직원들에게 무엇이 일을 더 잘하게 만드는지 물어보면 평평한 계층 구조, 지원적인 관리, 심지어는 사무실 문화라고 말할 수도 있습니다. 하지만 직원들이 진정으로 원하는 것은 효율적인 커뮤니케이션입니다.
친근한 상호 작용과 팀워크부터 규정된 채널과 형식에 이르기까지 명확한 커뮤니케이션은 아이디어와 피드백을 효과적으로 공유하여 모든 사람이 더 쉽고 영향력 있는 업무를 수행할 수 있도록 합니다.
Grammarly의 비즈니스 커뮤니케이션 상태 보고서에 따르면 비즈니스 리더의 93%는 자신의 효과적인 업무 능력이 주변 사람들의 커뮤니케이션 방식에 달려 있다고 생각합니다.
조직 내 커뮤니케이션은 공식적이거나 비공식적입니다. 둘 다 상황에 따라 중요하지만, 사람들이 이 둘을 혼동하면 상황이 복잡해집니다
이 도움말에서는 공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션에 대해 설명하고, 어느 쪽을 사용해야 하는지, 그리고 조직 설정 내에서 전반적인 커뮤니케이션 기술을 향상하는 데 도움이 되는 방법을 설명합니다.
공식 커뮤니케이션의 이해
대부분의 작업 공간에는 회사의 이미지와 문화를 강화하는 공식 커뮤니케이션 프로토콜이 있으며, 이는 직원 상호 작용의 오류와 산만함을 줄이기 위해 고안되었습니다.
공식 커뮤니케이션이란 공식 채널을 통해 정보를 교환하는 구조화된 방식을 말합니다. 이러한 대화는 모니터링 및 추적이 가능하며 사전 정의된 계층을 따릅니다. 이메일 체인, 작업 요청, 화상 회의, 백서, 프로젝트 업데이트, 회사 규정 채팅 채널이 대표적인 예시입니다.
이는 완전히 실용적이며 회사가 원하는 대로 정보를 공유할 수 있도록 커뮤니케이션을 공식화하는 것을 목표로 합니다.
공식 커뮤니케이션의 유형
아이디어 공유 방식에 따라 공식 커뮤니케이션은 세 가지 유형으로 나눌 수 있습니다:
- 수직적: 공식 커뮤니케이션이 계층적 사슬을 통해 조직 수준 전반에서 이루어지는 경우입니다. 상급자가 하급자에게 이야기하고(하향식), 하급자가 상급자와 아이디어를 공유할 수 있습니다(상향식)
- 수평적 또는 수평적: 같은 직급에서 일하는 서로 다른 부서의 직원들이 서로 소통하는 경우. 예를 들어, 제품 개발 팀원들이 다음과 같은 경우 협업 커뮤니케이션 마케팅 동료와 제품 출시를 조율합니다
- 대각선 또는 십자형: 이는 다양한 직급에서 일하는 여러 부서의 직원들이 대각선으로 소통할 수 있음을 의미합니다. 제품 팀 리더가 영업 개발 담당자(SDR)와 대화하여 다음 스프린트에서 우선순위를 정할 기능 요청을 결정하는 것을 예시로 들 수 있습니다.
공식 커뮤니케이션의 특징 ### 공식 커뮤니케이션의 특징
몇 가지 뚜렷한 특징을 파악하여 공식적인 커뮤니케이션을 식별할 수 있습니다:
- 프로토콜과 전문 어휘에 대한 일관성
- 비동기적이고 승인에 기반한 특성으로, 종종 느리고 힘들게 만듭니다
- 문서화된 실행 양식으로 상세하고 작업 지향적이며 쉽게 참조할 수 있습니다.
- 프라이버시에 중점을 두는 공식 커뮤니케이션은 프로젝트 기밀 유지에 대한 필요 기반 접근 방식에 이상적인 옵션입니다.
공식 커뮤니케이션의 예시
공식적인 커뮤니케이션을 식별하는 좋은 방법은 공식적으로 문서화되어 있는지 확인하는 것입니다. 내부 커뮤니케이션 매트릭스 내의 지원 문서에는 다음이 포함될 수 있습니다
- 이메일 스레드
- 주문 및 재고 업데이트
- 작업 요청
- 비동기 비디오 통신 및 라이브 웨비나
공식적인 커뮤니케이션은 부서, 동료, 계층 간의 내부 운영을 효과적으로 원활하게 합니다.
