비즈니스에서 가장 부족한 것이 있다면 바로 경영진의 시간입니다. A 하버드 비즈니스 스쿨 연구 에 따르면 CEO들은 주당 평균 62.5시간 일하며, 평일 근무 시간은 9.7시간에 달했습니다. 79%는 주말에, 70%는 휴일에 일했습니다.
하지만 임원 달력은 항상 꽉 차 있고, 임원 자신은 시간이 부족해 보이며, 파킨슨의 법칙처럼 주어진 시간을 모두 채우기 위해 일이 늘어납니다. 그렇다면 임원들은 어떻게 시간을 관리하여 삶을 영위하면서도 일이 완료됨을 느낄 수 있을까요?
그 해답은 바로 전략적 임원 수준의 달력 관리에 있습니다. 어떻게 하는지 살펴봅시다.
임원급 달력 관리란 무엇인가요?
경영진 달력 관리는 경영진의 일정을 파악하고, 우선순위를 정하고, 정리하는 프로세스입니다. 임원의 일정을 간소화하여 업무적 커밋, 출장, 회의, 휴일 및 개인적 의무를 수용합니다.
임원 달력 관리가 도움이 됩니다:
- 하루 계획 수립: 하루 일정을 파악하면 방해 요소를 최소화하고, 전략적인 일에 집중할 수 있는 시간을 확보하며, 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다
- 명확성 부여: 잘 정리된 달력은 일정에 대한 명확한 가시성을 제공하여 과도한 약속을 피할 수 있습니다
- 우선순위에 맞게 조정: 회의에 얼마나 많은 시간이 소요되는지 알면 나머지 시간을 우선순위에 따라 일할 수 있도록 일정을 잡을 수 있습니다
- 협업: 효과적인 달력 관리를 통해 동료에게 언제 가능한지 알 수 있으므로 조정 활동으로 인한 에너지를 절약 할 수 있습니다
특히 경영진의 시간 빈곤은 수익성을 떨어뜨리고, 일과 건강에 해로운 타협을 강요합니다. 달력 관리는 시간에 의미를 부여하여 이를 방지합니다.
경영진 달력 관리는 무엇이 중요하고 무엇을 위해 시간을 할애할 수 있는지 명확히 하는 데 도움이 됩니다. 사후 대응을 막고 시간을 통제할 수 있도록 도와줍니다.
물론 오늘날의 달력 관리는 예전보다 훨씬 쉬워졌습니다. 1년의 날 수보다 더 많은 디지털 달력이 존재하며, AI는 전체 프로세스에 새로운 효율성을 더했습니다.
임원 달력을 효과적으로 관리하는 방법을 알아보세요.
임원 달력 관리를 위한 이상적인 접근 방식
개인마다 시간을 관리하는 방식은 다릅니다. 어떤 사람은 회의 사이에 휴식을 취하는 것을 선호하고, 어떤 사람은 사람들과 연달아 만나는 것을 꺼리지 않습니다. 어떤 사람은 일을 일괄 처리하는 것을 좋아하고, 어떤 사람은 하루 종일 일을 분산하는 것을 좋아합니다.
각자의 선호도를 고려하는 동안 다음은 경영진 달력 관리의 일반적인 최고의 실행 방식입니다.
달력 관리의 우선순위를 정하세요: 설명 및 전술적 전략
경영진이라면 달력 관리의 중요성을 과소평가하지 마세요. 달력 관리를 잘한다는 것은 비즈니스를 위한 구체적인 플랜을 세우는 것과 비슷합니다. 캘린더는 시간을 통한 로드맵입니다. 달력 관리 방식을 구축하는 동안 다음을 시도해 보세요.
달력 하나 만들기
가족용, 이벤트용, 프로젝트 마감일용 등 여러 개의 달력을 가지고 있으면 무언가를 놓치거나 이중으로 예약할 가능성이 높습니다. 특히 업무용 달력은 다른 사람이 관리하고 개인 달력은 내가 관리하는 경우라면 더욱 그렇습니다.
