팀에 이메일을 보냈는데 메시지가 명확하지 않아 혼란스러운 답장을 받은 적이 있으신가요? 아니면 메시지를 보냈는데 오타로 인해 메시지가 손상되어 오해를 불러일으킬 수 있다는 사실을 나중에야 깨달은 적이 있나요?
포브스에 따르면 근로자의 40% 는 커뮤니케이션이 원활하지 않으면 리더십과 팀에 대한 신뢰가 떨어진다고 답했습니다. 원격 근무자의 경우 그 수치는 54%에 달했습니다.
시간 낭비는 잘못된 커뮤니케이션으로 인한 최악의 결과 중 하나이며, 이에 대응하는 것이 무엇보다 중요합니다.
효과적인 서면 커뮤니케이션은 팀의 동료애를 구축하거나 마케팅 캠페인을 만들 때 모두 필요합니다. 기술 사양을 전달하는 엔지니어부터 환자 치료를 문서화하는 의료진에 이르기까지, 명확한 글쓰기는 정확성을 보장하고 비용이 많이 드는 실수를 방지합니다.
법률 계약서와 재무 보고서는 오해를 방지하기 위해 정확한 표현이 필수적입니다. 디자인과 같은 창의적인 분야에서도 제안서, 프레젠테이션, 클라이언트 프레젠테이션을 위해 서면 커뮤니케이션이 필요합니다. 서면 커뮤니케이션은 문화적 격차를 해소하고 시간대를 초월합니다.
직장에서의 서면 커뮤니케이션 능력을 향상시키고 '무슨 뜻이세요?"라는 후속 질문의 공포를 없애는 방법을 살펴보세요.
서면 커뮤니케이션 기술이 중요한 이유는 무엇인가요?
이 시나리오를 생각해 봅시다: 마이클은 모범적인 성과를 보이는 우수한 직원입니다. 그는 시장을 조사하고 다른 사람이 할 수 없는 정보를 찾아내는 데 탁월한 능력을 가지고 있습니다. 그의 업계 경험과 연구 능력은 회사의 소중한 자산입니다.
하지만 그가 조사한 결과를 보고서로 옮길 때 종종 혼란을 야기하기도 합니다. 정보가 체계적이지 않고 문법적 오류가 있으며 일관성이 결여되어 있기 때문입니다.
왜 이런 일이 발생할까요? 그의 글쓰기 능력이 뛰어나지 않기 때문입니다.
강력한 서면 커뮤니케이션 기술이 마이클에게 어떤 도움이 될 수 있는지 알아보세요:
- 리더십 기술 발휘: 아이디어와 솔루션을 이해하기 쉬운 방식으로 표현하는 능력은 팀을 이끌 수 있는 역량을 강조합니다
- 운영 효율성 향상: 오해와 오류의 가능성을 최소화하여 프로세스를 간소화하고 속도를 높입니다
- 더 나은 업무 관계: 팀 내 및 외부 이해관계자와의 신뢰와 만족도를 구축합니다
- 집단적 성장 촉진: 효과적인 커뮤니케이션과 상호 관계 개선을 통해 조직 내 전반적인 성장과 성공을 촉진합니다
마이클과 같은 직원들이 자신의 성과를 더 잘 전달하고 일을 통해 더 큰 영향력을 발휘하는 데 도움이 될 수 있는 다양한 종류의 서면 커뮤니케이션에 대해 알아보세요.
서면 커뮤니케이션의 유형
다른 사람에게 서면으로 전달하는 모든 것은 서면 커뮤니케이션에 해당합니다.
서면 커뮤니케이션은 공식적 또는 비공식적 커뮤니케이션이 될 수 있으며 그 범위도 다양할 수 있습니다.