이러한 커뮤니케이션 흐름은 시스템과 지침에 관한 것이므로, 간소화된 커뮤니케이션 전략을 통해 정보를 보다 효율적으로 전달할 수 있습니다. 올인원 생산성 관리 플랫폼으로,
은 팀 커뮤니케이션과 작업 공간 상호 작용을 개선하는 방법에 중점을 두고 있습니다.
예를 들어, 인스턴스화 된
는 내부적으로 강력한 기업 문화를 구축하고자 하는 사람들을 위해 맞춤 제작되었습니다.
이 템플릿을 사용하면 정보 전달 방식을 구현하고, 복잡한 상황에 맞게 커뮤니케이션 접점을 확장하고, 다양한 데이터 프라이버시 관련 법률을 준수하는 등 처음부터 다시 시작하지 않고도 모든 작업을 수행할 수 있습니다.
방법은 다음과 같습니다:
- 다음을 사용하여 커뮤니케이션 목표, 작업 및 하위 작업을 설정합니다 ClickUp 목표 및 ClickUp 작업 를 사용하여 이해 관계자에게 작업을 위임하고 타임라인과 마감일을 설정합니다 ClickUp 달력
- 이메일, 채팅, 회의와 같은 내부 채널을 설정하고 정보 흐름을 포함하도록 엄지손가락 규칙을 지정하세요
- 사용자 지정 상태, 필드 및 보기를 수정하여 업데이트를 선별하고 콘텐츠를 모니터링하세요
이 템플릿은 보드 전반의 투명성을 유지하고 직원들의 업무 생산성을 높이는 데 유용합니다. 또한 회사 전체의 대화, 공지사항 및 커뮤니케이션 관련 문서를 한곳에 보관할 수 있는 중앙 집중식 허브 역할을 하기도 합니다.
공식적인 커뮤니케이션의 장단점
공식적인 커뮤니케이션에는 장단점이 있습니다. 이러한 장단점을 이해하는 것은 사전 정의된 공식 채널을 언제 사용해야 하는지 파악하는 데 매우 중요합니다.
공식 커뮤니케이션의 장점
공식적인 커뮤니케이션은 다음과 같은 이유로 고도로 기능하는 회사에서 필수적인 부분입니다
- 직원들의 규율과 전문성을 키웁니다
- 대화에 투명성과 효율성을 가져옵니다
- 대부분 문서화되어 있기 때문에 감사 및 데이터 규정 준수를 지원합니다
공식적인 커뮤니케이션의 단점
하지만 공식적인 커뮤니케이션을 매우 효과적으로 만드는 요인으로 인해 경직되기도 합니다.
- 이러한 커뮤니케이션은 개인적인 감정과 의견보다 일을 우선시하기 때문에 개성을 발휘할 여지가 적습니다
- 규정을 위해 유지되는 장시간의 스레드는 시간을 많이 잡아먹을 수 있습니다
- 차갑게 보일 수 있고 직원 간의 유대감을 떨어뜨릴 수 있습니다
또한 *읽기:
10 년 최고의 팀 커뮤니케이션 앱 및 도구 2024 가지
조직에서 공식 커뮤니케이션의 역할 ### 조직에서 공식 커뮤니케이션의 역할
공식적인 커뮤니케이션이 없는 기업은 상상하기 어렵습니다
. 이러한 규칙을 준수한다는 것은 정보가 왜곡 없이 투명하게 공유되고 참조를 위해 추적할 수 있는 방식으로 공유된다는 것을 의미합니다.
또한 내부 계층이 복잡한 조직에서는 권위를 확립하고 직원들의 기강을 확립하는 데도 도움이 됩니다.
비공식 커뮤니케이션의 이해
모든 대화가 공식적인 채널을 통해 이루어져야 하는 것은 아닙니다. 일부 개인적이고 즉각적인 대화는 시간을 절약함으로써 업무가 완료됨.
들어보셨을 것입니다
그레이프바인 커뮤니케이션
-동료들이 서로 정보를 공유하는 비공식적인 방법.
비공식 커뮤니케이션은 직원들이 공유하는 사회적 관계에 기반한 비공식적인 정보 흐름입니다. 즉흥적이고 자유로우며 신속하게 이루어집니다. 작업에 대한 구두 커뮤니케이션, 직장 동료의 일을 돕거나 점심시간에 비공식적인 언어로 스트레스 없는 채팅을 하는 등 회사에서 규정하는 커뮤니케이션 채널을 따르지 않는 모든 것이 비공식 커뮤니케이션의 일부입니다.