또한 회의 일정을 잡기 전에 너무 많은 달력 사이를 전환하는 경우도 있을 수 있습니다.
자녀를 학교에 데려다 주거나 병원 예약과 같은 개인 일정이 있는 경우, 임원용 캘린더에는 가시성이 없는 공유 달력 앱 를 사용하면 그 시간에 통화 일정을 잡으려는 사람들이 직장에 있을 수 있습니다.
이 모든 것을 방지하려면 마스터 온라인 달력 .
Google 캘린더와 같은 인기 앱 또는 ClickUp 달력 보기 는 다양한 소스에서 통합하여 통합 가시성을 확보할 수 있습니다.
루틴 만들기
체계적인 일정은 생산성을 향상시키고 불안감을 줄이며 예측 가능성을 제공합니다. 효과적인 달력 관리를 위해 다음과 같이 해보세요:
- 매주 시간을 따로 정해 달력을 정리하고 이벤트를 확인합니다
- 점심시간이나 헬스장 등 개인 시간을 예약하여 다른 사람이 그 시간에 일정을 잡을 수 없도록 합니다
- 각 근무일의 시작 시간과 종료 시간을 설정합니다
타임박스 알아보기
타임박싱은 작업에 대한 특정 시간대를 설정하는 프로세스입니다. 작업에 소요되는 시간을 추정하고 달력에서 이를 차단하면 스스로에 대한 기대치를 합리적으로 조절할 수 있습니다. 이메일 답장, 보도 자료 승인, 이사회 회의 준비 등 어떤 작업이든 타임박스를 설정할 수 있습니다.
달력 관리하기
특정 요구 사항을 충족하도록 달력을 맞춤형으로 설정하세요.
색상 코드: 달력 항목을 다양한 색상으로 라벨링하거나 표시하여 시각화 및 차별화를 개선하세요. 색상 코드 트라이던트 달력 시스템 는 예를 들어 빨간색은 긴급한 작업, 파란색은 휴식 등을 나타내는 색상으로 구분된 날짜 시스템을 사용합니다.
업데이트: 점심 약속, 전화, 할 일 항목 등 자신에게 메모한 내용이라도 알게 되는 순간 바로 입력을 추가할 수 있습니다.
보기 조정: 일별, 주별, 월별 보기를 전환해 다가오는 우선순위를 보다 즉각적인 필요에 맞춰 조정할 수 있습니다.
이벤트 이름, 초대 대상, 아젠다 추가: "CEO + 벤더"와 같은 이벤트 이름은 별로 도움이 되지 않습니다. 대신 "콘텐츠 에이전시와의 미팅: 이름]"과 같이 구체적으로 작성하세요. 또한 회의의 아젠다를 포함하고 참석자에게서 알고 싶은 내용에 대한 메모를 추가하세요.
회의 선호 사항을 문서화하세요: 설명 및 전술 전략
조직의 모든 사람은 일하는 방식이 다르고 회의를 처리하는 방식도 다릅니다. 또한 회의 유형 특정 날에 발생하는 회의 유형. 선호 사항을 파악하고 문서화하는 것이 중요합니다.
기준: "이 회의는 이메일로 할 수도 있었을 텐데"라는 생각이 든 적이 있나요? 네, 대면 회의가 필요한 사항을 결정하여 이러한 상황을 방지하세요. 문서 검토, 승인, 의사 결정 등과 같이 비동기식으로 진행할 수 있는 작업을 파악하고 이를 선호한다는 사실을 팀에 알리세요.
시간대: 회의에 참석하기에 가장 적합한 시간대를 파악하세요. 아침형 인간이라면 그 시간대에 집중력이 필요한 일을 예약하고 오후에 회의를 진행하는 것이 좋습니다. 그에 따라 디지털 달력에서 사용 가능 시간을 설정하세요.