공식 커뮤니케이션
의사 결정, 제안, 계약은 모두 전문적인 상호 작용을 지원하는 공식 커뮤니케이션의 일부입니다. 공식적인 서면 커뮤니케이션에는 다음이 포함됩니다:
- 이메일: 최신 이메일 통계 기준,300.매일 40억 개의 업무 이메일이 송수신됩니다. 동료, 팀, 부서 간의 내부 커뮤니케이션은 물론 클라이언트, 공급업체, 이해관계자와의 외부 서신도 이메일을 통해 이루어집니다
- 메모 및 공지: 회의 공지 및 정책 변경과 같은 문제를 해결하는 내부 커뮤니케이션의 일부입니다
- 보고서: 비즈니스 보고서는 데이터, 재무 결과, 개인 또는 팀의 성과, 프로젝트 진행 상황 및 결과를 제시하는 데 사용되는 포괄적인 문서입니다
- 제안서: 비즈니스 제안서, 프로젝트 제안서 및 문서는 기존 및 잠재적 클라이언트와 아이디어를 공유하는 데 필수적인 소스입니다
비공식 커뮤니케이션
항상 이메일 초안을 작성하거나 보고서를 작성할 필요는 없습니다. 때로는 간단한 메시지만 주고받으면 되는 경우도 있습니다 하이브리드 작업 공간 커뮤니케이션 . 이러한 비공식 서면 커뮤니케이션 유형에는 다음이 포함됩니다:
- 텍스트 메시지: 동료들 간의 덜 공식적인 상호 작용은 빠른 응답을 얻기 위해 인스턴트 텍스트 메시지를 통해 이루어집니다
- 내부 뉴스레터: 외부 구독자에게 보내는 뉴스레터 외에도 회사는 때때로 회사 이벤트 또는 운영에 대한 캐주얼한 업데이트 및 공지 사항을 담은 내부 뉴스레터를 배포합니다
그렇다면 직장에서 글쓰기를 어떻게 향상시킬 수 있을까요? 이 글을 통해 알아보세요!
직장에서 서면 커뮤니케이션을 개선하는 방법 ## 직장 내 커뮤니케이션 개선 방법
올바른 가이드라인만 있다면 서면 커뮤니케이션을 마스터하는 것은 그리 지루하지 않습니다. 모든 기본 사항을 다루고 서면 커뮤니케이션의 영향을 이해하는 데 도움이 되는 단계별 가이드를 만들었습니다.
1. 기본부터 시작하세요: 문법과 철자 검토하기
명확하고 팔로워가 쉽게 이해할 수 있는 커뮤니케이션을 위한 가장 기본적인 요건은 문법적 정확성입니다.
다음과 같은 문장은 혼란을 야기할 수 있습니다:
john은 지난주에 프레젠테이션을 준비하고 있습니다
프레젠테이션이 지난주에 준비되어 완료된 것인지 아니면 현재 준비 중인 것인지 명확하지 않습니다.
마찬가지로 철자 하나만 틀려도 문장의 의미가 완전히 달라질 수 있습니다. 예를 들어 보겠습니다,
금요일까지 모든 개인 파일이 업데이트되었는지 확인하세요 대 금요일까지 모든 인사 파일이 업데이트되었는지 확인하세요_.
여기서 개인 파일은 개인 문서를 의미할 수 있지만, 인사 파일은 조직에 고용된 사람들에 관한 파일을 의미합니다.
문법과 철자 오류를 수정하는 데 도움이 되는 도구는 Grammarly와 같은 도구입니다. 사용할 수 있는 도구 ClickUp의 Grammarly 통합 를 사용하면 플랫폼에서 오류 없이 일관성 있게 소통할 수 있습니다. 완벽한 커뮤니케이션뿐만 아니라 협업을 간소화하는 데도 도움이 됩니다.
2. 명확성, 간결성, 일관성 확보(커뮤니케이션의 3C)
효과적인 커뮤니케이션은 커뮤니케이션의 3C를 기반으로 합니다:
- 삭제됨: 혼동, 오해, 의구심 없이 메시지를 이해할 수 있도록 보장합니다
- 간결: 불필요한 장황함을 제거하여 메시지가 요점을 전달하도록 합니다
- 일관성: 원활하고 효과적인 상호 작용을 위해 신뢰할 수 있는 커뮤니케이션 흐름을 확립합니다
짧은 이메일부터 긴 프로젝트 보고서까지 모든 메시지를 이러한 커뮤니케이션 원칙에 따라 작성하는 것을 목표로 삼아야 합니다.
이렇게 하면 주의를 끌 수 있고, 의사 결정에 도움이 되며, 수신자가 보고서를 읽는 데 소요되는 시간을 존중하고, 오해를 방지할 수 있습니다.