비공식 커뮤니케이션의 유형 ###
비공식 커뮤니케이션은 엄격한 규칙이나 구조를 따르지 않기 때문에 매우 유연하고 역동적입니다. 비공식 커뮤니케이션은 직장 내 다양한 목적과 상황에 따라 다양한 양식을 취할 수 있습니다.
다음은 네 가지 주요 유형입니다:
- 단일 가닥 연쇄: 한 사람이 다른 사람에게 무언가를 말하고 그 사람이 다른 사람에게 동일한 메시지를 전달하면 연쇄가 계속 이어집니다. 가장 자연스러운 비공식 커뮤니케이션 유형입니다
- 클러스터 체인: 누군가가 신뢰할 수 있는 동료에게 털어놓고, 그 동료가 자신이 신뢰하는 다른 사람들과 정보를 공유하는 경우. 이 유형의 전환은 신뢰를 기반으로 하지만 선택된 사람들 사이에서 전달됩니다. 관리자가 제품 팀과 클라이언트 변경 사항을 별도로 논의하고 제품 팀원이 디자인 팀과 같은 내용을 논의하는 것이 그 예시입니다
- 가십 체인: 가장 일반적인 비공식 커뮤니케이션 유형인 가십 체인은 사람들이 한 그룹과 이야기하고, 그 그룹이 다른 그룹과 같은 내용을 공유하는 방식입니다. 비공식적으로 정보를 전파하는 가장 빠른 방법입니다
- 확률 사슬: 한 직원이 무작위로 몇 명의 동료를 골라 정보를 공유하고, 그 동료가 다른 동료에게 해당 콘텐츠를 무작위로 전달하여 그 추세를 이어가는 경우도 있습니다. 예를 들어 점심시간에 같은 테이블에 앉은 동료에게 새로운 인사 정책을 멘션하는 경우가 있습니다
비공식 커뮤니케이션의 특징 ###
비공식 커뮤니케이션은 이메일과 대시보드 밖에서 이루어지며, 쉽게 식별할 수 있는 몇 가지 주요 특징이 있습니다:
- 비공식 커뮤니케이션은 즉각적이고, 개인적이며, 평온합니다
- 비공식 커뮤니케이션은 동시적인 커뮤니케이션 방식으로서 공식적인 경로를 거치는 데 필요한 시간을 단축하여 직원의 생산성을 높입니다
- 비공식 커뮤니케이션은 감정을 공유할 수 있는 친구가 있기 때문에 직원 사기에 좋습니다
- 비공식 대화의 편안함에도 불구하고, 콘텐츠가 문서화, 검증 또는 추적되지 않기 때문에 부정확할 수 있습니다
- 불만을 품은 직원들은 종종 커뮤니케이션 문제 비공식 채널을 통해 잘못된 정보를 퍼뜨립니다
비공식적 커뮤니케이션의 예시
시스템에 로그인할 필요가 없는 모든 비공식 대화는 비공식 커뮤니케이션의 일부입니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다
- 작업 및 프로젝트에 대한 구두 업데이트
- 워터쿨러 대화 및 복도 인사
- 단체 점심 식사 및 회사 수련회
동료들이 주말을 어떻게 보냈는지, 어젯밤에 본 경기나 새로운 인사부 정책에 대해 비공식적으로 이야기하는 것을 볼 수 있습니다.
비공식적 커뮤니케이션의 장점과 단점
비공식 커뮤니케이션은 매우 효과적일 수 있지만, 그 성공 여부는 비공식 커뮤니케이션이 사용되는 맥락에 따라 크게 달라집니다. 비공식 커뮤니케이션의 장점과 단점을 이해하면 비공식 커뮤니케이션의 장점을 활용하고 단점을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
비공식 커뮤니케이션의 장점
비공식 커뮤니케이션은 공식 커뮤니케이션의 한계를 보완합니다.
- 사무실 환경을 더 자연스럽고 대화적인 분위기로 만듭니다
- 직원들이 동료에게 마음을 열도록 돕고 팀워크에 도움이 되는 유대감을 형성합니다
- 비공식 커뮤니케이션은 생산성이 높은 직원들의 두 가지 핵심 요소인 자신감과 소속감을 형성합니다.
비공식 커뮤니케이션의 단점
하지만 비공식적인 커뮤니케이션에도 단점이 없는 것은 아닙니다.