기간: 모든 회의가 한 시간 동안 진행될 필요는 없습니다. 달력에서 불필요하게 한 시간을 차단하면 일정에 차질이 생길 수 있습니다.
회의 종류별로 기간을 설정하고 그 기간을 지키세요. 회의 사이에 버퍼 시간을 추가하여 머리를 비우고 컨텍스트를 전환하세요.
위치: 직접 만나서 이야기하는 것을 선호하는 주제와 Zoom 통화로 논의해도 괜찮은 주제는 무엇인가요? 미리 명확히 정하세요.
기본 규칙: 회의에 초대를 받았을 때 기대하는 바를 미리 알려주세요. 고집하는 것이 좋습니다:
- 명확한 아젠다
- 예상 결과 및 필요한 사전 읽기/준비 사항
- 정시에 회의에 참석하고 종료하기
이중 예약 피하기 팁과 최고의 실행 방식
달력에 두 개의 회의가 겹쳐서 한 회의의 일정을 변경하려고 정신없이 노력한 적이 있으신가요? 이중 예약은 보통 달력이 프롬프트로 업데이트되지 않거나 잘못된 커뮤니케이션이 있을 때 발생합니다.
이중 예약을 방치하면 자녀의 운동회 도중에 클라이언트 전화를 받아야 하는 등 불쾌한 상황이 발생할 수 있습니다. 이중 예약을 방지하는 방법은 다음과 같습니다.
모든 달력을 통합하세요: 앞서 말했듯이, 모든 일정을 하나의 달력으로 관리해 개인적인 일 때문에 업무 이벤트를 이중으로 예약하지 않도록 하세요.
자동 거절: 해당 시간에 이미 예약된 회의가 있는 경우 자동으로 회의가 거절되도록 디지털 달력을 설정하세요.
우선순위 지정하기: 불분명한 회의 요청을 받거나 이메일로 완료됨직한 일이 있을 경우, 이유를 설명하는 메모와 함께 회의를 거절하세요. 임시 회의에는 자리 표시자를 사용해서 다른 일이 생기면 일정을 변경할 수 있도록 하세요.
위임된: 회의에 참석할 필요가 없는 경우에는 팀에서 적절한 사람에게 위임하세요.
신중하게 일정 변경: 때로는 더 중요하고 긴급한 일이 생겨 회의 일정을 변경해야 하는 경우가 있습니다. 이런 상황에서는 회의 일정 변경 신중하게. 상대방의 시간도 존중하고 가능하면 불참을 알리는 메시지를 보내세요.
미래를 지키세요: 너무 먼 미래로 회의 일정을 잡지 마세요. 한 번에 2~3개월 정도만 미리 회의 일정을 잡으세요. 주기적으로 검토하세요.
회의 알림 및 확인의 중요성
다소 기본적인 것처럼 보일 수 있지만 회의 알림은 약속된 장소에 나타나도록 하는 강력한 도구입니다. ClickUp 알림과 같은 도구를 사용하면 두 가지를 달성할 수 있습니다:
- 커밋과 일정을 계속 인지할 수 있습니다
- 예정된 이벤트를 모두 기억하거나 달력을 항상 가시성 있게 유지하지 않아도 되므로 정신적 여유를 확보할 수 있습니다
대부분의 달력 관리 플랫폼에서는 자신에게 여러 개의 알림을 보낼 수 있습니다. 휴대폰, 텍스트 메시지 또는 이메일로 알림을 받도록 선택할 수 있습니다.
회의 외 시간 예약의 중요성
대부분의 경영진은 대부분의 시간을 사람들의 이야기를 듣고, 장애물을 제거하고, 갈등을 해결하고, 의사 결정을 내리는 데 사용합니다. 그렇다고 해서 임원들이 회의만 하는 것은 아닙니다.