3. 효과적인 메시지 구성
메시지가 문법, 철자법, 간결성이 뛰어나다고 해도 여전히 효과적이지 않을 수 있습니다.
왜 그럴까요? 메시지의 흐름이 적절하지 않을 수 있습니다.
모든 글쓰기 양식에는 모든 이야기와 마찬가지로 시작, 중간, 끝이라는 고유한 구조가 있습니다.
정돈된 정보는 논리적 흐름을 제공하여 독자가 정보를 더 빨리 이해할 수 있도록 도와줍니다.
커뮤니케이션의 주제에 따라 원인과 결과, 문제와 해결책, 시간 순서 및 기타 요소에 기반한 접근 방식을 사용하여 정보와 의견을 제시하도록 선택할 수 있습니다.
4. 서면 커뮤니케이션에서 다양한 어휘와 어조 사용하기
다양한 어휘는 무언가를 설명하는 데 가장 적합한 단어를 선택하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 비즈니스 글을 더 이해하기 쉬울 뿐만 아니라 더 간결하게 만들 수 있습니다. 더 적은 단어로 더 영향력 있게 말할 수 있습니다.
올바른 어조를 사용하는 것은 탐나는 클라이언트를 확보하는 것과 비즈니스 관계를 영원히 망치는 것 사이의 모든 차이를 만들 수 있습니다. 조화롭고 정중하며 사려 깊은 어조는 긍정적인 인상을 심어줄 뿐만 아니라 조직의 가치에 부합하는 커뮤니케이션을 보장합니다.
예시를 통해 올바른 어휘와 어조의 중요성을 이해해 보겠습니다.
어휘:
- 강력한 어휘: 클라이언트에게 프로젝트 지연에 대한 이메일을 보낸다고 상상해 보세요. "프로젝트가 무기한 지연되었습니다."라고 말하는 대신 "예상치 못한 장애물이 발생하여 프로젝트 타임라인에 영향을 미치고 있습니다."라고 말할 수 있습니다 이렇게 하면 부정적인 표현 없이 심각성을 전달하고 보다 전문적으로 설명할 수 있습니다
- 어휘력 부족: "물건" 또는 "일"과 같은 일반적인 용어를 사용하면 글이 불분명해질 수 있습니다. 예를 들어 "몇 가지 물건을 옮겨야 합니다."라고 말하는 대신 "몇 가지 필수 장비를 재배치해야 합니다."라고 구체적으로 표현하세요
마찬가지로 전문용어도 문제가 될 수 있습니다. 이해할 수 없는 클라이언트에게 지나치게 전문적인 용어를 사용하면 혼란을 야기할 뿐입니다
어조:
- 긍정적 어조: 성과 리뷰에서 단순히 "성과가 저조하다"고 말하는 것보다 개선 제안과 함께 직원의 "발전할 부분"을 강조하는 것이 더 격려적으로 들립니다
- 부정적 어조: 협상 이메일에서 "지금 당장 결정이 필요합니다"와 같은 공격적인 어조는 역효과를 낼 수 있습니다. "상호 이익이 되는 합의에 도달하기 위한 다음 단계를 논의해 봅시다"와 같이 보다 협력적인 접근 방식은 더 나은 업무 관계를 조성합니다
강력한 어휘를 사용하고 전문적인 어조를 유지함으로써 서면 커뮤니케이션은 명확하고 간결하며 영향력이 커져 궁극적으로 더 나은 업무 관계와 더 강력한 비즈니스 성과로 이어집니다.
5. 자주 읽으세요: 독해력 향상을 위한 팁
더 나은 작문 능력을 키우는 탁월한 방법은 더 많이 읽는 것입니다. 다양한 글쓰기 스타일, 관점, 어휘, 아규먼트에 노출되면 자연스럽게 작문 능력이 향상됩니다.