- 규제를 받지 않기 때문에 잘못된 정보가 빠르게 확산될 수 있습니다
- 직원들이 잡담과 가십에 너무 몰두하면 팀 문화와 생산성에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다
- 경영진은 비공식적인 대화를 추적할 수 없으므로 책임을 물을 수 없습니다
비공식 커뮤니케이션의 많은 결함은 구두로 업데이트가 전달되기 때문에 내부 커뮤니케이션의 구조가 부족하기 때문에 발생합니다. 이를 완화하는 가장 좋은 방법 중 하나는
와 같은
. 간단하면서도 포괄적인 정보 전달 방법으로 관련자들이 인증된 세부 정보를 계속 업데이트할 수 있습니다.
짐작할 수 있듯이 HR 팀은 이 기능이 특히 유용하다고 생각합니다.
템플릿을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다:
- 커뮤니케이션 플랜 전략 보기를 사용하여 커뮤니케이션 전략을 계획하고 실행하세요
- '시작 가이드' 보기를 사용하여 커뮤니케이션 매트릭스와 잘못된 커뮤니케이션을 방지하기 위한 기본 규칙을 설명합니다
- '커뮤니케이션 업데이트' 보기를 사용하여 이전 업데이트 및 예정된 업데이트를 추적합니다
- 다음에서 상호 작용을 모니터링하여 비공식 커뮤니케이션의 필요성을 줄이세요ClickUp 대시보드* 커뮤니케이션 플랜 내에서 작업 및 하위 작업의 진행 상황을 모니터링하기 위해 맞춤형 상태를 추가하여 따라하기 쉬운 시각적 레이아웃을 만듭니다
이 템플릿은 원활한 커뮤니케이션을 위해 프로젝트 관리와 직원 관리를 병합합니다.
조직 내 비공식 커뮤니케이션의 역할 ### 조직 내 비공식 커뮤니케이션의 역할
비공식 커뮤니케이션은 다른 직원들과의 연결을 구축하는 데 가장 효과적입니다. 계층을 허물고, 정보의 자유로운 흐름을 촉진하며, 공감을 촉진합니다. 일을 잘했다고 부드럽게 등을 두드리거나, 후배의 문제 해결을 돕거나, 동료가 자신의 이야기를 들을 수 있도록 귀를 기울이는 것은 공식적인 설정에서는 불가능한 제스처입니다.
엘튼 메이요가 수행한 호손 연구에 따르면 비공식적인 의사소통이 업무 그룹 내에서 성과 기준과 회원의 기대치를 개발하고 강화하는 데 영향을 미친다고 합니다. 이는 다음과 같은 사실을 시사합니다 비공식적인 상호 작용이 조직 문화를 형성할 수 있습니다 와 규범을 공식적인 커뮤니케이션보다 더 효과적으로 형성할 수 있습니다
공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션
두 가지 유형의 커뮤니케이션 모두 상황에 따라 중요하기 때문에 직장에서는 기본적으로 어느 한 채널을 다른 채널보다 우선적으로 선택할 수 없습니다. 이 두 가지의 차이점과 전환 방법을 이해해 보겠습니다.
공식 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션의 주요 차이점
다음은 공식 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션의 주요 차이점에 대한 개요입니다:
| 공식 커뮤니케이션 | 비공식 커뮤니케이션 |
|---|---|
| 규제되고 전문적이며 위계적임 | 유연하고 규제되지 않으며 포도나무의 확산을 모방합니다 |
| 비동기적이고 승인 기반이므로 속도가 느립니다 | 동기적이기 때문에 속도가 빠릅니다 |
| 공식적인 커뮤니케이션은 대부분 서면으로 이루어지며, 비공식적인 커뮤니케이션은 제스처 기반 및 구두로 이루어집니다 | |
| 데이터의 정확성과 비밀을 유지하여 신뢰성이 높습니다 | 정보 격차로 인해 루머와 반 진실이 생성되므로 정확하지 않거나 비밀스러울 수 있습니다 |
| 공식 목표 및 작업/%href/ | 직원 유대감 및 팀 문화 개선을 목표로 합니다 |
공식 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션의 유사점
접근 방식은 현저히 다르지만 공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션은 긍정적인 기업 문화를 구축하는 데 함께 작용합니다.
- 다양한 채널과 형식을 통해 사람들에게 아이디어와 맥락을 공유할 수 있는 자유를 제공합니다
- 공식 및 비공식 커뮤니케이션 모두 의사 결정과 생산성에 도움이 됩니다
- 다양한 채널을 결합하여 전파할 때 사람들은 정보를 더 빨리 흡수합니다
내부 설정에서 공식 및 비공식 커뮤니케이션의 균형 유지
생산성 높은 직장의 비결은 공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션의 균형을 맞추는 것입니다. 언제 어떤 형식을 사용해야 할지 고민이 된다면 공식 커뮤니케이션에 관한 회사 정책을 찾아보세요. 공식적인 커뮤니케이션 전략은 대개 인사팀과 팀 리더가 잘 문서화해 놓습니다. 여기에서 승인된 채널, 타임라인, 프로세스 및 규칙을 찾을 수 있습니다.
