대화를 지배하지 않기
멀리 떨어져 있는 동료를 연결하는 채팅 플랫폼의 메시지나 비디오 회의에서 상대방이 자신의 생각을 마칠 때까지 기다렸다가 참여하도록 함으로써 모든 사람의 시간과 의견을 존중하세요.
끼어들기는 상대방을 불편하게 할 수 있으며, 잠재적으로 여러분과 동료가 효과적으로 대화하는 데 방해가 될 수 있습니다. 따라서 적극적 경청을 연습하고, 상대방에게 온전히 집중하고, 자신의 발언 차례를 기다리며, 관련된 모든 사람들을 위한 보다 포용적이고 생산적인 환경을 조성하세요.
### 채널에서 텍스트 벽을 허용하지 않기
채널 소유자는 대화를 주제에 맞게 다시 유도하여 질서를 유지해야 합니다. 토론이 주제에서 벗어난 경우 쪽지 메시지를 사용하여 개인적으로 대화를 계속하는 것이 좋습니다. 또한 팀원들에게 Teams에서 합의된 커뮤니케이션 관행을 따르도록 알림을 보내세요.
누군가 15줄의 긴 메시지를 게시하는 경우, 더 짧고 간결한 메시지나 비디오 메시지를 보내는 것이 더 효과적이고 적절할 수 있음을 (필요한 경우 개인적으로) 설명해 주세요.
### '방해 금지' 상태를 무시하지 마세요
동료의 사용 가능 상태를 이해하고 존중하는 것은 Microsoft Teams 에티켓의 핵심입니다. 상태를 '방해 금지'로 설정한 사람에게 전화를 걸면 명시적으로 요청했더라도 상대방의 요청에 주의를 기울이지 않는 것으로 간주됩니다. 상대방이 응답하지 않는다면 연락하는 데 시간을 낭비한 것입니다.
상대방의 워크플로우를 방해하는 대신 인스턴트 메시지를 사용하여 통화 가능 여부를 문의하세요. 상대방이 즉시 프롬프트를 보내지 않는다면 바쁜 상태임을 감안하여 나중에 다시 연락하세요.
밈과 GIF를 과도하게 사용하지 마세요 ## 밈과 GIF를 과도하게 사용하지 마세요
밈과 GIF는 재미있을 수 있지만, 스페이스를 차지하고 모든 사람이 좋아하지 않을 수도 있습니다. 또한, 여러분의 유머 감각이 모든 동료에게 공감을 얻지 못할 수도 있습니다.
업무 관련 채널에서는 전문적인 느낌을 유지하려면 밈과 GIF를 피하세요. 앞서 언급했듯이, 밈과 GIF를 공유하는 것이 더 적절하고 환영받는 캐주얼한 소셜 상호작용을 위한 특정 채널을 만드세요.
모호한 '안녕하세요' 텍스트를 보내지 마세요
소통의 이유를 밝히지 않고 막연하게 "안녕하세요"라는 문자를 보낸 후 사라지는 것은 비생산적이고 무례한 행동으로 간주될 수 있습니다. 이는 하고 싶은 말과 기대하는 응답에 대해 불필요하게 모호하고 의도적으로 불명확하게 표현하는 것입니다.
예를 들어, "안녕하세요" 대신 "안녕하세요, 수잔, 최신 캠페인 크리에이티브에 대한 피드백이 필요해요"라고 말합니다. 언제 논의하기에 좋은 시기가 언제일까요?"라고 말합니다 이렇게 하면 제공자는 맥락을 제공하고 수신자는 필요한 것이 무엇인지 알 수 있으므로 대화가 더욱 생산적이고 서로를 존중하게 됩니다.
ClickUp 및 Microsoft Teams로 팀 커뮤니케이션 개선하기
Microsoft Teams는 최고의 팀 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다 비즈니스 메시징 앱 . 광범위한 기능과 기능 덕분에 경쟁사의 역량, 안정성 및 사용성을 능가합니다.
사용자가 워크플로우를 쉽게 최적화할 수 있는 다양한 통합 기능을 제공합니다. 실제로 Microsoft Teams 프로젝트 관리 와의 통합은 조직과 산업 전반에 걸쳐 매우 인기가 높습니다.
하지만 ClickUp ?
ClickUp은 업무 프로세스를 간소화하고 협업을 강화하며 팀 내 효율성을 개선하기 위해 설계된 올인원 프로젝트 관리 도구입니다. 작업 관리, 문서 및 파일 공유, 커뮤니케이션을 한 곳에서 중앙 집중화합니다.