다음은 독해력을 향상시킬 수 있는 몇 가지 팁입니다:
- 읽은 자료의 핵심을 노트에 메모하고 요약하여 글에서 자세히 설명하세요
- 정보를 더 포괄적인 방식으로 제시하기 위해 정보를 스마트한 부분으로 나누세요
- 머릿속에 질문과 답변 시나리오를 만들고 독자의 마음 속에 떠오를 수 있다고 생각되는 모든 질문에 대한 답변을 포함하세요
6. 효과적으로 작성하세요: 연습이 완벽을 만든다
연습보다 더 좋은 선생님은 없습니다. 연습을 많이 할수록 완벽에 더 빨리 도달할 수 있습니다. 글을 쓸 때마다 '이해가 잘 안 됩니다'라는 메일이 돌아온다면 배울 점이 있는 것입니다.
자신의 실수와 다른 사람들의 의사소통 방식을 통해서도 이해할 수 있습니다. 예를 들어, 잘 구조화되고 초안이 작성된 이메일을 볼 때마다 메모해 두세요. 그 방식을 따라 해보세요
결과적으로, 양질의 서면 커뮤니케이션에 정기적으로 참여하면 어휘, 문법, 프레젠테이션, 글쓰기 스타일이 향상됩니다.
다음은 비즈니스 글쓰기 능력을 향상시킬 수 있도록 저희 팀이 추천하는 최고의 책 몇 권입니다:
- 누구나 쓰는 글쓰기(Ann Handley 저): 명확하고 간결한 이메일 작성, 매력적인 블로그 게시물 작성, 효과적인 소셜 미디어 콘텐츠 제작 등 다양한 주제를 다룹니다
- 윌리엄 스트렁크 주니어와 E.B. 화이트의 스타일의 요소: 문법, 구두점, 스타일에 대한 명확하고 간결한 조언을 제공합니다
- Bryan A. Garner의 더 나은 비즈니스 글쓰기를 위한 HBR 가이드: 명확하고 간결하며 설득력 있는 비즈니스 문서 작성에 대한 실용적인 조언을 제공합니다. Garner는 글의 구조를 짜고, 강력한 동사를 사용하고, 전문 용어를 피하는 방법에 대한 팁을 제공합니다
7. 건설적인 비판과 피드백을 구하세요: A tool for growth
피드백은 개선이 필요한 부분에 대한 인사이트를 제공하여 개인이 명확성, 일관성, 영향력을 개선하는 데 도움을 줍니다.
예를 들어, 이메일을 이해하는 데 어려움을 겪거나 완전히 잘못 해석한 사람에게 피드백을 구할 수 있습니다. 어떤 부분에서 혼동을 일으켰는지 파악하면 향후 이러한 인스턴스를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
피드백을 받고 그에 따라 조치를 취함으로써 팀과의 커뮤니케이션을 강화하고 신뢰를 쌓을 수 있습니다.
이는 개인의 발전과 생산성 높은 업무 환경에 기여하며, 명확하고 효과적인 커뮤니케이션은 조직의 목표를 달성하는 데 중추적인 역할을 합니다.
8. 성공적인 서면 커뮤니케이션을 위한 교정
철자나 문법이 틀렸기 때문이 아니라 간과해서 실수를 저지르는 경우가 있습니다. 이러한 사소한 실수는 다른 사람이 지적하기 전에 스스로 찾아내는 것이 가장 좋습니다.
어떻게 할 수 있을까요? 글을 교정하는 것입니다.
교정을 통해 문법, 구두점, 철자법, 형식의 오류를 파악할 수 있으며, 이는 메시지가 인식되는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있습니다
교정의 또 다른 장점은 독자의 입장에서 한 단계 더 들어가 메시지가 이해가 되는지 확인할 수 있다는 점입니다.
결과적으로 전송을 누르기 전에 항상 작성한 내용을 읽어보는 것이 좋습니다.
9. ClickUp과 같은 글쓰기 도구 및 소프트웨어 사용
모든 서면 커뮤니케이션을 관리하고, 처음부터 이메일 초안을 작성하고, 오류를 수정하고, 효과적인 커뮤니케이션을 보장할 수 있는 글쓰기 도우미가 있다면 어떨까요?
Smart 이메일 작성 도구 는 강력한 문법 수정과 강력한 문장 구조를 제안하여 이러한 꿈을 현실로 만들어줍니다. 또한 인공지능의 도움으로 제안서, 이메일 또는 메시지를 처음부터 자동으로 작성하여 완성된 제안서를 작성할 수 있습니다.