일반적으로 엄격하게 일과 관련이 있고, 다른 사람들이 알아야 하며, 기밀 사항인 경우 공식 채널을 통합니다
공식적인 커뮤니케이션 채널과 비공식적인 커뮤니케이션 채널의 핵심적인 차이점은 여러분의 머릿속에 있습니다. 휴식을 취하거나 동료와 빠르게 연락을 주고받을 때는 비공식 커뮤니케이션을 사용해야 합니다. 하지만 비공식 채널을 통해 지나치게 많은 정보를 공유하거나 확인할 수 없는 정보에 따라 행동해서는 안 된다는 점을 기억하세요. 다른 사람들이 공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션을 언제, 어떻게 사용하는지 관찰함으로써 균형을 잡는 방법을 배울 수 있습니다.
공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션이 혼재하는 예시
프로젝트 관리자인 사라가 일상 업무에서 공식적인 커뮤니케이션과 비공식적인 커뮤니케이션을 모두 병행한다고 상상해 보세요. 그녀는 엄격한 아젠다를 따르고 실행 항목을 문서화하는 체계적인 팀 회의로 하루를 시작합니다. 이후에는 휴게실에서 마케팅팀의 밥을 만나 커피를 마시며 멋진 캠페인 아이디어를 브레인스토밍합니다. 이렇게 공식적인 구조와 캐주얼한 상호 작용이 조화를 이루면서 그녀의 팀은 일사불란하게 움직이고 혁신을 촉발합니다.
한편, 신입 사원인 Alex는 다양한 커뮤니케이션 스타일의 힘을 직접 경험합니다. 그는 공식적인 온보딩 세션에 참석하여 회사 정책과 절차를 소화합니다. 하지만 그의 멘토인 하비에르와의 비공식적인 점심 식사에서 그는 사무실 문화의 불문율을 진정으로 배웁니다. 공식적인 절차인 첫 성과 검토를 진행하면서 알렉스는 하비에르가 그동안 비공식적으로 제공한 피드백에 감사하며 새로운 역할에 대한 준비와 지원을 받고 있다고 느낍니다.
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효과적인 커뮤니케이션을위한 ## 도구
커뮤니케이션 가이드라인을 수립하는 것은 어렵고, 시간이 지나면서 이를 유지하는 것은 더욱 어렵습니다. 회사가 운영, 인력, 파트너, 클라이언트 측면에서 성장함에 따라 잘못된 의사소통, 잘못된 정보, 명확성 부족으로 이어지는 작은 틈새가 나타나기 시작합니다.
따라서
clickUp과 같은 내부 커뮤니케이션 도구는 정보 흐름을 간소화합니다. 방법은 다음과 같습니다:
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입력하는 대신 비디오 아이콘을 클릭하고 생각을 명확하게 공유하여 ClickUp Clips에서 대화를 진행하세요
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처음부터 시작하는 대신
. 사용 사례에 맞게 완전히 사용자 지정할 수 있는 이 문서를 추가로 수정하고 개발할 수 있습니다.
예를 들어 영업 팀장이 새로운 고객층을 위한 프로그램을 구현한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 영업 관리자는 SDR에게 커뮤니케이션 방법, 프로토콜을 따르는 방법, 거래 상태를 업데이트하는 방법을 설명할 수 있습니다. 이렇게 하면 SDR은 공식적인 커뮤니케이션이 필요한 사항과 비공식적으로 논의할 수 있는 사항을 알 수 있습니다.
이 문서화 된 행동 계획을 통해 다음을 수행 할 수 있습니다
- ClickUp 문서에서 팀이 일관된 커뮤니케이션 전략을 따를 수 있는 프레임워크를 만듭니다
- ClickUp 작업을 통해 역할과 이해관계자를 설정하여 사람들이 무엇을 누구와 논의해야 하는지 알 수 있도록 합니다
- 공식 커뮤니케이션 채널을 정의하고 가시성을 높이기 위해 사용자 정의 보기 및 필드를 편집합니다
- 사용 ClickUp 마일스톤 를 사용하여 성과를 추적하고 측정하세요
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