생각하고, 플랜을 세우고, 옵션을 평가하고, 새로운 기술에 대해 읽고, 동료들과 네트워킹하는 것도 모두 중요한 업무의 일부입니다. 그리고 주의가 필요한 개인 생활도 있습니다.
이 모든 것의 균형을 효과적으로 맞추려면 회의 이외의 시간을 잘 관리하는 것이 중요합니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 개인 시간 차단하기: 점심시간, 휴식시간, 이메일 관리, 출퇴근 시간을 달력에 예약하세요
- 집중 업무 시간 예약하기: 가장 생산성이 높은 시간을 따로 설정해 가장 중요하고 도전적인 일을 하세요
- 집중 모드 사용: 포모도로 타이머 또는 집중 모드를 사용하여 알림 및 기타 방해 요소를 차단하여 안심하고 일할 수 있습니다
회의 없는 블록을 예약하면 많은 이점이 있습니다. 팀원 모두에게 방해받고 싶지 않다는 의사를 전달하여 모두가 같은 페이지에 집중할 수 있습니다. 하루 종일 임원 회의에 참석하고 밤늦게까지 컴퓨터를 들여다봐야 하는 공포에서 벗어날 수 있습니다.
무엇보다도 마음의 여유가 생깁니다. 잠시 숨을 돌리거나 한낮에 산책을 하거나 일기를 쓰면서 창의적인 에너지를 재충전할 수 있습니다. 한 회의에서 다른 회의로 뛰어다니며 부적절하게 정보를 처리하고 너무 자주, 너무 빨리 컨텍스트를 전환하는 스트레스를 없앨 수 있습니다.
경영진이 건강한 스트레스 관리를 위해서는 팀 매니저가 달력을 잘 관리하는 것이 중요합니다.
경영진의 달력을 매일 검토하는 것의 효과 ### 경영진의 달력 검토의 효과
아무리 강력하게 자신의 선호와 달력 규약을 주장해도 비효율적인 일이 발생하기 마련입니다. 누군가 예정에 없던 긴급한 대화를 위해 사무실로 들어올 수도 있습니다. 제품의 일부가 고장나서 즉각적인 조치가 필요할 수도 있습니다.
이러한 이벤트는 달력을 뒤흔듭니다. 따라서 매일 달력을 검토하고 플랜을 세우세요.
- 예정된 모든 이벤트를 살펴보고 꼭 참석해야 하는 이벤트에만 참석하세요
- 반복되는 회의를 검토하여 아젠다가 업데이트되고 주의가 필요한지 확인합니다
- 오늘 마감일이 도래하는 프로젝트와 작업이 있는지, 여러분의 개입이 필요한지 확인하세요. 당일에 계획된 회의를 대체하는 작업이 있나요?
- 달력에 있는 모든 이벤트가 여전히 관련성이 있고 중요한지, 특히 오래 전에 예약된 이벤트는 없는지 확인합니다
매일 달력을 검토하면 중요한 일에 집중할 수 있는 마음의 여유가 삭제됨. 불필요한 회의를 파악하고 제거하는 데 도움이 됩니다. 어떤 이유로 하루가 계획에서 벗어난 경우, 전날 건너뛴 회의 일정을 다시 잡을 수 있는 기회를 제공합니다.
적절한 이메일 관리가 달력 관리에 미치는 영향 ###
거의 모든 경영진의 이메일 수신함은 피바다와도 같습니다. 영업을 하려는 영업 사원, 협업을 원하는 비즈니스, 승인을 원하는 팀, 관심을 요구하는 클라이언트 등 매일 100개에 달하는 이메일이 쏟아집니다.
이를 관리하는 것은 달력 관리와 밀접한 관련이 있습니다. 다음은 중복되는 이메일을 처리하는 방법에 대한 몇 가지 조언입니다.
이메일 시간 예약하기: 알림이 오면 모든 이메일에 답장을 보낸다면 하루 종일 받은 편지함에 이메일이 쌓여 있을 것입니다. 아침과 저녁에 정해진 시간대를 따로 설정하여 이메일을 읽고 답장하세요.