클릭업의 ClickUp Microsoft Teams 통합 향상에 도움이 됩니다 팀 커뮤니케이션 를 통해 팀 에티켓을 지키고 궁극적으로 생산성을 높일 수 있습니다.
clickUp Microsoft Teams 통합을 사용하여 팀 커뮤니케이션을 간소화하고 효율성을 높이세요_
ClickUp Microsoft Teams 통합을 사용하면 가능합니다:
- ClickUp 링크 언퍼링: 더 나은 컨텍스트를 위해 Teams 채널에서 공유된 링크에 작업 세부 정보를 자동으로 추가합니다
- 알림 받기: 댓글, 첨부 파일, 상태 변경 및 담당자 업데이트에 대한 업데이트를 Teams에서 바로 받아보세요
- 작업 첨부 파일: 작업을 MS Teams 대화에 직접 통합하여 토론을 명확히 합니다
함께 ClickUp의 달력 보기 에서 드래그 앤 드롭 기능을 사용하여 일대일 또는 팀 회의를 쉽게 예약할 수 있습니다. 또한 약속을 추가 및 재배치하고, 달력을 유연하게 관리하고, 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
clickUp 캘린더로 작업과 팀 회의를 드래그 앤 드롭하여 필요에 따라 예약하세요_
달력 보기는 필요에 따라 모든 장치에 알림을 보낼 수 있는 사용자 지정 가능한 이벤트 알림 기능도 제공합니다. 따라서 업무용 노트북이 없어 중요한 마감일이나 회의를 놓치는 일이 없습니다. ClickUp 댓글 는 팀 커뮤니케이션을 개선하고 모든 사람에게 최신 정보를 제공하는 또 다른 훌륭한 기능입니다. 댓글을 작업 항목으로 지정하여 작업을 체계적으로 관리하고 책임감을 가질 수 있도록 도와줍니다.
clickUp 댓글을 사용하여 팀원에게 댓글 할당하기 하기
댓글에 후속 조치나 조치가 필요한 경우, 팀원이나 본인에게 직접 할당하여 책임과 책임을 명확히 할 수 있습니다. 또한 댓글 자체 내에서 직접 댓글을 해결하거나 다시 할당할 수 있어 혼란을 줄이고 진행 상황을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.
ClickUp 사용의 또 다른 중요한 장점은 ClickUp 채팅 보기 도구 를 사용하면 플랫폼에서 무제한 채팅 보기를 만들 수 있습니다. 이는 30개의 개인 채널을 만들고 채널당 250명의 팀원을 추가하는 것으로 제한되는 Microsoft Teams의 사용성과 비교할 때 특히 유용합니다.
참고: 현재 Teams에서 사용할 수 없는 기능을 살펴보려면 상단의 8가지 Microsoft Teams 대안! ClickUp을 사용하면 프로젝트, 부서 또는 특정 팀원별로 별도의 채팅 보기를 설정하여 모든 대화를 체계적으로 정리하고 쉽게 액세스할 수 있습니다.
clickUp 채팅 보기를 사용하여 모든 채팅, 첨부 파일, @멘션 팀을 저장하세요_
ClickUp 채팅 보기에서 @멘션을 사용하여 팀원에게 직접 언급하고 대화에 집중할 수 있습니다. 또한, 프로젝트 링크를 공유하고, 비디오를 삽입하고, 스프레드시트를 채팅에 바로 통합하여 모든 관련 정보를 쉽게 이용할 수 있습니다. ClickUp 회의 는 팀 회의를 구성, 문서화 및 추적할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공합니다.
clickUp 미팅으로 회의 아젠다를 설정하는 반복 작업 만들기 이미지
예를 들어, 팀에서 신제품 출시에 대해 작업하는 경우, ClickUp을 사용하여 회의 일정을 잡고, 반복 작업으로 아젠다를 설정하고, 논의할 항목의 체크리스트를 준비하고, 작업 세부 사항으로 팀에 코멘트를 할당할 수 있습니다.
ClickUp 회의록 템플릿
또한 ClickUp 회의록 템플릿 를 사용하여 회의 내용을 기록하고 정리하세요. 팀 회의 후 이 템플릿을 사용하여 참석자를 문서화하고, 각 아젠다 항목에 대한 자세한 노트를 캡처하고, 팀원에게 후속 작업을 할당할 수 있습니다.
Microsoft Teams와 ClickUp으로 더 나은 소통과 공동 작업!
Microsoft Teams는 다음을위한 훌륭한 커뮤니케이션 도구입니다 팀 공동 작업 및 워크플로우 효율성이 향상됩니다. 그러나 전문성을 유지하고 잘못된 커뮤니케이션을 피하려면 올바른 Microsoft Teams 에티켓(해야 할 일과 하지 말아야 할 일)을 따르는 것이 중요합니다.
하지만 진정으로 생산성을 극대화하려면 Microsoft Teams와 ClickUp을 통합하세요! ClickUp은 팀의 프로젝트 관리 기능을 향상시키고, 일을 간소화하며, 공동 작업을 강화합니다.
두 도구를 모두 사용하면 한 곳에서 채팅, 회의 및 작업을 관리할 수 있는 원활한 워크플로우를 만들 수 있습니다. ClickUp 사용해보기 지금 바로 체험하고 차이를 경험하세요!