더 이상 비즈니스 문서를 보내기 전에 몇 시간씩 시간을 들여 마무리할 필요가 없습니다. AI는 문서 작성에 필요한 모든 요구 사항을 충족합니다 부재중 메시지 예시 또는 비즈니스 제안서.
올인원 프로젝트 관리 소프트웨어이자 업무용 커뮤니케이션 도구인 ClickUp은 AI 코파일럿을 통해 이를 가능하게 합니다, ClickUp Brain . 내장된 맞춤법 검사기 및 글쓰기 향상 기능을 통해 모든 커뮤니케이션을 관리하고 직장에서의 글쓰기를 완성하는 데 도움이 되는 AI Writer for Work를 제공합니다.
ClickUp Brain으로 효과적인 서면 커뮤니케이션 이메일, 메시지, 제안서, 보고서를 큐레이션하세요
이메일에 답장해야 할 때, 원시 데이터 더미를 이해하기 쉬운 테이블로 변환해야 할 때, FAQ에 대한 답변 초안을 작성해야 할 때 등 도움말 작성 도구 를 사용하거나 프로젝트 요약 및 보고서를 즉시 작성하면 자동으로 작업을 수행합니다. 원하는 내용을 자세히 설명하는 프롬프트를 작성하기만 하면 눈 깜짝할 사이에 잘 작성된 답변을 받을 수 있습니다.
벌써 기대되시나요? 최고는 아직 오지 않았습니다! 또한 구두 대화에서 트랜스크립트를 생성하여 회의 질문에 빠르게 답변할 수도 있습니다 직장 내 커뮤니케이션 도구 .
이메일이나 보고서를 자주 보내야 하나요? ClickUp Brain을 이용하면 간편하게 커뮤니케이션 플랜 템플릿 그리고 심지어 메모 템플릿 에 즉시 저장하여 시간을 절약하고 일관성을 유지하세요.
또한 ClickUp은 채팅 기능을 통해 동료 및 팀원들과 더 가까워질 수 있게 해줍니다. 더 이상 일상적인 작업을 위해 여러 플랫폼 사이를 넘나들며 조율하고 연결 상태를 유지할 필요가 없습니다, 피드백 세션 또는 클라이언트 커뮤니케이션. ClickUp의 채팅 보기 는 모든 것을 한 지붕 아래 모아 커뮤니케이션과 전반적인 작업 관리를 간소화합니다.
ClickUp 채팅 보기로 팀 내 커뮤니케이션과 협업을 강화하세요
ClickUp의 채팅 보기를 사용하면 가능합니다:
- 실시간 채팅 채널을 통해 실행 항목을 할당하고 팀 조율을 강화합니다
- 프로젝트 링크 공유 및 첨부 파일 삽입을 통해 주요 정보에 빠르게 액세스할 수 있습니다
- 코드 블록, 글머리 기호, 배너로 메시지를 형식화하여 서면 커뮤니케이션의 시각적 명확성 보장
- 필요한 경우 직접 메시지를 통해 동료 및 클라이언트와 일대일로 연결합니다
- 실시간 업데이트 및 일반 공지를 위한 조직 전체 채널에 가입하여 최신 소식을 받아보세요
ClickUp을 사용하면 서면 커뮤니케이션이 훨씬 쉬워집니다. 하지만 일관성 없는 커뮤니케이션을 피하려면 일상적인 커뮤니케이션 장벽을 염두에 두어야 합니다.
서면 커뮤니케이션의 과제 ## 서면 커뮤니케이션의 어려움
명확성과 간결성 확보부터 어조와 문맥 관리에 이르기까지 효과적인 서면 커뮤니케이션을 방해하는 몇 가지 장벽이 있습니다. 이러한 장벽은 커뮤니케이션을 혼란스럽게 만들거나 비효율적이거나 심지어 중복되게 만듭니다.
다음과 같은 작업 공간에서의 커뮤니케이션 과제 를 살펴보고 이를 극복하는 데 도움이 되는 방법을 공유하세요.