이메일 체크오프: 이메일의 요청이 2분 안에 완료될 수 있는 경우, 바로 완료합니다. 그렇지 않으면 해당 작업을 일정에 추가하고 언제 완료할 수 있는지 발신자에게 알려주세요.
임원 비서와 회의 간소화하기
임원으로서 달력 관리가 부담스럽다고 느껴본 적이 있다면, 여러분은 혼자가 아닙니다. 모든 커뮤니케이션과 회의를 관리하고, 직접 노트를 작성하고, 실행 항목을 설정하고, 참가자에게 후속 조치를 취하는 일은 처리해야 할 일이 많을 수 있습니다.
그렇기 때문에 경영진은 이를 관리하기 위해 정기적으로 임원 비서(EA)를 두기도 합니다. 임원 비서가 있으면 달력 관리가 임원들의 업무 부담을 크게 덜어줄 수 있습니다. 임원 비서 역할을 담당하는 정규직 직원이든 파트타임 가상 비서가 있든, 다음 팁을 통해 회의를 간소화하세요.
- 선호 사항을 설명하세요: 선호하는 달력 관리 방식을 알려주세요
- 의사 결정을 가르치세요: 프로세스를 안내하여 가상 비서가 여러분과 같은 방식으로 의사 결정을 내릴 수 있도록 권한을 부여하고, 가능하다면 프로세스를 문서화하세요
- 액세스 권한 부여: 디지털 공유 달력에서 회의를 편집, 추가 또는 제거할 수 있도록 허용하세요
- 코칭: 정기적인 피드백을 통해 원하는 대로 달력을 관리하도록 교육하세요
경영진 비서의 시간 관리를 지원하는 적절한 도구를 사용하면 이 모든 것을 더욱 간편하고 효과적으로 수행할 수 있습니다. 몇 가지를 확인해 보겠습니다.
효과적인 임원 달력 관리를 위한 도구 활용하기(##)
회의 관리를 위해 서류 가방에 플래너를 들고 다니던 시대는 지났습니다. 오늘날 모든 경영진은 다양한 달력 관리 도구 중 하나를 사용하며, 가장 일반적인 도구는 Google 캘린더 또는 Outlook 캘린더입니다.
보너스_: Google 작업 공간을 사용하는 경우 다음을 사용하세요 Google 캘린더 템플릿 를 사용하여 시간 관리 .
하지만 달력 관리는 단순히 회의 일정만 관리하는 것이 아닙니다. Google 캘린더나 Outlook 캘린더를 사용할 때 한 가지 중요한 차이점은 프로젝트/작업 마감일을 고려하지 않는다는 점입니다. 즉, 회의 일정을 잡을 때 달력과 프로젝트 관리 도구를 확인해야 커밋할 수 있습니다.
한 번에 여러 프로젝트를 진행하는 경우, ClickUp과 같은 종합적인 생산성 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다. 개인 및 팀 달력 관리와 함께 프로젝트 관리에 ClickUp을 활용하는 방법은 다음과 같습니다.
ClickUp 달력 보기
clickUp의 올인원 비주얼 달력으로 하루를 플랜하세요
ClickUp 캘린더 보기를 사용하면 일별, 주별, 월별 달력에 모든 플랜을 시각화할 수 있습니다. ClickUp을 사용하면 가능합니다:
- 여러 개의 달력을 만들고 공유 대상을 제어할 수 있습니다
- Google 또는 Outlook 캘린더를 동기화하여 이벤트 보기
- 작업 시간을 추정하고 일정 덩어리를 차단하세요
- 이벤트를 드래그 앤 드롭하여 일정 변경
ClickUp 회의
달력 관리는 효과적인 회의 운영의 일부일 뿐입니다. 아젠다를 작성하고, 메모를 작성하고, 메모를 검토하고, 실행 항목으로 변환하고, 우선순위/마감일을 설정하는 등의 작업이 필요합니다. ClickUp 회의 는 이 모든 기능을 제공합니다. 회의를 투명하게 문서화하고 팀과 공유하세요. 댓글을 할당하고, 반복 작업을 추가하고, 체크리스트를 사용하여 회의 품질을 개선하세요.
clickUp 템플릿###
ClickUp은 다양한 범위를 제공합니다 시간 관리 템플릿 를 사용하면 회의를 더욱 효율적으로 진행할 수 있습니다.