1. 일반적인 장애물 극복하기
서면 커뮤니케이션의 세 가지 주요 장애물은 모호성, 중복성, 전문용어입니다. 충분한 맥락을 제공하지 않으면 커뮤니케이션이 모호해질 수 있고, 커뮤니케이션의 목적과 오브젝트를 모르면 중복될 수 있으며, 명확하고 쉽게 쓰지 않으면 과도한 전문용어에 노출될 수 있습니다.
Solution: 명확하고 직관적인 언어를 사용하여 필요한 용어를 정의하고 불필요한 단어를 제거하세요
2. 청중 이해하기
이해관계자마다 기대치, 선호도, 이해 수준이 다릅니다. 글을 작성할 때 대상 독자의 고유한 특성과 특성을 고려하지 않는 것은 오해, 혼란 또는 참여도 저하로 이어질 수 있는 가장 큰 실수입니다.
Solution : 청중의 지식 수준, 이자, 커뮤니케이션 목표에 맞게 커뮤니케이션과 핵심 메시지를 조정하여 명확성과 참여도를 높이세요
3. 문맥에 맞는 서면 커뮤니케이션
문맥이 부족하면 종종 혼란을 초래합니다. 모든 정보를 포함하더라도 맥락 파악에 실패하여 팀이 제대로 행동에 옮기지 못하는 경우가 있습니다. 커뮤니케이션의 목적을 명확히 하지 않으면 모든 노력이 물거품이 됩니다.
Solution : 혼란을 피하고 효과적인 조치를 취할 수 있도록 서면 커뮤니케이션의 목적을 명확하고 의도적으로 맥락화하세요
예시 시나리오: 당신은 마케팅 매니저이고 곧 출시될 제품 출시를 위한 소셜 미디어 그래픽을 제작하기 위해 디자인팀의 도움이 필요합니다.
맥락 없이:
주제: 소셜 미디어 그래픽 필요_제목
안녕하세요 팀
곧 출시될 제품 출시를 위해 소셜 미디어 그래픽이 필요합니다. 궁금한 점이 있으면 알려주세요
문맥과 함께:
제목: 제품 이름] 출시에 필요한 소셜 미디어 그래픽 _제목: [제품 이름] 출시에 필요한 소셜 미디어 그래픽
_안녕하십니까, 팀장님
신제품 [제품명] 출시를 [출시일]에 발표하게 되어 기쁘게 생각합니다!
입소문과 흥미를 불러일으키기 위해 저희 플랫폼(Facebook, Instagram, Twitter)에서 사용할 눈길을 사로잡는 소셜 미디어 그래픽이 필요합니다. 안녕하세요
그래픽을 디자인할 때 고려해야 할 몇 가지 주요 세부 사항은 다음과 같습니다
- 타겟 오디언스: [목표 고객 설명] _타겟 고객 설명
- 브랜드 보이스 및 톤: 브랜드 보이스 및 톤 설명] _브랜드 보이스 및 톤 설명
- 주요 메시지: 전달하고자 하는 핵심 메시지: [전달하고자 하는 핵심 메시지]
- 런칭 날짜: 론칭 날짜: [론칭 날짜] _유형
질문이 있거나 추가 설명이 필요한 경우 알려주세요
내 일에서 효과적인 서면 커뮤니케이션 예시
이제 효과적인 서면 커뮤니케이션의 구성 요소와 이를 달성하는 방법에 대해 알아봤으니, 세 가지 일반적인 직장 내 커뮤니케이션 시나리오와 이에 효과적으로 접근하는 방법을 살펴보겠습니다:
1. 프로젝트 제안
잘 작성된 프로젝트 제안서는 프로젝트의 목적, 목표, 실행 플랜을 자세히 설명하는 로드맵 역할을 합니다. 일반적으로 다음이 포함됩니다:
- 소개: 프로젝트 개념과 그 중요성을 간략하게 설명합니다
- 목표: 원하는 결과를 명확하게 설명합니다
- 범위: 프로젝트 경계와 결과물을 정의합니다
- 방법론: 오브젝트 달성을 위한 접근 방식 설명
- 자원: 필요한 인력, 도구 및 예산 식별
- 혜택: 프로젝트가 조직에 미치는 긍정적인 영향 강조
- 위험 평가 : 잠재적 도전 과제 및 완화 플랜을 인정합니다
- 결론 : 제안을 요약하고 가치 제안을 반복합니다
포괄적인 개요를 제공함으로써 프로젝트 제안서는 이해관계자의 동의를 얻고 성공적인 프로젝트를 위한 단계를 설정합니다.
2. 팔로워 이메일
효과적인 후속 이메일은 회의나 토론 후 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 합니다. 잘 구성된 이메일에는 다음이 포함되어야 합니다:
- 명확한 제목: 이메일의 목적을 명시합니다(예: "팀 회의 후속 조치 - 실행 항목")
- 회의 요약: 논의된 핵심 사항을 간략하게 요약합니다
- 작업 항목: 소유자와 마감일이 지정된 구체적인 작업 목록 작성
- 다음 단계 : 앞으로 나아가기 위한 플랜 요약
- 행동 촉구: 수신자에게 수신 확인 및 질문 제기 독려
명확한 후속 이메일은 책임감을 고취하고, 프로젝트를 추적하며, 전반적인 팀 생산성을 향상시킵니다.
다음은 잘 작성된 후속 이메일의 예시입니다
제목: 팀 회의에서 나온 실행 항목에 대한 후속 조치
팀에게,
이 이메일이 잘 전달되기를 바랍니다. 최근 [날짜]에 열린 팀 회의에 대한 후속 조치를 알려드리고자 합니다. 아래는 주요 실행 항목과 각 항목의 마감일입니다:
실행 항목 1: 시장 동향 조사
할당 대상: 팀원 이름]
마감일: 특정 날짜]
작업 항목 2: 프로젝트 타임라인 업데이트
할당 대상: [팀원 이름]
마감일 특정 날짜]
이 이메일을 수신했는지 확인하고 이 작업과 관련하여 문제나 조정이 필요한 사항이 있으면 알려 주시기 바랍니다. 다음 팀 회의는 진행 상황을 검토하고 업데이트 사항을 논의하기 위해 [날짜]에 예정되어 있습니다.
이러한 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다. 목표를 효율적으로 달성할 수 있도록 함께 노력합시다.
감사합니다,
귀하의 이름]
[귀하의 위치]
[귀하의 연락처 정보]
3. 진행 상황 보고
정기적인 진행 보고서는 이해관계자에게 정보를 제공하고 프로젝트 진행 상황을 보여줍니다. 잘 작성된 보고서에는 일반적으로 다음이 포함됩니다:
- 임원 요약: 주요 성과와 직면한 장애물을 간결하게 강조합니다
- 프로젝트 작업: 완료한 작업과 예정된 마일스톤에 대한 세부 정보
- 과제 : 진행에 영향을 미치는 모든 문제와 제안된 솔루션 식별
- 다음 단계: 다음 보고 기간에 대한 실행 플랜을 명확하게 설명합니다
진행 상황 보고서는 프로젝트 진행 상황에 대한 투명한 개요를 제공함으로써 신뢰를 쌓고, 개선이 필요한 부분을 파악하며, 프로젝트 성공을 보장합니다.
명확성, 목적, 실행이라는 원칙을 따르면 어떤 업무 환경에서도 결과를 이끌어내는 효과적인 서면 커뮤니케이션을 만들 수 있습니다.
ClickUp으로 서면 커뮤니케이션 강화하기
효과적인 서면 커뮤니케이션은 원활한 협업, 중단 없는 워크플로우, 건강한 팀 관계의 근간입니다. 이 단계별 가이드를 팔로우하고 한 번에 한 가지씩 완성해 나가면 서면 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 더 많이 읽고 쓰면 쓸수록 서면 커뮤니케이션 능력이 향상됩니다.
ClickUp Brain 및 채팅 보기와 같은 ClickUp의 서면 커뮤니케이션 기능은 팀 협업을 간소화하고 오류 없는 커뮤니케이션을 보장할 수 있습니다. 이러한 외부 및 내부 커뮤니케이션 소프트웨어 를 사용하면 기존 메시지 문구를 완벽하게 수정하고, 메모, 보고서, 이메일 등을 처음부터 새로 작성하고, 미래를 위한 템플릿을 한곳에서 만들 수 있습니다. ClickUp에 가입하기 에 가입하여 직장에서 더 빠르고, 더 쉽고, 더 효과적으로 서면 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.