ClickUp 달력 플래너 템플릿
*ClickUp 달력 플래너 템플릿 ClickUp 달력 플래너 템플릿 은 일정을 체계적으로 관리할 수 있는 가장 간단한 방법 중 하나입니다. 초보자도 쉽게 사용할 수 있는 이 사용자 지정 가능한 템플릿을 사용하여 작업, 회의, 이벤트를 한 곳에 통합하세요.
ClickUp 달력 할 일 목록 템플릿
사람들은 종종 달력을 이벤트/회의를 위한 공간으로, 프로젝트 관리 도구를 작업 관리를 위한 도구로 생각합니다. 문제는 둘 다 업무량을 관리하기 위한 도구이고 시간이 필요한 작업이 있다는 점입니다.
예를 들어 투자자 프레젠테이션을 만드는 것은 브레인스토밍하고, 토론하고, 만드는 자신과의 회의에 불과합니다. 따라서 달력에도 할 일 목록을 작성하는 것이 도움이 됩니다.
ClickUp으로 일일, 주간, 월간 모든 작업을 한 번에 보기
The ClickUp 달력 할 일 목록 템플릿 는 작업 시간을 추적하고 그에 따라 작업을 예약하는 데 도움을 줍니다. 이를 통해 계획한 작업과 회의를 완료할 수 있는 용량을 시각화할 수 있습니다. 시간이 부족할 경우 일부 작업을 이동할 수 있습니다.
ClickUp 아젠다 템플릿
매 회의마다 아젠다 휠을 다시 만들지 마세요. 사용하세요 ClickUp 아젠다 템플릿 을 사용하여 회의 아젠다를 문서화하고, 팀과 협업하고, 실행 항목에 합의하고, 성과를 가속화하세요.
ClickUp 아젠다 템플릿
ClickUp 알림 ClickUp 알림 는 작업과 이벤트를 항상 파악할 수 있도록 도와줍니다. 나뿐만 아니라 다른 사람에 대한 알림도 설정할 수 있습니다. 댓글 및 대화 알림을 설정하여 업데이트를 놓치지 않도록 할 수도 있습니다.
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ClickUp Brain
조직의 필요에 맞게 맞춤형으로 설계된 신경망으로 개인용 AI 달력 . 사용 ClickUp Brain 에:
- 회의 내용 전사
- 회의 노트 요약하기
- 스탠드업을 위한 주간 보고서 또는 팀 업데이트 만들기
- 반복 작업/아젠다의 데이터 입력 자동화
clickUp Brain을 통한 지능형 회의 노트 요약 클릭업 브레인_
ClickUp으로 시간과 달력을 마스터하세요
경영진이 매주 보내는 62.5시간 동안 경영진은 다음을 수행합니다 37 회의 이는 업무 시간의 무려 72%에 달하는 수치입니다. 일주일의 거의 4분의 3을 회의에 소비하고 있다면 회의를 효율적으로 관리하는 것이 현명할 것입니다.
다행히도 이를 위해 닌자 같은 기술이 필요하지 않습니다. 명확한 기본 설정, 실행 계획, 그리고 강력한 회의 관리 소프트웨어 다양한 기능을 갖춘 ClickUp과 같은 일정 템플릿 . 개인 커밋, 비즈니스 회의, 프로젝트 타임라인을 한데 모아 생활에 대한 가시성을 완성하세요. 오늘 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 .